Memperkenalkan pelaporankeberlanjutan untuk UKM

Dokumen ini dapat diunduh gratisdi www.globalreporting.org

Siap untuk Melaporkan?

2 | SIAP UNTUK MELAPORKAN? MEMPERKENALKAN PELAPORAN KEBERLANJUTAN UNTUK UKM

Daftar Isi

HAK CIPTAHak cipta dokumen ini dilindungi oleh StichtingGlobal Reporting Initiative (GRI). Diizinkan memperbanyak dan menyebarluaskan dokumen ini untuk tujuan informasi tanpa izin terlebih dahulu dari GRI.

Namun, baik dokumen ini maupun ekstraksi dari dokumen ini tidak boleh diperbanyak, disimpan, diterjemahkan, atau ditransfer dalam bentuk apa pun atau dengan cara apa pun (elektronik, mekanik, fotokopi, rekaman, atau lainnya) untuk tujuan lain tanpa izin tertulis sebelumnya dari GRI.

Global Reporting Initiative, logo Global Reporting Initiative, Pedoman Pelaporan Keberlanjutan, dan GRI adalah merek dagang Global Reporting Initiative.

© 2014 Global Reporting Initiative

TENTANG GRIGlobal Reporting Initiative (GRI) mendorong penerapan pelaporan keberlanjutan sebagai cara bagi perusahaan dan organisasi agar menjadi lebih berkelanjutan dan berkontribusi terhadap ekonomi global yang berkelanjutan.

Misi GRI adalah untuk membuat pelaporan keberlanjutan menjadi praktik standar. Agar semua perusahaan dan organisasi dapat melaporkan kinerja dan dampak ekonomi, lingkungan, sosial, serta tata kelola mereka, GRI membuat Pedoman Pelaporan Keberlanjutan tidak berbayar.

GRI adalah organisasi nirlaba berbasis jaringan; kegiatannya melibatkan ribuan tenaga profesional dan organisasi dari beragam sektor, konstituen, dan wilayah.

www.globalreporting.org

Kontak: info@globalreporting.org

PENAFIANDireksi GRI, StichtingGlobal Reporting Initiative atau mitra kerjanya tidak bertanggung jawab atas akibat atau kerugian yang timbul, secara langsung atau tidak langsung, dari penggunaan publikasi GRI. Temuan dan pandangan yang diungkapkan dalam dokumen ini tidak mewakili pandangan, keputusan atau kebijakan GRI atau mitra kerjanya, dan penyebutan nama dagang atau proses komersial bukan merupakan dukungan.

KATA PENGANTAR 3

TUJUAN BUKLET 3

BAGIAN A: NILAI PELAPORAN KEBERLANJUTAN UNTUK UKM 4

BAGIAN B: PROSES PELAPORAN GRI UNTUK UKM 8

UCAPAN TERIMA KASIH 19

PENGEMBANGAN PUBLIKASIPengembangan kontenEnrique Torres Rodriguez, GRI

Pengawasan umumÁsthildur Hjaltadóttir, GRI

Revisi TeksCarinne Allinson

Desain dan Tata LetakMark Bakker, Scribbledesign

Terjemahan dan tata letak buklet versi Indonesia dilakukan oleh Strategic Agenda LLP.

FotografiSampul: © iStockphoto.comHalaman 4, 8, 15, 17, 18, 19: © iStockphoto.comHalaman 14: Creative Commons/Thomas

3 | SIAP UNTUK MELAPORKAN? MEMPERKENALKAN PELAPORAN KEBERLANJUTAN UNTUK UKM

Kata Pengantar

Tujuan Buklet

klien Anda. Dengan mengembangkan dan mengomunikasikan pemahaman Anda tentang hubungan antara keberlanjutan dan bisnis Anda, perusahaan Anda dapat mengukur kinerjanya dan mengelola perubahan. Hal ini akan mendorong pengembangan dan inovasi di dalam perusahaan Anda.

Dalam beberapa tahun terakhir, Usaha Kecil Menengah (UKM) di berbagai daerah telah mulai memublikasikan laporan keberlanjutan mereka. GRI telah mengikuti gerakan ini melalui berbagai proyek sejak 2008. UKM yang telah berpartisipasi dalam proyek-proyek tersebut mengatakan bahwa nilai proses pelaporan jauh lebih besar daripada perkiraan mereka pada awal proses. Mereka menemukan bahwa pelaporan keberlanjutan membantu mereka mengidentifikasi masalah mereka yang paling signifikan untuk difokuskan dan, dari situ, meningkatkan produktivitas serta melakukan penghematan biaya. Selain itu, daya saing mereka sering meningkat setelah memperoleh akses ke pasar dan klien baru.

Kesimpulannya, pengalaman GRI adalah banyak UKM yakin bahwa ada hubungan yang jelas antara pelaporan keberlanjutan dan pencapaian perubahan nyata di dalam perusahaan mereka.

Dengan pemikiran tersebut, GRI mengajak Anda untuk “Siap Melaporkan”!

Penting untuk diketahui!Usaha Kecil Menengah (UKM) adalah kategori usaha dengan ambang batas skala tertentu, sering ditentukan berdasarkan jumlah karyawan dan omset (penerimaan) tahunan. Ambang batas ini biasanya ditentukan oleh pemerintah dan beragam di berbagai sektor, dengan jumlah maksimum karyawan 250-1.000 orang dan omset sampai €50 juta. Kriteria lain menentukan skala usaha menengah atau kecil. Beberapa negara bahkan mengidentifikasi usaha “mikro” sebagai kategori usaha yang lebih kecil. Menurut United Nations Industrial Development Organization (UNIDO), UKM mendominasi lebih dari 90% usaha di seluruh dunia dan rata-rata mendominasi 50% Produk Domestik Bruto (PDB) di semua negara dan 60% karyawan mereka.

Sebagai pengusaha kecil menengah, Anda membaca buklet ini karena Anda ingin mengetahui lebih banyak tentang pelaporan keberlanjutan. Mari kita asumsikan perusahaan Anda adalah salah satu dari Usaha Kecil Menengah (UKM) yang jumlahnya semakin meningkat yang menyadari pentingnya memiliki pemahaman yang lebih baik tentang dampak keberlanjutan Anda dan bagaimana membuat bisnis Anda berjalan lebih berkelanjutan dan mungkin bahkan mengomunikasikan kinerja keberlanjutan Anda. Namun Anda mungkin memiliki banyak pertanyaan, misalnya... Mengapa perusahaan Anda harus melakukan pelaporan keberlanjutan? Mengapa Anda harus menggunakan Pedoman Pelaporan Keberlanjutan dari Global Reporting Initiative (GRI)? Apa yang harus perusahaan Anda lakukan untuk mengambil langkah pertama? Buklet ini akan membantu Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut.

