SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

61

Transcript of SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

Page 1: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com
Page 2: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

SERVICE QUALITY

• Basic Knowledge

• ADIRA Service Journey

• Service Quality Framework

• ADIRA Service DNA

• Service Blueprint

OPERATION FUNCTION

• New Function : Service Head

• Complaint Handling

• CTP – Tools & Application

• Process & Control

Page 3: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

REGIONAL ORGANIZATION

Account Acquisition Account Maintenance / Customer Relation

Page 4: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

BRANCH ORGANIZATION

Page 5: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

SUSTAINABLE BUSINESS GROWTH

Business

Excellence

• We Sell MORE

• We Sell BETTER

• We Sell FASTER

Service

Excellence

• We Deliver CONSISTENTLY BETTER

• We Deliver UNIQUE CUSTOMER EXPERIENCE

Operational

Excellence

• We Operate MORE RELIABLE

• We Operate EFFICIENTLY

• We Operate EFFECTIVELY

Page 6: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

SERVICE EXCELLENCE

Business

Growth

To Deliver The Best Possible

Value

To Meet Customer Need

To Exceed Customer

Expectation

A Total Experience with

4PWhy Service is Important

Page 7: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

DEFINITION

Service:

Memberikan manfaat untuk memenuhi kebutuhandan harapan customer, jika perlu melampaui harapanmelalui 4P (Product, Process, People & Place)

Customer :

Seseorang yang membutuhkan layanan(service) atau produk

Page 8: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

DEFINITION

Customer Experience :

Keseluruhan interaksi yang dilakukan oleh customer dengan penyedia layanan melalui 4P, yang dapatmenimbulkan kesan terhadap penyedia layanan

Moment of Truth :

Hal2 yang terjadi pada saat customer melakukaninteraksi dengan penyedia layanan yang mengkonfirmasi ekspektasi customer terhadappenyedia layanan

Page 9: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

CUSTOMER EXPERIENCE

Moment of Truth

Product

Process

People

Place

Value

Features

Benefit

Fucntional

Availability

Performance

Design

Service Standard

Procedures

Technology & Equipment

Efficiency & Effectiveness

Complaint Management

Competency

Grooming

Product Knowledge

Service Behavior

Culture

Mindset

Empowerment

Setting

Ambience

Facilities

Layot

Channel

Page 10: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

2008 2009 2011 2014 2015

Service Bahavior :C(ekatan)A(ntusias)R(amah)E(mpati)Call Center : 08041811811

Service Recognition :Service Quality IndexAdira Frontliner Idol (AFI)Best Branch

Call Center – “DERING”Single Number 500511Inbound & Outbound IVR

Call Center open for DealerLoyalty Program : Untumu Sahabat

Service DNA : Simple – Solution – SynergyService Improvement Blueprint (Product-Process-People-Places)

ADIRA SERVICE JURNEY

Page 11: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

SERVICE QUALITY FRAMEWORK

SERVICE STRATEGY DEVELOPMENT

SERVICE DEVELOPMENT

IMPLEMENTATION MEASURMENT

Top Management Commitment

Service DNA : 3S

Target : SQ Index 85

Service Improvement Blueprint

Customer Experience Standard

CTP Standard

Grooming

Tools Development :

Implemented QMS

Measurement Component

Call Center - Outbound Activities

Cascading of Service Blueprint

Service Coach to Managers

Managers to Section Head

Section Head to Staff

Monitoring :

Service Leadership Checklist

Branch Score Card (3x / year)

Complaint Handling & Monitoring

KPI :

Manager

Section Head

Staff

Service Quality Index : 78,5 (2015)

Page 12: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

LAYANAN SAHABAT

SIMPLE – SOLUTION - SYNERGY

Movie

“Layanan Sahabat”

Page 13: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

LAYANAN SAHABAT : SIMPLE – SOLUTION – SYNERGY

SIMPLE ( Easy, Clear & Efficient)

1. Persyaratan Pembiayaan yang mudah dimengerti dan didapatkan

2. Proses Pembiayaan yang lancar dan tanpa hambatan

3. Aplikasi digital yang mudah diakses dan digunakan

SOLUTION (Reliable, Customer Focused & Responsive)

