BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi

pemrosesan informas terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian

serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah

untuk meminimalkan biaya total memperoleh dam memelihara persediaan,

perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan perusahaan untuk berfungsi.

Dalam praktiknya ada kekurangan sistem informasi yang digunakan untuk

mendukung aktivitas siklus pengeluaran dapat menciptakan masalah keuangan

yang signifikan bagi sebuah perusahaan. Informasi terkini dan akurat sangat

penting dalam mengelola siklus pengeluaran secara efektif. Untuk itu diperlukan

suatu sistem untuk menunjang aktivitas tersebut.

B. Rumusan Masalah

1. Bagaimana desain sistem informasi siklus pengeluaran dan

pengendalian dasar yang diperlukan ?

2. Bagaimana informasi diperlukan untuk menjalankan dan mengelola

aktivitas tersebut?

3. Bagaimana bentuk pengendalian yang diperlukan?

C. Tujuan Penulisan

1. Desain sistem informasi siklus pengeluaran dan pengendalian dasar

yang diperlukan untuk memastikan bahwa sistem tersebut

menyediakan manajemen dengan informasi yang andal untuk menilai

efisiensi dan efektivitas operasional.

2. Informasi diperlukan untuk menjalankan dan mengelola aktivitas

tersebut agar dapat dikumpulkan, diproses, dan disimpan.

3. Pengendalian yang diperlukan untuk memastikan bahwa tidak hanya

keterandalan dari informasi itu, tetapi juga pengamanan sumber daya

perusahaan.

1

BAB II

PEMBAHASAN

A. Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis

dan operasi pemrosesan informasi yang terkait yang terus menerus berhubungan

dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. (Figur 13-1).

Dalam siklus pengeluaran, pertukaran informasi eksternal utama dengan

pemasoknya (vendor).

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total

biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai

layanan yang diperlukan perusahaan untuk berfungsi. Untuk mencapai tujuan

tersebut, manajemen harus membuat keputusan penting bagaimana sebuah

perusahaan menjalankan empat aktivitas siklus pengeluaran dasar yang

digambarkan di figur 13-2.

B. Sistem Informasi Siklus Pengeluaran

Seperti yang ditunjukkan tabel 13-1, aktivitas-aktititas dalam siklus

pengeluaran adalah cerminan dari aktivitas-aktivitas dasar yang dijalankan dalam

siklus pendapatan. Hubungan erat antara aktivitas siklus pengeluaran pembeli dan

Siklus Pengeluaran

Pemasok

Siklus Pendapatan

Pengendalian persediaan

Berbagai departemen

Sistem buku besar dan pelapoan

Siklus Produksi

Barang dan jasa

faktur Back order

Penerimaan barang

Kebutuhan pembelian

Penerimaan barang

Kebutuhan pembelian

Penerimaan barang

Penerimaan barang

Kebutuhan bahan baku

Data pembelian danpembayaran

Pesanan pembelian

pembayaran

Figur 13-1 diagram konteks dari siklus pengeluaran

aktivitas siklus penjual memeiliki implikasi penting untuk mendesain sistem

informasi akuntansi kedua pihak.

Secara spesifik, dengan menerapkan perkembangan TI baru untuk

merekayasa ulang aktivitas siklus pengeluaran, perusahaan mencipytakan peluang

bagi para pemasok untuk merekayasa ulang aktivitas siklus pendapatannya.

Sebaliknya, menggunakan TI untuk mendesain ulang siklus pendapatan sebuah

perusahaan dapat menciptakan peluang bagi pelanggan untuk memodifikasi siklus

pengeluarannya sendiri. Faktanya, perubahan dalam operasi satu perusahaan

mungkin mengharuskan perubahan yang sesuai dalam operasi perusahaan lain

dengan siapa ia berbisnis. Sebagai contoh, para produsen mobil besar dan banyak

pengecer besar, seperti Walmar, mensyaratkan para pemasok mereka untuk

mengirimkan faktur melalui electronic data interchange (EDI), atau mereka tidak akan

berbisnis dengan mereka. Akibatnya, para pemasok tersebut harus memodifikasi sistem

informasi akuntansi mereka untuk menggabungkan penggunaan EDI.