Laporan keberlanjutan memberikan informasi tentang dampak terpenting perusahaan Anda - baik positif atau negatif - terhadap lingkungan, masyarakat, dan ekonomi. Pedoman Pelaporan Keberlanjutan GRI adalah standar pelaporan keberlanjutan yang paling komprehensif dan paling banyak digunakan di dunia. G4, generasi keempat Pedoman GRI, diluncurkan pada Mei 2013, dan melibatkan konsultasi ekstensif dengan para pemangku kepentingan serta dialog dengan ratusan pakar di seluruh dunia, dari berbagai sektor, termasuk perusahaan, masyarakat sipil, organisasi buruh, akademisi, dan lembaga keuangan. Tujuan G4 adalah membantu pelapor menyiapkan laporan keberlanjutan yang bermakna sehingga pelaporan keberlanjutan yang mantap dan terarah menjadi praktik standar. Perusahaan Anda dapat menggunakan Pedoman ini untuk menyusun laporan keberlanjutan Anda, dan dalam prosesnya, dapat menghasilkan informasi yang andal, relevan, dan terstandardisasi tentang dampak dan kinerja keberlanjutan Anda. Informasi ini kemudian dapat digunakan untuk menilai peluang dan risiko, serta memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih matang - baik di dalam perusahaan Anda maupun di antara para pemangku kepentingan, misalnya

Buklet ini adalah untuk UKM yang mempertimbangkan apakah pelaporan keberlanjutan ini relevan bagi mereka dan, jika relevan, bagaimana memulai proses pelaporan tersebut. Buklet ini memberikan pendahuluan sederhana pada pelaporan keberlanjutan menggunakan Pedoman G4 dari GRI sehingga perusahaan Anda dapat mengambil langkah awal dalam perjalanan pelaporan keberlanjutannya. Pendahuluan ini akan dilakukan dengan:

• Membuat kasus untuk pelaporan keberlanjutan untuk UKM: Bagian A menjelaskan manfaat internal dan eksternal

dari pelaporan keberlanjutan berdasarkan pengalaman dan kesaksian UKM yang telah terlibat dengan GRI dalam beberapa proyek sejak 2008.

• Memperkenalkan lima langkah mudah untuk menyusun laporan keberlanjutan dengan menggunakan Pedoman G4: Bagian B memperinci langkah-langkah untuk menyusun laporan keberlanjutan GRI dengan menggunakan model GRI lima tahap untuk proses pelaporan keberlanjutan: Siapkan, Hubungkan, Definisikan, Pantau, dan Laporkan

Foreword

4 | SIAP UNTUK MELAPORKAN? MEMPERKENALKAN PELAPORAN KEBERLANJUTAN UNTUK UKM

Contents Bagian A

Nilai pelaporan keberlanjutan untuk UKM

5 | SIAP UNTUK MELAPORKAN? MEMPERKENALKAN PELAPORAN KEBERLANJUTAN UNTUK UKM

1. Nilai perubahan internal (manfaat internal)2. Nilai pengakuan (manfaat eksternal)

Bagian ini menguraikan hal-hal yang telah ditemukan oleh UKM yaitu nilai pelaporan keberlanjutan. Ini

berdasarkan kesaksian dari hampir 400 UKM yang telah bekerja dengan GRI dalam sejumlah proyek yang diprakarsai oleh GRI.1 Bagian ini dibagi menjadi dua: “Nilai perubahan internal” (manfaat internal) dan “Nilai pengakuan” (manfaat eksternal).

Nilai pelaporan keberlanjutan untuk UKM

Nilai pelaporan keberlanjutan

1) Proyek-proyek tersebut telah dilaksanakan dalam Progam GANTSCH GRI dari 2009 sampai 2012 dan Program Transparansi Usaha sejak 2013. Lihat www.globalreporting.org/reporting/reporting-support/support/Pages/default.aspx untuk informasi lebih lanjut.

Visi & Strategi

Sistem Manajemen

Kekuatan & Kelemahan

Motivasi Karyawan

NILAI PERUBAHAN

INTERNAL (MANFAAT INTERNAL)

NILAI PENGAKUAN (MANFAAT EKSTERNAL)

Reputasi & Kepercayaan

Menarik Pendanaan

Keunggulan Kompetitif

Pelibatan Pemangku Kepentingan

6 | SIAP UNTUK MELAPORKAN? MEMPERKENALKAN PELAPORAN KEBERLANJUTAN UNTUK UKM

1. Nilai perubahan internal (manfaat internal)

1.1 MENGEMBANGKAN VISI DAN STRATEGI KEBERLANJUTAN Proses pelaporan mendorong perusahaan Anda untuk mengidentifikasi visi dan strategi Anda agar dapat berjalan secara lebih berkelanjutan serta memberikan produk dan layanan yang lebih berkelanjutan. Selama proses pelaporan, Anda dapat mengidentifikasi hubungan antara pelaksanaan proses pelaporan dan pengembangan strategis Anda.

1.2 MENINGKATKAN SISTEM MANAJEMEN, PROSES INTERNAL DAN MENETAPKAN TUJUANManfaat utama dari proses pelaporan adalah memungkinkan perusahaan Anda melacak kemajuan dan menyoroti area yang membutuhkan peningkatan, sehingga Anda dapat mengelola apa yang Anda ukur dan melakukan perubahan jika diperlukan. Setelah perusahaan Anda melacak dan me-nilai kinerjanya, Anda dapat mengidentifikasi area yang dapat Anda kembangkan lebih baik, misalnya peningkatan potensi produktivitas dan pengurangan biaya. Setelah perusahaan Anda memulai pelaporan, ekspektasi akan bertambah agar tujuan kinerja Anda terus meningkat.

1.3 MENGIDENTIFIKASI KEKUATAN DAN KELEMAHAN Proses pelaporan memberikan peringatan dini tentang titik-titik masalah - dan menunjukkan peluang yang tidak terduga. Penemuan tersebut dapat membantu manajemen perusahaan Anda untuk mengevaluasi perkembangan yang berpotensi merusak sebelum hal tersebut muncul sebagai kejutan yang tidak diinginkan (yaitu manajemen risiko), dan/atau mengambil peluang sebelum kompetitor Anda. Anda mungkin juga menemukan bahwa selama proses pelapo-ran beberapa masalah tidak dikelola sebaik yang Anda pikir sebelumnya. Hal ini dapat mempertaruhkan reputasi peru-sahaan Anda. Hal yang juga biasa terjadi adalah perusahaan Anda akan mengidentifikasi masalah penting yang tidak pernah terpikir sebelumnya.

1.4 MENARIK, MEMOTIVASI DAN MEMPERTAHANKAN KARYAWANStandar kinerja dan reputasi perusahaan Anda yang tinggi merupakan “hal tak berwujud” yang membantu menarik dan memotivasi karyawan. Proses pelaporan menunjukkan bahwa perusahaan Anda tidak hanya “bicara” tentang masalah keberlanjutan, tapi juga secara publik siap untuk berdiskusi, mengukur, dan bertindak atas masalah tersebut. Hal tersebut akan menambah kepercayaan antara perusahaan Anda sebagai pemberi kerja dan karyawan sehingga meningkatkan reputasi Anda. Pada akhirnya, tenaga kerja Anda akan berkontribusi lebih banyak dan bekerja lebih lama jika dimotivasi, didayagu-nakan, dan sesuai dengan tujuan strategis.

“Pelaporan keberlanjutan adalah komitmen untuk memantau masalah-masalah tersebut dengan lebih akurat dan juga meningkatkan pelibatan para pemangku kepentingan untuk mengurangi dampak negatif dan menambah dampak positif.” - Jorge Quintas Serrano, Pemilik/Direktur, Quintas&Quintas, Portugal (Sektor Kelistrikan)

“Pelaporan dalam Rerangka GRI adalah tentang mengajukan pertanyaan tentang dampak ekonomi, sosial, dan lingkungan dari kegiatan Anda dan mencari jawaban bersama dengan staf Anda. Proses ini mendorong peningkatan kesadaran karyawan dan staf termotivasi serta penambahan tingkat produktivitas.” - Seyhan Yilmaz, Manajer Pemasaran, TopkapiIplik San. Ve Tic., Turki (Industri Tekstil)

“Kami telah melihat dan mengamati bahwa banyak penghematan yang mungkin dilakukan serta banyak cara untuk membuat kami lebih efisien. Hal ini hanya mungkin setelah pengumpulan data energi, konsumsi bahan, dan pemantauan produktivitas tenaga kerja kami.” - Imran Shabbir, Direktur Utama, Ali Trading Co. Ltd, Pakistan (Produsen Alat Olahraga)

