SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PROSES BISNIS PROKUREMEN DAN SUMBER DAYA

MANUSIA

Oleh:

Kelompok 8

Gusti Ayu Rai Surya Saraswati (1306305029)

A.A. Mirah Siswandari (1306305167)

Putu Sita Crusyta Dewi (1306305174)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA

REGULER

2015

1

PROSES BISNIS PROKUREMEN

Tinjauan

Prokuremen adalah proses bisnis dari pemilihan sumber daya, pemesanan dan

mendapatkan barang atau jasa. Barang atau jasa bisa diperoleh secara internal jika barang

dihasilkan oleh entitas lain dalam perusahaan. Pembelian adalah sinonim untuk prokuremen.

Langkah umum dalam prokuremen adalah:

1. Menentukan Kebutuhan

2. Memilih Sumber Daya

3. Permintaan untuk quotalion.

4. Memilih Pemasok

5. Menerbitkan Pesanan Pembelian

6. Penerimaan Barang

7. Verifikasi Faktur

8. Pembayaran Kepada Pemasok

Sistem enterprise resource planning (ERP) mampu menyimpan dan memproses

sejumlah informasi yang sangat besar yang berkaitan dengan proses bisnis prokuremen.

Bagian ini akan membahas secara ringkas data yang disimpan dan diproses dalam proses

bisnis prokuremen dengan menggunakan R/3. Sap R/3 mendukung prokuremen pada modul

pengelolaan material. R/3 menyediakan cara online, sistem terintegrasi total untuk pembuatan

dan pertukaran dokumen yang diperlukan dalam proses bisnis prokuremen. Sifat total

terintegrasi sistem mampu mampu mengurangi kesalahan dan kecepatan proses bisnis.

Dokumen pada R/3 adalah dokumen online. Dokumen-dokumen ini dibuat secara

online dan diproses secara keseluruhab sebagai dokumen elektronik. Dokumen elektronik

juga dapat dicetak dan dutukarkan secara manual. Dokumen prokuremen yang tersedia pada

R/3 terdiri dari:

1. Permintaan pembelian

2. Permintaan untuk quotation

3. Quotation

4. Pesanan pembelian

5. Perjanjian ringkas

2

6. Kontrak

7. Perjanjian penjadwalan

8. Pencatatan informasi pembelian

Semua dokumen prokuremen ditentukan dengan tipe kode dokumen. Kode ini

menentukan field yang ditampilkan pada layar monitor dan mengendalikan kisaran nomer-

nomer unik yang ditentukan untuk dokumen tertentu.

Menentukan Kebutuhan

Permintaan pembelian adalah dokumen internal yang dibuat untuk meminta sesuatu

pada suatu waktu tertentu. Permintaan pembelian dapat disiapkan secara manual. Dokumen

ini juga dapat dibuat secara otomatis oleh sistem MRP. Sistem MRP dapat melakukan analisis

secara canggih untuk menentukan kebutuhan berdasarkan permintaan pelanggan untuk suatu

item dan proses produksi perusahaan. Permintaan pembelian mempunyai field input yang

mengidinkasikan bagaimana dokumen tersebut dibuat, manual atau otomatis. Nomor

penelusuran permintaanmerupakan input ketika sejumlah besar permintaan diterbitkan untuk

kebutuhan yang sama. Nomor penelusuran permintaan memungkinkan dilakukannya

monitoring terhadap sekelompok permintaan. Permintaan pembelian diproses baris demi

baris sehingga setiap baris menunjukkan kebutuhan yang terpisah.

Setelah selesai permintaan pembelian dilanjutkan secara elektronik ke supervisor untuk

di setujui. Persetujuan secara khusus meliputi penentuan bahwa permintan pembelian dalam

batasan biaya. Profil pemakai dikelola dalam permintan pembelian filter R/3 dan dikirim ke

orang yang tepat untuk disetujui. Permintaan pembelian merupakan langkah opsional dalam

prokuremen di R/3.