1. Produk pembiayaan yang beragam dan sesuai kebutuhan pelanggan

2. Service level yang selalu terpenuhi

3. Selalu mengutamakan kepentingan dan kenyamanan pelanggan

4. Gardira yang cepat tanggap, kompeten dan dapat diandalkan

SYNERGY (Connected, Assurance & Consistent)

1. Jaringan layanan yang terpadu, beragam dan mudah dijangkau

2. Relasi yang baik dan kuat dengan mitra bisnis dan pelanggan

3. Produk dan Jaminan pembiayaan yang aman

4. Layanan yang seragam di seluruh jaringan

Page 14: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

DIMENTION SIMPLE SOLUTION SYNERGY

PRODUCT

•MS2

•Business Rules

Management System

•Queuing Machine

System

•Integrated System

•Maxi

•Refinancing

•Multi Brand

•Payment Channel

•Dering Adira

•Aman 24 Jam

•Keday

•Akses - Mobile

Application

•Integrated System

•AFC

•Custodian

PROCESS

PEOPLE

PLACES

ADIRA DNA

Page 15: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

SERVICE IMPROVEMENT BLUEPRINT

Pada Service Improvement Blueprint terdapat 2 bagian penting yaitu:

a. Flow setiap proses bisnis berdasarkan SOP

b. Customer Experience Standards sesuai dengan proses bisnis. Pada bagian ini membahas detail

langkah2 dan prosedur yang sesuai dengan standar service Adira

c. CTP Standard

d. Grooming

Customer Experience Standard Berisi :

Aktivitas dalam setiap proses

untuk masing-masing jabatan

yang terkait beserta SLS nya,

Sikap dalam berinteraksi

dengan Customer,

Panduan dalam berkomunikasi

dengan Customer, pada bagian ini

dapat disesuaikan dengan bahasa

yang digunakan oleh masing-

masing Customer

Hal-hal yang perlu dilakukan

dan yang tidak perlu dilakukan

pada saat melakukan aktivitas

sebelum maupun saat melayani

Customer

Page 16: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

SERVICE IMPROVEMENT BLUEPRINT

CUSTOMER EXPERIENCE

STANDARDCTP STANDARD GROOMING

oOperational Standard

oBehavior Standard

oService Language

oDo & Don’t

3 Business Process :

1. Acquistion Process (72 Script)

• Mayor

• Non Mayor

• Non Dealer Sales

2. Account Maintenance (161 Script)

• Pembayaran di Kasir

• Pengambilan BPKB

• Penanganan Keluhan

• Keringanan Denda

• Pengambilan Dokumen PP

• Claim Asuransi

• Call Center

3. Collection Process (40 Script)

• Desk Collection (Reminding)

• Penanganan Bucket 1

• Penanganan Bucket 2

Standarisasi Fisik Premises / Places /

Kantor Cabang

(8 Script)

1. Area Parkir

2. Area Pintu Masuk

3. Area Ruang Tunggu

4. Area Kasir

5. Area CS

6. Area Customer Relation

7. Area Dealing Room

8. Toilet

Standarisasi Fisik Gardira

(7 Script)

1. Tata Cara Berbusana :

Busana

Sepatu

ID Card

Accessories

2. Tata Cara Berpenampilan :

Penataan Rambut

Pemeliharaan Tubuh

Pemakaian Tas Kerja

Page 17: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

SERVICE LEADERSHIP

Coach – memberi bimbingan & energi untuk mencapai tujuan

Assistant – siap memberi bantuan/ dukungan

Role model – memberi contoh terbaik & inspirasi

Enforcer – pendorong, penegak & pengawas

Leaders

Memiliki pengikut, mampu mempengaruhi &

menggerakkan mereka untuk mencapai

tujuan tertentu

~ Blank

Page 18: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

CONTACT CARE – DERING ADIRA

Call Center : 1500511

SMS Care : 08118115811

Email : [email protected]

Website : www.adira.co.id

Mobile Application : Akses

Customer Service Cabang

Page 19: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

WORDS OF INSPIRING

Page 20: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

OPERATION FUNCTION

Deputy Branch Manager

OPH (Front End)

Teller

CS

Collateral

OPH (Back End)

