RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN

(RPP)

ULANGAN HARIAN

Satuan Pendidikan : SMK N 25 Jakarta

Program/Program Keahlian:Adm. Perkantoran

Mata Pelajaran : Pengantar Adm.Perkantoran

Kelas / Semester : XI Semua Program

Topik : Pengertian, simbol-simbol, jenis, prinsip dan

teknik penyusunan POS

Pertemuan ke- :

Alokasi Waktu : 2 X 45 menit

A. Kompetensi Inti

1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya

2. Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah

lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan

menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa

dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam

menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

3. Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual,prosedural dalam ilmu

pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan

kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan

kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik

sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.

4. Mengolah, menalar, menyaji, dan menciptakan dalam ranah kongkret dan ranah

abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara

mandiri, bertindak secara efektif dan kreatif dan mampu melaksanakan tugas

spesifik dibawah pengawasan langsung.

B. KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI

No. Kompetensi Dasar Indikator Pencapaian Kompetensi

1. Memiliki motivasi internal, dan

menunjukkan rasa ingin tahu

dalam pembelajaran menyiapkan,

menggunakan peralatan kantor.

.( 2.1 )

2. Menunjukan perilaku ilmiah

(jujur, disiplin, tanggung jawab,

peduli, santun, ramah lingkungan,

gotong royong) dalam melakukan

pembelajaran sebagai bagian dari

sikap ilmiah. (2.2)

3. Menjelaskan pengertian dan

simbol-simbol prosedur operasi

standar (POS). (3.1)

3.1.1 Menjelaskan pengertian prosedur

dan prosedur operasi standar

3.1.2 Menjelaskan symbol-simbol

prosedur operasi standar

3.1.3 Memahami jenis-jenis POS dalam

adminstrasi perkantoran

4. Menyusun POS (4.1)

4.1.1 Memahami prinsip-prinsip

penyusunan POS

4.1.2 Memahami teknik penyusunan

POS

C. Tujuan Pembelajaran

Melalui proses mencari informasi, menanya, dan berdiskusi siswa dapat :

Siswa mampu menjelaskan tentang pengertian, symbol-simbol, jenis, prinsip dan teknik

penyusunan prosedur operasi standar dengan menunjukan perilaku ilmiah (jujur, disiplin,

tanggung jawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan

pembelajaran pengantar administrasi perkantoran kedua sebagai bagian dari sikap ilmiah.

D. Materi Ajar

1.1 Prosedur dan Prosedur Operasi Standar

Sebuah perusahaan dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan aturan untuk mencapai

suatu sasaran yang diinginkan, baik sasaran jangka pendek maupun jangka panjang,

maka perlu adanya pedoman/metode/dasar/aturan yang harus dijalankan secara benar

oleh semua level (top manajemen,manajemen, dan karyawan) disemua unit divisi.

Pedoman/metode/dasar/aturan tersebut disebut Standard Operating Procedure (SOP).

Istilah Standard Operating Procedure (SOP) merupakan istilah yang tidak asing lagi bagi

sebagian kalangan masyarakat terutama dikalangan professional, industriawan,

perbankan dan beberapa instansi pemerintah meskipun dengan penyebutan yang

berbeda-beda, seperti: Protap (Prosedur tetap) biasa dipakai dikalangan kemiliteran,

kepolisian, SPO (standar prosedur operasi) biasa dipakai di kalangan perkebunan, standar

operasional baku biasa dipakai di kalangan industry, SOP (Standar Operasional

prosedur) biasa dipakai di kalangan pendidikan.

Standard Operating Procedure (SOP) adalah serangkaian instruksi kerja tertulis yang

dibakukan (terdokumentasi) mengenai proses penyelenggaraan administrasi perusahaan,

bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.

Menurut Tjipto Atmoko, Standar Operasional Prosedur merupakan suatu pedoman atau

acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian

kinerja instansi pemerintah berdasarkan indicator-indikator teknis, adminstratif dan

procedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan system kerja pada unit kerja yang

bersangkutan.

1. Menurut Muhammad Ali (2000 : 325)

“Prosedur adalah tata cara kerja atau cara menjalankan suatu pekerjaan”

2. Menurut Amin Widjaja (1995 : 83)

“Prosedur adalah sekumpulan bagian yang saling berkaitan misalnya : orang, jaringan

gudang yang harus dilayani dengan cara yang tertentu oleh sejumlah pabrik dan pada

gilirannya akan mengirimkan pelanggan menurut proses tertentu”

3. Sedangkan menurut Kamaruddin (1992 : 836 – 837)

“Prosedur pada dasarnya adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang

berhubungan satu sama lainnya dan prosedur-prosedur yang berkaitan melaksanakan

dan memudahkan kegiatan utama dari suatu organisasi”.

