RINGKASAN MATERI KULIAHOVERVIEW OF TRANSACTIONPROCESSING AND ERP SYSTEM

DISUSUN OLEH :ARY SUHARYANTO (F1314098)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNISUNIVERSITAS SEBELAS MARETSURAKARTA2015

OVERVIEW OF TRANSACTIONPROCESSING AND ERP SYSTEM

Akuntan dan pengguna system yang lain memainkan peranan penting dalam siklus pengolahan data. Salah satu fungsi SIA adalah untuk memproses transaksi perusahaan secara efektif dan efisien1. Empat bagian dari siklus pengolahan data dan aktivitas utama masing-masing bagian.a. Input dataLangkah pertama dalam pemrosesan input adalah dengan mengambil data transaksi dan memasukkanya ke dalam sistem. Data tersebut harus dikumpulkan dari 3 segi akivitas bisnis yaitu:1) Setiap aktivitas bisnis yang menarik2) Sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap aktivitas3) Orang yang berpartisipasi dalam tiap aktivitasLangkah kedua adalah memastikan bahwa proses pengambilan data dilakukan secara akurat dan lengkap. salah satu cara yang dapat digunakan adalah dengan menggunakan otomatisasi data sumber atau dokumen turnaround yang didesain dengan baik dan layar entri data. Langkah terakhir adalah meyakinkan kebijakan perusahaan telah diikuti oleh setiap karyawan. Misalnya proses verifikasi dan otorisasi suatu transaksi.b. Penyimpanan dataData perusahaan merupakan salah satu sumber daya yang penting, meskipun begitu relevansi data tidak menjamin bahwa data tersebut selalu berguna. Oleh karena itu perusahaan harus siap dan bisa mengakses data tersebut dengan mudah pada saat diperlukan. Di sinilah SIA sangat bermanfaat, dengan SIA, data-data yang diperoleh perusahaan diatur agar mudah diakses dan efisien. Berikut ini beberapa konsep dan definisi penyimpanan data dasar:1) Buku Besar Umum adalah buku besar yang berisi ringkasan level data untuk setiap akun aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan beban organisasi.2) Buku Besar Pembantu adalah buku besar yang digunakan untuk mencatat data secara detail untuk akun buku besar umum dengan banyak sub-akun misalnya piutang usaha, persediaan, peralatan, gedung, dan lainnya.3) Teknik Pengodean adalah penetapan sistematis dari angka atau huruf pada item untuk mengklasifikasi dan mnegatur item-item tersebut.4) Jurnal adalah kegiatan mencatat setiap transaksi yang dilakukan perusahaan baik yang rutin maupun tidak. Penjurnalan dilakukan dengan menunjukkan nama akun dan jumlah untuk sisi debet dan sisi kredit.5) Penyimpanan Berbasis Komputer adalah cara penyimpanan data (nama karyawan, jumlah hari masuk kerja, alamat pelanggan, jumlah penjualan ke pelanggan) ke dalam komputer perusahaan yang kemudian dapat diolah menjadi infomasi-informasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan misalnya berapa potongan gaji karyawan, ke mana barang harus dikirim, dan berapa hutang pelanggan yang belum tertagih.c. Pengolahan dataSetelah data aktivitas bisnis dimasukkan ke dalam sistem, data tersebut harus diproses untuk menjaga arus database. Ada empat aktivitas pengolahan data yaitu:1) Creating. Membuat record data baru.2) Reading. Mengambil atau membaca data yang sudah ada3) Updating. Melakukan perbaikan terhadap data yang berubah atau data yang sudah usang.4) Deleting. Membersihkan data-data yang sudah berkaitan dengan aktivitas perusahaan.d. Output informasiLangkah akhir dari siklus pengolahan data adalah pencetakan output dari pengolahan data tersebut. Sebagai contoh informasi tersebut dapat dicetak dalam bentuk hardcopy seperti faktur penjualan maupun softcopy yang dapat ditampilkan pada layar monitor. Informasi biasanya disajikan dalam bentuk berikut ini:1) Dokumen. Catatan transaksi atau data perusahaan lainnya. Dokumen ada yang ditujukan kepada pihak eksternal (cek, faktur penjualan, tagihan, dll) dan ada juga yang digunakan untuk internal perusahaan (memo pengeluaran bahan baku).2) Laporan. Digunakan oleh karyawan untuk mengendalikan aktivitas operasional dan oleh manajer untuk membuat keputusan dan merumuskan strategi bisnis. Laporan ini juga biasanya digunakan pihak eksternal untuk mengetahui profitabilitas perusahaan atau kelayakan pemberian kredit.3) Database query. Digunakan untuk memberikan informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah dan pertanyaan-pertanyaan secara cepat. Karena pertanyaan tersebut sering muncul dan berulang-ulang maka spesialis sistem informasi menciptakan suatu media untuk memunculkan setiap pertanyaan yang akan membantu pihak-pihak yang terkait dengan aktivitas perusahaan untuk menyelesaikannya secara cepat.2. Menjelaskan cara penyimpanan informasi dalam sistem informasi berbasis komputer.Komputer menyimpan data dalam berbagai record, yang berisi mengenai karakteristik individu atau atribut suatu perusahaan, misalnya nama karyawan, masa kerja karyawan, supplier-suplier, atau pelanggan. Kumpulan dari record yang saling berkaitan disebut file yang menyimpan beberapa informasi mengenai perusahaan. Misalnya dari record nama karyawan dan record masa kerja karyawan dapat digabung dalam 1 file yang dapat digunakan untuk menghitung tingkatan gaji berdasarkan masa kerja. Contoh lain dari file induk adalah file induk pelanggan dan file induk pemasok yang menyimpan informasi penting terkait dengan siapa saja perusahaan tersebut bertransaksi.File induk bersifat permanen, namun record dapat sewaktu-waktu berubah seiring dengan berjalannya waktu, data yang ada pada record dapat diupdate, dihapus, dan ditambah sesuai dengan perubahan yang terjadi. File transaksi adalah kuumpulan record yang mencatat transaksi bisnis perusahaan dalam periode waktu tertentu. Jenis file ini bersifat tidak permanen. Meskipun begitu, untuk kepentingan backup, file ini tetap disimpan perusahaan dalam periode tertentu. File-file tersebut kemudian digabungkan dan dikoordinasikan secara terpusat oleh spesialis sistem informasi menjadi suatu database. Sebagai contoh, database yang terdiri dari file piutang dan file data pelanggan akan membuat database pelanggan yang dapat digunakan untuk membuat tagihan piutang yang telah jatuh tempo.3. Enterprise Resource Planning System (ERP).ERP adalah suatu sistem yang mengintregasikan semua aspek aktivitas organisasi (akuntansi, keuangan, pemasaran, penjualan, dll) ke dalam suatu sistem. ERP bersifat modular, dengan setiap modul menggunakan praktik bisnis terbaik untuk mengotomatisasi proses bisnis. Dengan desain tersebut perusahaan dapat menambah atau mengurangi modul agar sesuai dengan proses bisnis perusahaan. Modul ERP biasanya terkait dengan hal berikut:a. Keuangan (sistem Buku Besar dan Pelaporan).b. SDM dan Penggajian.c. Siklus Pendapatan.d. Siklus Pembelian.e. Siklus Produksi.f. Manajemen Proyek.Keuntungan menggunakan ERP dengan database terpusat:a. Memberikan tampilan tunggal atas data organisasi dan situasi keuangan yang terintegrasi ke seluruh perusahaanb. Input data cukup sekali saja, begitu juga untuk mendapatkan output dari sistem informasi.c. Manajemen mendapat visibilitas dalam rangka memonitor karyawan yang lebih luas dalam setiap area perusahaan.d. Organisasi mendapat sistem pengendalian akses yang lebih baik.e. Prosedur dan laporan yang telah distandarisasi antar unit bisnis (terkait dengan rencana untuk merger atau akuisisi).f. Pelayanan pelanggan meningkat karena pesanan cepat ditangani oleh bagian produksi, dan bagian produksi dapat segera mengetahui kebutuhan bahan baku serta melakukan pembelian apabila bahan baku tersebut akan habis/tidak cukup untuk memproduksi pesanan.g. Pabrik manufaktur menerima pesanan baru secara real time dan otomatisasi proses manufaktur akan membuat produktivitas perusahaan meningkat.Kelemahan dari sistem ERP adalah sebagai berikut:a. Membutuhkan biaya yang sangat mahal untuk implementasi dan konsultansi.b. Untuk beralih ke sistem ERP secara penuh diperlukan waktu yang lama, hingga bertahun-tahun tergantung dengan ukuran bisnis dan jumlah modul yang akan diterapkan.c. Perusahaan harus kembali beradaptasi untuk menstandarisasi proses bisnis.d. ERP sangat kompleks, hal ini disebabkan karena berasal dari berbagai aktivitas dan sistem bisnis berbeda yang mana masing-masing memiliki proses, aturan bisnis, data semantik, hierarki otorisasi, dan pusat keputusan yang berbeda-beda.e. Resistensi dari para karyawan karena karyawan akan sulit mengubah cara kerja mereka menyesuaikan dengan sistem yang baru dan melakukan pelatihan prosedur baru.5