Tabel 13-1 Perbandingan Aktivitas Siklus Pendapatan dan Pengeluaran

Aktivitas Siklus Pendapatan Aktivitas Siklus Pengeluaran

Entry pesanan penjualan-memproses pesanan dari pelanggan

Pengiriman- mengantar barang dagangan atau jasa ke pelanggan (logistic outbound)

Penagihan-menggirim faktur ke pelanggan

Penerimaan Kas-memproses pembayaran dari pelanggan

Pemesanan bahan baku, perlengkapan dan jasa- mengirimkan pesanan ke pemasok

Penerimaan- menerima barang atau jasa dari pemasok (logistic inbound)

Memproses faktur-meninjau dan menyetujui faktur dan pemasok

Pengeluaran kas- memproses pembayaran ke pemasok

Permintaan pembelian

Permintaan pembelian

Permintaan pembelian

Salinan pesanan pembelian

Salinan pesanan pembelianSalinan pesanan pembelian

data data data

1.0 Pemesanan

Back order

Pesanan pembelian Persediaan Pemasok

Pesanan Pembelian

Siklus pendapatan

Pemasok

Barang dari slip pengepakan

Penerimaan Barang

2.0 Penerimaan

Laporan Penerimaan

Laporan Penerimaan

Paket voucher

Pem

baya

ran

Fakt

ur

Buku besar umumUtang

Pengiriman (gudang)

3.0 menyetujui faktur pemasok

4.0 Pengeluaran kas

Figur 13-2 Diagram Arus Data Tingkat 0 Dai Siklus Pengeluaran

Proses

Seperti kebanyakan organisasi besar, AOE menggunakan sebuah sistem ERP.

Figur 13-3 menunjukan porsi dari sistem ERP yang mendukung aktivivitas bisnis

siklus pengeluaran AOE.

Meskipun figur 13-3 menunjukan bahwa departemen pengedalian

persediaan AOE memiliki tanggung jawa utama untuk memastikan kuantitas yang

Gudang

FEDI

Faktur

Treasury

Pesanan Pembelian

Akuntansi

Pembelian

Penerimaan

PemasokPesanan pembelian

Tanda terima persediaan

Pesanan Pembelian terbuka

Memasukan data penerimaan

Program pembelian

Progran permintaanEntri pesanan

pembelian

Data base terintegrasi pemasok.persediaan, pesanan pembelian, laporan penerimaan

Membuat pembayaran

Program pembeyaran

Program utangMenyetujui

faktur pemasok

fakturPermintaan dan laporan

Status persediaan

Status pesanan pembelian

Status rekening pemasok

pemasok

cekbank

pemasok

Figur 13-3 ikhtisar desain sistem ERP untuk mendukung siklus pengeluaran

Permintaan Pembelian

Pengendalian persediaan

Berbagai entri departemen dan manajer

cukup atas bahan baku dan perlengkapan, setiap departemen dapat mengirimkan

permintaan untuk membeli barang. Setelah permintaan pembelian telah disetujui

sistem akan mencari file induk persediaan untuk mengindentifikasi pemasok yang

cocok untuk barang tersebut. Sistem tersebut kemudian menciptakan sebuah

pesanan pembelian yang dikirimkan ke pemasok melalui EDI. Departemen

penerimaan memiliki akses ke file pesanan pembelian terbuka, sehingga ia dapat

merencanakan dan memverivikasi validitas pengiriman. Bagian hutang

diberitahukan pesanan tersebut sehingga dapat merencanakan komitmen keuangan

yang tertunda. Departemen yang menghasilkan permintaan pembelian juga

diberitahu bahwa permintaannya disetujui.

Para pemasok besar mengirimkan pemberitahuan elektronik jika pengiriman

datang, yang memungkinkan AOE untuk merencanakan dengan memiliki staf

yang memadai guna memproses pengiriman yang datang ke gudangnya. Ketika

pengiriman tiba, para pekerja dok penerimaan menggunakan sistem pemrosesan

permintaan untuk memverivikasi bahwa sebuah pesanan yang diharapkan dari

pemasok tersebut. Sebagian besar pemasok membeli kode batang atau RFID

(Radio Frequency Indentification) produk-produk mereka untuk memfasilitasi

perhitungan barang. Para pekerja dok penerimaan menginspeksi barang dan

menggunakan sebuah terminal online untuk memasukkan informasi mengenai

kuantitas dan kondisi dari barang yang diterima. Sistemakan mengecek bahwa

data ke pesanan pembelian terbuka, dan setiap ketidaksesuaian dengan segera

ditampilkan pada layar sehingga ketidakcocokkan dapat diatasi. Waktu yang tepat

atas pengiriman juga dicatat untuk membantu mengevaluasi kinerja pemasok.