“Menyelesaikan laporan keberlanjutan berarti berefleksi dan menganalisis, belajar menempatkan nilai-nilai yang dapat dihitung terhadap keberlanjutan dari seluruh bagian bisnis kami. Hal ini membantu kami mengembangkan tujuan bisnis jangka pendek, menengah, dan panjang.” - Roser Bombardó, Manajer, Socarrel SSL, Spanyol (Layanan Pemberian Saran Kehutanan & Lingkungan)

7 | SIAP UNTUK MELAPORKAN? MEMPERKENALKAN PELAPORAN KEBERLANJUTAN UNTUK UKM

2. Nilai pengakuan (manfaat eksternal)

2.1 MENINGKATKAN REPUTASI, MEMPEROLEH KEPERCAYAAN DAN PENGHARGAANPara pemangku kepentingan utama perusahaan Anda dipengaruhi oleh reputasi, penghargaan, dan kepercayaan yang telah Anda peroleh. Dengan demikian, selalu ada kekhawatiran tentang sejauh apa reputasi perusahaan Anda dapat rusak oleh pengungkapan publik tentang risiko potensial atau berita buruk. Insting natural Anda adalah untuk menghindari pengakuan seperti itu; namun, pelaporan berimbang dapat menciptakan kepercayaan dan penghargaan. Ini artinya pelaporan mencakup tentang hal yang berjalan baik dan hal yang masih bisa ditingkatkan.

2.2 MENARIK PENDANAANPenyedia modal finansial mengajukan pertanyaan sulit tentang perusahaan akhir-akhir ini. Lembaga pemberi pinjaman dan investor semakin mempertimbangkan kinerja dalam berbagai aspek isu keberlanjutan ketika mengevaluasi perusahaan, misalnya tata kelola yang baik, nilai etika, prioritas sosial, dan aksi lingkungan. Lembaga swadaya masyarakat berada dalam situasi yang sama di mana mereka bergantung pada donor dan/atau sponsor untuk membiayai kegiatan proyek mereka. Melaksanakan proses pelaporan GRI dapat membantu perusahaan Anda meningkatkan manajemen umum terhadap isu keberlanjutan dan menjadi siap untuk berbicara secara terbuka tentang kinerja Anda. Hal ini menunjukkan pengelolaan kinerja berkualitas tinggi yang dapat memberikan akses kepada pendanaan.

2.3 TRANSPARANSI DAN DIALOG DENGAN PEMANGKU KEPENTINGANProses pelaporan keberlanjutan merupakan alat yang penting untuk mencapai transparansi dan mengungkapkan kinerja keberlanjutan kepada para pemangku kepentingan perusahaan Anda. Sebagai UKM, pemangku kepentingan Anda adalah klien, pemasok, kelompok penekan masyarakat lokal, penyedia modal finansial, karyawan, dan pemilik. Melalui hubungan yang dapat diciptakan oleh proses pelaporan antara perusahaan Anda dan para pemangku kepentingan, Anda dapat menerima umpan balik tentang operasional bisnis Anda, yang akan memungkinkan Anda mereviu proses-proses dan mengidentifikasi peluang-peluang bisnis.

2.4 MEMPEROLEH KEUNGGULAN KOMPETITIF DAN KEPEMIMPINANPelaporan keberlanjutan masih belum menjadi praktik lazim di seluruh wilayah dan sektor, terutama bagi UKM. Oleh karena itu, perusahaan Anda dapat diidentifikasi sebagai “pemimpin dalam keberlanjutan”. Hal ini penting terutama karena semakin banyak perusahaan besar menyaring pemasok po-tensial dan pemasok mereka sekarang untuk mengetahui kinerja ekonomi, sosial, dan lingkungan mereka serta kemungkinan dampaknya terhadap rantai pasokan mereka sendiri. Dengan dapat menunjukkan komitmen peru-sahaan Anda kepada klien yang ada dan klien potensial untuk menjalankan bisnis secara berkelanjutan, Anda telah meningkatkan peluang untuk dipilih sebagai pemasok yang dikehendaki oleh perusahaan-perusahaan besar.

“Pelaporan mengubah dan membedakan kami dari yang lain, membuat eksportir melirik kami dan kami sekarang dilihat sebagai perintis. Bank dan lembaga keuangan juga mengakui upaya kami.” - Julio Hernandez Flores, Kepala Kesehatan, Keamanan, dan Kesejahteraan Karyawan, Soc. Inmobiliaria Campos del Carmen BajoLtda, Cile (Industri Pertanian)

“Pelaporan keberlanjutan telah memungkinkan kami menunjukkan sinergi dengan orang-orang yang bekerja dengan kami setiap hari. Dengan demikian, pelaporan ini telah memperkuat peran kami dalam ekonomi lokal di wilayah kami sehingga meningkatkan reputasi perusahaan kami.” - Rusó Macau Oliva, Direktur Utama Productes Alimentaris, Spanyol (Produsen Makanan Gourmet)

“Proses pelaporan keberlanjutan merupakan inisiatif yang bermanfaat, terutama karena pemangku kepentingan dapat melihat dan memahami hal yang sedang dilakukan perusahaan terkait dengan keberlanjutan dan isu-isu lain. Pelibatan pemangku kepentingan adalah proses yang baru dan sepadan serta memungkinkan pengembangan pemahaman yang sama tentang arti keberlanjutan bagi SreeSanthosh.” - Vinoth Kumar, Direktur Utama, SreeSanthosh, India (Industri Garmen Tekstil)

“Laporan keberlanjutan memungkinkan kami untuk transparan dalam hal manajemen dan status perusahaan kami sekarang terhadap klien dan konsumen kami. Hal ini membantu kami mengonsolidasi basis konsumen kami yang ada dan juga memperoleh konsumen baru.” - Oriol Antúnez Llonch, Manajer Umum, Fomartgeries Montbru SA, Spanyol (Produsen Keju)

Kesimpulannya, pengalaman GRI menunjukkan semua UKM yang beroperasi dalam berbagai macam konteks yang berbeda dapat melaksanakan pelaporan keberlanjutan tidak hanya sekedar untuk “berbuat baik” tapi juga untuk menjadi perusahaan yang lebih baik dalam prosesnya.

Jadi, sekarang mari kita lihat bagaimana UKM bisa memulai mengambil langkah pertama untuk melakukan pelaporan dengan menggunakan Pedoman G4 GRI…

Bagian B

Proses pelaporan GRI untuk UKM

9 | SIAP UNTUK MELAPORKAN? MEMPERKENALKAN PELAPORAN KEBERLANJUTAN UNTUK UKM

Proses pelaporan keberlanjutan GRI akan membantu perusahaan Anda melaksanakan langkah-langkah untuk membuat laporan keberlanjutan GRI. Termasuk juga usulan tindakan yang dapat dilaksanakan oleh perusahaan Anda untuk mengatasi dampak keberlanjutan dan rencana yang diperlukan untuk mendukung tindakan ini. GRI membagi proses pelaporan ke dalam lima tahap:

Sekarang mari kita lihat kelima tahap tersebut dan kegiatan serta keputusan yang harus diambil dalam setiap tahapnya. Dalam melakukan hal ini, kami akan menganggap perusahaan Anda akan menggunakan Pedoman G4 untuk menyiapkan laporan keberlanjutan Anda.

