Selama ini seringkali arsip yang dilihat seperti dokumen ... · Jika dilihat dari belanja sistem...

1

Selama ini seringkali arsip yang dilihat seperti dokumen atau sehelai kertas yang tidak

mempunyai arti dan makna yang sangat penting. Ia hanya diartikan sebagai kertas atau dokumen

masa lampau yang tidak ada kaitannya dengan masa kini. Padahal arsip merupakan suatu dokumen

atau surat-surat atau sehelai kertas atau warkat yang mempunyai nilai guna dan dapat digunakan

kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh organisasi. Arsip sangat membantu suatu organisasi

dalam mencapai tujuan dari organisasi tersebut.

Peran sistem informasi sangatlah penting bagi organisasi dalam mendorong setiap organisasi

untuk membangun sebuah sistem informasi yang handal. Jika dilihat dari belanja sistem informasi

dan teknologi informasi di Indonesia cukuplah besar, tetapi pertumbuhan ini tidak diikuti dengan

pertumbuhan kualitas dalam proses pengembangan sistem informasi yang baik sehingga

mengakibatkan sebagian besar berakhir dengan kegagalan. Investasi yang tinggi yang dikeluarkan

organisasi seringkali hanya menghasilkan sebuah perangkat lunak yang secara operasional tidak

dapat digunakan. Beberapa kasus berujung kepada pembengkakan biaya pengembangan atau

akhirnya justru meninggalkan sistem informasi yang sudah dibangun tersebut.

Sebuah unit kerja perkantoran atau organisasi kerja lainnya, membutuhkan pengelolaan

kearsipan yang baik. Artinya pengelolaan arsipnya harus diurus dengan baik, karena jika tidak maka

penyusunan arsip akan semrawut, susah dicari kembali saat diperlukan. Manajemen arsip

memudahkan pencarian kembali informasi yang dibutuhkan.

Selain pemahaman konsepsi mengenai organisasi serta asas pengorganisasian arsip, hal yang

juga penting untuk mewujudkan sistem kearsipan yang benar adalah pemahaman tentang pinsip

kearsipan. Prinsip ini mensyaratkan pemahaman bahwa ketika pengelolaan arsip berlangsung maka

secara otomatis harus disadari bahwa kita tidak akan melepaskan hubungan arsip dengan unit

penciptanya (provenance), begitu pula perlu difahami bahwa arsip ditata berdasarkan sistem tertentu

(original order), yang harus dipertahankan sepanjang arsip tersebut masih dikelola.

Disinilah peran sistem informasi dalam pengelolaan arsip, yang sebelumnya arsip dikelola

secara konvensional sekarang beralih kepada pengelolaan secara digital/elektronik dan sekarang

menjadi tuntutan masyarakat dan organisasi dalam mengaksesnya.

Jajaran pimpinan di lingkungan Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNPAD memandang arsip

sebagai aset yang mempunyai peranan sangat penting dalam perjalanan fakultas dan universitas,

oleh karena itu untuk menjaga keawetan daur hidup arsip dari tahap penghimpunan, penciptaan,

penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahannya, sangat diperlukan sebuah sistem

yang baik dan benar dalam menangani arsip, yaitu sebuah sistem informasi yang akan membantu

staft pengelola arsip (Arsiparis) dalam mengelola arsip.

2

Sudah lebih dari satu tahun pengelolaan arsip di lingkungan Fakultas Ekonomi dan Bisnis

UNPAD dilaksanakan oleh staf arsiparis di ruang khusus Arsip Fakultas di Gedung D dan saat ini

sudah menggunakan perangkat lunak Sistem Informasi Kerasipan Digital (SIKENDI) FEB UNPAD

(http://tsi.feb.unpad.ac.id/kearsipan), sehingga proses penerimaan/penyerahan, pemilahan,

pengklasifikasian, penomoran, penempatan dan pemberkasan Arsip di lakukan dengan aplikasi ini,

selanjutnya proses seperti temu kembali arsip, peminjaman dan penghapusan berkas Arsip juga

dapat di lakukan melalui aplikasi ini.