Sebelum transfer barang ke gudang, petugas persediaan memverifikasi

perhitungan barang dan memasukkan data tersebut ke dalam sistem. Bagi para

pemasok yang tidak mengirim faktur, sistem secara otomatis menjadwalkan

sebuah pembayaran berdasarkan syarat yang disetujui ketika pesanan

ditempatkan. Petugas bagian utang memasukkan informasi dari pemasok yang

mengirimkan faktur EDI, dan terkadang faktur kertas. Sistem tersebut kemudian

membandingkan faktur pemasok dengan informasi yang terkandung dalam

pesanan pembelian dan laporan penerimaan untuk memastikan ketepatan dan

validitas. Bagi pembelian perlengkapan atau jasa yang biasanya tidak melibatkan

pesanan pembelian dan laporan penerimaan, faktur dikirimkan ke penyelia yang

sesuai untuk persetujuan. Faktur pemasok sendiri juga dicek untuk keakuratan

mateematis. Sistem secara otomatis menjadwalkan faktur untuk pembeyaran

dengan tanggal jatuh temponya.

AOE, seperti kebanyakan perusahaan, menggunakan pemrosesan batch

untuk membayar pemasoknya. Setiap hari, para bendahara menggunakan sistem

pemrosesan inquiry untuk meninjau faktur yang jatuh tempo dan menyetujui

pembayarannya. AOE membuat pembyaran ke beberapa pemasok yang lebih

besar menggunakan financial electronic data interchange (FEDI), tetapi masih

tetap mencetak cek kertas bagi banyak pemasoknya yang lebih kecil. Ketika

sebuah pembayaran electronic funds transfer (EFT) diotorisasi atau sebuah cek

dicetak, sistem tersebut memperbarui file utang, faktur terbuka, dan buku besar

umum. Untuk setap pemasok, total dari seluruh voucher dijumlahkan dan jumlah

tersebut dikurangkan dari kolom saldo dalam catatan file induk pemasok tersebut.

Pesanan pembelian yang relevan dan laporan penerimaan yang ditandai untuk

menendai bahwa transaksi tersebut belum dibayar. Faktur yang dibayar kemudian

dihapus dari file faktur terbuka. Sebuah nota pengiriman uang (remittance advice)

disiapkan untuk setiap pemasok, yang dicantumkan setiap fakturyang dibayarkan

dan jumlah diskon atau potongan yang diambil. Untuk pembayaran yang dibuat

dengan EFT, data pengiriman uang akan menyertai pembayaran EFT sebagai

bagian dari paket FEDI. Untuk pembayaran yang dibuat dengan ce, nota

pengiriman uang tercetak akan menyertai cek yang telah ditandatangani. Setelah

seluruh transaksi pengeluaran telah diproses, sistem tersebut menghasilkan sebuah

entri jurnal ringkasan, mendebit utang dan mengkredit kas, serta posting entri

tersebut ke buku besar umum.

Kasir akan meninjau cek tersebut dengan dokumen pendukung dan

kemudian menandatanganinya. Cek-cek tersebut adalah sejumlah tertentu yang

juga memerlukan tanda tangan kedua oleh bendahara atau manajer lain yang

berwenang. Kasir tersebut kemudian mengirimkan cek yang telah ditandatangani

dan nota pengiriman uang ke pemasok. Transaksi EFT juga dijalankan oleh kasir

dan ditinjau oleh bendahara.

Akses mudah terhadap informasi yang baru dan akurat memungkinkan

manajer untuk mengawasi kinerja secara dekat. Meskipun demikian, kualitas

terhadap keputusan tergantung pada keakuratan dari informasi di dalam database.

Ancaman Dan Pengendalian

Seluruh aktivitas siklus pengeluaran tergantung pada database terintegrasi

yang berisi informasi mengenai pemasok, persediaan, dan aktivitas pembelian.

Oleh karena itu, ancaman umum pertama adalah data induk yang tidak akurat atau

tidak valid.

Untuk menanggulangi ancaman atas data induk yang tidak akurat atau tidak

valid adalah menggunakan pengendalian integritas pemrosesan data dan penting

untuk membatasi akses data induk siklus pengeluaran dan mengonfigurasi sistem

sehingga hanya pegawai berwenang yang dapat membuat perubahan atas data

induk ,ini mensyaratkan perubahan konfigurasi dasar atas peran pegawai dalam

sistem ERP untuk secara tepat memisahkan tugas-tugas yang tidak kompatibel.

