SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN

Pendahuluan

Deskripsi Kegiatan Pokok:

Siklus Pembelian dan Utang (juga sering disebut (siklus pengeluaran atau pembayaran) terdiri

dari berbagai proses yang mencatat pembelian barang/jasa yang akan dipergunakan dalam

opersional perusahaan, beserta pembayaran atau janji membayar. Siklus pembelian adalah suatu

kegiatan atau transaksi pembelian, baik itu secara tunai maupun kredit dalam suatu organisasi.

Sistem Informasi Akuntansi Pembelian berarti suatu sistem pembelian atau suatu sistem

transaksi untuk mendapatkan barang-barang baik secara kredit maupun secara tunai di dalam

suatu organisasi / perusahaan.

Informasi yang diperlukan oleh Manajemen:

Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari sistem akuntansi pembelian adalah :

a. Jenis persediaan yang telah mencapai pesanan kembali (reorder point)

b. Order pembelian yangte lah dikirim kepada pemasok

c. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok

d. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu

e. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu

f. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian

Dokumen yang dibutuhkan:

Dokument yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah :

a. Surat permintaan pembelian

b. Surat permintaan penawaran harga

c. Surat order pembelian

d. Laporan penerimaan barang

e. Surat perubahan order

f. Bukti kas keluar

Catatan Akuntansi yang digunakan:

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah :

a. Register bukti kas keluar

b. Jurnal pembelian

c. Kartu Utang

d. Kartu Persediaan

Elemen Sistem Pengendalian Internal:

1. Organisasi

Perancangan organisasi dalam sistem akuntansi Pembelian harus didasarkan pads unsur

pokok sistem pengendalian intern berikut ini :

1.   Fungsi pembelian hares terpisah dari fiuigsi penerimaan

Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan intern dalam

pelaksanaan transaksi pembelian. Dalam transaksi pembelian fungsi pembelian berkewajiban

untuk mendapatkan penjual sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.

Untuk menjamin bahwa barang yang dikirim oleh pemasok sesuai dengan barang yang

dipesan, diperlukan fungsi lain untuk melakukan pengecekan secara independent mengenai

kesesuaian jenis, kuantitas, mutu dan tanggal pengiriman barang yang direalisasikan oleh

pemasok dengan yang tercantum dalam surat order pembelian. Oleh karena itu, perlu

dibentuk fungsi penerunaan yang terpisah dari fungsi pembelian, fungsi penerimaan

mempunyai wewenang untuk menolak barang yang dikirim oleh pemasok, yang tidak sesuai

dengan barang yang tercantum dalam surat order pembelian.

2.   Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi akuntansi yang melaksanakan pencatatan utang

dan persediaan barang harus dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi

pembelian. Fungsi pembelian ini berada di tangan bagian pembelian, berdasarkan unsur

sistem pengendalian intern yang baik, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari kedua fungsi

pokok yang lain : yaitu fungsi operasi dan fungsi penyimpanan, hal ini dimaksudkan untuk

menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.

3.   Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang Fungsi penerimaan

merupakan fungsi operasi yang bertanggung jawab atas penerimaan/penolakar barang yang

diteruna dari pemasok. Fungsi penyimpanan merupakan fungsi yang bertanggung jawab atas

penyimpanan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Kedua fungsi tersebut

harus dipisahkan karena kegiatan penerimaan barang memerlukan keahlian mengenai barang

dan pengetahuan mengenai syarat-syarat pembelian, dan kegiatan penyimpanan barang

memerlukan keahlian dalam pengelolaan penyimpanan barang dan pelayanan pengambilan

barang bagi pemakai.

4.   Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi

Setiap transasksi harus dilaksanakan dengan melibatkan lebih dari satu karyawan/lebih dan

satu fungsi. Dengan penggunaan unsur sistem pengendalian intern tersebut, setiap

pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan

fungsi yang satu dicheck ketelitian dan keandalannya oleh fungsi yang lain. Oleh karena itu

dalam sistem akuntansi pembelian, transaksi pembelian hams dilaksanakan oleh fungsi

gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, ficngsi akuntansi. Tidak ada transaksi

pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.

2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Dalam organisasi setiap transaksi keuangan terjadi melalui sistem otorisasi tertentu. Otorisasi

terjadinya transaksi dilakukan dengan pembubuhan tanda tangan oleh manajer yang memiliki

wewenang untuk itu, pada dokumen sumber setiap transaksi yang terjadi dicatat daiam

catatan akuntansi melalul prosedur pencatatan terternu. Dengan demikian, maka kekayaan

perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian

dan keandalannya. Beberapa dokumen yang harus diotorisasi adalah sebagai berikut :

1.   Surat perrnintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan

dalam gudang atau kepala fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung dipakai.

2.   Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.

3.   Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan.

4.   Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.

3. Praktik Yang Sehat

1.   Penggunaan formulir bernomor urut tercetak.

2.   Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.

3.   Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan. Jika fungsi ini telah

menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.

4.   Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan

cara menghitung barang tersebut dan mernbandingkannya dengan tembusan surat order

pembelian.

5.   Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian dan ketelitian perkalian dalam faktur dari

pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.

6.   Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “Lunas” oleh fungsi pengeluaran

kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.