Recomendaciones para Digitalizacion

8/18/2019 Recomendaciones para Digitalizacion

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Recomendaciones paraproyectosde digitalización dedocumentos

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN


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La presente obra está bajolicencia de:

htt!""c # eati $ e c ommon s %o # g"li c enses" & '(nc(sa")%*"

At#i&ución(NoCome#cial(Coma#ti#Igual )%* Inte#nacional +CC

,-(NC(.A )%*/

0sted es lie a#a!

Coia#1 dist#i&ui# ' comunica# 2&licamente la oa%

Hace# oas de#i$adas%

,ao las condiciones siguientes!

Atribución— De&e #econoce# la auto#4a de la oa en los t5#minoseseci6cados o# el #oio auto# o licenciante%

No comercial- No uede utiliza# el mate#ial a#a una 6nalidad come#cial%

Licenciamiento recíproco- .i alte#a1 t#ans7o#ma o c#ea una oa aa#ti# del mate#ial1 sólo od#8 dist#i&ui# la oa #esultante &ao unalicencia igual a esta%

Esto es un resumen fácilmentelegible del:

teto legal !de la licenciacompleta"

En los casos #ue sea usada lapresente obra

deben respetarse los t$rminos especi%cadosen esta licencia

http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/


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Recomendaciones para

proyectosde digitalización dedocumentos

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

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6+ ,47LE4ENA),1N /EL 7R.8E). 3

)%B Est#uctu#a de t#a&ao a#a la gestión de )

9+ RE:0ER,4,EN.3 ;)N,).3 8 /E

%B a#a #ese#$ación )*%% De#echos de auto# )B

% Euio de digitalización )B

ol4ticas de #ese#$ación digital )

(losario de t$rminos *

>ibliografía F


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Recomendaciones parade digitalización de6

Recomendaciones parade digitalización de

*+,NR./0)),1

N

Las Recomendaciones para proyectos de digitalización de documentos

c#eadas o# el A#chi$o Gene#al de la Nación +JK/ de 95@ico1 est8ndi#igidas a las instituciones ue lanean usa# esta he##amientatecnológica en7ocada al almacenamiento ' di7usión de documentos#esgua#dados en sus &i&liotecas ' a#chi$os%

Estas #ecomendaciones se#$i#8n a uienes deseen hace# un#og#ama de digitalización1 a#cial o total1 e#o ca#ecen dee@e#iencia en el temaM au4 tend#8n una gu4a #8ctica a#a lanea# 'eecuta# las acti$idades imlicadas en el desa##ollo de este tio de

#o'ectos%En documentos de te@to o imagen1 digitaliza# se #e6e#e a lacon$e#sión de un soo#te 74sico en una coia digital1 usualmente o#medio de escaneo u ot#o #oceso de catu#a de im8genesM en estesentido1 es imo#tante hace# la distinción ent#e los documentosdigitalizados1 c#eados a a#ti# de un a#chi$o 74sico ' los documentos

ue nacie#on digitales%El 6n de un #o'ecto como 5ste es digitaliza# una sola $ez los

documentos ' utiliza# el a#chi$o o&tenido a#a di$e#sos #oósitosMo# ello se de&e de6ni# desde la laneación una digitalizaciónestanda#izada1 clasi6cada ' con ótima calidad1 a#a ga#antiza# uecada a#chi$o se ueda utiliza# a#a nue$os #eue#imientos1 sinnecesidad de $ol$e# a digitaliza#lo%

Es imo#tante se=ala# ue la #ese#$ación digital #euie#e de unagestión acti$a a#a asegu#a# la continua integ#idad ' accesi&ilidad delcontenido de cualuie# a#chi$o1 e$itando ue se $uel$a o&soletode&ido a las modi6caciones ue su7#en los 7o#matos digitales%


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*+* Alcance

El #esente documento contemla las l4neas a segui# a#a

desa##olla# #o'ectos de digitalización de colecciones ueo#iginalmente se encuent#an en di7e#entes soo#tes! ael1manusc#itos1 lios im#esos1 7otog#a74as1 ent#e ot#osM sin em&a#go1


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no inclu'e la digitalización de audio o $ideo1 ni de escultu#as ocualuie# a#te7acto t#idimensional% En todo #o'ecto de digitalización

e@isti#8n similitudes en cuanto a los #o&lemas o# a7#onta# en el#oceso de desa##ollo1 o# lo ue se #ecomienda lee# estas#ecomendaciones ' segui# las o&se#$aciones ue se hacen1 auncuando sólo satis7agan a#cialmente las necesidades de cada casoa#ticula#%

>a#a log#a# una digitalización de calidad1 la cla$e no es hace#lacon la m8s alta #esolución osi&le1 sino en un ni$el ue iguale elcontenido in7o#macional del documento o#iginal%

Esta gu4a de6ne las ca#acte#4sticas m4nimas necesa#ias a#aconsegui# un ni$el aceta&le de calidad de las im8genes ue seo&tend#8n a a#ti# del #oceso de digitalización%

El te@to est8 en7ocado en la laneación e imlementación de#o'ectos de digitalización1 sin toma# en cuenta los asectosadminist#ati$os1 6nancie#os1 oe#ati$os o t5cnicos de#i$ados de lac#eación de a#chi$os digitales a a#ti# de a#chi$os 74sicos%

En $ista de ue las colecciones #esgua#dadas o# cualuie# a#chi$oo &i&lioteca se utilizan de di7e#entes 7o#mas ' a#a #oósitos

di$e#sos1 las #azones ue se tienen a#a digitaliza# no siem#e se#8nlas mismasM o# lo tanto1 estas #ecomendaciones no alica#8ndi#ectamente a todas las colecciones en cada institución%


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2+ (E3,1N/.)04ENAL

.e #e6e#e a una se#ie de acti$idades sistematizadas cu'o 6n escont#ola# el ciclo de $ida de los documentos en una o#ganizaciónM seenca#ga de administ#a# el Puo ue 5stos siguen desde su c#eación o#ececión1 clasi6cación1 mantenimiento1 e#misos de uso1almacenamiento ' #esgua#doM de elimina# los ue 'a no si#$en 'asegu#a# la conse#$ación de los documentos ue lo #euie#an%

2+* Administración documental

Cualuie# deendencia o entidad de&e conta# con un lan dedesa##ollo a#chi$4stico encaminado a #egula# la #oducción1 uso '

cont#ol de los documentos1 mediante la alicación de los #ocesost5cnicos a#chi$4sticos ue ga#anticen su o#ganización ' t#atamientoadecuado1 desde su o#igen hasta su destino 6nal%

La administ#ación de documentos consiste en ag#ua#los deacue#do con el 7ondo1 la sección1 la se#ie ' la su&se#ie a la uee#tenecen1 seg2n ha sido de6nido en el cuad#o de clasi6cación

a#chi$4stica% Dent#o de cada se#ie1 los e@edientes ue la 7o#mande&e#8n se# indi$idualizados1 ues cada uno se #e6e#e alcumlimiento de 7unciones esec46cas1 manteniendo ag#uados todoslos documentos en el o#den en ue se han #oducido%

Al #e7e#i#nos a un documento1 estamos desc#i&iendo unsoo#te mate#ial! ael1 cintas magn5ticas de audio ' $ideo1 acetatos1ael 7otog#86co1 el4culas1 discos magn5ticos1 etc5te#a% 0ndocumento osee ca#acte#4sticas ' est#uctu#as dete#minadas1 lascuales le dan 7o#malidad como documento de a#chi$o% Este tio demate#iales constitu'e el n2cleo de la in7o#mación ue ha sido c#eada '#ocesada o# una institución 2&lica o #i$ada a lo la#go de su $ida%


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Las deendencias o entidades od#8n digitaliza# g#uos dedocumentos du#ante las distintas etaas de su ciclo $ital Qacti$a1

semiacti$a1 inacti$a o histó#icaQ1 siem#e ' cuando usti6uen la#elación costo(&ene6cio de un #o'ecto de digitalización%


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)iclo de 'ida de los documentos

La administ#ación de documentos #econoce ue 5stos tienen un ciclo

$ital1 el cual inicia cuando son #oducidos ' usados en el cu#so de lagestión cotidiana de la institución ' tienen una utilidad inmediata1 esdeci#1 cuando se encuent#an en su 7ase acti$a ' se #esgua#dan enel a#chi$o de t#8mite% Los documentos de asuntos 'a te#minados1e#o ue ueden se# utilizados de mane#a eso#8dica1 de&enconse#$a#se1 #ecauto#iamente1 en un a#chi$o de concent#ación comoin7o#mación semiacti$a1 de&ido a sus $alo#es administ#ati$os1 legaleso 6scales1 como se muest#a a continuación en la ;a&la B%

abla *+ =alores documentales

=alor )uáles :u$)ómo

Administrati'o

O6ciosadminist#ati$os!e#sonal1 o6cinas1memo#andos1t#8mites#elacionados con

#o'ectos1 lanes1#esuuestos1conta&ilidad

Dete#mina# ellazo o e$entoa#a ue elt#8mite ola acti$idad conla ue se

#elacionan losdocumentosuedeconcluido o#esc#ito

9ediante elan8lisis de lose#iodos det#8mite17#ecuencia deconsulta '

no#mas de#esc#iciónalica&les

?urídico ylegal

.on los

documentos uese conse#$a#8nen la institucióna#a su osi&leuso ' as4ce#ti6ca#de#echosu o&ligaciones de

la administ#ación2&lica en 7unción

de sus

acti$idades

Dete#mina# el

lazo o e$entoa#a ue losde#echosu o&ligacionesce#ti6cadas o# losdocumentos ceseno #esc#i&an


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9ediantelalegislación

alica&le ueac#editede#echos u

o&ligaciones u#4dicas1 as4

como el lazode #esc#iciónde los mismos


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=alor )uáles :u$)ómo

@iscal ocontable

Losdocumentosue uedense#$i# detestimonio delcumlimientodeo&ligacionest#i&uta#ias

Dete#mina# ellazo o e$entoa#a ue cese o#esc#i&ala necesidad decom#o&a# o

usti6ca# losgastos de los#ecu#sos2&licos

9ediante lano#mati$idadt5cnica ' u#4dica$igente ue

usti6ue elmaneo' uso de 7ondos1as4 como el lazoo e$ento uecancela su utilidad#o&ato#ia

Los documentos ue se encuent#an concluidos asan a la te#ce#a 7asede su ciclo $ital! la inacti$idad% En ella los documentos ueden 7o#ma#

a#te del A#chi$o Histó#ico o se# eliminados1 seg2n sea el #esultado desu $alo#ación #e$ia% A continuación1 en la

;a&la 1 se muest#a la $igencia ue tienen distintos tios dedocumentos!

abla 2+ =igencias documentales

ipo de documento emporalidad@undamento legal

Arc&i'o contable/ocumentos justi%catorios ycomprobatorios

a=osAcue#do

#esidencial1 DOF ,"*F"BF

,n'ersiones en acti'o %jo B a=osAcue#do #esidencial1 DOF ,

"*F"BFEpedientes enproceso de

%nanciamiento de responsabilidades oprocesos judiciales


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B a=osAcue#do #esidencial1

DOF ,

"*F"BF

Epedientes dead#uisiciones3 a=os

Le' de Aduisiciones1A##endamientos '.e#$icios del .ecto#>2&lico1 DOF ,B"*B"*B


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ipo de /ocumento emporalidad@undamento legal

Epedientesclasi%cados comoreser'ados

.e adiciona un e#iodoigual al de #ese#$a

LineamientosGene#ales a#a laO#ganizaciónde los A#chi$os de lasDeendencias ' Entidadesde la Administ#ación>2&licaRI9ARIO!Administ#ati$o RI9ARIO! Institucional1 Administ#ati$o de consulta Institución A#chi$o de


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Di7usión ein$estigación

In$estigado#>2&lico engene#al

A#chi$o

histó#ico


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La digitalización uede tene# $a#ias 6nalidades1 con7o#me a loante#io#1 es osi&le adota# di7e#entes ca#acte#4sticas ' est8nda#es de

acue#do con las necesidades de cada institución%B A continuación semuest#a cómo utiliza# la digitalización en cada una de las 7ases delciclo $ital del documento!

