SIMBOL SIMBOL FLOWCHART DAN

PENGGUNAANNYA

Tahukah kalian tentang simbol –simbol

FLOWCHART? Daaaaaaaaaaaaaaaan

penggunaannya?

Simbol- simbol Flowchart merupakan merupakan simbol yang umum digunakan

untuk menyusun SOP

Langkah-langkah dalam kegiatan SOP digambarkan dalam simbol-simbol

flowchart

Pengertian Flowchart

Adalah diagram yang menyatakan aliran proses menggunakan anotasi bidang-bidang geometri, seperti lingkaran,persegi empat, wajik, oval dll untuk merepresentasikan langkah-langkah kegiatan beserta urutannya dengan menghubungkan langkah tersebut menggunakan tanda panah

SIMBOL-SIMBOL FLOWCHART YANG SERING DI GUNAKAN

TERMINATOR

Simbol untuk menunjukkkan awal atau akhir dari aliran proses.

Umumnya diberi kata kata “Start”, “Mulai” atau “ Selesai

PROCESS

Simbol untuk menunjukkan sebuah langkah proses atau operasi

Umumnya menggunakan kata kerja dalam diskripsi yang singkat dan jelas

CONNECTOR

Tanda panah yang menunjukkan arah aliran dari sat proses ke proses yang lain

DECISION

Simbol untuk menunjukkan sebuah langkah pengambilan keputusan.

Umumnya, menggunakan bentuk pertanyaan, da biasanya jawabannya terdiri dari “yes” dan “no” dan “tidak” yang

menentukan bagaimana alur dalam flowcart berjalan selanjutnya berdasarkan kriteria atau pertanyaan tersebut

SUBPROCESS

Simbol untuk menentukan menunjukkan bahwa dalam langkah yang dimaksud terdapat flowcart lain yang

menggunakan langkah tersebut lebih rinci

DOCUMENT

Simbol untuk menunjukkan proses atau keberadaan

dokumen

INPUT/OUT PUT

Simbol untuk menunjukkan data yang menjadi input atau output proses

CONNECTOR

Simbol untuk menunjukkkan hubungan simbol dalam flowchart

sebagai pengganti garis untuk menyederhanakan bentuk saat simbol yang akan dihubungkan

jaraknya berjauhan dan rumit jika dihubungkan dengan garis

OFF PAGE CONNECTOR

Fungsinya sama dengan connector , akan tetapi digunakan untuk menghubungkan simbol-simbol yang berada pada halaman

yang berbeda. Label yang digunakan adalah angka

MENGGAMBARKAN FLOWCART

flowchartAdalah alat pemetaan sederhana yang menunjukkan urutan tindakan dalam proses dalam bentuk yang mudah dibaca dan dikomunikasikan

Tujuan digunakan Flowchart

1. Untuk mengembangkan pemahaman tentang bagaimana proses dilakukan

2. Untuk mempelajari perbaikan proses3. Untuk berkomunikasi dengan orang lain

bagaimaba proses dilakukan4. Untuk keperluan komunikasi yang lebih baik di

antara orang orang yang terlibat dlm proses yang sama

5. Untuk mendokumentasikan proses6. Untuk merencanakan sebuah proyek

Flowcart yang baik

1. Dibuat secara kelompok2. Anggota kelompok perlu mendiskusikan dan

menyepakati batasan-batasan proses atau kegiatan yang akan dimasukkan de dalam flowcart

3. Pecahkan proses tersebut ke dalam langkah-langkah yang dapat ditulis dlm bentuk kata kerja yg singkat dan jelas

4. Masing-masing langkah tersebut ditulis dalam sebuah kotak, kemudian lakukan pemetaan dengan menghubungkan tiap kotak menggunakan tanda panah sesuai urutan langkah- langkah proses.

Flowchart selalu didahului dan diakhiri oleh simbol terminator.Hal ini merupakan batasan awal dan akhir uatu proses.Proses kian kompleks apabila terdapat keputusan yg harus dibuat/diambil, dalam flowchart simbolkan dalam bentuk wajik yg berisi pertanyaan sederhana yg jawabannya “ya” atau “tidak”

Hal-hal yg perlu dianalisis untuk program perbaikan

1. Berapa lama waktu yang diperlukan untuk setiap langkah proses? Apakah lamanya siklus proses dapat dikurangi?

2. Apakah terjadi pengulangan proses/rework?

3. Apakah terdapat langkah-langkah yang tidak perlu/tidak bernilai tambah?

ASAS-ASAS PENYUSUNAN SOP

1. Asas PembakuanYaitu disusun berdasarkan tata cara dan bentuk yang telah dibakukan sehingga dapat menjadi acuan yang baku dalam melakukan suatu tugas