Memilih Sumber Daya

Langkah berikutnya dalam proses bisnis ini adalah menentukan sumber penyedia untuk

permintaan pembeliaan. R/3 dapat memeriksa apakah ada kontrak dengan pemasok untuk

menyediakan suatu item yang diminta. Jika kontrak ada, R/3 memberikan jumlah yang

diminta. R/3 mendukung proses pemilihan dengan beberapa cara. R/3 memonitor perjanjian

ringkas yang ada dengan pemasok. Perjanjian ringkas merupakan kontrak yang menetukan

3

perjanjian jangka panjang dengan pemasok. Jika perjanjian kuota untuk suatu item sudah

dikontrakkan dengan pemasok, R/3 secara otomatis menentukan sumber persediaan untuk

permintaan pembelian dengan berdasarkan kuota yang didefinisikan dalam kontrak. R/3

mengelola pencatatan pemasok, valiitas periode kontrak, dan jumlah kuota. R/3 mengelola

daftar sumber persediaan yang disetujui dan tidak disetujui. R/3 juga dapat memilih pemasok

yang akan dipanggil untuk penawaran permintaan, berdasarkan rekomendasi data yang telah

di simpan sebelumnya.

Permintaan Untuk Quotation

Setelah memilih pemasok, berikutnya R/3 digunakan untuk menghasilkan dokumen

permintaan untuk quotation. Permintaan untuk quotation dibuat untuk item atau jasa yang

sangat mahal atau untuk item atau jasa yang penawarannya diperlukan sebagai kebijakan

perusahaan. Dokumen ini dikirim kepemasok yang akan dipakai untuk kofirmasi harga dan

jangka waktu pembayaran untuk supply produk atau jasa. Permintaan untuk quotation

mungkin juga dikirimkan dalam bentuk dokumen kertas, seperti fax atau secara elektronik

seperti EDI. Dokumen ini dapat disiapkan secara manual, tetapi biasanya disiapkan dengan

referensi permintaan pembelian. Permintaan untuk quotation dan permintaan pembelian berisi

data yang sama, kecuali untuk rekening tertentuyang diperlukan untuk permintaan pembelian.

Permintaan untuk quotation menentukan tanggal penutupan untuk aplikasi dan petunjuk

pengajuan penawaran.

Hasil dari penerbitan permintaan untuk quotation adalah satu atau banyak dokumen

quotation yang akan dimasukkan ke dalam R/3. Pemasok potensial memberi harga dan jangka

waktu yang dimasukkan dalam dokumen quotation. Dokumen quotation digunakan untuk

memilih pemasok.

Memilih Pemasok

R/3 mebandingkan kebutuhan prokuremen dengan catatan pemasok yang telah dicatat

dalam dokumen qoatatio dan mengindikasikan quotation yang pantas untuk permintaan. R/3

akan mengirimkan suatu surat penolakan ke pemasok untuk penawaran yang tidak diterima.

R/3 menawarkan fungsi evaluasi pemasok secara otomatis untuk membantu organisassi

4

dalam proses bisnis prokuremen. R/3 menilai pemasok dengan dasar nilai 100 yang

ditentukan dengan kriteria yang berbeda seperti catatan pengiriman dari pesanan sebelumnya,

pelayanan, harga,kualitas, dan lebih dari 99 kriteria yang dapat didefinisikan oleh pemakai.

Menerbitkan Pesanan Pembelian

Dokumen pesanan pembelian mengidentifikasi pemasok dan mengkonfirmasi barang

yang dipesan, jumlah, harga, tanggal pembelian, jangka waktu pengiriman dan jangka waktu

pembayaran . Pesanan pembelian dapat dibuat dari awal dengan referensi dokumen yang

ada.pesanan pembelian dapat dikirim dalam bentuk kertas seperti fax, atau secara elektronik,

seperti dokuenm EDI.

Perjanjian ringkas merupakan perjanjian jangka panjang dengan pemasok. Ada dua tipe

perjanjian ringkas yaitu : kontrak dan perjajian penjadwalan. Kotrak adalah perjanjian ringkas

dimana pemasok menyediakan material selama periode waktu tertentu.Perjanjian

penjadwalan sama dengan kontrak tetapi juga menetukan harga item. Penggunaan R/3 juga

dapat membantu menyiapkan kontrak dan atau perjanjian penjadwalan pada waktu yang

bersamaan dimana pesanaan pembelian disiapkan.