2+*+* /igitaliación para trámites y ser'icios

.e #ealiza en unidades de co##esondencia1 o6cial4a de a#tes uo6cinas de atención al 2&lico1 las cuales #euie#en cont#ol ' t#8miteinmediato1 ues gene#an altos $ol2menes de documentación% Estost#8mites ueden se# integ#ados en e@edientes 2nicos o de lossiguientes tios! solicitud de c#5dito1 licencia de conduci#1 c5dula deidentidad1 e@ediente de e#sonal ' cl4nico1 c#edencial a#a $ota#1

asao#te1 com#o&ante conta&le1

acta de ent#ega o #ececión1etc5te#a%Este tio de digitalización tiene la 6nalidad de otimiza# un Puo

de t#a&ao a#a un #oceso en esec46coM es deci#1 se &uscasistematiza# la secuencia de ta#eas1 acciones o acti$idades a#aeecuta# el #oceso1 con el seguimiento de cada una de las etaas ' el

estado en ue se encuent#an% Con ello es osi&le #educi# el tiemo 'acele#a# la #ealización de un t#8mite%

Con la digitalización de los documentos solicitados a#a #ealiza#el t#8mite1 es osi&le e$ita# la acumulación de los documentos 74sicos1o#iginales o coias1 los cuales tienen un $alo# dete#minado o# lanatu#aleza del t#8mite en cuestión%

Los documentos digitalizados 7o#ma#8n a#te de e@edienteselect#ónicos1 asociando las im8genes a las se#ies documentalesMde&en se# clasi6cados a a#ti# del cuad#o de clasi6cacióna#chi$4stica1 dete#minando su $alo# ' $igencia con &ase en el cat8logoMdel mismo modo1 se de&en alica# los #ocesos de deu#ación '

t#ans7e#encia mediante el estudio o#meno#izado1 de acue#do con elcat8logo1 de las

B A#chi$o Gene#al de la Nación(Colom&ia% Ci#cula# e@te#na1 n2m% **% BB desetieme de *B1 % )% Disoni&le en!


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htt!""SS S %a # ch i$ ogene # al%g o $ %co"si t es"all"themes"n e $ia">D


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to#na 7undamental en las instituciones ue tienen o6cinas endistintas a#tes del a4s1 o dist#i&uidas en el


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mundo1 a#a las cuales es indisensa&le consulta# una se#iedocumental o cie#tos e@( edientes a#a un #oceso sustanti$o de la

institución% >o# eemlo1 documentos #elacionados con &illetes dedeósito1 6deicomisos1 $e#i6cación de identidad de un connacionalen el e@t#ane#o1 antecedentes enales1 histo#iales c#editicios1

u&ilaciones ' ensiones1 #og#amas #esuuestales deadminist#aciones asadas1 o incluso e@edientes cl4nicos inacti$os1 loscuales ueden hace# la di7e#encia ent#e $ida ' mue#te en una

situación de eme#gencia%Los e@edientes en etaa semiacti$a ue se #og#amen a#a se#

digitalizados de&en e#tenece# a asuntos concluidosM o# lo tanto1 set#ata de e@edientes ce##ados ' suetos a eliminación o t#ans7e#enciaQde acue#do con lo ue dete#mine el cat8logoQ1 a los ue no se

inco#o#a#8n nue$os documentos%El acceso a esta documentación esta#8 #est#ingido1 ues el 8#eagene#ado#a es la ue disond#8 las condiciones de acceso a la se#ie oe@edientes1 seg2n sea el caso%

2+*+2+2 /igitaliación para consultaB difusión y

conser'ación de documentos &istóricosLos documentos histó#icos me#ecen un aa#tado esecial alem#ende# un #o'ecto de digitalización1 ues #esulta necesa#io toma#una se#ie de medidas ue e#mitan de( te#mina# la con$eniencia delle$a# a ca&o este #oceso1 dado el osi&le #iesgo al cual se uedee@one# un g#uo documental%

La digitalización de documentación histó#ica est8 encaminada a#educi# la maniulación de los documentos o#iginalesM esto cont#i&ui#8a su conse#$ación ' #ese#$ación% -a ue ent#e las 7unciones de una#chi$o histó#ico se encuent#a la di7usión de los ace#$os1 conta# conlos documentos digitalizados hace esta la&o# m8s sencilla ' uede

tene# un imacto mucho ma'o#%En gene#al1 la digitalización de g#uos documentales histó#icosde&e #oo#ciona# el se#$icio inmediato ' di#ecto de consulta1otencia# la accesi&ilidad ' di7usión de se#ies documentales1 e$ita# el


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dete#io#o de las iezas m8s 7#8giles o $aliosas1 as4 como comleta#7ondos documentales1 o#igina#ia o tem8ticamente a6nes1 ue se


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encuent#en #ea#tidos ent#e $a#ias instituciones a#chi$4sticas17acilitando con ello su conocimiento ' uso%

>a#a estos 6nes1 la digitalización de&e cumli# con un t#atamientoa#chi$4stico mu' #igu#oso ' ga#antiza# ue los g#uos documentalessusceti&les de digitalización cuenten con inst#umentos de consulta&asados en la No#ma Inte#nacional Gene#al de Desc#ición A#chi$4stica

+UVJW(K/%>a#a lle$a# a ca&o la digitalización de g#uos documentales

histó#icos de&en es(ta&lece#se las #io#idades de digitalización1 &asadas en lasnecesidades de los usua#ios ' los #ecu#sos con ue cuenta lainstitución%

0na $ez digitalizadas1 se de&e asegu#a# ue las im8genes #eci&anun t#atamiento a#chi$4stico adecuado1 as4 como ga#antiza# laconse#$ación a la#go lazo ' la di7usión de los documentos digitales%

2+*+5 /igitaliación con %nes de contingencia ycontinuidad de la operación

Con este #oceso se &usca asegu#a# la disoni&ilidad de in7o#mación

en caso de cat8st#o7es1 a 6n de ga#antiza# la continuidad de lasoe#aciones de una entidad1 una $ez sue#ada la eme#gencia% Encaso de ue sólo se #euie#a #otege# cie#tos documentos ' no unase#ie comleta o un conunto de e@edientes1 la digitalización seuede lle$a# a ca&o o# tios documentales1 'a ue el #oósito estene# disoni&les ' accesi&les los documentos e in7o#mación a#a

esta&lece# las oe#aciones de la entidad% .in em&a#go1 no de&edea#se de lado ue tanto los documentos en soo#te ael como losdigitalizados1 #euie#en #eci&i# un adecuado t#atamiento a#chi$4stico%


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3% 3ELE)),1N /E/.)04EN.3

.elecciona# los mate#iales a digitaliza# es el #ime# aso a#a c#ea# una#chi$o de este tioM esto es1 identi6ca# los ace#$os o colecciones ueson a#oiados a#a digi( taliza#1 con lo ue se uede hace# unae$aluación del $alo# otencial del #ecu#so en #elación con lasnecesidades del usua#io1 lo cual es c#4tico a#a de6ni# la 7acti&ilidad

del #o'ecto%En esta etaa se uede toma# la decisión de hace# la digitalización

de una colección comleta o de e@clui# algunos mate#iales%La selección de mate#iales atos a#a digitaliza# es una acti$idad

ue consume demasiado tiemo ' de&e #ealiza#se desu5s de

usti6ca# el #o'ecto1 e#o antes de las ot#as etaas% La elección setiene ue hace# ensando no sólo en cuestiones como el $alo# delmate#ial seleccionado o el inte#5s de su contenido1 sino tam&i5ntomando en cuenta asectos legales ' t5cnicos1 as4 como lascondiciones institucionales%

0n asecto 7undamental es detecta# las necesidades de los

usua#ios ue consultan los documentos% >a#a ello se de&e hace# unan8lisis ue e#mita identi6ca#1 de 7o#ma #ecisa1 las necesidadesactuales ' 7utu#as del g#uo esec46co de usua#ios%

Es imo#tante ue el #oceso de selección in$oluc#e a uienestienen conoci( mientos detallados ' e@e#tos ace#ca de la colección 'los mate#ialesM o# eemlo1 ueden a#ticia# el cu#ado#1 a#chi$ista1

administ#ado#1 conse#$ado#1 e incluso al( guien e@te#no a lainstitución1 a#a tene# una oinión ima#cial%

Las cuestiones in$oluc#adas con la selección del mate#ial adigitaliza# $an a se# e@aminadas desde dos e#secti$as!

•

>#inciales #azones a#a digitaliza#%• C#ite#ios de selección%


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5+* 7rincipales raones para digitaliar

Es #eciso conside#a# las #azones o# las cuales se uie#e digitaliza#

una colección antes de ue el #o'ecto inicie% 0n an8lisis cuidadoso delos moti$os ha#8 las decisiones su&secuentes m8s 78ciles%

Las #inciales #azones o# las ue se &usca inicia# un #o'ecto dedigitalización son meo#a# la disoni&ilidad de sus colecciones1 o &ien1#ese#$a#las%

5+*+* 4ejorar la disponibilidad de losdocumentos

La #azón m8s com2n a#a comenza# un #o'ecto de digitalización eshace# ue las colecciones se $uel$an m8s accesi&les a#a los usua#iosactuales ' otenciales% >o# esta #azón1 se de&e usti6ca# la necesidadde digitaliza# cualuie# mate#ial1 &as8ndose en los &ene6cios ueoto#ga#8 seg2n las acti$idades a #ealiza#se o# los usua#iosM o#eemlo1 el a#endizae1 la ense=anza ' la in$estigación%

Algunas $entaas de meo#a# la disoni&ilidad de los documentosson!

•

El contenido uede se# o&tenido1 en 7o#ma e@edita1 desdecualuie# luga# del mundo ' a cualuie# ho#a1 sin necesidad deemlea# e#sonal%

• Al tene# o#ganizada la in7o#mación1 los inte#esados ueden&usca# documen(

tos1 hace# #e7e#encias c#uzadas soe 5stos1 de6ni# 6lt#os1

etc5te#a1 con el 6n de o&tene# sólo los mate#iales ue necesiten1en mu' oco tiemo%

• .i se cuenta con una colección nota&le1 2nica o mu' di74cil deencont#a#1 ha(

ce#la disoni&le digitalmente al 2&lico meo#a1 de mane#aconside#a&le1 el #estigio de la institución ' #omue$e l4neas de

in$estigación ue1 con ante#io( #idad1 se encont#a&an limitadas aun n2me#o #educido de e#sonas%

• La accesi&ilidad a los documentos gene#a un inc#emento deln2me#o de usua(


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#iosotenciales%

• Es cong#uente con ot#as iniciati$as de digitalización nacionales og#emiales%


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• Ag#ega $alo# a la in7o#mación o# encima de las coias soe

ael1 tales como! $alo# int#4nseco a la in7o#mación1 ma'o#

7uncionalidad o# medio de hie#$4nculos o ma'o# 7acilidad de&2sueda ' na$egación%

• Cont#i&u'e a la masa c#4tica de mate#iales digitales ace#ca deun tema1 o# lo

tanto1 inc#ementa el $alo# de la colección%

• ;iene oinión 7a$o#a&le a#a la con$e#sión o# alguna o algunas

comunidades acad5micas signi6cati$as%• Integ#a conuntos de 7o#matos o de mate#iales #elacionados uese encuent#an

dese#digados%

• >e#mite &usca# con ma'o# 7acilidad ent#e $a#ios 7o#matos1tama=os ' mate#iales%

5+*+2 7reser'ar los documentos

Cuando los mate#iales o# digitaliza# se encuent#an da=ados1 endete#io#o a$anzado o en elig#o de e#de#se1 el #incial #oósito dela digitalización se#8 c#ea# #e#oducciones 6eles de los o#iginales en

un medio de la#ga du#ación1 ' no tanto selecciona# mate#ialesdeendiendo de su demanda% Estas #e#oducciones de&en satis7ace#tanto las necesidades de los usua#ios actuales como de los 7utu#os1o# ello de&en se# digitalizaciones de alta calidad ' osee# esta&ilidada#a ue se uedan mantene# a lo la#go del tiemo%

En estos casos1 se #ecomienda selecciona# los mate#iales a#a

#ese#$ación clasi6c8ndolos en t#es catego#4as!

