SEKRETARIAT SELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU ...

SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU

(SPMB)

Nomor UN27.30.PM01

PENGESAHANTanggal Terbit 01 Juni 2012

Revisi 00

Halaman -

PROSEDUR MUTU: KEPANITIAAN SPMB

Proses

Penanggung jawab

Tanggal TandatanganUnit Kerja Nama Jabatan

1. Penyusunan SeleksiPenerimaanMahasiswaBaru (SPMB)

MunawarKholil, SH., M.Hum.

SekretarisEksekutif

01 Juni2012

2. Pemeriksaan KantorJaminanMutu

Prof. Dr. Agr.Sc. Ir. VitaRatri Cahyani, M.P.

Kepala 01 Juni2012

3. Pengesahan SeleksiPenerimaanMahasiswaBaru (SPMB)

Prof. Drs. Sutarno,M.Sc., Ph.D.

Ketua 01 Juni2012


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM01

PROSEDUR MUTU KEPANITIAAN SPMBTanggal Terbit 01 Juni 2012

Revisi 00

Halaman 1/4

Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan dalam pembentukan dan penetapanKepanitiaan SPMB

Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi Pengajuan usulan panitia, Penetapan KepanitiaanKelengkapan SPMB

Refferensi Klausal ISO 9001:7.1.; 6.1.

Definisi/PenjelasanUmum

1. Kepanitiaan SPMB adalah personel yang bekerja dalam proses pelaksanaanSPMB UNS.

2. Kepanitiaan Kelengkapan SPMB dibentuk setelah adanya SK Panitia IntiSPMB, dengan berkoordinasi dengan Pimpinan Universitas/ Fakultas/Unit/Bagian

Rekaman Mutu 1. Formasi Kepanitiaan SPMB

2. Surat Permohonan Personel Panitia

3. Usulan Personel Panitia dari tiap Fakultas/Unit/Bagian

4. Standar Kompetensi Pejabat SPMB

5. Draft Kepanitiaan SPMB

6. Disposisi Draft Surat Keputusan (SK) Kepanitiaan

7. Surat Keputusan (SK) Kepanitiaan

Sasaran Kinerja Kepanitiaan yang professional dan kompeten

Uraian:

No. Aktivitas PelaksanaPenanggung

JawabRekaman

1 Membuat usulan formasikepanitiaan berdasarkankebutuhan meliputi jumlah danpersyaratan kompetensi

SekretarisEksekutif

Ketua SPMB Formasi KepanitiaanSPMB

2 Membuat Surat PermohonanPersonel beserta formatkepanitiaan dikirim ke tiapFakultas/Unit/Bagian

SekretarisEksekutif

Ketua SPMB Surat PermohonanPersonel Panitia

3 Menerima Pengajuan nama-nama personel yang akanmenjadi panitia SPMB keSekretariat SPMB

SekretarisEksekutif

Ketua SPMB Usulan Personel Panitiadari tiapFakultas/Unit/Bagian


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM01


Revisi 00

Halaman 2/4

4 Melakukan evaluasikompetensi personel yangdiusulkan olehFakultas/Jurusan

SekretarisEksekutif

Ketua SPMB Standar KompetensiPejabat SPMB

5 Menyusun kepanitiaan SPMBberdasarkan usulan dariDekan/Kabag,

Jika ada personel yang tidakdisetujui maka suratpermohonan dikirim kembalike tiap Fakultas/Unit/Bagianuntuk direvisi

SekretarisEksekutif

Ketua SPMB Draft KepanitiaanSPMB

6 Mengirimkan usulankepanitiaan ke Ketua SPMBuntuk dimintakan persetujuan

SekretarisEksekutif

Ketua SPMB

7 Jika disetujui,

Usulan kepanitiaan akandikirim ke Tata Usaha (TUHTL) untuk diverifikasi legaldrafting

Jika ada revisi,

Usulan akan dikembalikan keSekretariat SPMB untukdirevisi dan kemudiandiajukan kembali ke KetuaSPMB

Ketua SPMB Rektor

8 Usulan kepanitiaan yang telahdiverifikasi selanjutnyadidisposisi ke Rektor untukditandatangani

TU HTL Ka Biro AUK Disposisi Draft SuratKeputusan (SK)Kepanitiaan

9 Menandatangani SKKepanitiaan dan selanjutnyamendisposisikan ke KetuaSPMB melalui TU HTL

Rektor Rektor Surat Keputusan (SK)Kepanitiaan

10 Memberikan nomor dan capSK Kepanitiaan

TU HTL Rektor Surat Keputusan (SK)Kepanitiaan

11 Mendisposisikan ke SekretarisEksekutif SPMB

Ketua SPMB Rektor Surat Keputusan (SK)Kepanitiaan

12 Mengirimkan SK Rektorkepada personel terkaitmelalui DekanFakultas/PPs/Unit

SekretarisEksekutif

Ketua SPMB Surat Keputusan (SK)Kepanitiaan


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM01


Revisi 00

Halaman 3/4

Flowchart:


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM01


Revisi 00

Halaman 4/4


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM02

PROSEDUR MUTU PENGUMUMAN HASIL SELEKSITanggal Terbit 01 Juni 2012

Revisi 00

Halaman 1/3

Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan dalam mengumumkan peserta yanglolos seleksi SPMB

Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi merancang Pengumuman Rektor, Memintakanpersetujuan, Mengumumkan melalui media pengumuman, dan mendistribusikanke yang berkepentingan

Refferensi Klausal ISO 9001:4.2.