PPS

CAS

BM Sales

Service Head

Teller

CS

CMH

CRH

BM Operation

OPH

Collateral

PPS

CASCA

ARH

HRR

BEFORE AFTER

Page 21: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

OPERATION HEAD

ROLES

• Memastikan semuar proses yang berada di bawah fungsi yang disupervisinya berjalansesuai dengan SOP dan standar layanan

• Bertanggungjawab atas kinerja tim yang berada di bawah supervisinya agar mencapaitarget yang telah ditentukan

MAIN RESPONSIBILITY

• Pelaksanaan & pengawasan seluruh aktivitas operasional yang berhubungan denganadministrasi, keuangan, pembukuan dan asset

• Pengelolaan Collateral

• Melakukan koordinasi kegiatan dengan pihak2 terkait lainnya di cabang, kantor pusat danrekanan bisnis

DESCRIPTION

• Memastikan keamanan penyimpanan collateral dan dokumen PP

• Memastikan kelengkapan dokumen2 PP

• Monitoring pendaftaran & pembayaran fiducia

• Pengelolaan Buffer Cash (NDS , Biaya Tarik)

• Monitoring BPKB Overdue

• Stock Opname BPKB & UKJ

• Distribusi bukti potong PPh

Page 22: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

JOB ROLES & DESCRIPTION

POSITION ACCOUNT ACQUISITION ACCOUNT MAINTENANCECOLLECTION

MANAGEMENT

Collateral

1. Penerimaan & penyimpanan

BPKB dari Dealer serta

pengiriman ke Custodian

2. Cek Keabsahan BPKB

3. Follow up pengajuan koreksi

BPKB ke Dealer

1. Proses pengelaran BPKB atas

permintaan customer

2. Memastikan collateral terkirim ke

Perusahaan Asuransi untuk proses

claim

1. Penyerahan BPKB kepada bidder

pemenang lelang UKJ

Credit

Admin

1. Input hasil pengkinian data

customer

2. Pengiriman dokumen PP ke

custodian

1. Penerimaan pembayaran

angsuran & denda dari ARO

2. Penerimaan pembayaran hasil

lelang UKJ

1. Distribusi map PK

2. Full Data Entry

3. Proses pemdaftaran fiducia

Page 23: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

JOB ROLES & DESCRIPTION

POSITION ACCOUNT ACQUISITION ACCOUNT MAINTENANCECOLLECTION

MANAGEMENT

PPS

1. Overbooking angsuran customer

berdasarkan konfirmasi dari tim

Collection

2. Follow up long outstanding

balance

3. Tugas tambahan terkait

keHRDan

1. Penerimaan angsuran dari ARO

setelah loket teller tutup

1. Melakukan PPD untuk product

& OPEX

2. Konfirmasi penerimaan unit ke

customer mobil sebelum PPD

3. Melakukan pre-term untuk

nasabah refinancing

4. Pembayaran OPEX & komisi

non regular

5. Pengelolaan Kas Angsuran &

PDC Management

6. Pengelolaan Buffer Cash

7. Daily Cash Opname

8. Daily Bank Recontiliation

9. Stock Opname PDC Customer

10. Stock Opname TTA

Page 24: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

PENGELOLAAN KAS -BANK (IN & OUT)

OPERATION PROCESS AND CONTROL

OPR. RISK

IMPACT

KAS ANGSURAN SALDO BANK BUFFER CASH

OPEX (INCENTIF, HONORER, DC FEE) PEMBAYARAN PRODUK

PENGGUNAAN TIDAK SESUAI PERUNTUKAN TIDAK DIDUKUNG DOKUMEN DAN APPROVAL YANG VALID SELISIH SALDO DAN KEHILANGAN LONG OUTSTANDING UNCONTROLABLE FRAUD : EXPENSES, KREDIT FIKTIF TERLAMBAT ATAU SALAH PEMBAYARAN KE DEALER (PRODUK & INCENTIF

KOMPLAIN NASABAH, DEALER DAN PIHAK KETIGA KERUGIAN OPERASIONAL KARENA FRAUD KUALITAS PEMBIAYAAN (FID, TOD, NCL) PEMBOROSAN

