1

EVALUASI KELEMBAGAAN

SEKRETARIAT JENDERAL DEWAN PERWAKILAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA

SEKRETARIAT JENDERAL DEWAN PERWAKILAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA

2012

2

BAB SATU

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Organisasi Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik

Indonesia (Setjen DPR RI) memegang peran penting dalam konteks

pemerintahan karena Setjen DPR RI bertanggungjawab untuk mendukung

terlaksananya tugas dan fungsi DPR RI sebagai pilar demokrasi melalui

kedudukannya sebagai unsur penunjang DPR yang akan mendukung bagi

proses checks and balances antara DPR RI dengan Pemerintah. Saat ini

Setjen DPR RI memiliki tugas dan fungsi untuk memberikan segala pelayanan

kepada anggota mulai dari administrasi, keahlian dan teknis.

Selama ini praktek dari tugas Setjen DPR RI untuk layanan

administrasi misalnya adalah melakukan layanan tata usaha,

menyelenggarakan rapat, mengadministrasikan hal yang terkait dengan

keuangan dan keanggotaan, dsb. Dalam bidang teknis, misalnya melakukan

pemeliharaan sarana dan prasarana yang digunakan untuk mendukung kerja

DPR RI. Sementara dalam bidang keahlian, misalnya menyediakan analisis

terhadap permasalahan-permasalahan yang menjadi perhatian DPR RI,

analisis terhadap APBN, dan tak kalah penting adalah menyusun naskah

akademik dan merancang draft undang-undang.

3

Meskipun Setjen DPR RI sebagai organisasi unsur penunjang DPR RI

termasuk sudah mapan secara kelembagaan tetapi tetap dituntut untuk

meningkatkan kinerjanya agar dapat mendukung terhadap peningkatan

kinerja DPR RI. Gambar 1.1, yang diperoleh dari survei pada tahun 2009

terhadap Anggota DPR dan Fraksi yang memperlihatkan masih adanya

pandangan ketidakpuasan DPR RI terhadap dukungan Setjen DPR RI,

meskipun kalau dibandingkan dengan yang puas masih lebih besar.

Selanjutnya bagaimana Setjen DPR RI dapat meningkatkan kinerjanya

melalui visi dan misi yang diembannya, maka sangat dipengaruhi oleh

kemampuan organisasi dalam mengelola berbagai sumber daya organisasi.

Terdapat empat sumber daya penting untuk diperhatikan, yaitu kesisteman

(method), sumber daya manusia (man), anggaran serta sarana dan prasarana

(material). Keempat aspek inilah yang harus dikelola dan dievaluasi secara

berkesinambungan sehingga visi dan misi Sekretariat Jenderal DPR-RI untuk

memberikan bantuan teknis, administrasi, dan keahlian kepada DPR-RI dapat

tercapai.

Dalam perkembangannya, untuk mengefektifkan pengelolaan berbagai

sumber daya tersebut dalam kerangka peningkatan kinerja organisasi,

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi

Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2012 tentang Petunjuk Pelaksanaan

Evaluasi Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. Namun demikian

peraturan ini hanya melihat pada satu aspek organisasi saja yaitu aspek

struktur. Padahal dalam organisasi banyak aspek yang harus diperhatikan,

karena pada dasarkan organisasi dibentuk untuk mencapai tujuan tertentu

melalui pengelolaan berbagai sumber daya.

Berdasarkan penjelasan di atas, maka perlu dilakukan kegiatan

evaluasi terhadap Organisasi Setjen DPR RI. Evaluasi dilakukan melalui

penilaian terhadap struktur organisasi dan evaluasi terhadap organisasi dalam

melakukan pengelolaan berbagai sumber daya organisasi yaitu kesisteman

(method), SDM (man), anggaran (money) dan sarana prasarana (material)

yang dilakukan dari tahun 2008 sampai 2012.

4

B. TUJUAN

Pelaksanaan evaluasi organisasi Setjen DPR RI memiliki tujuan untuk

menganalisis apakah struktur organisasi, sistem, SDM, anggaran, serta

sarana dan prasarana sudah sesuai dengan kebutuhan dan mendukung

kinerja untuk memberikan dukungan administrasi, teknis dan keahlian kepada

DPR-RI.

C. METODOLOGI

Model evaluasi mengunakan dua pendekatan. Pendekatan pertama

adalah evaluasi atas struktur organisasi sebagaimana yang menjadi tujuan

dari Peraturan Men PAN dan RB Nomor 67 Tahun 2011 tentang Pedoman

Evaluasi Kelembagaan Pemerintah, meskipun dengan mengunakan metode

analisis deskripsi. Analisis deskripsi ini dilakukan terhadap Struktur Organisasi

Setjen DPRI RI berdasarkan Perpres 23/2005 dan Persekjen 400/2005.

Pendekatan kedua, adalah evaluasi terhadap Organisasi Setjen DPR

RI dilakukan melalui penilaian terhadap pengelolaan sumber daya-sumber

daya organisasi yang dilakukan selama ini yaitu kesisteman, SDM, anggaran

dan sarana prasarana. Adapun penjelasan dari masing-masing sumber daya

adalah:

1. Kesisteman adalah sumber daya yang berbentuk seperangkat

peraturan yang membentuk suatu sistem pengelolaan organisasi

Setjen DPR RI.

2. SDM adalah individu-individu yang mengelola organisasi Sekretariat

Jenderal DPR RI dalam rangka mencapai tujuan dari dibentuknya

organisasi.

3. Anggaran adalah sumber daya yang berbentuk uang yang tertuang

dalam suatu anggaran yang digunakan untuk menjalankan tugas dan

fungsi organisasi Setjen DPR RI.

4. Sarana dan prasarana adalah sumber daya yang berbentuk fisik yang

digunakan untuk mendukung berjalannya tugas dan fungsi organisasi

Setjen DPR RI.

5

Adapun model evaluasi adalah analisis terhadap komponen model

evaluasi yang terdiri dari konteks, input, proses dan produk dimaksudkan

sebagai:

1. Konteks (Context), yaitu berfokus pada pendekatan sistem dan tujuan,

kondisi aktual dan masalah-masalah melalui telaah diagnostik yaitu

menemukan kesenjangan antara tujuan dengan dampak yang tercapai.

2. Masukan (Input), yaitu berfokus pada strategi pencapaian tujuan.

3. Proses (Process), yaitu catatan terhadap pelaksanaan program.

4. Produk (Product), yaitu berfokus pada mengukur pencapaian tujuan

pada akhir program.

Data yang digunakan untuk menilai kesiapan organisasi yang dilihat

dari berbagai sumber daya adalah data sekunder. Data sekunder berasal dari

unit-unit organisasi yang terkait dengan pengelolaan dari masing-masing

sumber daya.

D. SISTIMATIKA LAPORAN

Keselurahan laporan Evaluasi Kelembagaan Sekretariat Jenderal DPR

RI terbagi dalam tujuh bab.

1. Bab pertama merupakan bab pendahuluan yang akan

mengetengahkan tentang latar belakang, tujuan dan metodologi.

2. Bab dua membahas tentang evaluasi terhadap Struktur Organisasi

Setjen DPRI RI berdasarkan Perpres 23/2005 dan Persekjen 400/2005.

3. Bab tiga membahas tentang evaluasi terhadap bekerjanya kesisteman.

Secara lebih detil akan dibahas tentang peraturan perundang-

undangan yang menjadi landasan dan operasional organisasi, serta

pedoman, ketatalaksanaan dan budaya organisasi.

4. Bab empat membahas tentang evaluasi terhadap kebijakan

pengelolaan SDM. Pada bagian ini juga akan dijelaskan tentang

gambaran SDM baik dari sisi kuantitas dan kualitas serta kebijakan

pengelolaan SDM mulai dari perencanaan sampai dengan pengawasan

terhadap kinerjanya.

5. Bab lima membahas tentang kinerja keuangan. Pada bab ini akan

diketengahkan tentang perkembangan anggaran untuk bebrapa tahun

6

terakhir. Pada bagian ini juga akan dijelaskan tentang kinerja keuangan

dan akuntabilitas.

6. Bab enam membahas tentang ketersediaan sarana dan prasarana.

Pada bab ini akan dibahas tentang ketersediaan sarana dan prasarna

gedung termasuk perkembangan dari information, communication and

technology (ICT) dan perpustakaan.

7. Bab tujuh mengetengahkan tentang kesimpulan dan rekomendasi.

7

BAB DUA

EVALUASI STRUKTUR ORGANISASI SETJEN DPR RI

BERDASARKAN PERPRES 23/2005 DAN PERSEKJEN 400/2005

Berakhirnya keanggotaan DPR RI masa bakti periode 2004-2009, yang

digantikan dengan keanggotaan DPR RI masa bakti periode 2009-2014 diikuti

dengan perubahan UU Nomor 22 Tahun 2003 tentang Susunan dan Kedudukan

MPR, DPR, DPD, dan DPRD diubah dengan Undang-undang Nomor 27 Tahun

2009 tentang Majelis Permusyawaratan Rakyat, Dewan Perwakilan Rakyat,

Dewan Perwakilan Daerah, dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. Pergantian

keanggotaan DPR dan perubahan undang-undang tersebut membawa

konsekuensi terhadap tuntutan perubahan Sekretariat Jenderal DPR RI sebagai

sistem pendukung.

Beberapa ketentuan dalam UU Nomor 27 Tahun 2009 berimplikasi

terhadap kebutuhan perubahan pengaturan tentang Struktur Organisasi

Sekretariat Jenderal DPR, antara lain:

1. Bab III tentang DPR, Bagian Kedelapan tentang Alat Kelengkapan, Pasal 81

ayat (1) huruf e, yang menyebutkan Badan Anggaran, mengubah nomenklatur

yang sebelumnya disebut Panitia Anggaran;

2. Bab III tentang DPR, Bagian Kedelapan tentang Alat Kelengkapan, Pasal 81

ayat (1) huruf f, yang menyebutkan Badan Akuntabilitas Keuangan Negara,

merupakan penambahan alat kelengkapan baru yang bersifat tetap

(permanen);

3. Bab III tentang DPR, Bagian Kedelapan tentang Alat Kelengkapan, Paragraf 1

tentang Pimpinan, Pasal 82 ayat (1), yang menyatakan bahwa Pimpinan DPR

terdiri atas 1 (satu) ketua dan 4 (empat) wakil ketua, mengakibatkan

penambahan unsur jumlah wakil ketua yang semula hanya 3 (tiga) wakil

ketua; dan

4. Bab VI tentang Sistem Pendukung, Bagian Kesatu Sistem Pendukung MPR,

DPR, dan DPD, Paragraf 1 tentang Organisasi Pasal 392 ayat (1), (2), dan (3),

sepanjang yang mengatur tentang badan fungsional/keahlian.

8

Pada tahun 2010, restrukturisasi yang dilakukan Setjen DPR RI adalah

perubahan nomenklatur dan penambahan unit kerja baru sebagai pendukung

tugas dan fungsi DPR RI, sebagai amanat dari Undang-undang Nomor 27 Tahun

2009 tentang MPR, DPR, DPD, dan DPRD, yaitu:

a. Pembentukan Bagian Sekretariat Badan Akuntabilitas Keuangan Negara

(BAKN) sebagai bentuk supporting system kepada BAKN DPR RI.

Penambahan Eselon III dan IV untuk Sekretariat Bagian BAKN di lingkungan

Biro Pengawasan Legislatif Deputi Anggaran dan Pengawasan

b. Perubahan nomenklatur Bagian Sekretariat Panitia Anggaran menjadi Bagian

Sekretariat Badan Anggaran sesuai dengan perubahan nomenklatur Badan

DPR RI dalam UU Nomor 27 tahun 2009.

c. Pembentukan dan penyesuaian nomenklatur Bagian Sekretariat yang melayani

tata usaha untuk wakil-wakil Ketua. Semula berjumlah 3 bagian, yaitu:

1) Bagian Tata Usaha Wakil Ketua Bidang Politik, Ekonomi, dan Keuangan;

2) Bagian Tata Usaha Wakil Ketua Bidang Industri, Perdagangan, dan

Pembangunan;dan

3) Bagian Tata Usaha Wakil Ketua Bidang Kesejahteraan rakyat.

Diubah menjadi:

1) Bagian Tata Usaha Wakil Ketua Bidang Politik dan Keamanan;

2) Bagian Tata Usaha Wakil Ketua Bidang Industri dan Pembangunan;

3) Bagian Tata Usaha Wakil Ketua Bidang Kesejahteraan;dan

4) Bagian Tata Usaha Wakil Ketua Bidang Ekonomi dan Keuangan.

Perubahan tersebut di atas tertuang dalam Peraturan Sekretaris Jenderal

DPR RI Nomor 03/PER-SEKJEN/2010 tentang Perubahan atas Peraturan

Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 400/SEKJEN/2005 tentang Organisasi dan

Tata Kerja Sekretariat Jenderal DPR RI.

Selanjutnya, guna mendukung tugas DPR RI secara optimal dan sesuai

dengan amanat dari Tata Tertib DPR RI Pasal 290 disebutkan bahwa “Pegawai

Sekretariat Jenderal terdiri atas pegawai negeri sipil dan pegawai tidak tetap”, dan

pada Pasal 293 disebutkan bahwa “Dalam rangka melaksanakan tugas dan

wewenang DPR dibentuk kelompok pakar atau tim ahli yang diperbantukan

terutama kepada anggota”. Saat ini terdapat 1352 Tenaga Ahli dan 560 Asisten

Anggota, yang mana memerlukan suatu unit guna menyelengggarakan pelayanan

9

ketatausahaan/pelayanan administrasi dan bagi para Tenaga Ahli dan Asisten

Anggota.

Sesuai dengan Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI RI Nomor

400/Sekjen/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal DPR RI,

sebagaimana telah diubah dengan terakhir dengan Peraturan Sekretaris Jenderal

DPR RI RI Nomor 3/PER-SEKJEN/2010, tidak terdapat tugas pokok dan fungsi

pelayanan ketatausahaan/pelayanan administrasi bagi para Tenaga Ahli dan

Asisten Anggota.

Tugas pelayanan ketatausahaan/pelayanan administrasi bagi para Tenaga

Ahli dan Asisten Anggota dilaksanakan oleh Bagian Kepegawaian, Biro

Keanggotaan dan Kepegawaian, pelayanan dimaksud meliputi konsep Keputusan

Sekjen DPR RI tentang pengangkatan maupun pemberhentian para tenaga ahli

dan asisten anggota, penginventarisiran surat-surat pengajuan Tenaga Ahli dan

Asisten Anggota dari masing-masing Anggota, Alat Kelengkapan Dewan (AKD),

dan fraksi-fraksi di DPR RI, input data-data kedalam database, pencetakan

Keputusan Sekjen untuk masing-Masing Tenaga Ahli dan Asisten Anggota,

pendistribusian Keputusan kepada masing-masing Tenaga Ahli dan Asisten

Anggota.

Dalam rangka memaksimalkan dukungan bagi 1352 Tenaga Ahli dan 560

Asisten Anggota perlu suatu unit tersendiri guna menyelenggarakan pelayanan

ketatausahaan bagi para Tenaga Ahli dan Asisten Anggota tersebut, maka pada

tahun 2011, Setjen DPR RI melakukan restrukturisasi berupa pembentukan

Bagian Tata Usaha Tenaga Ahli dan Asisten Anggota di bawah Biro

Kesekretariatan Pimpinan yang berada di unit eselon III.

Penempatan Bagian Tata Usaha Tenaga Ahli dan Asisten Anggota di

bawah Biro Kesekretariatan Pimpinan mempertimbangkan Perpres nomor

23/2005 Pasal 19 ayat (3) menyatakan bahwa jumlah batasan paling banyak

Bagian pada Biro yang menangani urusan persidangan dan urusan pelayanan

pimpinan dapat dikecualikan (tidak dibatasi). Dengan pemahaman ini

penambahan unit baru untuk pelayanan ketatausahaan/pelayanan administrasi

dan dukungan persidangan yang diberikan para Tenaga Ahli dan Asisten Anggota

DPR RI dapat dilakukan dengan menempatkan Bagian di Biro Kesekretariatan

Pimpinan. Mengingat tugas dari Biro Kesekretariatan Pimpinan adalah pelayanan

teknis dan administratif kepada Pimpinan Dewan, dan hasil kerja Tenaga Ahli

10

akan disampaikan kepada AKD, maka hal ini akan mempermudah koordinasi dari

eselon II ke eselon III

Perubahan tersebut di atas tertuang dalam Peraturan Sekretaris Jenderal

DPR RI Nomor 01/PER-SEKJEN/2011 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan

Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 400/SEKJEN/2005 tentang Organisasi dan

Tata Kerja Sekretariat Jenderal DPR RI sebagaimana telah diubah dengan

Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 03/PER-SEKJEN/2010.

Berkaitan dengan fungsi Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi, sesuai

dengan amanah Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan

Informasi Publik Pasal 13 ayat (1) dan (2), berdasarkan Keputusan Sekretaris

Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Nomor

866/SEKJEN/2010, Sekretariat Jenderal DPR RI telah menetapkan Kepala Biro

Humas dan Pemberitaan sebagai Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi,

dengan demikian selain sebagai Kepala Biro Humas dan Pemberitaan ybs juga

menjalankan fungsi sebagai pengelola informasi publik.

Sesuai dengan Peraturan Presiden Nomor 106 Tahun 2007 tentang

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan sejalan dengan

tuntutan reformasi birokrasi dalam rangka mewujudkan “Good Governance” serta

dalam rangka memenuhi tuntutan masyarakat dan dunia usaha yang terus

meningkat untuk mendapatkan informasi tentang penyelenggaraan pengadaan

barang dan jasa Pemerintah, Setjen DPR RI telah menerbitkan Keputusan Sekjen

Nomor 756 Tahun 2010 tentang Pembentukan Tim Layanan Pengadaan Secara

Elektronik (LPSE) dan telah dibuka resmi oleh Ketua DPR RI tanggal 12 Juli 2010

yang dapat diakses melalui website www.lpse.dpr.go.id. dan pada tahun 2011

Setjen DPR RI juga telah menerbitkan Keputusan Sekjen Nomor 220 Tahun 2011

tentang Pembentukan Tim Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE). LPSE

dikelola oleh Bidang Data dan Sarana Informasi, dengan demikian Bidang

tersebut selain menjalankan tupoksinya juga melaksanakan kegiatan yang

berkaitan dengan LPSE.

Berkaitan dengan struktur Korps Pegawai RI Setjen DPR RI, Bahwa

Pegawai Negeri Sipil berhimpun dalam satu wadah Korps Pegawai Republik

Indonesia (Korpri) sebagai wahana pembinaan jiwa korps dalam rangka

membangun sikap, tingkah laku, etos kerja, dan perbuatan terpuji yang harus

11

dilaksanakan oleh setiap Pegawai Negeri Sipil dalam kedinasan dan kehidupan

sehari-hari. Pembinaan jiwa korps Pegawai Negeri Sipil bertujuan untuk :

1. Membina karakter/watak, memelihara rasa persatuan dan kesatuan

secara kekeluargaan guna mewujudkan kerja sama dan semangat

pengabdian kepada masyarakat serta meningkatkan kemempuan, dan

keteladanan Pegawai Negeri Sipil.

2. Mendorong etos kerja Pegawai Negeri sipil untuk mewujudkan Pegawai

Negeri Sipil yang bermutu tinggi dan sadar akan tanggung jawabnya

sebagai unsur aparatur Negara, dan abdi masyarakat.

3. Menumbuhkan dan meningkatkan semangat, kesadaran, dan wawasan

kebangsaan Pegawai Negeri Sipil sehingga dapat menjaga persatuan dan

kesatuan bangsa dalam Negara Kesatuan Republik Indonesia.

Dalam rangka pemberian dukungan teknis operasional dan administrasi

terhadap pelaksanaan program dan kepengurusan Korpri tersebut, telah

ditetapkan pengaturan tentang Sekretariat Dewan Pengurus Korpri, yaitu:

1. Keputusan Presiden Nomor 24 tahun 2010 tentang Pengesahan

Anggaran Dasar Korps Pegawai Republik Indonesia (Korpri);

2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor

31/M.PAN/5/2008 tentang Eselonisasi Jabatan Struktural di Lingkungan

Dewan Pengurus dan Sekretariat Pengurus Korps Pegawai Republik

Indonesia;

3. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2008

tentang Pegawai Negeri Sipil yang ditugaskan Secara Penuh dan

Diangkat dalam Jabatan Struktural di Lingkungan Sekretariat Dewan

Pengurus dan Sekretariat Pengurus Unit Nasional Korps Pegawai

Republik Indonesia; dan

4. Peraturan Sekretaris Jenderal Dewan Pengurus Nasional Korps Pegawai

Republik Indonesia Nomor 01 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata

Kerja Sekretariat Pengurus Unit Nasional, Sekretariat Dewan Pengurus

Provinsi, dan Sekretariat Dewan Pengurus Kabupaten/Kota Korps

Pegawai Republik Indonesia.