Sebuah pengendalian detektif yang penting adalah untuk secara teratur

menghasilkan sebuah laporan atas seluruh perubahan untuk data induk dan

meninjaunya untuk memverifikasi bahwa database tetap akurat.

Ancaman umum kedua dalam siklus pengeluaran adalah pengungkapan

yang tidak diotorisasi atas informasi sensitif. Salah satu cara untuk

menanggulangi resiko atas ancaman ini adalah untuk mengkonfigurasi sistem

tersebut untuk menggunakan pengendalian akses kuat untuk membatasi siapa

yang dapat menampilkan informasi seperti itu. Selain itu, data sensitif seharusnya

dienkripsi dalam penyimpanan.

Ancaman umum ketiga dalam siklus pengeluaran berkaitan dengan

kehilangan atau penghancuran data induk. Cara terbaik untuk menanggulangi

resiko ini adalah menggunakan backup dan prsedur pemulihan bencana. Sebuah

praktik terbaik adalah mengimplementasikan sistem ERP sebagai tiga kejadian

terpisah. Kejadian yang pertama, disebut sebagai produksi, digunakan untuk

memproses aktivitas harian. Kedua digunakan untuk pengujian dan

pengembangan. Kejadian ketiga seharusnya dipertahankan sebagai backup online

terhadap sistem produksi untuk menyediakan pemulihan secara realtime.

Investasi yang dapat diukur atas modal kerja, laporan yang membantu

mengelola persediaan sangat berharga. Sebuah ukuran kunci untuk mengevaluasi

menajemen persediaan adalah perputaran persediaan, yang merupakan rasio dari

harga pokok penjualan dibagi dengan persediaan di tangan.

Para akuntan perlu untuk memahami bagaimana aktivitas bisnis dijalankan

dalam rangka untuk mendesain laporan lain yang dapat membantu manajemen

mengelola persediaan dengan lebih baik.

C. Aktivitas bisnis utama siklus pengeluaran

1. Memesan Bahan Baku, Perlengkapan, dan Jasa

Aktivitas bisnis utama yang pertama dalam siklus pengeluaran adalah

memesan bahan baku, perlengkapan, atau jasa. Figure 13-4 menunjukan bahwa

pemesanan ini terlebih dahulu melibatkan untuk mengidentifikasi apa, kapan, dan

berapa banyak yang dibeli, dan kemudian memilih dari pemasok mana untuk

dibeli.

2. Mengidentifikasikan apa, kapan, dan berapa banyak pembelian

Catatan persediaan yang tidak akurat dapat menciptakan masalah signifikan

bagi perusahaan. Oleh karena itu, akuntan dan system professional perlu

memahami praktik terbaik untuk mengelola persediaan.

Proses, pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan adalah menjaga

sto yang cukup sehingga produksi dapat berlangsung tanpa gangguan bahkan jika

persediaan yang digunakan lebih besar dari yang diharapkan atau jika pemasok

terlambat dalam pengiriman.

Pendekatan tradisional biasanya disebut sebagai pendekatan economic order

quantity karena pendekatan ini didasarkan pada perhitungan ukuran pesanan

optimal untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penyimpanan dan

kehabisan stok.

Aplikasi yang sebenarnya dari pendekatan EOQ berbeda-beda berdasarkan

jenis barang. Formula EOQ digunakan untuk menghitung berapa banyak untuk

memesan. Reorder point (titik pemesanan ulang) menentukan kapan untuk

memesan.

Perencanaan kebutuhan material (materials requirements planning - MPR )

berupaya untuk mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan

meningkatkan akurasi teknik perkiraan untuk menjadwalkan pembelian dengan

lebih baik guna memenuhi kebutuhan produksi.

Sistem persediaan just in time (JIT) berupaya untuk meminimalkan tetapi

tidak mengeliminasi secara total persediaan barang jadi dengan membeli dan

memproduksi barang hanya sebagai respons terhadap penjual actual, nukannya

yang diperkirakan.

Sebuah perbedaan besar antara MRP dan JIT adalah penjadwalan produksi.

Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi penjualan yang

diperkirakan, sehingga membuat kuantitas “optimal” pada persediaan barang jadi.