1. Pengumuman Hasil seleksi adalah Pengumuman Hasil Seleksi PenerimaanMahasiswa Baru untuk masing-masing jalur seleksi

2. Pengumuman melalui Website http://www.spmb.uns.ac.id

Rekaman Mutu 1. Disposisi dan Konsep Pengumuman Rektor

2. Pengumuman Rektor

Sasaran Kinerja Pengumuman bisa diakses oleh pendaftar SPMB

Uraian:

No. Aktivitas PelaksanaPenanggungJawab

Rekaman

1 Menerima draft PengumumanRektor yang dibuat oleh Deputi

SekretarisEksekutif

Ketua SPMB Disposisi danKonsepPengumumanRektor

2 Melakukan evaluasi draftPengumuman Rektor yang dibuatoleh Deputi

Jika setuju,

Meneruskan ke Biro AUK dan BiroAA

Jika tidak setuju,

Mengembalikan draft PengumumanRektor kepada Deputi

SekretarisEksekutif


3 Melakukan verifikasi materirancangan Pengumuman Rektor

Biro AUK danBiro AA

SekretarisEksekutif

Disposisi danKonsepPengumumanRektor

4 Menerima hasil verifikasi draftPengumuman Rektor untukdilakukan perbaikan apabiladiperlukan

SekretarisEksekutif



(SPMB)

Nomor UN27.30.PM02


Revisi 00

Halaman 2/3

5 Mengirimkan rancanganPengumuman Rektor ke KetuaSPMB/PR 1 untuk dimintakanpersetujuan

SekretarisEksekutif


6 Rancangan Pengumuman Rektoryang telah diverifikasi selanjutnyadidisposisi ke Rektor untukditandatangani

SekretarisEksekutif


7 Rektor menandatanganiPengumuman kemudianmendisposisikan ke KetuaSPMB/PR1

Rektor Disposisi danKonsepPengumumanRektor

8 Mendisposisikan ke SE SPMB Ketua SPMB Rektor PengumumanRektor

9 Memintakan nomor dan cap ke TUHTL

SekretarisEksekutif

Ketua SPMB PengumumanRektor

10 Mengunggah data peserta diterimajalur SPMB Swadana ke dalamWebsite

Seksi TIK danPengolah data

Deputi PengumumanRektor

11 Mengirimkan data peserta diterimajalur SPMB Swadana ke BiroAkademik dan Biro Keuangan untukpemantauan proses registrasi danmenyimpan arsip

SekretarisEksekutif

Ketua SPMB PengumumanRektor


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM02


Revisi 00

Halaman 3/3

Flowchart


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM03

PROSEDUR MUTU PENANGANAN SURAT MASUKTanggal Terbit 01 Juni 2012

Revisi 00

Halaman 1/2

Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan Penanganan dan PengelolaanSurat Masuk

Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi Identifikasi Surat Masuk dalam agenda



1. Surat yang dimaksud adalah surat yang ditujukan ke salah satu atausebagian Panitia SPMB yang berkaitan dengan pelaksanaan SPMB

2. Staf SPMB adalah petugas yang membantu kerja dan dibawah kendaliSekretaris Eksekutif

Rekaman Mutu 1. Data Surat

2. Agenda Surat Masuk

Sasaran Kinerja Surat Masuk teridentifikasi dalam agenda surat masuk

Uraian:


JawabRekaman

1 Menerima surat dari pihak luarmelalui baik dikirim langsung,lewat kurir, pos, email ataufaximile

Staf SPMB(Administrasi)

SekretarisEksekutif

Data surat

2 Mencatat dalam agenda suratmasuk


SekretarisEksekutif

1. Data surat

2. Agenda Surat Masuk

3 Melakukan cek atas informasipengiriman dan melakukanverifikasi tujuan dan jenisdokumen


SekretarisEksekutif

Data surat

4 Mendisposisikan surat masukkepada pihak tertuju


SekretarisEksekutif

Data surat

5 Mengarsipkan surat masukberdasarkan jenis dokumen, tipedokumen, dan menyimpannyasesuai masa retensi.

(Bentuk data bisa berupasoftcopy ataupun hardcopy)


SekretarisEksekutif

Data surat


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM03

PROSEDUR MUTU PENANGANAN SURAT MASUKTanggal Terbit 01 Juni 2012

Revisi 00

Halaman 2/2

Flowchart

��

��

��

��

��

�� !�� "� ��

�

�

��

��

#�� $��

�" ��

�" ��

��%��%��

��

��

&�� '��

(�$��)�" ��

��*��

��

��

�


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM04

PROSEDUR MUTU PENANGANAN SURAT KELUARTanggal Terbit 01 Juni 2012

Revisi 00

Halaman 1/2

Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan Penanganan dan PengelolaanSurat yang Dikeluarkan oleh SPMB

Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi Penanganan dan Pengelolaan Surat yangDikeluarkan oleh SPMB



Surat Keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh Panitia SPMB

Rekaman Mutu 1. Agenda surat keluar

2. Konsep surat, Disposisi, dan Surat Keluar

Sasaran Kinerja Surat keluar tercatat dalam agenda surat keluar

Uraian:


JawabRekaman

1 Menerima Konsep Surat dari Deputi SekretarisEksekutif

Ketua SPMB 1. Disposisi

2. Konsep SuratKeluar

2 Melakukan verifikasi Konsep suratkeluar

SekretarisEksekutif

Ketua SPMB Konsep SuratKeluar

3 Jika konsep surat disetujui,

maka konsep surat didisposisi keKetua SPMB untuk ditandatangani.

