Siklus HRD dan penggajian

7/22/2019 Siklus HRD dan penggajian

1/25

SIKLUS PENGG JI N D NM N JEMEN SUMBER D Y

M NUSI

Disusun oleh :

Cynthia Yolanda Mayliana Dewi Sari

Dwi Apriliani Kelvin

Jesica Hananta Frieska SuwandiKwik Felicia Cahyono Walter Wishnu

Felice Lestari Johanna Angela


2/25

TUGAS YANGLEBIH PENTINGDALAM SIKLUS

MANAJEMEN SDM?

1. Rekrut danmempekerjakanpegawai baru

2.Melatih

3. PemberianTugas

4.Kompensasi

5.

Evaluasi

6.Pemberhentian Pegawai

Siklus manajemen SDM/penggajian adalah rangkaian aktivitas bisnisberulang dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengancara yang efektif dalam mengelola pegawai.


3/25

Gambaran Umum


4/25

Aktivitas Siklus

Penggajian

Penggajian adalah salah satu aplikasi SIA yang

terus diproses dalam bentuk batchkarena alasansebagai berikut:1. Cek gaji dibuat secara periodik (mingguan, duamingguan, atau bulanan)

2. Sebagian besar pegawai dibayar pada waktu yangbersamaan.


5/25

Departemen manajemen SDM memberikan informasi untukmencerminkan berbagai jenis perubahan dalam file induk (master file)penggajian yaitu mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahantingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi.

Hal yang penting untuk diperhatikan adalah semua perubahan

penggajian dimasukkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkandalam periode pembayaran berikutnya.

1 Perbarui file indukpenggajian

2 Perbarui tarif danpemotongan pajak

Bagian penggajian membuat perubahan perubahan ini, tetapiperubahan jarang terjadi. Perubahan tersebut terjadi ketika bagianpenggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak danpotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan

asuransi.

Berbagai aktivitas yang terjadidalam siklus penggajian


6/25

Skema pembayaran

para pegawai yang dibayar per jam, banyak perusahaan menggunakankartu waktu untuk mencatat waktu kedatangan pegawai dan waktukeluar, untuk setiap giliran kerja. Kartu waktu juga mencantumkan totaljam kerja yang digunakan selama suatu periode pembayaran. Data

tersebut digunakan untuk mengalokasi biaya tenaga kerja di antaraberbagai departemen, pusat biaya, dan pekerjaan produksi.

Para pegawai yang mendapatkan gaji tetap misalnya para manajer danstaf profesional, jarang mencatat pekerjaan mereka ke dalam kartuwaktu. Sebagai gantinya, para supervisor mereka secara informal akan

mengawasi kehadiran mereka dalam suatu pekerjaan.

3. Validasi data waktudan kehadiran

Para pegawai bagian pemasaran dibayar baik berdasarkan konsumsimurni maupun gaji ditambah konsumsi. Sebagai tambahan, beberapapegawai penjualan diberi bonus karena dapat melebihi target.


7/25

Peluang untuk menggunakan teknologi informasi

Pemrosesan penggajian dapat dibuat lebih efisien dengan caramengumpulkan data waktu dan kehadiran pegawai secara elektroniksebagai ganti dokumen kertas.

Dengan ini, maka dapat mengurangi waktu dan potensi kesalahan yang

berhubungan dengan pencatatan, verifikasi, dan akhirnya memasukkandata waktu serta kehadiran pegawai secara manual.

Contohnya , pembaca kartu dapat digunakan untuk mengumpulkan datawaktu kerja para pegawai bagian produksi. Data tersebut kemudiansecara otomatis dimasukkan ke dalam sistem pemrosesan penggajian.


8/25

ProsedurPertama file transaksi penggajian diurut berdasarkan nomor pegawai, agar berada dalamurutan yang sama dengan yang berada dalam file induk penggajian. Apabila organisasitersebut memproses penggajian dari beberapa divisi. File transaksi penggajian setiapdivisi harus digabungkan.

File data yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai. Bagisetiap pegawai, catatan file induk pengajian dan catatan transaksi terkait akan dibacadan gaji kotor akan dihitung. Bagi para pegawai yang dibayar per jam, jumlah jam yangdihabiskan akan dikali dengan tingkat upah dan kemudian tambahan untuk lembur ataubonus akan ditambahkan. Bagi para pegawai yang menerima gaji bulanan, gaji kotoradalah pecahan dari gaji tahunan, yang mencerminkan lamanya periode pembayaran.Contohnya, para pegawai penerima gaji yang dibayar bulanan akan menerima satu per dua

belas gaji tahunan mereka setiap periode pembayaran.

4. Mempersiapkan Penggajian


9/25

Selanjutnya, semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya dikurangkan dari gajikotor untuk mendapatkan gaji bersih.

Terakhir, daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak. Daftar penggajian adalahlaporan yang mendaftar gaji kotor setiap pegawai, potongan gaji, dan gaji bersih dalamformat multi kolom. Daftar ini sering kali disertai dengan daftar potongan terpisah, yangmendaftar berbagai potongan sukarela untuk setiap pegawai.

