Sesi 3 Framework for Deciding Core Application Review Migration

Sesi 3 Framework For Deciding Core Application Migration

Review

Framework For Deciding Core Application Review Migration 2 of 42

Sumber : Praktisi TI senior di Indonesia & Sharing Vision Experiences, 2012

Migrasi core application merupakan proses yang sangat panjang, sangat

melelahkan, dan sangat menyakitkan.

Resiko kegagalan sangat tinggi Proses memerlukan kompetensi-kompetensi baru Kompetensi-kompetensi yang telah dimiliki perusahaan terkait

dengan core application lama akan banyak terbuang


Migrasi core application memiliki resiko menghambat bisnis dan prioritasnya.

Banyak resources (SDM, atensi manajemen, finansial, peralatan) yang digunakan.

Semua proses development aplikasi baru atau aplikasi tambahan pendukung bisnis akan masuk dalam antrian. Tidak ada produk maupun layanan baru yang bisa di launch oleh perusahaan.



Kenyataannya sebagian besar justifikasi keputusan migrasi core application adalah berdasarkan pada frustasi, keputusasaan,

ekspektasi yang tidak terpenuhi dari manajemen perusahaan.


Tidak ada kriteria universal yang dapat diacu untuk memutuskan apakah suatu

perusahaan sudah perlu melakukan migrasi core application-nya atau tidak.


Teknologi telah menjadi hambatan untuk bisnis

Tidak dapat lagi memenuhi ukuran skala operasi

Meningkatnya biaya maintenance sistem

Meningkatnya regulatory burden

Tidak ada lagi vendor yang menyediakan support

Kapan Harus Migrasi? (dari sisi sudut pandang vendor)

Sumber : TCS Core banking transformation bset practice for implementation, 2011


Yaitu ketika teknologi yang ada tidak dapat lagi menjawab tantangan bisnis yang saat ini, bahkan dengan

mempertahankan sistem lama akan menghambat bisnis.

Teknologi Telah Menjadi Hambatan Untuk Bisnis

Contoh:

Perangkat lama suatu perusahaan masih berbasis desentralisasi, sedangkan

perusahaan sudah memerlukan ERP yang terintergrasi dengan semua sistem.

Hal ini memerlukan migrasi ke ERP baru, karena jika tetap mempertahankan

teknologi lama, akan menjadi hambatan untuk bisnis.


Yaitu sistem tidak dapat lagi menyediakan service level yang sama untuk pertumbuhan bisnis.

Tidak Dapat Lagi Memenuhi Ukuran Skala Operasi

Contoh:

Suatu bank pada awalnya merupakan bank BPD, namun kemudian berubah menjadi

bank umum, dengan jumlah konsumen yang jauh lebih besar, sehingga mengharuskan adanya migrasi core banking system.


Contoh :

Suatu core banking membutuhkan biaya yang besar untuk maintenance disebabkan umurnya yang sudah tua dan mulai harus berkali-kali diperbaiki. Terkadang semakin tua umur sistem, effort untuk memanage dan memaintainnya menjadi semakin besar dan kompleks.

Biaya maintenance sistem eksisting dapat meningkat disebabkan oleh

beberapa hal antara lain, membutuhkan resource yang banyak, tidak tersedianya SDM dengan skill yang mendukung, tidak terstrukturnya kode pemrograman sehingga membutuhkan waktu

yang cukup lama meskipun untuk penambahan atau perbaikan yang kecil, umurnya yang cukup tua, dll.

Case : Meningkatnya biaya maintenance sistem


Contoh:

Adanya persyaratan IFRS atau PSAK pada perbankan. Ini mengubah persyaratan Core Application terkait modul Finance dan Accounting.

Dimana suatu sistem sudah tidak comply dengan regulasi yang ada, karena regulasi seringkali berubah terhadap waktu.

Meningkatnya Persyaratan Regulasi


Beberapa vendor mungkin tidak lagi mengeluarkan produk lama dan menggantinya dengan produk baru. Hal ini bisa disebabkan

oleh beberapa hal seperti, teknologi pada produk lama sudah out-of-date, terdapat teknologi baru yang dianggap lebih efisien, atau bahkan disebabkan karena vendor tersebut telah merger atau diakuisi vendor lain.