4. Sedangkan pengertian prosedur menurut Ismail masya (1994 : 74) mengatakan bahwa

“Prosedur adalah suatu rangkaian tugas-tugas yang saling berhubungan yang

merupakan urutan-urutan menurut waktu dan tata cara tertentu untuk melaksanakan

suatu pekerjaan yang dilaksanakan berulang-ulang”.

Berdasarkan pendapat beberapa ahli di atas maka dapat disimpulkan yang

dimaksud dengan prosedur adalah suatu tata cara kerja atau kegiatan untuk

menyelesaikan pekerjaan dengan urutan waktu dan memiliki pola kerja yang tetap

yang telah ditentukan.

SOP adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai

proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan,

dimana dan oleh siapa dilakukan. SOP melingkupi seluruh proses penyelenggaraan

administrasi pemerintahan termasuk pemberian pelayanan baik pelayanan internal

maupun eksternal organisasi pemerintah yang dilaksanakan oleh unit-unit organisasi

pemerintahan.

Manfaat Standar Operasional Prosedur:

Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan

pekerjaan yang menjadi tugasnya.

Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh

seorang pegawai dalam melaksanakan tugas.

Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggungjawab

individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan.

Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi

manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinaan dalam

pelaksanaan proses sehari-hari

Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas

Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit

untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah

dilakukan

Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintah dapat berlangsung

dalam berbagai situasi

Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh

pegawai melaksanakan tugasnya

Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pegawai

Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pegawai

dalam melaksanakan tugasnya

Standard Operating Procedure (SOP) akan menjadi bukti otentik bagi alur pekerjaan yang

memerlukan arsip karena SOP biasanya memiliki formulir kerja semisal bertia acara

presentasi produk oleh staf marketing, berita acara kunjungan onsite layanan pelanggan, bukti

pengiriman barang, dll. Dengan adanya audit jaminan mutu berkala secara internal dan

eksternal sebagai penilaian, perbaikan-perbaikan untuk penyempurnaan harus dilakukan.

Tujuan Standard Operating Procedure (SOP)

Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai atau

tim dalam organisasi atau unit kerja

Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi

Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.

Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malprakttek atau kesalahan

administrasi lainnya.

Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi

Fungsi Standard Operating Procedure (SOP)

Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja

Sebagai dasar hokum bila terjadi penyimpangan

Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak

Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja

Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin

Keuntungan adanya Standard Operating Procedure (SOP)

SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi dan

pengawasan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten

Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus

dicapai dalam setiap pekerjaannya

SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat training dan bisa digunakan untuk

mengukur kinerja pegawai

1.2 Simbol-simbol Prosedur Operasi Standar

1. Format Umum Standard Operating Prosedure (SOP)

Ada empat factor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan format penyusunan

SOP yang akan dipakai oleh suatu organisasi yaitu:

Banyaknya keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur

Banyaknya langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam suatu prosedur

Siapa yang dijadikan target sebagai pelaksana Standard Operating Procedure

(SOP)

Tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan Standard Operating Procedure

(SOP) ini.

Format terbaik Standard Operating Procedure (SOP) adalah format yang sederhana

dan dapat menyampaikan informasi yang dibutuhkan secara tepat serta memfasilitasi

implementasi Standard Operating Procedure (SOP) secara konsisten sesuai dengan

tujuan penyusunan Standard Operatig Procedure (SOP).

Ada 4 jenis format umum Standard Operating Procedure (SOP), yaitu:

a) Langkah Sederhana (Simple Steps)

Simple Steps dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat

sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan yang bersifat sederhana.

Format SOP ini dapat digunakan dalam situasi dimana hanya ada beberapa

orang yang akan melaksanakan prosedur yang telah disusun. Dan biasanya

merupakan prosedur rutin. Dalam simple steps ini kegiatan yang akan

dilaksanakan cenderung sederhana dengan proses yang pendek yang umumnya

kurang dari 10 langkah.

b) Tahapan Berurutan (Hierarchical Steps)

Format ini merupakan pengembangan dari simple steps. Digunakan jika

prosedur yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuhkan

informasi lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan

keputusan. Dalam hierarchical langkah-langkah yang telah diidentifikasi

dijabarkan kedalam sub-sub langkah secara terperinci.

c) Grafik (Graphic)

Jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik,

maka format ini dapat dipakai. Dalam format ini proses yang panjang tersebut

dijabarkan ke dalam sub-sub proses yang lebih pendek yang hanya berisi

beberapa langkah. Format ini juga bisa digunakan jika dalam menggambarkan

prosedur diperlukan adanya suatu foto atau diagram. Format grafik ini

bertujuan untuk memudahkan dalam memahami prosedur yang ada dan

biasanya ditujukan untuk pelaksana eksternal organisasi (pemohon). Salah

satu varian dari Standard Operating Procedure (SOP) format ini adalah

Standard Operating Procedure (SOP) Format Annotated Picture (gambar yang

diberi keterangan) yang biasanya ditujukan untuk pemohon atau penggunaan

jasa sebuah pelayanan.

d) Diagram Alir (Flowcharts)

Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan, jika dalam SOP

diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan

membutuhkan opsi jawaban (alternative jawaban) seperti: jawaban “ya” atau

“tidak”, “lengkap” atau “tidak”, “benar” atau “salah” dsb. Yang akan

mempengaruhi sub langkah berikutnya. Format ini juga menyediakan

mekanisme yang mudah untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para pegawai

melalui serangkaian langkah-lanngkah sebagai hasil dari keputusan yang telah

diambil format ini juga menyediakan mekanisme yang mudah untuk diikuti

dan dilaksanakan oleh pra pelaksana (pegawai) melalui serangkaian langkah-

langkah sebagai hasil dari keputusan yang telah diambil. Penggunaan format

ini melibatkan beberapa symbol yang umum digunakan dalam

menggambarkan proses (umumnya berjumlah 30 simbol). Symbol-simbo

tersebut memiliki fungsi yang bersifat khas (teknis dan khusus) yang pada

dasarnya dikembangkan dari symbol dasar flowcharts yang terdiri dari 4

simbol, yaitu:

2. Simbol-simbol dalam Prosedur Kerja

a. Format Umum Standard Operating Prosedure (SOP)

Ada 4 faktor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan format penyusunan

SOP yang akan dipakai oleh suatu organisasi yaitu:

Banyakya keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur

Banyaknya langkah dan sub langkah yang diperlaukan dalam suatu

prosedur

Siapa yang dijadikan target sebagai pelaksana Standard Operating

Procedure (SOP)

Tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan Standard Operating

Procedure (SOP) ini.

Format terbaik Standard Operating Procedure (SOP) adalah format yang

sederhana dan dapat menyampaikan informasi yang dibutuhkan secara tepat

serta memfasilitasi implementasi Standard Operating Prosedure (SOP) secara

konsisten sesuai dengan tujuan penyusunan Standard Operating Procedure

(SOP).

Ada 4 jenis format umum Standard Operating Procedure (SOP),yaitu:

1) Langkah Sederhana (Simple Steps)

Simple steps digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat

sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan yang bersifat sederhana.

Format SOP ini dapat digunakan daam situasi dimana hanya ada beberapa

orang yang akan melaksanakan prosedur yang telah disusun. Dan biasanya

merupakan prosedur rutin. Dalam simple steps ini kegiatan yang akan

dilaksanakan cenderung sederhana dengan proses yang pendek yang

umumnya kurang dari 10 langkah.

2) Tahapan Berurutan (Hierarchical Steps)

Format ini merupakan pengembangan dari simple steps. Digunakan jika

prosedur yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuhkan

informasi lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan

keputusan. Dalam hierarchical langkah-langkah yang telah diidentifikasi

dijabarkan kedalam sub-sub langkah secara terperinci.

3) Grafik (Graphic)

Jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjanag dan

spesifik, maka format ini dapat dipakai. Dalam format ini proses yang

panjang tersebut dijabarkan ke dalam sub-sub proses yang lebih pendek

yang hanya berisi beberapa langkah. Format ini juga bisa digunakan jika

dalam menggambarkan prosedur diperlukan adanya suatu foto atau

diagram. Format grafik ini bertujuan untuk memudahkan dalam memahami

prosedur yang ada dan biasanya tujuan untuk pelaksana eksternal organisasi

(pemohon). Salah satu varian dari Standard Operating Procedure (SOP)

format ini adalah SOP format Annotated Picture (gambar yang diberi

keterangan) yang biasanya ditujukan untuk pemohon atau pengguna jasa

sebuah pelayanan.

4) Diagram Alir (Flowcharts)

Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan, jika dalam SOP

diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan

membutuhkan opsi jawaban (alternative jawaban) seperti : jawaban “ya”

atau “tidak”, “benar” atau “salah”, dsb. Yang akan mempengaruhi sub

langkah berikutnya. Format ini juga menyediakan mekanisme yang mudah

untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para pegawai melalui serangkaian

langkah-langkah sebagai hasil hari keputusan yang telah diambil. Format

ini juga menyediakan mekanisme yang mudah untuk diikuti dan

dilaksanakan oleh para pelaksana (pegawai) melalui serangkaian langkah-

langkah sebagai hasil dari keputusan yang telah diambil. Penggunaan

format ini melibatkan beberapa symbol yang umum digunakan dalam

menggambarkan proses (umumnya berjumlah 30 simbol).

b. Simbol-simbol dalam prosedur kerja

Flow chart ‘diagram alir’ telah dikenal luas dan umum digunakan untuk

menggambarkan alur proses atau langkah-langkah secara berurutan. Banyak digunakan

antara lain untuk menggambarkan proses bisnis, langkah-langkah penyelesaian masalah,

atau Standard Operational Procedure (SOP).

Terminal

Menunjukkan awal atau akhir dari aliran proses. Biasanya, diberi kata-kata ‘Start’,

‘End’, ‘Mulai’, atau ‘Selesai’.

