Siklus Pengeluaran

download Siklus Pengeluaran

of 22

  • date post

    19-Jan-2016
  • Category

    Documents

  • view

    232
  • download

    0

Embed Size (px)

description

lalal

Transcript of Siklus Pengeluaran

PEMERIKSAAN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI

SIKLUS PENGELUARAN

Oleh:

Prisca Widya

3203011157

Edwin Sutrisno

3203011174

Adelia Oktavia

3203011182

Kevin Yapinata Suko3203011190

Cindy Olivia

3203011234

Kelas A

FAKULTAS BISNIS

JURUSAN AKUNTANSI

UNIVERSITAS KATOLIK WIDYA MANDALA SURABAYABAB 10

AUDIT SIKLUS PENGELUARAN

1. Gambaran Umum Teknologi Siklus PengeluaranBagian ini membahas berbagai alternatif teknologi informasi yang digunakan dalam siklus pengeluaran. Teknologi pertama adalah sistem pembelian dan kas yang menggunakan pemrosesan secara batch dan menggunakan file berurutan untuk menyimpan catatan akuntansi. Kedua, bagian ini akan mengkaji berbagai fitur operasional sistem modern yang menggunakan pemrosesan real-time dan menggunakan file akses langsung atau basis data.

1.1 Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas dengan Menggunakan Teknologi Pemrosesan BatchBagian Pemrosesan Data: Tahap1

Ketika persediaan berkurang karena penjualan ke pelanggan atau penggunaan produksi, sistem terkait akan menentukan apakah persediaan yang terkena dampaknya dalam file pembantu persediaan telah jatuh dibawah titik pemesanan ulang. Setelah menerima permintaan pembelian, bagian pembelian akan membuat pesanan pembelian yang terdiri atas lima bagian yang diberikan ke pemasok, bagian utang usaha, bagian penerimaan, bagian pemrosesan data, dan untuk file bagian pembelian sendiri. Pendekatan alternatif untuk melakukan otorisasi dan pemesanan persediaan:Alternatif 1: sistem ini membuat dokumen pesanan pembelian dan mengirimkannya ke bagian pembelian untuk dikaji ulang dan ditandatangani

Alternatif 2: mempercepat proses pesanan dengan mendistribusikan pesanan pembelian langsung ke para pemasok dan pengguna internal

Alternatif 3 : menyajikan sistem yang direkayasa ulang dan yang menggunakan EDI. Metode ini tidak menghasilkan dokumen fisik

Bagian Pemrosesan Data: Tahap2

Pesanan pembelian digunakan untuk membuat record pesanan pembelian terbuka dan untuk mentransfer record terkait dalam file permintaan pembelian terbuka ke file permintaan pembelian tertutup. Ketika barang dating dari pemasok, staf administrasi bagian penerimaan akan membuat sebuah laporan penerimaan.

Bagian Pemrosesan Data: Tahap3

Memperbarui file buku pembantu persediaan berdasarkan laporan penerimaan dan menghilangkan tanda sedang dipesan dari record persediaan terkait. Ketika bagian utang usaha menerima faktur dari pemasok, dia akan merekonsiliasinya dengan berbagai dokumen pendukung yang sebelumnya dimasukkan ke dalam file tunda utang usaha.

Bagian Pemrosesan Data: Tahap4

Program batch memvalidasi record voucher dengan file pemasok yang valid, menambahkannya ke daftar voucher,dan membuat total batch untuk pencatatan ke akun pengendali utang usaha ke buku besar. Staf administrasi bagian pengeluaran kas merekonsiliasi berbagai cek dengan daftar transaksi, dan memasukkan ke bagian cek yang dapat dicairkan ke pihak manajemen untuk ditandatangani. Setelah menerima salinan cek staf administrasi bagian utang usaha akan mencocokan semua dokumen itu dengan voucher terbuka, dan mentransfer utang usaha yang tertutup ke file voucher tertutup.

1.2 Rekayasa Ulang Sistem Pembelian/Pengeluaran KasBanyak waktu bagian utang usaha didedikasikan untuk merekonsiliasi berbagai dokumen, diantaranya faktur dari pemasok, laporan penerimaan, dan pesanan pembelian.

Pemrosesan data:

1. File persediaan akan dipindai untuk mencari barang-barang yang telah jatuh dibawah titik pemesanan ulang2. Sebuah record akan dimasukkan ke dalam file permintaan pembelian untuk tiap barang yang akan diisi kembali3. Permintaan pembelian tersebut kemudian akan dikonsolidasikan sesuai dengan nomor pemasoknya4. Informasi surat-menyurat pemasok akan ditarik dari file pemasok yang valid5. Pesanan pembelian akan dibuat dan dikirim ke pemasok6. Record tiap transaksi ditambahkan di file pembelian terbuka7. Daftar transaksi dikaji ulangBagian Penerimaan:

Ketika barang datang, staf administrasi bagian penerimaan mengakses file pesanan pembelian terbuka secara real time dengan memasukkan nomor pesanan pembelian terkait yang ada di slip pengepakan.

Pemrosesan Data:

Setiap hari, field Tanggal Jatuh Tempo akan diperiksa untuk melihat barang apa saja yang harus dibayar.Implikasi Pengendalian

Perbedaan antara sistem otomatis dengan yang direkayasa ulang.

1. Sistem Otomatis

Perbaikan pengendalian persediaan. Kebutuhan persediaan dideteksi langsung ketika muncul dan diproses secara otomatis. Hasilnya, risiko akumulasi persediaan dalam jumlah berlebihan atau kekurangan persediaan dapat dikurangi.