Penerimaan Barang

Ketika pemasok melakukan pengiriman, dokumen penerimaan barang disiapkan dalam

R/3. Tipe dokumen ini sering disebut laporan penerimaan. Dokumen penerimaan barang

diterbitkan ketika barang disimpan sebagai persediaan barang tanpa memperhatikan

sumbernya. Jadi, penerimaan barang disiapkan ketika suatu item dikirim dari sumber in-

house dan ketika ada transfer inventori yang memindahkan sebuah item dari satu lokasi ke

lokasi lain.

Jika barang rusak dalam pengiriman, dapat dimasukan sebagai retur atau tidak diterima

pada pengiriman. Jika pengiriman pemasok dibuat dalam suku cabang, maka beberapa jurnal

penerimaan barang harus dibuat. R/3 memonitor pengiriman dan pelaporan ketika pesanan

telah dipenuhi dan hampir selesai. Ini dilakukan untuk memastikan bahwa pembayaran untuk

untuk barang hanya terjadi jika barang telah diterima.

Dokumen penerimaan barang dapat disiapkan dengan tiga cara. Cara pertama dengan

5

sistem manajemen persediaan ketika barang diserahkan ke penyimpanaan sementara. Cara

kedua dokumen penyimpanan barang dapat disiapkan dengan referensi pesanaan pembelian.

Cara ketiga barang yang diterima dapat di posting ke dalam inspeksi kualitas.

Verifikasi Faktur

Faktur harus diperiksa dan dicocokan dengan dokumen penerimaan barang dan pesanan

pembeliaan ke pembayaran. Proses bisnis ini dikenal dengan nama verifikasi faktur

memastikan bahwa biaya dan kebutuhan kuantitas sudah dipenuhi. R/3 memiliki komponen

verifikasi faktur. Komponen ini tidak bertanggung jawab terhadap pembayaran sesungguhnya

dari faktur. Verifikasi faktur menghubungkan manajemen material dengan prokuremen

dengan model R/3 lainnya seperti akuntansi keuangan dan pengendalian.

Jika sutu faktur sudah diposting, R/3 melakukan 3 cara pencocokan untuk

membandingkan pesanan pembelian dengan barang yang diterima dan dengan faktur.

Pemeriksaan ini juga memastikan tidak adanya pembebanan yang tidak konsisten yang

dikirimkan adalah jumlah yang benar.

Pembayaran Kepada Pemasok

Jika faktur juga diposting, pembayaran dapat dilakukan. Pembayaran dibuat sesuai

dengan jangka waktu pembayaran dan persyaratan yang ditetukan dalam pesanan pembelian

atau record master pemasok. Pembayaran diproses melalui hutang dagang dalam akuntansi

keuangan.

Record Master

Record master dibuat dalam R/3 dengan menggambarkan struktur organisasi dan proses

bisnis perusahaan. Tujuan diindetifikasi dengan kode, kode perusahaan mengindetifikasi unit

akuntansi yang memiliki neraca saldo dan laporan rugi laba. Ada tiga kategori informasi

dalam record master pemasok. Data umum berisi nomor pemasok, nama, alamat, nomor

telepon dan item yang sama data kode perusahaan di definisikan pada level kode perusahaan

yang dihubungkan dengan modul akuntansi keuangan buku besar dalam R/3. Record master

material berisi informasi material yang diadakan, dihasilkan, atau dijual kepelanggan. Record

6

master material digunakan dan didistribusikan ke banyak departemen. Record master material

memiliki struktur hieraki.record master infomasi pembeliaan hanya digunakan oleh

pembelian. Ia digunakkan untuk alokasi sumber daya , yang merupakan proses evaluasi

pemasok.

PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PROKUREMEN

Karakteristik utama pada flowchart ini adalah pemisahan fungsi sebagai berikut :

permintaan (seperti gudang), pembelian, penerimaan, hutang dagang, pengeluaran kas, dan

buku besar.