Process, Manual Operation, dan Manual Input

Untuk menunjukkan sebuah proses atau operasi digunakan persegi panjang. Teks

dalam simbol proses ini harus menggunakan kata kerja seperti ‘mengambil data’,

‘memeriksa isian formulir’, atau yang lainnya dalam deskripsi yang singkat dan jelas.

Lambang proses ini sebenarnya melambangkan proses yang dilakukan

oleh komputer. Karena flow chart memang awalnya digunakan untuk menggambarkan

proses pada program komputer. Tapi kadang orang mengartikannya secara umum

sebagai proses, yang dilakukan oleh komputer atau tidak. Jika menggunakannya untuk

menggambarkan prosedur yang tidak penting untuk melihat itu dilakukan komputer atau

tidak maka tidak masalah menggunakan simbol proses secara umum. Tapi, pada kasus

dimana Anda akan menggambarkan prosedur yang terdiri dari operasi komputer dan

manual serta penting untuk membedakannya maka sebaiknya menggunakan simbol yang

berbeda pula.

Untuk proses atau operasi yang dilakukan secara manual (tidak melibatkan

komputer), dalam flow chart digambarkan dengan trapesium. Anda dapat

menggunakannya untuk menggambarkan proses seperti mengisi formulir atau memeriksa

dokumen.

Lantas, bagaimana menggambarkan proses yang melibatkan manusia dan komputer

seperti memasukkan data ke dalam komputer? Untuk proses memasukkan input ke dalam

sistem seperti ini dalam flow chart disebut manual input. Manual input dilambangkan

menggunakan segi empat yang bagian atasnya miring dan bagian kanan lebih tinggi dari

bagian kiri.

Data

Data dapat menjadi input suatu proses atau merupakan outputnya. Dalam flow chart

data dimodelkan dengan simbol jajaran genjang atau juga sering disebut bentuk input-

output, I/O.

Decision

Decison digunakan untuk melambangkan pengambilan keputusan bagaimana alur

dalam flow chart berjalan selanjutnya berdasarkan kriteria atau pertanyaan tertentu.

Decision dilambangkan dengan bentuk belah ketupat dan teks dalam simbol ini biasa

menggunakan bentuk pertanyaan.

Pertanyaan yang digunakan biasanya pertanyaan dengan jawaban ya atau tidak.

Tapi, dapat juga yang menghasilkan 3 jawaban atau lebih. Garis yang menunjukkan arah

keputusan harus diberi label dengan hasil keputusan atau jawaban pertanyaannya.

Stored Data

Ini menggambarkan informasi yang disimpan dalam media penyimpanan data secara

umum, seperti : hard drive, memory card, flash disk, atau media lain. Digunakan simbol

segi empat dengan sisi tegaknya melengkung ke kiri.

Database

Silinder merupakan simbol yang digunakan untuk basis data. Sebenarnya juga

digunakan untuk melambangkan data yang disimpan dalam hard drive. Namun, kadang

perlu membedakan data-data yang diakses dari database secara online dalam jaringan

atau hanya dari komputer. Jadi, Anda dapat menggunakan simbol silinder untuk data di

database dan untuk data dalam komputer dapat menggunakan stored data.

Predefined Process

Predefined process yaitu proses yang telah kita jelaskan lebih rinci dalam flow chart

tersendiri. Ini memungkinkan kita untuk menampilkan flow chart sesuai dengan tingkat

detail yang kita inginkan. Misalkan, untuk tingkat manajer pada organisasi kadang hanya

perlu gambaran prosedur secara umum, tidak dalam detail teknis. Ini dilambangkan

dengan segi empat dengan garis ganda pada sisi tegaknya.

Connector dan Off-page Reference

Connector dilambangkan dengan lingkaran kecil. Digunakan menghubungkan

elemen dalam flow chart sebagai pengganti garis untuk menyederhanakan bentuk saat

elemen yang akan dihubungkan jaraknya berjauhan dan ruwet jika dihubungkan dengan

garis.

Connector digunakan untuk menghubungkan gambar dalam satu halaman. Jika

gambar yang akan dihubungkan berada pada halaman yang berbeda maka menggunakan

off-page reference yang dilambangkan dengan segi lima. Teks/label untuk connector

dapat menggunakan huruf dan off-page reference menggunakan angka.

1.3 Jenis-jenis POS dalam Administrasi Perkantoran

A. Teknis

Adalah standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis.Setiap prosedur

diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan variasi lain. SOP

teknis ini pada umumnya dicirikan dengan:

1. Pelaksana prosedur (aktor) bersifat tunggal, yaitu satu orang atau satu

kesatuan tim kerja;

2. Berisi cara melakukan pekerjaan atau langkah rinci pelaksanaan pekerjaan

SOP ini biasanya diterapkan dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi,

antara lain pada bidang pemeliharaan sarana dan prasarana, keuangan (auditing),

kearsipan, korespondensi, dokumentasi, pelayanan kepada masyarakat, dan

kepegawaian

B. Administratif

Adalah standar prosedur yang disusun bagi jenis pekerjaan yang bersifat

administrative, yaitu pekerjaan yang dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau

pekerjaan yang melibatkan banyak orang, dan bukan merupakan satu kesatuan

yang tunggal (tim, panitia). SOP ini dapat diterapkan pada pekerjaan yang

menyangkut urusan keseretariatan (administrative pada unit-unit pendukung

(supporting units) dan urusan teknis (substantif) pada unit-unit teknis (operating

units).