Perangkat lunak SIKENDI FEB UNPAD yang ada saat ini dikembangkan masih dengan

tujuan megotomatisasi dan digitalisasi pengelolaan arsip ditingkat fakultas saja, tetapi dengan

seiring besar, komplesitas dan tersebarnya berkas arsip di lingkungan Fakultas Ekonomi dan Bisnis

UNPAD sehingga perlu ada pengelolaan arsip sampai ke tingkat prodi/unit dengan melibatkan staf

yang berada di prodi/unit, juga seiring dengan akan diberlakukanya Jabfung Kerarsipan bagi tenaga

Kependidikan, kemudian adanya beberapa keluhan dari staf pengguna aplikasi akan semakin

melambatnya aplikasi saat di opeasikan. Berdasarkan fenomena diatas maka sudah saat nya

perangkat lunak SIKENDI FEB UNPAD perlu untuk dilakukan pengembangan/rekayasa ulang

dengan sistem yang sesuai dengan kaidah kearsipan ANRI, sistem lebih fleksibel, handal dan

mampu di gunankan oleh banyak Arsiparis, lalu sistem mampu menyajikan informasi dalam grafik,

menajeman pelaporan dan menyediakan API (Application Program Interface) web service untuk

dapat digunakan oleh aplikasi Mobile dan aplikasi web lainya.

Sistem Informasi Kearsipan Digital (SIKENDI) FEB UNPAD adalah sebuah layanan

aplikasi berbasis web yang ditujukan untuk membantu staf pengelolaan arsip (arsiparis) dalam

mengelola dan mendeskripsikan arsip dalam bentuk sebuah informasi yang berkualitas dan tepat

guna, dengan memperhatikan pola klasifikasi arsip. Informasi yang ada antara lain berupa judul,

tanggal pembuatan, penyimpanan, pencipta arsip, sejarah penggunaan arsip, dll. Layanan ini

dilengkapi dengan fitur pencarian untuk memudahkan pengguna dalam proses penelusuran temu-

kembali arsip.

Koleksi Arsip pada Sistem Kearsipan Digital ini merupakan digitalisasi dari sebagian besar

material dokumen kertas yang dikategorikan menjadi berbagai macam subjek seperti Surat

Keputusan Rektor dan Dekan, Surat-menyurat, memo, notulen rapat, faxs, data penelitian,

publikasi, dll,. Dan yang lainya berupa dokumentasi foto, blueprint, gambar teknik atau arsitektur.

Adapun fungsi dari aplikasi meliputi :

- Temukan Arsip

http://tsi.feb.unpad.ac.id/kearsipan

3

- Statistik

- API

- Login

- Penyerahan Bahan Arsip

- Pemberkasan

- Koleksi Seluruh Arsip

- Peminjaman Arsip

- Pemusnahan Arsip

- Pelaporan Aktivitas

- Administrator

Penyerahan Arsip

4

Pemberkasan Arsip

Peminjaman Arsip

5

Pemusnahan Arsip

Di bawah ini akan dijelaskan satu – persatu proses alurnya lengkap beserta gambarnya.

1. Temukan Arsip

Data seluruh arsip yang sudah tersimpan di Lemari Arsip dan dikelompokkan dalam berkas

berdasarkan Kode Klasifikasi

6

Gambar 1. Tampilan data seluruh arsip

2. Statistik

Dashboard Statistik pada Sistem Kearsipan Digital menyajikan informasi histori secara grafik

dan dapat dilihat lebih jelas pada gambar dibawah ini.

7

Gambar 2. Tampilan dashboard statistik

8

3. API

API SIKENDI FEB UNPAD di buat dengan tujuan untuk dapat terintegrasi dengan sistem

eksternal (Third Party) dalam menyediakan layanan komunikasi Web Service / Web API,

sehingga dengan memanfaatkan layanan komunikasi ini, sistem lain dapat memanfaatkan data-

data yg tersedia untuk kepentingan bersama dan dapat dipertanggujawabkan. Saat ini layanan

komunikasi hanya menggunakan format komunikasi data JSON.

Gambar 3. Tampilan layanan API

9

4. Login

Untuk bisa melakukan akses terhadap aplikasi yang diberi nama “Sikendi” ini terlebih dahulu

kita harus melakukan login.