• Documentos #a#os1 2nicos o 7#8gilesM a#chi$os ' ot#os o&etos con

alto $alo# de const#ucción ue de&en se# #esgua#dados en su7o#ma o#iginal% La con$e#sión digital uede gene#a# sustitutos dealta calidad1 los cuales e#miten un acceso amlio ue1 en lama'o#4a de los casos1 $a a #e$eni# la maniulación del mate#ial%Estos documentos no siem#e od#8n digitaliza#se en su estadoactual1 o# lo tanto ueden #eue#i# una esta&ilización #e$ia%


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• 9ate#ial con un imo#tante $alo# intelectual1 e#o

#elati$amente &ao $alo# de const#ucciónM altamente utilizado '

dete#io#ado o 7#8gil% Las im8genes digitales no#malmente son&uenos #eemlazos a#a la demanda inmediata% .i los mate#ialeso#iginales se est8n dete#io#ando ' necesitan se# #e#oducidosa#a e#miti# su uso1 a $eces es #e7e#i&le #oduci# mic#o6lmescon #oósitos de #ese#$ación ' coias digitales a#a su acceso+una solución h4ida/%

• 9ate#ial 7#8gil de alto $alo# intelectual con &ao $alo# deconst#ucción ' oco

uso% Este mate#ial no $a a tene# mucha #io#idad a#a se#digitalizado% .i es mate#ial 7#8gil ue necesita se# #eemlazadoo# dulicados a#a e#miti# su uso1 no#malmente se sigueutilizando mic#o6lm1 'a ue es mu' &a#ato ' 78cil de almacena#Mas4 se dea a&ie#ta la oción de digitaliza# el mic#o6lm en el7utu#o1 cuando aumente su demanda%

La digitalización1 en lo #elati$o a #ese#$ación!

9eo#a la calidad de im8genes #e$iamente da=adas% 9ediante es7ue#zos de cooe#ación se log#an socios otenciales% Conside#a la no dulicaciónM es deci#1 no ha' #oductos digitales

semeantes ue contengan esa in7o#mación% In7o#ma soe temas oemente documentados en ot#osmedios%

;iene imo#tancia a#a la com#ensión del tema% >e#mite uni# mate#iales en $a#ios 7o#matos 74sicos cu'o maneo

es mu' comlicado +e#iódicos1 maas1 g#andes 7o#matos1etc5te#a/%

Algunas instituciones a2n no han acetado la tecnolog4a digital como

un medio lo su6cientemente esta&le a#a la #ese#$ación a la#golazo% Las #azones1 usualmente aducidas1 son ue los mediosdigitales ueden su7#i# de o&solescencia t5cnica ' ue ha'ince#tidume1 tanto en la autenticidad ' legalidad de los documentos


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elect#ónicos como en lo #elacionado con costos 7utu#os de#ese#$ación%


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2020



9ient#as ese#an a ue se solucione el #o&lema de longe$idaddigital1 la ma'o#4a de las instituciones c#ean im8genes de a#chi$o con

calidad de #ese#$aciónM esto signi6ca ue ueden se# utilizadasa#a di$e#sos #oósitos ' ue son c#eadas con un alto ni$el decalidad1 lo cual minimiza la necesidad de $ol$e# a digitaliza# elmate#ial%

C#ea# un dulicado elect#ónico no es #azón su6ciente a#adesecha# el documento o#iginal% La dest#ucción de estos mate#iales

sólo se de&e hace# si 7ue#on #e$iamente seleccionados a#a sudesecho ' han sido digitalizados a#a 7acilita# su uso intensi$o du#antesu ciclo de $ida designado% En la sección 1 Reue#imientos t5cnicos' de imlementación1 se desa##olla con ma'o# detalle este temaM see@lica cu8les son las est#ategias ' ol4ticas de #ese#$ación uee#miten hace# una &uena laneación con el 6n de conse#$a# a#chi$osdigitales%

5+2 )riterios de selección

E@isten di$e#sos documentos ue ueden se# digitalizadosM ent#e ellosse encuent#an! di&uos1 manusc#itos1 lios1 ca#tas1 ostales1 ca#teles1

t#ansa#encias1 negati$os1 calen( da#ios1 maas1 lanosa#uitectónicos1 &oletos1 7otog#a74as1 a#titu#as1 im#esiones1 intu#as1etc5te#a% Cada uno de estos mate#iales tiene ca#acte#4sticasesec46cas en cuanto a su comosición 74sica ' al m5todo o# el cual7ue#on c#eados1 mismas ue de&e#8n toma#se en cuenta al momentode digitaliza#losM adem8s1 es im#escindi&le e@amina# su estado de

conse#$ación1 'a ue esto dete#mina#8 la $ia&ilidad de la digitalizacióno la necesidad de una esta&ilización #e$ia del documento1 la t5cnicade #e#oducción ue de&e emlea#se1 as4 como la osi&ilidad deo&tene# una &uena imagen digital%

El costo de un #o'ecto de digitalización deende del estado de

conse#$ación de los mate#iales ' de ot#os 7acto#es1 como la cantidad


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2121



de in7o#mación ue de&e se# catu#ada1 la necesidad de lle$a# aca&o una esta&ilización o #estau#ación #e$ia a la digitalización ' eltio de euio necesa#io a#a su #e#oducción1 as4 como la gene#aciónde metadatos%


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5+2+* 7or el contenido de los materiales

Con indeendencia del #oósito a#a el cual se desa##olle un

#o'ecto de digitalización1 la selección del mate#ial 7uente se $e#8di#ectamente inPuida o# el contenido% En este sentido1 ha uelantea#se la siguiente #egunta! Xel contenido de este mate#ial

usti6ca el es7ue#zo1 costos ' ot#os insumos necesa#ios a#a su#e#oducción digitalY Cualuie# #o'ecto de digitalización de&e tene#su #oia de6nición de $alo#1 &asada en las metas ue &usca log#a#%

>a#a #ealiza# un #o'ecto de digitalización ha' ue tene# un$olumen m4nimo de in7o#maciónM de ot#a 7o#ma1 el $alo# del mate#ialse#8 mu' &ao a#a at#ae# a su6cientes usua#ios% >o# lo tanto1 si laselección se est8 haciendo con &ase en su contenido1 ha' ue#egunta#se! Xse $a a digitaliza# una colección comleta o solamenteuna a#teY

El $alo# de una colección comleta es ma'o# ue el de algunas desus a#tes 7ue#a de conte@toM e#o si los documentos indi$idualestienen un $alo# signi6cante1 incluso unos ocos ueden 7o#ma# unamasa c#4tica de in7o#mación%

5+2+2 7or la demanda de los materiales.i el #oósito #incial de la digitalización es meo#a# el acceso a lain7o#mación1 el c#ite#io #incial de selección del mate#ial de&e#8 se#su uso actual ' otencial% Esto nos lle$a a la necesidad de hace# unan8lisis a#a de6ni# el 2&lico al ue se le $a a da# #io#idad%

Al momento de decidi# en u5 o#den se digitaliza#81 se onde#a#8n

las demandas de los di7e#entes g#uos de usua#ios a#a log#a# lameo# decisión ' se da#8 el mismo $alo# a las necesidades del 2&lico' a las de la institución%

.e #ecomienda dise=a# una est#ategia en la cual se digitalicen#ime#o las a#tes de una colección ma'o#mente utilizadas ' ue


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#oo#cionan un $alo# ag#egado al #o'ecto al momento de one#las adisosición de los usua#ios%


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5+2+5 7or el estado de conser'ación de los materiales

.e de&e e@amina# la condición de los mate#iales o#iginales1 'a ue

esto a7ecta#8 la t5cnica de maniulación ' digitalización ' con ello sedete#mina#8 si es osi&le gene#a# una &uena imagen digital% >o# esta#azón1 la selección del mate#ial a digitaliza# esta#8 inPuida o# suestado de conse#$ación%

El mate#ial 7#8gil o dete#io#ado co##e el #iesgo de su7#i# da=os acausa de su maniulación1 o# lo ue no se uede digitaliza# sin tene#

cuidado esecial o1 en ocasiones1 un t#atamiento #e$io deesta&ilización o #estau#ación1 lo cual uede gene#a# costosadicionales% >o# eso1 antes de comenza# la digitalización se de&ee$alua# si se da#8 #io#idad a colecciones en meo# estado o si1 o# elcont#a#io1 se conside#a#8n en el #o'ecto los costos de #ea#ación1conse#$ación ' #estau#ación%

Es necesa#io tene# en cuenta casos en los ue un mate#ial se est8dete#io#ando #8idamente% En 5stos tend#8 #io#idad su digitalización1dado ue se co##e el #iesgo de e#de# in7o#mación de g#an $alo# de7o#ma de6niti$a1 incluso alicando t5cnicas de conse#$ación '#estau#ación%

En esta etaa se #euie#e un estudio1 de #e7e#encia consultando a#o7esionales de #ese#$ación ' conse#$ación1 a#a dete#mina# loscostos #elacionados con el estado del mate#ial ue no se ha&4an#e$isto% El estudio tam&i5n uede #e$ela# cuestiones ue no seha&4an tomado en cuenta cuando se hizo el lan o#iginal1 lo cualimlica#4a eue=os o g#andes austes%


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6+ ,47LE4ENA),1N /EL7R.8E).

Con los o&eti$os del #o'ecto de digitalización ' la selección delmate#ial1 se esta&le( ce#8 el alcance del mismo% Las eseci6caciones' costos del #o'ecto se de6ni#8n con #ecisión1 inclu'endo cada unade las etaas del #oceso% Es #eciso #e$eni# la adición de ta#ease@t#as o mate#iales no #esuuestados en un inicio%

La lani6cación detallada a#a la $ia&ilidad de un #o'ecto dedigitalización de&e esta# #ecedida o# un #igu#oso an8lisis tanto legal1de costo(&ene6cio ' de tiemo% En 5ste se de&en indica# cla#amentelos &ene6cios ese#ados 7#ente al costo de la in$e#sión a #ealiza#M seindica#8n1 tam&i5n1 los #ecu#sos de #esuuesto necesa#ios a#aadelanta# los #o'ectos co##esondientes1 tanto en mate#ia deo#ganización de los documentos como en los #ocesos tecnológicosinhe#entes a la catu#a de las im8genes1 const#ucción de los 4ndices 'cont#ol t5cnico de calidad1 acti$idades ue ueden demanda# &uenaa#te del #esuuesto asignado al #oceso de digitalización% Adem8s1se de&e toma# en cuenta el #oceso de catu#a de metadatos%

Algunas ta#eas in$oluc#adas en un #o'ecto de digitalizaciónueden no se# o&$ias o se# esec46cas de una institución1 ' o# lotanto de&en identi6ca#se ' ag#ega#se al lan del #o'ectoM de ot#a7o#ma1 causa#8n #o&lemas de #esuuesto ' 7echas de ent#ega%Algunas de estas ta#eas ueden inclui#!