SOP administratif ini pada umumnya dicirikan dengan :

1. Pelaksana prosedur (aktor) berjumlah banyak (lebih dari satu orang) dan

bukan merupakan satu kesatuan yang tunggal;

2. Berisi tahapan pelaksanaan pekerjaan atau langkah-langkah pelaksanaan

pekerjaan yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak

menggambarkan cara melakukan pekerjaan.

Dalam penyelenggaraan pemerintahan, jenis SOP administratif melingkupi

pekerjaan yang bersifat makro dan mikro.

Yang dimaksud dengan SOP administratif makro adalah SOP administrasi

yang menggambarkan pelaksanaan pekerjaan yang bersifat makro yang

melingkupi beberapa pekerjaan yang bersifat mikro yang berisi langkah-langkah

pekerjaan yang lebih rinci, sedangkan SOP administrasi yang bersifat mikro

adalah SOP administrasi yang merupakan bagian dari SOP administrasi makro

yang membentuk satu kesinambungan aktivitas

1. SOP Teknis, yaitu standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis. Setiap

prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan-

kemungkinan variasi lain. Prosedur standar ini sangat rinci (detail) dari kegiatan yang

dilakukan oleh satu orang pelaksana (aparatur) atau satu peran/jabatan.

2. SOP Administratif, yaitu SOP administratif adalah standar prosedur yang

diperuntukkan bagi jenis-jenis pekerjaan yang bersifat administratif. Prosedur standar

yang bersifat umum (tidak detail) dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu

orang pelaksana (aparatur) dengan lebih dari satu peran/jabatan.

Ciri-ciri SOP Teknis :

1. Pelaksana kegiatan berjumlah satu orang atau satu kesatuan tim kerja atau satu jabatan

meskipun dengan pemangku yang lebih dari satu;

2. Berisi langkah detail atau cara melakukan pekerjaan atau langkah rinci pelaksanaan

kegiatan.

Ciri-ciri SOP Administratif

1. Pelaksana kegiatan berjumlah banyak (lebih dari satu aparatur) atau lebih dari satu

jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan yang tunggal;

2. Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah-langkah pelaksanaan kegiatan yang

bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan.

1.4 Prinsip-prinsip Penyusunan POS

1. SOP harus ditulis secara jelas, sederhana dan tidak berbelit-belit sehingga mudah

dimengerti dan diterapkan untuk satu kegiatan tertentu

2. SOP harus dapat menjadi pedoman yang terukur baik mengenai norma waktu, hasil

kerja yang tepat dan akurat, maupun rincian biaya pelayanan dan tatacara

pembayaran bila diperlukan adanya biaya pelayanan

3. SOP harus dapat memberikan kejelasan kapan dan siapa yang harus melaksanakan

kegiatan, berapa lama waktu yang dibutuhkan dan sampai dimana tanggung jawab

masing-masing pejabat/pegawai

4. SOP harus mudah dirumuskan dan selalu bisa menyesuaikan dengan kebutuhan

dan perkembangan kebijakan yang berlaku

5. SOP harus dapat menggambarkan alur kegiatan yang mudah ditelusuri jika terjadi

hambatan

1.5 Teknik Penyusunan POS

Untuk menyusun SOP perusahaan, maka harus dipahami apa visi dan misi perusahaan

tersebut, budaya kerja yang ada di perusahaan, dan alur pekerjaan yang ada di

perusahaan (bagi perusahaan besar, maka alur perkerjaan di masing-masing unit

operasional akan berbeda-beda). Ada tujuh tahapan atau langkah yang dapat digunakan

untuk membuat suatu prosedur yang baik dan memaksimalkan semua potensi yang ada,

antara lain sebagai berikut:

1. Menentukan tujuan yang ingin dicapai

Langkah awal yang harus dilakukan adalah menentukan tujuan yang ingin dicapai.

Suatu prosedur akan berjalan dengan baik apabila dirancang dengan tujuan yang

spesifik yang ingin dicapai. Selanjutnya menentukan tujuan akhir oleh perusahaan

melalui manajemen yang baik dengan SOP yang sudah dibuat.

2. Membuat rancangan awal

Setelah tujuan selesai dibuat, langkah selanjutnya adlaah menentukan bentuk SOP

yang akan digunakan. Jika bentuk awalnya adalah flowchart, langkah awalnya

adalah menentukan point utama yang menjadi pokok permasalahan. Selanjutnya,

menentukan keputusan tentang apa yang dibutuhkan oleh pekerja untuk dilakukan

dan tindakan penanganannya.