Permintaan (penyimpanan)

Permintaaan untuk membeli diawali dari departemen pembelian. permintaan pembelian

juga dapat dimulai dari departemen lain dalam perusahaan. Permintaan pembelian disetujui

dalam depertemen yang membuatnya.

Pembelian

Tanpa memperhatikan bagaimana atau dimana permintaan pembelian dimulai, fungsi

dari departemen pembelian adalah memilih pemasok dan mengatur jangka waktu dan

pengiriman. Bagian pembelian kemungkinan dapat menolak permintaan pembelian karena

anggaran yang tidak mencukupi, kurangnya otorisasi, atau karna alasan lainnya.

Bagian pembelian memilih pemasok dan kemudian menyiapkan pesanan pembelian

untuk suatu permintaan. Tembusan dikirimkan ke pemasok. Pemasok mengembalikan

tembusan pesanan pembeliaan ke pelanggan untuk mengakui penerimaan pesanan.

Departemen yang membuat diberitahu bahwa pesanan pembelian telah dibuat dan pesanan

diperiksa seperlunya untuk melakukan verifikasi kelayakan kebutuhan yang di identifikasi

dalam permintaan pembelian.

Penerimaan

Fungsi penerimaan sebaiknya dipisahkan dari independen dari fungsi penyimpanan.

Pesanan pembelian memberikan otorisasi ke departemen penerimaan untuk menerima

7

pengiriman dari pemasok ketika barang telah dikirimkan. Prosedur penerimaan harus punya

peran independen untuk menghitung pengiriman dan menyiapkan laporan penerimaan.

Independen atau blind count pengiriman dilakukan dengan tidak mengizinkan

penghitung punya akses ke kuantitas yang ada pesanan pembelian. Hal ini mengharuskan

penghitung untuk menentukan jumlahnya dengan menghitung, karena tidak mungkin hanya

menyalin kuantitas dari pesanan pembelian. Supervisor akan membandingkan kuantitas yang

diterima berdasarkan penghitungan dengan yang ada dipesanan pembelian dan kemudian

menyiapkan laporan penerimaan untuk jumlah kuantitas yang diterima.

Pada banyak kasus, hanya orang yang memiliki kemampuan tekhnik yang dapat

melakukan inspeksi material dan memberikan jaminan kedepartemen yang meminta atau

menggunakannya. Fungsi inspeksi dapat dilakukan untuk tujuan tersebut, entah sebagai

bagian dari departemen peneriman atau departemen yang terpisah.

Penyimpanan

Departemen penyimpanan menyetujui penerimaan pengiriman dari bagian penerimaan

dengan menandatangani laporan penerimaan dan kemudian ke hutang dagang. Jika barang

langsung kedepartemen yang meminta dan bukan kedepartemen penyimpanan, supervisor

departemen yang meminta mengakui penerimaan pada laporan penjualan dan melanjutkan ke

hutang dagang. Verifikasi independen penerimaan pembelian adalah ciri pengendalian dari

proses bisnis prokuremen.

Hutang Dagang

Hutang dagang bertanggung jawab untuk memulai pembayar ke pemasok. Empat

dokumen-permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan dan faktur-tersedia

untuk mendokumentasikan transaksi pembelian. Penggunaan sistem voucer untuk

mendukung pembayaran adalah ciri pengendaliaan dari proses bisnis prokuremen. Sistem

voucher di diskusikan dalam konteks proses bisnis pengeluaran kas, topik berikutnya yang

didiskusikan pada bab ini.

Beberapa karakteristik lainnya dari pengendalian yang patut diperhatikan adalah:

8

Pembelian tidak mengendalikan barang sesungguhnya, juga tidak memiliki

pengendalian pada dokumentasi yang diperlukan untuk pembayaran.

Penerimaan dipisah dari fungsi penjagaan pengiriman.

Hutang Dagang hanya menangani dokumen dan tidak dapat menerima barang

dagangan atau kas secara independen.

Permintaan pembelian diperiksa secara independen diluar pembelian.

faktur diberikan ke pembelian untuk diperiksa dan disetujui sebelumnya untuk dikirim

kehutang dagang.