12

Berdasarkan ketentuan tersebut di atas, dalam rangka melayani dan

memberikan dukungan administrasi terhadap pelaksanaan tugas Dewan

Pengurus Korps Pegawai RI Setjen DPR RI telah dibentuk Sekretariat Dewan

Pengurus, seperti yang tertuang dalam Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI

Nomor 02/PER-SEKJEN/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat

Dewan Pengurus Korps Pegawai RI Setjen DPR RI, yang berada di luar Struktur

Setjen DPR RI.

Berdasarkan Renstra DPR RI 2010-2014, kelembagaan sistem pendukung

Setjen DPR RI kedepan digambarkan sebagaimana terlampir dan sampai saat ini

sedang dilakukan pembahasan lebih lanjut oleh BURT. oleh karena itu, evaluasi

organisasi Setjen DPR RI untuk sementara tidak dilakukan sampai dengan

selesainya pembahasan pembentukan Badan Fungsional Keahlian (BFK) di

BURT/terbentuknya Peraturan tentang BFK.

Gambar.2.1.

DIAGRAM RINGKAS KELEMBAGAAN SISTEM PENDUKUNG DPR-RI

DPR

SETJEN BFKUnit

Pengawasan

Internal

Sekjen Eselon I

Sekjen bertanggung

jawab langsung kepada

Pimpinan DPR RI

Sekjen

mengkoordinasikan

secara langsung

administrasi BFK dan

unit Pengawasan Internal

Struktural, sebagai

tenaga pendukung

administrasi dan teknis

(prasarana dan sarana)

• BFK dipimpin Kepala Badan;

Eselon I; atau setara

• Kepala Badan bertanggung

jawab langsung kepada

Pimpinan DPR RI

• Didukung sekretariat

• Miskin struktur, kaya fungsi

• Tenaga Fungsional

berjenjang dan berkeahlian

• Menyandang misi penguatan

kelembagaan

Dipimpin oleh pejabat

ber-eselon I atau II

Membantu BURT dalam

tugas pengawasan

internal

Bertanggung jawab

langsung kepada

Pimpinan DPR melalui

BURT

Garis Pertanggungjawaban

Garis Administrasi

Dibutuhkan & tidak eksplisit disebutkandalam UU No 27 ttg MD3, perludikonsultasikan dengan Pemerintah.

Ada di Undang-Undang & exist

Ada di Undang-Undang & belum exist

13

BAB TIGA

EVALUASI KESISTEMAN

A. PERATURAN PERUNDANG-UNDANG

Sekretariat Jenderal DPR RI sebagai bagian dari lembaga

pemerintahan dalam menyelenggarakan tugas pemerintahan harus

berdasarkan pada peraturan perundang-undangan yang berlaku. Begitu juga

dengan kedudukannya sebagai bagian dari Lembaga Birokrasi, pengaturan

tentang bekerjanya Organisasi Setjen tunduk pada berbagai peraturan

perundang-undangan. Sebagai contoh Perundang-undangan yang mengatur

tentang pengelolaan pegawai adalah berpedoman kepada UU No.8 Tahun

1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian sebagaimana yang telah diubah

dengan UU No.43 Tahun 1999.

Di samping itu Sekretariat Jenderal DPR RI berdasarkan kewenangan

yang diberikan oleh peraturan perundang-undangan dapat membuat

peraturan dan kebijakan di lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI, dalam

rangka pelaksanaan tugas dan fungsinya memberikan dukungan kepada

pelaksanaan tugas dan fungsi konstitusional DPR RI.

Peraturan Perundang-undangan adalah peraturan tertulis yang memuat

norma hukum yang mengikat secara umum dan dibentuk atau ditetapkan oleh

lembaga negara atau pejabat yang berwenang melalui prosedur yang

ditetapkan dalam Peraturan Perundang-undangan. Dalam lingkup Sekretariat

Jenderal DPR RI, peraturan perundang-undangan yang dimaksudkan adalah

peraturan dan keputusan yang dikeluarkan oleh Sekretaris Jenderal DPR RI.

Namun untuk pelaksanaan teknis Setjen DPR RI masih minim

pengaturan teknisnya, misalnya peraturan Sekjen yang terkait dengan

pengelolaan kepegawaian adalah Sosialisasi Peraturan Sekjen DPR RI

Nomor 70/SEKJEN/2011 tentang Pedoman Tugas Belajar bagi PNS (lihat

tabel 2.1).

Beberapa jenis produk peraturan perundang-undangan di lingkungan

Sekretariat Jenderal DPR RI yaitu:

1. Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI, berjumlah 10 (sepuluh) peraturan;

14

2. Keputusan Sekretaris Jenderal DPR RI tahun 2011 berjumlah ± 1300

secara garis besar Keputusan Sekretaris Jenderal berupa:

a. Penetapan pejabat untuk menduduki jabatan tertentu;

b. Penetapan penggunaan anggaran untuk pelaksanaan kegiatan unit-

unit kerja;

c. Pembentukan tim kerja/panitia;

d. Penetapan pedoman pelaksanaan kegiatan tertentu;

3. Keputusan Kuasa Pengguna Anggaran, Tahun 2011 berjumlah ± 1019.

berupa pembentukan panitia pengadaan barang dan jasa serta penetapan

kegiatan unit kerja tertentu.

4. Keputusan Pejabat Pembuat Komitmen pada tahun 2011 berjumlah 88

(delapan puluh delapan) keputusan berupa pembentukan tim kerja/panitia.

5. Instruksi Sekretaris Jenderal DPR RI.

6. Surat Edaran Sekretaris Jenderal DPR RI.

Tabel.3.1 Peraturan Perundangan-undangan yang Melandasi Bekerjanya

Organisasi Setjen DPR RI

Aspek Undang-undang/PP Peraturan Setjen

Kesisteman Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2009 tentang Majelis Permusyawaratan Rakyat, Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah.

Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2005 tentang Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia.

Peraturan DPR RI Nomor 1 Tahun 2009 tentang Tata Tertib

Peraturan Sekjen DPR RI No.01/Per-Sekjen/2011 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Sekjen DPR RI No. 400/Sekjen/2005 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Sebagaimana Telah Diubah Dengan Peraturan Sekjen DPR RI No.03/Per-Sekjen/2010.

Peraturan Sekjen Nomor 02/PER-SEKJEN/2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Dewan Pengurus Korps Pegawai Republik Indonesia Sekjen DPR RI.

Peraturan Sekjen Nomor 02/PER-SEKJEN/2010 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI, (namun belum sesuai dg Per- MenPAN).

15

Kepegawaian Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 jo. Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-pokok Kepegawaian.

Peraturan Pemerintah Nomor 16 Tahun 1994 tentang Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dalam Jabatan Fungsional.

Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 jo. Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil.

Peraturan Pemerintah Nomor 99 Tahun 2000 jo. Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2002 tentang Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil.

Peraturan Pemerintah Nomor 100 Tahun 2000 jo. Peraturan Pemerintah Nomor 13 Tahun 2002 tentang Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dalam Jabatan Struktural.

Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Negeri Sipil.

Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 jo. Peraturan Pemerintah Nomor 65 Tahun 2008 jo. Peraturan Pemerintah Nomor 63 Tahun 2009 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil.

Peraturan Pemerintah Nomor 40 Tahun 2010 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 16 Tahun 1994 tentang Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dalam Jabatan Fungsional.

Peraturan Sekjen DPR RI Nomor 70/SEKJEN/2011 tentang Pedoman Tugas Belajar bagi PNS di Lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI

Anggaran Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara.

Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara.

Undang-Undang Nomor 15

Tahun 2004 tentang

Pemeriksaan Pengelolaan dan

Tanggungjawab Keuangan

Negara.

Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional.

Peraturan Sekjen Nomor 01/PER-SEKJEN/2010 tentang Tata Cara Penyelesaian Ganti Kerugian Negara di Lingkungan Sekjen DPR RI.

Peraturan Sekjen DPR RI No.01A/PER-SEKJEN/2010 tentang Pedoman Pengawasan di lingkungan Setjen DPR RI.Peraturan Sekjen DPR RI Nomor 219/Sekjen/2011 tentang Pedoman Penyusunan LAKIP Setjen DPR RI

16

Peraturan Presiden No.5 Tahun 2010 tentang RJPMN 2010-2014.

Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 2004 tentang Rencana Kerja Pemerintah

Keputusan DPR RI No.08/DPR RI/IV/2009-2010 tentang Penetapan Rencana Strategis Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia 2010-2014.

Peraturan Sekjen No.1157/Sekjen/2010 tentang Pedoman Evaluasi LAKIP yang telah diubah menjadi Keputusan Setjen DPR RI No. 828A/SEKJEN/2010 tentang Pedoman Evaluasi LAKIP di Lingkungan Setjen DPR RI.

Sarana dan Prasarana

PP No. 29 tahun 2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi dan Kepmen Permukiman dan Prasarana Wilayah No. 339/KPTS/M/2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konstruksi oleh Instansi Pemerintah.

Peraturan Sekjen Nomor 03/PER-SEKJEN/2007 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara di Lingkungan

Sekjen DPR RI.

B. PEDOMAN PENGELOLAAN ORGANISASI

Sekretariat Jenderal DPR RI merupakan satuan organisasi

kesekretariatan yang mendukung pelaksanaan tugas, wewenang, dan fungsi

DPR. Dukungan dan pelayanan Sekretariat Jenderal DPR RI, baik secara

teknis, administratif, maupun keahlian perlu dilakukan dengan suatu pedoman

untuk menjamin proses kegiatan yang transparan dan akuntabel, serta

mempunyai kinerja yang cepat, tepat, akurat, dan netral. Pedoman tersebut

juga diperlukan dalam upaya pembenahan dan penguatan lembaga DPR RI,

sehingga diharapkan dapat meningkatkan kepercayaan DPR dan masyarakat

terhadap profesionalisme Sekretariat Jenderal DPR RI.

Sebagai bagian dari upaya pembenahan kelembagaan, DPR RI dan

Setjen DPR RI telah menyusun berbagai pedoman yang melandasi dari teknis

pelayanan sistem. Berbagai pedoman pelaksanaan tugas dan fungsi Setjen

DPR RI yang diatur dalam berbagai Pedoman, antara lain:

1. Pedoman Pengadaan Tenaga Ahli dan Asisten Anggota DPR RI

Pedoman ini ditetapkan pada tahun 2010 untuk mengatur tentang

Rekrutmen Tenaga Ahli dan Asisten Anggota yang dimaksudkan untuk

meningkatkan dan memperkuat peran, tugas dan fungsi DPR RI bagi

17

peningkatan kinerja DPR RI sebagai lembaga negara dan lembaga perwakilan

rakyat sesuai dengan harapan rakyat. Tujuan perekrutan Tenaga Ahli dan

Asisten Anggota adalah untuk melakukan seleksi sejumlah Calon Tenaga Ahli

dan Calon Asisten Anggota yang memiliki kompetensi, kapabilitas dan

integritas yang baik guna memberikan dukungan keahlian atau teknis

administrasi bagi Anggota Dewan, Alat Kelengkapan maupun Fraksi dalam

menjalankan tugas dan fungsinya sebagai wakil rakyat.

2. Pedoman Pengelolaan Tenaga Ahli DPR RI dan Asisten Anggota

Mengingat DPR RI telah memiliki Tenaga Ahli sebanyak 1.352 orang

yang memberikan tambahan dukungan keahlian dan Asisten Anggota

sebanyak 560 orang yang memberikan pelayanan administrasi kepada

Anggota, maka untuk memastikan agar pengelolaannya dapat berjalan

dengan baik dan mewujudkan kontribusi yang optimal dalam memberikan

dukungan kepada DPR RI maka disusun Pedoman Pengelolaan Tenaga Ahli

DPR RI dan Asisten Anggota. Pedoman ini dan telah ditetapkan pada tanggal

30 September 2011 sebagai acuan dalam pengelolaan Tenaga Ahli DPR dan

Asisten Anggota.

3. Pedoman Pengelolaan Kehumasan DPR RI

Saat ini sedang terjadi perubahan sosial yang ditandai dengan era

keterbukaan sehingga komunikasi dan informasi berkembang dengan pesat

dalam waktu yang relatif singkat. DPR sebagai lembaga perwakilan yang

menjadi tumpuan aspirasi masyarakat dalam pembentukan kebijakan yang

sesuai dengan kebutuhan, tentunya memiliki kewajiban untuk menyampaikan

kepada publik atas apa yang sudah, sedang dan akan dilakukan. Komunikasi

publik secara kelembagaan sangat penting untuk meningkatkan citra DPR.

Karena itu untuk memperkuat peran kehumasan ini agar dapat

memberikan informasi yang seimbang di masyarakat mengenai kinerja DPR.

Oleh karena itu, BURT menyusun Pedoman Pengelolaan Kehumasan DPR RI

dengan mengakomodir dari berbagai masukan/pandangan melalui workshop

yang telah diselenggarakan dengan memanggil pakar/narasumber yang

mempunyai kompetensi di bidangnya. Pedoman Umum Pengelolaan

18

Kehumasan DPR RI telah selesai disusun dan ditetapkan dengan Keputusan

BURT pada tanggal 22 Oktober 2010.

4. Pedoman Pengelolaan Aspirasi dan Pengaduan Masyarakat

Penyampaian aspirasi kepada DPR sebagai Lembaga Perwakilan

Rakyat dan tempat masyarakat menyampaikan aspirasinya baik secara

langsung maupun tidak langsung merupakan bentuk kepercayaan masyarakat

yang menaruh harapan besar kepada DPR dalam membantu

memperjuangkan dan menyelesaikan aspirasi atau permasalahan mereka.

Hal ini sangat penting untuk menjadi perhatian peningkatkan citra dan

kredibilitas DPR. DPR dituntut untuk dapat bersikap pro-aktif dan sungguh-

sungguh dalam memahami, menyerap dan menindaklanjuti aspirasi yang

disampaikan oleh masyarakat. Beberapa keputusan penting yang perlu diatur

dalam pedoman ini adalah perlu disusun indikator kinerja Anggota dan AKD

yang jelas, adanya sumber daya manusia (SDM) dan menyiapkan fasilitas

SMS dan Hotline service dalam menangani aspirasi dan pengaduan

masyarakat. Untuk itu BURT telah selesai menyusun Pedoman Pengelolaan

Aspirasi dan Pengaduan Masyarakat yang ditetapkan oleh Keputusan BURT

pada tanggal 22 Oktober 2010.

5. Pedoman Umum Pengelolaan Anggaran DPR RI

Menindaklanjuti UU Nomor 27 tahun 2009 tentang MPR, DPR, DPD,

dan DPRD terkait dengan Pengelolaan Anggaran dan dalam rangka

mewujudkan pengelolaan keuangan negara yang tertib, taat pada peraturan

perundang-undangan, efesien, efektif, transparan, dan bertanggungjawab,

serta mempermudah Alat Kelengkapan Dewan dan Sekretariat Jenderal DPR

RI dalam pelaksanaan penyusunan program dan anggaran dalam

pengalokasian untuk mencapai output dan outcome yang telah direncanakan,

maka BURT perlu membuat suatu Pedoman Pengelolaan Anggaran DPR RI

yang disesuaikan dengan Siklus Anggaran Nasional dan teknis

pelaksanaannya yang nantinya dapat digunakan sebagai dasar acuan DPR RI

dalam pengelolaan anggarannya ke depan. Pedoman ini disusun dalam

rangka meningkatkan akuntabilitas lembaga menuju kemandirian anggaran

serta guna mewujudkan visi DPR RI sebagaimana tercantum dalam Renstra

19

DPR RI 2010-2014 yaitu terwujudnya DPR RI sebagai lembaga perwakilan

yang kredibel dalam mengemban tanggungjawab mewujudkan masyarakat

yang adil dan makmur. Berdasarkan hal di atas, maka pada tanggal 8 Oktober

2010, Rapat Pleno BURT secara bulat menerima pedoman untuk dijadikan

sebagai Surat Keputusan BURT.

6. Pedoman Pengawasan Pelaksanaan Kebijakan Kerumahtanggaan DPR

RI

Sesuai Peraturan DPR RI Nomor 1 tahun 2009 tentang Tata Tertib

Pasal 86 huruf b menyebutkan salah satu tugas BURT yaitu “melakukan

pengawasan terhadap Sekretariat Jenderal dalam Pelaksanaan kebijakan

kerumahtanggan DPR sebagaimana dimaksud dalam huruf a, termasuk

Pelaksanaan dan pengelolaan anggaran DPR”, dan dalam rangka

meningkatkan pelaksanaan tugas pengawasan tersebut, BURT memandang

perlu untuk menyusun Mekanisme Pengawasan sebagai acuan kerja dalam

melakukan pengawasan terhadap Sekretariat Jenderal yang terkait dengan

pelaksanaan kebijakan kerumahtanggan DPR termasuk pelaksanaan dan

pengelolaan Anggaran DPR. Berdasarkan hal di atas, maka melalui Surat

Keputusan BURT tanggal 15 Desember 2010, pedoman Pengawasan

Pelaksanaan Kebijakan Kerumahtanggaan DPR RI ditetapkan. Dengan

ditetapkannya pedoman ini, diharapkan tugas pengawasan yang dilakukan

oleh BURT dapat berjalan lebih tertib, taat azas, efisien, efektif, transparan,

dan bertanggungjawab dengan memperhatikan azas keadilan dan kepatutan.

7. Pedoman Pengawasan Terhadap Pelaksanaan dan Pengelolaan

Anggaran DPR RI

Sebagai sebuah rangkaian pengelolaan anggaran DPR RI, anggaran

yang dilaksanakan dan dikelola perlu dilakukan pengawasan agar setiap

kegiatan dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan perencanaan dan

tercipta efisien dan efektif. Untuk mewujudkan hal tersebut, perlu adanya

suatu pedoman pengawasan terhadap pelaksanaan dan pengelolaan

anggaran DPR RI. Karena itu melalui Surat Keputusan BURT pada tanggal 25

Oktober 2010, Pedoman Pengawasan Terhadap Pelaksanaan dan

Pengelolaan Anggaran DPR RI ditetapkan.

20

8. Pedoman Umum Pengelolaan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)

Guna mendukung terwujudnya keberlangsungan keterbukaan informasi

publik dan meningkatkan sarana prasarana yang mendukung kecepatan

informasi secara internal maupun eksternal maka DPR memandang perlu

melakukan perbaikan pengelolaan sarana informasinya secara berkelanjutan.

Oleh karena itu, DPR RI menyusun Pedoman Umum Pengelolaan Teknologi

Informasi dan Komunikasi (TIK). Penyusunan Pedoman ini dimaksudkan agar

sarana dan prasarana dibidang Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK),

sistem informasi dan manajemen informasi yang dibutuhkan untuk menunjang

tugas dan fungsi DPR RI dapat berjalan secara efektif dan efisien. Pedoman

ini ditetapkan melalui Surat Keputusan BURT pada tanggal 9 Desember 2011

untuk dijadikan acuan dalam penggunaan teknologi informasi dan komunikasi

pada pelaksanaan tugas dan fungsi Dewan sehingga transparansi,

akuntabilitas dan keterbukaan berkaitan dengan dokumentasi dari kegiatan-

kegiatan yang dilakukan oleh Dewan dapat terwujud.

9. Pedoman Umum Pengelolaan Perpustakaan DPR RI

Sesuai dengan Agenda Prioritas Rencana Strategis DPR RI 2010 –

2014, DPR RI menyoroti pentingnya peran perpustakaan DPR RI dalam

memberikan dukungan informasi dan referensi yang aktual dan mudah

diakses. Oleh karena itu, pada Tahun Sidang 2011 – 2012 ini, DPR RI

berhasil menyusun dan menetapkan Pedoman Umum Pengelolaan

Perpustakaan DPR RI. Pedoman umum ini ditujukan untuk meningkatkan

pelayanan bagi Anggota DPR RI terkait dengan kebutuhan data, Informasi

dan referensi guna mendukung pelaksanaan tugasnya. Disamping itu,

Pedoman ini juga menjadi acuan dalam pelaksanaan pelayanan perpustakaan

kepada pegawai yang ada dilingkungan DPR RI dan masyarakat.