Dalam membuat rancangan awal disarankana tidak membuat secara detail, sampai

didapatkan prosedur yang benar-benar sesuai dengan kenyataan.

3. Melakukan evaluasi internal

Setelah prosedur selesai dibuat, lakukan evaluasi dengan cara menyerahkan prosedur

kepada orang-orang yang bersangkutan. Dengan menyerahkan tersebut diharapkan

dapat menerima saran-saran perbaikan sehingga dapat dilakukan perbaikan supaya

menjadi dipahami dan lebih akurat.

4. Melakukan evaluasi eksternal

Hal yang paling penting dalam melakukan evaluasi eksternal adalah keberadaan tim

penasehat yang berasal dari perusahaan. Tim penasehat tersebut akan menilai dan

mengevaluasi secara murni berdasarkan ilmu yang dimiliki dan hasi perbandingan

dengan perusahaan lain yang sejenis.

5. Melakukan uji coba

Satu-satunya cara untuk mengetahui prosedur yang dibuat sudah efektif yaitu dengan

mencoba menjalankan langsung prosedur tersebut. Setelah dijalankan langsung,

maka akan diketahui apakah ada langkah-langkah pada prosedur yang tidak benar

dan tidak sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

6. Menempatkan prosedur pada unit terkait

Setelah dilakukan uji coba, SOP diletakan pada bagian atau unit yang terkait.

Peletakan SOP sebaiknya pada tempat yang memungkinkan setiap orang yang

berkepentingan dapat melihat dengan mudah. Jika memungkinkan, prosedur dicetak

dalam ukuran yang besar sehingga para operator dapat dengan mudah melihat dan

membacanya.

7. Menjalankan prosedur yang sudah dibuat

Langkah terakhir yang harus dilakukan dalam pembuatan SOP adalah menjalankan

prosedur yang sudah dibuat sesuai dengan rancangan yang sudah dibuat. Pastikan

semua pihak bersangkutan mengerti mengapa pelaksanaan SOP harus benar-benar

dijalankan.

Pembuatan, modifikasi dan pengembangan prosedur kerja standar SOP harus

memasukkan 3 faktor penting yaitu (1) masukkan dari pekerja, (2) masukkan dari hasil

analisis bahaya dan risiko, (3) tahapan proses, manual mesin dan persyaratan standar

baku. Pembuatan SOP dapat dilakukan oleh team atau perorangan yang ditugaskan dan

memiliki kompetensi sesuai dengan prosedur yang dibuat. Setelah rancangan SOP

selesai, tahap selanjutnya harus dilakukan tinjau ulang atau review yang dilakukan oleh

team yang melibatkan pekerja, supervisor atau manajer berwenang yang akan melakukan

Analisis Bahaya dan

Risiko

Masukkan dari

pekerja

Tahapan/proses/m

anual/persyaratan

standar baku

Pembuatan/modifikas

i/pengembangan SOP

Implementasi SOP

Tinjau Ulang/

review

Perbaikkan

Approval dari

Manager

approval. Semua masukkan dari team tinjau ulang harus dimasukkan kedalam SOP

dengan melakukan perbaikan pada rancangan SOP. Setelah rancangan SOP diperbaiki

maka diserahkan kepada supervisor atau manajer yang berwenang untuk melakukan

persetujuan atau approval. Setelah SOP mendapat persetujuan oleh manajer berwenang

maka SOP sudah dapat digunakan atau diimplementasikan. Dalam proses implementasi

sebaiknya dilakukan tinjau ulang atau review berkala untuk mendapatkan umpan balik

dari pekerja yang menggunakan SOP tersebut, jika ada perbaikan maka harus dilakukan

persetujuan ulan oleh manajer berwenang.

E. Pendekatan, Strategi dan Metode Pembelajaran

Pendekatan : Saintifik

Strategi : Tes tertulis

Metode : Tes tertulis

F. Kegiatan Pembelajaran

Kegiatan Deskripsi Alokasi

waktu

Pendahuluan Memberikan salam Nilai Religius

Melihat kepada siswa kesiapan dan kenyamanan untuk

belajar Nilai Tanggung Jawab

Mengabsen siswa Nilai Disiplin

Mempersilakan salah satu siswa memimpin doa Nilai

Religius

Tanya jawab mengenai materi SOP Nilai Rasa Ingin Tahu

Menyampaikan tujuan pembelajaran melalui power point

Nilai Rasa Ingin Tahu

5 menit

Inti Memberikan waktu untuk siswa belajar terlebih dahulu

sebelum ulangan dimulai Nilai rasa ingin tahu, tanggung

jawab dan disiplin (Mengamati dan Menanya)

Membagikan soal dan lembar jawaban ke seluruh siswa

Nilai disiplin (Mengamati)