System JIT menjadwalkan produksi sebagai respons terhadap permintaan

pelanggan, sehingga secara virtual mengeliminasi persediaan barang jadi, tetapi

perlu menyimpan bahan baku dalam jumlah yang cukup dalam rangka untuk

menyesuaikan produksi dengan cepat sebagai respons terhadap permintaan

pelanggan. Baik sitem MRP maupun JIT dapat mengurangi biaya dan

meningkatkan efesiensi.

Dalam penggunaan 2 sistem tadi tergantung pada jenis produk yang dijual

perusahaan. System MRP lebih efektif digunakan dengan produk yang memiliki

pola permintaan yang dapat di prediksi seperti bahan pokok konsumen.

Sedangkan system JIT berguna bagi produk yang relative memiliki siklus hidup

yang pendek dan permintaannya tidak dapat diprediksi dengan akurat.

Ancaman Dan Pengendalian

Salah satu ancaman yang melibatkan pembelian barang adalah

melambungnya harga. Oleh karena itu perusahaan harus berjuang mengamankan

harga terbaik bagi barang-barang yang mereka beli. Beberapa prosedur dapat

membantu perusahaan tidak membayar terlalu banyak untuk produk tertentu.

Daftar harga barang yang sering dibeli seharusnya disimpan dalam komputer dan

dikonsultasikan ketika pesanan dibuat. Harga dari barang berbiaya rendah dapat

langsung ditentukan dari katalog. Tawaran kompetitif dan tertulis seharusnya

diminta untuk produk berbiaya tinggi dan khusus. Pesanan pembelian seharusnya

ditinjau untuk memastikan bahwa kebijakan ini telah didikuti. Selain itu, dengan

membuat anggaran, juga membantu dalam pengendalian biaya pembelian.

Dalam upaya untuk mendapatkan harga yang mungkin terendah, ancaman

lainnya adalah membeli produk berkualitas inferior. Produk di bawah standar

dapat menghasilkan penundaan produksi yang mahal. Terlebih biaya scra dan

pengerjaan ulang sering menghasilkan biaya total produksi yang lebih tinggi

dibandingkan jika bahan baku berkualitas tinggi dan lebih mahal yang telah dibeli

sebelumnya. Melalui pengalaman, para pembeli bisa mempelajari pemasok mana

yag menyediakan barang berkualitas terbaik pada harga yang kompetitif.

Pengetahuan informal tersebut harus digabungkan ke dalam prosedur

pengendalian formal dengan menetapkan daftar pemasok yang disetujui dan

diketahui menyediakan barang dengan kualitas yang dapat diterima. Pesanan

pembelian seharusnya ditinjau untuk memastikan bahwa hanya para pemasok

yang disetujui yang digunakan. Selain itu, sistem informasi akuntansi harus

mengumpulkan data kualitas produk yang detail. Kemudian manajer pembelian

seharusnya secata teratur meninjau data tersebut untuk memelihara dan merevisi

daftar pemasok yang disetujui. Akhirnya, manajer pembelian harus dimintai

pertanggungjawaban untuk total biaya pembelian yang menyertakan tidak anya

harga pembelian, tetapi juga biaya kualitas yang berhubungan dengan pengerjaan

ulang dan scrap.

Potensial masalah lainnya adalah kinerja yang tidak dapat diandalkan oleh

pemasok. Salah satu cara mengurangi risiko ketergantungan pemasok adalah

mensyaratkan pemasok agar memiliki sertifikasi dengan dengan memenuhi

standar kualitas internasional, seperti ISO 9000. Meskipun demikian, sistem

informasi akuntansi seharusnya juga didesain untuk menangkap dan melacak

informasi mengenai kinerja pemasok.

Pembelian dari pemasok yang tidak diotorisasi dapat menghasilkan

beberapa masalah diantaranya barang mungkin akan berkualitas inferior atau

dihargai mahal bahkan mungkin pembelian dapat menyebabkan masalah hukum.

Sehingga untuk mengantisipasi beberapa masalah tersebut sistem ERP harus

dikonfigurasikan untuk mencegah penerbitan pesanan pembelian ke pemasok

yang tidak di dalam file induk yang disetujui. Seluruh pesanan pembelian

seharusnya ditinjau untuk memastikan bahwa hanya para pemasok yang disetujui

yang digunakan.

Menggunakan EDI untuk pesanan pembelian memerlukan prosedur

pengendalian tambahan dan askses ke sistem EDI seharusnya dikendalikan dan

dibatasi ke personel yang diotorisasi melalui penggunaan kata sandi (password,

ID pengguna, matriks kontrol akses dan pengendalian akses fisik. Prosedur untuk

memverifikasi dan mengautentikasi transaksi EDI juga diperlukan.

