Oleh :

Budiyono

KPPN Surakarta

SERBA SERBI PENGELOLAAN DATA KONTRAK DAN

PENYELESAIAN TAGIHAN/SPM PADA

KPPN SURAKARTA

Dasar Hukum

Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK/2012 tentang Tata Cara Pelaksanaan Pembayaran atas Beban APBN

No 84/PMK.05/2015 tentang Tata Cara Penarikan Pinjaman dan/atauHibah Luar Negeri

Perdirjen Perbendaharaan Nomor PER-58/PB/2013 tentang Pengelolaan Data Supplier dan Data Kontrak Dalam SPAN

Peraturan Dirjen Perbendaharaan Nomor PER-39/PB/2016 tentangPerubahan atas Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-3/PB/2016 tentang Petunjuk Pencairan, Pembebanan, danPertanggungjawaban Dana Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri melaluiMekanisme Rekening Khusus

Peraturan terkait lainnya

RUANG

LINGKUP

Jenis dan Tipe Komitmen

Pendaftaran Kontrak

Addendum Kontrak

Pembatalan Kontrak

Serba-serbi

.

Jenis dan Tipe Komitmen

Pelaksanaan kegiatan dan penggunaan anggaran padaDIPA yang mengakibatkan pengeluaran Negara, dilakukanmelalui pembuatan komitmen.

Jenis komitmen :

a. Perjanjian/kontrak untuk pengadaan barang/jasa;

• Dalam hal tertentu bisa dalam bentuk kwitansi/buktipembelian

• Untuk nilai tertentu diharuskan bukti perjanjian berupaSPK atau Surat Perjanjian

b. Penetapan keputusan.

• pelaksanaan belanja pegawai;

• pelaksanaan perjalanan dinas

• pelaksanaan kegiatan swakelola, termasukpembayaran honorarium kegiatan; atau

• belanja bantuan sosial yang disalurkan dalam bentukuang kepada penerima bantuan sosial.

JENIS KOMITMEN

• Perjanjian/ Kontrak yang akan dibayarkan dengan LS

• Komitmen yang menurut ketentuan yang berlaku mensyaratkan tanda

bukti perjanjian dalam bentuk SPK atau dalam bentuk Surat

Perjanjian [Kontrak]

SPK digunakan untuk Pengadaan Barang/Pekerjaan

Konstruksi/Jasa Lainnya dengan nilai sampai dengan Rp

200.000.000,00 (duaratus juta rupiah) dan untuk Jasa Konsultansi

dengan nilai sampai dengan Rp50.000.000,00 (lima puluh juta

rupiah).

Surat Perjanjian untuk Pengadaan Barang/Pekerjaan

Konstruksi/Jasa Lainnya dengan nilai diatas Rp200.000.000,00

(duaratus juta rupiah) dan untuk Jasa Konsultansi dengan nilai

diatas Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah).

[PMK 190/ 2013 dan PP 70/ 2012]

KOMITMEN YANG DICATAT DALAM SPAN

Barang/ Jasa Konstruksi/

Jasa lainnyaKOMITMEN YANG DICATAT DALAM SPAN

Tanda BuktiPerjanjian/ Nilai

Bukti Pembelian

Kuitansi

Surat Perintah Kerja

Surat Perjanjian

0 10 50 200 ~

TIDAK dicatat dalam SPAN

Dicatat dalam SPAN

JasaKonsultansi KOMITMEN YANG DICATAT DALAM SPAN

Tanda BuktiPerjanjian / Nilai

Bukti Pembelian

Kuitansi

Surat Perintah Kerja

Surat Perjanjian

0 10 50 200 ~

TIDAK dicatat dalam SPAN

Dicatat dalam SPAN

n/a

n/a

n/a

n/a

• Kontrak Tahunan (Annnual Contract)

Kontrak yang tanggal mulai dan berakhirnya kontrak berada

dalam periode /tahun anggaran yang sama.