Pendahuluan1. Siapkan2. Hubungkan3. Definisikan4. Pantau5. Laporkan

Pendahuluan: Model proses pelaporan

Proses pelaporan GRI untuk UKM

L

apor

kan

Siapkan Hubungkan

Pantau De�nisikan

10 | SIAP UNTUK MELAPORKAN? MEMPERKENALKAN PELAPORAN KEBERLANJUTAN UNTUK UKM

Adakan dan buat beberapa pertemuan awal dengan orang-orang yang langsung terlibat dalam proses pelaporan. Tujuan pertemuan ini adalah sebagai berikut:❱❱ Memastikan manajemen tertinggi berkomitmen

terhadap proses.❱❱ Mengidentifikasi daftar awal yang berisi topik

keberlanjutan yang berpotensi relevan dan yang ingin ditindak dan dilaporkan oleh para pembuat keputusan senior di perusahaan Anda. Pikirkan tentang tujuan bisnis perusahaan Anda dan konteks keberlanjutan yang Anda jalankan dan tuliskan dampak ekonomi, lingkungan, dan sosial yang mungkin terpenting, sebagai titik awal. Anda dapat menggunakan daftar ini nanti untuk menginformasikan keputusan Anda di mana para pemangku kepentingan akan terlibat dan caranya (tahap Hubungkan) serta membantu Anda mengidentifikasi semua topik yang mungkin relevan (tahap Definisikan).

❱❱ Capai kesepakatan tentang rencana tindakan untuk proses pelaporan: yaitu, kegiatan dan keputusan apa yang harus diambil (oleh siapa), di setiap tahap proses pelaporan. Rencana tersebut harus juga mencakup estimasi anggaran dan sumber daya staf jika diperlukan. GRI merekomendasikan perusahaan Anda untuk merencanakan selama 10-12 bulan untuk seluruh proses pelaporan.

Tentukan apakah perusahaan Anda akan menyelesaikan laporan pertama yang memenuhi persyaratan Pedoman G4 GRI atau hanya menggunakan G4 sebagai rujukan.4

Agar memenuhi persyaratan G4, laporan perusahaan Anda harus memenuhi kriteria ‘Sesuai’, baik Inti atau Komprehensif. Pilih opsi ‘Sesuai’ yang paling tepat untuk perusahaan Anda.5 Untuk UKM pelapor pertama kali, GRI menyarankan opsi ‘Sesuai’ Inti.

Tentukan apakah perusahaan Anda akan menyusun laporan keberlanjutan yang berdiri sendiri atau apakah informasi yang terkait keberlanjutan akan dimasukkan dalam laporan lain (misalnya Laporan Tahunan).

Tujuan utama dalam tahap ini adalah bersiap untuk memulai proses pelaporan.

Daftar CentangBerikut ini adalah daftar centang kegiatan dan keputusan utama untuk perusahaan Anda pada tahap ini:

Pilih tim pelaporan keberlanjutan yang akan mengoordinasikan proses pelaporan. Meskipun tim ini mungkin saja terdiri atas satu orang (dalam kasus perusahaan mikro, misalnya), disarankan agar Anda memiliki tim yang terdiri atas staf, lebih dikehendaki yang mewakili setiap departemen di perusahaan Anda.

Anggota tim pelaporan keberlanjutan harus mengetahui Pedoman G4.2 Ini bukan berarti mereka harus mengetahui G4 secara terperinci. Tetapi, mereka harus mengetahui bagaimana struktur G4 dan di mana mencari informasi yang relevan ketika diperlukan. GRI menyarankan Anda memulai dengan membaca dokumen ‘‘Pendahuluan G4: Generasi berikutnya dari pelaporan keberlanjutan’’3 sebelum mengetahui Pedoman G4 lebih terperinci. Ini memberikan gambaran sederhana tentang fitur dan elemen utama dari Pedoman G4.

Penting untuk diketahui!G4 disajikan dalam dua dokumen terpisah:Prinsip-prinsip Pelaporan dan Pengungkapan Standar. Prinsip-prinsip Pelaporan GRI adalah kriteria yang harus digunakan untuk memandu keputusan Anda yang dibuat melalui proses pelaporan. Prinsip ini terdiri dari empat Prinsip-prinsip untuk Menentukan Konten dan enam Prinsip-prinsip untuk Menentukan Kualitas Laporan. Pengungkapan Standar adalah ‘pertanyaan’ GRI yang Anda jawab dalam laporan Anda. Prinsip ini terdiri atas Pengungkapan Standar Umum dan Khusus.

Panduan Penerapan: Ini adalah bagian ‘cara’, dan memberikan saran serta rekomendasi terperinci untuk pelaporan dengan G4.

Pedoman G4 juga tersedia sebagai perangkat online. Anda bisa mengakses ini dari situs web GRI. Penting bahwa Anda mengetahui struktur G4 sebelum menggunakan perangkat online G4. G4 tersedia dalam beberapa bahasa. Anda dapat menemukan gambaran ini di situs web GRI.

1. Siapkan: Rencanakan proses pelaporan Anda

2) Pedoman G4 GRI dapat diunduh secara gratis dari situs web GRI: www.globalreporting.org/reporting/g4/Pages/default.aspx. 3) Tersedia untuk diunduh secara gratis dari situs web GRI: www.globalreporting.org/resourcelibrary/GRI-An-introduction-to-G4.pdf.4) Lihat Prinsip-prinsip Pelaporan dan Pengungkapan Standar G4, hlm. 13-14.5) Lihat Prinsip-prinsip Pelaporan dan Pengungkapan Standar G4, hlm. 11-13.

11 | SIAP UNTUK MELAPORKAN? MEMPERKENALKAN PELAPORAN KEBERLANJUTAN UNTUK UKM

Tentukan apakah laporan perusahaan Anda akan juga mencantumkan standar (nasional dan/atau internasional), kerangka, dan peraturan lain, seperti persyaratan pelaporan tentang tenaga kerja atau lingkungan yang harus dipatuhi perusahaan Anda.

Penting untuk diketahui!Pedoman G4 mencakup rujukan ke rerangka lain yang dikenal luas, dan dirancang sebagai rerangka konsolidasian untuk kinerja pelaporan dengan berbagai koda dan norma keberlanjutan.Rerangka global ini termasuk Pedoman OECD untuk Perusahaan Multinasional, Prinsip Global Compact PBB, dan Prinsip Pedoman Bisnis dan Hak Asasi Manusia PBB. G4 juga mencakup rujukan ke konvensi internasional utama yang sering menginformasikan legislasi nasional. Misalnya, Konvensi Organisasi Buruh Internasional (ILO) untuk peraturan tenaga kerja.

Adakan pertemuan dengan anggota staf perusahaan Anda untuk menjelaskan apa yang akan dilakukan, mengapa hal ini penting bagi perusahaan Anda, dan apa yang akan diharapkan dari berbagai departemen pada berbagai tahap proses pelaporan. Ini harus menjadi awal komunikasi yang berlanjut dengan staf untuk memastikan adanya pemahaman dan komitmen di seluruh perusahaan selama proses pelaporan.

“Melaporkan pencapaian dan tantangan keberlanjutan kami menjadi peluang untuk berbagi dan membandingkan kinerja lingkungan dan sosial kami dalam praktik internasional, dan untuk mengidentifikasi area yang belum termasuk dalam strategi keberlanjutan kami.” - Carlos Marin Morales, Manajer Umum, Alltournative SA de CV, Meksiko (Sektor Pariwisata)

12 | SIAP UNTUK MELAPORKAN? MEMPERKENALKAN PELAPORAN KEBERLANJUTAN UNTUK UKM

utama bagi perusahaan Anda. Daftar awal topik yang mungkin relevan yang diidentifikasi oleh perusahaan Anda pada tahap Siapkan dapat berguna untuk menginformasikan keputusan Anda tentang pemangku kepentingan utama.

