SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN

Endang Sri Utami, S.E., M.Si., Ak., CA

Tujuan Pembelajaran

1. Mahasiswa diharapkan dapat mengetahui dan memahami deskripsi kegiatan pembelian.

2. Mahasiswa diharapkan dapat mengetahui dan memahami laporan yang diperlukan oleh manajemen dari sistem akuntansi pembelian.

3. Mahasiswa diharapkan dapat mengetahui dan memahami fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian

4. Mahasiswa diharapkan dapat mengetahui dan memahami dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian

Tujuan Pembelajaran

5. Mahasiswa diharapkan dapat mengetahui dan memahami catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian.

6. Mahasiswa diharapkan dapat mengetahui dan memahami jaring prosedur akuntansi yang membentuk sistem akuntansi pembelian

7. Mahasiswa diharapkan dapat mengetahui dan memahami unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi pembelian

Deskripsi Pembelian

Pembelian merupakan kegiatan pengadaan barang-barang yang diperlukan perusahaan.

Laporan dari Sistem Pembelian

1. Jenis persedian yang mencapai reorder point.

2. Order pembelian yang dikirim kepada pemasok.

3. Order pembelian yang dipenuhi oleh pemasok.

4. Total utang dagang pada tanggal tertentu.

5. Saldo utang dagang setiap pemasok.

6. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan.

Fungsi yang Terkait

1. Fungsi Gudang

2. Fungsi Pembelian

3. Fungsi Penerimaan

4. Fungsi Akuntansi

Fungsi Gudang

1. Ajukan pembelian sesuai posisi persedian di gudang.

2. Simpan barang yang diterima fungsi penerimaan.

Fungsi Pembelian

1. Peroleh informasi harga barang.

2. Tentukan pemasok yang dipilih.

3. Keluarkan Surat Order Pembelian pada pemasok yang terpilih.

Fungsi Penerimaan

1. Lakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima untuk tentukan dapat atau tidaknya barang diterima.

2. Terima barang dari transaksi retur penjualan.

Fungsi Akuntansi

1. Fungsi Pencatat Utang

2. Fungsi Pencatat Persediaan

Fungsi Pencatat Utang

1. Catat transaksi pembelian ke Register Bukti Kas Keluar.

2. Arsip dokumen sumber (Bukti Kas Keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang.

3. Buat Kartu Utang sebagai Buku Pembantu

Utang.

Fungsi pencatat persediaan

• Catat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke Kartu Persediaan.

DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

1. Surat Permintaan Pembelian

2. Surat Permintaan Penawaran Harga

3. Surat Order Pembelian

4. Laporan Penerimaan Barang

5. Surat Perubahan Order Pembelian

6. Bukti Kas Keluar

Surat Permintaan Pembelian

Surat permintaan pembelian merupakan dokumen

untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang

• Surat permintaan pembelian diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang .

• Dibuat rangkap 2 lembar, satu lembar untuk fungsi pembelian, tembusan untuk arsip fungsi yang meminta barang.

Surat Permintaan Penawaran Harga

Surat permintaan penawaran harga merupakan dokumen minta penawaran harga untuk barang yang pengadaannya tidak repetitif dan jumlah

rupiah pembelian besar

Surat Order Pembelian

Surat Order Pembelianmerupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan perusahaan

Tembusan Surat Order Pembelian

• Tembusan Pengakuan Pemasok dikirim ke pemasok, minta tanda tangan pemasok, dan kirim kembali ke perusahaan.

• Tembusan Unit Peminta Barang kirim ke fungsi yang minta pembelian barang.

Tembusan Surat Order Pembelian

• Arsip Tanggal Penerimaan disimpan Fungsi Pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan.

• Arsip Pemasok disimpan Fungsi Pembelian menurut nama pemasok.

Tembusan Surat Order Pembelian

• Tembusan Fungsi Penerimaan kirim ke Fungsi Penerimaan untuk menerima barang sesuai yang tercantuk dalam dokumen.

• Tembusan Fungsi Akuntansi kirim ke Fungsi Akuntansi untuk mencatat kewajiban yang timbul.

Laporan Penerimaan Barang

Laporan penerimaan barang merupakan dokumen untuk menunjukkan barang yang diterima dari

pemasok telah sesuai dengan yang tercantum dalam Surat Order Pembelian

Surat Perubahan Order Pembelian

Surat perubahan order pembelian merupakan dokumen

pemberitahuan resmi ke pemasok, jika terdapat perubahan isi Surat Order Pembelian yang telah

diterbitkan sebelumnya

• Surat perubahan order pembelian dibuat dengan jumlah lembar tembusan yang sama, dan dibagikan ke pihak yang sama dengan penerima Surat Order Pembelian.