Daftar penggajian juga digunakan untuk mengesahkan transfer dana ke rekening bankperusahaan untuk penggajian. Cek gaji pegawai juga umumnya melampirkan slip gaji, yang

mencantumkan jumlah gaji kotor, potongan, dan gaji bersih untuk periode saat ini, dantotal hingga tahun ini, untuk setiap kategori.

Ketika setiap transaksi diproses, sistem tersebut juga mengalokasikan biaya tenaga kerjake akun buku besar terkait dengan memeriksa kode dalam catatan kartu waktu kerja.Sistem tersebut memelihara jumlah total simultan atas alokasi ini hingga semua catatan

penggajian pegawai telah diproses. Jumlah total ini, bersama dengan jumlah total untukkolom di slip gaji, merupakan dasar untuk entri jurnal ringkasan, yang dimasukan ke dalambuku besar setelah semua cek gaji dicetak.


10/25

5. Membayar gaji

Prosedur

Daftar penggajian dikirim ke bagian piutang usaha untuk ditinjau dan disetujui. Voucherpengeluaran kemudian dibuat untuk mensahkan transfer dana dari rekening giro umummilik perusahaan ke rekening bank penggajian perusahaan.

Voucher pengeluaran dan daftar penggajian kemudian dikirim ke kasir, kasir akanmeninjau daftar penggajian dan voucher pengeluaran, serta kemudian membuat dan

menandatangani sebuah cek untuk mentransfer dan ke rekening bank untuk penggajainperusahaan. Kasir tersebut juga meninjau, menandatangani dan menyebarkan cek gaji.Jadi tugas mensahkan dan mencatat perusahaan. Guna mencegah pembuatan danpenyebaran cek gaji palsu, sebuah cek gai yang tidak di klaim akan dikirim ke departemenaudit internal untuk diselidiki lebih jauh.

Daftar peggajian tersebut kemudian dikembalikan ke bagian penggajian, Voucher

pegeluaran dikirim ke staf administrasi bagian akuntansi, yang akan menggunakanya untukmemperbaharui buku besar.


11/25

Peluang efesiensi: setoran langsung

Setoran langsung adalah salah satu cara untuk meningkatkan efesiensi dan mengurangi

biaya pemrosesan penggajian. Para pegawai yang dibayar melalui setoran langsungbiasanya akan menerima sebuah kopi cek gaji yang menunjukan jumlah yang disimpanbersama dengan slip gaji. Sistem penggajian tersebut harus menghasilkan serangkaian filesimpanan gaji, satu untuk setiap bank tempat setoran gaji dilakuakan. Setiap file berisisebuah catatan untuk setiap pegawai yang rekeningnya ada di bank tertentu. Setiapcatatan mencakup nama pegawai, nomor jaminan sosial, nomor rekening bank, dan jumlah

gaji bersih. File-file ini dikirim secara elektronis, dengan ,menggunakan EDI ke setiapbank yang terlibat. Dan tersebut kemudian akan dikirim secara elektronis dari rekeningbank perusahaan ke rekening pegawai.

Setoran langsung memberi penghematan bagi perusahaan dengan meniadakan biayapembelian, pemrosesan, dan penyebaran cek kertas. Hal ini juga mengurangi biaya bankdan pengiriman. Penghematan ini sebagian diimbangi dengan hilangnaya pengambangan

dana, yaitu penggunaan dana oleh perusahaan antara waktu cek ditarik dan ketika merekadimasukan ke bank untuk pembayaran. Akan tetapi penghematan yang berhubungan dengansetoran langsung biasanya melebihi biayanya. Akibatnya, sebagian besar perusahaan kinimenawarkan para pegawai mereka pilihan untuk pembayaran melalui setoran langsung danmendorong mereka untuk memilih bentuk pembayaran ini.


12/25

6. Hitung kompensasi dan pajakyang dibayar perusahaan

Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung.Contonya perusahaan harus membayar pajak jaminan sosial, sebagai tambahan dari jumlah yang

ditahan dari cek gaji pegawai. Surat edaran E, EmployersTax Guideyang diterbitkan oleh IRSmemberikan instruksi terinci mengenai kewajiban perusahaan untuk menahan dan mengirimkanpajak penghasilan serta untuk mengisi berbagai laporan.

Menyediakan layanan dan kompensasi tambahan ini meningkatkan permintaan atas sistemmanajemen SDM/ pengajian perusahaan. Contohnya, pegawai MSDM sebuah perusahaan besardengan ribuan pegawai dapat penghabiskan banyak waktu hanya untuk menjawab pertanyaantentang rencana 401 (k). Lagipula, pegawai ingin dapat membuat perubahan dalam keputusaninvestasi mereka secara tepat waktu. Organisasi dapat memenuhi permintaan pegawai untuklayanan semacam ini tanpa meningkatkan biaya, dengan cara memberikan akses informasipenggajian/ manajemen SDM dalam intarnet perusahaan.