Berdasarkan perkembangan di atas, maka Pedoman ini ditetapkan melalui

Surat Keputusan BURT pada tanggal 9 Desember 2011 dengan catatan

tambahan yaitu rencana pengembangan perpustakaan DPR RI ke depan

harus berbasis pada konsep perpustakaan elektronik (digital library). (Editing

Pencetakan)

21

10. Pedoman Penyusunan Naskah Resmi dan Surat Dinas DPR RI

Hal lain yang juga menjadi sorotan DPR RI dalam pembenahan

lembaga adalah belum adanya keseragaman format dan mekanisme terkait

dengan dokumen kedinasan, surat menyurat dan sistem kearsipan surat-surat

dinas yang merupakan dokumen pendukung legalitas dari setiap kegiatan

DPR RI. Guna menciptakan tertib administrasi dalam pelaksanaan Tata

Persuratan guna menunjang tugas pokok Dewan dan sesuai Tatib DPR Pasal

295 maka perlu ada petunjuk teknis Tata Naskah Dinas yang disebut

Pedoman Tata Naskah DPR RI. Pedoman ini akan dijadikan dasar acuan

pengelolaan dokumen kedinasan, surat menyurat dan sistem kearsipan terkait

dengan surat-surat dinas.

Oleh karena itu, DPR RI menganggap bahwa semua ini perlu dibenahi

dan dikelola dengan baik yang dirumuskan dalam suatu pedoman. Pedoman

yang berhasil disusun dan ditetapkan adalah Pedoman Penyusunan Naskah

Resmi dan Surat Dinas Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia.

Penyusunan pedoman ini dimaksudkan untuk memberikan panduan bagi

pembuatan naskah resmi yang dihasilkan oleh Dewan dan sekaligus bagi

para pejabat di lingkungan Sekretariat Jenderal agar dalam menunaikan

tugasnya diperoleh keseragaman terhadap naskah resmi dalam bentuk

laporan dan surat-surat dinas dengan format yang baku. Dengan disusunnya

pedoman ini, diharapkan dapat terwujud tertib administrasi dalam

pelaksanaan Tata Persuratan guna menunjang tugas pokok Dewan dan

kelancaran komunikasi tulis yang efektif dalam penyelenggaraan

pemerintahan umum dan pembangunan. Untuk itu maka Surat Keputusan

BURT pada tanggal 9 Desember 2011 telah ditetapkan Pedoman Penyusunan

Naskah Resmi dan Surat Dinas DPR RIuntuk dijadikan acuan dalam

pelaksanaan kegiatan di lingkungan DPR RI sehingga penyelenggaraan tata

naskah dinas di lingkungan DPR RI dan Sekretariat Jenderal DPR RI memiliki

kesamaan pengertian, bahasa dan penafsiran.

22

C. KETATALAKSANAAN

1. Standard, Operating and Procedure (SOP)

Di lingkungan Setjen DPR RI selama ini sudah diterapkan prosedur

kerja yang dijadikan acuan dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari.

Berangkat dari prosedur kerja yang telah ada dan untuk menyesuaikan

perkembangan kebutuhan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam rangka

peningkatan efisiensi, efektifitas, transparansi, dan akuntabilitas, maka

prosedur kerja yang telah ada dapat dikembangkan menjadi suatu Standar

Operasional Prosedur (SOP).

SOP dimaksud sebagai pedoman/petunjuk bagi para aparatur

(pejabat/pegawai) dalam melaksanakan tugas (dukungan dan pelayanan)

bagi para pengguna jasa pelayanan untuk mengetahui/memahami akan suatu

prosedur pelayanan yang dilakukan oleh aparatur. Dengan demikian, dapat

dihindarkan adanya tumpang tindih, kesalahan prosedur melaksanakan tugas

dan kejelasan tanggung jawab, serta memberikan informasi yang diperlukan

dalam menyusun standar pelayanan sehingga dapat menciptakan efisiensi

dan efektivitas kinerja organisasi dalam mencapai tujuannya.

Pedoman penyusunan SOP di lingkungan Setjen DPR RI didasarkan

pada Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 02/Per-Sekjen/2010

tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan

Sekretariat Jenderal DPR RI. Berdasarkan Peraturan Sekretaris Jenderal

tersebut, setiap unit organisasi di lingkungan Setjen DPR RI diharuskan

menyusun SOP-nya sendiri yang kemudian penetapannya akan

ditandatangani oleh masing-masing Deputi atas persetujuan Sekretaris

Jenderal DPR RI. SOP bersifat dinamis dan dapat dikembangkan sesuai

dengan kebutuhan dan perkembangan kebijakan teknis masing-masing unit

organisasi.

Secara umum, jenis dokumen SOP Setjen DPR RI dapat dibedakan

menjadi:

1. SOP Teknis. SOP Teknis pada umumnya disusun untuk berbagai

kegiatan teknis seperti: kegiatan perekaman pembicaraan rapat-rapat

Alat Kelengkapan DPR RI, kegiatan pemeriksaan dan penelitian barang-

barang untuk disimpan dan didistribusikan dari Bagian Perlengkapan.

Selain itu, SOP teknis juga dibutuhkan untuk kegiatan-kegiatan seperti

23

memproses dan mengevaluasi data (termasuk verifikasi dan validasi),

pemodelan, pengenalan risiko, dan mengaudit peralatan operasional.

2. SOP Administratif. SOP Administratif dipergunakan untuk menyusun

berbagai macam prosedur kegiatan yang bersifat administratif, antara

lain me-review dokumen seperti kontrak, proyek; menentukan kebutuhan

diklat; ataupun menggambarkan prosedur surat menyurat kantor.

3. SOP Kognitif. SOP Kognitif dipergunakan untuk menyusun berbagai

macam prosedur kegiatan yang bersifat penggabungan teknis dan

administratif, antara lain pencarian, pengumpulan, pengolahan,

pemberian data dan informasi, pengkajian, analisa, dan perancangan.

Melalui Keputusan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor

911/Sekjen/2010 tentang Penetapan Standar Operasional Prosedur (Standar

Operating Procedures) di Lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI, maka

telah ditetapkan SOP di lingkungan Setjen DPR RI (contoh SOP lihat tabel

3.2).

Tabel.3.2 Standar Pperasional Prosedur (Standard Operating Procedures) di Lingkungan

Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia

No Standar Operasional Prosedur (SOP) Unit Kerja No. SOP

Deputi Bidang Perundang-undangan

1. SOP tentang Penyusunan Naskah Akademik RUU Bidang Polkesra, Hukum dan HAM

SOP.001/PU.00/2010

2. SOP tentang Penyusunan Naskah Akademik RUU Bidang Ekku Indag

SOP.001/PU.01/2010

3 SOP tentang Pembentukan Tim Kuasa DPR RI di Pengadilan.

SOP.001/HK/2010

4 SOP tentang Penyusunan Keterangan DPR RI dalam Perkara Pengujian Undang-Undang terhadap UUD tahun 1945 di Mahkamah Konstitusi.

SOP.002/HK/2010

Deputi Bidang Anggaran dan Pengawasan

5 SOP tentang Kegiatan Analisis Penyiapan RAPBN SOP.001/AA/2010

6 SOP tentang Penyusunan Ringkasan atas Hasil Pemeriksaan BPK Semester I dan II

SOP.002/AA/2010

7 SOP tentang Pelayanan Data SOP.001/KJ/2010

8 SOP tentang Pengelolaan website dpr.go.id SOP.002/KJ/2010

Deputi Bidang Persidangan dan KSAP

9 SOP tentang Penyelenggaraan Rapat di Komisi/Pansus SOP.001/PS/2010

10 SOP tentang Pembentukan Tim Pendamping dalam Pembahasan RUU di AKD DPR RI

SOP.002/PS/2010

11 SOP tentang Penyusunan Risalah Rapat Paripurna DPR RI

SOP.003/PS/2010

12 SOP tentang Penyusunan Risalah Rapat AKD SOP.004/PS/2010

13 SOP tentang Penyelenggaraan Rapat BAMUS SOP.002/TU/2010

24

14 SOP tentang Penyelenggaraan Rapat Pimpinan DPR RI SOP.001/TU/2010

15 SOP tentang Penyaluran Delegasi Pengaduan Masyarakat

SOP.001/HM/2010

Deputi Bidang Administrasi

16 SOP tentang Pembentukan Rapat Panitia (Panja) Kerja BURT

SOP.001/PR/2010

17 SOP tentang Pelayanan Dokter Umum SOP.001/KA/2010

Perkembangan berikutnya untuk tahun 2011, Setjen DPR RI telah

menyelesaikan 244 SOP. Sehingga sampai dengan tahun 2011, Setjen DPR

RI telah memiliki dan menetapkan 319 SOP. Sampai bulan Desember 2011,

Setjen DPR RI telah mengidentifikasi kembali kebutuhan SOP

penyelenggaraan tugas dan fungsi unit kerja, hasilnya adalah 1.222 SOP.

Sementara untuk pemanfaatan e-government di lingkungan Setjen DPR RI,

telah diaplikasikan Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) dan Sistem

Informasi Keuangan (SISKA).

2. E-Government dan E-Parliament

Tanpa mengecilkan arti dari beragam definisi definisi e-Government (E-

Gov), setidak-tidaknya e-Government, yaitu masing-masing adalah

merupakan suatu mekanisme interaksi baru (moderen) antara pemerintah

dengan masyarakat dan kalangan lain yang berkepentingan (stakeholder);

dimana melibatkan penggunaan teknologi informasi (terutama internet);

dengan tujuan memperbaiki mutu (kualitas) pelayanan yang selama berjalan.

Karena Setjen DPR RI bagian dari Birokrasi Pemerintahan maka Setjen

DPR RI juga diharuskan mengembangakan E-Gov. Namun di sisi lain DPR RI

sebagai parlemen perlu mengembangkan E-Parliament (E-Par) yang

pengelolaannya dilakukan oleh Setjen DPR RI sebagai unsur pendukung

DPR. Karena itu Setjen DPR RI harus mengembangkan keduanya dengan

tujuan memperbaiki kualitas pelayanan Setjen DPR RI kepada para

stakeholder-nya (DPR RI, Pemerintah, dan masyarakat) terutama dalam hal

kinerja efektivitas dan efisiensi dari pelaksanaan tugas dan fungsi DPR RI dan

Setjen DPR RI. Tujuan dari Setjen DPR RI mengembangkan E-Gov dan E-Par

adalah untuk:

1. Meningkatkan transparansi, kontrol, dan akuntabilitas penyelenggaraan

kedewanan dalam konteks Tata Kelola Kedewanan yang baik.

25

2. Mengurangi secara signifikan total biaya administrasi, relasi, dan

interaksi yang dikeluarkan Setjen DPR RI maupun stakeholdernya

untuk keperluan aktivitas sehari-hari.

3. Memberikan peluang bagi DPR RI dan Setjen DPR RI untuk

mendapatkan masukan melalui interaksinya dengan pihak-pihak yang

berkepentingan.

4. Menciptakan suatu lingkungan masyarakat baru yang dapat secara

cepat dan tepat menjawab berbagai permasalahan yang dihadapi

sejalan dengan berbagai perubahan global dan trend yang ada.

5. Memberdayakan masyarakat dan pihak-pihak lain sebagai mitra DPR

RI dan Setjen DPR RI dalam proses pengambilan berbagai kebijakan

publik secara merata dan demokratis.

Sebagai salah satu bentuk dari E-Gov dan E-Par, maka sesuai

Keputusan Rapat BURT tanggal 15 – 16 Januari 2010 bahwa Pengadaan

Barang dan Jasa yang akan ditenderkan, diumumkan pada papan

pengumuman di lingkungan DPR RI dan pelaksanaanya dilakukan melalui e-

auction/e-procurement. Menindaklanjuti keputusan tersebut pada tanggal 12

Juli 2010 Ketua BURT meresmikan layanan e-procurement untuk mendukung

proses kegiatan Pengadaan Barang dan Jasa DPR RI dan SETJEN DPR RI

merupakan salah satu dari enam instansi pemerintah yang telah

melaksanakan pengadaan barang dan jasa melalui e-procurement

(Penjelasan lebih lanjut tentang E-Gov dan E-Par dipaparkan dalam Bab V).

D. BUDAYA ORGANISASI

Dalam rangka menumbuhkembangkan etos kerja aparatur, tanggung

jawab moral dan guna meningkatkan produktivitas serta kinerja pelayanan

aparatur kepada masyarakat, dipandang perlu mengembangkan nilai-nilai

dasar Budaya Kerja Aparatur Negara secara intensif dan menyeluruh pada

jajaran aparatur penyelenggara negara. Kemudian agar pelaksanaan

pengembangan nilai-nilai dasar Budaya Kerja Aparatur Negara dapat berjalan

secara terencana, sistematis dan efektif, maka perlu diberikan Pedoman

Pengembangan Budaya Kerja Aparatur Negara dalam bentuk Keputusan

Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara SK Nomor 25/KEP/M.PAN/4/2002

26

tanggal 25 April 2002 tentang Nilai-nilai Dasar Budaya Kerja bagi Aparatur

Negara.

Setjen DPR RI telah berusaha untuk melakukan perubahan budaya

kerja dengan meningkatkan kedisiplinan pegawai, yaitu sejak tahun 2003

telah diterapkannya sistem absensi elektronik (finger print) sebagaimana yang

diatur dalam Surat Edaran Sekjen DPR RI No. KP.07/7747/DPR RI/2003

tertanggal 31 Desember 2003 perihal Absen Elektrik. Kemudian usaha ini

dikuatkan dengan penggunaan absen elektrik dan pengaturan jam kerja

sebagaimana diatur dalam Surat Edaran Sekjen DPR RI No. KP/0485/DPR

RI/2009 tertanggal 29 Januari 2009 perihal penggunaan Absen Elektrik.

Namun demikian budaya kerja ini masih belum banyak berubah karena masih

terdapat pegawai yang masuk dan pulang tidak sesuai dengan ketentuan

serta jam efektif yang masih kurang dari yang dipersyaratkan. Menyadari hal

tersebut Setjen DPR RI di awal tahun 2012 telah merumuskan nilai-nilai

budaya organisasi yang disebut dengan RAPI (Religius, Akuntabel,

Profesional dan Integritas).

E. ANALISIS

1. Peraturan

Secara konteks, permasalahan umum yang terkait peraturan

Perundang-undangan di lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI adalah

produk peraturan perundang-undangan yang sudah ada belum mampu

memenuhi kebutuhan pelaksanaan tugas dan tanggungjawab dari semua unit

kerja di lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI. Permasalahan tersebut

ditandai dengan adanya tumpang tindih kewenangan pejabat dalam membuat

peraturan atau keputusan. Selain itu permasalahan terdapat pada konsistensi

materi muatan antara Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI dan Keputusan

Sekretaris Jenderal DPR RI, ketidakjelasan dalam mekanisme dan prosedur

penyusunan peraturan perundang-undangan, belum adanya peraturan

Sekretaris Jenderal yang mengatur suatu permasalahan tertentu, sistem

penomoran yang tidak teratur atau tidak jelas, sistem pendokumentasian dan

sosialisasi yang belum baku, serta kemampuan staf penyusunan peraturan

perundang-undangan yang belum memadai.

27

Menyadari arti penting peraturan turunan dari Undang-undang dan

Peraturan Pemerintah, saat ini Setjen DPR RI sedang melakukan penataan

peraturan perundang-undangan. Karena itu secara input, saat ini telah

tersedia peta permasalahan peraturan perundangan-undangan yang sedang

diselesaikan oleh Setjen DPR RI. Peta tersebut salah satunya mengisyaratkan

adanya peraturan perundang-undangan yang diterbitkan Setjen DPR RI perlu

menyesuaikan dengan UU No. 12 Tahun 2011 yang mengatur mengenai jenis

produk hukum di lingkungan Setjen DPR RI, asas-asas pengaturan,

perencanaan, penyusunan, pembahasan, penomoran, pendokumentasian,

dan penyebarluasan peraturan perundang-undangan di lingkungan Setjen

DPR R. Begitu juga masih terdapat tumpang tindih substansi, ketidakjelasan

perbedaan antara substansi Peraturan Setjen DPR RI dan Keputusan Setjen

DPR RI , tumpang tindih kewenangan antara unit kerja.

Dari sisi proses, sejauh ini langkah-langkah perbaikan sudah dimulai

namun belum dilaksanakan secara terprogram dan sistematis. Ada kesan,

kondisi di bidang peraturan perundang-undangan merupakan masalah biasa

yang tidak perlu dilakukan pembenahan khusus. Namun, beberapa langkah

penting untuk memenuhi kebutuhan peraturan perundang-undangan antara

lain dilakukan melalui:

Penyempurnaan terhadap Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI

400/SEKJEN/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat

Jenderal DPR RI. Pembenahan terhadap Peraturan Sekjen tersebut

melalui Peraturan Sekjen Nomor 03/SEKJEN/2010 Perubahan atas

peraturan Sekjen DPR RI Nomor 400/SEKJEN/2005 tentang Organisasi

dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal DPR RI yang kemudian diubah

kembali dengan Persekjen Nomor 01/PER-SEKJEN/2011 tentang

Perubahan kedua atas peraturan Sekjen DPR RI Nomor

400/SEKJEN/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat

Jenderal DPR RI sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Sekjen

Nomor 3/SEKJEN/2010.

Peraturan Sekjen Nomor 01/PER-SEKJEN/2010 tentang Tata Cara

Penyelesaian Ganti Kerugian Negara di Lingkungan Sekjen DPR RI.

28

Peraturan Sekjen Nomor 01A/PER-SEKJEN/2010 tentang Pedoman

Pengawasan di Lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI.

Peraturan Sekjen Nomor 02/PER-SEKJEN/2010 tentang Pedoman

Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Sekretariat

Jenderal DPR RI, (namun belum sesuai dg Per- MenPAN).

Peraturan Sekjen Nomor 02/PER-SEKJEN/2011 tentang Organisasi dan

Tata Kerja Sekretariat Dewan Pengurus Korps Pegawai Republik

Indonesia Sekjen DPR RI.

Peraturan Sekjen Nomor 03/PER-SEKJEN/2007 tentang Pengelolaan

Barang Milik Negara di Lingkungan Sekjen DPR RI.

2. Pedoman

Secara konteks, meskipun sudah banyak disusun dan ditetapkan

Pedoman tetapi belum ada kegiatan evaluasi atas efektivitas Pedoman yang

telah ditetapkan tersebut sehingga belum dapat diketahui apakah Pedoman

yang sudah disusun dapat terlaksana dengan baik dan dapat mencapai tujuan

sasaran perbaikan pengelolaan suatu objek yang diatur.

Berdasarkan permasalahan dan kondisi dari perkembangan dari

berbagai Pedoman yang dimiliki menunjukkan bahwa Organisasi Setjen DPR

menyadari arti penting bahwa perbaikan dalam mengelola berbagai sumber

daya organisasi maka secara input Setjen DPR RI mengembangkan strategi

penyusunan mekanisme kerja yang jelas antara hubungan Setjen DPR RI

dengan DPR RI, maupun antar unit organisasi yang ada dalam struktur

Organisasi Setjen DPR RI. Karena itu disusunlah berbagai Pedoman dengan

tujuan agar dimilikinya panduan agar pengelolaan berbagai sumber daya

menjadi efisien dan efektif. Kesadaran akan pentingnya Pedoman setidaknya

menggambarkan keinginan Organisasi untuk menata dirinya lebih baik

kedepannya.

Dari sisi proses, Setjen DPR RI saat ini sedang menyelesaikan

beberapa Pedoman yang sudah menjadi prioritas untuk segera disusun dan

ditetapkan, setidaknya pada tahun 2012, misalnya Pedoman Pelaksanaan

Fungsi Legislasi yang sudah pada tahap penyempurnaan oleh Badan

Legislasi (Baleg). Pedoman ini mengatur standar kegiatan dan waktu yang

29

dibutuhkan oleh setiap Alat Kelengkapan Dewan khususnya Komisi dalam

proses penyusunan dan pembahasan undang-undang. Begitu juga dengan

Pedoman Pelaksanaan Fungsi Pengawasan DPR RI yang masih dalam taraf

pengkajian. Pedoman ini akan menjadi acuan bagi Alat Kelengkapan Dewan

dan Anggota DPR RI dalam melakukan fungsi pengawasannya sehingga

terdapat standar minimum pelaksanaan pengawasan.

3. Ketatalaksanaan

Berdasarkan konteks, sama halnya dengan Pedoman yang telah

banyak disusun dan ditetapkan SOP tetapi belum ada kegiatan evaluasi atas

efektivitas SOP yang telah ditetapkan tersebut sehingga belum dapat

diketahui apakah SOP yang sudah disusun dapat terlaksana dengan baik dan

dapat mencapai tujuan sasaran perbaikan suatu mekanisme kerja terkait

dengan layanan yang diberikan oleh Setjen DPR RI kepada DPR RI.

Berdasarkan permasalahan dan kondisi dari perkembangan dari

berbagai SOP yang dimiliki, maka secara input menunjukkan bahwa

Organisasi Setjen DPR menyadari arti penting bahwa perbaikan dalam

mekanisme kerja sehinggan dikembangkan strategi penataan

ketatalaksanaan dengan ditetapkannya berbagai SOP dengan tujuan agar

setiap tahapan kerja menjadi jelas urutan kerjanya sekaligus memperlihatkan

siapa yang harus bertanggungjawab.