• Kontrak Tahun Jamak (Multy Year Contract)

Kontrak yang tanggal mulai dan berakhirnya kontrak berada

dalam periode/ tahun anggaran yang berbeda.

• Komitmen Tahunan Kontrak Tahun Jamak (Release Multi-

year Contract)

Pembuatan komitmen tahunan atas kontrak jangka panjang

tertentu dengan mengacu pada alokasi dalam DIPA untuk

pekerjaan dalam kontrak dimaksud.

TIPE KONTRAK

• Addendum Data Kontrak

Addendum atas salah satu elemen data kontrak, baik karenadilakukan addendum terhadap kontrak, maupun dalam rangkaperbaikan data.

• “Cancel” Kontrak

Pembatalan atas (sisa) kontrak yang sebelumnya telah terjadipembayaran atas sebagian nilai kontrak

• “Close” Kontrak

Perubahan status kontrak yang mana tidak dapat digunakan lagisebagai dasar pembayaran. Misalnya karena nilai kontrakoutstanding sudah nihil dan/ atau karena masa/ periode tahunanggaran

PENGELOLAAN DATA KONTRAK

.

Pendaftaran Kontrak

Pendaftaran data kontrak ke KPPN tidak boleh lebih awal dari tanggal penandatangan kontrak

Data kontrak disampaikan ke KPPN paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah penandatanganan kontrak [PMK 190 Tahun 2012]

Penandatanganan kontrak dilakukan setelah DIPA disahkan dan berlaku efektif[PP 45 Tahun 2013]

Tanggal mulai pekerjaan tidak boleh mendahului tanggal penandatanganan kontrak

Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan/kontrak tidak boleh melebihi TA (kecuali kontrak tahun jamak yang dibebankan pada DIPA dengan TA berbeda)

Poin-poin Pendaftaran Kontrak

ALUR PENDAFTARAN KONTRAK

SPK/SURAT PERJANJIAN

•PPK menyerahkan data supplier ke Admin SAS

•Admin SAS merekam Supplier

•Operator PPK merekam Kontrak

•Petugas KIPS menyampaikan kontrak dan ADK ke KPPN

•Petugas KIP menyampaikan Surat Penolakan Pendaftaran Supplier/kontrak ke Admin SAS dan Operator PPK

•Petugas KIP menyampaikan NRS/NRK ke admin dan PPK

BA PRESTASI/BAST

•Operator PPK/verifikator menguji dokumen tagihan termasuk kesesuaian dengan kontrak yang telah didaftarkan di SPAN

•Operator PPK merekam adendum kontrak pada Aplikasi SAS apabila ada perubahan kontrak termasuk adanya ketidaksesuaian tagiahan dengan data kontrak yang telah didaftarkan

•PPK menyerahkan data supplier ke Admin SAS, apabila ada perbaikan data supplier

•Admin SAS merekam Supplier

•Petugas KIPS menyampaikan karwas kontrak yang telah diaddendum/surat perubahan kontrak dan ADK/Surat perbaikan data supplier ke KPPN

•Petugas KIP menyampaikan NRS/NRK ke admin dan PPK

SPP/SPM

•PPK tidak membuat SPP sebelum mendapatkan NRS dan NRK dari Petugas KIPS

•PPK membuat SPP dan menyampaiakan ke PPSPM

•PPSPM membuat SPM dan menyampaikan ke KPPN melalui Petugas KIPS

ALUR PENDAFTARAN KONTRAK

SPK/SURAT PERJANJIAN

• PPK menyerahkan data supplier ke Admin SAS

• Admin SAS merekam Supplier

• Operator PPK merekam Kontrak

• Petugas KIPS menyampaikan kontrak dan ADK ke KPPN

• Petugas KIP menyampaikan Surat Penolakan Pendaftaran Supplier/kontrak ke Admin SAS dan Operator PPK