• Acti$idades #e$ias a la digitalización! identi6cación 'localización de mate#iales1 o&tención del almac5n1 diagnósticodel estado de conse#$ación1 acciones de esta&ilización1inte#$enciones de #estau#ación1 #emoción de g#aas o clis de losmate#iales1 o#ganización +clasi6cación ' o#denación/1 desc#ición

d l i d t l +i t i / 7 li ió d l


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de las ag#uaciones documentales +in$enta#io/1 7oliación de lasunidades documentales1 etc5te#a%

• Acti$idades oste#io#es a la digitalización! #e$isión de lacalidad de las

im8genes1 coteo de los mate#iales con el in$enta#io1desemauetado1 o#denamiento1 etc5te#a%


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No e@iste una 7o#ma de6niti$a de lle$a# un #o'ecto de digitalización1ues cada uno de ellos es 2nico ' di7e#ente en cuanto a su #oósito1

a los mate#iales o# digitaliza# ' a su condiciónM sin em&a#go1 seuede c#ea# una est#uctu#a de t#a&ao ue desglose sus comonentes' sus acti$idades%

6+* Estructura de trabajo para la gestiónde imágenes

La est#uctu#a de t#a&ao a#a c#ea# ' gestiona# im8genes digitales seuede di$idi# en las siguientes 7ases!

a/ Catu#a ' c#eación de datos! las im8genes son digitalizadas1contando #e$iamente con un te@to desc#iti$o asociado a ellas oa su contenido +metadatos/M los datos son almacenados a#a su

uso 7utu#o% Es imo#tante conside#a#!

• La maniulación ' #ea#ación de im8genes%

• La catu#a de im8genes1 a#a lo cual se de&e#8 contemla#

el hardware ' el software a emlea#se%•

Los 7o#matos de a#chi$o ' el g#ado decom#esión"comactación%

• Los de#echos de auto#1 #otección de datos1 etc5te#a%

• La asignación de metadatos a la imagen1 ue inclu'e

desc#ición1 inde@ación ' catalogación%

&/ Acceso a datos ' ent#ega! los #oieta#ios de las im8genesde&e#8n lanea# e imlementa# un mecanismo de ent#ega1 elcual asegu#e ue los usua#ios od#8n tene# acceso a los a#chi$osde imagen% Es imo#tante conside#a# los siguientes untos!

• ,2sueda ' o&tención de datos%

• Administ#ación de usua#ios ' accesos


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• Administ#ación de usua#ios ' accesos%

/ G tió d l l ió di it l d & 8 id l d ió


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c/ Gestión de la colección digital! de&e#8 conside#a#se la #oducciónde una colección de im8genes digitales de alta calidad1 la cual

imlica cie#tos est8nda#es e imlementación de &uenas#8cticas% Esto se asegu#a coo#dinando los untos ante#io#es%Ent#e los ue se conside#an1 en esta 7ase!

• La c#eación de la &ase de datos ' el dise=o del sistema%

• La gestión de #ocesos ' los Puos de t#a&ao%

• El cont#ol de calidad%• La gestión del #o'ecto%

• La #ese#$ación digital ' el almacenamiento%

En un #o'ecto de digitalización e@itoso1 las im8genes son c#eadas '

ent#egadas en el tiemo esta&lecido ' sin sue#a# el #esuuesto% 0na&uena laneación es la cla$e a#a un #o'ecto e@itoso1 ' 5sta de&etene# en cuenta todo lo incluido en la est#uc( tu#a de t#a&ao% Eltiemo in$e#tido en esc#i&i# documentos de laneación $a a com(ensa#se con c#eces du#ante la eecución1 adem8s de ue dichoste@tos si#$en como gu4a 7undamental a#a #ealiza# ot#os #o'ectos

simila#es%El lan del #o'ecto de&e se# esc#ito1 idealmente1 o# el

administ#ado# del #o'ecto '1 adem8s1 a#o&ado o# todas las a#tesinte#esadas% Gene#almente el lan es #e$isado $a#ias $eces antes deue todos los a#ticiantes ueden satis7echos en cuanto a ue lasta#eas cla$e1 su&#o'ectos1 metas ' ent#ega&les uedendocumentados ' con estimados de tiemo #ealistas%

Ot#o 7acto# imo#tante en el 5@ito de un #o'ecto de digitalización1es ue la institución tenga mu' cla#a la meta o# la cual se $a adigitaliza# ' u5 tio de #oducto 6nal $a a cumli# dicho cometido%>a#a ello es sustancial!

• In$oluc#a# a todos los a#ticiantes #ele$antes +cu#ado#es


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In$oluc#a# a todos los a#ticiantes #ele$antes +cu#ado#es1

e@e#tos t5cnicos1 e#sonal enca#gado de la #ese#$ación1a#chi$istas1 ent#e ot#os/1 uienes ue( den dete#mina# las metasdel #o'ecto ' toma# decisiones soe cómo se $a a con7o#ma#%

• 9antene# un #egist#o de las decisiones ue se han tomado ' las


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• 9antene# un #egist#o de las decisiones ue se han tomado ' las

#azones o# las cuales se toma#on1 con el 6n de no #eeti# t#a&ao

cuando su#an #o&lemas #e$iamente t#atados%

Analiza# si la digitalización se lle$a#8 a ca&o inte#namente o si secont#ata#8 una em#esa e@te#na esecializada en estos #ocesos%Cualuie# elección ue se tome1 la institución ue tiene losmate#iales o# se# digitalizados de&e toma# la #esonsa&ilidad de!

• .elecciona# los mate#iales a digitaliza#%

• Dete#mina# el #oósito de la digitalización as4 como la natu#aleza

del #oducto deseado%• Esta&lece# los ni$eles necesa#ios de calidad%

•

Ve#i6ca# la calidad del t#a&ao te#minado%

Ha' a#gumentos encont#ados en cuando a t#a&aa# inte#namente ocont#ata# una em#esaM es o# esto ue se de&en analiza#cuidadosamente los #os ' cont#as de cada una de las ociones% Acontinuación se muest#an algunos untos a tene# en cuenta%

7ros de &acer la digitaliación interna!

• O&tene# la e@e#iencia de #ealiza# un #o'ecto de digitalización

+administ#ación del #o'ecto1 7amilia#idad con la tecnolog4a1a#endizae1 etc5te#a/%

• 9a'o# cont#ol del #oceso1 inclu'endo la maniulación 'almacenamiento del

mate#ial o#iginal%

• Los #eue#imientos de calidad de imagen1 acceso ' escaneo1 se

ueden austa# soe la ma#cha1 en luga# de de6ni#los desde el

inicio%

• >a#ticiación di#ecta en el desa##ollo de colecciones de im8genes


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gdigitales1

haciendo ue 5stas se austen meo# a la o#ganización ' a los

usua#ios%

)ontras de &acer la digitaliación interna!


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)o as de ace a d g a ac ó e a

•

Reuie#e una g#an in$e#sión 6nancie#a inicial ' du#ante el#o'ecto1 en euio ' e#sonal%• .e necesita m8s tiemo a#a imlementa# los #ocesos decatu#a de im8genes

' la in7#aest#uctu#a t5cnica%

• Ni$el de #oducción limitado%

• No siem#e se tiene disoni&le e#sonal caacitado%• La institución de&e aceta# costos de 7allas de euio1

caacitación de e#sonal1 #o&lemas con la #ed1 etc5te#a%• .e da la necesidad de imone# est8nda#es ' meo#es #8cticas%

7ros de contratar una empresa!

• El ago se hace 2nicamente o# costos de digitalización de las

im8genes1 no o# euiamiento o e#sonal1 o# lo tanto1 lain$e#sión en este #uo es temo#al%

• Altos ni$eles de #oducción%

• >e#sonal caacitado%• 9eno#es #iesgos%

• El #o$eedo# a&so#&e costos de o&solescencia tecnológica1

7allas de euio1 #o&lemas de cone@ión1 etc5te#a%

)ontras de contratar una empresa!

• La o#ganización tiene meno# cont#ol en el #oceso de catu#a de

im8genes ' calidad%• >#oceso cont#actual comlicado! las eseci6caciones de lasim8genes se#8n

cla#amente de6nidas al inicio1 las soluciones a #o&lemas de&en


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se# negociadas1 se tienen ue con6gu#a# cone@iones de #edadicionales1 etc5te#a%

• El #o$eedo# uede tene# un conocimiento ma'o# ue el cliente o


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uede #esu( mi# de un ni$el de entendimiento de

&i&liotecas"museos"a#chi$os ue no tiene%•


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cont#ol de calidad1 las cuales inclu'an no sólo la #e$isión de lasim8genes1 sino tam&i5n de los me( tadatos ue las acoma=an%

• An8lisis de #iesgos! gene#a# un an8lisis de #iesgos en el cual seeseci6uen

tanto los osi&les #o&lemas ue uedan su#gi# du#ante laeecución del #o'ecto1 como las est#ategias a segui# a#asol$enta#los%

9+ RE:0ER,4,EN.3 ;)N,).3 8 /E,47LE4ENA),1N


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,47LE4ENA),1N

Las decisiones de calidad ' #esolución de las im8genes de&en esta#&asadas en las necesidades de los usua#ios1 en el uso ue se les $a ada# a 5stas ' en la natu#aleza de los mate#iales ue se $an adigitaliza# +dimensiones1 colo#1 #ango tonal1 7o#mato1 tio de mate#ial1etc5te#a/% La calidad ' condición del documento o#iginal $an a

dete#mina# di#ectamente la #esolución en la cual se $a a digitaliza#1 as4 como la calidad de la imagen digital%

En este sentido1 lo #ime#o ue de&emos #egunta#nos es Xu5nos inte#esaYM

deendiendo de la #esuesta se ueden da# lossiguientes casos!

• La in7o#mación contenida en un documento se uede gua#da#

en 7o#mato de te@to1 asando o# un #oceso de #econocimiento

ótico de ca#acte#es1 llamado [\] o# sus siglas en ingl5s+Otical Cha#acte# Recognition/1 el cual e@t#ae el te@to de unaimagen digitalizada%

• Re#esentación digital del documento o#iginal1 o lasca#acte#4sticas de 5ste1

imiden el uso de [\] +eemlo! documentos esc#itos a mano/%No o&stante1 se uede gua#da# como imagen%

• Re#esentación digital con te@to +o a#tes de 5ste/% .e uededigitaliza# '

#ealiza# un #oceso [\]1 con el cual se gene#a un a#chi$o dete@to lano ue1 al #elaciona#lo con la imagen1 $a a e#miti#inde@a# o hace# &2suedas de te@to%

>a#a cualuie#a de las t#es ociones se de&e#8n gene#a# metadatosue acoma=en a la digitalización Este tema se desa##olla m8s


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ue acoma=en a la digitalización% Este tema se desa##olla m8sadelante en el unto %% 9etadatos%

9+* @ormatos

El 7o#mato del a#chi$o es el 7acto# #incial al c#ea# o almacena#contenidos digitales a 7utu#oM o# ello se de&en utiliza# 7o#matosest8nda#es1 ue sean amliamente utilizados ' no tengan mucha

#o&a&ilidad de se# descontinuados%

Los 7o#matos con m8s #o&a&ilidad de se# accesi&les1 en el7 t ti l i i t t 4 ti


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7utu#o1 tienen las siguientes ca#acte#4sticas!