Gambar 4. Tampilan login

Setelah kita melakukan login kitapun bisa melakukan edit profile.

Gambar 5. Edit profile

10

5. Penyerahan bahan arsip

Tambahkan penyerahan data dengan mengklik tombol “Tambah data”, lalu klik

“Simpan” setelah mengisi form secara keseluruhan. Tanggal penyerahan tersebut

menunjukkan data berkas yang telah diserahkan dan telah diinput.

Gambar 6. Tampilan Metadata histori penyerahan bahan arsip

Berikut ini adalah item yang harus diisi dalam form Tambah Data Penyerahan Bahan

Arsip :

a) Nomor Surat

b) Tanggal Pengiriman

c) Perihal Pengiriman

d) Nama Pengirim

e) Devisi Pengirim

f) Nomor Handphone Pengirim

g) Email Pengirim

h) Nama Penerima

11

Gambar 7. Menambah data penyerahan bahan arsip

Menampilkan, mengedit, mencetak dan menghapus berkas

a) Untuk mencetak konten arsip dalam berkas yang anda pilih, cukup klik icon berikut ini

pada kolom “Aksi”.

Gambar 8. Mencetak data penyerahan bahan arsip

12

Gambar 9. Print preview penyerahan bahan arsip

b) Untuk mengedit konten arsip dalam berkas yang anda pilih, cukup klik icon berikut ini

pada kolom “Aksi”.

Gambar 10. Mengedit data item arsip dalam berkas

13

c) Untuk menghapus berkas, cukup klik icon berikut ini pada kolom “Aksi”. Tombol

“hapus” .

Gambar 11. Menghapus data arsip

6. Pemberkasan

Tambahkan data berkas dengan mengklik tombol “Tambah Data”, lalu klik “Simpan” setelah

mengisi form secara keseluruhan. Angka yang terdapat di tombol tersebut menunjukkan jumlah

data berkas yang telah diinput.

Gambar 12. Tampilan Metadata berkas

Berikut ini adalah item yang harus diisi dalam form Tambah Data:

14

a) Kode Klasifikasi Arsip

Kode klasifikasi fasilitatif diisi berdasarkan Peraturan Rektor Unpad Nomor 2 Tahun

2015

Kode klasifikasi substantif diisi berdasarkan Peraturan Rektor Unpad Nomor 3

Tahun 2015

b) Nomor Berkas

c) Nama Berkas

d) Uraian Informasi

e) Ruang Penyimpanan Berkas

f) Nama Lemari

Gambar 13. Menambah data berkas (1)

g) Nomor Lemari

h) Nomor Laci

i) Nomor Box

j) JRA Aktif

JRA diisi berdasarkan Peraturan Rektor Unpad Nomor 7 Tahun 2015

k) JRA Inaktif

JRA diisi berdasarkan Peraturan Rektor Unpad Nomor 7 Tahun 2015

l) Keterangan

15

Gambar 14. Menambah data berkas (2)

Menampilkan, mengedit, mencetak dan menghapus berkas

a. Untuk menampilkan konten arsip dalam berkas yang anda pilih, cukup klik icon berikut

ini pada kolom “Aksi”.

Gambar 15. Menampilkan seluruh data item arsip dalam berkas

16

b. Untuk melihat, menambah dan memindahkan item arsip dari data pemberkasan yang

dipilih, cukup klik icon berikut ini pada kolom “Aksi”.

Gambar 16. Mengedit data item arsip dalam berkas

Gambar 17. Privew berkas yang dipilih

17

c. Untuk melakukan cetak label item arsip dari data pemberkasan yang dipilih, cukup klik

icon berikut ini pada kolom “Aksi”.

Gambar 18. Cetak label

18

Gambar 19. Print preview data berkas

d. Untuk melakukan ekspor ke excel, cukup klik icon berikut ini pada kolom “Aksi”.

Gambar 120. Ekspor ke Excel

19

Gambar 21. Save file Excel

e. Untuk menambah arsip baru, tambahkan data item arsip dengan mengklik tombol “Arsip

Baru”, lalu klik “Simpan” setelah mengisi form secara keseluruhan.