Pertimbangkan bagaimana perusahaan Anda akan berkomunikasi dengan pemangku kepentingan Anda. Saat menyiapkan pelibatan pemangku kepentingan, ada dua faktor penting untuk dipertimbangkan: tujuan konsultasi (apa yang akan ditanyakan) dan format konsultasi (bagaimana akan bertanya). Daftar awal topik yang mungkin relevan yang diidentifikasi oleh perusahaan Anda pada tahap Siapkan dapat berguna untuk menginformasikan keputusan Anda tentang apa yang akan ditanyakan kepada para pemangku kepentingan utama. Konsultasi dapat dilakukan secara kelompok atau individu. Konsultasi dapat bertatap muka atau jarak jauh. Bagaimana melibatkan pemangku kepentingan bergantung pada tujuan konsultasi, jenis pemangku kepentingan, sifat perusahaan Anda, dan juga sumber daya yang tersedia.

Hasil pelibatan pemangku kepentingan perusahaan Anda adalah daftar topik keberlanjutan yang dianggap penting oleh pemangku kepentingan Anda. Tim pelaporan keberlanjutan kemudian akan harus mereviu daftar tersebut untuk memberikan rekomendasi kepada pembuat keputusan senior tentang topik yang akan dilaporkan.

Tujuan utama dalam tahap ini adalah untuk mengidentifikasi siapa pemangku kepentingan utama perusahaan Anda dan bagaimana Anda akan terlibat dengan mereka. Proses ini disebut ‘pelibatan pemangku kepentingan’.

Hal ini penting karena saat memutuskan apa yang tercakup dalam laporan Anda, Anda harus mempertimbangkan hal-hal yang terkait dengan kegiatan perusahaan Anda yang dianggap paling penting oleh kelompok dan individu ini.

Penting untuk diketahui!Dalam Pedoman GRI, pemangku kepentingan didefinisikan sebagai “entitas atau individu yang dengan sewajarnya diperkirakan secara signifikan dapat terpengaruh oleh kegiatan, produk, dan jasa organisasi; serta yang tindakannya dengan sewajarnya diperkirakan dapat memengaruhi kemampuan organisasi untuk berhasil menerapkan strategi dan mencapai tujuannya.” (Panduan Penerapan G4, hlm. 9)

Daftar CentangBerikut ini adalah daftar centang kegiatan dan keputusan utama untuk perusahaan Anda pada tahap ini:

Sebagai permulaan, disarankan agar Anda memastikan bahwa Anda memahami Prinsip-prinsip Pelibatan Pemangku Kepentingan.6 Baca Panduan Penerapan (hlm. 9-10) untuk memahami definisi GRI tentang pemangku kepentingan dan juga apa yang diberikan GRI sebagai panduan cara menerapkan Prinsip ini.

Identifikasi pemangku kepentingan umum yang akan diajak berdiskusi oleh perusahaan Anda dalam hal umpan balik tentang topik dan dampak keberlanjutan

2. Hubungkan: Kumpulkan masukan dari pemangku kepentingan utama

6) Prinsip-prinsip Pelibatan Pemangku Kepentingan adalah salah satu Prinsip-prinsip untuk Menentukan Konten Laporan.

“Sebagai perusahaan yang memberikan layanan keberlanjutan, penting bagi kami untuk menjalani nilai-nilai kami dan memimpin dengan memberikan teladan dalam menjalankan bisnis yang berkelanjutan. Pelaporan memberikan peluang kepada perusahaan untuk memahami akibat dan implikasi untuk berupaya meningkatkan kinerja keberlanjutan kami.” - Nick Rockey, Direktur Utama, Trialogue, Afrika Selatan (Layanan Pemberian Saran tentang CSR)

13 | SIAP UNTUK MELAPORKAN? MEMPERKENALKAN PELAPORAN KEBERLANJUTAN UNTUK UKM

pentingnya dan penekanan dalam laporan harus mencerminkan prioritas relatif dari Aspek Material tersebut.” (Panduan Penerapan G4, hlm.11). Pedoman G4 mencantumkan proses empat langkah (Identifikasi, Prioritasi, Validasi, dan Reviu) untuk membantu Anda memutuskan Aspek dan Boundary material perusahaan Anda. Setiap langkah tersebut mencakup elemen spesifik dari cara untuk mendefinisikan ‘apa yang penting dan di mana hal tersebut penting’, dan menggunakan Prinsip-prinsip untuk Menentukan Konten Laporan tertentu.

Penting untuk diketahui!Model untuk proses empat langkah GRI terdapat dalam Prinsip-prinsip Pelaporan dan Pengungkapan Standar G4, hlm. 90. Hal tersebut dijelaskan lebih terperinci dalam Panduan Penerapan G4, hlm. 31-39. Proses ini adalah Panduan dan meskipun disarankan oleh GRI, sebuah organisasi tidak wajib melakukan laporan yang ‘Sesuai’ dengan G4. Tetapi, perusahaan harus menerapkan Prinsip-prinsip untuk Menentukan Konten Laporan dan menjelaskan bagaimana perusahaan menerapkannya untuk menentukan konten laporan.

Daftar CentangBerikut ini adalah daftar centang kegiatan dan keputusan utama untuk perusahaan Anda pada tahap ini:

Identifikasi:❱❱ Identifikasi berbagai topik keberlanjutan yang

mungkin relevan. Gunakan Prinsip-prinsip Pelaporan untuk Pelibatan Pemangku Kepentingan dan Konteks Keberlanjutan untuk melakukan ini.7

❱❱ Untuk setiap topik yang telah diidentifikasi relevan, tim pelaporan keberlanjutan perusahaan Anda harus menilai dampak terkait dan di mana dampak tersebut terjadi.

❱❱ Dampak ini dapat terjadi dalam perusahaan Anda tapi dapat juga terjadi dalam organisasi di luar perusahaan Anda yang memiliki hubungan (misalnya pemasok, distributor). Dampak untuk topik yang sama dapat terjadi di dalam dan di luar perusahaan Anda (misalnya emisi).8

Prioritasi: Persempit daftar topik yang relevan dari langkah sebelumnya menjadi topik terpenting bagi perusahaan Anda (“Aspek material”) dan di mana dampak terkait utama terjadi (“Boundary”). Prinsip-prinsip Pelaporan untuk Pelibatan Pemangku

Tujuan utama dalam tahap ini adalah untuk mendefinisikan Aspek-aspek material (apa yang penting) dan Boundary (di mana hal tersebut penting) untuk laporan perusahaan Anda. Ini berarti mendefinisikan masalah yang sangat penting untuk mencapai tujuan keberlanjutan perusahaan Anda, menanggapi kebutuhan informasi pemangku kepentingan, dan mengelola dampak Anda terhadap ekonomi, lingkungan, dan masyarakat. Ini adalah hal-hal yang terkait langsung dengan strategi bisnis utama perusahaan Anda. Dengan cara ini, G4 menempatkan konsep “materialitas” di pusat pelaporan keberlanjutan.

Istilah dari paragraf di atas sangat penting untuk memahami proses GRI untuk memutuskan konten laporan Anda. Oleh karena itu, mari kita lihat bagaimana setiap istilah didefinisikan dalam Pedoman G4.

“Aspek” adalah nama yang diberikan GRI untuk subjek keberlanjutan yang tercakup dalam Pedoman (lihat Prinsip-prinsip Pelaporan dan Pengungkapan Standar G4 Tabel 5 hlm. 44).

“Aspek Material” adalah hal-hal yang “mencerminkan dampak ekonomi, lingkungan, dan sosial organisasi yang signifikan; atau yang secara nyata memengaruhi asesmen dan keputusan para pemangku kepentingan” (Prinsip-prinsip Pelaporan dan Pengungkapan Standar G4, hlm. 92).

“Boundary” (“Aspek Boundary”) adalah uraian di mana dampak terjadi untuk setiap Aspek Material. Untuk ini, perusahaan Anda harus mempertimbangkan dampak di dalam dan di luar perusahaan Anda. Boundary dapat bervariasi berdasarkan pada Aspek yang dilaporkan perusahaan Anda (Prinsip-prinsip Pelaporan dan Pengungkapan Standar G4, hlm. 92).