• .in #oieta#ios%

• De est8nda# a&ie#to documentado +^_K1 _K1 `a_/%• 0tilizados com2nmente o# la comunidad de in$estigado#es%

• .in ci7#ado%

• .in com#esión%

E@iste una di$e#sidad de 7o#matos a#a almacena# documentos

digitales% A continuación se e@lican t#es de ellos! _Wb"J1 cUbb ' ^_dK(***% Zstos si#$en1 en gene#al1 a#a cualuie# #oósito1 sin em&a#go1se uede utiliza# cualuie# ot#o 7o#mato1 siem#e ' cuando est5 &ien

usti6cado su uso%

7/@CAEl _Wb +Portable Document Format / es uno de los meo#es 7o#matosa#a #ese#$a# documentos elect#ónicos ' asegu#a# su

sue#$i$encia en el 7utu#o% .e sugie#e utiliza# _Wb"J + Archival/ Q

No#ma UV[ B**Q a#a a#chi$a# documentos con 6nes de#ese#$ación1 ues contiene todos los elementos necesa#ios a#a#e#oduci# el contenido tal como se gene#ó1 indeendientemente delas he##amientas ' sistemas utilizados a#a su #oducción1almacenamiento ' #e#oducción%

.e #ecomienda utiliza# el 7o#mato _Wb"J cuando se uie#edigitaliza# te@tos o

una mezcla de te@tos e im8genes% Es imo#tante asa# la imagen o#

un #oceso [\]1 el cual e@t#ae el te@to ' lo one det#8s de la imagen1e#mitiendo inde@a# el documento ' hace# &2suedas soe 5ste% El

7o#mato _Wb o _Wb"J e#mite tam&i5n la const#ucción de o&etos

comleos de m2ltiles 8ginas1 como lios1 e#iódicos o dia#ios%

El _Wb"J o7#ece las siguientes $entaas!


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•

>#ocesos e6cientes de com#esión%• >#ocesos estanda#izados a#a &2suedas de te@to%

•


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sus 8ge es u a do a c os c bb s co es ó ' s 5 d das1'a ue se conside#a como la meo# mane#a de #ese#$a# las

ca#acte#4sticas esenciales de un documento al se# digitalizadoM contodo1 a#a #o'ectos g#andes de digitalización1 utiliza# un

7o#mato con com#esión1 incluso con 5#didas1 #educe costos1 o# locual #esulta económicamente at#acti$o


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cual #esulta económicamente at#acti$o%

?7E(-2DDD^_dK *** es un est8nda# de com#esión ' codi6cación digital deim8genes de #oósito gene#al%


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imagen +con 5#didas/% Al momento de #ealiza# una com#esión

con 5#didas1 es osi&le eseci6ca# la calidad de imagen ue sedesea o&tene#M desconoci5ndose la e6ciencia de com#esión

#esultante1 5sta deende#8 del contenido de la imagen% ;am&i5nes osi&le es( eci6ca# el 7acto# de com#esión deseado1 '


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'entonces el g#ado de disto#sión #esultante no esta#4a#edete#minado% Ent#e m8s calidad se #euie#a1 menoscom#esión se de&e#8 alica#%

Di$e#sas instituciones en todo el mundo han otado o# almacena# sus

a#chi$os maest#os utilizando la com#esión ^_dK ***1 soe todo

cuando se t#ata de coleccio( nes g#andes ' se uie#e utiliza# el mismoa#chi$o tanto a#a #ese#$ación como a#a acceso1 alicando el#inciio de digitaliza# una $ez1 utiliza# a#a muchos #oósitos%

Algunas o#ganizaciones utilizan la com#esión ^_dK *** sin5#didas1 e#o

cada $ez es m8s 7#ecuente utiliza# ^_dK *** con 5#didas1 &uscando

ue la imagen se conside#e $isualmente sin 5#didas% En gene#al1^_dK *** se elige &uscando ma@imiza# los costos de almacenamientosin sac#i6ca# #8cticamente la calidad%

9+2 )on'ersión

.e le llama con$e#sión al #oceso o# el cual asan los a#chi$os74sicos o#iginales al se# digitalizados1 es deci#1 con$e#tidos a 7o#matodigital utilizando un disositi$oQ esc8ne# o c8ma#a digitalQ1 cu'o #esultado es un a#chi$o digital deimagen maest#a% Zsta de&e se# una #e#esentación $isual del o&etoo#iginal lo m8s e@acta osi&le ue si#$a a#a las necesidades de la

instituciónM en este sentido1 se de&e entende# ue la solución no escatu#a# una imagen con la m8s alta calidad osi&le1 sino e$alua# elcontenido del documento o#iginal ' decidi# la calidad de la imagen autiliza# al #ealiza# la digitalización%

Como un #ime# aso en este #oceso1 se analizan los at#i&utos delos documentos o#iginalesM 5stos ueden di7e#i# en cuanto a

dimensiones1 #ango de colo#es o la 7o#ma en la ue 7ue#on #oducidos!a mano1 con una im#enta1 o# medio de una c8ma#a 7otog#86ca1


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medios elect#ónicos1 etc5te#a%

El estado de conse#$ación de los documentos uede a7ecta# el#oceso de con$e#sión1 o# eso es imo#tante identi6ca# si e@iste lanecesidad de #ealiza# una

esta&ilización o #estau#ación #e$ia1 idealmente con el ao'o de unesecialista en conse#$ación de documentos%


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La calidad de una imagen se uede de6ni# a a#ti# de los siguientes7acto#es!

• Resolución! se dete#mina o# el n2me#o de pi$eles utilizados

a#a #e#esenta# la imagen% Los pi$eles se e@#esan en untoso# ulgada + o di! dots per inch/% Inc#ementa# el n2me#o

de pi$eles da como #esultado una imagen de ma'o# #esolución 'una meo# delineación de los detalles 6nos1 e#o llega un untoen el ue segui# aument8ndolo no $a a meo#a# la calidad de laimagen1 sólo aumenta#8 el tama=o del a#chi$o #esultante% Lacla$e es dete#mina# el unto en el cual se utilice la su6ciente#esolución a#a catu#a# los detalles signi6cati$os del documento

7uente%• >#o7undidad de bits! es la medida del n2me#o de bits utilizadoa#a de6ni#

cada pi$el% 9ient#as ma'o# sea1 m8s tonos de g#ises ' colo#es se$an a ode# #e#esenta#% La elección de este $alo# a7ecta laosi&ilidad de catu#a# tanto la aa#iencia 74sica como el

contenido del documento 7uente% .e de&e toma# en cuenta si laaa#iencia 74sica1 o a#tes de 5sta1 #oo#cionan un $alo#ag#egado1 de se# as41 es necesa#io aumenta# la #o7undidad debits%

• >#ocesos de meo#a! estos #ocesos ueden se# utilizados a#amodi6ca# o

meo#a# la imagen catu#ada1 t#ans7o#mando su tama=o1 colo#1cont#aste1 i( llo e incluso analiz8ndola en &usca deca#acte#4sticas ue el oo humano no e#ci&e% En 5stos seinclu'e1 o# eemlo1 el uso de 6lt#os1 cu#$as de #e#o( duccióntonal ' he##amientas de maneo de colo#es% Estos #ocesos se


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t5cnicas de com#esión ueden se# sin 5#didas Qal se##educida la imagen no se desca#ta in7o#maciónQ1 o con

5 did l i 7 ió l di d


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5#didas Qla in7o#mación menos #ele( $ante es #omediada odesca#tadaQ% .e #ecomienda alica# una com#esión con5#didas1 e#o lo su6cientemente &uena a#a las necesidades1 'o&tene# as4 una imagen $isualmente sin 5#didas%

• Disositi$o utilizado! el euio utilizado ' su #endimiento tienenun imacto

imo#tante en la calidad de la imagen% Euios de di7e#entes7aicantes ue( den deseme=a#se de distintas mane#as1 auncuando cuenten con las mismas caacidades t5cnicas%

• ?uicio ' cuidado del oe#ado#! este asecto siem#e $a a tene#un conside(

#a&le imacto en la calidad de la imagenM a 6n de cuentas1 es

una decisión humana decidi# la calidad ue de&en tene# lasim8genes%

En un #o'ecto de digitalización se #ecomienda gene#a# a#chi$os deimagen maest#os1 gene#almente de alta calidad1 ue uedan utiliza#sea#a gene#a# ot#as $e#siones m8s eue=as o en ot#o 7o#mato% El

o&eti$o es gene#a# una imagen lo su6cientemente &uena ue uedase# utilizada en necesidades ' alicaciones 7utu#asM la imagen maest#ade&e se# de alta calidad ' de&e t#ata#se con un intenso cont#ol decalidad1 de mane#a ue si e@iste alg2n e##o# en el #oceso de catu#a15sta de&e#8 #eeti#se%

9+5 )ontrol de calidadEl cont#ol de calidad es un comonente imo#tante en todas las etaasde un #o'ecto de digitalización1 ues ga#antiza la integ#idad 'consistencia de los a#chi$os de imagen%

0n #og#ama de cont#ol de calidad es necesa#io tanto a#a un

#o'ecto inte#no como cuando se cont#ata a un #o$eedo# e@te#no%

0na di7e#encia imo#tante es ue1 en un #o'ecto a#cial o totalmentee@te#nalizado1 los #eue#imientos de calidad se de&en eseci6ca#antes de 6#ma# el cont#ato mient#as ue los #o'ectos inte#nos


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antes de 6#ma# el cont#ato1 mient#as ue los #o'ectos inte#nos

ueden i# const#u'endo sus #og#amas de cont#ol de calidad aso aaso como a#te de las acti$idades del lan%

>a#a gene#a# un #og#ama de cont#ol de calidad es necesa#iode6ni# si se $a a $e#i6ca# toda la colección o solamente una muest#ade im8genesM esto deende#8 del #oósito del #o'ecto de


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de im8genesM esto deende#8 del #oósito del #o'ecto dedigitalización% .i la cantidad de documentos es mu' limitada o los#eue#imientos de calidad son e@t#ao#dina#iamente altos1 tiene sentidoe@amina# toda la colección imagen o# imagenM sin em&a#go1 en lama'o#4a de los #o'ectos es su6ciente esta&lece# un lan demuest#eo1 o# eemlo! de B* de todas las im8genes #oducidas o#

cada uno de los disositi$os de catu#a en un #ango de tiemo +d4a1semana1 mes/M si se encuent#a ue un o#centae ma'o# al ma#gen dee##o# eseci6cado tiene 7allas1 entonces se de&e analiza# todo el lote1o incluso $ol$e# a digitaliza#lo% >a#a tene# un cont#ol de calidadadecuado se de&en segui# los siguientes asos!