Jika ada revisi,

konsep dikembalikan ke Deputiuntuk direvisi

SekretarisEksekutif

Ketua SPMB Konsep SuratKeluar

4 Melakukan verifikasi surat keluar Ketua SPMB Ketua SPMB Konsep SuratKeluar

5 Jika disetujui,

Konsep Surat akan ditandatangani

Jika ada revisi,

Konsep surat akan dikembalikan keSekretariat SPMB untuk direvisidan kemudian diajukan kembali keKetua SPMB/PR 1

Ketua SPMB Ketua SPMB Konsep SuratKeluar

6 Memintakan nomor dan cap ke TUHTL

SekretarisEksekutif

Ketua SPMB Surat Keluar


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM04

PROSEDUR MUTU PENANGANAN SURAT KELUARTanggal Terbit 01 Juni 2012

Revisi 00

Halaman 2/2

7 Surat Keluar dikirimkan kepadapihak terkait dan menyimpannyasebagai arsip

SekretarisEksekutif

Ketua SPMB 1. Surat Keluar

2. Agenda suratkeluar

Flowchart


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM05

PROSEDUR MUTU PENANGANAN PELANGGANTanggal Terbit 01 Juni 2012

Revisi 00

Halaman 1/3

Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan Pelayanan kebutuhan informasiSPMB dan Penanganan keluhan pelanggan

Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi pelayanan kebutuhan informasi, keluhan danpenyelesaiannya

Refferensi Klausal ISO 9001:7.2.3


1. Pelanggan yang dimaksud adalah Siswa, orang tua dan masyarakat yangmembutuhkan informasi SPMB dan yang menjadi peserta SPMB

2. Staf SPMB adalah petugas yang membantu kerja dan dibawah kendaliSekretaris Eksekutif

Rekaman Mutu Keluhan Pelanggan dan Register Keluhan Pelanggan

Sasaran Kinerja Kepuasan Pelanggan

Uraian:


Rekaman

1 Menerima informasi kebutuhan pelangganatau keluhan melalui telepon, kotak saran,email atau secara langsung

Staf SPMB(LayananPelanggan)

SekretarisEksekutif

KeluhanPelanggan

2 Mengidentifikasi kebutuhan atau keluhanpelanggan


SekretarisEksekutif

3 Mencatat keluhan dalam register, apabilapelanggan menyampaikan keluhan danmemberitahu pelanggan penyelesaian/solusi atas keluhan tersebut


SekretarisEksekutif

Register KeluhanPelanggan

4 Apabila pelanggan hanya membutuhkaninformasi pendaftaran SPMB UNS makaakan diberikan informasinya dengandijawab secara langsung atau diberikanleaflet ataupun link website SPMB UNS


SekretarisEksekutif

5 Menyampaikan kepada pihak terkaitapabila kebutuhan informasi atau keluhantidak bisa diselesaikan oleh petugassecara langsung


SekretarisEksekutif

6 Apabila pihak yang terkait/kompeten tidakada ditempat maka pertanyaan akandicatat untuk ditanyakan kepada bagianyang berkompeten dengan memintapelanggan untuk menelepon kembali


SekretarisEksekutif


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM05


Revisi 00

Halaman 2/3

diwaktu yang akan datang atau petugasmencatat nomor telepon/email pelanggan

7 Melakukan monitoring dan evaluasi statuskeluhan pelanggan setiap bulannya


SekretarisEksekutif

Register KeluhanPelanggan

8 Mengkoordinasikan kepada pihak terkaitapabila terdapat kebutuhan atau keluhanpelanggan yang belum diselesaikan

SekretarisEksekutif

Ketua SPMB


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM05


Revisi 00

Halaman 3/3

Flowchart


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM06

PROSEDUR MUTU PENANGANAN PERMINTAAN DOKUMENTanggal Terbit 01 Juni 2012

Revisi 00

Halaman 1/3

Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan penanganan permintaan dokumen

Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi penanganan permintaan dokumen dan data SPMB

Refferensi Klausal ISO 9001: 4.2.3.


Dokumen yang dimaksud adalah yang bersifat rahasia dan biasa

Rekaman Mutu 1. Surat permohonan Kebutuhan Dokumen/Data

2. Register Dokumen/Data

Sasaran Kinerja Kepuasan Pelanggan terhadap kebutuhan data

Uraian:


JawabRekaman

1 Menyampaikan kebutuhandokumen/data dengan menuliskanpada buku register

Pemohon SeketarisEksekutif

Surat permohonanKebutuhanDokumen/Data

2 Melakukan verifikasi kebutuhandokumen/data sesuai dengankategori kerahasiaan dankewenangan akses dokumen/data


SeketarisEksekutif

1. Registerdokumen/data

2. SuratpermohonanKebutuhanDokumen/Data

3 Jika dokumen yang diminta bersifatbiasa,

maka dokumen dapat langsungdiberikan

Jika dokumen yang diminta bersifatrahasia,

maka pelanggan diminta membuatsurat permohonan yang akandiajukan terlebih dahulu kepadaSeketaris Eksekutif


SeketarisEksekutif

1. Registerdokumen/data


5 Memberikan disposisi permohonankebutuhan dokumen/data kepadaKetua

SeketarisEksekutif




(SPMB)

Nomor UN27.30.PM06


Revisi 00

Halaman 2/3

6 Menyetujui atau menolakpermohonan atau meneruskankepada Sekretaris Eksekutif

Ketua SPMB Ketua SPMB 1. Disposisi


7 Menyerahkan dokumen/data sesuaikebutuhan atau menolakpermohonan dokumen/data sesuaidisposisi Ketua SPMB


SeketarisEksekutif

Dokumen/data


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM06


Revisi 00

Halaman 3/3

Flowchart


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM07

PROSEDUR MUTU PENGADAAN HARDWARETanggal Terbit 01 Juni 2012

Revisi 00

Halaman 1/3

Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan pengadaan hardware untukmemenuhi kebutuhan pelaksanaan SPMB

Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi pengadaan hardware untuk memenuhi kebutuhanpelaksanaan SPMB



Pengadaan Hardware yang mendukung kinerja dalam pelaksanaan SPMB

Rekaman Mutu 1. Disposisi dan Permohonan hardware beserta spesifikasi dan jumlah

2. Disposisi dan Surat Pengadaan hardware beserta Spesifikasi dan jumlah

3. Bukti serah terima hardware

Sasaran Kinerja Kebutuhan peralatan untuk pelaksanaan SPMB terpenuhi

Uraian:


Rekaman

1 Mengajukan permohonankebutuhan hardware dengandilengkapi spesifikasi, jumlahserta waktu penyediaannya

Seksi PengolahData dan TIK

Deputi Permohonan hardwarebeserta Spesifikasi danjumlah

2 Melakukan verifikasikebutuhan hardware sertamelakukan konfirmasi

SekretarisEksekutif

Ketua SPMB Permohonan hardwarebeserta Spesifikasi danjumlah

3 Jika menyetujui permohonan,

surat didisposisi ke KetuaSPMB

jika ada revisi,

permohonan akandikembalikan ke TIK SPMBuntuk direvisi dan kemudiandiajukan kembali ke SekretarisEksekutif

SekretarisEksekutif

Ketua SPMB

4 Mendisposisi ke Ketua SPMBuntuk meminta persetujuan

SekretarisEksekutif


2. Permohonanhardware besertaSpesifikasi danjumlah


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM07


Revisi 00

Halaman 2/3

5 Jika menyetujui permohonan,

Surat didisposisi ke SekretarisEksekutif,

Jika ada revisi,

permohonan akandikembalikan ke SekretarisEksekutif untuk direvisi dankemudian diajukan kembali keKetua SPMB

Ketua SPMB Ketua SPMB

6 Permohonan yang sudahbenar dimintakan paraf keKetua pengadaan barangSPMB

SekretarisEksekutif


2. Permohonanhardware besertaSpesifikasi danjumlah

7 Surat permohonan hardwaredikirim ke BagianPerlengkapan

SekretarisEksekutif


2. Surat Pengadaanhardware besertaSpesifikasi danjumlah

8 Barang dicek kesesuaiannyadengan yang diminta, jikaterdapat ketidaksesuaianbarang, maka barang akandikembalikan ke BagianPerlengkapan

Seksi PengolahData dan TIK

SekretarisEksekutif

Bukti serah terima


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM07


Revisi 00

Halaman 3/3

Flowchart


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM08

PROSEDUR MUTU PENGADAAN SOFTWARETanggal Terbit 01 Juni 2012

Revisi 00

Halaman 1/3

Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan pengadaan/development softwareuntuk kegiatan SPMB

Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi pengadaan/development software untuk kegiatanSPMB



1. Software Berupa Aplikasi yang digunakan dalam proses SPMB

2. Pengadaan Software yang di maksud adalah Pembuatan, peninjauankembali, dan revisi Software

3. Uji Coba Sistem dilaksanakan minimal setahun sekali

Rekaman Mutu 1. Konsep pendaftaran masing-masing jalur masuk dan Hasil Verifikasi

2. Data analisa fungsi dan Persetujuan

3. Hasil Uji Coba

4. Software

Sasaran Kinerja Kebutuhan software SPMB terpenuhi

Uraian:


JawabRekaman

1 Membuat rumusan/konsep alurpendaftaran atau prosespenerimaan calon mahasiswabaru dan mengirimkan keSekretaris EKsekutif

Deputi Ketua SPMB Konsep pendaftaranmasing-masing jalurmasuk

2 Melakukan verifikasi konsep,

jika Sekretaris Eksekutifmenyetujui, maka konsepdiserahkan ke Seksi PengolahData dan IT untuk dibuatkansoftware

jika Sekretaris Eksekutif tidakmenyetujui,

maka konsep diserahkankembali ke Deputi untukdirevisi

SekretarisEksekutif

Ketua SPMB Hasil verifikasi

3 Melakukan analisa kebutuhanfungsi software kepada Deputidan Sekretaris Eksekutif

Seksi Pengolahdata dan TIK

Deputi Data analisa fungsi


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM08


Revisi 00

Halaman 2/3

4 Melakukan konfirmasi hasilanalisa kebutuhan software


Deputi Persetujuan

5 Menyetujui kebutuhan fungsisoftware

Deputi/SekretarisEksekutif

Ketua SPMB

6 Pembuatan Software Seksi Pengolahdata dan TIK

Deputi Software Beta

7 Melakukan uji coba fungsi ataukebutuhan Deputi/SekretarisEksekutif


Deputi Hasil uji coba

8 Memperbaiki software apabilahasilnya belum sesuaikebutuhan


Deputi

9 Menetapkan software yangsudah memenuhi kebutuhanfungsi proses seleksi

Deputi/SekretarisEksekutif

Ketua SPMB Software

10 Mengunggah/upload softwarepen-daftaran pada websiteSPMB UNS


Deputi


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM08


Revisi 00

Halaman 3/3

Flowchart


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM09

PROSEDUR MUTU PEMBUATAN FORMULIRPENDAFTARAN

Tanggal Terbit 01 Juni 2012

Revisi 00

Halaman 1/3

Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan pembuatan formulir pendaftaran

Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi alur pendaftaran, format formulir pendaftaran



1. Alur Pendaftaran adalah tahapan yang harus dilalui oleh setiap pesertaSPMB

2. Format Formulir Pendaftaran adalah jenis inputan dari peserta SPMB yangdibutuhkan oleh panitia SPMB

Rekaman Mutu 1. Laporan Pelaksanaan Lokakarya Evaluasi dan Koordinasi PersiapanSPMB UNS Tahun 2011

2. Alur Pendaftaran

3. Disposisi, Draft dan Format Formulir Pendaftaran serta Hasil Review

Sasaran Kinerja Alur Pendaftaran dan Formulir Pendaftaran yang efektif dan efisien

Uraian:


Rekaman

1 Mengadakan lokakaryabersama seluruhkepanitiaan SPMB

SekretarisEksekutif

Ketua SPMB LaporanPelaksanaanLokakarya Evaluasidan KoordinasiPersiapan SPMBUNS Tahun 2011