“Materialitas” dijelaskan dalam G4 sebagai berikut:“Organisasi dihadapkan dengan beragam topik yang dapat mereka laporkan. Topik-topik yang relevan adalah yang secara wajar dapat dianggap penting untuk mencerminkan dampak ekonomi, lingkungan, dan sosial organisasi, atau memengaruhi keputusan pemangku kepentingan, dan, oleh karena itu, sudah seharusnya berpotensi pantas disertakan dalam laporan.Materialitas adalah ambang batas di mana Aspek menjadi cukup penting untuk dilaporkan.Di luar ambang ini, tidak semua Aspek Material sama

3. Definisikan: Tentukan konten laporan Anda

7) ) Ini adalah dua dari Prinsip-prinsip Pelaporan untuk Menentukan Konten Laporan. Lihat Panduan Penerapan G4, hlm. 9-11.8) Lihat Panduan Penerapan G4, hlm. 33-35, untuk penjelasan langkah ini.

14 | SIAP UNTUK MELAPORKAN? MEMPERKENALKAN PELAPORAN KEBERLANJUTAN UNTUK UKM

• Daftar Aspek material dan Boundary yang disarankan untuk setiap Aspek.

• Kriteria yang digunakan untuk membuat daftar di atas.

• Usulan tentang seberapa banyak informasi harus diungkapkan untuk setiap Aspek material. Ini mencakup Pengungkapan Pendekatan Manajemen (DMA) dan indikator yang akan dilaporkan oleh perusahaan Anda untuk setiap Aspek material. Anda dapat membaca penjelasan tentang DMA dan Indikator di bawah ini.

Untuk opsi ‘Sesuai’ Inti, Anda harus melaporkan setidaknya satu Indikator untuk setiap Aspek material serta DMA.

Penting untuk diketahui!Pengungkapan Pendekatan Manajemen (DMA) memberikan peluang kepada perusahaan Anda untuk menjelaskan bagaimana Anda mengelola dampak material ekonomi, lingkungan, atau sosial (Aspek) DMA berfokus pada tiga hal: menjelaskan mengapa Aspek

Kepentingan dan Materialitas harus digunakan dalam langkah ini.9 Tugas tim pelaporan keberlanjutan dalam tahap Prioritasi termasuk berikut ini: ❱❱ Untuk setiap Aspek, nilai seberapa penting Aspek

tersebut terhadap a. asesmen dan keputusan pemangku kepentingan dan b. dampak ekonomi, lingkungan, dan sosial perusahaan Anda.10 Aspek tersebut dapat dianggap ‘Material’ jika dianggap penting berdasarkan pandangan keduanya tapi mungkin juga dianggap ‘Material’ karena cukup penting berdasarkan salah satu pandangan.

❱❱ Definisikan alasan (‘kriteria’) mengapa sebuah Aspek ‘material’.11

❱❱ Tentukan seberapa jauh informasi harus diungkapkan untuk setiap Aspek material (‘cakupan’). Sebagai aturan umum, Aspek yang memiliki prioritas pelaporan lebih tinggi harus mendapatkan cakupan yang lebih luas.12

❱❱ Buat rekomendasi untuk pembuat keputusan senior di perusahaan Anda agar mencakup hal-hal berikut ini:

9) Ini adalah dua dari Prinsip-prinsip Pelaporan untuk Menentukan Konten Laporan. Lihat Panduan Penerapan G4, hlm. 9-10 dan 11-12.10) Lihat Panduan Penerapan G4, hlm. 36-37.11) Lihat Panduan Penerapan G4, Gambar 6 (hlm. 37) untuk ilustrasi matriks prioritasi Aspek.12) Lihat penjelasan ini dalam Panduan Penerapan G4, hlm. 38.

Tips untuk tahap identifikasi

❱ Perusahaan Anda dapat memulai pelibatan pemangku kepentingan dengan memberikan daftar Aspek G4 GRI untuk mereka pertimbangkan. Tabel 1 pada hlm. 9 Prinsip-prinsip Pelaporan dan Pengungkapan Standar G4 memberikan gambaran tentang hal tersebut. Selain itu, perusahaan Anda harus memastikan apakah GRI telah mengembangkan Panduan Sektor untuk sektor Anda. Jika demikian, Anda harus melihat Pengungkapan Sektor GRI untuk topik lain yang mungkin relevan. Cantumkan topik lain yang spesifik bagi perusahaan Anda. Ini adalah saat yang baik bagi perusahaan Anda untuk kembali ke daftar awal topik keberlanjutan yang mungkin relevan (diidentifikasi dalam tahap Siapkan). Dengan cara ini, perusahaan Anda dapat memastikan bahwa semua topik yang mungkin relevan sedang dipertimbangkan.

❱ Perusahaan Anda harus merencanakan pelibatan pemangku kepentingan untuk memberikan berbagai topik yang dimungkinkan. Ini berarti terlibat dengan berbagai kelompok pemangku kepentingan dan meminta umpan balik mereka tentang berbagai topik yang potensial. Gunakan metode dialog yang memungkinkan hal ini (misalnya survei atau kuesioner).

15 | SIAP UNTUK MELAPORKAN? MEMPERKENALKAN PELAPORAN KEBERLANJUTAN UNTUK UKM

tersebut material, bagaimana dampaknya dikelola, dan bagaimana pendekatan pengelolaan Aspek ini dievaluasi. Lihat Panduan Penerapan G4 untuk panduan tentang cara pelaporan DMA (hlm. 63-65).

Indikator memungkinkan perusahaan Anda memberikan informasi sebanding tentang dampak ekonomi, lingkungan, dan sosial serta kinerja Anda. G4 memuat Indikator untuk berbagai masalah keberlanjutan. Misalnya, Indikator ini bisa mencakup pemakaian air, kesehatan dan keselamatan, hak asasi manusia atau dampak organisasi terhadap masyarakat lokal. Lihat Panduan Penerapan G4 untuk panduan tentang cara melaporkan setiap Indikator G4 (hlm. 66-235).

Validasi: Sekarang saatnya bagi pembuat keputusan senior di perusahaan Anda untuk mengambil keputusan akhir berdasarkan rekomendasi dari tim pelaporan keberlanjutan. Diskusi ini harus mempertimbangkan Prinsip-prinsip Kelengkapan dan menerapkan uji yang terkait.13 Baca Panduan Penerapan G4 (hlm. 38-39) untuk penjelasan tahap ini.

Anda sekarang sampai di akhir tahap Definisikan dan pada titik ini harus dapat menanggapi seluruh Pengungkapan Standar G4 yang terkait dengan Aspek dan Boundary material yang teridentifikasi serta PelibatanPemangku Kepentingan.14

13) Ini adalah salah satu Prinsip-prinsip Pelaporan untuk Menentukan Konten Laporan. Lihat Panduan Penerapan G4, hlm.12-13.14) Pengungkapan Standar untuk Aspek dan Boundary material yang teridentifikasi adalah G4-17 sampai G4-23 dan untuk Pelibatan Pemangku Kepentingan adalah G4-24 sampai G4-27.

“Manfaat utama bagi kami adalah menyatukan proses evaluasi yang terus menerus yang meningkatkan manajemen kami setiap hari.”

- Tònia Florit, Direktur Utama, Caritas Diocesana de Menorca, Spanyol (Sektor Nirlaba)

Tips untuk tahap prioritasi

❱ Pada tahap Prioritasi, Anda mungkin harus mendapatkan klarifikasi tentang beberapa umpan balik yang diberikan dalam tahap identifikasi. Hal ini dapat berarti tim pelaporan keberlanjutan kembali ke beberapa pemangku kepentingan untuk memperoleh informasi lebih mendalam. Hal tersebut akan melibatkan penggunaan metode dialog yang memungkinkan level interaksi tinggi, misalnya pertemuan tatap muka atau kelompok (terfokus).