Tidak ada lagi vendor yang menyediakan support

Contoh:

Core Banking Misys lama kini tidak lagi diproduksi, sehingga perbankan yang menggunakan Misys tersebut harus mengganti core bankingnya ke Misys baru.

Framework

Optimalisasi Sistem Optimalisasi

Munculnya isu kinerja core application

Feasibility Study

Penentuan TCO & HPS

Penentuan Requirements Solusi

Pengadaan

Operasional sistem baru

Implementasi dan change management

Mempersiapkan Justifikasi Pengadaan

Ditemukan solusi

optimalisasi

(terpaksa)

Tidak ditemukan solusi hasil

optimalisasi


Fungsi sudah tidak mendukung realitas bisnis

Isu-Isu Kinerja Core Application (1)

Contoh :

• Core banking system tidak adaptif lagi terhadap akselerasi e-Channel • Untuk meraih pasar yang lebih luas, suatu perusahaan melakukan go

global. ERP yang lama ternyata tidak dapat mendukung sistem transaksi mata uang asing, bahasa dan regulasi global.


Pengembangan selalu tergantung 100 % pada pihak ketiga


Contoh:

Sebuah perusahaan setiap ingin menambahkan satu partner atau client, harus ke vendor lagi untuk kustomisasi core application

Ada trend menghire banyak programmer inhouse untuk menghindari masalah ini

Juga ada trend untuk diberi source code , setidaknya yang terkait dengan kustomisasi dalam penambahan partner , client maupun fungsi tambahan


Performansi operasional mengecewakan Ketidak mampuan menjawab kebutuhan regulasi

Misal PSAK 50/55 atau IFRS

Tidak bisa menjawab pertumbuhan jumlah pelanggan dan layanan

Tidak bisa menjawab kebutuhan integrasi bisnis Contoh : Bila core application selama ini terdesentralisasi



Optimalisasi adalah melakukan upaya-

upaya perbaikan, rekonfigurasi, penataan ulang core application yang ada dalam

rangka menjawab ekspektasi dan isu-isu kebutuhan migrasi

Optimalisasi


1. Melibatkan unit bisnis strategis Untuk mengetahui proses bisnis kunci dan data bisnis kunci serta mengetahui

bagian load core application yang bisa dihilangkan

2. Melibatkan vendor core application maupun vendor teknologi pendukung Akan muncul masalah jika vendor core application maupun teknologi

pendukung kurang kooperatif

3. Mungkin juga akan terjadi bisnis proses re-engineering dalam proses optimalisasi ini.

4. Hasil optimalisasi dievaluasi terus-menerus, apakah sudah berhasil menjawab isu-isu kebutuhan migrasi

Optimalisasi

Para pengguna (unit bisnis) frustasi karena tidak

memperoleh pemecahan terhadap masalah yang dihadapinya

Ada kemungkinan performansi core application tetap tidak mengalami perbaikan walaupun berbagai

upaya telah dilakukan

Dukungan dari pihak vendor kurang

Biaya yang dikeluarkan tidak bisa diduga

Frustasi tim kerja optimalisasi

core application karena ada dalam

tekanan psikologis yang sangat

tinggi

Permasalahan Pada Saat Optimalisasi


Kondisi yang Mungkin Terjadi Setelah Optimalisasi

Sumber : Sharing Vision Experience, 2012

“Great” “Fair” “Grounded”


Sumber : Sharing Vision Experiences, 2012

Bila hasil optimalisasi memang menunjukkan bahwa Core Application tidak bisa lagi mendukung kebutuhan

bisnis, maka ini adalah saat untuk menjawab pertanyaan berikutnya

yakni,

“Apakah migrasi Core Application benar-benar feasible bagi

perusahaan ?”



Feasibility study migrasi Core Application harus komprehensif. Baik dari sisi identifikasi

kebutuhan, analisis manfaat, analisis rIsiko dan mitigasinya, analisis kesiapan organisasi dan

change management, baik dari aspek people , process maupun technology.