Kesadaran akan pentingnya SOP setidaknya menggambarkan

keinginan Organisasi untuk memperbaiki mekanisme kerjanya. Namun

demikian secara proses ke depan perlu adanya evaluasi terhadap berbagai

SOP agar dapat memastikan bahwa SOP yang telah disusun dapat

memudahkan atau mendorong bagi perbaikan kinerja.

Kemudian terkait dengan permasalahan E-Gov dan E-Par, berdasarkan

sisi konteks meskipun Setjen DPR RI telah menerapkan E-Gov dan E-Par

tetapi belum ada kegiatan evaluasi atas efektivitas penerapan E-Gov dan E-

Par. Sedangkan secara input, berdasarkan permasalahan dan kondisi dari

perkembangan penerapan E-Gov dan E-Par menunjukkan bahwa Organisasi

Setjen DPR RI memiliki kesiapan untuk melakukan penyempurnaan-

penyempurnaan dan pengembangan-pengembangan sistem aplikasi dengan

mengacu kepada System Development Life Circle (SDLC)i. Begitu juga dari

30

sisi proses sekarang ini Bagian Data dan Sarana Informasi sudah memiliki

rencana pengembangan 46 sistem aplikasi.

4. Budaya Kerja

Berdasarkan konteks, maka permasalahan dan kondisi dari pola pikir

dan budaya kerja yang dimiliki menunjukkan bahwa Organisasi Setjen DPR RI

perlu ekstra keras dalam melakukan perubahan terutama perubahan dari pola

pikir. Setjen DPR RI harus mampu mendefinisikan atau mengoperasionalkan

pola pikir apa yang harus dirubah. Hal ini menjadi penting karena untuk

mampu merubah sistem dalam pengelolaan berbagai sumberdaya organisasi

dari model yang selama ini berjalan menuju sesuatu yang baru harus

dilandasi dengan perubahan pola pikir. Pola pikir (mind set) pegawai Setjen

DPR RI belum sepenuhnya mendukung organisasi yang efisien, efektif,

produktif dan profesional. Selain itu pegawai belum benar-benar memiliki pola

pikir yang melayani DPR RI secara profesional, belum menghasilkan kinerja

yang baik dan belum berorientasi pada hasil (outcome). Begitu juga budaya

kerja (culture set) organisasi saat ini sama halnya dengan masalah birokrasi

secara umum yaitu belum berorientasi keluar, minim pemberdayaan,

cenderung lambat dalam pengambilan keputusan, masih bersifat tertutup dan

belum berintegrasi serta tidak responsif.

Berdasarkan hal di atas secara input, Setjen DPR RI perlu

mempertegas pola pikir seperti yang memang dibutuhkan, dan hal ini belum

nampak sampai evaluasi ini dilakukan. Karena pola pikir ini akan

mempengaruhi terhadap kebijakan yang akan disusun dan ditetapkan oleh

Setjen DPR RI. Karena itu strategi yang perlu dikembangkan adalah

perubahan pola pikir pada pejabat struktural dan ini perlu mendapatkan

prioritas utama. Sementara itu dari sisi proses, kegiatan ini akan

membutuhkan waktu yang relatif lama karena secara agenda belum nampak.

Sedangkan secara proses perlu terus dilakukan upaya-upaya internalisasi

nilai-nilai budaya tersebut ke dalam cara kerja di organisasi.

31

BAB EMPAT

EVALUASI ATAS PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA

A. KETERSEDIAAN PEGAWAI

Sesuai dengan tugas dan fungsi Setjen DPR-RI, yaitu memberikan

dukungan administrasi, teknis dan keahlian kepada DPR RI maka untuk

menjalankan tugas dan fungsinya Setjen DPR RI didukung melalui

kebaradaan PNS sebanyak 1.362. Sebaran berdasarkan golongan dan

jumlahnya sampai Juli 2012 dapat dilihat pada tabel 4.1.

Tabel 4.1. Jumlah Pegawai Berdasar Golongan (Per Juli 2012)

Golongan Jumlah Golongan Jumlah

Gol. IV/e 3 Gol. II/d 90

Gol. IV/d 15 Gol. II/c 102

Gol. IV/c 15 Gol. II/b 81

Gol. IV/b 45 Gol. II/a 101

Gol. IV/a 48 Gol. I/d 8

Gol. III/d 161 Gol. I/c 6

Gol. III/c 122 Gol. I/b 12

Gol. III/b 357 Gol. I/a 1

Gol. III/a 195 Jumlah 1.362

Usaha pembinaan dan pengembangan kompetensi sumber daya

manusia (SDM) di lingkungan Setjen DPR-RI diarahkan untuk mendukung

tugas tersebut. Secara lebih detail, usaha pengembangan kompetensi

diarahkan untuk mendukung fungsi legislasi, anggaran, dan pengawasan

yang merupakan tugas dari DPR.

Dalam upaya lebih meningkatkan daya guna dan hasil guna dari SDM

Setjen DPR-RI setidaknya ada tiga aspek utama yang harus selalu

disempurnakan agar semakin efektif dan efisien yaitu kelembagaan,

kepegawaian dan ketatalaksanaan. Penyempurnaan dan pendayagunaan

aparatur negara langkah utama dan pertama yang harus dilakukan adalah

melakukan analisa jabatan. Analisa jabatan merupakan syarat utama yang

harus dilakukan karena analisa jabatan merupakan dasar kebutuhan. Dalam

penataan kepegawaian banyak hasil analisa jabatan yang dapat dimanfaatkan

32

atau banyak masalah kepegawaian dapat dipecahkan dengan analisa jabatan

diantaranya adalah kebutuhan pegawai dan formasi pegawai.

Analisa jabatan juga berguna untuk masalah ketatalaksanaan terutama

dalam menyusun prosedur kerja dan hubungan. Tujuan dilakukannya

pengukuran beban kerja secara regular adalah: (1) Untuk mengevaluasi

sejauh mana seorang pegawai telah melaksanakan tugas dan tanggung

jawabnya dalam organisasi; (2) Untuk menghindari adanya kelebihan beban

kerja (workload overwhelming) dari seorang pegawai, karena hal tersebut

akan secara langsung berdampak pada produktivitas kerja dan secara tidak

langsung menghambat pencapaian tujuan organisasi; dan (3) Untuk

mengevaluasi pembagian kerja berdasarkan job design dan kebutuhan

organisasi. Hal ini bermanfaat untuk membagi tugas dan kerja berdasarkan

tujuan yang akan dicapai oleh organisasi.

Untuk mendukung hasil yang lebih validitas dan reliabelnya dari hasil

analisa jabatan maka diperlukan analisa beban kerja karena untuk

menghitung jumlah waktu dan kapasitas pegawai dalam melaksanakan

tugas.Beban kerja diartikan sebagai serangkaian tugas dan tanggung jawab

yang harus dilaksanakan dan diemban oleh seorang pegawai berkaitan

dengan posisi dan tupoksi kerja yang dimilikinya. Pengukuran beban kerja

(workload measurement) dimaksudkan sebagai suatu mekanisme untuk

meninjau kembali porsi tugas dan tanggung jawab dari seorang pegawai

direfleksikan dengan pekerjaan yang diembannya dan tujuan yang ingin

dicapai oleh organisasi.

Beban kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dilaksanakan suatu

jabatan/unit organisasi dan merupakan hasil kali antara volume kerja dan

norma waktu.Efektivitas dan efisiensi kerja adalah perbandingan antara

bobot/beban kerja dengan jam kerja efektif dalam rangka penyelesaian tugas

dan fungsi organisasi. Hasil perhitungan tersebut, lebih dikenal dengan

efisiensi dan efektivitas jabatan (EJ). EJ dikategorisasikan dalam lima interval

yang kemudian diberi penilaian atas prestasi kerja jabatan (PJ) yaitu A

(sangat baik) sampai dengan E (kurang); dengan ketentuan:EJ di atas 1 = A

(Sangat Baik); EJ antara 0,90 – 1 = B (Baik); EJ antara 0,70 – 0,89 = C

(Cukup); EJ antara 0,50 – 0,69 = D (Sedang); dan EJ di bawah 0,50 = E

(Kurang).

33

1. Sekretaris Jenderal

Beban kerja Sekretaris Jenderal berdasarkan aktivitas yang dilakukan

pada tahun 2011 dalam pelaksanaan tugasnya mencapai10.661,5 dengan

nilai efisiensi 1,480. Beban kerja yang demikian tinggi mencerminkan beratnya

beban tugas yang diemban oleh Sekretaris Jenderal. Oleh karena itu,

sebaiknya posisi Wakil Sekretaris Jenderal yang masih kosong dapat segera

dilantik pejabatnya sehingga Sekretaris Jenderal dan Wakil Sekretaris

Jenderal dapat berbagi dalam menjalankan tugasnya memimpin Sekretariat

Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia.

2. Deputi Bidang Perundang-undangan

Jumlah pemangku jabatan dalam lingkup unit-unit kerja Deputi Bidang

Perundangundangan sebanyak 91 (sembilan puluh satu) pemangku jabatan

dengan jumlah beban kerja mencapai 6.100.889. Berdasarkan hasil analisa

beban kerja (ABK), total kebutuhan pegawai dalam lingkup Deputi Bidang

Perundang-undangan mencapai 122 (seratus dua puluh dua) orang pegawai,

sehingga jika dibandingkan dengan jumlah pemangku jabatan saat ini maka

terjadi kekurangan pegawai sebanyak 31 (tiga puluh satu) orang pegawai.

3. Deputi Bidang Anggaran dan Pengawasan

Jumlah pemangku jabatan dalam lingkup unit-unit kerja Deputi Bidang

Anggaran dan Pengawasan sebanyak 229 (dua ratus dua puluh sembilan)

pemangku jabatan dengan jumlah beban kerja mencapai 13.679.933.

Berdasarkan hasil analisa beban kerja (ABK), total kebutuhan pegawai dalam

lingkup Deputi Bidang Bidang Anggaran dan Pengawasan mencapai 250 (dua

ratus lima puluh) orang pegawai, sehingga jika dibandingkan dengan jumlah

pemangku jabatan saat ini maka terjadi kekurangan pegawai sebanyak 21

(dua puluh satu) orang pegawai, yaitu untuk jabatan fungsional Penganalisa

Pendapatan Negara dan Pembiayaan Anggaran (-5), Penganalisa Belanja

Negara (-5), Penganalisa Ekonomi Makro (-3), dan Pranata Komputer (-8).

34

4. Deputi Bidang Persidangan dan Kerjasama Antar Parlemen

Jumlah pemangku jabatan dalam lingkup unit-unit kerja Deputi Bidang

Persidangan dan Kerjasama Antar Parlemen sebanyak 370 (tiga ratus tujuh

puluh) pemangku jabatan dengan jumlah beban kerja mencapai 11.768.418.

Berdasarkan hasil ABK, total kebutuhan pegawai dalam lingkup Deputi Bidang

Persidangan dan Kerjasama Antar Parlemen mencapai 375 (tiga ratus tujuh

puluh lima) orang pegawai, sehingga jika dibandingkan dengan jumlah

pemangku jabatan saat ini maka terjadi kekurangan pegawai sebanyak 5

(lima) orang pegawai, yaitu pada jabatan Pranata Humas (-5).

5. Deputi Bidang Administrasi

Jumlah pemangku jabatan dalam lingkup unit-unit kerja Deputi Bidang

Administrasi sebanyak 1.012 (seribu dua belas) pemangku jabatan dengan

jumlah beban kerja mencapai 16.303.071. Berdasarkan hasil analisa beban

kerja (ABK), total kebutuhan pegawai dalam lingkup Deputi Bidang

Administrasi mencapai 1.086 (seribu delapan puluh enam) orang pegawai,

sehingga jika dibandingkan dengan jumlah pemangku jabatan saat ini maka

terjadi kekurangan pegawai sebanyak 74 (tujuh puluh empat) orang pegawai,

yaitu pada jabatan Perencana Anggaran Dewan (-1), Perencana Anggaran

Setjen (-2), Analis Tatalaksana (-1), Pemeriksa Anggaran (-2), Pemeriksa

Materiil/Auditor (-2), Pemeriksa Administrasi Umum/Auditor (-2), Perawat Gigi

(-3), Pranata Laboratorium Kesehatan (-4), Apoteker (-1), Bidan (-3),

Pengadministrasi Perjalanan Dinas Dalam Negeri (-3), Perencana

Pemeliharaan Gedung dan Peralatan (-10), Pengganda dan Penjilid (-1), dan

Anggota Pengamanan Dalam (- 45).

B. JENIS PEGAWAI

Sesuai dengan tugas Setjen DPR-RI untuk memberikan bantuan

berupa teknis, keahlian, dan administrasi bagi fungsi kedewanan, maka jenis

SDM di Setjen DPR-RI juga terbagi menjadi 3, yaitu pejabat struktural dan

pejabat fungsional khusus dan pejabat fungsional umum. Jumlah pegawai

berdasar golongan dan jenis jabatan dapat dilihat pada tabel 4.2.

35

Tabel 4.2. Jumlah Pegawai Berdasarkan Jabatan

Golongan Struktural Fungsional

Khusus Fungsional

Umum

Gol IV/d 9 6

Gol IV/c 9 6

Gol IV/b 37 8

Gol IV/a 27 21

Gol III/d 113 20 28

Gol III/c 23 39 60

Gol III/b 7 7 345

Gol III/a 6 189

Gol II/d 3 87

Gol II/c 1 101

Gol. II/b 81

Gol. II/a 102

Gol. I/d 8

Gol. I/c 6

Gol. I/b 12

Gol. I/a 1

Sesuai dengan arah kebijakan dan strategi DPR-RI sebagaimana

tercantum dalam Rencana Strategis DPR-RI 2010-2014 telah menetapkan

DPR-RI pada kedudukan dan fungsi strategis dalam hal pembentukan UU,

penetapan APBN, dan melakukan pengawasan. Perubahan tersebut

membawa konsekuensi meningkatnya peran dan fungsi DPR-RI. Sebagai

lembaga negara yang mengemban amanat dan aspirasi rakyat Indonesia,

maka DPR-RI dituntut untuk menghasilkan kinerja yang optimal.

Arah kebijakan dan strategi DPR-RI tersebut diwujudkan dalam

program dukungan manajemen dan pelaksanaan tugas teknis dengan

diarahkan kepada peningkatan dukungan Setjen DPR-RI terhadap

pelaksanaan fungsi dan tugas Dewan. Strategi besar yang ditempuh adalah

mewujudkan mekanisme kerja dukungan kedewanan yang optimal dengan

diiringan manajemen perubahan melalui mutu layanan yang didukung oleh

pengembangan pembelajaran organisasi dan budaya organisasi.

Untuk mewujudkan hal tersebut langkah awal yang perlu dilakukan

adalah melakukan identifikasi terhadap jumlah tenaga pendukung teknis,

administrasi, dan keahlian yang ada saat ini dengan kebutuhan yang

sebenarnya (diterjemahkan dengan jumlah tenaga struktural dan tenaga

fungsional saat ini dan yang dibutuhkan). Dari hasil Analisis Beban Kerja,

maka terdapat kekurangan tenaga di Setjen DPR-RI baik pada pos tenaga

struktural sebanyak 84 orang dan pos tenaga fungsional sebanyak 53 orang.

36

Perincian kekurangan tenaga struktural dan fungsional dapat dilihat pada

tabel 4.3.

Tabel 4.3. Kekurangan Pegawai Struktural dan Fungsional di Setjen DPR-RI

Unit Organisasi Struktural Fungsional Biro Perancangan Undang-undang Bidang Politik, Hukum, HAM dan Kesejahteraan Rakyat

Perancang Peraturan Perundang-undangan 11

Biro Perancangan Undang-undang Bidang Ekonomi, Keuangan,

Industri dan Perdagangan:

Perancang Peraturan Perundang-undangan 18

Biro Hukum dan Pemantau Pelaksanaan Undang-undang:

Pelaksana Pertimbangan dan Bantuan Hukum 2

Biro Analisa Anggaran dan Pelaksanaan APBN

Penganalisa Negara dan Pembiayaan Anggaran 5

Penganalisa Belanja Negara 5

Penganalisa Ekonomi Makro 3

Pusat Pengkajian, Pengolahan Data dan Informasi

Pranata Komputer 8

Biro Hubungan Masyarakat dan Pemberitaan

Pranata Humas 5

Biro Perencanaan dan Pengawasan

Perencana Anggaran Dewan 1

Perencana Anggaran Setjen 2

Analis Tata Laksana 1

Pemeriksa Anggaran 2

Pemeriksa Materiil/Auditor 2

Pemeriksa Administrasi Umum/Auditor 2

Perawat Gigi 3

Pranata Laboratorium 4

Apoteker 1

Bidan 3

Biro Keuangan

Pengadministrasi Perjalanan Dinas Dalam Negeri 3

Biro Pemeliharaan Bangunan dan Instalasi

Perencana Pemeliharaan Gedung dan Peralatan 10

Biro Umum

Pengganda dan Penjilid 1

Anggota Pengamanan Dalam 45

Total 84 53

C. KUALITAS PEGAWAI

Berdasarkan hasil asesmen tahun 2009 Setjen DPR RI telah

mengetahui sejauh mana potensi dan kesiapan dari pejabat dan pegawai

untuk dijadikan kader kepemimpinan di organisasi pada setiap jenjang hirarki

yang ada. Dari 244 pegawai yang berasal dari Pejabat Eselon III, IV dan Non

Eselon ternyata untuk masing-masing eselon terjadi gap kompetensi, artinya

pejabat-pejabat yang berada pada posisinya sekarang ini sebenarnya masih

memiliki potensi yang kurang pada jabatan tersebut. Rata-rata kompetensi

pejabat eselon dan pegawai non eselon dapat dilihat pada tabel 4.4.

37

Tabel 4.4. Rata-Rata Kompetensi Pejabat Eselon dan Pegawai Non Eselon

No Eselon Rata-rata Skor

Nilai yang diharapkan

Gap

1 Eselon II 46 67 -21

2 Eselon III 42 58 -16

3 Eselon IV 41 49 -8

4 Non Eselon 37 40 -3

Keterangan: untuk Eselon II nilai diperoleh dari 6 pejabat yang diasesmen.

D. KEBIJAKAN PENGELOLAAN SDM

Sejalan dengan adanya keharusan untuk melakukan reformasi birokrasi

seperti yang telah diamanatkan dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan

Aparatur Negara No Per/15/M.PAN/7/2008 tentang Pedoman Umum Reformasi

Birokrasi yang kemudian direvisi dengan Peraturan Menteri Negara

Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 8 Tahun 2011

tentang Pedoman Penilaian Dokumen Usulan dan Road Map Pelaksanaan

Reformasi Birokrasi Kementerian/Lembaga. Melalui peraturan ini, semua

kementerian/lembaga/pemerintah daerah untuk menyusun dan melaksanakan

program reformasi birokrasi di lingkungan instansinya masing-masing. Reformasi

birokrasi dilaksanakan dalam rangka mewujudkan tata kelola pemerintahan yang

baik sehingga akan terbangun aparatur negara agar lebih berdaya guna dan

berhasil guna dalam mengembangkan tugas umum pemerintahan dan

pembangunan nasional.

Terkait reformasi birokrasi, maka Setjen DPR-RI telah melaksanakan

program Penataan Sistem Manajemen SDM. Penataan Sistem Manajemen SDM

Aparatur ini ditujukan untuk memetakan kondisi SDM yang ada sehingga arah

pengembangan dipersiapkan untuk menjadi seorang profesional pada bidangnya

masing-masing.

Dalam periode 2005-2009, hal mendasar yang dilakukan oleh Sekretariat

Jenderal DPR RI dalam hal pengelolaan SDM adalah disusunnya Cetak Biru

Pengelolaan SDM. Cetak Biru tersebut telah diimplementasikan ke dalam

berbagai kebijakan dan kegiatan yang telah, sedang dan akan dilaksanakan.

1. Rekrutmen

Rekrutmen memiliki tujuan memperoleh sejumlah kandidat karyawan

yang qualified sehingga memungkinkan organisasi Setjen DPR-RI dapat

38

menyeleksi orang-orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan.

Rekrutmen tersebut terutama dilakukan dengan rekrutmen baru maupun

perbantuan dari instansi lain. Rekrutmen pegawai dari luar instansi (open karir

terbatas) dilakukan oleh Setjen DPR RI secara sangat selektif dan hanya

untuk mengisi jabatan-jabatan tertentu yang membutuhkan kompetensi

khusus.