2 Menetapkan alurpendaftaran masing-masingjalur beserta informasi yangdibutuhkan dari peserta

SekretarisEksekutif danDeputi

Ketua SPMB Alur Pendaftaran

3 Mengusulkan formatformulir pendaftaran

Deputi Ketua SPMB Disposisi, DraftFormat formulirpendaftaran

4 Melakukan review konsepyang disepakati dalamlokakarya

Jika tidak disetujui:

Mendisposisi kepada deputiuntuk diperbaiki

Jika disetujui:

Mengirimkan kepada ketuauntuk minta persetujuan

SekretarisEksekutif

Ketua SPMB Disposisi, DraftFormat formulirpendaftaran danhasil review


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM09



Revisi 00

Halaman 2/3

5 Melakukan Verifikasi:

Jika tidak disetujui:

Mendisposisi kepadaSeketaris Eksekutif untukdiperbaiki

Jika disetujui:

Mendisposisi format hasilverifikasi kepada SeketarisEksekutif

Ketua SPMB Rektor

6 Meneruskan kepada Deputiuntuk dipergunakan sebagaiformat resmi

SekretarisEksekutif

Ketua SPMB Format formulirpendaftaran


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM09



Revisi 00

Halaman 3/3

Flowchart:


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM10

PENGESAHANTanggal Terbit 01 Juni 2012

Revisi 00

Halaman -

PROSEDUR MUTU PEMBUATAN KARTU TANDAMAHASISWA SEMENTARA

Proses

Penanggung jawab

Tanggal TandatanganUnit Kerja Nama Jabatan

1. Penyusunan SeleksiPenerimaanMahasiswaBaru (SPMB)

MunawarKholil, SH., M.Hum.

SekretarisEksekutif

01 Juni2012

2. Pemeriksaan KantorJaminanMutu

Prof. Dr. Agr.Sc. Ir. VitaRatri Cahyani, M.P.

Kepala 01 Juni2012

3. Pengesahan SeleksiPenerimaanMahasiswaBaru (SPMB)

Prof. Drs. Sutarno,M.Sc., Ph.D.

Ketua 01 Juni2012


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM10

PROSEDUR MUTU PEMELIHARAANHARDWARE/SOFTWARE


Revisi 00

Halaman 1/3

Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan pemeliharaan Hardware/Software

Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi pemeliharaan secara periodik untuk Software, PC,Laptop, Printer, Server, Kamera Digital, Handy Cam, UPS dan Scanner sertaPeralatan Elektronik Lainnya



Pemeliharaan Hardware/Software yang digunakan dalam pelaksanaan SPMB

Rekaman Mutu 1. Jadwal Pemeliharaan Hardware/Software

2. Register Pemeliharaan Hardware/Software

3. Daftar Parameter Hardware/Software yang menjadi fokus pemeliharaan

4. Disposisi dan Surat Perbaikan Hardware/Software

5. Hasil Uji Fungsi

Sasaran Kinerja Memastikan bahwa hardware dan software tetap bisa digunakan

Uraian:


JawabRekaman

1 Membuat jadwal pemeliharaansecara periodik untukHardware/Software.

Seksi PengolahanData dan TIK; SeksiPerlengkapanTempat, danKonsumsi

SekretarisEksekutif

JadwalPemeliharaanHardware/Software

2 Menetapkan parameter setiaphardware/software yang menjadifokus pemeliharaan


SekretarisEksekutif

Daftar Parameterhardware/softwareyang menjadi fokuspemeliharaan

3 Melakukan pemeliharaan secaraberkala sesuai jadwal


SekretarisEksekutif

4 Mencatat hasil pemeliharaandalam register


SekretarisEksekutif

RegisterPemeliharaanHardware/Software


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM10



Revisi 00

Halaman 2/3

5 Menyampaikan usulan perbaikanhardware/software apabiladiperlukan atau melaporkanhardware yang tidak layakdipergunakan


SekretarisEksekutif


6 Bisa Memperbaiki,

Melakukan perbaikan sesuaikemampuan atau membuatusulan perbaikanhardware/software

Tidak Bisa Memperbaiki,

Mengusulkan perbaikan keSekretaris Eksekutif


SekretarisEksekutif


7 Mendisposisi perbaikanhardaware/ software ke BagianPerlengkapan

Sekretaris Eksekutif Ketua SPMB 1. Disposisi

2. Surat PerbaikanHardware/Software

8 Melakukan uji fungsi apabiladiperlukan untukhardaware/software yang telahdiperbaikiBagus,Menerima hardware/softwareyang telah diperbaikiBelum,Dikembalikan ke BagianPerlengkapan untuk diperbaikikembali


SekretarisEksekutif

1. Hasil Uji Fungsi2. RegisterPemeliharaanHardware/Software


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM10



Revisi 00

Halaman 3/3

Flowchart:


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM11

PROSEDUR MUTU KOORDINASI PERSIAPANTanggal Terbit 01 Juni 2012

Revisi 00

Halaman 1/3

Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan Sekretariat SPMB dalammelaksanakan lokakarya persiapan proses SPMB di UNS

Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi Undangan, Kajian Sistem sebelumnya, peluangperbaikan dan penetapan sistem berikutnya

Refferensi Klausal ISO 9001: 5.5.