7. Keluarkan pajak penghasilandan potongan lain lain

Aktivitas terakhir dalam proses penggajian adalah membayar kewajiban pajakpenghasilan dan potongan sukarela lainya dari setiap pegawai. Organisasi harussecara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dan secara elektronisuntuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.


13/25

Gambar 2.3.1 DFD tingkat nol untuk siklus penggajian


14/25

Gambar 2.3.2 flowchart untuk siklus penggajian


15/25


16/25

Pilihan Pemrosesan : Biro Jasa Penggajian

dan Organisasi Tenaga Kerja

Banyak organisasi melakukan outsourcing

untuk fungsi penggajian dan SDMmereka ke biro jasa penggajian danorganisasi tenaga kerja (professional

employer organizationPEO).


17/25

Biro jasa penggajian dan PEO sangatmenarik untuk bisnis kecil hingga

menengah karena alasan-alasan berikutini:

Menurunkan biaya Kompensasi yang kebih luas

Membebaskan sumber daya komputer


18/25

Tujuan Pengendalian, Ancaman,

dan Prosedur

Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar Semua transaksi penggajian yang dicatat valid Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi

dicatat Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan

pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian sertaMSDM (manajemen sumber daya manusia) telahdipenuhi

Aset (baik kas maupun data) dijaga dari kehilangan atau

pencurian Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan

secara efisien dan efektif


19/25

Ancaman ancaman utama dalam siklusmanajemen SDM / penggajian dan prosedur

pengendalian yang dapat diterapkan untuk

mengurangi ancaman ancaman tersebutadalah sebagai berikut :

Mempekerjakan pegawai yang tidak berkualifikasiatau penipu

Pelanggaran hukum ketenagakerjaan Perubahan tanpa otorisasi atas file induk penggajian Data waktu yang tidak akurat Pemrosesan penggajian yang tidak akurat

Pencurian atau distribusi cek gaji palsu Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi Kinerja yang kurang baik


20/25

Keputusan keputusan Penting,Kebutuhan Informasi, dan Model

Data

Fungsi ketiga dari SIA dalam sikluspenggajian / manajemen SDM adalahmemberikan informasi untuk mengelola

aktivitas bisnis.


21/25

Sistem penggajian harus didesain untukmengumpulkan dan mengintegrasikan

data biaya dengan jenis informasi lainnyaagar memungkinkan pihak manajemen

membuat jenis keputusan berikut:

Kebutuhan pegawai di masa mendatang.

Kinerja pegawai

Moral pegawai Efisiensi dan efektifitas pemrosesan gaji


22/25

Biasanya, sistem penggajian memberikan beberapainformasi yang dibutuhkan untuk menjawabpertanyaan pertanyaan ini, seperti data mengenaibiaya tenaga kerja. Sistem manajemen SDMbiasanya memberikan informasi lainnya, sepertidata tentang keahlian pegawai. Tetapi, informasi

lainnya seperti moral pegawai tidak dikumpulkanbaik sistem penggajian maupun manajemen SDM.Selain data yang dihasilkan secara internal, datayang dihasilkan secara eksternal pun dipakai dalam

pembuatan keputusan seperti tarif pajak,rata-ratapergantian pegawai dan ketidakhadiran. Model datayang didesain dengan baik dapat memfasilitasiintegrasi yang efektif atas semua informasi ini.


23/25

Manfaat Model Data

Model data membuat informasi menjadi lebih mudah diaksesoleh para manajer , maka model data mendorong keputusan yanglebih baik mengenai bagaimana sumber daya manusia digunakandan dikembangkan (contoh: pertukaran informasi sesama pegawaiantar perusahaan dengan menggunakan perusahaan jasa

professional untuk menangani suatu masalah tertentu), selain itujuga mempermudah perusahaan mengawasi bahwa para pegawaimemang benar-benar menghadiri kelas pelatihan yang tepat danmeningkatkan keahlian mereka.

Para pegawai dapat melakukan banyak aktivitas manajemen SDM

secara lebih efisien, sehingga dapat mengurangi biaya (contoh:pengumpulan surat lamaran secara online dapat didownload dandisimpan secara otomatis sehingga tak menghabiskan waktuuntuk entri data secara manual dan biaya).


24/25

Pertimbangan Pengendalian

Diagram REA sangat berguna unutk menilai pengendalian pengendalian karena menunjukan pelaku internal mana yangteribat dalam suatu kegiatan. Apabila REA diimplementasikandalam sebuah DBMS maka komputer dapat diprogram untukmendorong pemisahan tugas dengan cara mencegah seseorang

untuk melakukan fungsi yang tidak dapat disatukan. Selain itu DBMS juga meningkatkan pentingnya pengendalian

akses yang efektif dan membantu mengendalikan akses denganmengizinkan akses terbatas dimana pengguna hanya bisamengakses tampilan saja.

Dengan DBMS, pembuatan cadangan yang memadai dan prosedurpemulihan dari bencana juga menjadi hal yang sangat penting.


25/25

TERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIH

TERIMA KASIH

TERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIH

TERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIH

Siklus HRD dan penggajian

Documents

Transcript of Siklus HRD dan penggajian