Untuk rekrutmen baru disusun dengan konsep zero tolerant to KKN dan

dilaksanakan berdasar pada Pedoman Rekrutmen dengan konsep zero

tolerant to KKN yang digunakan pada pelaksanaan rekrutmen pegawai tahun

2009. Dari hasil rekrutmen tersebut berhasil terjaring sejumlah 96 CPNS, 47

diantaranya calon peneliti dan 6 perancang undang-undang. Dengan

demikian saat ini jumlah seluruh PNS adalah 1369, diantaranya 191 orang

Tenaga Fungsional. Hasil rekrutmen dengan konsep Zero Tolerant to KKN

telah memberikan manfaat bagi organisasi berupa hadirnya pegawai-pegawai

yang memiliki kompetensi yang dibutuhkan keberadaannya untuk

memperkuat dukungan bagi pelayanan keahlian kepada DPR.

2. Pembinaan Karir

Semangat reformasi dalam bidang SDM sudah dimulai jauh sebelum

adanya program nasional Reformasi Birokrasi. Langkah penting dimulai pada

tahun 2003 di mana telah dilakukan Penataan SDM melalui kegiatan

Pemetaan Jabatan. Setiap pemegang jabatan dituntut untuk memiliki

kompetensi dibidangnya. Terkait dengan kompetensi pegawai, sejak tahun

2003-2012 sudah dilakukan asesmen meskipun secara terbatas terhadap

para Pejabat Struktural (eselon I, II, III, dan IV), Pejabat Fungsional (Peneliti,

Calon Perancang PUU, Calon Perencana Anggaran), dan Jabatan

Umum/Staf. Output dari kegiatan asesmen tersebut, saat ini Setjen DPR-RI

dapat mengetahui profil kompetensi pejabat. Oleh karena itu penataan SDM

melalui kegiatan asesmen dilanjutkan untuk para Pejabat Fungsional (calon

perancang peraturan perundang-undangan dan calon analis anggaran) dan

Pegawai Golongan III. Berdasarkan hasil asesmen ternyata terdapat ± 50%

pegawai yang kurang kompeten.

Kegiatan asesmen terus dilakukan sampai dengan tahun 2011. Sejak

tahun 2008, hasil asesmen juga digunakan sebagai dasar pertimbangan bagi

39

Baperjakat untuk mutasi pegawai/pejabat dan yang akan mendapatkan

promosi jabatan ke jenjang yang lebih tinggi. Hal ini dituangkan dalam bentuk

pedoman pengangkatan pejabat eselon I, II, III, dan IV dan Mutasi

Pejabat/Pegawai Setjen DPR-RI. Manfaat dari hasil asesmen tersebut telah

memberikan kemudahan bagi Setjen DPR-RI dalam melakukan pemantauan

dan evaluasi bagi pejabat struktural. Dari hasil evaluasi pada tahun 2003,

telah dilakukan evaluasi terhadap 5 orang pejabat eselon IV yang harus

dibebaskan dari jabatannya dikarenakan kurang disiplin dan kurang dapat

melaksanakan tugas pada jabatannya secara akuntabel.

Evaluasi terhadap kinerja pejabat struktural ini dilakukan secara terus

menerus. Untuk memperkuat kinerja para pejabat kemudian dikeluarkan

kebijakan dengan membuat surat pernyatan bersedia dilakukan evaluasi yang

ditandatangani di atas materai bagi Pejabat Eselon II, III, IV untuk

mempertanggungjawabkan jabatannya. Evaluasi terhadap kinerja jabatan

fungsional secara umum bertujuan untuk menciptakan Sistem Pengelolaan

SDM Fungsional yang efisien dan efektif sesuai dengan peran Setjen DPR-RI

sebagai Supporting System bagi DPR, yang mampu memberikan

keseimbangan terjaminnya hak dan kewajiban PNS Fungsional dengan misi

untuk memotivasi kinerja PNS Fungsional di lingkungan Setjen DPR RI.

a. Pengembangan Talent Pool

Hasil asesmen dari 244 pegawai yang berasal dari Pejabat Eselon III,

IV dan Non Eselon berhasil diperoleh 139 talent, 88 alternative talent dan 9

untalented. Jumlah ini sangat kurang jika dikaitkan dengan jumlah jabatan

yang ada sebanyak 230 (di luar Eselon I). Hasil asesmen lebih rinci dapat

dilihat pada tabel 4.5.

Tabel 4.5. Hasil Pemetaan Talent Pool

Eselon Kategori Jumlah

Talent Alternative Talent Untalented

III 7 29 14 48

IV 50 42 5 97

Non Eselon 82 17 - 99

Jumlah 139 88 19 244

40

Penentuan talent di Setjen DPR RI digunakan penghitungan alternatif

yaitu dihitung berdasarkan Nilai Rata-rata Kelompok Asesmen (mereka

diperbandingkan dengan sesama pejabat struktural dalam kelompok yang

sama di lingkungan Setjen DPR RI).

Tabel 4.6. Jumlah Talent Berdasarkan Potensi Karir Eselonering

Eselonering Jabatan Saat Ini Jumlah

Eselon III Eselon IV Non Eselon

Eselon II 7 2 1 10

Eselon III - 48 27 75

Eselon IV - - 54 54

Jumlah 7 50 82 139

Dari jumlah talent sebanyak 139 orang untuk masing-masing eselon

dapat dilihat pada tabel 4.6, sebagai berikut:

1. Hanya 10 orang talent yang berasal dari Eselon III, IV dan Non Eselon

memiliki potensi untuk menduduki Eselon II.

2. Terdapat 75 orang talent yang berasal dari Eselon IV dan Non Eselon

memiliki potensi untuk menduduki Eselon III.

3. Terdapat 54 orang talent yang berasal dari Non Eselon memiliki potensi

untuk menduduki Eselon IV.

b. Pengembangan Jabatan Fungsional

Terkait dengan pembinaan SDM dalam kerangka peningkatan

dukungan kepada Dewan, Setjen DPR-RI pada tahun 2010 sudah

melaksanakan asesmen untuk menjaring SDM yang mempunyai kemampuan

sebagai analis anggaran dan transkriptor. Sejalan dengan itu, Bagian

Organisasi dan Tata Laksana sudah menyiapkan pula Naskah Akademis bagi

Jabatan Fungsional Analisis Anggaran dan Transkriptor untuk disampaikan

kepada Menpan dan Reformasi Birokrasi dalam rangka pembentukan jabatan

fungsional tersebut.

3. Penerapan Disiplin Pegawai

Untuk meningkatkan kedisiplinan pegawai sejak tahun 2003 dilakukan

penerapan sistem absensi elektronik (finger print), antara lain :

41

1) Dengan NIP lama, sejumlah 6 buah, yang ditempatkan di :

a) Gd. Nusantara I Lt. 1 : 2 Buah

b) Gd. Nusantara I Lt. 23 : 1 Buah

c) Gd. Nusantara 3 Lt. 1 : 1 Buah

d) Gd. Samania Lt. 1 : 2 Buah

Penggunaan absen elektrik diatur dalam Surat Edaran Sekjen DPR

RI No. KP.07/7747/DPR RI/2003 tertanggal 31 Desember 2003 perihal

Absen Elektrik.

2) Dengan konversi NIP yang baru sejumlah 8 buah yang ditempatkan di :

a) Gd. Nusantara 1 Lt. 1 : 2 Buah

b) Gd. Nusantara 2 Lt. I : 2 Buah

c) Gd. Nusantara 3 Lt. 1 : 1 Buah

d) Gd. Sekretariat Lt. 1 : 2 Buah

e) Gd. Mekanik Lt. 1 : 1 Buah

Penggunaan absen elektrik dan pengaturan jam kerja diatur dalam

Surat Edaran Sekjen DPR RI No. KP/0485/DPR RI/2009 tertanggal 29

Januari 2009 perihal penggunaan Absen Elektrik.

E. ANALISIS

Berdasarkan sisi konteks yang dilihat dari hasil pemetaan

memperlihatkan bahwa Setjen DPR RI sedang menghadapi permasalahan

serius terkait dengan SDM manajerial dikarenakan masing-masing eselon

memiliki pejabat yang potensi untuk menjadi kader eselon di atasnya sangat

sedikit dibandingkan dengan kebutuhan. Idealnya jumlah talent yang ada

seharusnya minimum mengikuti jumlah jabatan yang ada, artinya ketika

seluruh jabatan yang ada mulai dari Eselon IV sampai Eselon IV berjumlah

230 posisi maka mereka yang tidak berada pada jabatan minimum 230 orang

masuk dalam talent, dan semua talent memiliki potensi sampai dengan Eselon

I. Begitu juga pejabat yang berada pada Eselon IV minimal 66 orang masuk

sebagai talent dan memiliki potensi sampai Eselon I.

Selanjutnya berbagai permasalahan yang bersifat kritis yang dihadapi

dalam pengelolaan SDM Aparatur dirangkum dalam tabel.4.7.

42

Tabel 4.7. Permasalahan Kritis Dalam Penataan Sistem Manajemen SDM Setjen DPR RI

No Kegiatan Masalah Kritis

1 Rekrutmen pegawai Penyempurnaan sistem rekrutmen yang secara berangsur-angsur mengarah kepada konsep transparan dan bersih dari KKN

2 Analisis jabatan Analisis jabatan belum sepenuhnya menggambarkan deskripsi jabatan dan syarat jabatan.

3 Evaluasi Jabatan Evaluasi jabatan belum dilaksanakan

4 Analisis Beban Kerja Analisis Beban Kerja belum dilaksanakan

5 Standar Kompetensi Jabatan Standar Kompetensi Jabatan belum dilaksanakan

6 Asesmen Kompetensi Individu Hasil asesmen belum sepenuhnya digunakan sebagai dasar pertimbangan dalam pengelolaan SDM aparatur.

7 Penerapan sistem penilaian kinerja individu

Penerapan sistem penilaian kinerja individu masih bersandar pada penilaian atasan langsung dan dituangkan dalam DP3.

8 Pembangunan/pengembangan database pegawai

Pembangunan/pengembangan database belum sepenuhnya memuat informasi tentang administrasi kepegawaian.

9 Pengembangan pendidikan dan pelatihan berbasis kompetensi

Pelaksanaan pendidikan dan pelatihan belum sepenuhnya mengacu kepada hasil asesmen.

10 Pengintegrasian pengelolaan Tenaga Ahli dan Asisten Anggota

Masih adanya ketidak sesuaian kompetensi Tenaga Ahli dan Asisten Anggota sebagaimana yang dipersyaratkan dalam pedoman

11 Pengembangan jabatan fungsional

Jenis jabatan fungsional masih perlu dikembangkan.

Selanjutnya dilihat berdasarkan kualitas SDM, Organisasi Setjen DPR

RI sedang menghadapi kondisi yang tidak jauh berbeda dengan keadaan

birokrasi secara umum yaitu rendahnya kualitas. Karena itu dalam

membenahi pengelolaan SDM diperlukan input, dalam hal ini bagaimana

menerapkan strategi pengelolaan SDM berbasis Strategic Human Resources.

Hal ini sudah mulai dilakukan melalui penyusunan Cetak Biru Pengelolaan

SDM dan secara proses sudah diimplementasikan, misalnya dengan

penerapan konsep Zero Tolerant to KKN pada Pengadaan CPNS Tahun

2009.

Ke depan terkait dengan strategi di atas, maka secara proses sudah

ada konsistensi dari cara pengelolaan SDM yang menuju ke arah perbaikan

sebagaimana yang ditetapkan dalam Cetak Biru Pengelolaan SDM. Namun

demikian kedepan hal-hal yang perlu melakukan kegiatan-kegiatan yang

membutuhkan penanganan segera, seperti: penyempurnaan analisis jabatan

43

yang harus disusun berdasarkan fungsi dan kompetensi sesungguhnya yang

dipersyaratkan, pengunaan analisis jabatan dan evaluasi jabatan sebagai

dasar untuk menentukan formasi kebutuhan pegawai dan pembinaan karir,

peningkatan pemahaman pegawai terhadap tupoksinya secara utuh melalui

penyempurnaan job description, penyusunan profil kompetensi jabatan, dan

menyusun sistem penilaian kinerja pegawai, penyempurnaan sistem

database, serta penyusunan kebutuhan diklat yang diperlukan bagi pegawai

berbasis kompetensi.

44

BAB LIMA

EVALUASI ATAS PENGELOLAAN ANGGARAN

A. PERKEMBANGAN ANGGARAN

Untuk melaksanakan tugas dan fungsi organisasi dibutuhkan anggaran

yang cukup. Dengan sistem anggaran yang berlaku saat ini maka anggaran

disusun dengan pendekatan anggaran berbasis kinerja. Anggaran Setjen

DPR RI merupakan bagian dari Anggaran DPR RI. Sebagaimana diketahui

bahwa Anggaran DPR RI terbagi ke dalam dua Satuan Kerja (satker) yaitu

Satker Dewan dan Satker Setjen. Meskipun ada dua satker, Setjen DPR RI

tetap menjadi penguna anggaran baik untuk Setjen DPR RI maupun untuk

DPR RI.

Gambar 5.1. Persentase Serapan DIPA 2005-2009

PERSENTASE SERAPAN DIPA DPR RI 2005-2009

65.00%

70.00%

75.00%

80.00%

85.00%

DPR RI 80.52% 77.51% 70.70% 78.06% 79.41%

2005 2006 2007 2008 2009

Dari sisi perencanaan, pengelolaan anggaran DPR sudah

menunjukkan perbaikan karena didasarkan pada Rencana Strategis

(Renstra). Bahkan untuk DPR RI merupakan catatan sejarah karena DPR RI

Periode 2010-2014 merupakan yang pertama memiliki perencanaan

(Renstra). Dari Renstra DPR RI ini kemudian diterjemahkan oleh Setjen dalam

bentuk Renstra Setjen DPR RI.

45

Secara operasional, pengalokasian anggaran diawali dengan

penyusunan Arah Kebijakan Umum Pengelolaan Anggaran DPR RI. Proses

ini sudah dimulai sejak tahun 2011. Sebagai tindak lanjut dari perbaikan

dalam sistem penganggaran juga telah dilakukan pembenahan internal

melalui penyusunan pedoman pelaksanaan tugas dan fungsi DPR RI telah

dilaksanakan melalui penyusunan Pedoman Umum Pengelolaan Anggaran

DPR RI.

Berikut adalah contoh untuk anggaran tahun 2011. Penyusunan

anggaran tahun 2011 disusun berdasarkan Arah Kebijakan Umum

Pengelolaan Anggaran DPR RI Tahun 2011. Penyusunan Arah Kebijakan

Umum Pengelolaan Anggaran DPR RI Tahun 2011 merupakan bukti nyata

DPR terus berusaha untuk menjadi lebih efisien. Arah Kebijakan Umum

Pengelolaan Anggaran DPR RI Tahun 2011 menjadi pedoman bagi setiap

Alat Kelengkapan Dewan maupun Sekretariat Jenderal dalam menyusun

rencana kerja dan anggarannya di tahun 2011. Di samping itu untuk

memastikan bahwa dalam penggunaan anggaran negara DPR tahun 2011

mendatang diawali dengan membuat prioritas kegiatan yang akan dilakukan

pada tahun 2011. Dengan adanya Arah Kebijakan Umum Pengelolaan

Anggaran DPR RI Tahun 2011, setiap penggunaan anggaran DPR menjadi

lebih jelas dimana DPR berupaya menselaraskan kebutuhan anggaran

berdasarkan pelaksanaan setiap fungsi DPR yang kegiatannya melekat pada

setiap Alat Kelengkapan Dewan. BURT telah membahas dan menghasilkan

dokumen Arah Kebijakan Umum Pengelolaan Anggaran DPR RI Tahun 2011

yang ditetapkan melalui Surat Keputusan BURT pada tanggal 4 Februari 2010

sebagai dasar acuan bagi AKD dan Setjen dalam menyusun kebutuhan

Anggarannya untuk Tahun 2011.

Contoh lainnya adalah untuk anggaran 2012, pengelolaannya diawali

dengan perencanaan anggaran yang didasarkan kepada Arah Kebijakan

Umum Pengelolaan Anggaran Tahun 2012. Memasuki awal tahun 2011,

BURT telah melakukan persiapan untuk menyusun anggaran DPR RI Tahun

2012 yang diawali dengan disusunnya Arah Kebijakan Umum Pengelolaan

Anggaran DPR RI. Selanjutnya Arah Kebijakan Umum Pengelolaan Anggaran

DPR RI Tahun 2012 yang ditetapkan melalui Surat Keputusan BURT tanggal

46

10 Februari 2011 akan menjadi acuan bagi AKD dan Setjen dalam menyusun

kebutuhan anggarannya untuk Tahun 2012.

Memasuki awal tahun 2012, BURT telah melakukan persiapan untuk

menyusun anggaran DPR RI Tahun 2013. Mengacu pada siklus penyusunan

anggaran DPR RI yang menyatakan bahwa penyusunan usulan anggaran

DPR RI diawali dengan disusunnya Arah Kebijakan Umum Pengelolaan

Anggaran DPR RI Tahun 2013 yang mengacu pada kebutuhan kegiatan

Dewan. Arah Kebijakan Umum Pengelolaan Anggaran DPR RI juga

merupakan penjabaran Rencana Strategis DPR RI 2010-2014 untuk tahun

keempat yang diuraikan ke dalam program dan kegiatan terhadap tugas dan

fungsi Dewan. Selanjutnya Arah Kebijakan Umum Pengelolaan Anggaran

DPR RI Tahun 2013 yang ditetapkan melalui Surat Keputusan BURT tanggal

15 Desember 2011 akan menjadi acuan bagi AKD dan Setjen dalam

menyusun kebutuhan anggarannya untuk Tahun 2013.

Gambar 5.2. Pagu vs Realisasi DIPA 2005-2009

PAGU vs REALISASI DIPA DPR RI 2005-2009

PAGU 836,992,648,000 1,212,984,900,000 1,519,174,351,000 1,653,922,098,000 1,948,629,571,000

REALISASI 673,977,540,254 940,233,727,453 1,074,126,082,336 1,291,065,179,040 1,547,333,765,843

2005 2006 2007 2008 2009

1. Realisasi Anggaran Satker Dewan

Rencana strategis Dewan memuat tentang visi dan misi jangka

panjang sebagai landasan dalam menyiapkan arah kebijakan 5 (lima) tahun

(2010-2014). Visi DPR adalah terwujudnya Lembaga Perwakilan yang

kredibel dalam mengemban tanggung jawab mewujudkan masyarakat yang

adil dan makmur. Adapun salah satu misi DPR adalah mewujudkan

47

penyelenggaraan fungsi penganggaran Negara yang akuntabel dan

transparan. Dalam rangka mencapai visi sekaligus melaksanakan misi DPR

tersebut maka pengelolaan anggaran harus dilaksanakan secara profesional

baik dalam segi pelaksanaan maupun pelaporannya.

Realisasi penerimaan Satker Dewan Semester I TA 2012 hanya

berasal dari PNBP sebesar Rp 11.190.282.151,-. Jumlah ini meningkat Rp

5.128.834.573 atau 84,6% dibandingkan Semester I TA 2011. Pos

penerimaan Satker Dewan hanya berasal dari pos penerimaan kembali

belanja lainnya TA 2011.

Realisasi belanja Satker Dewan Semester I TA 2012 dalam laporan

Realisasi Anggaran Belanja adalah sebesar Rp 601.281.675.689,- yang

merupakan nilai realisasi belanja netto dari nilai realisasi belanja bruto

sebesar Rp 602.745.050.644,- setelah dikurangi pengembalian belanja

sebesar Rp 1.463.374.955,-. Realisasi belanja Satker Dewan pada semester I

TA 2011 sebesar Rp 441.021.408.599,- yang merupakan realisasi belanja

netto dari realisasi belanja bruto sebesar Rp 441.596.863.099,- setelah

dikurangi pengembalian belanja sebesar Rp 575.454.500,-. Dari angka

tersebut terlihat bahwa realisasi belanja Semester I TA 2012 meningkat

sebesar Rp 160.260.267.090,- atau 36,3% dibandingkan realisasi belanja

Semester I TA 2011.

2. Realisasi Anggaran Satker Sekretariat Jenderal DPR-RI

Setjen DPR-RI yang memiliki tugas memberikan dukungan teknis,

administrasi, dan keahlian kepada anggota Dewan diharuskan menjalankan

pengelolaan anggaran yang profesional. Dalam kaitan dengan

profesionalisme pengelolaan anggaran, maka kinerja dan akuntabilitas

penerimaan dan penggunaan anggaran merupakan dua hal yang tidak bisa

dilepaskan dalam pelaksanaan tugas.

Realisasi belanja Satker Setjen DPR-RI semester I TA 2012 dalam

laporan realisasi anggaran belanja sebesar Rp 148.005.436.292,- yang

merupakan realisasi belanja netto dari realisasi belanja bruto sebesar Rp

148.012.050.789,- dikurangi pengembalian belanja sebesar Rp 6.614.497,-.