1. Panitia SPMB terdiri dari personel yang ditunjuk oleh Rektor melalui SKdengan tugas pokok dan fungsi masing-masing terlampir

2. Koordinasi dilaksanakan dengan agenda tinjauan sistem & instrumen yangtelah dipergunakan tahun sebelumnya serta sistem & instrumen yang akandipergunakan tahun berikutnya

3. Kajian masing-masing topik dan sistem dilakukan oleh Seksi, Deputi sertaSekretaris Eksekutif

Rekaman Mutu 1. Keputusan Rektor Kepanitiaan

2. Laporan Pelaksanaan Lokakarya Evaluasi dan Koordinasi PersiapanSPMB UNS Tahun 2011 (Undangan, Notulen, Rekomendasi PelaksanaanSPMB Tahun Berikutnya)

Sasaran Kinerja Perbaikan sistem berkelanjutan

Uraian:


Rekaman

1 Menerima SK Rektorperihal Panitia SPMB

SekretarisEksekutif

Ketua SPMB Surat Keputusan (SK)Kepanitiaan

2 Mengundang Panitiatersebut dalam SK Rektoruntuk melakukanpembahasan persiapanpelaksanaan SPMB

SekretarisEksekutif

Ketua SPMB Undangan

3 Membuka danmemberikan arahankoordinasi

Ketua SPMB Rektor Notulen

4 Melakukan analisa ataukajian pelaksanaan SPMBtahun sebelumnya

Deputi, SekretarisEksekutif

Ketua SPMB Notulen

5 Melakukan kajian SistemPendaftaran On Line

Seksi TIK Deputi Notulen


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM11


Revisi 00

Halaman 2/3

6 Melakukan kajiansubstansi informasi dalamleaflet atau laman

SekretarisEksekutif

Ketua SPMB Notulen

7 Melakukan kajian prosespenyusunan naskah ujianserta proses pengolahandata

Seksi Naskah Deputi Notulen

8 Mengidentifikasi peluangperbaikan untuk masukanpelaksanaan SPMB

Deputi, SekretarisEksekutif

Ketua SPMB 1. Notulen2. RekomendasiPelaksanaan SPMBTahun Berikutnya


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM11


Revisi 00

Halaman 3/3

Flowchart:

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��! ��

"��

��

��

��

��

��#��

��

��

��!��

$��!�� $��

%

&

'

�� !��

��

��

��

��

��

'

�� (

%)��

&)�� #��

')��


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM12

PROSEDUR MUTU SOSIALISASI, PROMOSI & PUBLIKASITanggal Terbit 01 Juni 2012

Revisi 00

Halaman 1/3

Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan dalam pelaksanaan sosialisasi,promosi dan Publikasi SPMB sehingga informasi SPMB di UNS lebih luasjangkauannya

Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi pelaksanaan sosialisasi atau promosi SPMB melaluimedia cetak atau elektronik

Refferensi Klausal ISO 9001:7.2.3


1. Sosialisasi yang dimaksud adalah Sosialisasi, Promosi, dan PublikasiSPMB sebagai sarana penyampaian informasi ke masyarakat yangberkaitan dengan pelaksanaan SPMB

2. Media Sosialisasi yang digunakan: website/internet, bertemu langsungdengan pelanggan (gathering), Expo/Pameran pendidikan, Media Cetakdan Elektronik, Material Promo (Leaflet dan Pamflet), dan Direct Mail

Rekaman Mutu 1. Jadwal, Media yang digunakan, dan Konsep desain/materi sosialisasi2. Surat permohonan, Surat Penawaran Sosialisasi, Kontrak Kerjasama3. Materi Sosialisasi: Spanduk, leaflet/brosur4. Data Stok Materi Sosialisasi5. Laporan dan Evaluasi Pelaksanaan Sosialisasi

Sasaran Kinerja Informasi lebih luas dan merata di berbagai daerah Jawa dan Luar Jawasehingga mendapatkan pendaftar dan mahasiswa yang berkualitas tinggi dariberbagai propinsi di Indonesia

Uraian:


Rekaman

1 Merencanakan Jadwal danMedia yang digunakanuntuk Sosialisasi

Seksi Humas,Promosi, danPublikasi

SekretarisEksekutif

Jadwal dan MediaSosialisasi

2 Menyiapkan konsepdesain/materi sosialisasilainnya yang diperlukan

1. Deputi2. Seksi

Humas,Promosi, danPublikasi

SekretarisEksekutif

Konsep desain/materisosialisasi

3 Mengirimkan konsepdesain/materi, jadwal danmedia sosialisasi

SekretarisEksekutif

SekretarisEksekutif

1. Disposisi2. Jadwal dan

Media Sosialisasi3. Konsep

desain/materisosialisasi

4 Melakukan reviewterhadap desain/materi,jadwal dan mediasosialisasi

Jika Setuju,

Diteruskan ke PanitiaPengadaan Barang

Ketua SPMB Ketua SPMB 1. Disposisi2. Jadwal dan

Media Sosialisasi3. Konsep

desain/materisosialisasi


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM12


Revisi 00

Halaman 2/3

Jika Belum Setuju,

Dikembalikan ke SeksiHumas, Promosi, danPublikasi untuk diperbaiki

5 Verifikasi kesesuaianMateri Sosialisasi

SekretarisEksekutif

Ketua SPMB 1. Materi Sosialisasi2. Verifikasi

KesesuaianMateri Sosialisasi

3. Data Stok MateriPublikasi

6 Melaksanakan ProsesSosialisasi


SekretarisEksekutif

Materi Sosialisasi

7 Membuat Laporan danmelakukan EvaluasiPelaksanaan Sosialisasi


SekretarisEksekutif

Laporan dan EvaluasiPelaksanaanSosialisasi


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM12


Revisi 00

Halaman 3/3

Flowchart:


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM13

PROSEDUR MUTU EVALUASI ATAU LAPORANPELAKSANAAN SPMB


Revisi 00

Halaman 1/2

Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan dalam mengevaluasi pelaksanaanSPMB, mengidentifikasi dan memperbaiki kekurangan pelaksanaan SPMB

Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi Evaluasi dan Laporan pelaksanaan SPMB



Evaluasi dan Laporan pelaksanaan SPMB digunakan sebagai sarana untukmemperbaiki kinerja pelaksanaan SPMB