Penyuapan (kickbacks), yang merupakan hadiah dari pemasok ke agen

pembelian untuk tujuan mempengaruhi proses pilihan mereka mengenai pemasok

adalah ancaman lainnya. Untuk mencegahnya, perusahaan harus melarang agen

pembelian menerima segala hadiah dari pemasok potensial atau yang sudah ada.

Kebijakan ini seharusnya menerapkan tidak hanya terhadap hadiah barang

berwuju, tetapi juga jasa. Melatih pegawai untuk merespon hadiah yang tidak

didinginkan dari pemasok juga penting. Selain itu, rotasi pekerjaan adalah

pengendalian penting lainnya untuk mengurangi risiko atas penyuapan. Dan yang

tidak kalah penting adalah agen pembelian harus disyaratkan untuk

menandatangani konflik tahunan atas pernyataan kepentingan mengungkap setiap

kepentingan keuangan yang mungkin mereka miliki dalam pemasok. Penyuapan

sangat sulit dicegah, sehingga pengendalian detektif juga diperlukan.

3. Penerimaan

Aktivitas bisnis lain dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan

penyimpanan atas barang yang dipesan. Departemen penerimaan bertanggung

jawab menerima pengiriman dari pemasok, melapor ke manajer gudang,

kemudian melapor ke wakil direktur manufaktur. Sedangkan departemen

penyimpanan persediaan juga melapor ke manajer gudang yang bertanggung

jawab untuk penyimpanan barang.

Proses

Ketika pengiriman tiba, petugas membandingkan nomor pesanan

pembelian yang direferensikan pada slip pengepakan pemasok dengan pesanan

pembelianterbuka untuk memverivikasi bahwa barang dipesan. Kemudian

menghitung kuantitas barang yang dikirimkan. Sebelum melakukan rute

persediaan ke gudang atau pabrik, petugas penerimaan juga harus memeriksa

setiap pengiriman sebagai tanda-tanda atas kerusakan yang jelas.

Laporan penerimaan (receiving report) mendokumentasikan detail-detail

mengenai suatu pengiriman. Laporan ini juga berisi ruang untuk mengidentifikasi

orang yang menerima dan menginspeksi barang serta untuk penjelasan mengenai

kualitas barang yang diterima. EDI dan teknologi satelit juga menyediakan cara

lain untuk meningkatkan efisiensi logistik ke dalam (inbound).

Diagram arus data tingkat 1: Penerimaan

Ancaman dan Pengendalian

Menerima pengiriman barang yang tidak dipesan menghasilkan biaya

terkait dengan pembongkaran, penyimpanan dan pengembalian barang tersebut.

Pengendalian terbaik adalah menginstruksikan departemen penerimaan untuk

menerima hanya pengiriman yang ada dalam pesanan pembelian yang disetujui.

Itulah mengapa departemen penerimaan perlu akses untuk membuka file pesanan

pembelian.

Ancaman lain adalah membuat kesalahan dalam menghitung barang yang

diterima. Penting untuk menghitung dengan benar kuantitas barang. Ini

memastikan bahwa perusahaan membayar hanya barang yang benar-benar

diterima. Banyak perusahaan mendesain sistem pemrosesan permintaan sehingga

ketika meninjau pesanan pembelian terbuka, para pekerja dok penerimaan tidak

melihat kuantitas yang dipesan. Petugas penerimaan masih mengetahui kuantitas

barang yang diharapkan karena pemasok biasanya menyertakan sebuah slip

pengepakan dengan setiap pesanan. Akibatnya ada godaan untuk hanya

melakukan perbandingan visual kilat atas kuantitas yang diterima dengan yang

didindikasi dalam slip pengepakan untuk dengan cepat rute barang ke tempat

dimana barang dibutuhkan. Oleh karena itu perusahaan harus dengan jelas

berkomunikasi pada petugas penerimaan akan pentingnya menghitung cermat dan

akurat seluruh pengiriman. Komunikasi efektif adalah mensyaratkan petugas

penerimaan untuk tidak hanya mencatat kuantitas diterima, tetapi juga

mendatangani laporan penerimaan atau memasukkan nomor ID pegawainya

dalam sistem. Beberapa perusahaan juga menawarkan bonus, bagi petugas

penerimaan untuk menangkap ketidaksesuaian antara slip pengepakan dan

kuantitas aktual yang diterima sebelum orang yang mengirim pergi. Di manapun

laya, penggunaan kode barang dan label RFID dapat mengurangi kesalahan yang

tidak disengaja dalam perhitungan secara signifikan. Terakhir, sistem ERP harus

dikonfigurasikan secara otomatis untuk menandai ketidaksesuaian antara hitungan

penerimaan dan kuantitas pesanan yang melebihi tingkat toleransi yang telah

ditentukan sebelumnya sehingga dengan segera dapat diselidiki.