Gambar 22. Menambah Arsip Baru

20

Berikut ini adalah item yang harus diisi dalam form tambah arsip:

a) Nomor Arsip

b) Tgl. Arsip

c) Hal / Judul

d) Uraian Informasi

e) Jenis Naskah

f) Tingkat Perkembangan

g) Jumlah

h) Satuan

Gambar 23. Menambah data arsip baru (1)

i) Media

j) Kondisi Fisik Arsip

k) Penerima/Pengirim

l) Tingkat Urgensi

m) Klasifikasi Keamanan

n) Klasifikasi Akses

o) Aset

p) Vital

21


q) Terjaga

r) Bahasa

s) Keterangan

t) Upload File (Format file disarankan dalam bentuk .pdf atau .jpeg)

Gambar 25. Menambah data arsip (3)

22

f. Untuk menambah arsip baru, tambahkan data item arsip dengan mengklik tombol

“Arsip Dari Daftar Surat Dinas”, lalu klik “Simpan” setelah mengisi form secara

keseluruhan.

Gambar 26. Menambah Arsip Dari Daftar Surat Dinas


a) Nomor Surat

b) Tgl. Arsip

c) Hal / Judul

d) Uraian Informasi

e) Jenis Naskah


g) Jumlah

23


h) Satuan

i) Media


k) Penerima/Pengirim

l) Tingkat Urgensi

m) Klasifikasi Keamanan

n) Klasifikasi Akses

o) Aset

p) Vital


24

q) Terjaga

r) Bahasa

s) Keterangan

t) Upload File (Format file disarankan dalam bentuk .pdf atau .jpeg)


g. Untuk menambah arsip baru, tambahkan data item arsip dengan mengklik tombol

“Arsip Keuangan”, lalu klik “Simpan” setelah mengisi form secara keseluruhan.

Gambar 30. Menambah Arsip Keuangan

25


1) Nomor Surat

2) Tgl. Arsip

3) Hal / Judul

4) Uraian Informasi

5) Jenis Laporan

6) Periode Laporan

7) Nomor SPM

8) Tanggal SPM

Gambar 31. Menambah Arsip Keuangan (1)

9) Nomor SP2D

10) Tanggal SP2D

11) Nomor MAK

12) Jenis Naskah

13) Tingkat Perkembangan

14) Jumlah

15) Satuan

16) Media

17) Kondisi Fisik Arsip

26

Gambar 32. Menambah Arsip Keuangan (2)

18) Pengirim

19) Penerima/Tujuan

20) Tingkat Urgensi

21) Klasifikasi Keamanan

22) Klasifikasi Akses

23) Aset

24) Vital

25) Terjaga

26) Bahasa

27


27) Keterangan

28) Upload File (Format file disarankan dalam bentuk .pdf atau .jpeg)


28

h. Untuk mengedit informasi item arsip, cukup klik icon berikut ini pada kolom “Aksi” lalu

klik “Simpan” setelah mengisi form secara keseluruhan.

Gambar 35. Edit data


a) Nomor Arsip

b) Tgl. Arsip

c) Hal / Judul

d) Uraian Informasi

e) Jenis Naskah


g) Jumlah

h) Satuan

29

Gambar 36. Edit data arsip baru (1)

i) Media


k) Pengirim

l) Penerima/Tujuan

m) Tingkat Urgensi

n) Klasifikasi Keamanan

o) Klasifikasi Akses

p) Aset

q) Vital

30


r) Terjaga

s) Bahasa

t) Keterangan

u) Upload File (Format file disarankan dalam bentuk .pdf atau .jpeg)


31

i. Untuk memindahkan data, cukup klik icon berikut ini pada kolom “Aksi” lalu klik

“Simpan” setelah mengisi form secara keseluruhan.

Gambar 39. Memindahkan data

Gambar 40. Preview memindahkan data

j. Untuk menghapus berkas, cukup klik icon berikut ini pada kolom “Aksi”. Tombol “hapus” .