Jangka waktu pembelian diperiksa ketepatan nya oleh bagian luar departemen

pembelian.

Pencatatan persediaan diperbaharui untuk menunjukan penerimaan barang.

Integritas Proses Bisnis Prokuremen

Dokumentasi pembelian memastikan bahwa pengendalian individu diterima sesuai

harapan. Pengendalian proses bisnis prokuremen berpusat pada integritas hubungan pembeli

penjual. Hubungan pembelian-pemasok lebih merupakan persoalan kebijakan, bukan

persoalan prosedur. Kebijakan pembelian di-perlukan untuk mendapatkan penawaran yang

kompetitif, yang biasanya di implementasikan dengan menggunakan permintaan dokumen

quotation.

Pembeli perlu mendapatkan penawaran yang kompetitif dengan meminta dokumen

quotation. Pemilih satu penawaran dengan biaya termurah tidak selalu menjadi dasar

penerimaan untuk memilih pemasok. Kebijakan untuk melakukan rotasi tanggung jawab

seorang pembeli akan melemahkan hubungan pembeli-pemasok, tetapi akan mengurangi

kemungkinan spesialiasi pembeli. Daftar pemasok yang disetujui disiapkan oleh fungsi yang

independen, yang digunakan untuk membatasi pilihan-pilihan ke pembeli, dimana pemasok

telah diseleksi dan didapati bahwa mereka dapat dipercaya, bebas dari masalah keuangan, dan

bebas dari konflik kepentingan, menyediakan dukungan yang luas untuk memilih dan

mengevaluasi pemasok.

Pendekatan Peringkat Ptribut Untuk Memilih Pemasok

Pendekatan peringkat atribut untuk memilih pemasok cocok bila diperlukan pendapat

9

dari beberapa evaluator yang pada waktu yang sama. Langkah yang diperlukan sebagai

berikut:

Mengidentifikasi dan mendaftar atribut-atribut yang dimasukan dalam evaluasi.

Memberikan bobot untiuk setiap atribut berdasarkan tingkat kepentingannya dan

objektivitasnya.

Memiliki peringkat evaluator individual untuk setiap pemasok pada setiap atribut.

Menjumlahkan evaluasi individu dengan mengalikan setiap peringkat angka atribut

dengan bobot nya.

Setelah biaya relevan seperti harga dari pemasok atau biaya sistem telah diidentifikasi,

rasio benefit cost dapat dihitung untuk pembanding. Karena itu tehnik evaluasi atribut

menjadi sangat berguna untuk memilih proposal dan mengidentifikasi pemasok atau sistem

yang menjadi subjek pertimbangan akhir.

PROSES BISNIS PENGELUARAN KAS

Proses bisnis pengeluaran kas mengendalikan pengeluaran cek dan pengeluaran aktual.

Biasanya cek digunakan pada sebagian besar pengeluaran, dimana pengeluaran dibatasi

dalam jumlah kecil yang diambil dari dan dipertanggung jawabkan sebagai dana imprest kas

kecil.

Ciri utama pengendalian proses bisnis pengeluaran kas adalah penggunaan sistem vocer

untuk mendukung pengeluaran cek, pemisahan fungsi persetujuan dengan pengeluaran kas,

dan rekonsiliasi bank secara independent

Hutang Dagang

Departement hutang dagang mengakses dokumen yang diperlukan untuk mendukung

pengeluaran kas. Hutang dagang merupakan awal proses pembayaran, meliputi menghitung

jumlah yang jatuh tempo, diskon (jika ada), dan item lainnya. Cek voucher disiapkan untuk

setiap voucher. Cek voucher dagang. Posting ini diringkas pada ayat jurnal. Pemrosesan

voucher mencakup pemrosesan distribusi biaya. Voucher dibebankan pada unit organisasional

yang diidentifikasi dengan nomer rekening pada voucher. Cek voucher dan voucher disetujui

dan dilanjutkan ke departemen pengeluaran kas. Ayat jurnal dilanjutkan ke buku besar.