REKONSILIASI BANK : SALDO BANK Vs SALDO BUKU/LEGDER, KEWAJARAN SALDO;OUTSTANDING ITEM REKONSILIASI TERLALU BANYAK; OUTSTANDING ITEM TIDAK ADAJELAS, LONG OUTSTANDING; REGISTER BUFFER CASH TIDAK JELAS

REKONSILIASI KAS ANGSURAN : SALDO BAP Vs GL, SALDO TIDAK WAJAR STOCK OPNAME PDC : BAP OPNAME PDC OPEX RATIO : COST TO INCOME RATIO, OPEX TO ANR RATIO, OPEX Vs BUDGET,

TREND OPEX DUAL CUSTODY : TANDA TANGAN CHEQUE KOSONG, TOKEN DITITIPKAN, SLS

PAYMENT DEALER, KUALITAS CREDIT

Page 25: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

OPR. RISK

IMPACT

DATA DAN DOCUMENT HANDLING

DATA TIDAK LENGKAP DAN ATAU DATA SALAH – MENGHAMBAT PPD TERLAMBAT PENGIRIMAN DOKUMEN KE NASABAH TERLAMBAT PROSES FIDUCIA TERLAMBAT PEMBAYARAN KE NOTARIS DAN PNBP

PAJAK SALAH BAYAR KENA DENDA SID KOMPLAIN DARI NASABAH & DEALER TERJADI OVERDUE PENARIKAN UNIT DIKASUSKAN/ PENGADUAN DARI NASABAH BIAYA KASUS MENINGKAT

PENGINPUTAN DATA NASABAH PENGINPUTAN DATA DEALER, DC, Dll PENGIRIMAN PP CUSTOMER PENGOLAHAN FIDUCIA

REGISTER FIDUCIA : AGING FIDUCIA YG TINGGI, SALDO HUTANG KE NOTARIS REKONSILIASI PAJAK : KONFIRMASI KE DEALER, KEPASTIAN PENGIRIMAN BUKTI POTONG PAJAK EVALUASI KOREKSI SID : LAPORAN DARI HO LAPORAN AGING AR : PERSENTASE OVERDUE NEW COMER ANGS PERTAMA LAPORAN FID : FID ANGS PERTAMA

OPERATION PROCESS AND CONTROL

Page 26: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

PENGELOLAAN BPKB

BPKB TIDAK DITERIMA

BPKB TIDAK ABSAH/VALID

KEHILANGAN BPKB

SELISIH BPKB

PENGELUARAN BPKB KEPADA PIHAK YG SALAH

KETERLAMBATAN PENYERAHAN BPKB KEPADA NASABAH/BIDDER

KOMPLAIN /DITUNTUT NASABAH

DOUBLE FINANCING

NAMA BAIK PERUSAHAAN

FRAUD

BIAYA PENGURUAN BPKB ATAU BUY BACK UNIT

OPR. RISK

IMPACT

OVERDUE BPKB : OVD > 1 THN, DEALER TERTENTU OD TINGGI, ALASAN OVD TIDAK ADA/ TIDAK JELAS, ALASAN SAMA TERUS (COPAS)

LAPORAN STOCK OPNAME BPKB : SELISIH TIDAK DI RINCI, TIDAK DILAKUKAN FULL OPNAME, TIDAK DILAKUKAN OLEH 2 PIHAK, TIDAK ADA HARDCOPY TTD

LAPORAN MUTASI HARIAN : MUTASI TIDAK WAJAR

PENERIMAAN DAN PENGELUARAN BPKB DARI DEALER DAN KE CUSTOMER

PENERIMAAN DAN PENGELUARAN BPKB KE DAN DARI CUSTODIAN

PENYIMPANAN DAN PENGAMAN BPKB DI COLLATERAL

OPERATION PROCESS AND CONTROL

Page 27: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com
Page 28: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com
Page 29: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com
Page 30: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com
Page 31: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com
Page 32: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

CTP STANDARD – Area Parkir

1. Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :

1. Area Parkir Customer Adira yang terpisahkan dariparkir umum (eksklusif untuk Adira saja)

2. Terdapat garis parkir yang jelas untuk tiapkendaraan

3. Parkir menghadap kearah yang sama dan beraturan

4. Terdapat papan petunjuk parkir customer danparkir karyawan (parkir karyawan dan customerterpisah dan ada papan petunjuk yang jelas)

2. Material Promosi :

a. Spanduk dipasang di area luar gedung dan tidakmenempel di kaca.

b. Display Barang milik merchant dapat diletakkandi area parkir sesuai dengan besarnya area parkir

Page 33: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

CTP STANDARD – Pintu Masuk

Page 34: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

CTP STANDARD – Ruang Tunggu

3. Dinding

a. Tembok bersih

b. Sudut-sudut tidak ada sarang laba-laba

c. Cat dinding tidak mengelupas

d. Dinding tidak retak

4. Langit-langit

a. Bersih tidak berdebu

b. Tidak terdapat sarang laba-laba

c. Tidak terdapat bagian yang rusak

5. Kursi

a. Kursi diletakan beraturan dan sejajar

b. Tidak Kotor

c. Tidak ada bagian yang rusak,robek,mengelupas,kusam/cacat

d. Jumlah kursi disesuaikan dengan luas area ruang tunggu yang tersedia

e. Jenis kursi yang dipasang adalah Monterey type AK 300 K (hitam) tanpa sandaran(Produk dari high Point)

Page 35: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

CTP STANDARD – Ruang Tunggu

Page 36: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

CTP STANDARD – Area CS

Page 37: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

CTP STANDARD – Area Toilet

Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :

1. Di depan Toilet dilengkapi dengan keset yang menyerap air atau sejenisnya,

dengan warna gelap ukuran : p x l adalah 80 x 50cm

2. Di dalam toilet wajib disediakan tempat sampah tertutup, tempat sabun cuci

tangan (cair) dan sabunnya, tissue beserta tempatnya.

3. Bila diperlukan, toilet dapat ditambahkan exhaust fan yang diparalel dengan

lampu didalam untuk mempercepat sirkulasi udara

4. Pastikan toilet tidak bau

5. Apabila terdapat bak mandi, maka pastikan bak mandi bersih, tidak berlumut,

tidak berkerak, dan terdapat air bersih

6. Gayung dan ember yang digunakan bersih, tidak berlumut dan berkerak serta

tidak pecah

Page 38: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

GROOMING

Page 39: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

GROOMING – Tata Cara Berbusana

Page 40: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

GROOMING – Tata Cara Berbusana

Page 41: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

GROOMING – Tata Cara Berbusana

Page 42: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

GROOMING – Tata Cara Berbusana

Page 43: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

GROOMING – Tata Cara Berbusana

Page 44: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

GROOMING – Tata Cara Berbusana

Page 45: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com
Page 46: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

o Saldo menurut catatan perusahaan ≠ tidak sama dengan rekening koran dari bank ≠rincian saldo mengendap

o Saldo menurut catatan perusahaan ≠ nilai tertera di general ledger sistemo Rincian saldo mengendap tidak dibuat dan atau > 3 bulan (long outstanding)o Reconciling items tanpa penjelasan yang cukup dan dokumen yang memadaio Rekening koran tidak dilampirkano Saldo di rekening nilainya tidak wajar (terlalu besar dari biaya opex rata2)

BANK RECONCILIATION SHEET

IDENTIFY OPERATION PROCESS WEAKNESSES

o Monitoring Penggunaan Buffer Cash tidak ada/dibuat atau tidak sesuai peruntukano Saldo akhir Buffer Cash di general ledger ≠ Saldo akhir Buffer Cash menurut cash opname

+ bank (jika ada)o Transaksi tercatat di Monitoring Penggunaan Buffer Cash tidak dilengkapi penjelasan yang

cukup dan dokumen yang memadai

BUFFER CASH

Page 47: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

o BAP Cash Opname tidak dibuat atau tidak dilampirkan Summary RVo Saldo akhir menurut Summary RV (Receipt Voucher) ≠ Jumlah fisik uang + uang disetor ke

banko Rekonsiliasi Kas Angsuran tidak ada/dibuato Saldo akhir menurut general ledger ≠ BAP Cash Opname + uang disetor ke banko Bukti setoran ke bank tidak adao Saldo kas angsuran di general ledger tidak wajar, jauh lebih besar dari rata2 uang yang