Gambar 41. Menghapus item arsip

32

Gambar 42. Preview menghapus item arsip

k. Untuk melakukan edit data pemberkasan, cukup klik icon berikut ini pada kolom “Aksi” lalu


Gambar 43. Edit data pemberkasan

33


a) Kode Klasifikasi

b) Nomor Berkas

c) Nama Berkas

d) Uraian Informasi

e) Ruang Penyimpanan Berkas

f) Nama Lemari

Gambar 44. Edit data berkas(1)

g) Nomor Lemari

h) Nomor Laci

i) Nomor Box

j) Penerima/Tujuan

k) JRA Aktif

l) JRA Inaktif

m) Keterangan

34

Gambar 45. Edit data berkas (2)

l. Untuk melakukan cetak label data pemberkasan, cukup klik icon berikut ini pada kolom

“Aksi”.

Gambar 46.Cetak label

35

Gambar 47. Preview Label

m. Untuk melakukan tambah,edit judul lain, cukup klik icon berikut ini pada kolom “Aksi” lalu


Gambar 48.Tambah/Edit judul lain dan label berkas

36


a) Nomor Berkas

b) Informasi Berkas

c) Nama Lain Berkas

Gambar 49.Tambah/Edit judul lain dan label berkas

7. Peminjaman Arsip

Tambahkan peminjaman arsip dengan mengklik tombol “Mengajukan Peminjaman”, lalu klik

“Simpan untuk Diajukan” setelah mengisi form secara keseluruhan.

Gambar 50. Menampilkan koleksi seluruh daftar peminjam arsip

37

Gambar 51. Mengajukan Peminjaman

Gambar 52. Menampilkan draf pengajuan peminjaman arsip

38

Berikut ini adalah seleksi arsip

Gambar 53. Menampilkan draf arsip yang akan dipinjam

8. Pemusnahan Arsip

Tambahkan pemusnahan arsip data dengan mengklik tombol “Mengusulkan Pemusnahan”, lalu

klik “Simpan untuk diajukan” setelah mengisi form secara keseluruhan.

Gambar 54. Menampilkan draf arsip yang akan dimusnahkan

39

Gambar 55. Menampilkan draf usulan arsip yang akan dimusnahkan

Gambar 56. Menampilkan draf usulan arsip yang akan dimusnahkan

40

Gambar 57. Menampilkan draf usulan arsip yang akan dimusnahkan berdasarkan JRA

Gambar 58. Menampilkan data seleksi usulan arsip yang akan dimusnahkan berdasarkan JRA

41

Gambar 59. Menampilkan draf usulan arsip yang akan dimusnahkan Tanpa JRA

Gambar 60. Menampilkan data seleksi usulan arsip yang akan dimusnahkan Tanpa JRA

42

9. Pelaporan Aktivitas

Dashboard pelaporan dan pencetakan aktivitas kegiatan arsiparis pada Sistem Kearsipan Digital

menyajikan informasi histori selama mengelola kearsipan dan dapat dilihat lebih jelas pada

gambar dibawah ini.

Gambar 61. Menampilkan data kegiatan pengelolaan arsiparis

43

10. Administrator

Menyajikan pengelolaan user admin yang mana didalamnya meliputi pengaturan atribut dan nilai

pada website, manajemen data dan pola klasifikasi arsip serta gedung lokasi terputas tempat

penyimpanan fisik berkas dan arsip dalam lemari arsip.

Gambar 62. Menampilkan pengaturan atribut dan nilai pada website

44

Gambar 63. Menampilkan pengaturan account

45

Gambar 64. Menampilkan manajemen pengguna

46

Gambar 65. Tambah data user

Berikut ini adalah item yang harus diisi dalam form tambah data user:

a) Username

b) Nama Lengkap

c) Email

d) Password

e) Grup

f) Status Aktif

47

Gambar 66. Form tambah data user

Gambar 67. Edit data user

48

Gambar 68. Form edit data user

Gambar 69. Ubah password user

Gambar 70. Ubah password

49

Gambar 71. Hapus user

Gambar 72. Preview hapus user

Gambar 73. Tambah data group

50

Berikut ini adalah item yang harus diisi dalam form tambah data group:

