Nama:Ellen FatmalissyaNIM:F1314037Kelas:A (S1 Transfer Akuntansi)Mata Kuliah:Sistem Informasi Akuntansi

TUGAS RINGKASAN MATERI KULIAH BAB 2

Overview of Transaction Processing and ERP Systems

1. Pemrosesan Transaksi :Siklus Pengolahan Data

Akuntan dan pengguna sistem berperan penting dalam siklus pengolahan data. Salah satu fungsi penting Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah untuk memproses transaksi perusahaan secara efektif dan efisien. Siklus pengolahan data merupakan empat operasi yang dilakukan pada data untuk menghasilkan informasi yang berarti (penting) dan relevan.

a. Input Data(1) Langkah pertama : mengambil data transaksi dan memasukkannya ke dalam sistem.Data tiap aktivitas bisnis harus dikumpulkan dari tiga segi yaitu : Setiap aktivitas yang menarik, Sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap aktivitas, Orang yang berpartisipasi dalam setiap aktivitas. Dokumen sumber : dokumen yang digunakan untuk memperoleh data transaksi pada sumbernya ketika transaksi terjadi. Contoh : pesanan penjualan, pesanan pembelian, dan kartu absen karyawan. Dokumen turnaround (turnaround documents) : output/catatan data perusahaan yang dikirim ke pihak eksternal dan kemudian dikembalikan ke sistem sebagai input, berbentuk mesin yang dapat dibaca untuk mempermudah pemrosesan selanjutnya sebagai catatan input. Contoh : tagihan utilitas. Otomatisasi data sumber : pengumpulan data transaksi dalam bentuk yang dapat dibaca mesin pada waktu dan tempat asalnya. Contoh : terminal poin penjualan, dan ATM.

(2) Langkah kedua : memastikan data yang diambil akurat dan lengkap.Salah satu caranya yaitu dengan menggunakan otomatisasi data sumber atau desain dokumen turnaround dan layer entri data yangn baik.

(3) Langkah ketiga : meyakinkan kebiasaan perusahaan diikuti, seperti menyetujui atau memverifikasi transaksi. Contohnya : perusahaan tidak akan menjual barang ke pelanggan yang belum membayar tagihannya.

b. Penyimpanan DataData perusahaan salah satu sumber daya yang paling penting, dimana relevansi data tidak menjamin bahwa data tersebut berguna. Organisasi harus siap dan bisa mengakses data dengan mudah agar data dapat berfungsi sebagaimana mestinya. Akuntan harus tahu bagaimana mengelola data (pengaturan dan penyimpanan data dalam SIA, serta bagaimana cara akses data) untuk penggunaan perusahaan secara maksimum. Buku besar umum : berisi ringkasan level data untuk setiap akun aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan beban organisasi. Buku besar pembantu : digunakan untuk mencatat data secara detail untuk akun buku besar umum dengan banyak sub-akun terpisah, seperti piutang, persediaan, dan utang usaha. Akun kontrol : akun buku besar umum yang meringkas total jumlah yang tercatat dalam buku besar pembantu. Contoh : akun kontrol piutang dalam buku besar umum merepresentasikan total jumlah utang semua pelanggan, saldo dalam buku besar pembantu piutang mengindikasikan jumlah utang berdasarkan tiap-tiap pelanggan tertentu. Pengkodean : penetapan sistematis dari angka atau huruf pada item untuk mengklasifikasi dan mengatur item-item tersebut. Teknik ini digunakan untuk menyusun data secara logis dalam buku besar. Kode urutan : item-item yang diberikan nomor secara berurutan sehingga perbedaan di dalamnya akan mengindikasikan item hilang yang sebaiknya diinvestigasi. Contoh : cek yang dinomori sebelumnya, faktur, dan pesanan pembelian. Kode blok : blok angka yang dicadangkan untuk kategori data tertentu, sehingga akan membantu untuk mengatur data. Contoh : bagan akun. Kode grup : dua atau lebih sub-grup digit yang digunakan untuk kode item, kode grup sering digunakan bersamaan dengan kode blok. Kode mnemonic : huruf dan angka yang diselingi untuk mengidentifikasi item, kode ini berasal dari deskripsi item dan biasanya mudah untuk dihafal. Bagan akun : daftar semua angka yag ditetapkan untuk neraca dan laporan laba rugi. Angka akun memungkinkan transaksi data untuk dikodekan, diklasifikasikan, dan dimasukkan ke dalam akun yang sesuai. Jurnal umum : digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak sering/rutin, sepert pembayaran pinjaman dan penyesuaian akhir periode serta jurnal penutup. Jurnal khusus : digunakan untuk mencatat sejumlah besar transaksi berulang seperti penjualan kredit, penerimaan kas, pembelian dan pengeluaran kas. Jejak audit : jalur yang memungkinkan transaksi untuk ditelusuri melalui sistem pengolahan data dari titik asal ke output atau mundur dari output ke titik asal. Ini digunakan untuk mengecek keakuratan dan validitas posting buku besar serta menelusur perubahan dalam akun buku besar umum dari saldo awal ke saldo akhir. Entitas : sesuatu mengenai informasi yang disimpan dalam catatan. Contoh : meliputi karyawan, barang persediaan, dan pelanggan. Atribut : sifat nomor identifikasi dan karakteristik khusus dari suatu entitas yang disimpan dalam database. Contoh : nomor karyawan, tingkat pembayaran, nama, dan alamat. Field : porsi data catatan di mana nilai data untuk atribut tertentu disimpan. Contoh : dalam spreadsheet tiap baris merepresentasikan pelanggan dan setiap kolom adalah atribut untuk pelanggan, maka setiap sel di dalamnya adalah field. Catatan : seperangkat field yang nilai datanya menjelaskan atribut tertentu dari suatu entitas, seperti semua data penggajian yang terkait karyawan tunggal. Contoh : baris dalam spreadsheet. Nilai data : nilai aktual yang disimpan dalam field, mendeskripsikan atribut untuk setiap entitas. Contoh : field nama pelanggan akan berisi perusahaan DEF jika perusahaan tersebut adalah pelanggannya. File : seperangkat record yang secara logika berhubungan, seperti record penggajian semua karyawan. File induk : file permanen yang menyimpan data kumulatif mengenai organisasi. Saat terjadi transaksi terjadi, record dalam file induk akan diperbarui. File transaksi : berisi transaksi bisnis yang terjadi selama periode fiskal tertentu, secara konseptual sama dengan jurnal dalam SIA manual. Database : seperangkat file data yang saling terkait dan dikendalikan secara terpusat, yang disimpan dengan sedikit redundansi data. Database mengonsolidasikan record yang disimpan sebelumnya dalam file terpisah ke dalam pool umum dan melayani berbagai pengguna dan aplikasi pengolahan data.