• Petugas KIP menyampaikan NRS/NRK ke admin dan PPK

ALUR PENDAFTARAN KONTRAK

BA PRESTASI/BAST

• Operator PPK/verifikator menguji dokumen tagihan termasuk kesesuaian dengan kontrak yang telah didaftarkan di SPAN

• Operator PPK merekam adendum kontrak pada Aplikasi SAS apabila ada perubahan kontrak termasuk adanya ketidaksesuaian tagiahan dengan data kontrak yang telah didaftarkan

• PPK menyerahkan data supplier ke Admin SAS, apabila ada perbaikan data supplier

• Admin SAS merekam Supplier

• Petugas KIPS menyampaikan karwas kontrak yang telah diaddendum/surat perubahan kontrak dan ADK/Surat perbaikan data supplier ke KPPN

• Petugas KIP menyampaikan NRS/NRK ke admin dan PPK

ALUR PENDAFTARAN KONTRAK

SPP/SPM

• PPK tidak membuat SPP sebelum mendapatkan NRS dan NRK dari Petugas KIPS

• PPK membuat SPP dan menyampaiakan ke PPSPM

• PPSPM membuat SPM dan menyampaikan ke KPPN melalui Petugas KIPS

RUANG

LINGKUP

Addendum Kontrak

Ruang Lingkup Addendum/ Update:

• Update informasi yang telah tercatat dalam SPAN (tidakterbatas pada perubahan yang mewajibkan addendumkontrak sebagaimana dalam PP Pengadaan Barang dan Jasa)

• Nilai termin/angsuran pembayaran dalam data kontrak yangdiajukan ke KPPN tidak boleh nol atau lebih kecil dari nol

• Addendum/perubahan nilai termin tidak boleh lebih kecildari nilai yang sudah direalisasikan pada termin tersebut

• Addendum kontrak harus dalam periode jangka waktupelaksanaan pekerjaan

RUANG LINGKUP

ADDENDUM / UPDATE

Update dan addendum denganmenggunakan ADK

• Perubahan tanggal pembayaran

• Perubahan jangka waktu pelaksanaan pekerjaan

• Perubahan Nilai Kontrak tanpa merubah jumlah termin

• Perubahan COA (belum ada realisasi)

• Perubahan Supplier (tidak merubah NRS dan site)

Update dan addendum denganmekanisme khusus

• Berkurang jumlah termin pembayaran

• Bertambahnya jumlah termin pembayaran

• Perubahan COA (setelah ada realisasi)

• Perubahan Cara Bayar

• Perubahan Nilai termin pembayaran untuk kontrak yang dibebankan lebih dari satu COA

MEKANISME

ADDENDUM / UPDATE

.

Pembatalan Kontrak

Pembatalan data kontrak adalah bagian dari pengelolaan data kontrak yang dilakukan oleh KPPN dengan tujuan untuk menghapus pencadangan dana dan mengembalikan Fund Availability

Pembatalan data kontrak mengakibatkan sebagian atau seluruh komponen dari data kontrak yang dibatalkan menjadi tidak valid lagi untuk digunakan sebagai dasar pembayaran

PEMBATALAN DATA KONTRAKLATAR BELAKANG DAN DAMPAK (1)

Pembatalan data kontrak dilakukan ataspermintaan PPK terhadap sisa kontrakyang belum dibayarkan dalam hal :

• Pemutusan kontrak oleh PPK

• Perubahan data kontrak yang menyebabkanperubahan struktur data kontrak yang telahtercatat pada SPAN

• Keperluan revisi DIPA, dilakukan pembatalan sebagian pagu DIPA yang telah dicadangkan

MEKANISME PEMBATALAN DATA KONTRAK

Pembatalan data kontrak dilakukanoleh KPPN tanpa permintaan PPK terhadap sisa kontrak yang belumdibayarkan dalam hal :

• Dalam rangka pengelolaan cadangan paguDIPA terkait berakhirnya tahun anggaran

MEKANISME PEMBATALAN DATA KONTRAK

.