a) Nama Group

b) Batas Waktu Akses

c) Warna

d) Status Aktif

Gambar 74. Form tambah data group

Gambar 75. Edit group

51

Berikut ini adalah item yang harus diisi dalam form edit data group:

a) Nama Group


c) Warna

d) Status Aktif

Gambar 76. Form edit data group

Gambar 77. Hapus data group

52

Gambar 78. Preview hapus

Gambar 79. Untuk melihat dashboard statistik

53

Gambar 80. Preview statistic

54

11. Pola Klasifikasi

Dimaksudkan untuk dapat mengenali kegiatan dan permasalahan yang terkandung di dalam

arsip/surat dan dapat dilihat lebih jelas pada gambar dibawah ini.

Gambar 81. Tampilan pola klasifikasi arsip

55

Gambar 82. Proses tambah data

Berikut ini adalah item yang harus diisi dalam form tambah data pola klasifikasi arsip:

a) Kode Klasifikasi

b) Kode Sub Klasifikasi

c) Nama Sub Klasifikasi

Gambar 83. Form tambah data pola klasifikasi arsip

56

Gambar 84. Edit data

Berikut ini adalah item yang harus diisi dalam edit data:

a) Kode Klasifikasi

b) Kode Sub Klasifikasi

c) Nama Sub Klasifikasi

Gambar 85. Form edit data pola klasifikasi arsip

57

Gambar 86. Hapus data

Gambar 87. Preview hapus data

58

12. Central File

Dimaksudkan untuk dapat mendokumentasikan data arsip baik yang dan dapat dilihat lebih jelas

pada gambar dibawah ini.

Gambar 88. Dashboard central file

59

Untuk melakukan tambah data bisa klik icon yang ditandai.

Gambar 89. Tambah data

60

Berikut ini adalah item yang harus diisi dalam tambah data ruang arsip:

a) Kode Ruang

b) Nama Ruang

c) Status

Gambar 90. Form tambah data ruang arsip

Gambar 91. Edit data ruang arsip

61

Berikut ini adalah item yang harus diisi dalam edit data ruang arsip:

a) Kode Ruang

b) Nama Ruang

c) Status

Gambar 92. Form edit data ruang arsip

Gambar 93. Tombol hapus data

62

Gambar 94. Preview hapus data

Gambar 95. Tambah data lemari arsip

63

Berikut ini adalah item yang harus diisi dalam tambah data lemari arsip:

a) Kode Lemari

b) Nama Lemari

c) Status

Gambar 96. Form tambah data lemari arsip

64

Gambar 97. Edit data lemari arsip

Berikut ini adalah item yang harus diisi dalam edit data lemari arsip:

a) Kode Lemari

b) Nama Lemari

c) Status

Gambar 98. Form edit data lemari arsip

65

Gambar 99. Hapus data lemari arsip

Gambar 100. Preview hapus data lemari arsip

66

13. User

Mengelola manajemen dari para pengguna dan dapat dilihat lebih jelas pada gambar dibawah ini.

Gambar 101. Dashboard users

67

Gambar 102. Tambah data user


a) Username

b) Nama Lengkap

c) Email

d) Password

e) Group

f) Status Aktif

Gambar 103. Form tambah data user

68



a) Username

b) Nama Lengkap

c) Email

d) Group

e) Status Aktif


69

Gambar 106. Edit password data user

Gambar 107. Form edit password data user

70

Gambar 108. Hapus data user

Gambar 109. Preview hapus data user

71

Gambar 110. Tambah data group

Berikut ini adalah item yang harus diisi dalam tambah data group:

a) Nama Group


c) Warna

d) Status Aktif

Gambar 111. Form tambah data group

72

Gambar 112. Edit data group

Berikut ini adalah item yang harus diisi dalam edit data group:

a) Nama Group


c) Warna

d) Status Aktif

Gambar 113. Form edit data group

73

Gambar 114. Hapus data group

Gambar 115. Preview hapus data group

Selama ini seringkali arsip yang dilihat seperti dokumen ... · Jika dilihat dari belanja sistem...

Documents

Transcript of Selama ini seringkali arsip yang dilihat seperti dokumen ... · Jika dilihat dari belanja sistem...