Sebuah faktor yang terlewatkan dalam feasibility study ini bisa memiliki fatal; yakni kesimpulan migrasi Core Application ini feasible atau tidak menjadi keliru.


Feasibility Study Migrasi Core Application

Lakukan Proses Approval

Joint Planning Session

Penyusunan Dokumen Justifikasi Kelayakan

Analisis Resiko

Analisis Kesiapan Organisasi

Analisis Manfaat

Identifikasi Dasar

Identifikasi Kebutuhan Data Aset, Data Kebutuhan Bisnis, Data Proses Bisnis

Daftar Kebutuhan Migrasi

Dasar Migrasi yang sudah terspesifikasi



Hasil Analisis Implikasi, Manfaat dan Risiko Migrasi

Dokumen Studi Kelayakan

Dokumen Justifikasi Kelayakan, Minute of Meeting (MoM)

Daftar Kebutuhan Migrasi

Daftar kebutuhan yang sudah terspesifikasi (lihat daftar dasar

kebutuhan)

Hasil Analisis Manfaat Migrasi

Dasar Analisis Kesiapan Organisasi

Hasil Analisis Risiko Migrasi

Dokumen Study Kelayakan

Minutes of Meeting (MoM)

Dokumen Studi Kelayakan yang sudah di-approved

Contoh Feasibility Study

Aspek yang diperhatikan:

Dapat disimpulkan bahwa Migrasi Core Banking System layak untuk dilakukan

Case: CBS

Dasar kebutuhan migrasi

Analisis dan Mitigasi Risiko Migrasi

Kesiapan Organisasi

performansi dari CBStidak dapat ditingkatkan lagi, sudah tidak dapat mendukung sepenuhnya perkembangan bisnis.

Manfaat: • SDM IT akan memperoleh fungsional CBS yang lebih

lengkap • Efisiensi pelayanan nasabah oleh SDM kantor Bank

meningkat • Kebutuhan bisnis yang akan datang dapat segera terpenuhi

dengan SLA yang jelas • Konfigurasi lebih sederhana dan powerful (Manageable,

Troubleshoot, Less point of failure) Implikasi: • SDM IT yang terlibat dalam migrasi sangat banyak • Kegiatan operasional dan bisnis akan terganggu • Dilakukan konfigurasi ulang terhadap sistem lain yang tetap

digunakan • Dilakukan penyesuaian bandwidth jaringan yang dibutuhkan

• Jumlah personil yang terlibat sangat banyak • Diperlukan penetapan organisasi khusus untuk migrasi • Kesiapan organisasi ini meliputi teknis dan non teknis • Diperlukan koordinasi dengan user atau pengelola sistem lain

yang akan terintegrasi dengan CBS sehingga memudahkan untuk konfigurasi ulang baik secara teknis maupun bisnis

Risiko: • Kegagalan migrasi karena ketidak-sesuaian dengan

administrasi; • Kegagalan implementasi CBS baru • Kegagalan konfigurasi dengan sistem lain • Kegagalan migrasi data • Kegagalan pengujian • Kegagalan operasi • Kegagalan transisi , training dan change management Mitigasi: • Memastikan kesesuaian administrasi • Memastikan fungsional CBS pada TOR dapat dipenuhi • Memastikan integrasi dengan sistem lain • Memastikan ketersediaan kesiapan infrastruktur • Memastikan kesiapan SDM • Memastikan vendor memiliki pengalaman terkait dan SDM

yang kompeten, dituangkan dalam dokumen penawaran

Deskripsi Manfaat dan Implikasi Migrasi CBS


Kebutuhan Bisnis : – Arahan top management

– Strategi bisnis perusahaan

– Interview detil seluruh unit bisnis terkait

Survey Pasar : – Identifikasi seluruh solusi core application yang ada

– Analisa kelebihan kelemahan seluruh solusi

– Analisa karakteristik aplikasi (fungsional dan non-fungsional)

Menetapkan Requirement

Penyusunan Requirement Solusi



Bila hasil kajian feasibility menyatakan memang migrasi Core Application benar-benar feasible

dan requirement solusi sudah dapat ditentukan, maka langkah selanjutnya adalah menyusun

dasar yang kuat untuk pengadaan (justifikasi) migrasi Core Application.