mengendap di cabang disore hari

KAS ANGSURAN

o Register PDC tidak dibuat dan atau tanggal jatuh tempo tidak H-1 dari angsurano BAP PDC Opname tidak ada/tidak dibuat dan atau selisih tidak teridentifikasio PDC tolakan masih tercatat di sistemo Register Cheque tidak dibuat dan atau rincian transaksi tidak ditulis lengkapo Jumlah pre-approved blank cheque (cek kosong) berlebihan/tidak sesuai aturano Tidak ada register blank cheque dan atau tidak tervalidasi 2 (dua) section head

PDC (POST DATED CHEQUE) dan CHEQUE

IDENTIFY OPERATION PROCESS WEAKNESSES

Page 48: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

o Tagihan Dealer tidak didukung dokumen yang lengkap o Dokumen utama di kelengkapan Tagihan Dealer tidak asli/tanpa stempel asli Dealer o Tandatangan penerima unit ≠ tandatangan di KTP/KKo Unit karoseri tidak dilengkapi dengan foto kendaraan o Tidak ada konfirmasi ke nasabah

TAGIHAN DEALER

o Payment Voucher tidak dilengkapi dokumen aslio Trend kenaikan biaya operating expenses yang tidak wajaro Pembayaran komisi/insentif tidak ke karyawan Dealero Pembayaran biaya tarik yang tidak wajar dibandingkan dengan kinerja Collectiono Long outstanding DP di vendor

TRANSAKSI PEMBAYARAN

IDENTIFY OPERATION PROCESS WEAKNESSES

Page 49: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

o BPKB Overdue tidak dilengkapi analisa kasus yang rinci/cenderung sama antara dealeryang berbeda

o BPKB Overdue tidak ditindaklanjuti dengan SIT 1, SIT 2, Surat Pernyataan Dealer, SomasiDealer dll, meskipun sudah melewati batas kewajaran overdue

o Beberapa BPKB Overdue di satu dealer berbeda signifikan jumlahnyao BPKB Overdue lebih dari 1 (satu) tahun

AGING BPKB

o BPKB Opname tidak dilakukan dan atau dilakukan tidak sesuai skedulo Selisih jumlah fisik vs catatan di BAP BPKB Opname tidak ditindaklanjuti (long

outstanding)o Tidak ada saksi dalam pelaksanaan BKPB Opnameo Pelaksanaan BPKB Opname tidak menyeluruh (hanya sampling)o Jumlah fisik BPKB MOP ≠ jumlah karyawan yang mendapatkan fasilitas MOP

BPKB OPNAME

IDENTIFY OPERATION PROCESS WEAKNESSES

Page 50: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

o Surat Penunjukkan dan Kode Etik belum ada/belum dibuato Log Book masuk ruangan dan buka tutup brankas BPKB dan Finance tidak lengkapo Penunjukan PIC Alternate dan serah terima copy kode kombinasi/kunci cadangan belum

ada/belum dilakukan

DUAL CUSTODY

o Outstanding klaim yang tidak wajar, terlalu tinggio Klaim nasabah tertentu melebihi kewajaran overdue o Alasan Klaim Overdue tidak rinci/cenderung sama antara nasabah yang berbedao Tanggal Konfirmasi persetujuan klaim asuransi ≠ Tanggal ET akun terkait

AGING KLAIM ASURANSI

IDENTIFY OPERATION PROCESS WEAKNESSES

Page 51: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

Verifikasi :1. Cek Rekon Kas Angsuran2. Cek bukti setoran apakah sudah

divalidasi3. Cek mutasi bank4. Pastikan angsuran sudah dilakukan

pencatatan

Contoh Rekonsiliasi Back

Page 52: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

Contoh Buffer Cash

( i ) merupakan saldo buffer yang dicairkan dan posisi nya berada di Brankas Finance Cabang / Unit.

( o ) merupakan saldo buffer yang berada di Bank Out Cabang / Unit.