Realisasi belanja semester I TA 2012 ini mengalami kenaikan sebesar Rp

16.404.402.568,- atau 12,4% dibandingka realisasi belanja semester I TA

48

2011. Realisasi terbesar berasal dari pos belanja barang, yaitu sebesar Rp

111.348.138.013,-, diikuti dengan pos belanja pegawai dan belanja modal

masing-masing sebesar Rp 35.850.998.729,- dan Rp 806.300.000,-.

Sedangkan realisasi penerimaan Satker Setjen DPR-RI dari pos

Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) semeseter I TA 2012 sebesar Rp

4.972.872.055,-. Sedangkan pada semester I TA 2011 sebesar Rp

1.500.105.205,-. Terdapat kenaikan penerimaan sebesar Rp 3.472.766.850,-

atau naik 131,5% pada semester I TA 2012 dibandingkan pada semester I TA

2011. Pendapatan terbesar berasal dari pos sewa gedung, bangunan, dan

gudang sebesar Rp 1.982.570.840,-, kemudian diikuti pendapatan dari pos

denda keterlambatan penyelesaian pekerjaan Pemerintah dan penerimaan

belanja lainnya TA 2011 sebesar Rp 1.478.559.343,-.

3. Proses Perbaikan Berkesinambungan

Dari deskripsi di atas dapat terlihat bahwa baik di Satker Setjen DPR-

RI maupun Satker Dewan terdapat peningkatan yang cukup signifikan pada

semester I TA 2012 dibandingkan semester I TA 2011, terutama pada pos

realisasi anggaran. Faktor pendorong utama dari peningkatan ini adalah

perbaikan sistem organisasi pada Setjen DPR-RI yang meliputi

pengembangan struktur, budaya organisasi dan perilaku organisasi,

perubahan terhadap tata laksana organisasi, dan pendayagunaan sumber

daya manusia agar efektif dan efisien, serta pola pikir dan budaya kerja.

Perbaikan sistem tersebut tidak terlepas dari proses reformasi birokrasi Setjen

DPR-RI yang mengarah pada pembentukan organisasi pembelajar (building

learning organization). Pembelajaran ini merupakan kegiatan organisasi

dimana pejabat dan pegawai secara terus menerus meningkatkan kapasitas

mereka untuk mencapai tujuan organisasi.

Dengan adanya perubahan dalam struktur organisasi Setjen DPR-RI

sebagai mitra kerja dengan DPR, maka paradigma tugas memberi pelayanan

berubah menjadi memberi dukungan. Hal ini diperkuat dengan perubahan

budaya dan perilaku organisasi yang mengedepankan dukungan substansi

atau keahlian yang mengikuti dukungan administrasi dan teknis. Dukungan

keahlian disini bersifat proaktif dengan mengikuti kebutuhan anggota Dewan.

49

Perubahan paradigma yang mengedepankan dukungan keahlian pada

akhirnya akan menggerakkan fungsi administrasi dan teknis secara efektif.

Gambar 5.3. Persentase Serapan DIPA 2005-2009

PERSENTASE SERAPAN DIPA SATKER DEWAN & SATKER SETJEN 2005-2009

60.00%

65.00%

70.00%

75.00%

80.00%

85.00%

SATKER DEWAN 80.21% 77.63% 70.07% 79.46% 77.92%

SATKER SETJEN 81.00% 77.28% 72.18% 75.02% 81.87%

2005 2006 2007 2008 2009

Dalam upaya untuk menata tatalaksana kerja Setjen DPR-RI maka

dua program yang telah diaplikasikan adalah Program peningkatan efisiensi

dan efektivitas proses manajemen pemerintahan Setjen DPR-RI dan Program

peningkatan penggunaan eknologi informasi (TI) dalam proses

penyelenggaraan manajemen pemerintahan di Setjen DPR-RI. Sasaran yang

ingin dicapai dari pelaksanaan program ini adalah meningkatnya efisiensi dan

efektivitas proses manajemen pemerintahan dan kinerja Setjen DPR-RI yang

berbasis standar operasional prosedur baku dan meningkatnya penggunaan

TI dalam proses penyelenggaraan manajemen pemerintahan di Setjen DPR-

RI. Dengan demikian semua pihak mengetahui urutan pekerjaan yang harus

dilakukan dan bertanggung jawab pada setiap tahapan pekerjaan, dapat

mengaplikasikan teknologi informasi TI dalam pelaksanaan tugas dan

melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

Perubahan struktur, budaya, dan perilaku organisasi yang difasilitasi

dengan pengunaan teknologi informasi, tentunya dibutuhkan SDM yang

berkinerja dan mampu beradaptasi dengan lingkungan yang menuntut

efisiensi dan efektifitas. Salah satu aspek penting dalam usaha peningkatan

50

kualitas SDM Setjen DPR-RI adalah pembenahan pada Sistem Manajemen

SDM. Selanjutnya agar penyelenggaraan pengelolaan SDM dapat mencapai

sasaran yang diinginkan maka sistem pengelolaan SDM perlu memperolah

evaluasi secara berkesinambungan dan mengubahnya sesuai dengan

kebutuhan akan dukungan kedewanan.

B. KINERJA KEUANGAN

1. Kinerja Keuangan

Pada bagian ini akan disampaikan kinerja keuangan dua satker di

DPR pada periode keuangan yang berakhir pada 31 Desember 2011 dan

2010. Seperti diketahui hasil pemeriksaan Badan Pemeriksa Keuangan (BPK)

atas Laporan Realisasi Anggaran DPR pada periode yang bersangkutan telah

memperoleh predikat wajar dalam semua hal yang bersifat material dan

sesuai dengan Standar Akutansi Pemerintahan. Lebih lanjut sebagai bagian

dari keyakinan atas kewajaran laporan tersebut, maka BPK menindaklanjuti

dengan pemeriksaan terhadap sistem pengendalian internal dan kepatuhan

terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan.

Tabel.5.1 Realisasi Anggaran per 31 Desember 2011

Uraian Anggaran Realisasi %Realisasi Anggaran

Belanja Transaksi Kas dalam Rupiah Murni

Belanja pegawai 548.607.254.000 481.473.680.871 87,76

Belanja barang 1.772.051.336.000 1.154.184.849.859 65,13

Belanja modal 124.084.399.000 106.720.009.221 86,01

Belanja Transaksi Kas dari Pinjaman dan Hibah Luar Negeri

Belanja Pegawai 741.145.000 537.713.750 72,55

Jumlah Belanja 2.445.484.134.000 1.742.916.253.701 71,27

Ikhtisar laporan realisasi anggaran yang merupakan konsolidasi

satker Setjen dan satker Dewan pada periode yang berakhir pada tanggal 31

Desember 2011 dan 2010 dapat dilihat pada tabel 5.1 dan 5.2.

Dalam kaitannya dengan reformasi birokrasi, akuntabilitas laporan

keuangan beserta sistem pengendalian intern dan kepatuhan terhadap

peraturan perundang-undangan merupakan salah satu sasaran yang hendak

dicapai khususnya dalam area Penguatan Akuntabilitas. Dalam road mapp

51

area ini, telah ditegaskan bahwa kewajaran penyajian Laporan Keuangan

merupakan salah satu sasaran dalam usaha peningkatan akuntabilitas

instansi pemerintahan. Dalam usaha untuk mencapainya, maka Setjen DPR-

RI terus menyempurnakan Pedoman Evaluasi dan Pelaporan Kinerja beserta

anggarannya untuk tahun 2012 hingga 2014.

Tabel.5.2. Realisasi Anggaran per 31 Desember 2010

Uraian Anggaran Realisasi %Realisasi Anggaran

Belanja Transaksi Kas dalam Rupiah Murni

Belanja pegawai 488.833.688.000 464.611.847.095 95,04

Belanja barang 1.167.623.488.000 894.187.953.262 76,58

Belanja modal 712.844.661.000 431.434.242.235 60,52

Belanja Transaksi Kas dari Pinjaman dan Hibah Luar Negeri

Belanja Pegawai 7.463.491.000 2.137.275.350 28,64

Jumlah Belanja 492.000.000

Belanja Transaksi Kas dalam Rupiah Murni

2.377.257.328.000 1.792.371.317.942 75,40

Laporan Keuangan DPR-RI merupakan laporan yang mencakup

seluruh aspek keuangan yang dikelola oleh entitas pelaporan DPR termasuk

di dalamnya jenjang struktural di bawah DPR-RI seperti eselon I dan satuan

kerja yang bertanggungjawab atas otoritas kredit anggaran yang diberikan

kepadanya. Laporan keuangan DPR-RI disusun berdasarkan penggabungan

data/laporan keuangan satuan kerja di dalamnya.

DPR pada tahun 2011 memperoleh anggaran yang berasal dari APBN

sebesar Rp 2.445.484.134.000,- yang meliputi:

a.Satuan kerja Setjen sebesar Rp 696.385.549.000,-

b.Satuan kerja Dewan sebesar Rp 1.749.098.585.000,-

Laporan keuangan dihasilkan melalui Sistem Akuntansi Keuangan

(SAI) yang terdiri atas Sistem Akuntansi Keuangan (SAK) dan Sistem

Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK-BMN).

SAI sendiri telah diaplikasikan di DPR untuk menghasilkan Laporan

Keuangan Kementerian Negara/Lembaga (LKKL), yang terdiri dari:

a. Laporan Realisasi Anggaran. Laporan Realisasi Anggaran disusun

berdasarkan penggabungan Laporan Realisasi Anggaran seluruh

52

entitas akuntansi yang berada di bawah DPR-RI. Laporan ini terdiri

atas Pendapatan Negara dan Hibah dan Belanja.

b. Neraca. Neraca disusun berdasarkan penggabungan neraca entitas

akuntansi yang berada di bawah DPR-RI dan disusun melalui SAI.

c. Catatan atas Laporan Keuangan. Catatan atas Laporan Keuangan

menyajikan informasi tentang pendekatan penyusunan laporan

keuangan, penjelasan, atau daftar terinci atau analisis atas nilai suatu

pos yang disajikan dalam Laporan Realisasi Anggaran dan Neraca

dalam rangka pengungkapan yang memadai.

Kebijakan akuntansi yang diimplementasikan di DPR-RI adalah

Laporan Realisasi Anggaran disusun menggunakan basis kas, yaitu basis

akuntansi yang mengakui pengaruh transaksi dan peristiwa lainnya pada saat

kas atau setara kas diterima pada Kas Umum Negara (KUN) atau dikeluarkan

dari KUN. Penyajian aset, kewajiban, dan ekuitas dalam neraca menggunakan

basis akrual, yaitu basis akuntansi yang mengakui pada saat diperolehnya hak

atas aset dan timbulnya kewajiban tanpa memperhatikan saat kas atau setara

kas yang diterima atau dikeluarkan dari KUN.

Penyusunan dan penyajian Laporan Keuangan DPR pada tahun 2011

(audited) telah mengacu pada Standar Akuntansi Pemerintah (SAP) yang telah

ditetapkan dengan Peraturan Pemerintah No 71 Tahun 2010 tentang Standar

Akuntansi Pemerintah. Dalam penyusunan LKKL telah diterapkan kaidah-

kaidah pengelolaan keuangan yang sehat di lingkungan pemerintahan.

Berkaitan dengan sistem pengawasan intern, BPK telah memberikan

pendapat bahwa secara umum, Setjen DPR-RI telah memiliki mekanisme

pengawasan intern yang dapat mendorong peningkatan kinerja sekaligus

transparansi pengelolaan anggaran. Selain itu BPK juga merekomendasikan

penyusunan SOP yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab beberapa

biro teruatama dalam klasifikasi belanja dalam penyusunan DIPA sesuai

dengan standar akuntansi yang telah ditetapkan.

2. Akuntablitas

Aspek akuntabilitas kinerja saat ini menjadi ukuran untuk menilai atau

menjadi standar “benchmark” untuk mengukur dan membandingkan kinerja

53

antara satu instansi pemerintah dengan instansi pemerintah yang lainnya.

Penilaian ini dilakukan oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi (Kemen PAN dan RB). Setjen DPR-RI telah menjadi

instansi yang dinilai sejak tahun 2009. Pada tahun 2009, kinerja Setjen DPR-

RI mendapat nilai “D”. Selanjutnya pada tahun 2010 kinerja Setjen meningkat

menjadi “C”. Kemudian pada tahun 2011 meningkat menjadi “CC” (target

tahun 2012 “B”, tahun 2013”A” dan tahun 2014 “AA”).

Berdasarkan LAKIP Setjen DPR-RI tahun 2011, Setjen DPR-RI

memiliki tugas menyelenggarakan dukungan teknis, administratif, dan

keahlian kepada anggota Dewan. Dalam melaksanakan tugas ini Setjen DPR-

RI menjalankan fungsi:

1. Koordinasi dan pembinaan terhadap pelaksanaan tugas unit organisasi

di lingkungan Setjen DPR-RI.

2. Pemberian dukungan teknis, administratif, dan keahlian di bidang

perundang-undangan, anggaran, dan pengawasan kepada DPR-RI.

3. Pembinaan dan pelaksanaan perencanaan dan pengendalian,

kepegawaian, keuangan, perlengkapan, dan kerumahtanggaan di

lingkungan DPR-RI.

Dalam rangka memberikan dukungan tersebut, maka Setjen DPR-RI

menyusun 5 sasaran dan indikator kinerja sebagaimana dapat dilihat pada

tabel 5.3.

Tabel.5.3. Sasaran, Indikator Kerja, dan Capaian Setjen DPR-RI 2011

No Sasaran Indikator Kinerja Target Realisasi % Capaian

1 Mencapai tata kelola Setjen yang baik melalui reformasi Setjen di bidang kelembagaan, ketatalaksanaan, dan SDM

Prosentase jumlah penyerapan DIPA Satker Setjen (belanja non pegawai)

80% 82,73% 102,96%

Prosentase unit kerja yang tertib administrasi

80% 70% 87,50%

Prosentase jumlah pegawai yang mengikuti diklat

43% 21,13% 47,45%

Penyusunan laporan keuangan yang tepat waktu

100% 100% 100%

Laporan keuangan mencapai opini baik dari BPK

WTP WDP

54

2 Memberikan dukungan dalam mencapai kualitas kelembagaan DPR-RI yang kredibel dan akuntabel

Hasil analisa terhadap isu internasional, regional, dan bilateral disusun tepat waktu

5 hari 5 hari 100%

Penyusunan transkrip rapat sidang internasional, regional, dan bilateral disusun tepat waktu

3 hari 3 hari 100%

Prosentase kunjungan masyarakat ke DPR

65% 80% 123%

3 Memberikan dukungan agar DPR mencapai tujuan dengan menghasilkan produk hukum yang berkualitas sesuai dengan prolegnas sehingga masyarakat memperoleh kepastian hukum dalam melaksanakan tugasnya

Hasil analisa/kajian tentang RUU bidang Polhukkam Kesra dan bidang Ekkuindag yang disusun tepat waktu

5 hari setelah akhir triwulan

9 draft RUU bidang Polhukkam

150%

18 draft RUU bidang Ekkuindag

120%

Pantauan pelaksanaan kebijakan pemerintah dan pengelolaan keuangan negara disusun tepat waktu

2 tahun setelah UU dilaksanakan

43 UU 100%

4 Memberikan dukungan dalam mencapai tujuan pengawasan terhadap seluruh kebijakan pemerintah dan pengelolaan keuangan negara yang memenuhi aspirasi rakyat

Hasil analisa kebijakan pemerintah dan pengelolaan keuangan negara yang disusun tepat waktu

5 hari sejak adanya permintaan anggota Dewan

2 laporan hapsem

100%

Jumlah kajian yang dihasilkan oleh bidang pengkajian P3DI

72 kajian/tahun

72 kajian 100%

Hasil analisa pengaduan masyarakat disampaikan kepada Pimpinan Dewan

3 hari setelah surat masuk

98,74% 98,74%

5 Memberikan dukungan dalam mencapai kebijakan anggaran negara dan kebijakan anggaran DPR yang tepat sasaran, transparan, dan akuntabel

Hasil analisa kajian tentang kebijakan anggaran negara yang disusun tepat waktu

1 bulan sebelum pembahasan dengan pemerintah

72 laporan

100%

Konsep anggaran DPR yang tepat waktu

1 hari sebelum rapat BURT

80% 100%

C. ANALISIS

1. Kesisteman

Secara konteks, rendahnya capaian kinerja Setjen DPR RI

disebabkan oleh beberapa faktor. Pertama, dari sisi perencanaan kinerja

masih terdapat beberapa kelemahan yaitu : a) Dokumen Renstra belum

sepenuhnya digunakan sebagai acuan dalam penyusunan dokumen

perencanaan tahunan maupun RKA; b) Rumusan tujuan dan sasaran dalam

dokumen perencanaan belum seluruhnya berorientasi pada hasil; c) sebagian

55

besar rumusan indikator kinerja dalam Renstra/RKT belum memenuhi kriteria

indikator kinerja yang baik; d) Dokumen Renstra tingkat lembaga belum

sepenuhnya digunakan sebagai acuan dalam penyusunan dokumen

perencanaan/Renstra di tingkat unit kerja; e) Dokumen RKT belum

sepenuhnya digunakan dalam penyusunan dokumen penganggaran/RKA;

dan, f) Dokumen PK belum mengacu sepenuhnya/selaras dengan dokumen

RKT dan belum dilakukan pemantauan terhadap pencapaiannya secara

berkala.

Kedua, dari aspek pengukuran kinerja terdapat beberapa kelemahan

yang perlu diperbaiki dalam pengukuran kinerja antara lain : a) Pengumpulan

data kinerja belum dilakukan secara berkala; b) Beberapa indikator kinerja

pada Renstra, RKT dan PK belum sepenuhnya dapat diukur secara obyektif,

belum menggambarkan hasil dan belum relevan untuk mengukur keberhasilan

atau kegagalan pencapaian sasaran strategis yang telah ditetapkan, dan hal

tersebut mengakibatkan kegiatan pengukuran kinerja tidak memberikan hasil

pengukuran yang mencerminkan kinerja yang sesungguhnya sehingga tidak

dapat dimanfaatkan untuk pemantauan dan pengendalian kinerja; dan, c)

Hasil pengukuran kinerja belum digunakan untuk penilaian kinerja.

Ketiga, aspek pelaporan kinerja LAKIP, ada beberapa kelemahan yang

perlu diperbaiki dalam penyusunan pelaporan kinerja, antara lain: a) LAKIP

belum menyajikan informasi mengenai capaian sasaran yang berorientasi

outcome, hasil evaluasi dan analisis serta pembandingan data kinerja secara

memadai, dan LAKIP juga belum menyajikan informasi mengenai pencapaian

target jangka menengah; b) LAKIP belum menyajikan informasi tentang

pencapaian IKU dan kinerja yang telah diperjanjikan; c) LAKIP belum

menyajikan informasi mengenai keuangan yang terkait dengan pencapaian

kinerja; dan, d) Informasi kinerja disajikan belum digunakan dalam perbaikan

perencanaan dan peningkatan kinerja.

Keempat, dari sisi evaluasi kinerja, belum melakukan evaluasi

akuntabilitas kinerja secara internal terhadap imlementasi Sistem Akuntabilitas

Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) sehingga tidak dapat mengidentifikasi

kelemahan-kelemahan dalam penerapan SAKIP yang diperlukan dalam

rangka perbaikan perencanaan dan perbaikan penerapan manajemen kinerja

di lingkungan Setjen DPR RI.

56

Kelima, Capaian Kinerja, pencapaian kinerja dinilai dari aspek

pencapaian target output dan outcome dan keandalan data kinerja serta

kinerja penilaian dari stakeholders. Kelemahan pada capaian kinerja adalah

belum optimal terutama karena LAKIP Setjen DPR RI masih menitikberatkan

penyampaian informasi output, bukan outcome dan aspek kinerja transparansi

dan penghargaan kepada Setjen DPR RI masih belum optimal.

Sementara itu berdasarkan sisi input, selama ini kelemahan dari sisi

pengawasan dapat dilihat dari sisi organisasi dan SDM membuat fungsi

pengawasan internal di lingkungan DPR RI dan Setjen DPR RI menyebabkan

kualitas pengawasan dan akuntabilitas kurang optimal terutama dari sisi

peningkatan kinerja. Hasil pengawasan belum menjadi dasar bagi perbaikan

kinerja, karena posisi organisasi dari unit pengawasan internal. Walaupun dari

sisi pelaporan keuangan, DPR RI memperoleh opini WTP, hal ini belum cukup

memberikan indikasi kinerja pengawasan dan kepatuhan unit terhadap hasil

pengawasan.

Untuk mengatasi kelemahan-kelemahan tersebut maka strategi yang

akan dilakukan, pertama, perlu dilakukan adanya evaluasi terhadap

penerapan SPIP di lingkungan Setjen DPR RI, kemudian disusun

Perencanaan kegiatan SPIP dan Penyusunan Pedoman Pelaksanaan SPIP.