2. Asas Pertanggungjawaban

Yaitu SOP harus dapat dipertanggungjawabkan baik dari sisi isi, bentuk, prosedur, standar yang ditetapkan, maupun dari sisi keabsahan

3. Asas KepastianAdanya keseimbangan hak dan kewajiban antara aparatur dan masyarakat masing-masing pihak mempunyai tanggung jawab yang sama

4. Asas Keseimbangan

Adanya keseimbagan hak dan kewajiban anara aparatur dan masyarakat sehingga masing-masing pihak mempunyai tanggung jawab yang sama

5. Asas Keterkaitan

Yaitu harus terkait dengan kegiatan administrasi umum lainnya baik secara langsung ataupun tidak langsung

6. Asas Kecepatan dan Kelancaran

Yakni yang dapat menjamin terselesaikannya suatu tugas pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan, tepat sasaran, menjamin kemudahan dan kelancaran secara prosedural

7. Asas Keamanan

Yaitu harus dapat menjamin kepentingan semua pihak yang terlibat dalam pelaksanaan tugas

8. Asas KeterbukaanYaitu keberadaan SOP dapat menciptakan transparansi dalam pelaksanaan tugas

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun SOP

1. SOP harus ditukis secara jelas, sederhana, dan tidak berbelit belit sehingga mudah dimengerti dan diterapkan untuk satu kegiatan tertentu

2. SOP harus dapat menjadi pedoman yang terukur baik mengenai norma waktu, hasil kerja yang tepat dan akurat, maupun rinian biaya pelayanan dan tata cara pembayaran

3. SOP harus dapat memberikan kejelasan kapan dan siapa yang harus melaksanakan kegiatan , berapa lama waktu yg dibutuhkan dan sampai dimana tanggung jawab masing-masing pegawai/ pejabat

4. SOP hrs mudah dirumuskan dan selalu bisa menyesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan kebijakan yg berlaku

5. SOP harus dapat menggambarkan alur kegiatan yang mudah ditelusuri jika terjadi hambatan

Aspek yang perlu diperhatikan dalam

penyusunan SOP adalah tipe dan format SOP

Penulisan SOP minimal memuat uraian prosedur, syarat-syarat kelengkapan

dan gambar sehingga mudah dipahami

SOP yang telah dirumuskan oleh tim harus melalui tahapan pengujian yang dilakukan melalui penerapan langsung pada unit pengguna atau pelaksana prosedur.

Proses pengujian bertujuan untuk mendapatkan informasi-informasi lebih lanjut yang belum ditampung dalam prosedur atau yang diperlukan oleh Tim sebagai bentuk tinjauan atas SOP

Langkah-langkah pengujian dan tinjauan dilakukan atas SOP

1. Penyiapan dokumen SOP yang sudah diintegrasikan

2. Simulasi/uji coba terhadap SOP3. Penyempurnaan SOP

Tahapan Menyusun SOP

1. Kumpulangenai n informasi sebanyak banyaknya proses kerja baik kualitatip maupun kuantitatif

2. Interview dilakukan agar dapat memahami secara lebih detail proses kerja yang akan dibuat

3. Gunakan perbadingan dengan lebih dari satu proses kerja agar alur proses kerja mendekati efektif

4. Gunakan setiap instrumen yg ada dan diperlukan pada setiap proses kerja untuk dimasukan ke dlm SOP yg akan dibuat

5. Catat efisiensi waktu, biaya dan energi lainnya untuk kemungkinan sistem yg akan digunakan

6. Sistem yg dipilih dapat sebelumnya dilakukan brainstorming terlebih dahulu dengan kepala departemen ybs untuk menerima pendapat dan masukan

7. Buat terlebi dulu draf baku untuk dilakukan pembahasab dengan tim yg ada

8. Lakukan uji coba instrumen yg ada dengan draf SOP yg tekah menjalani proses pembahasan

9. Jika dirasa sudah mewakili alur yg sesungguhnya serta cukup efektif dan efisien, maka minta persetujuan pimpinan

10. Lakukan sosialisasi secara resmi kepada tim terkait atas SOP baru tsb yg akan diterapkan.

Template dalam Penyusunan SOP

1. Esensi dr SOP adalah mudah dipahami dan diaplikasikan oleh pegwai yg melaksanakan ,maka gunakan kaidah “mudah dibaca,dipahami dan dilaksanakan”