• Identi6cación del #oducto 6nal deseado ' sus metas de#oducción! decidi# u5 se $a a #oduci# ' cu8ndo%

• Esta&lecimiento de est8nda#es! de6ni# los ni$eles aceta&les decalidad de

imagen digital1 &asados en los at#i&utos de los documentoso#iginales ' en la caacidad ue tiene el sistema de #oducciónde im8genes digitales%

• Decisión de untos de #e7e#encia! decidi# la #e7e#encia ue se $a autiliza#1 con(

t#a la cual se $an a coma#a# las im8genes gene#adas%

Deendiendo de estas decisiones se seleccionan los #og#amas decont#ol de calidad1 es deci#1 si se $a a toma# una muest#a de lasim8genes o toda la colección1 los tios de a#chi$o1 etc5te#a% .eueden decidi#1 adem8s1 los m5todos de e$aluaciónM se #ecomienda$e#i6ca# los #esultados1 analizando la imagen tanto en el monito#como en una $e#sión im#esa1 &uscando $a#iantes de colo#1 #uido o

7alta de in7o#mación%

>ueden e@isti# muchos tios de #o'ectos de digitalizaciónM sinem&a#go1 se #ecomienda alica# el #inciio de el 6n usti6ca losmedios1 de mane#a ue1 si las #e#oducciones digitales son &ien


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1 1 g

#eci&idas ' 7ue#on #ealizadas dent#o de los tiemos ' costosde6nidos1 el #o'ecto se $a a conside#a# un 5@ito% Ot#a medida

de 5@ito od#4a se# la calidad de la documentación c#eada a lo la#godel #o'ecto1 #elacionada con metodolog4as1 sistemas1 #ecu#soshumanos ' costosM as4 como las lecciones a#endidas del #o'ecto las


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humanos ' costosM as4 como las lecciones a#endidas del #o'ecto1 lascuales ueden &ene6cia# tanto a la institución misma como a lacomunidad ue &usue #ealiza# un #o'ecto simila#%

9+6 4arcas de agua

Actualmente e@isten dos tios de ma#cas de agua ue se utilizan a#a

a#chi$os de imagen digital1 las $isi&les ' las elect#ónicas%Las $isi&les son alicadas encima de una imagen1 algo mu'a#ecido a un sello ue se one en un documento o6cial%No#malmente una ma#ca de agua de este tio es el nome de lainstitución due=a del a#chi$o1 su sello o6cial o alg2n logo deidenti6cación% En la ma'o#4a de los casos1 una ma#ca de agua $isi&le

se alica a coias de a#chi$os a#a su uso en inte#net1 utilizandoalicaciones de maniulación de im8genesM esto se uede hace#mediante un #oceso de lotes de im8genes a#a aho##a# tiemo%Casi siem#e las ma#cas de agua $isi&les tienen un g#ado det#ansa#encia1 e#o en todos los casos $an a cui# una o#ción de laimagen%

Las ma#cas de agua $isi&les no #e$ienen a los usua#ios dedesca#ga# a#chi$osM sin em&a#go1 5stas ueden se# di74ciles de uita#1deendiendo de su comleidad1 tama=o1 colo#es ' dise=o% La ma'o#des$entaa es la o&st#ucción de una a#te de la imagen1 haciendoue sea menos at#acti$a a#a su uso%

Las ma#cas de agua elect#ónicas est8n inc#ustadas en el código dela#chi$o de la imagen ' son in$isi&lesM com2nmente son códigosnum5#icos1 los cuales #e#esentan una licencia de uso1 la cual esesec46ca de la institución ue es due=a de los a#chi$os% En algunoscasos1 ' &ao una insección ce#cana1 la imagen uede a#ece# unoco disto#sionada en cuanto se le alica una ma#ca de agua

elect#ónica1 e#o este 7enómeno es mu' di74cil de e#ci&i# si no secoma#a el a#chi$o ma#cado con el o#iginal%

Las ma#cas de agua elect#ónicas o in$isi&les no #e$ienen a los


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usua#ios de desca#ga# a#chi$osM sin em&a#go1 e@isten #ouestas enlas ue se lantea ag#ega#

datos del usua#io1 7echa de consulta ' ho#a dent#o de la ma#ca deagua1 gene#8ndola al momento de la consulta1 con el 6n de ode#identi6ca# de dónde #o$ino una imagen%


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g

La $entaa de utiliza# ma#cas de agua1 $isi&les o elect#ónicas1 esue la institución hace un es7ue#zo o# identi6ca# las im8genes comode su #oiedadM aunue las ma#cas de agua no #e$ienen el #o&o1a'udan a #o&a# ue una institución #otege sus colecciones%

.e #ecomienda no utiliza# ma#cas de agua de ning2n tio a#a los

a#chi$os maest#os1 en esecial si su 6n es la #ese#$ación1 'a ue5stas a7ectan la calidad de la imagen% >a#a im8genes de $isualización#e$ia o consulta s4 se ueden usa# ma#cas de agua1 de #e7e#enciaelect#ónicas% En gene#al1 se #ecomienda adunta# la in7o#mación de losde#echos de una imagen utilizando metadatosM sin em&a#go1 ha#o'ectos en los ue #esulta imo#tante ag#ega# ma#cas de agua a las

im8genes%

9+9 4etadatos

El t5#mino metadato se utiliza a#a inclui# los #inciios desc#iti$osde catalogación en a#chi$os digitales1 as4 como in7o#mación necesa#iaa#a o&tención1 acceso ' gestión de esos a#chi$os% C#ea# metadatosde calidad es comonente cla$e a#a la gestión #esonsa&le ' la#ese#$ación a la#go lazo de los a#chi$os digitales ue gene#e el#o'ecto%

0na imagen digitalizada no se uede conside#a# de alta calidad amenos de ue se le asocien metadatos al a#chi$o digital% Zstos hacen

osi&le la eecución de 7un( ciones cla$e1 o# lo cual est8n asociados1di#ectamente1 con la ma'o#4a de los asos ue sigue un Puo det#a&ao en un #o'ecto de digitalización! nomamiento de a#chi$os1catu#a1 #ocesamiento1 cont#ol de calidad1 #ast#eo de #oducción1dise=o de &2suedas ' o&tención de a#chi$os1 almacenamiento 'gestión a la#go lazoM es deci#1 di7e#entes tios de metadatos de&en


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a#chi$os de imagen1 los cuales1 de no conta# con metadatossu6cientes1 co##en #iesgo de e#de#se%

No e@iste un est8nda# a#a la c#eación de metadatos ue satis7aga


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todas las necesidades de cualuie# tio de colecciones ' #eosito#iosMesto se de&e a ue cada uno de los di7e#entes 7o#matos dedocumentos o#iginales +te@to1 imagen1 7otos1 ent#e ot#os/ ueden#eue#i# distintos metadatos% .e #ecomienda ue los #oducto#es deim8genes digitales ag#eguen la ma'o# cantidad osi&le de metadatos

a un a#chi$o antes de ue se dist#i&u'a%A lo la#go de los a=os han sido desa##olladas $a#ias no#masdesc#iti$as esec46cas +esuemas de metadatos/ a#a desc#i&i#

di7e#entes tios de o&etos +Dublin &ore1 _]dUV1 adcV1 J]\1[JUV1 etc5te#a/% Dado ue ning2n esuema $a a satis7ace#comletamente los #eue#imientos esec46cos de una institución1

se uede gene#a# un conunto de metadatos a a#ti# de elementose@t#a4dos de di7e#entes esuemas1 los cuales son com&inados1e#sonalizados ' otimizados a#a utiliza#se en un #o'ecto1 estoe#mite el uso de metadatos m8s 2tiles a ni$el local1 manteniendoest#uctu#as ' tios de datos est8nda#es%

E@isten nume#osos tios de metadatosM a continuación semuest#an los ue son com2nmente imlementados en #o'ectos dedigitalización%

9+9+* /escripti'os

.e #e6e#en a la in7o#mación ue identi6ca un #ecu#so1 desc#i&e su

contenido ' su #elación con ot#os #ecu#sos dent#o de una e#a#u4a%.i#$en a#a a'uda# a encont#a# ' o&tene# documentos1 distingui# ent#eunos ' ot#os1 as4 como a#a descui# su tema o contenido% Adem8sde in7o#mación &i&liog#86ca1 tam&i5n uede desc#i&i# at#i&utos 74sicosdel documento1 como tio1 dimensión1 condición1 etc5te#aM estain7o#mación gene#almente es almacenada 7ue#a del a#chi$o de imagen

dent#o de una &ase de datos% Eemlos! t4tulo1 7echa del documento1desc#ición%


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9+9+2 $cnicos

Desc#i&en los at#i&utos de la imagen digital1 tales como #esolución1dimensiones de los pi$eles1 com#esión1 etc5te#aM #oo#cionan


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in7o#mación necesa#ia a#a ue las alicaciones uedan utiliza# ela#chi$oM tam&i5n desc#i&en el #oceso de catu#a de la imagen ' elam&iente t5cnico1 como el hardware ' el software utilizados a#a suc#eación1 in7o#mación esec46ca del 7o#mato1 calidad de laimagen1 etc5te#a% Los metadatos t5cnicos si#$en a#a a'uda# a ue

se tenga consistencia en un g#an n2me#o de a#chi$os1 imoniendoest8nda#es a#a su c#eación% Eemlos! esc8ne# utilizado1 7o#mato dea#chi$o1 #esolución%

9+9+5 Estructurales

Contemlan las #elaciones ent#e m2ltiles a#chi$os digitales1

e#mitiendo a los usua#ios #eco##e# o&etos comleos como uedense# las 8ginas ' ca4tulos de un lio% 0na de sus 7unciones#inciales es e#miti# el desliegue ' la na$egación1 usualmente o#medio de una alicación con cam&io de 8ginas1 indicando lasecuencia de im8genes% Eemlos! ta&la de contenidos1 8gina1ca4tulo1 $olumen%

9+9+6 Administrati'os

.e utilizan gene#almente a#a la gestión inte#na de #ecu#sos digitales' ueden inclui# in7o#mación de de#echos o de #e#oducción1 ot#os#eue#imientos de acceso1 c#ite#ios de selección o ol4ticas a#a

a#chi$a# el contenido digital1 #ast#os de audito#4as1 identi6cado#es1metodolog4a o documentación del #oceso de catu#a1 in7o#maciónace#ca de los documentos 7uente1 etc5te#a% En gene#al1 contemlanlas necesidades locales administ#ati$as de un #o'ecto o institución%Eemlos! 7echa de catu#a1 #o$eniencia +histo#ia/1 #e$isiones deinteg#idad del a#chi$o%

9+9+9 7ara preser'ación

Est8n con7o#mados o# toda la in7o#mación necesa#ia a#a gestiona# '


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4141



#ese#$a# a#chi$os digitales a lo la#go del tiemo% .e distinguen delos metadatos t5cnicos

o#ue documentan #ocesos #ealizados en el tiemo1 es deci#1e$entos o acciones #ealizadas a#a #ese#$a# datos ' los #esultados deestos e$entos1 a di7e#encia de desc#i&i# la #ocedencia o las

t 4 ti d 7 t d hi . i i


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ca#acte#4sticas de 7o#mato de un a#chi$o% .e asocian con acciones#ealizadas soe un #ecu#so desu5s de se# en$iado a un #eosito#iodigitalM ueden inclui# el #egist#o de cam&ios #ealizados al #ecu#so1como t#ans7o#maciones o cam&ios de 7o#mato1 o indica# la natu#alezade las #elaciones ent#e di7e#entes a#chi$os digitales%

Estos metadatos de&en contene# la in7o#mación ue $a a asisti# ala toma de decisiones #elacionada con el $alo# a la#go lazo de un#ecu#so digital% .e #elacionan1 gene#almente1 con las est#ategias de#ese#$ación digital1 as4 como con ot#as acciones #utina#ias1 comocoia# ' #esalda#1 o cualuie# #oceso automatizado ue se eecuteen g#an cantidad de o&etos% Eemlos! secuencia de cam&ios de

7o#mato1 #esaldos #ealizados%

9+9+< /erec&os de autor

Est8n con7o#mados o# in7o#mación utilizada a#a identi6ca# losde#echos de auto# ' el estatus legal de un documento% Inclu'enin7o#mación detallada ace#ca del tio de acciones ue ueden se#

#ealizadas en o&etos digitales1 as4 como de los o#tado#es de losde#echos de auto# caaces de auto#iza# la eecución de dichasacciones% Eemlos! estatus +dominio 2&lico1 con de#echos de auto#1etc5te#a/1 in7o#mación minuciosa de los titula#es de de#echos1in7o#mación de conte@to +acciones ue se ueden #ealiza# con e#miso

dent#o de una se#ie de ci#cunstancias esec46cas/%

9+< E#uipo de digitaliación

0n elemento esencial a#a log#a# un #o'ecto e@itoso de digitalizaciónes la selección de disositi$os de catu#a de im8genes% Ho' en d4ae@iste una amlia gama disoni&le ue $a#4a en ca#acte#4sticas '

costos% El disositi$o ideal a#a un #o'ecto deende de $a#ios7acto#es1 ue inclu'en! metas del #o'ecto1 7o#mato1 tama=o1condición de los mate#iales ' #esuuesto disoni&le% ;am&i5n ha'

7acto#es t5cnicos ue $an a


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7acto#es t5cnicos ue $an a

inPui# en la decisión1 como son! conocimientos necesa#ios a#a su uso1tama=o del 8#ea de catu#a1 $elocidad1 conecti$idad ' osi&ilidad demaniula# los di7e#entes 7o#matos ' mate#iales de una colección%

>a#a decidi# el euio a emlea#se a#a #ealiza# el #o'ecto se


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>a#a decidi# el euio a emlea#se a#a #ealiza# el #o'ecto sede&en conside#a# las colecciones ue $an a se# digitalizadas% Lanatu#aleza 74sica de los o&etos imond#8 #est#icciones e inPui#8 en laelección del disositi$o de catu#a o# utiliza#% .e de&e tene# encuenta ue1 con7o#me el euio de catu#a de im8genes se $uel$e

m8s comleo ' so6sticado1 uede #eue#i# un alto ni$el de ha&ilidada#a su uso1 o# lo tanto1 algunas instituciones #eue#i#8n ent#ena# ale#sonal enca#gado de la digitalización%

Las dos 7o#mas de digitaliza# documentos son!