10

Pengeluaran Kas

Cek Voucher dan vocer diterima dari departement hutang dagang. Setelah cek voucher

dan voucher diperiksa, cek ditandatangani dan voucher di cap dan disimpan urut nomor.

Kontrol total dari jumlah yang telah diposting disiapkan dan direkonsiliasikan dengan vocer

yang diterima dari hutang dagang. Cek voucher dilanjutkan langsung ke yang bayar. Kontrol

total dilanjutkan ke buku besar.

Buku Besar

Ayat jurnal diterima dari hutang dagang dan kontrol total dari pengeluaran kas

dirikonsiliasi, dan total diposting ke buku besar. Ayat jurnal dan kontrol total disimpan

menurut tanggal.

Audit Internal

Cek yang telah dicap diterima dari bank bersama - sama dengan laporan bank.

Konsiliasi bank independet adalah pengendalian yang penting pada proses bisnis pada

pengeluaran kas.

Sistem Voucher

Sistem voucher pada dasarnya adalah tehnik pemeriksaan. Pengendalian sesungguhnya

pada pengeluaran merupakan pemeriksaan terakhir dokumen yang menunjukan seluruh

transaksi sebelumnya sampai dengan otorisasi pembayaran. Otorisasi dapat dilakukan dengan

menandatangni formulir secara fisik pada paket voucher, menyiapkan suatu dokumen untuk

mengotorisasi entri pada register voucher atau memasukan data kedalam komputer.

Sistem voucher berpusat pada voucher. Voucher dapat terdiri dari berbagai bentuk dari

formulir sederhana atau amplop sampai dengan kombinasi voucher-check (Gambar dibawah).

formulir voucher sendiri tidak signifikan. Sistem voucher dapat di operasikan tanpa voucher

yang dapat dibaca oleh manusia.

Posting Hutang Dagang

11

Pertanyaan dasar pada perancangan sistem vocer berkaitan dengan kapan faktur - faktur

diposting ke hutang vocer. menyiapkan vocer untuk faktur individual ketika beberapa faktur

menunjuk pada pemasok yang sama pada periode yang sama akan menghasilkan beberapa

seri cek untuk pemasok yang sama pada bulan yang sama. Built up voucher sistem

merupakan akumulasi beberapa faktur dari beberapa pemasok yang sama dan membayarnya

dengan cek tunggal.

PROSES BISNIS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Proses bisnis manajemen SDM berkaitan dengan pembuatan dan pengelolaan sistem

informasi yang memproses SDM.

Pemrosesan Sdm Pada Sap R/3

Modul SDM pada SAP R/3 termasuk komponen yang menangani tujuan yang telah

dinyatakan sebelumnya secara terintegrasi, pada lingkungan Online. SAP R/3 terdiri dari dua

modul SDM. Modul administrasi SDM yang berisi pengelolaan karyawan, seperti detail

karyawan, data gaji, dan data pkinerja karyawan. Modul perencaan dan pengembangan

personel menyediakan alat untuk menyiapkan dana dan mengelola informasi sturktur

organisasi. Tipe hubungan hierarki ini dikenal dengan nama "orang tua-anak" atau hubungan

sub ordinasi-orangtua. Suatu unit dapat berupa suatu cabang, departemen, tim proyek, dan

sebagainya. Setiap unit dilakukan oleh manajer dan setiap unit dialokasikan posisinya ke

karyawan individual yang ditugaskan.

Komponen manajemen waktu merupakan yang terpenting dan sering digunakan pada

modul SDM. Modul ini melakukan pencatatan waktu dan evaluasi waktuuntuk mencatat

ketidak hadiran karyawan dan informasi kehadiran.

Komponen penggajian dapat menghitung pembayaran berdasarkan informasi akumulasi

kehadiran pada komponen waktu atau berdasarkan jumlah yang tetap per periode

pembayaran.

Struktur Data Sumber Daya Manusia

Sruktur data memberikan dasar untuk penyimpanan dan manipulasi data. Struktur data

12

SDM terdiri dari 3 elemen :

Data master

Record data master pada modul HR-PA dan HR-PD dibuat dan dikelola untuk unit

organisasi, profil pekerjaan, karyawan dan pelatihan.

