143

BAB 4

RANCANGAN PENGEMBANGAN ERP

4.1. Innovate Phase

Pada fase ini akan diusulkan prosesproses baru berdasarkan hasil analisa

pada fase sebelumnya. Dalam fase ini, terdapat Future Activity Based Costing

dari setiap proses baru dan melalui melalui metode ini akan terlihat

pengembangan dalam setiap proses. Kemudian akan terlihat perbedaaan antara

proses yang lama dengan yang baru dalam hal waktu dan biaya yang

dikeluarkan. Perbedaan tersebut akan terlihat pada tabel perbandingan Current

& Future Activity Based Costing.

4.1.1. Future Activity Based Costing

Untuk melihat penggunaan waktu dan biaya pada proses baru, maka

dibuat Future Activity Based Costing bagi proses yang diusulkan untuk

dikembangkan, yaitu Recruitment Process, Employee Database Process,

Resignation/Termination Process, Training Management Process,

Performance Management Process, Purchasing (Man Power),

Purchasing (Site Project), Purchasing (Head Office). Dengan

menggunakan metode dan estimasi biaya yang sama, maka Future

Activity Based Costing adalah sebagai berikut :

144 Tabel 4.1. Activity Based Costing (Future Process)-Recruitment Process

A B C D E F G H I J K L M

Nama Proses Transaksi

Waktu per transaksi

Waktu transaksi per

hari

Biaya pegawai per jam

Biaya pegawai

per transaksi

Biaya lain-lain per jam

Biaya lain-lain per

transaksi

Biaya lain-lain per hari

Biaya rata-rata per hari

Biaya rata-rata

per transaksi

Biaya tahunan

Usaha tahunan

(per- periode)

(menit)

(menit) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (%)

(BxC)

(DxE/60)

(DxG/60) + (HxB)

(F+I) (J/B) (Jx3) (D/X*100)

Pencarian calon terbaik dari database applicant

1 3 3 12.500 625,00 930,63 0 46,53 671,53 671,53 2.014,59 4,05%

Pembukaan lowongan 1 5 5 12.500 1.041,67 930,63 2.000 2.077,55 3.119,22 3.119,22 9.357,66 6,76%

Profile Match Up (Qualification dan Requirement)

1 3 3 12.500 625,00 930,63 0 46,53 671,53 671,53 2.014,59 4,05%

Penjadwalan wawancara dan test

1 3 3 12.500 625,00 930,63 0 46,53 671,53 671,53 2.014,59 4,05%

Pelaksanaan test 1 30 30 12.500 6.250,00 930,63 60 525,32 6.775,32 6.775,32 20.325,95 40,54% Interview karyawan 1 30 30 12.500 6.250,00 930,63 0 465,32 6.715,32 6.715,32 20.145,95 40,54%

X Total 6 74 74 75.000 15.416,67 5.583,78 2.060 3.207,78 18.624,44 18.624,44 55.873,33 100,00%

145 Aktivitas baru pada proses ini adalah pencarian calon terbaik dari database applicant

dan profile match up (qualification dan requirement). Pada proses sebelumnya calon

terbaik yang akan direkrut dicari dari kumpulan file CV, baik yang baru diterima

maupun yang sudah ada sebelumnya. Apabila sudah didukung dengan sistem informasi

yang baru, dimungkinkan untuk melakukan pencarian calon terbaik dari database

applicant. Sedangkan profile match up (qualification dan requirement) merupakan

aktivitas yang belum ada sebelumnya. Melalui profile match up, maka requirement pada

posisi yang kosong akan dicocokkan dengan qualification dari calon karyawan. Hal ini

dapat dilakukan apabila proses maintain database applicant sudah diterapkan dan

perusahaan sudah membuat Qualification Matrix.

Keterangan :

- Biaya Karyawan : Estimasi gaji karyawan per bulan Rp 2.000.000,-

Sehingga biaya per jam = Rp 2.000.000,- / 160 = Rp 12.500,-

- Biaya lain-lain per jam :

Internet = Rp 250.000,- / 1000 jam = Rp 250,-

Listrik industri = Rp 750,- kwh / 1000 = Rp 0,75/watt

AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50

Laptop = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

146

PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50

Lampu = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

InFocus =200 Watt x Rp 0,75 = Rp 150,

Ruang kerja divisi HR terdiri dari : 1 buah lampu, 3 buah AC, 3 buah

laptop dan 4 orang karyawan. Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :

BL = internet + lampu + AC + laptop

= Rp 250,- + (Rp 45 + (3xRp 832,50)) + Rp 45 = Rp 930, 63 4

- Biaya lain-lain per transaksi :

Biaya kertas : Rp 30.000 / 500 lembar = Rp 60,-

147 Tabel 4.2. Activity Based Costing (Future Process)-Employee Database Process

A B C D E F G H I J K L M

Nama Proses Transaksi

Waktu per transaksi

Waktu transaksi per hari

Biaya pegawai per jam

Biaya pegawai

per transaksi

Biaya lain-lain per jam

Biay

a lain-lain per

transaksi

Biaya lain-lain per hari

Biaya rata-rata per hari

Biaya rata-rata

per transaksi

Biaya tahunan

Usaha tahunan

( per-periode)

