Rapport

RAPPORT

Definisi Rapport

Rapport (dibaca:rapo) adalah suasana nyaman dalam

bekomunikasi, emphaty, dan simpati. Merasa sama dan

senasib. Orang yang hanyut dalam rapport akan mau diminta

untuk melakukan apapun, kecuali berlawanan dengan

beliefnya.

[RAPPORT]

[email protected] hal 2

1. Suasana rapport membuat anda nyaman berada di depan

audiens, maka sebelum berbicara di depan audiens anda

harus mengenal terlebih dahulu siapa audiens anda, berapa

rata-rata usianya, latar belakang pendidikannya, bagaimana

perangai budaya mereka, dan seterusnya. Makin anda

mengenal mereka, anda semakin siap untuk menghadapi

mereka.

2. Demikian juga mereka perlu mengenal anda dengan lebih

baik. Suasana saling kenal seperti ini akan mengantarkan

anda pada suasana rapport yang lebih cepat. Dalam kondisi

rapport anda bisa menyampaikan gagasan dengan santai

tanpa beban dan lebih mudah kongruens.

3. Dua orang yang sudah masuk dalam suasana rapport,

mereka akan sangat mudah mencapai kesepakatan, karena

rapport selain menimbulkan kenyamanan juga untuk

membangkitkan kepercayaan. Kalau sudah saling percaya,

tentu tidak ada kendala dalam berkomunikasi.

4. Dalam bisnis, seorang sales harus lebih dahulu membawa

klien masuk dalam kondisi rapport sebelum menggiringnya

untuk mencapai deal / kesepakatan. Pembicaraan dalam

rapport menjadikan sales jauh lebih mudah menggiring

klien untuk menyelesaikan closing penjualannya.

[RAPPORT]


Membangun Rapport

Pada dasarnya kondisi rapport

dibangun dengan membuat

sedemikian rupa agar anda dikenal

oleh lawan bicara anda sehingga

mereka tidak asing tentang diri

anda. Juga meyakinkan mereka

bahwa anda aman bagi mereka, dan

membuat persamaan-persamaan

dengan mereka. Persamaan akan

menimbulkan rasa senasib dan

sepenanggungan, sangat baik untuk

membangun rapport.

Membangun rapport dapat dilakukan dengan beberapa cara :

1. Reputasi dan Referensi

2. Pacing & Leading

1. Reputasi dan Referensi

Membangun rapport dengan pendekatan reputasi dan

referensi ini dilakukan dengan memperhatikan beberapa aspek

seperti tersebut di bawah :

� Persepsi yang Positif

� Sebelum anda menemui orang lain, milikilah persepsi

yang positif tentang dia agar anda bisa menampilkan

wajah yang positif.

� Untuk menemukan kebaikannya, anda dapat melakukan

reframing.

[RAPPORT]


� Melakukan visualisasi sebelum pertemuan juga sangat

baik untuk menciptakan rapport. Bayangkanlah bahwa

orang yang akan anda temui memiliki nilai positif,

mempunyai kebaikan, dan membawa manfaat bagi

Anda. Fokuslah pada hal positif dan manfaat tersebut.

Dalam visualisasi ini, temukan juga persamaan-

persamaan anda dengan dia atau mereka, sehingga

anda merasa senasib.

� Penampilan

� Penampilan sangat penting untuk memperoleh rapport.

Jika anda ingin diterima baik oleh suatu komunitas maka

anda perlu berpenampilan seperti halnya komunitas

tersebut, baik itu berupa pakaian, parfum,

perhiasan/perlengkapan, dll.

� Gelar / Jabatan

� Gelar dan jabatan

secara tidak sadar

akan mempermudah

anda untuk diterima,

dan lebih dipercaya.

Namun hal ini perlu

digunakan secara bijak

sesuai keadaan

lingkungannnya.

[RAPPORT]


� Nama besar / dikaitkan dengan nama besar

� Jika kehadiran anda mewakili perusahaan dengan brand

yang sudah terkenal, akan jauh lebih mudah

dibandingkan dengan kalau anda hadir mewakili

perusahaan yang namanya tidak pernah didengar.