Organisasi data

Sistem menpunyai fungsi untuk membuat dan memanipulasi info tipe dan juga

menampilkannya ivent personel adalah sebuah grup info tipe. Sebagai contoh, entri untuk

karyawan yang menikah akan memerlukan lebih banyak informasi. Sistem juga menghitung

tanggal berakhirnya periode percobaan karyawan baru.

Objek SDM

Tipe objekk SDM di identifikasi dengan 1 atau 2 huruf sebagai identifikasi. Kode untuk

karyawan adalah "p" kode untuk pekerjaan adalah "c" kode untuk objek kualifikasi adalah

"q" dan lain - lain. Berikut ini merupakan ilustrasi penggunaan objek SDM. Unit organisasi

departemen pemasaran memiliki 5 posisi. Setiap posisi punya deskripsi pekerjaan. Posisi -

posisinya terdiri dari 1. posisi manajer, 1 posisi supervisor, dan 3 posisi penjual.

PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PROSES PENGGAJIAN

Proses penggajian sangat kompleks. Pada perusahaan besar, proses ini merupakan

prosedur yang paling kompleks dalam opreasinya. Semua level pemerintah menetapkan pajak

untuk gaji ; regulasi dan tarif berubah secara konstan, sebagai dampak sistem penggajian

sering memerlukan modifikasi secara konstan. Proses penggajian ditentukan oleh hukum

dengan sanksi hukuman penjara untuk kelalaian yang disengaja dalam mengelola pencatatan

yang memadai.

Personal

Personal (jabatan) kantor bertanggung jawab untuk menempatkan orang dalam

penggajian perusahaan, melakukan spesifikasi tarif pembayaran, dan mengotorisasi semua

13

potongan dari pembayaran. Semua perubahan seperti penambahan atau penghapusan

karyawan, perubahan tarif pembayaran atau perubahan level potongan dari pembayaran,

harus diotorisasi oleh personel kantor.

Pencatat Waktu

Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menggunakan

laporan kehadiran dan kartu pencatat kerja. Pada perusahaan pemanufakturan, karyawan yang

bekerja dengan ukuran jam, dicatat kehadirannya berdasarkan jam yang digunakan untuk

bekerja. Pencatat waktu bekerja untuk mengumpulkan dan mengelola kartu pencatat waktu

dan atau laporan kehadiran dan melakukan rekonsiliasi data tersebut dengan laporan

ringkasan waktu kerja yang diterima dari produksi.

Penggajian

Departemen penggajian bertanggung jawab untuk penghitungan sesungguhnya dan

menyiapkan penggajian. Perhatikan bahwa penyiapan gaji independent dari penyiapan data

input yang digunakan sebagai dasar membayar. Laporan kehadiran diterima dari pencatat

waktu.

Persyaratan Pemrosesan Penggajian

Informasi dasar karyawan seperti nama, alamat, besar gaji dan potongan perlu untuk

menyiapkan gaji. Social Security dan aturan pajak lainnya menetapkan beberapa pajak

berdasarkan penggajian. Perusahaan akan mencocokkan potongan - potongan tersebut dan

membayarkannya ke pemerintah. Perusahaan dengan karyawan yang dilindungi, dipekerjakan

dalam setiap 20 minggu selama tahun kalender. Pembayaran kepada pemerintah federal

dilakukan secara kuartalan.

Pajak penghasilan federl untuk upah dikumpulkan dalam periode dimana upah

dibayarkan. Dengan sistem "bayar saat pulang" perusahaan perlu menahan bagian dari laba

karyawannya. Perusahaan melaksanakan bisnis antar negara bagian yang diperlukan oleh

federal fair labor standart act, untuk membayar kelebihan jam kerja dengan tarif minimum 1

atau 1,5 dari tarif reguler untuk jam kerja yang melebihi 40 jam dalam seminggu. Banyak

14

perusahaan juga membayar kelebihan jam untuk yang bekerja pada hari minggu atau hari

libur.

15

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, George H. dan Hopwood, William S. 2001. Sistem Informasi Akuntansi Edisi ke-9.

Jakarta: Salemba Empat

16