Siswa mengerjakan soal dengan tertib dan tidak mencontek

10 menit

4 menit

70 menit

Kegiatan Deskripsi Alokasi

waktu

Nilai disiplin, tanggung jawab, mandiri, dan cinta tanah air

(Asosiasi)

Mengumpulkan lembar jawaban bagi siswa yang telah

selesai mengerjakan soal Nilai disiplin (Mengamati)

Penutup Klarifikasi/kesimpulan siswa dibantu oleh guru

menyimpulkan materi komunikasi Nilai komunikatif

Mengucapkan salam Nilai Religius

1 menit

G. Penilaian Hasil Belajar

a. Tes : Tes tulis (Benar –Salah , Pilihan ganda dan Essai)

SOAL

I. Betul – Salah

1. B – S Standard Operating Procedure (SOP) adalah serangkaian instruksi

kerja tertulis yang dibakukan (terdokumentasi).

2. B – S SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat training dan bisa

digunakan untuk mengukur kinerja pegawai.

3. B – S Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan SOP

4. B – S SOP administrative adalah prosedur standar yang bersifat rinci.

5. B – S SOP adalah suatu set instruksi (perintah kerja) terperinci dan tertulis

yang harus diikuti demi mencapai ketidakseragaman.

JAWABAN:

1. Benar

2. Benar

3. Benar

4. Salah

5. Salah

II. Pilihan Ganda

1. Serangkaian instruksi yang dibakukan (terdokumentasi) mengenai proses

penyelenggaraan administrasi perusahaan ….

a. Standard Operating Procedure

b. Standar Operasi Baku

c. Standar Operasional Baku

d. Prosedur Manajemen

e. Prosedur Tetap

2. Ada empat factor yang dapat dijadikan dasar dalam format penyusunan SOP yang

akan dipakai oleh suatu organisasi salah satunya yaitu ….

a. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatan dan mudah dilacak

b. Banyaknya keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur

c. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja

d. Sebagai dasar hokum bila terjadi penyimpangan

e. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin

3. Symbol dalam prosedur kerja dalam lingkarannya di tengahnya dibubuhi huruf M

berarti ….

a. Pekerjaan tersebut harus dikerjakan oleh juru ketik (clerk)

b. Pekerjaan tersebut harus dikerjakan dengan mesin

c. Pekerjaan tersebut dikerjakan dengan mesin ketik (typewriter)

d. Pekerjaan tersebut harus ada penundaan karena harus menunggu tindakan

e. Pekerjaan tersebut menunjukkan penyimpanan permanen

4. Simbol dalam prosedur kerja dalam lingkaran apabila di tengahnya dibubuhi

huruf T berarti ….

a. Pekerjaan tersebut harus dikerjakan oleh juru ketik (clerk)

b. Pekerjaan tersebut harus dikerjakan dengan mesin

c. Pekerjaan tersebut dikerjakan dengan mesin ketik (typewriter)

d. Pekerjaan tersebut harus ada penundaan karena harus menunggu tindakan

e. Pekerjaan tersebut menunjukkan penyimpanan permanen

5. Fungsi Standard Operating Procedure (SOP) yaitu ….

a. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja

b. Sebagai standarisasi dalam menyelesaikan pekerjaan

c. Mengurangi tingkat kesalahan oleh seorang pegawai

d. Memberikan beban tugas yang dipikul oleh seorang pegawain

e. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pegawai

6. Manfaat Standar Operasional Prosedure sebagai berikut, kecuali ….

a. Sebagai standarisasi dalam menyelesaikan pekerjaan

b. Mengurangi tingkat kesalahan oleh seorang pegawai

c. Memberikan beban tugas yang dipikul oleh seorang pegawai

d. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pegawai

e. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan

tanggungjawab

7. Simbol yang melambangkan pengambilan keputusan bagaimana alur dalam flow

chart berjalan selanjutunya berdasarkan kriteria atau pertanyaan tertentu , disebut

…..

a. Segi empat

b. Segi tiga terbalik

c. Lingkaran besar

d. Belah ketupat

e. Jajar genjang

8. Dibawah ini yang termasuk ciri-ciri dari jenis SOP teknis adalah ….

a. Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah-langkah kegiatan yang

bersifat makro dan mikro

b. Berisi prosedur pelaksanaan kegiatan yang tidak menggambarkan cara

melakukan kegiatan

c. Pelaksanaan kegiatan berjumlah banyak

d. Pelaksanaan kegaitan lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan

kesatuan yang tunggal

e. Pelaksana kegiatan berjumlah satu orang atau kesatuan tim kerja atau satu

jabatan

9. Dibawah ini yang termasuk ciri-ciri dari jenis SOP administrative adalah ….

a. Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah-langkah kegiatan yang

bersifat makro dan mikro.