Salah satu cara untuk mengendalikan pembelian jasa adalah menahan

penyelia yang sesuai agar bertanggungjawab atas seluruh biaya yang dikeluarkan

departemen tersebut. Biaya aktual versus biaya yang dianggarkan seharusnya

secara rutin dibandingkan dan setiap ketidaksesuaian diselidiki.

Untuk mencegah penagihan yang curang bagi jasa dengan pengendalian

detektif juga diperlukan. Salah satu teknik yang efektif adalah bagi fungsi audit

internal untuk menjalankan tinjauan mendetail secara periodik atas kontrak bagi

jasa, termasuk audit catatan pemasok.

Pencurian persediaan adalah ancaman lainnya. Prosedur pengendaliannya

adalah, persediaan seharusnya disimpan dalam lokasi yang aman dengan akses

terbatas. Selain itu, seluruh transfer persediaan dalam perusahaan seharusnya

didokumentasikan. Dan juga menghitung persediaan di tangan secara periodik dan

merekonsiliasi perhitungan tersebut dengan persediaan.

Pada akhirnya, pemisahan tugas yang tepat dapat lebih membantu

meminimalkan risiko pencurian. Tidak satupun pegawai yang bertanggung jawab

atas penyimpanan persdiaan maupun yang diotorisasi untuk menyesuaikan catatan

persediaan seharusnya bertanggung jawab untuk fungsi penerimaan atau

pengiriman.

4. Menyetujui Faktur PemasokProses

Departemen bagian utang menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran.

Sebuah kewajiba hukum untuk membayar pemasok timbul pada saat barang

diterima.

Ada dua cara untuk memproses faktur pemasok,disebut sebagai sistem

nonvoucher atau vousher. Dalam sebuah sistem nonvoucher, tiap-tiap faktur yang

disetujui diposting ke catatan pemasok individual dalam file utang dan kemudian

disimpan dalam file faktur terbuka. Ketika sebuah cek dituliskan untuk membayar

sebuah faktur, paket vousher dihapus dari file faktur terbuka, faktur ditandai

dibayar dan kemudian paket voucher disimpan dalam file faktur dibayar.

Dalamsebuah sistem voucher, sebuah dokumen tambahan yang disebut sebagai

voucher pencairan juga dibuat ketika sebuah faktur pemasok disetujuiuntuk

pembayaran. Voucher pencaran mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur

yang beredar dan mengindikasikan jumlah bersih untuk dibayarkan setelah

dikurangi dengan diskon dan potongan yang berlaku.

Proses utang mencocokkan faktur pemasok dengan pesanan pembelian dan

laporan penerimaan adalah kandidat utama untuk otomatisasi.

Ancaman dan Pengendalian

Ancaman yang ada meliputi kesalahan dalam faktur pemasok, seperti

ketidaksesuaian antara harga yang dicantumkan dan harga yang actual yang

dibebankan atau salah hitung dari total jumlah jatuh tempo. Akibatnya, ketepatan

maematis dari faktur pemasok harus diverifikasi dan harga serta kuantitas yang

dicantumkan di sana dibandingkan dengan yang diindikasikan pada pesanan

pembelian dan laporan penerimaan. Untuk pembelian kartu pengadaan, para

pengguna harus disyaratkan untuk menyimpan tanda bukti dan memverifikasi

ketepatan atas laporan bulanan. Mengadopsi pendekatan ERS mengeliminasi

potensi atas kesalahan dalam faktur pemasok karena perusahaanmembayar dengan

mencocokkan perhitungan dari apa yang mereka terima dengan harga yang

dicantumkan ketika barang dipesan. Meskipun demikian penggunaan ERS

membuatnya penting untuk mengendalikan akses terhadap file induk pemasok dan

mengawasi seluruh perubahan yang dibuat terhadapnya karena file induk pemasok

sekarang berisi informasi mengenai harga dari berbagai barang yang dibeli.