Justifikasi harus disusun agar memberikan dasar pengadaan yang benar-benar kuat, mengingat proyek ini biasanya adalah VERY HIGH COST dan VERY HIGH RISK.


Justifikasi (Dasar Pengadaan) Migrasi harus dipersiapkan dengan baik, lengkap dan benar agar pengadaan migrasi Core Application

governed, aman dan comply.

Mempersiapkan Justifikasi (Dasar Pengadaan) Migrasi

Setidaknya, justifikasi yang kuat terdiri atas : Migrasi masuk dalam Rencana Strategis Teknologi Informasi (RSTI) Migrasi masuk dalam Rencana Bisnis Organisasi Migrasi menjadi keputusan Rapat IT Steering Commitee Kebutuhan migrasi dijustifikasi oleh kebutuhan bisnis (strategik dan atau

operasional) yang tertulis dalam dokumen yang resmi.


Contoh Justifikasi (Dasar Pengadaan)

Penggantian Core Banking System sudah direncanakan dan dituangkan pada Rencana Strategis Teknologi Informasi (RSTI),

Terdapat MoM hasil dari Rapat Tim Pengarah Teknologi Informasi (IT Steering

Committee) yang memutuskan diperlukan penggantian Core Banking System yang lebih baik dari sisi efisien dan efektifitas bisnis,

Terdapat anggaran rencana penggantian Core Banking System pada Rencana Bisnis Organisasi,

Terdapat justifikasi kebutuhan operasional atau bisnis akan kebutuhan fungsional

Core Banking System dari divisi – divisi pengguna Core Banking System

Penentuan TCO / HPS(1)

TCO adalah estimasi total biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh, mengoperasikan

dan mengganti (acquisition, operation and change) sesuatu selama masa pakai; terdiri atas biaya langsung dan biaya tidak langsung.

HPS adalah estimasi total biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan.

Contoh TCO untuk mengganti CBS

Continue....


Penentuan TCO / HPS(2)

Contoh TCO tidak mengganti CBS



Setelah dasar pengadaan disusun dan didokumentasikan serta dilegalkan, maka

pengadaan atau inisialisasi proyek migrasi Core Application bisa dilaksanakan.

Berikut akan dibahas hal yang paling pelik dalam proses pengadaan migrasi Core Application ini, yakni , bagaimanakah memilih solusi terbaik untuk perusahaan (yang biasanya tidak terlepas dengan memilih vendor terbaik bagi perusahaan) ?


Prosedur Pengadaan

Mendefinisikan kebutuhan bisnis

Pemilihan proposal dari

outsourcer

Due dilligent

Menentukan pilihan

Due diligence dilakukan untuk menilai kondisi keuangan, reputasi, kemampuan teknis, kemampuan operasional, strategi pengembangan

Surat Edaran Bank Indonesia No.9/30/DPNP, 12 Desember 2007


Framework Pemilihan Solusi

Core Application

System

Kriteria Penilaian


Kriteria Penilaian

Arah Bisnis Vendor

Pengalaman Vendor

Referensi Klien

Kemampuan Keuangan Vendor

Jaminan Investasi

Biaya Total Kepemilikan

User Friendliness

Manageability

Pemenuhan Fungsionalitas

Performance

A

s

p

e

k

B

i

s

n

i

s

A

s

p

e

k

T

e

k

n

i

s

Constraint dan Limitasi Teknis


Biaya Total Kepemilikan (TCO)

Estimasi finansial yang dirancang untuk membantu konsumen dan para manajer untuk memperkirakan total biaya langsung, misal

hardware dan software, dan biaya tidak langsung misal instalasi, pelatihan, downtime, technical support, dll.

Aspek Bisnis

Microsoft corp.