b. Pelaksana kegiatan berjumlah satu orang

c. Pelaksana kegiatan adalah satu kesatuan tim

d. Berisi langkah detail pekerjaan

e. Berisi langkah rinci pelaksanaan kegiatan

10. Dibawah ini yang bukan termasuk prinsip-prinsip penyusunan SOP adalah …..

a. Sederhana dan tidak berbelit-belit

b. Dapat menjadi pedoman

c. Memberikan kejelasan kapan dan siapa yang melaksanakan kegaitan

d. Mudah dirumuskan

e. Tidak menggambarkan alur kegiatan yang mudah

JAWABAN:

1. A

2. B

3. B

4. C

5. A

6. C

7. D

8. E

9. A

10. E

III. Uraian

1. Jelaskan pengertian Standard Operating Procedure !

2. Sebutkan dan jelaskan tujuh tahapan atau langkah yang dapat digunakan untuk

membuat suatu prosedur yag baik dan memaksimalkan semua potensi yang

ada !

JAWABAN:

1. Standard Operating Procedure adalah serangkaian instruksi kerja tertulis yang

dibakukan (terdokumentasi) mengenai proses penyelenggaraan administrasi

perusahaan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa

dilakukan.

2. Tujuh tahapan dalam membuat suatu prosedur:

1. Menentukan tujuan yang ingin dicapai

Langkah awal yang harus dilakukan adalah menentukan tujuan yang ingin

dicapai. Suatu prosedur akan berjalan dengan baik apabila dirancang

dengan tujuan yang spesifik yang ingin dicapai. Selanjutnya menentukan

tujuan akhir oleh perusahaan melalui manajemen yang baik dengan SOP

yang sudah dibuat.

2. Membuat rancangan awal

Setelah tujuan selesai dibuat, langkah selanjutnya adlaah menentukan

bentuk SOP yang akan digunakan. Jika bentuk awalnya adalah flowchart,

langkah awalnya adalah menentukan point utama yang menjadi pokok

permasalahan. Selanjutnya, menentukan keputusan tentang apa yang

dibutuhkan oleh pekerja untuk dilakukan dan tindakan penanganannya.

Dalam membuat rancangan awal disarankana tidak membuat secara detail,

sampai didapatkan prosedur yang benar-benar sesuai dengan kenyataan.

3. Melakukan evaluasi internal

Setelah prosedur selesai dibuat, lakukan evaluasi dengan cara

menyerahkan prosedur kepada orang-orang yang bersangkutan. Dengan

menyerahkan tersebut diharapkan dapat menerima saran-saran perbaikan

sehingga dapat dilakukan perbaikan supaya menjadi dipahami dan lebih

akurat.

4. Melakukan evaluasi eksternal

Hal yang paling penting dalam melakukan evaluasi eksternal adalah

keberadaan tim penasehat yang berasal dari perusahaan. Tim penasehat

tersebut akan menilai dan mengevaluasi secara murni berdasarkan ilmu

yang dimiliki dan hasi perbandingan dengan perusahaan lain yang sejenis.

5. Melakukan uji coba

Satu-satunya cara untuk mengetahui prosedur yang dibuat sudah efektif

yaitu dengan mencoba menjalankan langsung prosedur tersebut. Setelah

dijalankan langsung, maka akan diketahui apakah ada langkah-langkah

pada prosedur yang tidak benar dan tidak sesuai dengan tujuan yang ingin

dicapai.

6. Menempatkan prosedur pada unit terkait

Setelah dilakukan uji coba, SOP diletakan pada bagian atau unit yang

terkait. Peletakan SOP sebaiknya pada tempat yang memungkinkan setiap

orang yang berkepentingan dapat melihat dengan mudah. Jika

memungkinkan, prosedur dicetak dalam ukuran yang besar sehingga para

operator dapat dengan mudah melihat dan membacanya.

7. Menjalankan prosedur yang sudah dibuat

Langkah terakhir yang harus dilakukan dalam pembuatan SOP adalah

menjalankan prosedur yang sudah dibuat sesuai dengan rancangan yang

sudah dibuat. Pastikan semua pihak bersangkutan mengerti mengapa

pelaksanaan SOP harus benar-benar dijalankan.

H. Pedoman Penilaian

No. Jenis Soal Banyak Soal Bobot Penilaian Jumlah

I Betul-Salah 5 4 20

II Pilihan Ganda 10 4 40

III Essay/Uraian No. 1 1 15 15

Essay/Uraian No. 2 1 25 25

Total 100

I. Sumber Belajar

1. Endang R, Mulyani, dkk. 2010. Prinsip-prinsip Penyelenggaraan Administrasi

Perkantoran. Jakarta: Erlangga.

2. Administrasi Perkantoran Modern, The Liang Gie.

3. Manajemen Administrasi Perkantoran.

Jakarta, Juli 2014

Mengetahui,

Kepala SMK Negeri 25 Jakarta Guru Mata Pelajaran

Dra. Etty Purwanty, M.Pd Suyetty, S.Pd

NIP. 196603241994122002 NIP. 1962080419852003