Rekaman Mutu 1. Undangan, Daftar Hadir, dan Notulensi

2. Laporan Pelaksanaan SPMB

3. Profil Mahasiswa Baru

4. Laporan Pelaksanaan Lokakarya Evaluasi dan Koordinasi PersiapanSPMB UNS Tahun 2012

Sasaran Kinerja Pelaksanaan Sistem SPMB yang lebih baik

Uraian:


Rekaman

1 Rapat evaluasipelaksanaan SPMB untukmasing-masing jalur

Panitia SPMB Ketua SPMB Undangan, Daftar Hadir,dan Notulensi

2 Mengidentifikasikelemahan dankekurangan pelaksanaanSPMB dan mencarisolusinya

Panitia SPMB Ketua SPMB Daftar IdentifikasiMasalah dan Solusinya

3 Membuat laporanpelaksanaan SPMB danProfil Mahasiswa Baru

SekretarisEkesekutif,Deputi, dan Seksi

Ketua SPMB 1. Draf LaporanPelaksanaan SPMB

2. Draf ProfilMahasiswa Baru

4 Lokakarya SPMB Panitia SPMBdan Stakeholder

Rektor 1. LaporanPelaksanaan SPMB

2. Profil MahasiswaBaru


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM13

PROSEDUR MUTU EVALUASI ATAU LAPORANPELAKSANAAN SPMB


Revisi 00

Halaman 2/2

Flowchart:


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM14

PROSEDUR MUTU PENYEDIAAN PERLENGKAPANBHP/ATK SPMB


Revisi 00

Halaman 1/3

Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan Sekretraiat SPMB dalampenyediaan perlengkapan Bahan Habis Pakai atau Alat Tulis Kantor SPMB

Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi Identifikasi kebutuhan, Verfiikasi kebutuhan BHP/ATK,Penerimaan dan verifikasi kesesuaian, distribusi BHP/ATK



1. ATK adalah Alat Tulis Kantor

2. BHP adalah Bahan Habis Pakai

3. RAB adalah Rencanan Anggara Belanja SPMB

4. Sekretariat SPMB tidak melakukan stok BHP/ATK

5. Sekretaris Deputi mengendalikan langsung kebutuhan BHP/ATK

Rekaman Mutu 1. Daftar Kebutuhan ATK dan BHP

2. Memo Pengajuan dan Memo Persetujuan Kebutuhan ATK dan BHP

3. Bukti penerimaan/penyerahan ATK dan BHP

Sasaran Kinerja Bahan Habis Pakai/ATK dipergunakan sesuai kebutuhan

Uraian

No. Deskripsi Aktifitas PelaksanaPenanggungJawab

Rekaman

1 Mengidentifikasikebutuhan ATK dan BHP

SeksiPerlengkapanTempat danKonsumsi

Deputi Daftar Kebutuhan ATK danBHP

2 Mengajukan KebutuhanATK/BHP


Deputi a. Memo PengajuanKebutuhan ATK/BHP

b. Daftar Kebutuhan ATKdan BHP

3 Melakukan VerifikasiKebutuhan ATK/BHP tiapseksi dan mencocokandengan RAB;

Apabila setuju:

Dilanjutkan untukpengajuan ke SekretarisEksekutif

Apabila Tidak setuju :

Konfirmasi kembali kemasing-masing seksi

Deputi SekretarisEksekutif

a. Memo Persetujuan

b. Memo PengajuanKebutuhan ATK/BHP

c. Daftar Kebutuhan ATKdan BHP


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM14



Revisi 00

Halaman 2/3

4 Melakukan VerifikasiKebutuhan ATK/BHP tiapseksi dan mencocokandengan RAB;

Apabila setuju:

Dilanjutkan untukpengajuan ke Panitiapengadaan barang/Unitlayanan pengadaanbarang dan jasa (ULP)UNS

Apabila Tidak setuju :

Konfirmasi kembali kemasing-masing seksi

SekretarisEksekutif

Ketua SPMB a. Memo Persetujuan

b. Memo PengajuanKebutuhan ATK/BHP

c. Daftar Kebutuhan ATKdan BHP

5 Menerima ATK/BHP dariPanitia Penerima Barang

Bagian PenerimaBarangSekretariatSPMB/ SeksiPerlengkapanTempat danKonsumsi

Deputi Buktipenerimaan/penyerahanbarang dari BagianPerlengkapan.

6 Melakukan cek ATK/BHPyang dikirimkan dariKantor Pusat

Bagian PenerimaBarangSekretariatSPMB/ SeksiPerlengkapanTempat danKonsumsi

Deputi Buktipenerimaan/penyerahanbarang dari BagianPerlengkapan.

7 Distribusi ATK/BHP keSeksi-seksi

SekretariatSPMB/ SeksiPerlengkapanTempat danKonsumsi

Deputi Bukti penyerahan barangkepada seksi-seksi.


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM14



Revisi 00

Halaman 3/3

Flowchart:


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM15

PROSEDUR MUTU PENGADAAN KONSUMSITanggal Terbit 01 Juni 2012

Revisi 00

Halaman 1/3

Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan Sekretraiat SPMB dalampengadaan konsumsi dalam pelaksanaan SPMB

Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi penyediaan konsumsi untuk kebutuhan SPMB



Kebutuhan konsumsi yang dimaksud adalah Minum, makanan ringan, danmakanan berat

Rekaman Mutu 1. Daftar kebutuhan Konsumsi

2. Memo permohonan dan persetujuan kebutuhan Konsumsi

3. Bukti Serah-Terima Konsumsi

Sasaran Kinerja Kebutuhan konsumsi terpenuhi 100%

Uraian


Rekaman

1 Identifikasi kebutuhan Konsumsisesuai jumlah/jenis


Deputi Daftar kebutuhanKonsumsi

2 Pengajuan kebutuhan Konsumsi SeksiPerlengkapanTempat danKonsumsi

Deputi a. MemopermohonankebutuhanKonsumsi

b. Daftar kebutuhanKonsumsi

3 Verifikasi dokumen pengajuankebutuhan Konsumsi seksi

Setuju :