❱ Tes dalam Prinsip-prinsip Materialitas memberikan dasar yang sangat baik untuk membentuk diskusi dan keputusan yang diperlukan dalam tahap Prioritasi.

16 | SIAP UNTUK MELAPORKAN? MEMPERKENALKAN PELAPORAN KEBERLANJUTAN UNTUK UKM

dan prosedur pengumpulan data yang tepat bagi perusahaan Anda.15 Ada banyak alat dan pendekatan yang digunakan untui mengumpulkan data, mulai dari dokumen Word dan lembar kerja Excel yang sederhana sampai perangkat lunak yang canggih.16 Anda harus mempertimbangkan bukan hanya biaya langsung alat-alat baru tapi juga waktu dan uang yang terlibat dalam melatih staf untuk menggunakannya secara efektif.

Perusahaan Anda mungkin mengidentifikasi Aspek material atau topik lain yang belum memiliki sistem pemantauan atau bahkan kebijakan. Jika ini masalahnya, Anda harus memutuskan informasi apa yang tidak dapat Anda ungkapkan dan jelaskan dalam laporan ini. G4 memungkinkan ‘alasan tidak mencantumkan’ dalam kasus-kasus tertentu. Hal tersebut dijelaskan dalam Prinsip-prinsip Pelaporan dan Pengungkapan Standar G4 (hlm. 13).

Tentukan apakah perusahaan Anda akan menetapkan dan melaporkan target “SMART”17 dan jika iya, apa targetnya. Target bisa tentang kinerja perusahaan Anda dalam hal Aspek materialnya. Target ini dapat juga untuk meningkatkan (atau memperkenalkan) prosedur dan sistem baru. Penting untuk menetapkan target SMART untuk mengembangkan gagasan selama proses pelaporan dan langkah berikutnya.

Buat prosedur untuk memastikan perusahaan Anda memeriksa secara sistematis perkembangan kinerja keberlanjutan dari Aspek material Anda dan keefektifan sistem pemantauan Anda.

Tujuan utama dalam tahap ini adalah mengumpulkan dan menganalisis informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan Anda untuk membangun konten laporan keberlanjutan serta mengelola kinerja keberlanjutannya. Laporan keberlanjutan Anda bukan hanya sarana komunikasi tapi juga alat untuk perubahan. Ingat, setelah Anda dapat mengukur sebuah isu, Anda dapat mengelolanya; dan setelah Anda dapat mengelola sesuatu, Anda dapat mengubahnya.

Penting untuk diketahui!Penting untuk ditekankan bahwa laporan yang mengidentifikasi risiko, dan menggarisbawahi tantangan yang dihadapi perusahaan serta langkah-langkah yang harus diambil untuk mengatasinya, seluruhnya sesuai dengan tujuan G4. Hal ini akan mendorong perubahan yang paling relevan bagi perusahaan Anda dan para pemangku kepentingannya.

Daftar CentangBerikut ini adalah daftar centang kegiatan dan keputusan utama untuk perusahaan Anda pada tahap ini:

Pastikan apakah Anda memiliki sistem internal untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan atau dapat memilikinya secara tepat waktu untuk memantau dan melaporkan secara tepat. Jika Anda telah mengidentifikasi adanya dampak penting untuk Aspek material dalam entitas di luar perusahaan Anda, Anda juga harus mempertimbangkan bagaimana Anda akan memperoleh informasi tersebut.

Terapkan Prinsip-prinsip untuk Menentukan Kualitas Laporan saat membuat keputusan tentang sistem

4. Pantau: Bangun laporan Anda

15) Prinsip-prinsip Pelaporan Komparabilitas, Keandalan, dan Akurasi khususnya relevan saat menilai sistem dan prosedur pengumpulan data (lihat Panduan Penerapan, hlm. 13-16).

16) Lihat situs web GRI untuk daftar Perangkat Lunak Tersertifikasi GRI: www.globalreporting.org/reporting/reporting-support/certified-software-and-tools/Pages/default.aspx.17) SMART adalah singkatan dari Specific (Spesifik),Measurable (Dapat Diukur), Achievable (Dapat Dicapai), Relevant (Relevan), Time Bound (Terikat Waktu).

“Data dasar pelaporan keberlanjutan sangat bernilai. Pabrik kami jauh dari pencapaian target keberlanjutan sejati, tapi melalui pengumpulan dan analisis data secara sistematis, menyediakan data kepada staf yang relevan, terutama manajemen level menengah, pemahaman komprehensif dapat diberikan tentang proses operasional pabrik kami.” - Hugo Liu, Asisten Direktur Utama, ShundeHengfa, Tiongkok (Pakaian dan Alas Kaki)

17 | SIAP UNTUK MELAPORKAN? MEMPERKENALKAN PELAPORAN KEBERLANJUTAN UNTUK UKM

Apakah perusahaan Anda sudah memutuskan untuk menjamin laporan oleh assurance eksternal?18 18Jika demikian, pastikan laporan tersebut menyebutkan dengan jelas Pengungkapan Standar yang telah dijamin oleh pihak luar (dan mana yang belum) pada kolom assurance eksternal dalam indeks konteks.19 Dan, pastikan Anda memiliki seluruh informasi yang diperlukan untuk menanggapi Pengungkapan Standar untuk Assurance (G4-33).

Tentukan cara penyajian laporan. Ini mencakup bagaimana menyajikan laporan lengkap dan juga informasi spesifik dari laporan yang dibutuhkan oleh kelompok pemangku kepentingan tertentu. Hal ini melibatkan adanya ide yang jelas tentang pembaca laporan Anda, informasi yang akan membuat setiap pembaca sangat tertarik, dan apakah laporan (atau bagian-bagiannya) akan diterjemahkan untuk kelompok pemangku kepentingan tertentu.

Saat Anda memiliki laporan versi akhir, Anda dapat meminta GRI untuk mengecek laporan tersebut. Saat ini, GRI memberikan layanan pemeriksaan laporan

Tujuan utama dalam tahap ini adalah untuk menyelesaikan laporan keberlanjutan, yang kemudian diluncurkan kepada publik.

Daftar CentangBerikut ini adalah daftar centang kegiatan dan keputusan utama untuk perusahaan Anda pada tahap ini:

Kumpulkan informasi yang diperlukan untuk setiap titik data yang dibutuhkan untuk menanggapi Pengungkapan Standar G4.

Pastikan laporan Anda memberikan gambaran lengkap tapi juga menggunakan teks yang ringkas. Pastikan bahwa ada tenggat yang jelas dan disepakati untuk umpan balik dan penandatanganan akhir.

Selesaikan Indeks Konten dengan menggunakan alat Indeks Konten GRI yang diberikan di situs web GRI. Setiap opsi ‘Sesuai’ memiliki Indeks Konten masing-masing. Hal tersebut dijelaskan dalam Prinsip-prinsip Pelaporan dan Pengungkapan Standar G4 (Inti - hlm. 31-32, Komprehensif - hlm. 33-35).

5. Laporkan: Periksa dan komunikasi

18) Lihat Panduan Penerapan G4, hlm. 51, untuk penjelasan tentang bagaimana GRI menggunakan istilah ‘assurance eksternal’.19) Catatan: Jika perusahaan Anda belum memiliki assurance eksternal, Anda masih diharapkan mengisi kolom assurance eksternal. Dalam kasus tersebut, Anda akan

mencantumkan “Tidak” untuk setiap Pengungkapan Standar.