Selanjutnya diperlukan perbaikan terhadap proses pencatatan, pengelolaan

dan pelaporan barang miliki negara, agar aset atau prasarana yang ada di

lingkungan Setjen DPR RI dapat diawasi keberadaan dan penggunaannya,

sekaligus juga dapat memperbaiki proses perencanaan pengadaan barang

melalui dasar pencatatan yang baik.

Kedua, untuk mengatasi kelemahan pada sisi efektifitas pengelolaan

keuangan negara dalam kerangka reformasi birokrasi diarahkan pada

kegiatan evaluasi atas kemanfaatan produk layanan dan kegiatan Setjen DPR

RI dengan meminta pendapat dari publik atau pengguna layanan Setjen DPR

tersebut, dalam hal ini termasuk Anggota DPR RI. Selain itu juga telah dan

akan dilakukan monitoring dan evaluasi atas realisasi anggaran dan kegiatan

setiap triwulan agar pengelolaan Keuangan Negara dapat dijalankan secara

efektif.

Ketiga, terhadap capaian opini WTP yang saat ini sudah diraih oleh

Setjen DPR RI, dalam kerangka reformasi birokrasi dilakukan pemantapan

57

dan upaya mempertahankan capaian tersebut dengan sejumlah kegiatan.

Kegiatan tersebut adalah mengidentifikasi lebih jauh atau monitoring dan

evaluasi atas tindak lanjut temuan hasil pemeriksaan Badan Pemeriksa

Keuangan Republik Indonesia (BPK RI), menyusun langkah-langkah internal

untuk menindak-lanjuti temuan hasil pemeriksaan BPK RI dalam bentuk

kebijakan atau peraturan Setjen DPR RI, melakukan rapat kerja rutin antara

Setjen DPR RI dengan unit di bawahnya setahun 2 kali sebagai tindak lanjut

hasil pengawasan, melakukan telaahan atas laporan keuangan sebelum

pemeriksaan semesteran dan pemeriksaan realisasi anggaran.

Keempat, untuk mengatasi kelemahan atau kekurangan sistem

pencegahan terhadap penyalahgunaan wewenang di lingkungan Setjen DPR

RI dilakukan dengan melakukan evaluasi terhadap tingkat penyalahgunaan

wewenang, menyusun dan mensosialisasikan kode etik pejabat dan pegawai,

evaluasi atas tingkat pelanggaran kewenangan dan tindak korupsi dalam

pengelolaan dan penggunaan anggaran, memperkuat kebijakan Setjen DPR

RI dalam mendorong pejabat memenuhi peraturan pelaporan kekayaan

pejabat negara, promosi terus menerus mengenai kegaitan anti korupsi dan

memberikan perlindungan pelapor, evaluasi dan perbaikan kebijakan e-

procurement dan pembentukan unit layanan pengadaan barang dan jasa.

Dilihat dari sisi proses, untuk mengatasi kelemahan-kelemahan di atas

telah ditempuh beberapa langkah kebijakan. Salah satunya melalui Peraturan

Sekjen DPR RI Nomor 219/Sekjen/2011 tentang Pedoman Penyusunan

LAKIP Setjen DPR RI dan Peraturan Sekjen No.1157/Sekjen/2010 tentang

Pedoman Evaluasi LAKIP yang telah diubah menjadi Keputusan Setjen DPR

RI No. 828A/SEKJEN/2010 tentang Pedoman Evaluasi LAKIP di Lingkungan

Setjen DPR RI. Peraturan tersebut sudah mengacu pada Peraturan

Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang Laporan Keuangan dan Kinerja,

Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1999 tentang

Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (AKIP), Keputusan MenPan

No.KEP/135/M.PAN/9/2004 tentang Pedoman Umum Evaluasi LAKIP,

Peraturan MenPAN dan RB Nomor 13 Tahun 2010 tentang Petunjuk

Pelaksanaan Evaluasi AKIP Tahun 2010, Peraturan MenPAN dan RB Nomor

29 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan PK dan Pelaporan AKIP.

58

Adapun langkah-langkah yang sudah diambil dalam memperbaiki

kinerja, dilakukan dengan membentuk Tim Penyusunan Laporan Akuntabilitas

Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Tahun 2011 yang dibentuk berdasarkan

SK Sekjen DPR RI No.257/SEKJEN/2012 dan Tim Evaluasi Laporan

Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Tahun 2011 yang dibentuk

berdasarkan SK Sekjen DPR RI No.649/SEKJEN/2012.

Melalui pembentukan kedua tim tersebut, telah dihasilkan beberapa

perubahan, baik perubahan yang bersifat ke dalam ataupun perubahan yang

bersifat ke luar dengan dihasilkan skor penilaian LAKIP dari D pada tahun

2009, menjadi C pada tahun 2010 dan CC pada tahun 2011. Ke depan

pencapaian kinerja tersebut perlu ditingkatkan melalui sejumlah program dan

kegiatan reformasi di bidang akuntabilitas kinerja.

Untuk mencapai target peningkatan penilaian dari Kemen PAN dan RB,

Setjen DPR-RI perlu membentuk SAKIP. Selain itu setiap unit kerja perlu

dibenahi agar memiliki kemampuan perencanaan sesuai dengan ketentuan

yang berlaku dan perencanaan dari setiap unit kerja harus sesuai dengan

realisasi capaian kinerja pada tahun sebelumnya. Di sisi perencanaan

melakukan perbaikan agar indikator kinerja pada setiap unit kerja sesuai

dengan prinsip Specific, Measurable, Achiable, Relevant and Timely

(SMART).

Karena itu dalam rangka mendukung kegiatan pengawasan di

lingkungan Setjen DPR RI telah diterbitkan Peraturan Sekjen DPR RI

No.01A/PER-SEKJEN/2010 tentang Pedoman Pengawasan di lingkungan

Setjen DPR RI. Selain itu telah disusun SOP sebagai dasar untuk

melaksanakan tupoksi kegiatan pengawasan. Begitu juga dalam kerangka

pengembangan sistem pengawasan internal di lingkungan DPR RI dan Setjen

DPR RI, berdasarkan Peraturan DPR RI No. 8/DPRRI/IV/2009-2010 tentang

Penetapan Rencana Strategis DPR RI Tahun 2010 – 2014 direncanakan

pada tahun 2014 sudah terbentuk unit pengawasan internal setingkat Eselon I

atau Eselon II. Hal ini memberikan gambaran bahwa fungsi pengawasan

internal akan diperkuat dalam upaya meningkatkan kualitas pengawasan dan

akuntalibiltas di lingkungan DPR RI dan Setjen DPR RI.

59

2. Kelembagaan

Secara konteks, saat ini pengawasan internal dilakukan oleh unit

organisasi Eselon III, yaitu Bagian Pengendalian Administrasi Umum,

Pengendalian Materiil, dan Pengendalian Keuangan, di dalam satu Biro

Perencanaan dan Pengendalian.

Saat ini satuan kerja Setjen DPR RI memiliki 1 unit pengawasan

setingkat Eselon III yaitu Bagian Pengawasan Internal. Unit ini berada di

bawah Eselon I yaitu Deputi Bidang Administrasi dan Eselon II Biro

Perencanaan dan Pengawasan (Biro Renwas). Dari posisi eselonisasi

menunjukkan bahwa fungsi pengawasan menjadi satu kesatuan dengan

fungsi perencanaan. Penempatan struktur ini dimaksudkan untuk

mensinergikan hasil perencanaan dan pengawasan. Selain itu struktur

penempatan Bagian Pengawasan Internal dibawah Eselon II juga

dimaksudkan untuk mengefektifkan pengawasan, sehingga hasil pengawasan

juga dapat diselaraskan dengan perencanaan dan tugas dan fungsi dari

struktur diatasnya. Alur kerja yang demikian diharapkan dengan mudah

melakukan perbaikan terhadap kinerja atau kesalahan yang ditemukan.

Dalam kenyataannya, sejak struktur tersebut dibentuk berdasarkan

Peraturan Presiden No. 23 Tahun 2005 tentang Setjen DPR RI, dan

diturunkan dengan Peraturan Sekjen DPR RI No. 400/SEKJEN/2005 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Setjen DPR RI sebagaimana telah beberapa kali di

ubah terakhir dengan Peraturan Sekjen DPR RI No.3/SEKJEN/2011, fungsi

pengawasan kurang berjalan optimal.

Permasalahan kritis yang dihadapi oleh pelaksana tugas pengawasan

adalah keberadaannya pada tingkat Eselon III, sehingga menyebabkan fungsi

pengawasan kurang optimal. Sejumlah hasil temuan sering tidak

ditindaklanjuti, bahkan setelah diverifikasi dengan dokumen perencanaan,

hasil temuan sering diabaikan. Selain itu, karena posisinya sebagai eselon III,

banyak informasi atau hasil temuan kurang terkomunikasikan dengan baik ke

pejabat eselon I, dalam hal ini Sekjen DPR RI dan Deputi di bawah Sekjen

DPR RI. Hasil pengawasan hanya menjadi instrumen pencegahan dan

perbaikan, belum sepenuhnya menjadi instrumen evaluasi untuk perbaikan

kinerja.

60

Kelemahan lainnya dari pelaksanaan peraturan organisasi yang ada

adalah jumlah dan kualitas SDM yang menjalankan tugas di bidang ini.

Kualitas SDM yang bekerja masih kurang memenuhi kompetensi yang

dibutuhkan untuk menjalankan tugas sebagai unit pengawasan internal. Saat

ini SDM yang bekerja lebih banyak merupakan SDM yang ditempatkan karena

bagian dari proses rotasi dan mutasi jabatan, bukan karena penempatan yang

secara fungsional untuk kebutuhan jangka panjang (permanen/fungsional),

memperkuat kerja dan memenuhi kinerja unit pengawasan. Akibatnya SDM

yang bekerja kurang memahami dan menjiwai tugas dan fungsi dari bidang

pengawasan. Latar belakang SDM dari unit-unit lainnya pada satu sisi

menguntungkan pelaksanaan fungsi pengawasan, karena lebih memahami

cara kerja dan kinerja unit-unit kerja yang diawasi. Tetapi tidak semua unit

kerja terwakili dan yang lebih mendasar adalah di sisi kompetensi. Setidaknya

untuk menjadi tenaga profesional di bidang pengawasan harus memiliki

kualifikasi baik pengetahuan, wawasan dan pengalaman kerja sebagai auditor

baik dari sisi pendidikan formal maupun keterampilan.

Karena itu secara input, maka dikembangkan strategi bahwa untuk

memenuhi kebutuhan SDM yang handal telah dilakukan rekrutmen pegawai

baru yang kedepannya diarahkan menjadi tenaga fungsional pengawas atau

auditor. SDM tersebut berjumlah dua orang. Namun secara jumlah dari sisi

kebutuhan dan pemanfaatannya jumlah SDM yang bekerja di bidang ini masih

jauh dari memadai. Dari 15 eselon II dan 60 eselon III yang menjadi objek

pengawasan tenaga yang menangani berjumlah 16 orang. Hal ini berdampak

pada pola kerja, dimana pembidangan tugas tidak diklasifikasi berdasarkan

objek pengawasan yaitu SDM, materiil, dan keuangan, tetapi dilakukan secara

tim. Tim-tim tersebut dibagi menurut kluster unit kerja yang diawasi, dimana

tim menangani pengawasan, SDM, keuangan dan materiil secara bersamaan.

Pola ini menyulitkan bagian pengawasan internal dalam menjangkau unit kerja

yang ada secara lebih mendalam. 3 kluster pengawasan tersebut kurang

dapat memperdalam dan menguatkan fungsi pengawasan internal di

lingkungan Setjen DPR RI.

Saat ini dan kedepan (20 tahun), fungsi pengawasan internal di

lingkungan Setjen DPR RI menghadapi tantangan besar yaitu adanya dua

satuan kerja di lingkungan DPR RI yaitu Setjen DPR RI dan DPR RI itu

61

sendiri. Tentunya pengawasan terhadap satuan kerja DPR RI membutuhkan

SDM dan tingkat organisasi yang memadai. Organisasi pengawasan terhadap

DPR RI harus organisasi yang tingkat wewenang dan posisinya sama dengan

Setjen DPR RI, karena harus mempertanggungjawabkan hasil pengawasan

langsung kepada DPR RI. Hal ini membutuhkan kualifikasi dan jumlah SDM

yang memadai untuk meningkatkan kinerja fungsi pengawasan yang mampu

menjadi unsur pembentuk lembaga Setjen DPR RI yang professional dan

mendukung kelembagaan DPR RI yang kredibel. Arah pengembangan

organisasi pengawasan perlu dilakukan untuk memberikan peringatan dan

evaluai internal yang baik bagi perbaikan kelembagaan DPR RI dan Setjen

DPR RI sesuai dengan tantangan yang dihadapinya.

Dalam jangka pendek secara proses, untuk mencapai target-target di

tahun 2014, diperlukan sejumlah program yang mendukung capaian yang

dimaksud sebagaimana dijabarkan berikut ini:

a. Peningkatan Kualitas Kinerja Setjen DPR RI. Program ini merupakan

kelanjutan dari kegiatan penyusunan Renstra dan LAKIP. Program ini

dilanjutkan dengan kegiatan penyempurnaan Renstra dan dokumen IKU,

kegiatan ini diharapkan sudah dimulai bulan Mei 2012. Kemudian

dilanjutkan penyusunan RKT yang disesuaikan dengan Renstra dan

Indikator Kinerja Utama (IKU) yang telah disempurnakan. Selanjutnya

dilakukan peninjauan kembali secara periodik pada bulan Januari-Maret

tahun 2012-2014.

b. Peningkatan Sistem Akuntabilitas Kinerja Setjen DPR RI sudah

dilaksanakan sejak Tahun 2008. Program ini masuk ke dalam kerangka

reformasi birokrasi untuk mendukung peningkatan kualitas Sistem

Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP). Program perbaikan

SAKIP diharapkan dapat menghasilkan LAKIP sesuai standar dan tepat

waktu, serta bermanfaat untuk evaluasi atas capaian kinerja dari unit-unit

di lingkungan Setjen DPR-RI. Selain itu, pelaporan ini juga berfungsi

sebagai alat kontrol terhadap proses pelaksanaan program atau kegiatan

yang sedang berjalan selama ini dan menurut rencana akan dilaksanakan

di masa yang akan datang. Output dari program ini adalah laporan LAKIP

yang berkualitas sesuai standar pembuatan LAKIP. yang dilanjutkan

62

dengan penyusunan laporan evaluasi atas LAKIP pada bulan Desember

tahun 2012 – 2014 dan menyusun LAKIP Setjen dan eselon II .

Untuk mendukung capaian pelaporan kinerja yang baik dilakukan juga

penyempurnaan pedoman evaluasi dan pelaporan kinerja beserta

anggarannya, kemudian mensosialisasikan pedoman evaluasi dan pelaporan

kinerja beserta anggarannya pada bulan Oktober tahun 2012. Setelah

kegiatan – kegiatan tersebut di atas, kemudian perbaikan dilanjutkan dengan

membangun sistem pelaporan kinerja berbasis teknologi informasi (TI) pada

bulan Mei tahun 2012 dan membuat pelaporan kinerja ke dalam website DPR

RI pada bulan Januari tahun 2014. Kegiatan terakhir dalam rangkaian

penguatan akuntabilitas kinerja adalah membuat pelaporan atas LAKIP

kepada Kemen PAN dan RB pada bulan Maret tahun 2012 – 2014.

63

BAB ENAM

EVALUASI ATAS PENGELOLAAN SARANA DAN PRASARANA

PENDUKUNG

A. PERKEMBANGAN GEDUNG PERKANTORAN

Kawasan perkantoran yang digunakan DPR RI dan unsur-unsur

pendukungnya untuk menjalankan kegiatan keseharian sebenarnya bukanlah

kawasan yang memang direncanakan untuk kegiatan keparlemenan.

Kawasan yang saat ini digunakan oleh DPR RI dan unsur pendukungnya

merupakan kawasan dari Gelora Bung Karno yang dikelola oleh Yayasan

Gelanggang Olahraga Senayan. Oleh karena itu, ketersediaan kelengkapan

prasarana dan sarana secara fisik dan fungsionalnya menjadi kurang

memadai untuk digunakan DPR RI dan unsur-unsur pendukungnya dalam

melaksanakan kegiatan sehari-hari.

Luas gedung yang dikelola oleh Sekretariat Jenderal DPR RI adalah

148.015,34 m2, dengan rincian sebagai berikut:

1. Gedung Nusantara seluas 15.436,50 m2, peruntukkan Acara Pidato

Kenegaraan.

2. Gedung Nusantara I seluas 54.411,59 m2, peruntukkan RK Anggota

dan R Komisi-Komisi.

3. Gedung Nusantara II seluas 7.113 m2, peruntukan Ruang Beberapa

Komisi dan AKD.

4. Gedung Nusantara II Paripurna seluas 26.760 m2, peruntukan Ruang

Rapat Paripurna.

5. Gedung Nusantara III seluas 17.994 m2, peruntukkan RK Pimpinan

DPR RI dan R AKD

6. Gedung Nusantara IV seluas 6.550 m2, peruntukkan Ruang Pelantikan

dan acara kenegaraan lainnya.

7. Poskopan dan Barak seluas 369 m2, peruntukkanUnit Pengamanan

POLRI

8. Gedung Mekanik seluas 5.340 m2, peruntukkan peralatan

instalasi dan Ruang Kerja Biro Pemeliharaan.

64

9. Gedung Pemadam seluas 200 m2, peruntukkan Unit Pemadam

Kebakaran.

10. Pool Kendaraan seluas1.918 m2, peruntukkan Pool Kendaraan.

11. Posko Pamdal seluas 224,25 m2, peruntukkanPos Komando Pamdal.

12. Gedung Sekretariat Jenderal seluas 7.140 m2, peruntukkan Ruang

Kerja Setjen DPR RI.

13. Mesjid Baiturrahman seluas 2.451 m2, peruntukkan Mesjid.

14. Lapangan Badminton Indoor seluas 702 m2, peruntukkan GOR.

15. Lapangan tennis indoor seluas 1.406 m2, peruntukkan GOR.

Seiring dengan penambahan jumlah anggaran dan unsur-unsur

pendukung lainnya, keberadaan prasarana dan sarana khususnya bangunan

gedung yang tersedia pada saat ini telah melampaui kapasitas maksimalnya.

Untuk itu dibutuhkan penyesuaian perkembangan kebutuhan guna

mendukung kegiatan DPR RI dan unsur pendukung dalam melaksanakan

kegiatan harian, disamping upaya peningkatan/pelestarian, pemeliharaan dan

perawatan, serta pengembangan yang dilakukan secara rutin dan berkala.

B. PERKEMBANGAN SARANA DAN PRASARANA PENDUKUNG

1. Perkembangan IT

Pekembangan teknologi informasi di lingkungan Sekretariat Jenderal

DPR RI dikelola oleh Bidang Data dan Sarana Informasi (BDSI) yang

merupakan salah satu unit organisasi Sekretariat Jenderal DPR RI. BDSI

mempunyai tugas untuk melaksanakan pengolahan data dan informasi,

pemeliharaan, serta pengembangan sistem jaringan komputer.

Kegiatan Bidang Data dan sarana Informasi untuk merealisasikan

output disusun dalam Sistem Teknologi Informasi dan Komunikasi DPR RI

yang meliputi lima aspek pokok teknologi informasi dan komunikasi (TIK) ,

yaitu: pertama, brainware yang terdiri dari personil sebanyak 26 orang, di

mana pejabat fungsional umum 8 orang dan fungsional pranata komputer

berjumlah 18 orang.

Kedua netware, yaitu koneksi local area network (LAN) fiber optic dari

core switch ke backbone ke tiap gedung, jumlah jaringan sampai dengan

Januari 2012 yaitu 2.887 user/ pemakai jaringan dengan menggunakan kabel

65

dan WIFI 269 hotspot. Bandwidth internet 155 Mbps dengan rasio upload dan

download 1:1; dan terbentuknya website www.dpr.go.id. Secara khusus,

menurut www.alexa.com (website yang mengkhususkan dalam bidang

ranking website internasional), website www.dpr.go.id menempati

urutan/ranking:

1. Kategori regional asia di Indonesia dengan jumlah website 1.483,

website www.dpr.go.id menempati ranking 2 per 17 Mei 2011.

2. Kategori regional asia di Indonesia untuk website pemerintah dengan

jumlah website 85 pemerintah, DPR RI www.dpr.go.id menempati

ranking 1 per 17 Mei 2011.

3. Rentang Nilai yang dilakukan oleh www.google.com antara 1 s.d. 10,

website DPR RI telah mencapai nilai 8.

Beberapa perkembangan tentang website yang dimiliki oleh DPR RI

menunjukkan peningkatakan, seperti:

1. Pengakses (hit counter) sampai dengan 4 Juni 2012 dengan

34.355.531 hit counter.