• Con un euio de escaneo +esc8ne#/%

• Con una c8ma#a digital%

E#uipos de escaneo

• Esc8ne# de cama lana! este euio es uno de los m8s

oula#es1 ' es utilizado amliamente en &i&liotecas1 a#chi$os 'museos% Deendiendo de la condición ' el 7o#mato del mate#ialseleccionado1 un esc8ne# de cama lana uede se# emleadoa#a digitaliza# mate#ial &idimensional1 como documentos enael1 7otog#a74as1 mate#ial im#eso1 ent#e ot#os% Este disositi$ono es #ecomenda&le a#a oas de a#te o#iginales1 inclu'endo

im#esos de a#te% Con este tio de euio1 es imo#tanteconside#a# el 8#ea de escaneo1 de&ido a la di$e#sidad en lasdimensiones de los mate#iales ue se #euie#e digitaliza#1 uesen algunos casos se#8 necesa#io conta# con un 8#ea de escaneom8s g#ande ue en ot#os%

Algunos modelos cuentan con acceso#ios disoni&les1 comoadatado#es a#a t#ansa#encias o alimentado#es autom8ticosde documentos% 0tiliza# un esc8ne# de cama lana a#a

digitaliza# cintas de el4cula uede causa#


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digitaliza# cintas de el4cula uede causa#

#o&lemas de en7oue1 a menos ue se utilice un esc8ne# degama alta% Los alimentado#es autom8ticos no de&en se#utilizados a#a digitaliza# mate#ial histó#ico o dete#io#ado1 'a ue

se co##e el elig#o de da=a#lo


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se co##e el elig#o de da=a#lo%• Esc8ne# de 6lme"diaositi$as! un esc8ne# de este tioest8 dise=ado1

esec46camente1 a#a digitaliza# cintas de el4cula ' diaositi$as%Aunue un esc8ne# de cama lana con un aditamento a#at#ansa#encias uede usa#se a#a esto1 un esc8ne# dedicadoa#a 6lme tiene ma'o# caacidad en cuanto a #esolución1densidad del colo#1 maniulación del 6lme ' en7oue1 as4 comoun alto #ango de tonos ' de #esoluciones óticas% Adem8s1 seueden adui#i# alimentado#es de diaositi$as a#a digitaliza#hasta * de ellas1 aunue 5stos necesitan se# monito#eados a#a

e$ita# atasues ' da=o de los mate#iales%• Esc8ne# de 7o#mato amlio! un esc8ne# de 7o#mato amliouede se# mu'

2til a#a digitaliza# maas1 lanos1 di&uos a#uitectónicos1oste#s1 etc5te#a% Los modelos de g#ado #o7esional cuentancon altas #esoluciones óticasM sin em&a#go1 su alto costo a7ecta

a muchos #o'ectos% Las instituciones ue #euie#andigitalizaciones de este tio1 deendiendo de la cantidad demate#ial a digitaliza#1 ueden conside#a# cont#ata# a un#o$eedo# e@te#no o utiliza# una c8ma#a digital%

• Esc8ne# de lios! un esc8ne# de lios de gama alta si#$e a#ados #oósitos!

B% >e#mite el coiado a5#eo de lios1 de mate#iales demasiadog#andes o mu' 7#8giles ue no ueden one#se en un esc8ne# decama lana%

% .e ueden utiliza# en #o'ectos de cam&io de 7o#mato de lios1'a ue son #8idos ' est8n hechos a#a soo#ta# la est#uctu#a deun lio1 e$itando gene#a#le da=os al digitaliza#lo%


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Este tio de disositi$os inclu'e software a#a comensa#cualuie# disto#sión causada o# la cu#$a ue se 7o#ma aldigitaliza# lios comletosM son mu' comleos '1 o# lo tanto1mucho m8s ca#os ue un esc8ne# de cama lana%

Al igual ue con el esc8ne# de 7o#mato amlio1 lasinstituciones ue #euie#an de digitalización a5#ea uedanconside#a# cont#ata# a alg2n #o$eedo# o utiliza# una c8ma#a

digital%


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g

E#uipos para cámara digital

• C8ma#a comacta tio aunta# ' disa#a#% Las c8ma#as

o#ientadas al 2&lico no son a#a #o'ectos de digitalización1ues no cuentan con sinc#onización de disositi$os e@te#nos deiluminación1 el tama=o de la imagen #esultante es insu6ciente 'la calidad del lente limitada%

• C8ma#a digital #5Pe@ de 3 mm de un solo lente +Wf]/! a#a#o'ectos de

digitalización1 este tio de c8ma#a uede se# la meo# ocióna#a hace# la catu#a% Es ideal a#a gene#a# im8genes de altacalidad ue si#$en a#a a#chi$a# ' u&lica#% 0na solución e7ecti$aa un costo #elati$amente &ao%

Las $entaas de este tio de c8ma#as inclu'en! calidad alta deimagen1 #e( solución de imagen a#oiada1 78cil uso1 Pe@i&ilidad

de catu#a1 sinc#onización con disositi$os de iluminación1 #angode #ecios modesto ' oción de catu#a di#ecta1 es deci#1 cuandola c8ma#a est8 conectada a la comutado#a ' la ima( genaa#ece en antalla en cuanto se catu#a1 esto e#mite toma#decisiones t5cnicas ' est5ticas de inmediato1 asegu#ando uetenga la calidad adecuada%


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' g#ese#$ación1 es necesa#io de6ni# una est#ategia ' ol4ticasesec46cas a#a la #ese#$ación digital% Am&as son esenciales a#aasegu#a# ue e@isten medios con6a&les ' $e#i6ca&les ue e#mitan#ese#$a# la integ#idad de los a#chi$os digitales%


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• Desc#ición de #ocesos de mig#ación ' no#malización de

a#chi$os1 ue contemlan las condiciones ue se de&en cumli#a#a ue se eecuten tales #ocesos%

Cada uno de los untos incluidos en la est#ategia de #ese#$acióndigital uede tene# m8s eso ue ot#os1 deendiendo del tama=o ' eltio de colección a digitaliza#%

< 2 7 líti d ió di it l


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• Desc#ición de 7unciones ' #esonsa&ilidadesM tanto dent#o de la

o#ganización como a#a acto#es e@te#nos +cont#atistas1donado#es de mate#ial1 etc5te#a/%

• De6nición de c#ite#ios de mane#a concisa1 con el 6n de hace#mediciones a


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mediciones aa#ti# de ellos%

• Dete#minación de la co&e#tu#a de las acti$idades de #ese#$acióndigital%

• Eseci6cación de los tiemos ' c#ite#ios de e$aluación!

de6ni# cu8ndo ' cómo se $an a e$alua# los a#chi$osdigitales ue se#8n #esentados a#a su almacenamiento1conside#ando su $alo# histó#ico ' sus ca#acte#4sticastecnológicas%

• De6nición de cualuie# est8nda# de la est#ategia de #ese#$acióndigital%

El 6n es da#le la auto#idad necesa#ia al a#chi$o a#a lle$a# a ca&o la#ese#$ación digital dent#o del ma#co aco#dado1 sin tene# ue

usti6ca# eticiones de #ecu#sos o se#$icios 'a identi6cados 'lasmados en las ol4ticas de #ese#$ación digital% Las ol4ticas

de6ni#8n en 7o#ma m8s cla#a la l4nea de #esonsa&ilidades1 ' estoe#miti#8 #esol$e# en 7o#ma di#ecta ' sin #iesgos cualuie# asunto ocon7licto ue ueda su#gi#%

0n documento de ol4ticas de #ese#$ación digital de&e inclui#los siguientes elementos!


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7o#ma#8n la &ase de la imlementación%

#valuación deriesgos

Desa##olla# una 7#ase ue e@#ese la e$aluación de #iesgos de la

institución1 ue inclu'a el g#ado de #iesgo en t5#minos de!


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• La in7#aest#uctu#a t5cnica%

• Los 7o#matos digitales de las colecciones1 medios de

almacenamiento1 metadatos1 o#igen ' condición de los o#iginales%

'ecesidades

Identi6ca# las necesidades de #ese#$ación digital1 &asadas en lae$aluación de #iesgos de la institución%

Propósito del proyecto

E@#esa# en una se#ie de 7#ases la de6nición de cada #o'ecto con su#oósito1 inclu'endo los &ene6cios ue t#ae#8n% El lan se &asa#8 enlas necesidades institucionales%

(etas y ob)etivos

Desa##olla# metas ' o&eti$os &asados en las decla#aciones de misióno #oósito de la o#ganización%

Proyectos por

realizar Desglosa# el lan gene#al de #ese#$ación en eue=os#o'ectos e inclui# los nomes de los uestos ue de&en a#ticia#en el #o'ecto%

&ompromisos*nancieros

Lista# los #ecu#sos 6nancie#os ue $an a se# necesa#ios a#a log#a#

las metas ' #ealiza# los #o'ectos%


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&ompromisosorganizacionales

Lista# los #ecu#sos no 6nancie#os ue $an a se# necesa#ios a#a

log#a# las metas ' #ealiza# los #o'ectos%


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Personal

Hace# una lista del e#sonal cla$e in$oluc#ado ' los #oles adeseme=a#%

Preservación y control decalidad

Desa##olla# metas ' o&eti$os #elacionados con la #ese#$ación 'en7ocados en el cont#ol de calidad% .e ueden inclui#! tios ' 7uentesde contenido1 7o#matos1 est#ategias de gestión ' desliegue1

he##amientas de toma de decisiones1 etc5te#a%

(etadatos de preservación

C#ea# una 7#ase ue muest#e la c#eación ' el uso de metadatos de#ese#$ación%

Funciones y responsabilidades

De6ni# las 7unciones ' #esonsa&ilidades de los a#ticiantes en la#ese#$ación digital a la#go lazo%

&apacitación

Desc#i&i# los com#omisos de la institución ' los lanes decaacitación ' ent#enamiento del e#sonal ue t#a&aa en la#ese#$ación digital%


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(losario det$rminos

Adem8s de de6niciones contenidas en el A#t4culo ) de la Le'


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Accesibilidad% At#i&uto de un documento elect#ónico cuando esaccesi&leM es deci#1 uede se# localizado1 #ecue#ado1 #esentado einte##etado%

Administración de arc&i'os% Conunto de est#ategias di#igidas a lalaneación1 di#ección ' cont#ol de los #ecu#sos 74sicos1 t5cnicos1tecnológicos1 6nancie#os ' humanos1 a#a el e6ciente 7uncionamientode los a#chi$os%