Tips untuk mengompilasi informasi dan menulis laporan Anda:

❱ Panduan yang diberikan dalam Panduan Penerapan G4 akan membantu Anda memeriksa bahwa Anda telah mencantumkan informasi yang diperlukan untuk menanggapi persyaratan setiap Pengungkapan Standar. Hal ini muncul untuk Pengungkapan Standar Umum (hlm. 23-61) dan Pengungkapan Standar Khusus (hlm. 62-235).

❱ Pastikan bahwa Anda menerapkan Prinsip-prinsip Pelaporan G4 untuk Menentukan Kualitas dengan menggunakan uji dalam setiap Prinsip. Prinsip-prinsip Pelaporan tentang Kejelasan, Ketepatan Waktu, dan Keseimbangan terutama relevan digunakan saat menulis laporan Anda (lihat Panduan Penerapan G4, hlm. 13-16).

❱ Jika Anda ingin melihat bagaimana organisasi lain telah melaporkan Pengungkapan Standar tertentu

di mana Anda membutuhkan bantuan, Database Pengungkapan Keberlanjutan GRI memberikan kumpulan laporan yang dapat Anda periksa.

❱ Jika Anda memiliki pertanyaan teknis tentang pelaporan dengan G4, Anda dapat menemukan jawabannya dalam Pertanyaan yang Sering Diajukan G4 yang tersedia pada situs web GRI. Atau, Anda dapat mengirim email ke guidelines@globalreporting.org.

❱ Sangat penting agar tim pelaporan keberlanjutan menginvestasikan waktu untuk membahas tata letak dan penyajian konten laporan, ilustrasi yang akan dicantumkan, tema utama dan gaya penulisan. Mungkin akan ada berbagai ide tentang hal ini, sehingga penting bahwa kesepakatan dapat dicapai pada awal proses penulisan laporan.

18 | SIAP UNTUK MELAPORKAN? MEMPERKENALKAN PELAPORAN KEBERLANJUTAN UNTUK UKM

G4 yang disebut Materiality Matters. Pemeriksaan berfokus pada Pengungkapan Standar Umum G4-17 sampai G4-27 dan mengecek apakah pengungkapan tersebut ditempatkan dengan jelas dalam laporan akhir.20

Akhirnya, perusahaan Anda siap untuk memublikasikan laporan. Hal ini dapat dilakukan pada situs web perusahaan Anda melalui publikasi cetak dan/atau komunikasi kepada seluruh pemangku kepentingan yang telah terlibat dalam proses tersebut.

GRI mendorong perusahaan Anda untuk mendaftarkan laporan Anda ke GRI tanpa biaya sehingga laporan Anda akan tampil dalam Database

Pengungkapan Keberlanjutan GRI. Ini akan membantu memetakan pelaporan GRI di seluruh dunia dan juga memberikan visibilitas pada laporan Anda. Hal ini dapat dilakukan melalui situs web GRI.

Adakan peluncuran dan perayaan resmi untuk menghargai kerja keras semua yang terlibat dalam proses pelaporan.

Kumpulkan umpan balik eksternal dan internal tentang pelajaran yang diperoleh selama proses tersebut. Ini adalah langkah pertama dalam bersiap untuk periode pelaporan berikutnya. Ini adalah saat yang tepat untuk kembali ke Langkah 4: Reviu dari langkah-langkah untuk mendefinisikan Aspek material dan Boundary.21

20) Anda dapat menemukan informasi lebih lanjut tentang pengecekan ini pada situs web GRI, www.globalreporting.org/reporting/report-services/Pages/Materiality-Matters.aspx, atau tulis ke reportservices@globalreporting.org.

21) Lihat Panduan Penerapan G4, hlm. 39.

“Nilai proses pelaporan bukan hanya dalam publikasi laporan tersebut, tapi dalam banyak pelajaran yang kami peroleh sewaktu mengumpulkan informasi. Umumnya, kami belajar bahwa kami sebenarnya memiliki informasi, statistik, dan ide yang dapat mendukung asumsi kami tentang seberapa baik perusahaan kami dan bagaimana kami dapat meningkat di kemudian hari. Meskipun memakan waktu, proses tersebut mengajarkan banyak hal kepada kami dan sangat sepadan.” - William Hughes, Direktur Utama, Impahla Clothing, Afrika Selatan (Pakaian dan Alas Kaki)

Tips: Daftar centang akhir untuk laporan G4 Anda

Periksa untuk memastikan Anda telah mencantumkan hal-hal berikut ini dalam laporan G4 Anda:

Informasi tentang opsi ‘Sesuai’ yang dipilih yang tepat untuk perusahaan Anda dan memenuhi persyaratan.

Penjelasan tentang bagaimana Anda mengetahui Aspek-aspek material organisasi, berdasarkan dampak dan harapan para pemangku kepentingan.

Indikasi di mana dampak terjadi (Boundary).

Uraian pendekatan perusahaan Anda untuk mengelola setiap Aspek materialnya (DMA).

Indikator untuk setiap Aspek material menurut opsi ‘Sesuai’ yang dipilih.

Indeks Konten GRI membantu pemangku kepentingan Anda menemukan konten yang relevan.

19 | SIAP UNTUK MELAPORKAN? MEMPERKENALKAN PELAPORAN KEBERLANJUTAN UNTUK UKM

GRI memberikan berbagai sumber gratis pada situs webnya untuk membantu Anda melakukan langkah awal ke dunia pelaporan keberlanjutan.

❱❱ Pedoman G4❱❱ Terjemahan G4 dalam berbagai bahasa❱❱ Pengungkapan Sektor G4❱❱ G4 Online❱❱ Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang G4❱❱ Dokumen tautan: G4 dan rerangka global penting

lainnya❱❱ Alat Indeks Konten G4❱❱ Publikasi untuk pembelajaran dan penelitian❱❱ Kursus Pelatihan Tersertifikasi GRI❱❱ Perangkat Lunak dan Alat Tersertifikasi GRI

Tujuan buklet ini adalah memberikan pendahuluan sederhana pada pelaporan keberlanjutan dengan menggunakan Pedoman G4 GRI sehingga perusahaan Anda dapat mengambil langkah awal dalam perjalanan pelaporan keberlanjutannya. Hal ini telah dilakukan dengan:

❱❱ Membuat kasus pelaporan keberlanjutan untuk UKM.

❱❱ Memperkenalkan lima langkah mudah pada laporan keberlanjutan dengan menggunakan Pedoman G4.

Dengan mengingat hal ini, GRI optimis bahwa perusahaan Anda sekarang merasa… SIAP UNTUK MELAPORKAN!

Global Reporting Initiative (GRI) ingin berterima kasih kepada State Secretariat for Economic Affairs (SECO), karena bantuan finansialnya telah memungkinkan pembuatan buklet ini.

GRI ingin berterima kasih kepada orang-orang berikut ini atas masukan berharga mereka selama proses pengembangan publikasi:Ai Nguyen, Jia Hsin Co.Seakle Godschalk, ESS

Dari GRIAlyson Slater, Andrea Pradilla, Anne Beutling, Bastian Buck, Bianca Podeanu, Brian Jones, Christine Koblun, Douglas Kativu, Elena Perez, Elina Sviklina, Juliette Gaussem, Katja Kriege, Laura Espinach, Mara Grosso, Rania Dalalaki, Shivani Rajpal, Stefan Petrutiu, Tom Perryman.

Bacaan dan sumber lebih lanjutAkhirnya...

Ucapan Terima Kasih

GLOBAL REPORTING INITIATIVEPO Box 10039 1001 EA AmsterdamBelandaTelepon: +31(0) 20 531 00 00Faksimile: +31(0) 20 531 00 31

www.globalreporting.org