60%

7% 15%

18%

Komponen Terbesar TCO

Biaya SDM

Biaya Pembelian

Biaya Downtime

Lain lain


Pengalaman Vendor

Dinilai pengalaman dan lama vendor tersebut dalam menangani pekerjaan terkait, sehingga adanya jaminan track

record terhadap layanan yang akan diberikan.

Aspek Bisnis

Contoh parameter: banyaknya klien dengan level yang sama dengan perusahaan yang telah

menggunakan produk tersebut lamanya produk tersebut tersebut telah digunakan lama berdiri lama menangani pekerjaan terkait market share dll


Referensi Klien

Dinilai dari referensi klien lain yang telah menggunakan produk tersebut.

Aspek Bisnis


Kemampuan Keuangan Vendor

Performansi finansial untuk melihat business survival dari vendor yang akan berpengaruh dalam

kesehatan finansial perusahaan, pengembangan teknologi, penetrasi pasar, dan penetrasi services support vendor.

Vendor Financial Ability diukur melalui Financial Statement Analysis

Aspek Bisnis


Jaminan Investasi

Technical Support Service (Technical Support adalah tingkat kualitas layanan dukungan vendor dalam

operasi dan maintenance perangkat tersebut).

Investment Protection Strategy (Misal requirement staf untuk operasi sistem minimum; teknologi yang

ditawarkan vendor support 2 atau 3 versi terdahulu; dll)

Technology Upgrade Strategy (Misal kemampuan vendor memberikan kemudahan upgrade/perubahan

sistem/teknologi).

Expense Management Assistance (Panduan dari vendor untuk manajemen pengeluaran untuk sistem dari aspek

finansial dan arsitektur sehingga customer mempunyai purchasing power saat implementasi sistem/teknologi).

Warranty (Jaminan kualitas sistem selama beberapa waktu (tahun)).

Aspek Bisnis


Arah Bisnis Vendor

Arah konsentrasi pengembangan bisnis dan teknologi vendor.

1. Vendor Business Objective & Strategy

2. Vendor Strengths and Cautions

Aspek Bisnis


Constraint dan Limitasi Teknis

Dinilai batasan dan limitasi teknis dari aplikasi CBS yang ditawarkan berdasarkan kebutuhan

kita.

Aspek Teknis

Parameter yang biasanya dinilai: • extensibility • kompatibilitas dengan sistem lain/eksisting • batasan ukuran database • batasan nominal uang.



Pada saat pengadaan dilaksanakan, perencanaan migrasi juga harus mulai

dilaksanakan.

Kadang-kadang sebagian dari perencanaan migrasi juga sudah harus dilakukan dalam tahap feasibility study. Karena migrasi mungkin saja feasible untuk satu skenario migrasi (misal evolutionary) namun tidak feasible untuk skenario yang lain (misal big bang).


Big Bang

Migrasi ke platform yang baru dilaksanakan pada satu waktu.

Regional Migration

Pada strategi ini, migrasi dilakukan berdasarkan letak geografi, dimana migrasi dilakukan per regional satu demi satu.

Line of Business

Pada strategi ini, migrasi dilakukan per bagian bagian bisnis secara perlahan-lahan.

Implementasi & Change Management : Menentukan Strategi Migrasi


Keputusan migrasi core application merupakan keputusan strategis bisnis yang memiliki dampak sangat besar bagi perusahaan.

Untuk pengambilan keputusannya, perlu untuk mengikuti framework yang telah direkomendasikan dalam sesi 3 ini secara lengkap.

Ketika feasibility migrasi sudah dapat disimpulkan, dasar pengadaan (justifikasi) harus dibuat dengan tingkat governance maksimum, mengingat pengadaan migrasi core application adalah very high cost dan very high risk.

Penutup

Merci bien

Arigatoo

Matur Nuwun

Hatur Nuhun

Matur se Kelangkong

Syukron

Kheili Mamnun

Danke

Terima Kasih

Sesi 3 Framework for Deciding Core Application Review Migration

Documents

Transcript of Sesi 3 Framework for Deciding Core Application Review Migration