c. Pengolahan DataSetelah data aktivitas bisnis dimasukkan ke dalam sistem, mereka harus diproses untuk menjaga arus database. Jenis pengolahan data (CRUD) :1) Membuat (creating) record data baru; 2) Membaca (reading), mengambil, atau melihat data yang sudah ada;3) Memperbarui (updating) data yang tersimpan sebelumnya.;4) Menghapus (deleting) data, seperti membersihkan file induk vendor untuk semua vendor dalam perusahaan yang tidak lagi melakukan bisnis (kerjasama) dengan perusahaan. Pemrosesan batch : mengakumulasikan catatan transaksi ke dalam grup atau batch untuk memproses pada interval reguler seperti harian atau mingguan. Catatan biasanya disortir ke dalam beberapa urutan (misal secara numerik atau alfabet) sebelum pemrosesan. Pemrosesan online, real time : sistem komputer yang mengolah data sesegera mungkin setelah mendapatkan dan menyediakan informasi yang diperbarui untuk pengguna secara tepat waktu.

d. Output InformasiLangkah terakhir dalam siklus pengolahan data yaitu output informasi, dimana mengacu pada soft copy jika ditampilkan pada monitor, dan hard copy ketika dicetak dalam kertas. Informasi biasanya disajikan dalam bentuk dokumen, laporan, atau respons pertanyaan. Dokumen : catatan transaksi atau data perusahaan yang lain. Contoh : cek, faktur, laporan penerimaan, dan daftar permintaan pembelian. Laporan : output sistem, disusun dengan urutan yang bermakna, yang digunakan oleh karyawan untuk mengendalikan aktivitas operasional, manajer untuk membuat keputusan dan mendesain strategi, serta investor dan kreditor untuk memahami aktivitas bisnis perusahaan. Query : Suatu permintaan database untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan guna menyelesaikan permasalahan atau menjawab pertanyaan. Informasinya akan diambil, ditampilkan, atau dicetak, dan/atau dianalisis sebagaimana yang diminta.

2. Sistem Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP adalah suatu sistem yang mengintregasikan semua aspek aktivitas organisasi (akuntansi, keuangan, pemasaran, penjualan, dll) ke dalam suatu sistem. ERP bersifat modular, dengan setiap modul menggunakan praktik bisnis terbaik untuk mengotomatisasi proses bisnis. Dengan desain tersebut perusahaan dapat menambah atau mengurangi modul agar sesuai dengan proses bisnis perusahaan.

Modul ERP biasanya terkait dengan hal berikut:a. Keuangan (sistem Buku Besar dan Pelaporan)b. SDM dan Penggajianc. Siklus Pendapatand. Siklus Pembeliane. Siklus Produksif. Manajemen Proyek

Keuntungan menggunakan ERP dengan database terpusat:a. Memberikan tampilan tunggal atas data organisasi dan situasi keuangan yang terintegrasi ke seluruh perusahaan.b. Input data cukup sekali saja, begitu juga untuk mendapatkan output dari sistem informasi.c. Manajemen mendapat visibilitas dalam rangka memonitor karyawan yang lebih luas dalam setiap area perusahaan.d. Organisasi mendapat sistem pengendalian akses yang lebih baik.e. Prosedur dan laporan yang telah distandarisasi antar unit bisnis (terkait dengan rencana untuk merger atau akuisisi).f. Pelayanan pelanggan meningkat karena pesanan cepat ditangani oleh bagian produksi, dan bagian produksi dapat segera mengetahui kebutuhan bahan baku serta melakukan pembelian apabila bahan baku tersebut akan habis/tidak cukup untuk memproduksi pesanan.g. Pabrik manufaktur menerima pesanan baru secara real time dan otomatisasi proses manufaktur akan membuat produktivitas perusahaan meningkat.

Kelemahan dari sistem ERP adalah sebagai berikut:a. Membutuhkan biaya yang sangat mahal untuk implementasi dan konsultansi.b. Untuk beralih ke sistem ERP secara penuh diperlukan waktu yang lama, hingga bertahun-tahun tergantung dengan ukuran bisnis dan jumlah modul yang akan diterapkan.c. Perusahaan harus kembali beradaptasi untuk menstandarisasi proses bisnis.d. ERP sangat kompleks, hal ini disebabkan karena berasal dari berbagai aktivitas dan sistem bisnis berbeda yang mana masing-masing memiliki proses, aturan bisnis, data semantik, hierarki otorisasi, dan pusat keputusan yang berbeda-beda.e. Resistensi dari para karyawan karena karyawan akan sulit mengubah cara kerja mereka menyesuaikan dengan sistem yang baru dan melakukan pelatihan prosedur baru.

4