Manajemen kas yang lebih baik. Sistem sejenis ini mendukung adanya manajemen kas yang efektif melalui pemindahan file voucher setiap harinya untuk barang yang harus dibayar, sehingga dapat menghindarkan adanya pembayaran dini dan terlewatnya tanggal jatuh tempo.

Berkurangnya waktu jeda. Karena adanya waktu jeda ini, bagian penjualan tidak akan mengetahui status persediaan terkini, dan penjualan dapat hilang.

Manajemen waktu pembelian yang lebih baik. Hal ini dilakukan dengan membebaskan bagian pembeelian dari pekerjaan rutin, perhatian akan dapat diarahkan ke pesanan yang bermasalah.

Pengurangan dokumen kertas. Terdapat sejumlah biaya yang berkaitan dengan dokumen kertas, karena kertas harus dibeli, dokumen disimpan, ditangani oleh kurir internal, dan dikonversi oleh staf bagian pemrosesan data.

2. Sistem yang Direkayasa Ulang

Secara khusus, perbaikan dalam sistem ini adalah (1) menggunakan prosedur real-time dan file langsung untuk mempersingkat waktu jeda dalam pencatatan; (2) meniadakan prosedur manual rutin melalui otomatisasi, dan (3) mewujudkan pengurangan secara signifikan dokumen keras melalui penggunaan komunikasi elektronik antarbagian dan melalui penyimpanan record dalam media berakses langsung.

Pemisahan pekerjaan. Sistem semacam ini meniadakan pemisahan fundamental antara otorisasi dengan pemrosesan transaksi. Dalam sistem ini, program computer melakukan otorisasi dan memproses pesanan pembelian, serta melakukan otorisasi dan mengeluarkan cek ke pemasok.

Pencatatan akuntansi dan pengendalian akses. Sistem ini menyimpan berbagai catatan akuntansi secara eksklusif dalam disk magnetis. Untuk menjaga integritas catatan ini, perusahaan harus mengimplementasikan pengendalian yang membatasi akses ke disk tersebut

1.3 Gambaran Umum Prosedur PenggajianPemrosesan penggajian sesungguhnya adalah sistem pengeluaran khusus. Secara teori, cek gaji dapat diproses melalui sistem utang usaha regular dan pengeluaran kas. Akan tetapi, dalam praktiknya, pendekatan ini memiliki beberapa kelemahan:

Prosedur pengeluaran umum yang berlaku untuk semua pemasok tidak akan berlaku untuk karyawan. Prosedur penggajian sangat berbeda antartingkatan karyawan. Contohnya, prosedur yang berbeda akan digunakan untuk karyawan yang diupah per jam, yang menerima gaji, pekerja borongan, dan yang bekerja berdasr komisi. Selian itu, pemrosesan penggajian membutuhkan prosedur akuntansi khusus untuk dan pembayaran pajak. Pengeluaran kas untuk rekening dagang tidak membutuhkan pemrosesan khusus. Oleh karena itu, sistem pengeluaran yang umum tidak didesain untuk menangani kerumitan ini.

Menulis cek ke karyawan membutuhkan pengendalian khusus. Lebih mudah untuk menutupi kecurangan penggajian ketika cek penggajian digabungkan dengan cek dagang.

Prosedur pengeluaran umum didesain untuk mengakomodasikan arus transaksi yang relatif lancar. Perusahaan secara konstan membeli persediaan dan mengeluarkan dana untuk pemasok. Oleh karenanya, perusahaan mendesain sistem untuk dapat secara memadai menangani tingkat aktivitas transaksi normal perusahaan.

Karena sistem penggajian tidak sering dijalankan (hanya mingguan atau bulanan), maka sistem ini sering kali lebih sesuai untuk pemrosesan batch dan file berurutan.

Implikasi PengendalianKeunggulan dan kelemahan dari sistem ini hampir sama dengan sistem yang berada dalam lingkungan sistem batch untuk pengeluaran umum yang telah dibahas sebelumnya. Sistem ini mendukung akurasi akuntansi dan mengurangi kesalahan penulisan cek. Di luar ini semua, sistem ini tidak secara signifikan menigkatkan efisiensi opersional; akan tetapi, untuk berbagai jenis perusahaan, tingkat teknologi ini sudah cukup.

Merekayasa Ulang Sistem Penggajian

Bagi perusahaan ukuran menengah dan besar, pemrosesan penggajian sering kali diintegrasikan dengan sistem manajemen sumber daya manusia MSDM. Sistem MSDM menyimpan dan memproses berbagai jenis data yang terkait dengan staf perusahaan, termasuk tunjangan karyawan, perencanaan sumber daya manusia, hubungan karyawan, keahlian karyawan, kebijakan personalia (tingkat gaji, potongan dan lainnya), serta penggajian.

Sistem ini berbeda dari sistem otomatis sederhana yang telah dijelaskan sebelumnya dalam hal sebagai berikut ini: (1) bagian operasional mentransmisikan berbagai transaksi ke bagian pemrosesan data melalui terminal-terminal, (2) file akses langsung digunakan untuk penyimpanan data, dan (3) banyak proses kini dilakukan secara real time. Berbagai fitur operaasional utama dari sistem ini dijelaskan sebagai berikut:

a. Personalia. Bagian personalia melakukan peruabahan atas file karyawan secara real-time melalui terminal.

b. Akuntansi Biaya. Bagian akuntansi biaya memasukan data biaya pekerjaan (secara real-time ataau harian) untuk membuat file penggunaan tenaga kerja.

c. Pencatatan Waktu Kerja. Setelah menerima kartu kerja yang telah disetujui oleh supervisor pada akhir minggu, bagian pencatatan waktu kerja membuat file kehadiran.

d. Pemrosesan Data. Pada akhir p