� Maka perusahaan yang namanya tidak pernah didengar

akan lebih mudah diterima ketika anda kaitkan dengan

perusahaan besar. Misalnya perusahaan anda

bekerjasama dengan BUMN, bekerjasama dengan

perusahaan berskala nasional atau internasional.

Mendapatkan sertifikasi internasional, atau direktur

anda lulusan sekolah elite internasional.

� Catatan prestasi / testimony

� Anda juga bisa

mengumpulkan catatatn

prestasi anda sendiri atau

perusahaan. Memperoleh

penghargaan tingkat

nasional dalam bidang

tertentu, pernah menerima

kontrak-kontrak prestisius,

memiliki market share yang

signifikan di wilayah

tertentu, dll.

[RAPPORT]


� Edifikasi dan kata-kata positif

� Edifikasi atau saling bicara yang baik tentang lingkungan

anda, istri, anak, kolega, atasan, rekan-rekan kerja, atau

bahkan produk, ide, maupun gagasan anda.

� Membicarakan potensi perusahaan anda baik di depan

klien maupun di depan teman-teman sendiri tidak

hanya menimbulkan efek untuk memudahkan rapport

namun juga menambah keyakinan dan percaya diri,

serta menimbulkan suasana nyaman dalam pekerjaan.

� Penerapan edifikasi ini juga baik dilakukan dalam

lingkungan keluarga, dengan efek akan menimbulkan

rasa syukur dan cinta kasih dalam keluarga tersebut.

2. Pacing & Leading

Pacing dimaksudkan sebagai membangun persamaan dan

leading atau memimpin dan mengarahkan, adalah cara yang

sangat efektif digunakan untuk membentuk rapport secara

instant, disebut juga instant rapport.

Pacing dilakukan dengan menyamakan topik, fisiologi,

gaya bahasa, dan sistem preferensi.

[RAPPORT]


Pacing dengan Topik

� Awali pembicaraan dengan topik-topik terkini, politik, hobi,

ataupun latar belakang kehidupan, pendidikan anak, dll.

Pilihlah nuansa yang paling anda kuasai, sehingga anda

dapat memberikan komentar dan apresiasi secara wajar

dan alamiah.

� Hindari perdebatan

� Hindari kata “tetapi” sekalipun anda tidak setuju

� Gunakan kata “dan” sebagai penggantinya

Pacing dengan Fisiologi (mimik dan Gesture)

� Kita juga bisa melakukan penyamaan dengan mimik dan

gesture. Teknik ini disebut Match & Mirroring

� Match & Mirroring dilakukan dengan cara memiringkan

sikap tubuh kita. Jika ia duduk dengan kaki kanan di depan,

kita mengikuti kaki kanan di depan. Jika badannya agak

condong ke belakang, kita ikut badan agak condong ke

belakang, semua kita matchingkan dengan selisih kira-kira

10 detik. Cara ini secara magic akan membuat dia merasa

akrab dan nyaman seperti sudah kenal lama.

[RAPPORT]


Gaya Bahasa

Cara lain adalah dengan menirukan gaya bahasa. Pemilihan

kata, intonasi tempo, tempo, tekanan, dan warna suaranya.

Jika dia mengatakan

“Aku ingin melihat contoh produk Anda”

Anda sebaiknya menggunakan kata yang sama “melihat”

bukan “memandang”

Sistem Preferensi

Sistem preferensi yang dimaksud

adalah kecenderungan seseorang

untuk menggunakan potensi

indra, baik menangkap informasi,

menyimpan, maupun

mengungkapkan kembali

memorinya. Orang umumnya

memiliki tiga jenis kecenderungan

1. Visual

� Orang visual senang menangkap dan menyimpan

informasi dengan penglihatan, serta mengungkapkan

kembali ingatannya dengan bahasa penglihatan.

� Kata-kata yang sering diungkapkan oleh orang visual

antara lain adalah : kelihatannya, melihat, gambar, peta,

warna, dll. Kalau berbicara temponya cenderung cepat,

disertai gerakan menggambar di udara.