2. Tulis langkah demi langkah secara bertahap3. Gunakan kata kerja dlm kalimat aktif4. Gunakan kalimat positif dan hindari kata

“tidak atau jangan “

5. Instruksi kata dibuat singkat, padat dan mudah dipahami

6. Buat bagan alurnya (flowcart)7. Buat penjelasan yg dibutu hkan, jika diperlukan8. Buat dan cantumkan dokumen pendukung SOP

(form,sheet, SK)9. Cantumkan tanggal pembuatan SOP dan tgl revisi10. Cantumkan petugas pembuat SOP dan yg

mengesahkan11. Cantumkan tanggal waktu pelaksanaan

Penerapan SOP dalam Manajemen Perkantoran

Bagaimana penerapan Sop dalam Manajemen Perkantoran?

Penerapan SOP dalam praktik penyelenggaraan tugas fungsi organisasi merupakan langkah selanjutnya setelah secara formal ditetapkan oleh pimpinan organisasi.

Proses penerapan harus dapat memastikan bahwa output yg

dikehendaki dapat diwujutkan, yaitu1. Setiap pelaksana mengetahui SOP yg

baru disusun dan alasan perubahannya. Selain SOP disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap diakses oleh semua pengguna potensial

2. Setiap pelaksana mengetahui perannya dalam SOP dan dapat menggunakan semua pengetahuan dan kemampuan yg dimiliki untuk menerapkan secara aman dan efektif. (termasuk pemahaman akan akibat yang akan terjadi bila gagal dlm melaksanakan SOP)

3. Ada mekanisme untuk memonitor/memantau kinerja, mengidentifikasi masalah-masalah yang mungkin timbul, dan menyediakan dukungan dalam proses penerapan SOP.

Pelaksanaan penerapan SOP harus secara terus menerus dipantau sehingga

proses penerapannya dapat berjalan dengan baik.

Berbagai masukan dalam setiap upaya monitoring akan menjadi bahan yg

berharga dalam melakukan evaluasi sehingga penyempurnaan terhadap sop dapat dilakukan secara cepat dan tepat

sesuai kebutuhan

1. Aspek Penilaian Kebutuhan

a. Lingkungan operasional (internal dan eksternal)

b. Peraturan perundang undanganc. Kebutuhan organisasi dan

stakeholdersnya (pengguna/konsumen)

2. Langkah-langkah penilaian kebutuhan

1. Menciptakan komitmen pemimpinPimpinan sebagai aktor perubahan yg akan menjadi panutan bagi seluruh pegawai bawahannya

2. Menyusun Rencana tindak penilaian kebutuhan.rencana disusun , target yg jelas serta pembagian tugas siapa yg melakukan dan apa yg dilakukan

3. Melakukan penilaian kebutuhan

a. Organisasi yg telah memiliki SOP ,melakukan penyempurnaan secara berkesinambungan dimulai dari:1. melihat hasil evaluasi2. melakukan identifikasi terhadap kegiatan yg belum tercakup SOP baik karena perubahan struktur maupun karena terlewatkan

b. Organisasi yang belum memiliki SOP, penilaian kebutuhan dimulai dengan mempelajari aspek lingkungan operasional, peraturan perundang-undangan, petunjuk teknis maupun dokumen-dokumen internal organisasi yang memberikan pengaruh terhadap proses organisasi.Proses akan menghasilkan kebutuhan sementara mengenai SOP apa yg perlu dibuat

Membuat daftar SOP yang akan dikembangkan

Berdasarkan hasil penilaian diatas dibuat daftar SOP yg akan disusun maupun yg

akan disempurnakan, dengan memperhatikan hal-hal sbb:

1. Dampak yg akan terjadi2. Keterkaitan dengan tugas dan fungsi3. Keterkaitan dengan peraturan perundang-

undangan4. Keterkaitan dengan pelayanan kepada

masyarakat/stakeholders

Melakukan analisis terhadap SOP yg telah ada berdasarkan daftar yg dikembangkan dalam tahapan terakhir. Tahapan yg lebih mendalam dilakukan dengan melihat kembali pada setiap SOP yang ada, dan mengidentifikasi bagian-bagian mana saja yg perlu dikembangkan, direvisi atau dihilangkan, SOP yang berkaitan dengan hukum dan perundangan harus memiliki prioritas yang tinggi untuk dikembangkan

Selamat mempelajari materi ke 1 dan 2.tunggu posting ibu berikutnya tentang

latihan soal