Proses dilanjutkanmengembalikan daftarkebutuhan konsumsi yang telahdisetujui ke Seksi PerlengkapanTempat dan Konsumsi

Tidak setuju :

Konfirmasi kembali ke masing-masing seksi


a. Memopersetujuan

c. MemopermohonankebutuhanKonsumsi

b. Daftar kebutuhanKonsumsi

4 Pemesanan konsumsi kekatering/pihak ke 3 (penyediakonsumsi) oleh Seksi


Surat permohonanpengadaan


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM15


Revisi 00

Halaman 2/3

Perlengkapan Tempat danKonsumsi

Konsumsi

5 Menerima konsumsi yang telahdisiapkan oleh Katering/pihak ke3 (penyedia) danmenandatangani bukti terimaserta mendistribusikan ke seksi


Deputi Bukti Serah-TerimaKonsumsi


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM15


Revisi 00

Halaman 3/3

Flowchart


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM16

PROSEDUR MUTU PENYIAPAN SARANA PRASARANATanggal Terbit 01 Juni 2012

Revisi 00

Halaman 1/3

Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan Sekretraiat SPMB dalampenyediaan sarana prasarana

Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi identifikasi kebutuhan, verifikasi usulan, serah terimasarana prasarana

Refferensi Klausal ISO 9001:7.1.; 6.3..


Sarana Prasarana yang dimaksud adalah Penggunaan Ruang Rapat,Kendaraan Dinas, Tempat Publikasi, Tempat Helpdesk

Rekaman Mutu 1. Daftar Kebutuhan Sarana/Prasarana

2. Memo dan Surat Permohonan Peminjaman Sarana/Prasarana

3. Daftar Sarana/Prasarana

Sasaran Kinerja Sarana Prasarana terpenuhi kebutuhannya

Uraian:


Rekaman

1 Identifikasi kebutuhansarana/prasarana


Deputi Daftar kebutuhanSarana/Prasarana

2 Pengajuan kebutuhanSarana/Prasarana


Deputi Memo permohonankebutuhanSarana/Prasarana

3 Persetujuan kebutuhanSarana/Prasarana

Setuju :

Proses dilanjutkan untukpenyiapan Sarana/Prasarana

Tidak Setuju :

Konfirmasi ke SeksiPerlengkapan Tempat danKonsumsi.


Surat PermohonanPeminjamanSarana/Prasarana

4 Mengkoordinasikan danmenandatangani SuratPeminjaman Sarana/Prasarana

SekretarisEksekutif

Ketua Surat PermohonanPeminjamanSarana/Prasarana

5 Penyiapan Sarana/Prasarana SeksiPerlengkapan

Sekretaris Daftar


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM16


Revisi 00

Halaman 2/3

Tempat danKonsumsi

Eksekutif Sarana/Prasarana

6 Penataan kembaliSarana/Prasarana yang telahdigunakan


Deputi DaftarSarana/Prasarana


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM16


Revisi 00

Halaman 3/3

Flowchart

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

�!�

� ��

��

"

# $

%

&

&

�� '

"(�� %(��

#(�� &(��

$(��


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM17

PROSEDUR MUTU UJI COBA SISTEM PENDAFTARANONLINE


Revisi 00

Halaman 1/3

Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan dalam pelaksanaan uji coba (trial)sistem pendaftaran on line SPMB di UNS

Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi penetapan teknis/metode trial, identifikasi sampel,pembuatan petunjuk teknis, simulasi, perbaikan



1. Uji Coba sistem pendafataran on line senantia dilakukan sebelum sistempendaftaran on line dipergunakan dalam proses SPMB

2. Jumlah sampel serta metode uji coba disesuaiak dengan kebutuhan setiaptahunnya

Rekaman Mutu 1. Perencanaan Uji Coba

2. Daftar Peserta Uji Coba

3. Surat Undangan Uji Coba

4. Petunjuk teknis pendaftaran online

5. Register Uji Coba

6. Serah Terima Hasil Uji Coba

Sasaran Kinerja Sistem Pendaftaran Online dapat berjalan dengan baik dan bisa menemukankekurangan sehingga dapat diperbaiki

Uraian

No. Aktivitas Pelaksana Penanggung Jawab Rekaman

1 Menetapkanperencanaan uji cobameliputi teknis ataumetode uji coba, jumlahsampel, tahapan sertawaktu pelaksanaan

Seksi Pengolahan Datadan TIK

Deputi Perencanaan ujicoba

2 Mengidentifikasi Sekolahterpilih untuk menjadisampel dalam uji cobasistem pendaftaranonline

Deputi Sekretaris Eksekutif Daftar PesertaUji Coba

3 Mengirimkan suratkepada Sekolah untukmengirimkan beberapasiswa dengandidampingi guru BK

Sekretaris Eksekutif Ketua SPMB SuratPermohonanPengirimanSiswa


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM17



Revisi 00

Halaman 2/3

4 Menyiapkan petunjukteknis pendaftaran online


Deputi Petunjuk teknispendaftaranonline

5 Melakukan pengisiandata sesuai formatpendaftaran online

Sampel/Peserta Ujicoba Seksi PengolahanData dan TIK

6 Mencatatketidaksesuaian atauhambatan dalam ujisistem pendaftaranonline


Deputi Register uji coba

7 Melakukan perbaikansesuai ketidaksesuaianatau hambatan yangterjadi selama uji cobasistem


Deputi

8 Menetapkan sistempendaftaran online

Sekretaris Eksekutif Ketua SPMB Serah TerimaHasil Uji Coba


(SPMB)

Nomor UN27.30.PM17



Revisi 00

Halaman 3/3

Flowchart

SEKRETARIAT SELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU ...

Documents

Transcript of SEKRETARIAT SELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU ...