MANAJEMEN PROYEK MANAJEMEN PROYEK

Laksono Trisnantoro, Fak. Kedokteran Universitas Gadjah MadaFak. Kedokteran Universitas Gadjah Mada

Diskusi:Diskusi:

Apa definisi Proyek menurut anda?Apa definisi Proyek menurut anda?Apa definisi Proyek menurut anda? Apa definisi Proyek menurut anda? Apakah mempunyai konotasi positif Apakah mempunyai konotasi positif ataukah negatif?ataukah negatif?Apakah anda pernah mengikuti kursus Apakah anda pernah mengikuti kursus atau mengikuti mata kuliah atau mengikuti mata kuliah manajemen proyek?manajemen proyek?manajemen proyek?manajemen proyek?Apakah penelitian dan konsultasi Apakah penelitian dan konsultasi merupakan sebuah proyek?merupakan sebuah proyek?

Tujuan Kegiatan:Tujuan Kegiatan:

Memahami definisi manajemen proyekMemahami definisi manajemen proyekMemahami definisi manajemen proyek .Memahami definisi manajemen proyek .Memahami prinsipMemahami prinsip--prinsip manajemen proyekprinsip manajemen proyekMengetahui manfaat menggunakan manajemen Mengetahui manfaat menggunakan manajemen proyek proyek Memahami software pendukung dalam Memahami software pendukung dalam

l k k j kl k k j kmelaksanakan manajemen proyek melaksanakan manajemen proyek Memahami dan menggunakan Microsoft Project Memahami dan menggunakan Microsoft Project

ModulModul 1:1:

Pengantar ManajemenPengantar ManajemenPengantar Manajemen Pengantar Manajemen ProyekProyek

Tujuan Instruksional KhususTujuan Instruksional KhususSetelah mengikuti sesi ini diharapkan para peserta mampu untuk:Setelah mengikuti sesi ini diharapkan para peserta mampu untuk:

Memahami konsep manajemen proyekMemahami konsep manajemen proyekMemahami Proses Manajemen ProyekMemahami Proses Manajemen ProyekMemahami Indikator Keberhasilan ProyekMemahami Indikator Keberhasilan Proyek

Bacaan:Bacaan:Cleland D. 1994. Project management. Part 1. IntroductionCleland D. 1994. Project management. Part 1. Introduction

DEFINISI PROYEK

..…any undertaking that has definite, final objectives representing specific values to be used in the satisfaction of some needsatisfaction of some need or desire

menurut Cleland D. 1994. Project Management. Part 1. Introduction

APAKAH PROYEK ITU ?

Suatu proyek adalah kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu tertentu dan

dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang sasarannya telah digariskan dengan jelas.

Proyek mempunyai suatu permulaan dan akhiran yang melibatkan manusia untuk mencapai suatu y g p

tujuan yang spesifik dengan menggunakan parameter jadual, biaya dan kualitas.

DEFINISI MANAJEMEN PROYEK

h f di i d--------------- the art of directing and coordinating human and managerial resources throughout the life of a project by using modern management techniques to achieve predetermined q pobjectives of scope, cost, time, quality and participant satisfaction.

APAKAH MANAJEMEN PROYEK ITU ?

Manajemen proyek adalahManajemen proyek adalah suatu rangkaian proses, sistem dan teknik suatu perencanaan

yang efektif dan pengawasan sumber yang diperlukan untuk

keberhasilan penyelesaian suatu proyek.

Manajemen proyek adalahManajemen proyek adalah merencanakan, mengorganisir, memimpin

dan mengendalikan sumber daya untuk mencapai sasaran jangka pendek yang

telah ditentukan. Manajemen proyek menggunakan pendekatan sistem dan hirarki (arus kegiatan) vertikal maupun horizontal

Fase-fase dalam sebuah Proyek

Sumber daya dari Proyek

Tingkat kelanggengan(level of sustainability)

Konseptua-lisasi

perencanaan terminasi

Proyek dalam tahap konsepsualisasiProyek dalam tahap konsepsualisasiProyek dalam tahap konsepsualisasiProyek dalam tahap konsepsualisasiProyek dalam tahap perencanaanProyek dalam tahap perencanaanProyek dalam tahap pelaksanaanProyek dalam tahap pelaksanaanProyek dalam tahap terminasiProyek dalam tahap terminasi

Diskusi:Diskusi:

Di d l fDi d l fDi dalam fase mana Di dalam fase mana proyekproyek--proyek anda proyek anda saat ini?saat ini?

Manajemen Proyek meliputi 2 Manajemen Proyek meliputi 2 tujuan :tujuan :

Meningkatkan kemampuan teknis:Meningkatkan kemampuan teknis:Meningkatkan kemampuan teknis:Meningkatkan kemampuan teknis:Meningkatan kemampuan Meningkatan kemampuan manajerial: semakin baik manajerial: semakin baik kemampuan manajerial seseorang kemampuan manajerial seseorang akan semakin baik pula proyek akan semakin baik pula proyek tersebut.tersebut.

Keuntungan tambahan Keuntungan tambahan menggunakan Manajemen Proyekmenggunakan Manajemen Proyek

Hubungannya dengan manajemenHubungannya dengan manajemenubu ga ya de ga a aje eubu ga ya de ga a aje eMenyediakan definisi proyek dengan kinerja Menyediakan definisi proyek dengan kinerja yang akan dihasilkannya.yang akan dihasilkannya.Menjaga manajemen dan pengguna kegiatan Menjaga manajemen dan pengguna kegiatan tetap mendapatkan informasi tentang tetap mendapatkan informasi tentang kemajuan.kemajuan.Mendorong keterlibatanMendorong keterlibatan “ pengguna”“ pengguna” karenakarenaMendorong keterlibatan Mendorong keterlibatan pengguna pengguna karena karena mereka tahu apa yang sedang terjadi.mereka tahu apa yang sedang terjadi.Menyediakan bank data yang historikalMenyediakan bank data yang historikalMembangun kualitas dan pengendalian.Membangun kualitas dan pengendalian.

Hubungannya dengan proyekHubungannya dengan proyek

Menjadual dokumen dan membuat penelitian Menjadual dokumen dan membuat penelitian Menjadual dokumen dan membuat penelitian Menjadual dokumen dan membuat penelitian yang seksamayang seksamaMemaksa Manajer Proyek untuk melakukan Memaksa Manajer Proyek untuk melakukan perencanaan dan mengevaluasinya bersamaperencanaan dan mengevaluasinya bersama--sama dengan tim dan costumersama dengan tim dan costumerMenjaga kedisiplinan yang membantu Menjaga kedisiplinan yang membantu menghindari luputnya tugas menghindari luputnya tugas -- tugas penting tugas penting d ti b k k i b td ti b k k i b tdan mempertimbangkan keseimbangan antara dan mempertimbangkan keseimbangan antara dana, sumber, waktu atau kualitasdana, sumber, waktu atau kualitasMenyelesaikan masalah Menyelesaikan masalah –– masalah potensial masalah potensial tepat pada waktunya untuk melakukan perubahantepat pada waktunya untuk melakukan perubahan

Hubungannya dengan manusiaHubungannya dengan manusia

Mempermudah pergantian ManajerMempermudah pergantian ManajerMempermudah pergantian Manajer Mempermudah pergantian Manajer Proyek baru dalam suatu proyekProyek baru dalam suatu proyekMemfokuskan pada resolusi Memfokuskan pada resolusi masalah. Merealisasikan tugas dari masalah. Merealisasikan tugas dari pekerjaan pekerjaan –– pekerjaan termasuk pekerjaan termasuk kemampuan dan waktu yang ada.kemampuan dan waktu yang ada.

PERBEDAAN KEGIATAN PROYEK DAN OPERASIONAL

Kegiatan Proyek Kegiatan Operasional1. Bercorak dinamis, non

rutin2. Siklus proyek relatif

pendek3. Intensitas kegiatan di

dalam periode siklus

1. Berulang-ulang, rutin2. Berlangsung dalam

jangka panjang3. Intensitas kegiatan relatif

samadalam periode siklusproyek berubah-ubah(naik dan turun)

PERBEDAAN KEGIATAN PROYEK DAN OPERASIONAL

Kegiatan Proyek Kegiatan Operasional4. Kegiatan harus

diselesaikan berdasarkananggaran dan jadwalyang telah ditentukan

5. Terdiri dari bermacam-macam kegiatan yang

4. Batasan anggaran danjadwal tidak setajamdalam proyek

5. Macam kegiatan tidakterlalu banyak

6. Macam dan volumememerlukan berbagaidisiplin ilmu

6. Keperluan sumber dayaberubah, baik macammaupun volumenya.

keperluan sumber dayarelatif konstan.

SIAPA MANAJER PROYEK ?

Mereka adalah orang yang:g y g• Mengorganisir orang-orang dan sumber daya

untuk mendukung tercapainya tujuan, sasaran dan strategi proyek;

• Merencanakan sumber daya yang dibutuhkan untuk tercapainya tujuan, sasaran dan strategi p y j , gproyek;

• Mengidentifikasi dan menggunakan informasi yang relevan untuk mengelola proyek;

SIAPA MANAJER PROYEK ?

Mereka adalah orang yang:Mereka adalah orang yang:• Mempunyai kepemimpinan untuk anggota-

anggota proyek;• Melakukan evaluasi periodik terhadap hasil

proyek dan mengarhkan kembali sumber daya agar proyek dapat berjalan seperti yangagar proyek dapat berjalan seperti yang diharapkan;

• Menggunakan teknik dan peralatan modern untuk mendukung proses manajemen proyek;

SIAPA MANAJER PROYEK ?

Mereka adalah orang yang:Mereka adalah orang yang:• Memelihara semangat kerja & kultur organisasi

yang baik;• Menjaga agar para pengguna proyek gembira dan

mendapat informasi perkembangan proyek;• Menjaga agar para pejabat senior atau pengelola• Menjaga agar para pejabat senior atau pengelola

organisasi yang mempunyai proyek mendapat informasi kemajuan proyek. Diharapkan mereka memahami bagaimana proyek dapat masuk pada perkembangan organisasinya.

Diskusi:

Apakah anda sepakat bahwa kegiatan yangApakah anda sepakat bahwa kegiatan yangApakah anda sepakat bahwa kegiatan yang Apakah anda sepakat bahwa kegiatan yang menjadi tanggungmenjadi tanggung--jawab anda adalah sebuah jawab anda adalah sebuah proyek?proyek?Apakah anda sepakat bahwa PI adalah Apakah anda sepakat bahwa PI adalah Project Leader yang bertugas sebagaiProject Leader yang bertugas sebagaiProject Leader yang bertugas sebagai Project Leader yang bertugas sebagai manajer proyek? manajer proyek?

Penyusunan Proyek secara konsepsualPenyusunan Proyek secara konsepsual

Tujuan Instruksional KhususTujuan Instruksional KhususMendeskripsikan pentingnya definisi Mendeskripsikan pentingnya definisi proyek untuk proses perencanaanproyek untuk proses perencanaanMendiskusikan bagaimana menentukan Mendiskusikan bagaimana menentukan pengertian umum tentang definisi proyekpengertian umum tentang definisi proyekMenjelaskan apa yang yang harus Menjelaskan apa yang yang harus dimasukkan dalam dokumentasi definisi dimasukkan dalam dokumentasi definisi proyekproyek

Apa Definisi proyek yang Apa Definisi proyek yang benar??benar??

Seperti yang diusulkan oleh penyandang Seperti yang diusulkan oleh penyandang Sepe t ya g d usu a o e pe ya da gSepe t ya g d usu a o e pe ya da gdana proyekdana proyekSeperti yang tercantum di dalam Seperti yang tercantum di dalam permintaan proyekpermintaan proyekSeperti yang telah didesainSeperti yang telah didesainSeperti yang telah diproduksiSeperti yang telah diproduksiSeperti yang telah diterapkan di penggunaSeperti yang telah diterapkan di penggunaSeperti yang telah diterapkan di penggunaSeperti yang telah diterapkan di penggunaSeperti apa yang diinginkan oleh Seperti apa yang diinginkan oleh penggunapengguna

Latihan:Latihan:

Siapa pihak terkait danSiapa pihak terkait danSiapa pihak terkait dan Siapa pihak terkait dan pengguna proyek kita? Apa pengguna proyek kita? Apa pandangan mereka?pandangan mereka?

Buatlah sebuah deskripsi singkat Buatlah sebuah deskripsi singkat tentang proyek anda, termasuk :tentang proyek anda, termasuk :

Nama proyek yang anda pimpin.Nama proyek yang anda pimpin.N p oye y g d p p .N p oye y g d p p .Sasaran dan tujuan yang menggambarkan hasil utama Sasaran dan tujuan yang menggambarkan hasil utama dari proyekdari proyekKriteria dalam konteks jadual, kapan akan selesai.Kriteria dalam konteks jadual, kapan akan selesai.Kriteria keberhasilan ( bagaimana anda dan orang lain Kriteria keberhasilan ( bagaimana anda dan orang lain menilai keberhasilan)menilai keberhasilan)Ketrampilan yang anda butuhkan. Mengapa anda Ketrampilan yang anda butuhkan. Mengapa anda p y g g pp y g g pmembutuhkannya, dan siapa saja anggota yang membutuhkannya, dan siapa saja anggota yang bertanggungjawab untuk menangani setiap kegiatan.bertanggungjawab untuk menangani setiap kegiatan.

MANAJEMEN PROYEK MANAJEMEN PROYEK

Lembar KerjaLembar Kerja

Nama Proyek:Nama Proyek:

Siapa pihak terkait danSiapa pihak terkait danSiapa pihak terkait dan Siapa pihak terkait dan pengguna proyek kita? Apa pengguna proyek kita? Apa pandangan mereka?pandangan mereka?

Sasaran dan tujuan yang menggambarkan Sasaran dan tujuan yang menggambarkan hasil utama dari proyekhasil utama dari proyek

Kriteria dalam konteks jadual, Kriteria dalam konteks jadual, kapan akan selesai.kapan akan selesai.

Kriteria keberhasilan ( bagaimana anda dan orang lain Kriteria keberhasilan ( bagaimana anda dan orang lain menilai keberhasilan)menilai keberhasilan)

Ketrampilan SDM yang anda butuhkan. Mengapa Ketrampilan SDM yang anda butuhkan. Mengapa anda membutuhkannya, dan siapa saja anggota anda membutuhkannya, dan siapa saja anggota

yang bertanggungjawab untuk menangani setiap yang bertanggungjawab untuk menangani setiap kegiatan.kegiatan.

Planning and BudgetingPlanning and Budgeting

Sajikan pula Perencanaan Kegiatan Sajikan pula Perencanaan Kegiatan secara garis besar dan anggarannyasecara garis besar dan anggarannya

S ki d T i k ihS ki d T i k ihSekian dan TerimakasihSekian dan Terimakasih