2. Pengakses/pengguna bandwidth masuk ke www.dpr.go.id sudah

mencapai 155 s.d 295 Giga Byte perbulan.

3. Langganan bandwidth internet 155 Mbps, dengan penggunaan seluruh

user mencapai 159,71 Mbps.

4. Keamanan jaringan dan website dilakukan oleh pranata komputer

dengan sistem pemantauan yang terekam (log file), sehingga dapat

diketahui / terdeteksi siapa dan dari mana para pengunjung website

yang mencoba mengganggu.

5. Isi (content) website internet www.dpr.go.id antara lain memuat:

a. Tentang DPR (al.: sejarah, tatib, tugas, kedudukan, keanggotaan,

persidangan, Proses pembahasan RUU).

b. Keanggotaan (seluruh, per fraksi, per komisi, per Dapil).

c. Streaming TV parlemen online.

d. UU mulai dari 1946 s.d 2012.

e. RUU yang sedang dibahas.

f. RUU yang sudah disetujui.

g. Hasil hasil / laporan singkat rapat-rapat DPR.

66

h. Jadwal harian.

i. Agenda rapat bulanan.

j. Link Aplikasi yang terdiri dari:

1) Pengaduan Masyarakat online http://pengaduan.dpr.go.id dan

SMS aspirasi: 0811 9 44 33 44

2) Layanan Informasi Publik, http://ppid.dpr.go.id

3) Layanan pengadaan secara elektronik / LPSE,

http://lpse.dpr.go.id

4. Link website kementerian / lembaga Pemerintah

Ketiga, dataware yang telah dimiliki oleh Setjen DPR RI juga

menunjukkan perkembangan seperti:

1. Total space data 2,4 Tera Byte (TB).

2. Data server share 1,08 TB.

3. Bidang Data dan Sarana Informasi memiliki 72.989 file, 100 Gega Byte

(GB), folder bersama 14.895 file, 9 GB, Pemberitaan 500 GB, dan Data

Setjen 34 GB, data aplikasi server 218 GB, data APBN 112 GB, dan

data Komisi 110 GB.

Keempat, software yang telah dimiliki oleh Setjen DPR RI juga

menunjukkan perkembangan seperti:

1. Kebijakan berupa Pedoman Teknologi Informasi dan Komunikasi DPR.

2. Pengembangan Sistem seperti:

a. Operating system (OS) Server: Windows server & Linux.

b. Database : MySQL dan MsQL

c. Aplikasi : Php, Java Script, dan Html.

d. End user :

1) Unit kerja: OS dan office system desktop PC dan notebook di

tiap unit kerja disesuaikan dengan OS yang telah tersedia.

2) Bidang Data: Windows dan OS Linux: Ubuntu dan Garuda.

Kelima, hardware yang telah dimiliki oleh Setjen DPR RI juga

menunjukkan perkembangan seperti:

67

1. Server yang dimiliki berjumlah 57 unit yang dikelola dalam satu

ruang khusus dengan monitoing 24 jam dengan sistem piket.

2. Backbone switch yang dimiliki 96 tersebar di 48 tempat.

3. Infrastruktur yang dikembangkan adalah koneksi LAN fiber optic

dari core switch ke backbone ke tiap gedung, pengembangan

infrastruktur dilakukan dengan merubah/mengganti distribution switch

dan kabel yang masih menggunakan type cat 5 menjadi cat 6 serta

menghubungkan seluruh switch backbone fiber optic dengan core

switch.

Lima aspek pokok teknologi informasi dan komunikasi (TIK) inilah yang

diberdayakan untuk merealisasikan pencapaian output dalam kurun waktu

2010-2014 yaitu terciptanya penggunaan 45 sistem aplikasi dan

pengembangan/pemeliharaan sistem jaringan komputer.

Seluruh proses penggunaan sistem Teknologi Informasi dilakukan

pengelolaan/manajemen dengan berpedoman pada system Development life

circle (SDLC):

1. Investigated. Dilakukan dengan menitoring sistem dan masukan-masukan

dan keluhan dari unit kerja pemakai

2. Analize. Menganalisa hasil monitoring dan masukan/ keluhan pengguna

/user system dengan memperhatikan 5 aspek TIK

3. Design. Mengatasi solusi hasil analisa dengan membuat design dan

penyempurnakan aplikasi

4. Implement. Menerapkan penyempurnaan aplikasi kepada pengguna/user

5. Maintain. Melakukan perbaikan dan penyempurnaan sistem aplikasi

Sesuai dengan permintaan unit kerja, maka jumlah yang dikerjakan

yaitu 46 sistem aplikasi, melebihi program rencana kegiatan reformasi

birokrasi yang berjumlah 35 dan kegiatan pemeliharaan dan pengembangan

aplikasi yang berjumlah 5.

Seluruh kegiatan terkait pengembangan teknologi informasi yang telah

dilaksanakan maupun yang sedang dalam proses dan perencanaan

merupakan kegiatan untuk mendukung pengembangan e-parliament seperti

yang dimaksudkan dalam Rencana Strategi DPR RI 2010 – 2014, yang

68

meliputi sistem komunikasi yang aksesibel melalui teknologi informasi yang

menjangkau masyarakat secara luas.

Namun sebenarnya masih ada kendala utama dalam pengembangan

teknologi Informasi di lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI, yaitu terkait

jumlah SDM yang belum setara dengan beban kerja dan infrastruktur TI yang

butuh penyesuaian.

2. Perpustakaan

Renstra DPR RI 2010-2014 memprioritaskan pembangunan dan

pengembangan perpustakaan parlemen pada tahun 2011 sebagai bagian

terpadu prasarana parlemen. Namun dengan adanya keputusan Rapat

Konsultasi antara Pimpinan DPR RI dengan Pimpinan Fraksi-Fraksi dan

Pimpinan BURT DPR RI yang menunda atau tidak melaksanakan

pengembangan prasarana utama DPR RI dan menyerahkannya kepada

Kementerian Pekerjaan Umum sehingga pembangunan perpustakaan

parlemen yang merupakan bagian terpadu dari pengembangan prasarana

utama DPR RI tidak dapat dilaksanakan.

Namun demikian, upaya pengembangan perpustakaan parlemen tetap

dilakukan dalam bentuk:

1. Penetapan Pedoman Umum Pengelolaan Perpustakaan DPR RI.

2. Pembuatan website perpustakan online http://perpustakaan.dpr.go.id.

3. Katalog koleksi buku perpustakaan DPR sudah terhubung dengan website

http://www.dpr.go.id dapat diakses dari seluruh unit kerja di DPR RI;

4. koleksi kliping yang dapat diakses oleh pengguna unit kerja di seluruh

DPR RI melalui kliping.dpr.go.id.

5. Koleksi peraturan perundang-undangan berlangganan dari

pik.kompas.co.id dan hukumonline.com hanya dapat diakses di

Perpustakaan DPR RI.

6. Koleksi semua terbitan DPR RI (antara lain: buku pedoman, hasil kajian,

jurnal, dan sebagainya) yang menjadi ciri khas dari Perpustakaan DPR RI.

7. Penambahan koleksi Perpustakaan DPR RI.

8. Standard Operation Procedure (SOP) tentang kegiatan layanan

Perpustakaan DPR RI.

9. Penyusunan abstraksi koleksi Perpustakaan DPR RI.

69

C. ANALISIS

Berdasarkan sisi konteks, ketersediaan sarana dan prasarana untuk

mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi Setjen DPR RI sebagai unsur

penunjang DPR yang harus menyiapkan kebutuhan sarana dan prasana

untuk menunjang tugas dan fungsi DPR RI masih memiliki keterbatasan.

Padahal secara dokumentasi sudah ada rekomendasi, yaitu hasil kajian dari

TIM KAJIAN PENINGKATAN KINERJA DPR RI dengan SK Pimpinan DPR No.

12 tertanggal 16 Februari 2006 yang memuat setidaknya ada 11 (sebelas)

rekomendasi terkait dengan persoalan Gedung DPR, yaitu:

1. Penyiapan sarana gedung untuk ruang kerja dan rapat Anggota.

2. Pembuatan standar ruang rapat dan ruang kerja.

3. Penambahan jumlah tenaga ahli Anggota dan Alat Kelengkapan

Dewan.

4. Peningkatan jumlah staf pendukung keahlian di lingkungan Sekretariat

Jenderal DPR.

5. Pengembangan Pusat Penelitian.

6. Pengembangan jaringan yang memudahkan Anggota untuk

mengakses data dan informasi pada ruang kerjanya.

7. Pengembangan sistem pelayanan data dan informasi.

8. Pembangunan tempat khusus bagi masyarakat yang datang langsung

ke DPR RI untuk menyampaikan aspirasinya.

9. Pembangunan Pusat Data dan Analisa APBN.

10. Peningkatan fasilitas press room yang lebih representatif dalam

menunjang tugas kewartawanan Dewan.

11. Pengelolaan Komplek Gedung MPR/DPR akan dilakukan oleh satu

badan pengelola.

Kesebelas rekomendasi tersebut selanjutnya akan berdampak pada

penambahan ruang-ruang baru dan penyesuaian-penyesuaian terhadap

kondisi bangunan yang sekarang ada. Selain terkait dengan rekomendasi di

atas, persoalan gedung DPR juga masih dihadapkan pada desain tata ruang

yang belum dijadikan acuan bagi pembangunan dengan karakter demokrasi.

Karena itu secara input, strategi pengembangan sarana dan prasarana

diarahkan pada pembangunan kompleks perkantoran parlemen yang

70

mencerminkan karakter demokrasi yang sekaligus mempunyai nilai (utility)

fungsional, lingkungan, sejarah (cagar budaya), estetika, keamanan,

teknologi, simbol negara dan dinamika politik sehingga mendorong munculnya

rencana penataan ulang kawasan komplek parlemen.

Selain persoalan yang telah teridentifikasi dalam dokumen

rekomendasi di atas, saat ini Setjen DPR RI juga menghadapi kekurangan

untuk pengembangan kapasitas organsiasi Setjen DPR RI sendiri yang dilihat

dari sisi pengembangan SDM. Hal ini terlihat dari ruang diklat di lingkungan

Setjen DPR RI masih sangat kurang dan diperlukan penyesuaian kebutuhan.

Saat ini ruang diklat yang dimiliki hanya berjumlah empat ruangan dimana

fasilitas dalam ruangan diklat tersebut dinilai masih belum memenuhi standar

untuk mencapai proses belajar yang baik, seperti kursi yang kurang nyaman,

perlengkapan audio yang kurang baik, dan lain-lain.

Kekurangan sarana dan prasarana ruang diklat ini harus segera

dilakukan penyesuaian kebutuhan dalam rangka mendukung agenda

reformasi birokrasi yang saat ini diusung oleh Sekretariat Jenderal DPR RI.

Salah satu program reformasi birokrasi tersebut adalah peningkatan

kompetensi sumber daya manusia, yang pastinya akan sangat membutuhkan

ketersediaan ruang diklat dengan fasilitas ajar yang baik.

Namun demikian kegiatan yang ditujukan untuk pengembangan sarana

dan prasarana secara proses memiliki sensitivitas publik yang tinggi

sehingga sering kali rencana kerja yang sudah ditetapkan dalam anggaran

DPR RI tidak jadi dilaksanakan.

71

BAB TUJUH

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Saat ini Organisasi Setjen DPR RI memiliki struktur organisasi yang

disesuaikan dengan tugas dan fungsinya. Namun adanya UU No. 27

Tahun 2009 tentang Majelis Permusyawaratan Rakyat, Dewan Perwakilan

Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah,

maka akan dibentuk Badan Fungsional Keahlian (BFK) yang tugasnya

adalah memberikan dukungan keahlian. Dengan adanya BFK ini maka

akan mereduksi tugas dan fungsi Setjen DPR RI pada dukungan keahlian

sehingga Setjen DPR RI harus melakukan restrukturisasi organisasi.

Melalui UU Nomor 27 Tahun 2009 tersebut, khususnya Pasal 392

Ayat (2), menyatakan bahwa, ‘‘untuk mendukung pelaksanaan tugas DPR

RI dibentuk badan fungsional/keahlian yang ditetapkan melalui peraturan

DPR RI setelah dikonsultasikan dengan Pemerintah’ dan Ayat (3)

menyebutkan ‘badan fungsional/keahlian secara fungsional

bertanggungjawab kepada DPR RI dan secara administratif

dikoordinasikan oleh Sekretariat Jenderal DPR RI.’ Untuk menindaklanjuti

UU tersebut maka BURT telah membentuk Panitia Kerja yang dibantu oleh

SETJEN DPR. Panitia Kerja tersebut akan membahas sistem pendukung

yang nantinya dapat memperkuat tugas dan fungsi Dewan ke depan yaitu

dengan membentuk Badan Fungsional Keahlian yang secara administrasi

masih di bawah SETJEN. Pembahasan Badan Fungsional Keahlian sudah

pada tahap Kajian Organisasi, SDM dan Tata kerjanya yang dilakukan oleh

pihak Independen. Pihak Independen ini merupakan suatu Tim/Konsorsium

yang terdiri dari Akademisi dan pakar dari 3 (tiga) Universitas termana di

Indonesia yaitu: Universitas Indonesia, Institut Teknologi Bandung dan

Universitas Gajah Mada.

Adanya agenda pembentukan BFK tersebut memperlihatkan bahwa

dalam struktur organisasi akan ada pembedaan tugas dan fungsi dari

organisasi unsur penunjang kedalam organisasi yang berbeda. Karena itu

berdasarkan pendekatan strategi telah muncul strategi spesialisasi dalam

72

organisasi pendukung DPR RI yang memisahkan antara fungsi administrasi

teknis dengan keahlian. Kemudian proses itu sudah terlihat usaha-usaha

tindaklanjut atas strategi tersebut msekipun masih dalam tahap

penyelesaian oleh Pihak Ketiga.

Berdasarkan pembahasan sebelumnya, dilihat dari sumber daya

yang berbentuk kesisteman, maka secara konteks, kesisteman yang

dilihat dari perangkat kesisteman berupa peraturan-perundangan, pedoman

mekanisme kerja, ketatalaksanaan dan budaya organisasi. Hasil evaluasi

memperlihatkan:

1. Setjen DPR RI memiliki beberapa peraturan pelaksana di tingkat

organisasi meskipun masih terbatas.

2. Dimilikinya berbagai pedoman dan SOP yang mengatur mekanisme

kerja sehingga akan semakin memperjelas hubungan kerja DPR RI

dengan Setjen DPR RI dan antar unit organisasi yang ada dalam

Organisasi Setjen DPR RI.

3. Setjen DPR RI telah mengembangkan dan mengaplikasikan

information, comunication and technology ke dalam proses

tatalaksana sehingga efektif proses.

4. Setjen DPR RI telah menetapkan kode etik dan budaya organisasi

sehingga akan mampu mendorong perubahan dalam perilaku

pegawai.

Terkait dengan kesisteman ini dilihat berdasarkan input maka sudah

mengarah kepada suatu sistem yang ingin dibentuk misalnya dalam

struktur sudah mengarah pada pemisahan antara dukungan administrasi

dan teknis dengan keahlian melalui agenda pembentukan Badan

Fungsional Keahlian. Begitu juga dalam peraturan sudah dirumuskan

program legislasi Sekretariat Jenderal. Dilihat dari sisi proses sudah

terlihat usaha-usaha perbaikan dengan adanya agenda-agenda yang akan

dilaksanakan dalam bebrapa tahun ke depan.

Berdasarkan pengelolaan SDM secara konteks masih menunjukkan

bahwa masih ada permasalahan SDM yang tergambarkan yaitu secara

kualitas Organisasi Setjen DPR RI masih membutuhkan pegawai yang

memiliki kompetensi yang baik dalam rangka mendukung peningkatan

73

pelayanan administrasi, teknis dan fungsional kepada DPR RI. Sedangkan

secara kuantitas Organisasi Setjen DPR RI masih menghadapi kurangnya

jumlah pegawai untuk memberikan dukungan keahlian. Hal ini diperkuat

dengan hasil Analisis Beban Kerja, maka terdapat kekurangan tenaga di

Setjen DPR-RI baik pada pos tenaga struktural sebanyak 84 orang dan pos

tenaga fungsional sebanyak 53 orang.

Dilihat dari sisi input, maka pengelolaan SDM sedang mengarah

kepada perbaikan yang mengarah kepada strategic human resourcess.

Sedangkan secara proses sudah ada beberapa langkah perbaikan.

Berdasarkan pengelolaan anggaran secara konteks menunjukkan

bahwa Setjen DPR RI memiliki anggaran yang selalu meningkat setiap

tahunnya. Dilihat dari sisi input sudah ada perbaikan, misalnya dengan

penerapan bebrapa aplikasi dalam pengelolaan anggaran. Begitu juga

secara proses, Organisasi Setjen DPR RI telah menunjukkan usaha-

usaha perbaikan dalam pengelolaan anggaran, mulai dari sistem

perencanaan sampai dengan pengawasannya. Bahkan dalam administrasi

keuangannya menujukkan perbaikan yang mana diperlihatkan oleh

pencapaian Wajar Tanpa Perkecualian (WTP).

Terakhir dilihat dari pengelolaan sarana dan prasarana pendukung

menunjukkan bahwa secara konteks dari sisi ketersediaan sarana dan

prasarana masih terdapat permasalahan karena kebutuhan sarana dan

prasarana secara fisik yang terus meningkat tapi tidak didukung dengan

pembangunan yang signifikan. Hal ini menjadi penting karena

pembangunan fisik mendapatkan respon negatif dari pubik. Sementara itu

dari sisi sarana dan prasarana pendukung relatif tidak menjadi persoalan.

Hal ini ditujukan dengan pengembangan sarana dan prasarana information,

communication and technology yang terus berkembang. Sarana dan

prasarana yang menjadi permasalahan umumnya yang pengembangannya

terkait dengan pengembangan bangunan fisik seperti perpustakaan. Dalam

pengembangan sarana dan prasarana dari sisi input masih harus terus

dibenahi anggaran sarana dan prasarana fisik dapat menyesuaikan dengan

ciri khas parlemean. Namun demikian, secara proses sudah ada usaha

perbaikan dengan cara peningkatan pada saran dan prasarana yang tidak

berbentuk fisik bangunan.

74

Terakhir dari keempat sumber daya organisasi tersebut dilihat dari

sisi produk yang ditekankan pada pengukuran pencapaian tujuan program

masih membutuhkan analisis lebih lanjut. Namun sebagai gambaran awal

dapat dilihat dari beberapa capaian yang sudah terukur, misalnya:

1. Setjen DPR-RI telah menjadi instansi yang dinilai sejak tahun 2009.

Pada tahun 2009, kinerja Setjen DPR-RI mendapat nilai “D”.

Selanjutnya pada tahun 2010 kinerja Setjen meningkat menjadi “C”.

Kemudian pada tahun 2011 meningkat menjadi “CC”.

2. Dalam administrasi keuangannya menujukkan perbaikan yang mana

diperlihatkan oleh pencapaian Wajar Tanpa Perkecualian (WTP).

3. website www.dpr.go.id menempati urutan/ranking 2 per 17 Mei

2011berdasarkan Kategori regional asia di Indonesia dengan jumlah

website 1.483.

B. REKOMENDASI

Berdasarkan kesimpulan di atas, maka untuk mendukung

pembenahan kelembagaan secara terus menerus dapat disampaikan

saran-saran sebagai berikut:

1. Untuk meningkatkan efektivitas kesisteman, maka hal penting yang

perlu dilakukan adalah adanya perubahan mind setting di mana saat ini

perlu dioperasionalkan konsep dari perubahan mind setting yang

dibutuhkan untuk peningkatan kinerja Organisasi Setjen DPR RI ke

depan.

2. Untuk mendukung peningkatan pelayanan administrasi, teknis dan

fungsional kepada DPR RI, maka dibutuhkan:

a. Kebijakan peningkatan kualitas SDM melalui penyelenggaraan

diklat yang berbasis kompetensi.

b. Kebijakan pengadaan pegawai (Calon Pegawai Negeri Sipil/CPNS)

untuk mengisi formasi dukungan administrasi yang memasuki usia

pensiun dan dukungan fungsional yang saat ini masih kurang.

3. Untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi anggaran, maka

dibutuhkan kebijakan penyelenggaraan diklat manajemen keuangan,

seperti perencanaan (strategic management), dan sistem akuntansi

pemerintah.

75

4. Untuk mendukung peningkatan pelayanan administrasi, teknis dan

anggaran maka dibutuhkan sarana dan prasarana yang memadai.

Beberapa hal yang perlu dilakukan adalah:

a. Mengoptimalkan pengunaan ruang-ruang yang ada sehingga

dibutuhkan penataan ruang.

b. Perlu penataan terhadap ruang pendidikan dan pelatihan yang

dapat mendukung terhadap proses kegiatan belajar.