Serba-serbi

25

Rekapitulasi Data Kontrak

Alasan Pembatalan :

Tepat waktu 894 87,91%

Terlambat 123 12,09%

Jumlah 1.017

Pembatalan Kontrak 12 1,17%

Total Kontrak 1.029

Kontrak tidak terealisasi

Kesalahan penulisan nomor kontrak

Kesalahan input tahun kontrak

Pergantian KPA dan Rekanan

Data kontrak sudah didaftarkan

Kesalahan input sumber dana

Kesalahan pembuatan SPK

Kontrak yang didaftarkan ke SPAN belum masuk di aplikasiSIMPEL

26

Rekapitulasi SPM/SP2DPenolakan SPM 1.117

Penyelesaian SP2D 20.096

21.213

Retur 1.593 Penerima

Penolakan SPM….. :Validasi Supplier oleh SPAN

Dana tidak cukup tersedia

Kesalahan input tahun kontrak

Nomor SPM pernah dipakai /sudah tercatat dalam SPAN

Ketidaksesuaian segmen COA (akun)

Terdapat perbedaan nama bank : PT. BANK SYARIAH MANDIRI pada SPM sedangkan pada lampiran SPM BRI SYARIAH

Pembayaran honor bulan Juli dapat dilaksanakan paling cepatpada awal bulan Agustus

27

Penolakan SPM….. :

Uraian tanggal kontrak pada SPM (28-03-2018) tidak sesuai dengan data kontrak yang terdaftar dalam SPAN (21-03-2018)

Untuk pembayaran lunas agar mencantumkan BAST

SSP tidak terlampir

Tanggal SPP dan SPM (28-06-2018) mendahului tanggal BAST (30-06-2018)

Pembayaran Jasa Konsultan Perencana seharusnya dengan pengajuan SPM kontraktual dengan melakukan pendaftaran kontrak ke KPPN terlebihdahulu untuk mendapatkan nomor

Uraian pembayaran sewa dibayar di muka dengan nilai lebih dari 50Jt agar mencantumkan nomor dan tanggal SPKPBJ dan tata cara pembayarannyaagar berpedoman kepada Peraturan Menteri Keuangan Nomor145/PMK.05/2017

uraian SPM agar mencantumkan nomor dan tanggal SK penerima bantuandan berdasarkan Surat Dirjen Perbendaharaan Nomor S-2194/PB/2017 porsi loan yang seharusnya 100%, bukan 0%

SPM tidak melampirkan copy Jaminan Pemeliharaan yang disahkan olehPPK dan tidak mencantumkannya dalam uraian SPM

28

Penolakan SPM….. :

Terdapat perbedaan bank, pada SPM tertulis BRI sedangkan pada lampiran rekening tertulis BNI

Pembayaran tersebut tidak memenuhi ketentuan PMK nomor11/PMK.02/2018 lampiran III Bab C angka 3 huruf c, sehinggatunggakan tersebut harus termasuk dalam catatan halaman IV

pembayaran tersebut seharusnya diajukan secara kontraktualdengan membebani register kontrak nomor18000140/OA/028.18000140/0

Pembayaran pekerjaan perawatan gedung dan bangunan bulan Juni 2017 dapat dilaksanakan setelah dananya tersedia di halaman 4 DIPA

untuk pembayaran kekurangan gaji, jenis SPM yang seharusnya03 (kekurangan gaji), bukan 04 (gaji lainnya)

29

Penyebab Retur SP2D….. :

Account Credit Not Found

Rekening Supplier Tidak Aktif / Salah / Tidak Ditemukan

Account credit invalid check digit

Account Cr is closed

Dormant CrRekening sudah ditutup

NAMA TIDAK SAMA

Destination account not found

Rekening Pasif

Dormant Cr

Uraian SPM