(menit) (menit) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (%)

(BxC)

(DxE/60)

(DxG/60) + (HxB)

(F+I) (J/B) (Jx3) (D/X*100)

Input database applicant

2 2 4 12,500 833.33 930.63 0 62.04 895.38 447.69 2,686.13 22.22%

Pemindahan data applicant ke database karyawan

2 2 4 12,500 833.33 930.63 0 62.04 895.38 447.69 2,686.13 22.22%

Pengisian Form perubahan data karyawan

1 5 5 12,500 1,041.67 930.63 60 137.55 1,179.22 1,179.22 3,537.66 27.78%

Update data karyawan dan Compensation & Benefit

1 5 5 12,500 1,041.67 930.63 0 77.55 1,119.22 1,119.22 3,357.66 27.78%

X Total 6 14 18 50,000 3,750.00 3,722.52 60 339.19 4,089.19 3,193.81 12,267.57 100.00%

148 Aktivitas baru pada proses ini adalah, input database applicant, pemindahan data applicant

ke database karyawan, dan update data karyawan dan Compensation & Benefit. Aktivitas input

database applicant diusulkan untuk mendukung kemudahan dalam melakukan pencarian

calon terbaik (Recruitment Process). Data penting harus dimasukkan ke dalam sistem

adalah data kualifikasi yang dimiliki oleh calon karyawan. Hal ini diperlukan untuk

melakukan profile match up pada Recruitment Process.

Keterangan :

- Biaya Karyawan : Estimasi gaji karyawan per bulan Rp 2.000.000,-

Sehingga biaya per jam = Rp 2.000.000,- / 160 = Rp 12.500,-

- Biaya lain-lain per jam :

Internet = Rp 250.000,- / 1000 jam = Rp 250,-

Listrik industri = Rp 750,- kwh / 1000 = Rp 0,75/watt

AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50

Laptop = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50

Lampu = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

InFocus =200 Watt x Rp 0,75 = Rp 150,

149

Ruang kerja divisi HR terdiri dari : 1 buah lampu, 3 buah AC, 3 buah

laptop dan 4 orang karyawan. Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :

BL = internet + lampu + AC + laptop

= Rp 250,- + (Rp 45 + (3xRp 832,50)) + Rp 45 = Rp 930, 63 4

- Biaya lain-lain per transaksi :

Biaya lemari : Rp 400.000,- / 8 laci / 200 map = Rp 250,-

150 Tabel 4.3. Activity Based Costing (Future Process)-Resignation/Termination Process

A B C D E F G H I J K L M

Nama Proses

Transaksi

Waktu per transaksi

Waktu transaksi per hari

Biaya pegawai per jam

Biaya pegawai

per transaksi

Biaya lain-lain per jam

Biaya lain-lain per

transaksi

Biaya lain-lain per hari

Biaya rata-rata per hari

Biaya rata-rata

per transaksi

Biaya tahunan

Usaha tahunan

(per- semester)

(menit) (menit) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (%)

(BxC)

(DxE/60)

(DxG/60) + (HxB)

(F+I) (J/B) (Jx2) (D/X*100)

Pemberian informasi jumlah hak & kewajiban

1 2 2 12.500 416,67 930,63 0 31,02 447,69 447,69 895,38 14,29%

Exit interview 1 10 10 12.500 2.083,33 930,63 0 155,11 2.238,44 2.238,44 4.476,88 71,43% Update database karyawan 1 2 2 12.500 416,67 930,63 0 31,02 447,69 447,69 895,38 14,29%

X

Total 3 14 14 37.500 2.917 2.792 0 217 3.134 3.133,81 6.268 100%

151 Aktivitas baru pada proses ini yaitu, Pemberian informasi jumlah hak & kewajiban dan

update database karyawan. Pemberian informasi jumlah hak & kewajiban karyawan

berdasarkan atas informasi yang ada pada sistem database karyawan yang mana sebelumnya,

data tentang hak dan kewajiban tidak tersimpan dalam sistem. Sehinga diperlukan waktu yang

lebih lama bagi Compensation & Benefit Staff untuk melakukan pengecekkan dan perhitungan

mengenai hak dan kewajiban karyawan. Update database karyawan berguna untuk

mengubah status kepegawaian dari karyawan yangtelah mengajukan pengunduran diri.

Aktivitas ini sebelumnya tidak ada sehingga karyawan bagian HRD tidak memiliki

informasi yang terbaru mengenai status kepegawaian seseorang.

Keterangan :

- Biaya Karyawan : Estimasi gaji karyawan per bulan Rp 2.000.000,-

Sehingga biaya per jam = Rp 2.000.000,- / 160 = Rp 12.500,-

- Biaya lain-lain per jam :

Internet = Rp 250.000,- / 1000 jam = Rp 250,-

Listrik industri = Rp 750,- kwh / 1000 = Rp 0,75/watt

AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50

Laptop = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50

Lampu = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

152

InFocus =200 Watt x Rp 0,75 = Rp 150,

Ruang kerja divisi HR terdiri dari : 1 buah lampu, 3