Arc&i'o electrónico% Conunto de documentos elect#ónicos#oducidos ' t#atados con7o#me a los #inciios ' #ocesosa#chi$4sticos%

rea generadoraCárea de procedencia del arc&i'o% .e #e6e#e a

las di7e#entes coo#dinaciones1 di#ecciones1 su&di#ecciones1dea#tamentos1 secciones de dea#tamentos o eui$alentes en lasue se gene#an o #eci&en los documentos de la institución%

Asunto% Contenido esec46co de los documentos de a#chi$o 'e@edientes de una se#ie1 ue e#mite la indi$idualización dent#o delconunto de ca#acte#4sticas homog5neas al ue est8n integ#ados% Estam&i5n el tema1 moti$o1 a#gumento1 mate#ia1 cuestión1 negocio oe#sona de ue t#ata un e@ediente o documento de a#chi$o ' ue segene#a como consecuencia de una acción administ#ati$a%

Autenticidad% At#i&uto de un documento elect#ónico ue uede#o&a# ue el o#igen de las in7o#maciones contenidas en 5l ' 6adassoe un soo#te elect#ónico son cie#tas%


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)olección documental% Conunto de documentos #eunidos seg2nc#ite#ios su&eti$os ' ue o# lo tanto no tiene una est#uctu#a o#g8nicani #esonde a los #inciios de #eseto a la #ocedencia ' al o#den

o#iginal%

) i R d ió t d


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)opia% Re#oducción e@acta de undocumento%

)opia autenticada% Re#oducción de un documento1 e@edida '

auto#izada o# el 7unciona#io cometente ' ue tend#8 el mismo $alo##o&ato#io del o#iginal%

)opia de seguridad% Coia de un documento #ealizada a#aconse#$a# la in7o#mación contenida en el o#iginal en caso de 5#dida odest#ucción del mismo%

/epuración% Reti#o de dulicados id5nticos1 7olios en &lanco 'documentos de ao'o en los a#chi$os de gestión%

/escripción arc&i'ística% >#oceso destinado a ela&o#a# inst#umentos

de consulta ue 7aciliten el acceso ' conocimiento de los a#chi$os1tales como gu4as1 in$enta#io1 cat8logos e 4ndicesM a#a lle$a#la a ca&oes necesa#io conside#a# al menos los seis camos o&ligato#ios de la

no#ma inte#nacional gene#al de desc#ición a#chi$4stica UVJW(K1 as4 como cuida# la #edacción ' la o#tog#a74a%

/igitaliación% ;5cnica ue e#mite la #e#oducción de in7o#maciónue se encuent#a gua#dada de mane#a analógica +soo#tes! ael1$ideo1 casetes1 cinta1 el4cula1 mic#o6lm1 etc5te#a/ en una ue sólouede lee#se o inte##eta#se o# medio de una comutado#a%

/iagnóstico de arc&i'os% >#oceso ue e#mite o&tene# una $isióninteg#al de la situación ' #o&lem8tica a#chi$4stica de una entidadmediante el an8lisis ' e$aluación de las 8#eas de a#chi$o '

clasi6cación de los documentos% Es necesa#io1 soe todo1


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en auellos casos en los ue se #etende o#ganiza# el ace#$odocumentalM en s4ntesis1 es la #ime#a etaa de la c#eación de unsistema de administ#ación de documentos% Ent#e ot#os asectos

de&e#8 e$alua#se!

• El estado de o#ganización de los t#es tios de a#chi$o t#8mite


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• El estado de o#ganización de los t#es tios de a#chi$o1 Qt#8mite1

concent#ación e histó#icoQ1 a#a dete#mina# las 8#eas #io#ita#iascon las ue se da#8 inicio al #o'ecto%

• Los inst#umentos de cont#ol ' #egist#o de e@edientes con ue

cuenta lainstitución%

• El estado de conse#$ación de los documentos%

• Los #ocesos de t#ans7e#encia ue lle$a a ca&o la deendencia%

• Las 8#eas 74sicas asignadas a#a el #esgua#do de los a#chi$os%

•

El e#sonal a ca#go de los a#chi$os ' la detección de necesidadesde caacitación%

• Los #eue#imientos de &ienes mue&les a#a la conse#$ación '

gua#da de a#chi$os%

/ocumento% Es el testimonio mate#ial de un hecho o acto #ealizado

en el ee#cicio de sus 7unciones o# instituciones o e#sonas 74sicas1 u#4dicas1 2&licas o #i$adas1 #egist#ado en una unidad de in7o#maciónen cualuie# tio de soo#te +ael1 cintas1 discos magn5ticos1el4culas1 7otog#a74as1 etc5te#a/ en lenguae natu#al o con$encional%

/ocumento de arc&i'o electrónico% El ue #egist#a un actoadminist#ati$o1 u#4dico1 6scal o conta&le1 c#eado1 #eci&ido1 maneado 'usado en el ee#cicio de las 7acultades ' acti$idades de la instituciónue #ecisa de un disositi$o elect#ónico a#a su #egist#o1almacenamiento1 acceso1 lectu#a1 t#ansmisión1 #esaldo '#ese#$ación%

/ocumentos de comprobación administrati'a% Documentosc#eados o #eci&idos o# una institución o indi$iduo en el cu#so det#8mites administ#ati$os o eecuti$os% .on com#o&antes de la

#ealización de un acto administ#ati$o inmediato%


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/ocumento original%


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' cu'a consulta es eso#8dica% .e #esgua#da en el a#chi$o deconcent#ación%

Epediente electrónico% 0nidad documental constituida o# uno o

$a#ios documentos elect#ónicos soe un dete#minado asunto1acti$idad o t#8mite1 o#denados como indican el cuad#o gene#al declasi6cación a#chi$4stica ' el cat8logo de disosición documental delas instituciones1 cu'a gestión desde su #oducción1 t#atamientoa#chi$4stico1 conse#$ación1 se#$icio ' disosición 6nal se eecuta

mediante un sistema automatizado de gestión ' cont#ol dedocumentos%

Epediente tipo% .e comone de un n2me#o dete#minado dedocumentos esta&lecidos como #euisitos a#a solicita# un t#8mite ose#$icio%

Epediente Fnico% Es a#te de un #oceso o#ganizacional donde$a#ias 8#eas ueden inco#o#a# documentación a un e@ediente%

@ec&as etremas%


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@ormato electrónico% La codi6cación de un documento de a#chi$oelect#ónico ue de6ne cómo est8 o#ganizada su in7o#mación%

,denti%cación% >#ime#a 7ase de la metodolog4a a#chi$4stica1 de tiointelectual1 cu'o o&eti$o es el conocimiento e@hausti$o de lainstitución ue ha #oducido el documento1 su e$olución o#g8nica1


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cometencias administ#ati$as ' tios documentales en los ue semate#ializan el #ocedimiento administ#ati$o ' dem8s disosicionesue a7ectan al t#8mite1 elementos im#escindi&les a#a la

delimitación de la se#ie documental% El #esultado de esta 7ase se#8la o#ganización del 7ondo1 con el esta&lecimiento del Cuad#o gene#alde clasi6cación a#chi$4stica ' la o#denación de sus se#iesdocumentales1 sentando las &ases a#a su oste#io# $alo#ación 'desc#ición%

,nstrumentos de control y consulta% ;5#mino gen5#ico ue si#$ea#a denomina# cualuie# desc#ición o inst#umento de #e7e#encia#ealizado o #eci&ido o# un se#$icio de a#chi$os en el desa##ollo delcont#ol administ#ati$o e intelectual de los documentos! gu4a gene#al1gu4a simle1 in$enta#io1 cuad#o gene#al de clasi6cación a#chi$4stica1

cat8logo de disosición documental%

,ntegridad% At#i&uto de un documento elect#ónico ue ga#antiza uelas in7o#maciones contenidas en 5l no han su7#ido alte#aciones du#antela t#ansmisión ent#e distintos sistemas1 tanto dent#o de los sistemasde la o#ganización donde se gene#ó el documento elect#ónico1 como

cuando es t#ans7e#ido mediante las #edes 2&licas o #i$adas decomunicación a una te#ce#a e#sona%

Legajo% Conunto de documentos atados o emastados a#a 7acilita#su maniulación% >a#te de la documentación de un e@edientesu&di$idido a#a 7acilita# su maneo ' conse#$ación%


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NFmero de epediente% N2me#o consecuti$o ue1 dent#o de la se#iedocumental1 identi6ca a cada uno de sus e@edientes%

.rdenación% Acti$idad ue se desa##olla dent#o del #oceso deo#ganización1 ' consiste en esta&lece# secuencias dent#o de g#uos1con7o#me a secciones o se#ies documentalesM uede se# c#onológica1


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al7a&5tica o num5#ica%

.rganiación documental% Oe#ación intelectual ' mec8nica o# la

cual las di7e#entes ag#uaciones documentales se #elacionan de 7o#ma e#8#uica con c#ite#ios o#g8nicos o 7uncionales a#a #e$ela# sucontenido e in7o#mación% .e di$ide en dos etaas! clasi6cación 'o#denación% >#oceso ue1 mediante las etaas de clasi6cación 'o#denación1 alica las conclusiones esta&lecidas en la 7ase deidenti6cación de la est#uctu#a de un 7ondo% O#ganización identi6cación clasi6cación o#denación desc#ición%

.riginalidad% .iem#e ue la comunicación1 el acceso a la misma1 se#oduzca mediante #edes 2&licas o #i$adas de comunicación1 seesta#8 accediendo al documento o#iginalM mient#as ue si la

comunicación del documento elect#ónico se e7ect2a mediante\W%][a1 disuete1 ael1 etc%1 se ha&la de coias de documentos%

3elección% >#oceso a#chi$4stico destinado a dete#mina# cu8l se#8 ladocumentación ue ha de se# eliminada o conse#$ada en un a#chi$ohistó#ico con7o#me a sus $alo#es #ima#ios ' secunda#ios%

3istema de administración de documentos% ;iene como o&eti$o#egula# la #oducción1 ci#culación1 acceso1 uso1 cont#ol1 conse#$ación1#ese#$ación ' di7usión de los testimonios documentales de unainstitución%

3oporte% 9ate#ial 74sico en el ue se #egist#a la in7o#mación +ael1e#gamino1 ai#o1 cintas ' discos magn5ticos1 el4culas1 7otog#a74as1etc5te#a/%


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ipo documental% 0nidad documental simle o#iginada en unaacti$idad administ#ati$a1 con diag#amación1 7o#mato ' contenidodistinti$os ue si#$en como elementos a#a clasi6ca#la1 desc#i&i#la '

asigna#le catego#4a dilom8tica%

0nidades administrati'as% .e #e6e#e a las di$e#sas 8#eas uei t l t t i i l d i tit ió ti l


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integ#an la est#uctu#a o#ganizacional de una institución1 tienen la#esonsa&ilidad de dea# constancia documental de todos ' cada unode los asuntos ue les son inhe#entes% >o# su natu#aleza son

#eceto#as ' gene#ado#as de los documentosM o# ello1 tienen la#esonsa&ilidad de constitui# en su 8#ea el a#chi$o de t#8mite%

=ale de pr$stamo% 2&lica%

=alor jurídico o legal% Valo# del ue se de#i$an de#echos 'o&ligaciones legales1 #egulados o# el de#echo com2n ' ue si#$en detestimonio ante la le'%


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=alor permanente o secundario% Cualidad at#i&uida a auellosdocumentos ue1 o# su imo#tancia histó#ica1 cient46ca ' cultu#al1de&en conse#$a#se en un a#chi$o%

=alor primario% Cualidad de los documentos desde ue se#oducen o se #eci&en hasta ue cumlen sus 6nes administ#ati$os16scales legales '"o conta&les

8/18/2019 Recomendaciones

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