[RAPPORT]


2. Auditory

� Orang auditory senang menangkap dan menyimpan

informasi serta mengungkapkannya kembali dengan

bahasa pendengaran. Kata-kata yang sering dinyatakan

oleh orang auditory : kedengarannya, suaranya,

gemuruh, mendengar, dll.

� Orang auditory sering mengoreksi kata atau kalimat.

3. Kinestetik

� Orang kinestetik senang menangkap dan menyimpan

informasi dengan perasaan, serta mengungkapkan

kembali ingatannya juga dengan bahasa perasaan. Kata-

kata yang digunakan oleh kinestetik antara lain :

rasanya, merasakan, dingin, sesak, dll.

� Kalau bicara temponya cenderung lambat disertai

gerakan menggambar di udara.

Ya Ya Ya Question

Memberikan pertanyaan yang

jawabannya pasti Ya memberikan

kesan empati

Bapak perlu bantuan?

Ini kopor Bapak?

Yang ini juga?

Dengan tiga pertanyaan yang jawabannya pasti Ya, bisa

dengan mudah memperoleh rapport secara singkat.

[RAPPORT]


Namun berhati-hati jika ada pertanyaan yang salah atau

jawabannya tidak, hal itu akan mengurangi rapport.

Tanda-tanda Keberhasilan Rapport

Keberhasilan rapport ditandai dengan Ya Ya ya baik dalam

bentuk mimik, gestur maupun kata-kata. Jika tidak ada

ungkapan keberatan, tidak ada kata “tetapi” dan sering

menganggukkan kepala atau sering mengatakan ya artinya

sudah mencapai rapport. Kini saatnya anda melanjutkan ke

proses berikutnya yaitu leading atau mengarahkan pada

maksud yang anda inginkan.

3. Kalibrasi

Salah satu proses penting

dalam membina dan

menjaga rapport adalah

kalibrasi, yaitu

memperhatikan

perubahan mimik, gestur,

tonality, intonasi, dan

tempo kata-kata.

Perubahan rapport selalu didahului perubahan kondisi emosi

(state). Perubahan state selalu diikuti perubahan mimik,

gestur, tonality, intonasi, dan tempo kata-kata.

Kalibrasi adalah memperhatikan perubahan suasana hati

seseorang dengan memperhatikan ciri-ciri fisiologisnya.

[RAPPORT]


Yang terpenting dalam kalibrasi adalah bisa mendeteksi

perubahannya, apakah perubahan dari tertutup menjadi

terbuka, apakah perubahan dari tidak nyaman menjadi

nyaman, apakah perubahan dari tidak mau menjadi mau,

apakah perubahan dari sedih menjadi gembira, apakah

perubahan dari tidak setuju menjadi setuju, ataukah

sebaliknya.

Kalibrasi sangat penting agar anda

bisa mengambil keputusan kapan

saatnya leading, atau kapan saatnya

anda mengulang membangun

rapport.

4. Menjaga dan Mempertahankan Rapport

Penolakan dan resistensi pada dasarnya adalah kehilangan

rapport, karena itu menjaga rapport selama proses komunikasi

hingga tercapai deal atau kesepakatan harus terus

dipertahankan, jika rapport menurun, anda harus

membangunnya kembali.

Hindari perdebatan, hindari kata tetapi, karena tetapi

bermakna penyangkalan dan itu sangat mengganggu rapport.

Jika terpaksa anda tidak setuju dengan pernyataan klien, ulangi

pernyataannya dan ikuti pernyataan anda dengan kata

sambung “dan”, seperti yang dicontohkan dalam pacing dan

leading di atas.

[RAPPORT]


Minta Maaf

Jangan segan-segan mengucapkan permintaan maaf, jika

memang anda benar-benar telah membuat kesalahan.

Keberanian meminta maaf bisa menimbulkan respek dan

pemulihan dari kekecewaan.

Namun jika tidak nyata-nyata membuat kesalahan, hindari

meminta maaf, karena meminta maaf yang bukan pada

tempatnya hanya akan mengundang fokusnya untuk mencari

pembenaran atau bukti bahwa anda bersalah.

Rapport

Education

Transcript of Rapport