Note :

- Saldo buffer yang dicairkan bisa < dari jumlah yang ditetapkan oleh Memo Internal, tergantung koordinasi antara CRH, Pimpinan Cabang / Unit denganManager Area terkait

- Saldo tunai bisa berbeda-beda tiap harinya, tergantung pada proses pengajuan pengisian buffer cash dan tergantung pada pencairan dana buffer tersebut ( sebagai contoh, apabila pengisian buffer masuk pada batch 3, maka secara aktual dana tersebut masuk keesokan harinya.

Back

Page 53: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

Reko

nsilia

si K

as A

ng

sura

n

Cabang : xxxxx

Dilakukan pada tanggal : 12/1/ 2015 Dari Pukul 08.30 s/d 18.00

: Finance

A. SALDO KAS MENURUT PENCATATAN ADMINISTRASI

1. Posisi Awal Kas per tanggal 12.1.2015 Rp. 507,867,800

2. Mutasi dari tanggal 12.1.2015 s/d 12.1.2015

Jumlah Penerimaan Kas Angsuran Motor + Mobil Rp. 438,695,400

Jumlah Penyetoran Kas Angsuran Motor + Mobil Rp. 742,807,400

Jumlah Mutasi Kas Angsuran per tgl 5.1.2015 .2014 Rp. (304,112,000)

3. Posisi akhir kas angsuran per tgl 12.1.2015 Rp. 203,755,800

Rp. -

Rp. 203,755,800

B. UANG DALAM KAS

1. uang Tunai

b. Uang kertas

681 lembar @ Rp.100.000Rp. 68,100,000

886 lembar @ Rp. 50.000Rp. 44,300,000

12 lembar @ Rp. 20.000Rp. 240,000

135 lembar @ Rp. 10.000Rp. 1,350,000

91 lembar @ Rp. 5.000Rp. 455,000

18 lembar @ Rp. 2.000Rp. 36,000

2 lembar @ Rp. 1.000Rp. 2,000

0 lembar @ Rp. 500Rp. -

0 lembar @ Rp. 100Rp. -

b. Uang Logam 12,654,000

0 keping @ Rp. 1.000Rp. - 10,641,150

0 keping @ Rp. 500Rp. -

4 keping @ Rp. 200Rp. 800

1 keping @ Rp. 100Rp. 100

0 keping @ Rp. 50Rp. -

0 keping @ Rp. 25Rp. -

Jumlah Uang Kas Angsuran Rp. 114,483,900

C. SELISIH UANG KAS Kelebihan */coret yang tidak perlu Rp. 89,271,900

Inputan RO Tembung 12.1.2015 56,539,400.00

Inputan RO Setia Budi 12.1.2015 32,532,500.00

Modal Kasir ro tembung & ro setia budi 200,000

Total 89,271,900

D. CADANGAN PENGEMBALIAN Rp. 200,000

E. Kas yang harus disetor ke bank Rp. 114,283,900

Keterangan selisih :

…………………………………………………

Demikianlah Berita Acara ini dibuat dengan sesungguhnya.

Menyerahkan Diterima

Bora Pelawi Lovia Ariany Jusri

Payment prossecor staff OPH

BERITA ACARA PEMERIKSAAN KAS ANGSURAN HARIAN MOTOR + MOBIL (PER CABANG)

Pemegang Kas

Mengetahui

Ali Zubaedi

BM/DBM

Pastikan nilai sesuaiantara fisik dengan

pencatatan

Pastikan nilai nominal sesuai dengan fisik uang

Cek ke RV Penerimaandan Rekon kasAngsuran RO

Catatan :1. Pastikan Uang angsuran disimpan ke

Brankas disertai dengan dokumenpendukung

2. Pastikan angsuran disetor ke bank H+1 dipagi hari

Back

Page 57: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

Contoh Payment Voucher (PV) Back

Page 58: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

Contoh Analisa Kasus BPKB

1. Pastikan Hasil dari PenangananBPKB Overdue dituangkan di dalamAnalisa Kasus

2. Pastikan pengisian dantandatangan persetujuan padaAnalisa Kasus Lengkap dan Benar

Back

Page 59: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

Contoh BAP Stock Opname BPKB Back

Page 61: SERVICE QUALITY - e-learn.adira-corpu.com

Contoh Log Book Buka Tutup Brankas Back