Bukti Kas Keluar

Bukti kas keluar merupakah dokumen untuk pencatatan transaksi pembelian, untuk perintah pembayaran utang dan untuk surat pemberitahuan ke kreditur mengenai

maksud pembayaran

CATATAN AKUNTANSI

1. Register Bukti Kas Keluar

2. Jurnal Pembelian

3. Kartu Utang

4. Kartu Persediaan

Register Bukti Kas Keluar

Register Bukti Kas Keluar digunakan untuk mencatat transaksi pembelian, jika pencatatan utang menggunakan voucher payble procedure

Jurnal Pembelian

Jurnal Pembelian digunakan untuk mencatat transaksi pembelian, jika pencatatan utang

menggunakan account payble procedure

Kartu Utang

Kartu Utang digunakan untuk mencatat utang

kepada pemasok, jika pencatatan utang menggunakan account payble procedure.

• Jika pencatatan utang menggunakan voucher payble procedure, maka yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.

Kartu Persediaan

Kartu Persediaan digunakan untuk mencatat harga pokok barang yang dibeli

JARINGAN PROSEDUR

1. Prosedur Permintaan Pembelian

2. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok

3. Prosedur Order Pembelian

4. Prosedur Penerimaan Barang

5. Prosedur Pencatatan Utang

6. Prosedur Distribusi Pembelian

Prosedur Permintaan Pembelian

• Fungsi Gudang ajukan pembelian dengan Surat Permintaan Pembelian.

• Fungsi Pemakai Barang ajukan pembelian dengan surat permintaan pembelian, jika barang tidak disimpan di gudang.

Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok

• Fungsi Pembelian kirim Surat Permintaan Penawaran Harga untuk pilih pemasok.

Prosedur Order Pembelian

1. Fungsi Pembelian kirim surat order pembelian ke pemasok yang terpilih.

2. Beritahu fungsi terkait lainnya mengenai surat order pembelian yang sudah dikeluarkan.

Prosedur Penerimaan Barang

• Fungsi Penerimaan lakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok.

• Buat laporan penerimaan barang.

Prosedur Pencatatan Utang

1. Fungsi Akuntansi periksa dokumen Surat Order Pembelian, Laporan Penerimaan Barang, dan Faktur dari pemasok.

2. Catat utang atau arsip dokumen sumber sebagai catatan utang.

Prosedur Distribusi Pembelian

• Distribusi rekening yang di debit dari transaksi pembelian untuk pembuatan laporan manajemen.

UNSUR PENGENDALIAN INTERN

1. Organisasi

2. Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan

3. Praktik yang Sehat

Organisasi

1. Fungsi Pembelian terpisah dari Fungsi Penerimaan.

2. Fungsi Pembelian terpisah dari Fungsi Akuntansi.

3. Fungsi Penerimaan terpisah dari Fungsi Penyimpanan.

4. Pelaksanaan transaksi dilakukan oleh lebih dari satu fungsi.

Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan

1. Surat Permintaan Pembelian diotorisasi oleh Fungsi Gudang atau Kepala Fungsi Pemakai Barang.

2. Surat Order Pembelian diotorisasi oleh Fungsi Pembelian atau Pajabat yang lebih tinggi.

3. Laporan Penerimaan Barang diotorisasi oleh Fungsi Penerimaan.

Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan

4. Bukti Kas Keluar diotorisasi oleh Fungsi Akuntansi atau Pejabat yang lebih tinggi.

5. Catatan akuntansi didasarkan atas dokumen sumber dilampiri dokumen pendukung.

6. Catatan akuntansi dilakukan karyawan yang diberi wewenang.

Praktik yang Sehat

1. Penggunaan formulir bernomer urut tercetak.

2. Pemasok dipilih berdasarkan penawaran harga bersaing.

3. Barang diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan.

4. Fungsi penerimaan lakukan pemeriksaan barang dengan cara hitung dan inspeksi barang bandingkan dengan tembusan Surat Order Pembelian.

Praktik yang Sehat

5. Ada pengecekan harga, syarat pembelian, dan perkalian dalam faktur sebelum faktur dibayar.

6. secara periodik lakukan rekonsiliasi Buku Pembantu Utang dengan Buku Besar Utang.

7. Pembayaran Faktur sesuai syarat pembayaran.

8. Bukti Kas Keluar dan dokumen pendukung dicap “Lunas” oleh fungsi pengeluaran kas.

SOAL LATIHAN

1. Jelaskan fungsi sistem akuntansi pembelian dalam perusahaan.

2. Sebutkan dan jelaskan jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian.

3. Sebutkan unit-unit yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian, dan jelaskan fungsinya masing-masing dalam menangani sistem akuntansi pembelian.

4. Sebutkan unsur-unsur pengendalian intern yang bersangkutan dengan sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam sistem akuntansi pembelian.

SOAL LATIHAN

5. Sebutkan unsur-unsur pengendalian intern yang bersangkutan dengan praktik yang sehat dalam sistem akuntansi pembelian.

6. Sebutkan dan jelaskan fungsi dokumen-dokumen yang dipakai dalam sistem akuntansi pembelian.

7. Sebutkan dokumen-dokumen yang merupakan tembusan surat order pembelian.

8. Sebutkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian.

Instruksi Pengerjaan

• Mahasiswa ber-NIM ganjil mengerjakan soal latihan nomor ganjil.

• Mahasiswa ber-NIM genap mengerjakan soal latihan nomor genap.