Kesalahan dalam mencatat dan posting pembayaran ke pemasok menghasilkan

kesalahan tambahan dalam laporan keuangan dan kinerja, pada akhirnya yang

dapat berkontribusi pada pembuatan keputusan yang buruk. Pengendalian entri

data dan pemrosesan untuk memastikan inegritas pemrosesan.

5. Pengeluaran Kas

Proses

Kasir, orang yang melapor ke bendahara, nertanggungjawab untuk membayar

pemasok. Hal ini memisahkanfungsi penyimpanan, yang dijalankan kasir, dari

fungsi otorisasi dan pencatatan, yang dijalankan oleh masing-masing departemen

pembelian dan utang. Pembayaran dbuat ketika utang mengirimkan kasir sebuah

paket voucher. Meskipun bayak pembayaran terus dibuat dengan cek, penggunaan

EFT dan FEDI semakin meningkat.

Ancaman dan Pengendalian

Kegagalan ntuk memanfaatkan diskon pembelian bagi pembayaran yang tepat

waktu dapat menjadi mahal. Pengajuan yang yang tepat dapat mengurangi resiko

secara signifikan pada ancaman ini. Faktur yang disetujui harus didesain untuk

melacak tanggal jatuh tempo faktur dan mencetak daftar seluruh faktur yang

beredar secara periodic. Sebuah anggaran arus kas yang mengindikasikan arus kas

masuk yang diharapkan dan komitmenyang luar biasa juga dapat membantu

perusahaan berencana untuk memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia.

Informasi dalam anggaran ini berasal dari sejumlah sumber.

Ancaman lainnya adalah membayar untuk barang yang tidak diterima.

Pengendalian terbaik untuk mencegah ancaman ini adalah membandingkan

kuantitas yang diindikasikan dalam faktur pemasok dengan kuantitas yang

dimasukkan oleh pihak pengndalian persediaan yang menerima transfer atas

barang-barang tersebut dari departemen penerimaan.

Pembayaran duplikat dapat terjadi untuk berbagai alasan. Ini mungkin menjadi

faktur duplikat yang dikirimkan setelah cek perusahaan telah ada disurat, atau ini

mungkin telah perpisah dari dokumen lain dalam paket voucher.

Beberapa prosedur yang terkait akan dapat menanggulangi ancaman ini. Pertama,

faktur seharusnya disetujui untuk pembayaran hanya saat disertai dengan paket

voucher lengkap. Kedua, hanya salinan asli pada faktur harus dibayarkan. Ketiga,

ketika cek untuk membayar faktur yang telah ditandatangani, faktur dan voucher

harus dibatalkan dalam cara yang akan mencegah pengiriman ulang.

Kemungkinan besar ancaman serius dikaitkan dengan fungsi pengeluaran kas

adalah pencurian atau penyalahgunaan dana. Dikarenakan kas adalah asset yang

mudah dicuri,akses ke kas, cek kosong, dan mesin penandatanganan cek harus

dibatasi. Cek dinomori secara urut dan secara periodik dihitung oleh kasir.

Terakhir, penting untuk merencanakan dan mengawasi pengeluaran untuk

menghidari masalah arus kas. Sebuah anggaran kas adalah cara terbaik untuk

menanggulangi ancaman ini.

BAB III

KESIMPULAN

Aktivitas bisnis dasar yang dijalankan dalam termasuk memesan bahan

baku, perlengkapan, dan jasa; menerima bahan baku, perlengkapan, dan jasa,

menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran ; serta membayar barang dan jasa.

Efisiensi dan efektivitas dari aktifitas ini dapat secara signifikan mempengaruhi

kinerja keseluruhan sebuah perusahaan.

Teknologi informasi dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas

dengan aktifitas siklus pengeluaran yang dijalankan. Secara khusus, EDI, kode

batang, RFID, dan EFT dapat secara signifikan mengurangi waktu dan biaya yang

terkait dengan pemesanan, penerimaan, dan pembayaran untuk barang. Prosedur

pengendalian yang tepat, terutama pemisahan tugas, diperlukan untuk

menanggulangi berbagai ancaman, seperti kesalahan dalam menjalankan aktifitas

siklus pengeluaran dan pencurian persediaan atau kas.

DAFTAR PUSTAKA

Romny, Marshall B & Paul Jonh Steinbart. 2014. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat