Rancangan Pengembangan ERP HRM

download Rancangan Pengembangan ERP HRM

of 94

description

Rancangan Pengembangan ERP HRM -yang digunakan dalam pengembangan modul Human Resource

Transcript of Rancangan Pengembangan ERP HRM

  • 143

    BAB 4

    RANCANGAN PENGEMBANGAN ERP

    4.1. Innovate Phase

    Pada fase ini akan diusulkan prosesproses baru berdasarkan hasil analisa

    pada fase sebelumnya. Dalam fase ini, terdapat Future Activity Based Costing

    dari setiap proses baru dan melalui melalui metode ini akan terlihat

    pengembangan dalam setiap proses. Kemudian akan terlihat perbedaaan antara

    proses yang lama dengan yang baru dalam hal waktu dan biaya yang

    dikeluarkan. Perbedaan tersebut akan terlihat pada tabel perbandingan Current

    & Future Activity Based Costing.

    4.1.1. Future Activity Based Costing

    Untuk melihat penggunaan waktu dan biaya pada proses baru, maka

    dibuat Future Activity Based Costing bagi proses yang diusulkan untuk

    dikembangkan, yaitu Recruitment Process, Employee Database Process,

    Resignation/Termination Process, Training Management Process,

    Performance Management Process, Purchasing (Man Power),

    Purchasing (Site Project), Purchasing (Head Office). Dengan

    menggunakan metode dan estimasi biaya yang sama, maka Future

    Activity Based Costing adalah sebagai berikut :

  • 144 Tabel 4.1. Activity Based Costing (Future Process)-Recruitment Process

    A B C D E F G H I J K L M

    Nama Proses Transaksi

    Waktu per transaksi

    Waktu transaksi per

    hari

    Biaya pegawai per jam

    Biaya pegawai

    per transaksi

    Biaya lain-lain per jam

    Biaya lain-lain per

    transaksi

    Biaya lain-lain per hari

    Biaya rata-rata per hari

    Biaya rata-rata

    per transaksi

    Biaya tahunan

    Usaha tahunan

    (per- periode)

    (menit)

    (menit) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (%)

    (BxC)

    (DxE/60)

    (DxG/60) + (HxB)

    (F+I) (J/B) (Jx3) (D/X*100)

    Pencarian calon terbaik dari database applicant

    1 3 3 12.500 625,00 930,63 0 46,53 671,53 671,53 2.014,59 4,05%

    Pembukaan lowongan 1 5 5 12.500 1.041,67 930,63 2.000 2.077,55 3.119,22 3.119,22 9.357,66 6,76%

    Profile Match Up (Qualification dan Requirement)

    1 3 3 12.500 625,00 930,63 0 46,53 671,53 671,53 2.014,59 4,05%

    Penjadwalan wawancara dan test

    1 3 3 12.500 625,00 930,63 0 46,53 671,53 671,53 2.014,59 4,05%

    Pelaksanaan test 1 30 30 12.500 6.250,00 930,63 60 525,32 6.775,32 6.775,32 20.325,95 40,54% Interview karyawan 1 30 30 12.500 6.250,00 930,63 0 465,32 6.715,32 6.715,32 20.145,95 40,54%

    X Total 6 74 74 75.000 15.416,67 5.583,78 2.060 3.207,78 18.624,44 18.624,44 55.873,33 100,00%

  • 145 Aktivitas baru pada proses ini adalah pencarian calon terbaik dari database applicant

    dan profile match up (qualification dan requirement). Pada proses sebelumnya calon

    terbaik yang akan direkrut dicari dari kumpulan file CV, baik yang baru diterima

    maupun yang sudah ada sebelumnya. Apabila sudah didukung dengan sistem informasi

    yang baru, dimungkinkan untuk melakukan pencarian calon terbaik dari database

    applicant. Sedangkan profile match up (qualification dan requirement) merupakan

    aktivitas yang belum ada sebelumnya. Melalui profile match up, maka requirement pada

    posisi yang kosong akan dicocokkan dengan qualification dari calon karyawan. Hal ini

    dapat dilakukan apabila proses maintain database applicant sudah diterapkan dan

    perusahaan sudah membuat Qualification Matrix.

    Keterangan :

    - Biaya Karyawan : Estimasi gaji karyawan per bulan Rp 2.000.000,-

    Sehingga biaya per jam = Rp 2.000.000,- / 160 = Rp 12.500,-

    - Biaya lain-lain per jam :

    Internet = Rp 250.000,- / 1000 jam = Rp 250,-

    Listrik industri = Rp 750,- kwh / 1000 = Rp 0,75/watt

    AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50

    Laptop = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

  • 146

    PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50

    Lampu = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

    InFocus =200 Watt x Rp 0,75 = Rp 150,

    Ruang kerja divisi HR terdiri dari : 1 buah lampu, 3 buah AC, 3 buah

    laptop dan 4 orang karyawan. Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :

    BL = internet + lampu + AC + laptop

    = Rp 250,- + (Rp 45 + (3xRp 832,50)) + Rp 45 = Rp 930, 63 4

    - Biaya lain-lain per transaksi :

    Biaya kertas : Rp 30.000 / 500 lembar = Rp 60,-

  • 147 Tabel 4.2. Activity Based Costing (Future Process)-Employee Database Process

    A B C D E F G H I J K L M

    Nama Proses Transaksi

    Waktu per transaksi

    Waktu transaksi per hari

    Biaya pegawai per jam

    Biaya pegawai

    per transaksi

    Biaya lain-lain per jam

    Biay

    a lain-lain per

    transaksi

    Biaya lain-lain per hari

    Biaya rata-rata per hari

    Biaya rata-rata

    per transaksi

    Biaya tahunan

    Usaha tahunan

    ( per-periode)

    (menit) (menit) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (%)

    (BxC)

    (DxE/60)

    (DxG/60) + (HxB)

    (F+I) (J/B) (Jx3) (D/X*100)

    Input database applicant

    2 2 4 12,500 833.33 930.63 0 62.04 895.38 447.69 2,686.13 22.22%

    Pemindahan data applicant ke database karyawan

    2 2 4 12,500 833.33 930.63 0 62.04 895.38 447.69 2,686.13 22.22%

    Pengisian Form perubahan data karyawan

    1 5 5 12,500 1,041.67 930.63 60 137.55 1,179.22 1,179.22 3,537.66 27.78%

    Update data karyawan dan Compensation & Benefit

    1 5 5 12,500 1,041.67 930.63 0 77.55 1,119.22 1,119.22 3,357.66 27.78%

    X Total 6 14 18 50,000 3,750.00 3,722.52 60 339.19 4,089.19 3,193.81 12,267.57 100.00%

  • 148 Aktivitas baru pada proses ini adalah, input database applicant, pemindahan data applicant

    ke database karyawan, dan update data karyawan dan Compensation & Benefit. Aktivitas input

    database applicant diusulkan untuk mendukung kemudahan dalam melakukan pencarian

    calon terbaik (Recruitment Process). Data penting harus dimasukkan ke dalam sistem

    adalah data kualifikasi yang dimiliki oleh calon karyawan. Hal ini diperlukan untuk

    melakukan profile match up pada Recruitment Process.

    Keterangan :

    - Biaya Karyawan : Estimasi gaji karyawan per bulan Rp 2.000.000,-

    Sehingga biaya per jam = Rp 2.000.000,- / 160 = Rp 12.500,-

    - Biaya lain-lain per jam :

    Internet = Rp 250.000,- / 1000 jam = Rp 250,-

    Listrik industri = Rp 750,- kwh / 1000 = Rp 0,75/watt

    AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50

    Laptop = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

    PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50

    Lampu = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

    InFocus =200 Watt x Rp 0,75 = Rp 150,

  • 149

    Ruang kerja divisi HR terdiri dari : 1 buah lampu, 3 buah AC, 3 buah

    laptop dan 4 orang karyawan. Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :

    BL = internet + lampu + AC + laptop

    = Rp 250,- + (Rp 45 + (3xRp 832,50)) + Rp 45 = Rp 930, 63 4

    - Biaya lain-lain per transaksi :

    Biaya lemari : Rp 400.000,- / 8 laci / 200 map = Rp 250,-

  • 150 Tabel 4.3. Activity Based Costing (Future Process)-Resignation/Termination Process

    A B C D E F G H I J K L M

    Nama Proses

    Transaksi

    Waktu per transaksi

    Waktu transaksi per hari

    Biaya pegawai per jam

    Biaya pegawai

    per transaksi

    Biaya lain-lain per jam

    Biaya lain-lain per

    transaksi

    Biaya lain-lain per hari

    Biaya rata-rata per hari

    Biaya rata-rata

    per transaksi

    Biaya tahunan

    Usaha tahunan

    (per- semester)

    (menit) (menit) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (%)

    (BxC)

    (DxE/60)

    (DxG/60) + (HxB)

    (F+I) (J/B) (Jx2) (D/X*100)

    Pemberian informasi jumlah hak & kewajiban

    1 2 2 12.500 416,67 930,63 0 31,02 447,69 447,69 895,38 14,29%

    Exit interview 1 10 10 12.500 2.083,33 930,63 0 155,11 2.238,44 2.238,44 4.476,88 71,43% Update database karyawan 1 2 2 12.500 416,67 930,63 0 31,02 447,69 447,69 895,38 14,29%

    X

    Total 3 14 14 37.500 2.917 2.792 0 217 3.134 3.133,81 6.268 100%

  • 151 Aktivitas baru pada proses ini yaitu, Pemberian informasi jumlah hak & kewajiban dan

    update database karyawan. Pemberian informasi jumlah hak & kewajiban karyawan

    berdasarkan atas informasi yang ada pada sistem database karyawan yang mana sebelumnya,

    data tentang hak dan kewajiban tidak tersimpan dalam sistem. Sehinga diperlukan waktu yang

    lebih lama bagi Compensation & Benefit Staff untuk melakukan pengecekkan dan perhitungan

    mengenai hak dan kewajiban karyawan. Update database karyawan berguna untuk

    mengubah status kepegawaian dari karyawan yangtelah mengajukan pengunduran diri.

    Aktivitas ini sebelumnya tidak ada sehingga karyawan bagian HRD tidak memiliki

    informasi yang terbaru mengenai status kepegawaian seseorang.

    Keterangan :

    - Biaya Karyawan : Estimasi gaji karyawan per bulan Rp 2.000.000,-

    Sehingga biaya per jam = Rp 2.000.000,- / 160 = Rp 12.500,-

    - Biaya lain-lain per jam :

    Internet = Rp 250.000,- / 1000 jam = Rp 250,-

    Listrik industri = Rp 750,- kwh / 1000 = Rp 0,75/watt

    AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50

    Laptop = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

    PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50

    Lampu = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

  • 152

    InFocus =200 Watt x Rp 0,75 = Rp 150,

    Ruang kerja divisi HR terdiri dari : 1 buah lampu, 3 buah AC, 3 buah

    laptop dan 4 orang karyawan. Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :

    BL = internet + lampu + AC + laptop

    = Rp 250,- + (Rp 45 + (3xRp 832,50)) + Rp 45 = Rp 930, 63 4

  • 153 Tabel 4.4. Activity Based Costing (Future Process)-Training Management Process

    A B C D E F G H I J K L M

    Nama Proses

    Transaksi

    Waktu per transaksi

    Waktu transaksi per

    hari

    Biaya pegawai per jam

    Biaya pegawai

    per transaksi

    Biaya lain-lain per jam

    Biaya lain-lain per

    transaksi

    Biaya lain-lain per hari

    Biaya rata-rata per hari

    Biaya rata-rata

    per transaksi

    Biaya tahunan

    Usaha tahunan

    (per- semester)

    (menit)

    (menit) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (%)

    (BxC)

    (DxE/60)

    (DxG/60) + (HxB)

    (F+I) (J/B) (Jx2) (D/X*100)

    Pengiriman undangan Training via email

    1 2 2 12.500 416,67 930,63 0 31,02 447,69 447,69 895,38 11%

    Penerimaan konfirmasi kehadiran

    1 2 2 12.500 416,67 930,63 0 31,02 447,69 447,69 895,38 11%

    Penyusunan bahan training, jadwal dan peserta

    1 15 15 12.500 3.125,00 930,63 0 232,66 3.357,66 3.357,66 6.715,32 79%

    X

    Total 3 19 19 37.500 3.958,33 2.791,89 0 294,70 4.253,03 4.253,03 8.506,07 100%

  • 154 Aktivitas baru pada proses ini yaitu, pengiriman undangan training via email dan

    penerimaan konfirmasi kehadiran. Pengiriman undangan training untuk karyawan

    didasari oleh hasil dari penilaian pada Performance Management Process. Dari hasil

    penilaian tersebut akan diperoleh nama karyawan yang perlu untuk mengikuti pelatihan.

    Proses pendaftaran yang sebelumnya berupa pengisisan formulir, akan diusulkan untuk

    dikirim melalui email dan konfirmasi kehadiran juga dilakukan oleh karyawan melalui

    email.

    Keterangan :

    - Biaya Karyawan : Estimasi gaji karyawan per bulan Rp 2.000.000,-

    Sehingga biaya per jam = Rp 2.000.000,- / 160 = Rp 12.500,-

    - Biaya lain-lain per jam :

    Internet = Rp 250.000,- / 1000 jam = Rp 250,-

    Listrik industri = Rp 750,- kwh / 1000 = Rp 0,75/watt

    AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50

    Laptop = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

    PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50

    Lampu = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

    InFocus =200 Watt x Rp 0,75 = Rp 150,

  • 155

    Ruang kerja divisi HR terdiri dari : 1 buah lampu, 3 buah AC, 3 buah

    laptop dan 4 orang karyawan. Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :

    BL = internet + lampu + AC + laptop

    = Rp 250,- + (Rp 45 + (3xRp 832,50)) + Rp 45 = Rp 930, 63 4

    - Biaya lain-lain per transaksi :

    Biaya kertas : Rp 30.000 / 500 lembar = Rp 60,-

  • 156 Tabel 4.5. Activity Based Costing (Future Process)-Performance Management Process

    A B C D E F G H I J K L M

    Nama Proses Transa

    ksi

    Waktu per transaksi

    Waktu transaksi per

    hari

    Biaya pegawai per jam

    Biaya pegawai

    per transaksi

    Biaya lain-lain per jam

    Biaya lain-lain per

    transaksi

    Biaya lain-lain per hari

    Biaya rata-rata per hari

    Biaya rata-rata

    per transaksi

    Biaya tahunan

    Usaha tahunan

    (per- tahun)

    (menit)

    (menit) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (%)

    (BxC)

    (DxE/60)

    (DxG/60) + (HxB)

    (F+I) (J/B) (Jx1) (D/X*100)

    Penilaian kinerja karyawan berdasarkan Qualification Matrix

    11 10 110 31.250 57.291,67 928,75 0 1.702,71 58.994,38 5.363,13 58.994 71%

    Penyerahan hasil evaluasi prestasi

    11 2 22 31.250 11.458,33 930,63 60 1.001,23 12.459,56 1.132,69 12.460 14%

    Penyimpanan dokumen penilaian

    11 2 22 31.250 11.458,33 930,63 250 3.091,23 14.549,56 1.322,69 14.550 14%

    X

    Total 33 14 154 93.750 80.208,33 2.790 310 5.795,17 86.003,50 7.818,50 86.004 100%

  • 157 Aktivitas baru pada proses ini yaitu, penilaian kinerja karyawan berdasarkan

    Qualification Matrix. Aktivitas ini diusulkan untuk melakukan penilaian terhadap

    kinerja karyawan dengan membandingkan kualifikasi yang dimiliki karyawan dengan

    standar kualifikasi perusahaan dalam Qualification Matrix. Pada proses lama, penilaian

    diawali dengan sosialisasi dan presentasi kepada karyawan kemudian melakukan

    pendiskusian terhadap tingkat prestasi kerja dengan adanya Qualification Matrix tidak

    diperlukan lagi sosialisasi maupun pendiskusian karena setiap karyawan akan

    mengetahui standar penilaian kinerja.

    Keterangan :

    - Biaya Manajer : Estimasi gaji Manajer per bulan Rp 5.000.000,-

    Sehingga biaya per jam = Rp 5.000.000,- / 160 = Rp 31.250,-

    - Biaya lain-lain per jam :

    Internet = Rp 250.000,- / 1000 jam = Rp 250,-

    Listrik industri = Rp 750,- kwh / 1000 = Rp 0,75/watt

    AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50

    Laptop = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

    PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50

    Lampu = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

    InFocus =200 Watt x Rp 0,75 = Rp 150,

  • 158

    Ruang meeting terdiri dari :

    6 buah lampu, 2 buah AC, 1 buah laptop, 1 buah Infocus dan akan

    diisi oleh 4 orang karyawan. Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :

    BL= internet + lampu + AC + laptop + Infocus

    = Rp 250,- + ((6xRp 45,-) + (2xRp 832,50)) + Rp 45,- +Rp 150,- 4

    =Rp 928,75,-

    - Biaya lain-lain per transaksi :

    Biaya kertas : Rp 30.000 / 500 lembar = Rp 60,-

    Biaya lemari : Rp 400.000,- / 8 laci / 200 map = Rp 250,-

  • 159 Tabel 4.6. Activity Based Costing (Future Process)-Purchasing (Man Power)

    A B C D E F G H I J K L M

    Nama Proses

    Transak

    si

    Waktu per transaksi

    Waktu transaksi per

    hari

    Biaya pegawai per jam

    Biaya pegawai

    per transaksi

    Biaya lain-lain per jam

    Biaya lain-lain per

    transaksi

    Biaya lain-lain per hari

    Biaya rata-rata per hari

    Biaya rata-rata

    per transaksi

    Biaya tahunan

    Usaha tahunan

    (per-

    periode)

    (menit)

    (menit) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (%)

    (BxC)

    (DxE/60)

    (DxG/60

    ) + (HxB)

    (F+I) (J/B) (Jx4) (D/X* 100)

    Pembuatan Purchase Requisition

    1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5%

    Pembuatan Purchase Order

    1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5%

    Pembuatan Payment Request

    1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5%

    Pencatatan pembelian perlengkapan ke database

    1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5%

    Pengiriman perlengkapan ke Klien 1 30 30 12.500 6.250,00 0 9.000 9.000,00 15.250,00 15.250,00 61.000,00 79%

    X Total 5 38 38 62.500 7.916,67 1.930,00 9.000 9.064,33 16.981,00 16.981,00 67.924,00 100%

  • 160 Aktivitas pada proses ini tidak mengalami banyak perubahan hanya saja, waktu yang

    diperlukan dalam melakukan aktivitas tersebut mengalami perubahan dikarenakan

    penerapan sistem baru untuk Purchasing Process. Pada proses lama seluruh aktivitas

    dilakukan secara manual menggunakan formulir untuk mencatat semua aktivitas

    pembelian. Pembuatan laporan perlengkapan yang sebelumnya ada pada proses lama

    dialihkan ke proses baru yaitu, Inventory, Asset and Supplier Database Process.

    Keterangan :

    - Biaya Karyawan : Estimasi gaji karyawan per bulan Rp 2.000.000,-

    Sehingga biaya per jam = Rp 2.000.000,- / 160 = Rp 12.500,-

    - Biaya lain-lain per jam :

    Internet = Rp 250.000,- / 1000 jam = Rp 250,-

    Listrik industri = Rp 750,- kwh / 1000 = Rp 0,75/watt

    AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50

    Laptop = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

    PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50

    Lampu = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

    InFocus =200 Watt x Rp 0,75 = Rp 150,

    Ruang kerja divisi GA terdiri dari : 1 buah lampu, 1 buah PC.

    Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :

  • 161

    BL = internet + lampu + PC

    = Rp 250,- + Rp 45,- + Rp 187,50 = Rp 482,50

    - Biaya lain-lain per transaksi :

    Biaya kertas : Rp 30.000 / 500 lembar = Rp 60,-

    Biaya bensin : Rp 4.500/L

  • 162 Tabel 4.7. Activity Based Costing (Future Process)-Purchasing (Site Project)

    A B C D E F G H I J K L M

    Nama Proses Transaksi

    Waktu per transaksi

    Waktu transaksi per hari

    Biaya pegawai per jam

    Biaya pegawai

    per transaksi

    Biaya lain-lain per jam

    Biaya lain-lain per

    transaksi

    Biaya lain-lain per hari

    Biaya rata-rata per hari

    Biaya rata-rata

    per transaksi

    Biaya tahunan

    Usaha tahunan

    (per- periode)

    (menit) (menit) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (%)

    (BxC) (DxE/60) (DxG/60) + (HxB) (F+I) (J/B) (Jx4)

    (D/X*100)

    Pembuatan Purchase Requisition

    1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5%

    Pembuatan Purchase Order 1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5%

    Pembuatan Payment Request 1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5%

    Pencatatan pembelian peralatan ke database

    1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 5%

    Pengiriman peralatan ke Klien

    1 30 30 12.500 6.250,00 0 9.000 9.000,00 15.250,00 15.250,00 61.000,00 79%

    X Total 5 38 38 62.500 7.916,67 1.930,00 9.000 9.064,33 16.981,00 16.981,00 67.924,00 100%

  • 163 Aktivitas pada proses ini tidak mengalami banyak perubahan hanya saja, waktu yang

    diperlukan dalam melakukan aktivitas tersebut mengalami perubahan dikarenakan

    penerapan sistem baru untuk Purchasing Process. Pada proses lama seluruh aktivitas

    dilakukan secara manual menggunakan formulir untuk mencatat semua aktivitas

    pembelian. Pembuatan laporan peralatan yang sebelumnya ada pada proses lama

    dialihkan ke proses baru yaitu, Inventory, Asset and Supplier Database Process.

    Keterangan :

    - Biaya Karyawan : Estimasi gaji karyawan per bulan Rp 2.000.000,-

    Sehingga biaya per jam = Rp 2.000.000,- / 160 = Rp 12.500,-

    - Biaya lain-lain per jam :

    Internet = Rp 250.000,- / 1000 jam = Rp 250,-

    Listrik industri = Rp 750,- kwh / 1000 = Rp 0,75/watt

    AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50

    Laptop = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

    PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50

    Lampu = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

    InFocus =200 Watt x Rp 0,75 = Rp 150,

    Ruang kerja divisi GA terdiri dari : 1 buah lampu, 1 buah PC.

    Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :

  • 164

    BL = internet + lampu + PC

    = Rp 250,- + Rp 45,- + Rp 187,50 = Rp 482,50

    - Biaya lain-lain per transaksi :

    Biaya kertas : Rp 30.000 / 500 lembar = Rp 60,-

    Biaya bensin : Rp 4.500/L

  • 165 Tabel 4.8. Activity Based Costing (Future Process)-Purchasing (Head Office)

    A B C D E F G H I J K L M

    Nama Proses

    Transaksi

    Waktu per transaksi

    Waktu transaksi per hari

    Biaya pegawai per jam

    Biaya pegawai

    per transaksi

    Biaya lain-lain per jam

    Biaya lain-lain per

    transaksi

    Biaya lain-

    lain per hari

    Biaya rata-rata per hari

    Biaya rata-rata

    per transaksi

    Biaya tahunan

    Usaha tahunan

    (per- periode)

    (menit) (menit) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (%)

    (BxC)

    (DxE/60)

    (DxG/6

    0) + (HxB)

    (F+I) (J/B) (Jx4) (D/X*100)

    Pembuatan Purchase Requisition

    1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 15%

    Pembuatan Purchase Order

    1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 15%

    Pembuatan Payment Request

    1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 15%

    Pencatatan pembelian perlengkapan dan peralatan ke database

    1 2 2 12.500 416,67 482,50 0 16,08 432,75 432,75 1.731,00 15%

    Pelaporan hasil lelang 1 5 5 12.500 1.041,67 482,50 120 160,21 1.201,88 1.201,88 4.807,50 38%

    X Total 5 13 13 62.500 2.708,33 2.412,50 120 224,54 2.932,88 2.932,88 11.731,50 100%

  • 166

    Aktivitas pada proses ini tidak mengalami banyak perubahan hanya saja, waktu yang

    diperlukan dalam melakukan aktivitas tersebut mengalami perubahan dikarenakan

    penerapan sistem baru untuk Purchasing Process. Pada proses lama seluruh aktivitas

    dilakukan secara manual menggunakan formulir untuk mencatat semua aktivitas

    pembelian. Pembuatan laporan asset dan update asset yang sebelumnya ada pada proses

    lama dialihkan ke proses baru yaitu, Inventory, Asset and Supplier Database Process.

    Keterangan :

    - Biaya Karyawan : Estimasi gaji karyawan per bulan Rp 2.000.000,-

    Sehingga biaya per jam = Rp 2.000.000,- / 160 = Rp 12.500,-

    - Biaya lain-lain per jam :

    Internet = Rp 250.000,- / 1000 jam = Rp 250,-

    Listrik industri = Rp 750,- kwh / 1000 = Rp 0,75/watt

    AC = 1110 Watt x Rp 0,75 = Rp 832,50

    Laptop = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

    PC = 250 Watt x Rp 0,75 = Rp 187,50

    Lampu = 60 Watt x Rp 0,75 = Rp 45,-

    InFocus =200 Watt x Rp 0,75 = Rp 150,

    Ruang kerja divisi GA terdiri dari : 1 buah lampu, 1 buah PC.

    Sehingga biaya lain-lain per jam (BL) :

  • 167

    BL = internet + lampu + PC

    = Rp 250,- + Rp 45,- + Rp 187,50 = Rp 482,50

    - Biaya lain-lain per transaksi :

    Biaya kertas : Rp 30.000 / 500 lembar = Rp 60,-

    4.1.2. Perbandingan Waktu dan Biaya untuk Current & Future Activity Based

    Costing

    Dari hasil future ABC yang dibuat pada setiap proses dari aktivitas

    yang memerlukan pengembangan / penambahan aktivitas baru maka

    didapat perbandingan waktu dan biaya pada current ABC dan future

    ABC:

    Perbandingan Waktu

    Perbandingan waktu dihasilkan dari perhitungan waktu transaksi current

    ABC dengan future ABC.

    Tabel 4.9. Perbandingan Waktu Current & Future Recruitment Process

    Recruitment Process

    Keterangan Lama Baru

    Penghematan waktu ((Lama - Baru) / Lama) Persentase

    Simulasi waktu 110 74 0.33 33%

  • 168

    Tabel 4.10. Perbandingan Waktu Current & Future Employee Database Process

    Employee Database Process

    Keterangan Lama Baru

    Penghematan waktu ((Lama - Baru) / Lama) Persentase

    Simulasi waktu 40 14 0.65 65%

    Tabel 4.11. Perbandingan Waktu Current & Future Resignation/Termination

    Process

    Resignation/Termination Process

    Keterangan Lama Baru

    Penghematan waktu ((Lama - Baru) / Lama) Persentase

    Simulasi waktu 20 14 0.30 30%

    Tabel 4.12. Perbandingan Waktu Current & Future Training Management

    Process

    Training Management Process

    Keterangan Lama Baru

    Penghematan waktu ((Lama - Baru) / Lama) Persentase

    Simulasi waktu 35 19 0.46 46%

  • 169

    Tabel 4.13. Perbandingan Waktu Current & Future Performance Management

    Process

    Performance Management Process

    Keterangan Lama Baru

    Penghematan waktu ((Lama - Baru) / Lama) Persentase

    Simulasi waktu 44 14 0.68 68%

    Tabel 4.14. Perbandingan Waktu Current & Future Purchasing (Man Power)

    Process

    Purchasing (Man Power)

    Keterangan Lama Baru

    Penghematan waktu ((Lama - Baru) / Lama) Persentase

    Simulasi waktu 90 38 0.58 58%

    Tabel 4.15. Perbandingan Waktu Current & Future Purchasing (Site Project)

    Process

    Purchasing (Site Project)

    Keterangan Lama Baru

    Penghematan waktu ((Lama - Baru) / Lama) Persentase

    Simulasi waktu 90 38 0.58 58%

  • 170

    Tabel 4.16. Perbandingan Waktu Current & Future Purchasing (Head Office)

    Process

    Purchasing (Head Office)

    Keterangan Lama Baru

    Penghematan waktu ((Lama - Baru) / Lama) Persentase

    Simulasi waktu 75 13 0.83 83%

    Dari hasil perbandingan waktu, terdapat selisih waktu yang cukup

    banyak sehingga dapat dikatakan proses pada setiap aktivitas yang future

    ABC lebih efektif karena dapat menghemat waktu pengerjaan tugas-tugas

    karyawan sehingga lebih cepat.

    Perbandingan Biaya

    Selain melihat perbandingan waktu, manfaat future ABC dapat dilihat

    dari hasil perbandingan biaya yang menunjukkan selisih biaya antara current

    ABC dan future ABC. Berikut adalah tabel perbandingan biaya :

    Tabel 4.17. Perbandingan Biaya Current & Future Recruitment Process

    Recruitment Process

    Keterangan Lama Baru

    Penghematan biaya ((Lama - Baru) / Lama) Persentase

    Simulasi biaya 26682.82 18624.44

    0.30 30%

  • 171

    Tabel 4.18. Perbandingan Biaya Current & Future Employee Database Process

    Employee Database Process

    Keterangan Lama Baru

    Penghematan biaya ((Lama - Baru) / Lama) Persentase

    Simulasi biaya 10453.75 3193.81

    0.69 69%

    Tabel 4.19. Perbandingan Biaya Current & Future Resignation/Termination

    Process

    Resignation/Termination Process

    Keterangan Lama Baru

    Penghematan biaya ((Lama - Baru) / Lama) Persentase

    Simulasi biaya 4476.88 3134.81

    0.30 30%

    Tabel 4.20. Perbandingan Biaya Current & Future Training Management

    Process

    Training Management Process

    Keterangan Lama Baru

    Penghematan biaya ((Lama - Baru) / Lama) Persentase

    Simulasi biaya 7894.53 4253.03

    0.46 46%

  • 172

    Tabel 4.21. Perbandingan Biaya Current & Future Performance Management

    Process

    Performance Management Process

    Keterangan Lama Baru

    Penghematan biaya ((Lama - Baru) / Lama) Persentase

    Simulasi biaya 24147.88 7818.5

    0.68 68%

    Tabel 4.22. Perbandingan Biaya Current & Future Purchasing (Man Power)

    Process

    Purchasing (Man Power)

    Keterangan Lama Baru

    Penghematan biaya ((Lama - Baru) / Lama) Persentase

    Simulasi biaya 28592.5 16981 0.41 41%

    Tabel 4.23. Perbandingan Biaya Current & Future Purchasing (Site Project)

    Process

    Purchasing (Site Project)

    Keterangan Lama Baru

    Penghematan biaya ((Lama - Baru) / Lama) Persentase

    Simulasi biaya 28532.5 16981 0.40 40%

  • 173

    Tabel 4.24. Perbandingan Biaya Current & Future Purchasing (Head Office)

    Process

    Purchasing (Head Office)

    Keterangan Lama Baru

    Penghematan biaya ((Lama - Baru) / Lama) Persentase

    Simulasi biaya 16648.13 2932.88

    0.82 82%

    Berdasarkan hasil perbandingan biaya, perusahaan dapat menghemat

    biaya yang dikeluarkan untuk mendukung kegiatan operasionalnya. Dengan

    aktivitas dari setiap proses pada future ABC diharapkan dapat meningkatkan

    kinerja perusahaan dan kualitas kerja yang pada akhirnya akan memberikan efek

    terhadap pertambahan nilai bagi perusahaan seperti tujuan perusahaan untuk

    memiliki sistem HR yang responsif dan teratur.

    4.1.3. Output

    Sesuai dengan kerangka pikir yang ada maka output yang

    diperoleh, yaitu:

    a. ABC untuk proses baru yang diusulkan terdapat pada sub bab 4.1.1.

    b. Perbandingan waktu dan biaya untuk Current and Future ABC yang

    terdapat pada sub bab 4.1.2.

  • 174

    4.2. People Phase

    Fase ini menjelaskan tentang kebutuhan untuk sumber daya manusia baru

    yang nantinya akan mendukung proses baru dalam proyek ini. Untuk

    mengetahui kemampuan yang harus dipenuhi oleh tiap karyawan maka akan

    dibuat People Capability Matrix untuk proses baru. Kemudian akan muncul gap

    dari People Capability Matrix lama dan People Capability Matrix baru yang

    akan menentukan kompetensi mana saja yang perlu untuk dikembangkan lebih

    lanjut. Setelah itu akan dibuat perancangan ulang terhadap peran dalam setiap

    proses menggunakan RASCI Model. Berdasarkan perancangan ulang tersebut,

    maka akan menghasilkan usulan struktur organisasi baru.

    4.2.1. New People Capability Matrix

    PCM berikut ini adalah PCM yang diperlukan apabila proses baru

    sudah dilaksanakan. Dengan metode yang sama seperti PCM

    sebelumnya, maka PCM baru adalah sebagai berikut :

  • 175

    Tabel 4.25. New People Capability Matrix

    Knowledge Capabilities/ skill Required Key Process

    Core Competencies Critical

    Competencies

    BERPIKIR

    STRATEGIS

    PENGELOLAAN

    KONFLIK

    K E W I R A U S A H A A N

    MANAJEMEN

    PROYEK

    MANAJEMEN

    PERUBAHAN

    HEALTH AND

    SAFETY

    ENVIRONMENT

    K E P E M I

    M P I N A N

    C U S T O M E R

    S E R V I CE

    COMPUTER

    LITERACY

    ENGLISH

    L I TERACY

    Recruitment Process 1 1 3 2 1 2 1 1 1 1 Employee Database Process 2 1 3 2 1 2 1 2 1 2 Resignation / Termination Process 2 1 3 2 1 2 1 2 1 2 Training Management Process 1 1 3 2 1 2 1 2 1 2 Performance Management Process

    1 1 3 2 1 2 1 2 1 1 Purchasing (Man Power) 1 1 3 2 1 2 1 2 1 2

    Purchasing (Site Project) 1 1 3 2 1 2 1 2 1 2 Purchasing (Head Office) 1 1 3 2 1 2 1 2 1 2

  • 176

    Nilai yang disajikan dalam Critical Competencies, terdapat perubahan

    terutama pada Computer Literacy. Perubahan ini didasari oleh sistem informasi baru

    yang diusulkan, di mana dengan adanya sistem informasi baru, interaksi karyawan

    dengan komputer akan meningkat. Sehingga nilai kompetensi Computer Literacy yang

    awalnya diperlukan menjadi diwajibkan. Sedangkan bagi Core Competencies tidak

    mengalami perubahan, karena nilai tersebut harus dimiliki oleh setiap karyawan, baik

    ada atau tidaknya perubahan dalam proses bisnis.

    Manfaat dari PCM baru yang dibuat adalah berguna untuk mengetahui sejauh

    mana kemampuan yang dimiliki karyawan untuk memenuhi standar kemampuan yang

    harus / wajib dimiliki karyawan agar mendukung kinerja operasional perusahaan setelah

    penerapan BPM. Oleh karena itu karyawan dituntut memiliki critical competencies yang

    berbeda dari sebelum penerapan BPM dan penggunaan sistem.

    Keterangan :

    Core Competencies yang dipilih adalah berdasarkan kompetensi dari kapasitas ideal

    yang diharapkan oleh PT Estetika Se Laras. Nilai yang disajikan dengan skala 1 sampai

    3. 1 adalah untuk Core Competencies yang bersifat wajib atau harus dimiliki oleh setiap

    karyawan dan 3 adalah untuk Core Competencies yang diharapkan untuk dimiliki oleh

    karyawan namun tidak diwajibkan.

  • 177

    4.2.2. Process Gap Analysis PCM

    Process Gap Analysis PCM bertujuan untuk menyediakan

    perbandingan tentang kebutuhan akan kemampuan karyawan pada proses

    lama dengan proses yang baru.

    Tabel 4.26. Process Gap Analysis PCM

    Technical Competencies

    Nilai Sebelum Innovate

    Phase

    Nilai Sesudah Innovate

    Phase

    Nilai Gap

    Analysis

    Recruitment Process - Computer Literacy - English Literacy

    3 2

    1 1

    -2 -1

    Employee Database Process - Computer Literacy

    2

    1

    -1

    Resignation/Termination Process - Computer Literacy

    3

    1

    -2 Training Management Process - Computer Literacy

    2

    1

    -1 Performance Management Process - Computer Literacy - English Literacy

    2 2

    1 1

    -1 -1

    Purchasing (Man Power) Process - Computer Literacy - English Literacy

    3 3

    1 2

    -2 -1

    Purchasing (Site Project) Process - Computer Literacy - English Literacy

    3 3

    1 2

    -2 -1

    Purchasing (Head Office) Process - Computer Literacy - English Literacy

    3 3

    1 2

    -2 -1

  • 178

    Dari hasil Process Gap Analysis, maka didapat nilai yang

    menunjukkan adanya gap pada Technical Competencies yaitu, Computer

    Literacy dan English Literacy pada Recruitment Process, Employee

    Database Process, Resignation/Termination Process, Training

    Management Process, Performance Management Process, Purchasing

    (Man Power) Process, Purchasing (Site Project) Process, dan

    Purchasing (Head Office) Process. Untuk itu, setiap posisi yang

    bertanggung jawab atas proses tersebut harus memenuhi standar

    kompetensi yang baru. Hal ini dimaksudkan karena pada proses yang

    baru akan didukung dengan sistem informasi, sehingga kemampuan

    menggunakan komputer dan pemahaman dalam bahasa inggris sangat

    diperlukan. Maka apabila terdapat karyawan yang belum memenuhi

    standar kompetensi baru, akan diberikan pelatihan secara intensif terkait

    sistem informasi baru.

    4.2.3. Role Redesign

    Pada People Phase, peran mulai didefinisikan pada level yang

    lebih tinggi. Diperlukan sebuah metode dalam menggambarkan

    komponen utama untuk mengalamatkan selama proses pembuatan

    aktivitas dan peran. RASCI Model adalah metode yang dapat digunakan

    untuk membantu dalam mengidentifikasi aktivitas, peran, dan tanggung

    jawab pada People Phase. Model ini juga dapat membantu untuk

  • 179

    mendeskripsikan dengan jelas apa yang harus dilakukan oleh siapa untuk

    membuat proses baru dapat dijalankan oleh karyawan.

    Singkatan:

    R = Responsibility, orang yang bertanggung jawab terhadap aktivitas

    A = Accountable, orang yang memberikan persetujuan pekerjaan sebelum

    dijalankan

    S = Supportive, orang yang bisa menyediakan sumber daya atau

    informasi lain untuk peran pendukung dalam menyelesaikan proses

    atau aktivitas

    C = Consulted, orang yang mempunyai banyak informasi dan atau

    kemampuan penting untuk menyelesaikan proses atau aktivitas

    I = Informed, orang yang harus diinformasikan atas hasil dari proses atau

    aktivitas

    Manfaat dari pembuatan RASCI model yaitu untuk menentukan

    peran pada tiap aktivitas yang ada sehingga dapat memperjelas

    pembagian tanggung jawab dan alur kerja dalam menyelesaikan proses.

  • 180

    Tabel 4.27. RASCI Recruitment Process

    Activity Recruitment Officer/ Project

    Coordinator

    Klien

    Pencarian calon terbaik dari database applicant

    RC

    Pembukaan lowongan

    R A

    Profile Match Up (Qualification dan Requirement)

    RS

    Penjadwalan wawancara dan test

    R I

    Pelaksanaan test RA

    Interview karyawan RA Pemilihan karyawan R AI

    Yang bertanggung jawab pada Recruitment Process sebagian besar

    adalah Recruitment Officer/Project Coordinator. Klien bertugas untuk

    memberikan persetujuan pada aktivitas pembukaan lowongan dan pemilihan

    karyawan. Selain itu, adanya penjadwalan wawancara dan test juga

    diinformasikan kepada Klien.

    Tabel 4.28. RASCI Employee Database Process

    Activity Compensation&

    Benefit Staff

    Karyawan

    Input database applicant

    RA

    Pemindahan data applicant ke database karyawan

    RA

  • 181

    Pengisian Form perubahan data karyawan

    I RAS

    Update data karyawan dan Compensation & Benefit

    RA

    Pada proses ini, Compensation & Benefit Staff adalah posisi yang paling

    memiliki peran penting dalam seluruh aktivitas di dalamnya. Namun

    karyawan juga terlibat dalam proses ini yaitu sebagai pihak yang memiliki

    informasi yang nantinya akan diolah oleh Compensation & Benefit Staff ke

    dalam Employee Database.

    Tabel 4.29. RASCI Resignation Termination Process

    Activity Karyawan Recruitment Officer/ Project

    Coordinator

    Clients Representative

    Compensation&

    Benefit Staff

    Pengajuan surat pengunduran diri

    R I A

    Pemberian informasi jumlah hak & kewajiban

    I RAS

    Exit interview RA

    Update database karyawan

    RA

    Yang berperan dalam menjalankan proses ini adalah Recruitment

    Officer/Project Coordinator, Clients Representative dan Compensation and

    Benefit Staff. Pada saat karyawan ingin mengundurkan diri maka ia

    mengajukan surat pengunduran diri kepada Clients Representative. Setelah

    disetujui, maka surat tersebut diajukan kepada Recruitment Officer/Project

  • 182

    Coordinator. Selanjutnya Compensation and Benefit Staff bertugas

    memberikan informasi terkait hak dan kewajiban yang masih dimiliki oleh

    karyawan. Exit interview dilaksanakan oleh Recruitment Officer/Project

    Coordinator untuk karyawan yang mengundurkan diri secara baik.

    Kemudian dilakukan update terhadap database karyawan oleh

    Compensation and Benefit Staff.

    Tabel 4.30. RASCI Training Management Process

    Activity

    Karyawan Recruitment Officer/ Project

    Coordinator

    HR Manager

    Analisa kebutuhan karyawan berdasarkan kompetensi GAP

    I RA

    Pengiriman undangan training via email

    I RA

    Penerimaan konfirmasi kehadiran

    RA I

    Menentukan trainer dan sumber daya

    R A

    Penyusunan bahan training, jadwal dan peserta

    I RA

    Pelaksanaan training

    R A

    Karyawan, Recruitment Officer/Project Coordinator, dan HR Manager

    masing-masing memiliki tanggung jawab pada setiap aktivitas dalam proses

    ini. Karyawan bertanggung jawab untuk melakukan konfirmasi kehadiran

    dan mengikuti training. Recruitment Officer/Project Coordinator

  • 183

    bertanggung jawab untuk mengirimkan undangan pelatihan, menentukan

    trainer dan sumber daya, serta menyusun bahan training, jadwal dan peserta.

    Sedangkan HR Manager bertanggung jawab untuk menganalisa kebutuhan

    karyawan.

    Tabel 4.31. RASCI Performance Management Process

    Activity Clients Representative

    HR Manager

    Recruitment Officer

    OperationDirector

    Penilaiam kinerja karyawan berdasarkan Qualification Matrix

    RA

    Peyerahan hasil evaluasi prestasi

    RS I

    Pengusulan training yang diperlukan

    RA I

    Penyimpanan dokumen penilaian

    RA

    Pengajuan kenaikan gaji

    R A

    Pada proses ini terdapat empat peran yang bertanggung jawab pada

    masing-masing aktivitas. Clients Representative bertanggung jawab untuk

    melakukan penilaian kinerja karyawan dan menyerahkan hasil evaluasi

    prestasi kepada HR Manager. HR Manager bertanggung jawab

    mengusulkan training yang dibutuhkan dan mengajukan kenaikan gaji.

    Recruitment Officer bertanggung jawab untuk menyimpan dokumen

    penilaian, sedangkan Operation Director bertanggung jawab untuk

    memberikan persetujuan atas pengajuan kenaikan gaji.

  • 184

    Tabel 4.32. RASCI Purchasing Man Power Process

    Activity Project Coordinator

    Purchasing Staff

    Inventory &

    Asset Staff

    HR Manager

    Treasury

    Operation Director

    Pembuatan purchase requisition

    R A

    Pembuatan purchase order

    R A

    Pembuatan payment request

    R A

    Pencatatan pembelian perlengkapan ke database

    RA

    Pengiriman perlengkapan ke klien

    RA

    Sebagian besar aktivitas pada proses ini dilakukan oleh sub divisi

    General Affair (GA). Purchasing Staff dan Inventory & Asset Staff memiliki

    tanggung jawab yang saling berkaitan. Diawali dengan pembuatan PR oleh

    Project Coordinator kemudian PR diajukan kepada Purchasing Staff, yang

    jika disetujui akan dibuatkan PO dan mengajukannya kepada HR Manager.

    Sedangkan Treasury berperan dalam pembuatan Payment Request atas

    pengajuan pembelian barang untuk disetujui oleh Operation Director.

    Inventoy & Asset Staff bertanggung jawab melakukan pencatatan terhadap

    pembelian. Selanjutnya yang bertanggung jawab untuk melakukan

    pengiriman kepada klien adalah Purchasing Staff.

  • 185

    Tabel 4.33. RASCI Purchasing Site Project Process

    Activity Project Coordin

    ator

    Purchasing Staff

    Inventory&

    Asset Staff

    HR Manager

    Treasury

    Operation Director

    Pembuatan purchase requisition

    R A

    Pembuatan purchase order

    R A

    Pembuatan payment request

    R A

    Pencatatan pembelian peralatan ke database

    RA

    Pengiriman perlengkapan ke klien

    RA

    Sebagian besar aktivitas pada proses ini dilakukan oleh sub divisi

    General Affair (GA). Purchasing Staff dan Inventory & Asset Staff memiliki

    tanggung jawab yang saling berkaitan. Diawali dengan pembuatan PR oleh

    Project Coordinator kemudian PR diajukan kepada Purchasing Staff, yang

    jika disetujui akan dibuatkan PO dan mengajukannya kepada HR Manager.

    Sedangkan Treasury berperan dalam pembuatan Payment Request atas

    pengajuan pembelian barang untuk disetujui oleh Operation Director.

    Inventoy & Asset Staff bertanggung jawab melakukan pencatatan terhadap

    pembelian. Selanjutnya yang bertanggung jawab untuk melakukan

    pengiriman kepada klien adalah Purchasing Staff.

  • 186

    Tabel 4.35. RASCI Purchasing Head Office Activity Purchasing

    Staff Inventory

    & Asset Staff

    HR Manager

    Treasury OperationDirector

    Pembuatan purchase requisition

    RA

    Pembuatan purchase order

    R A

    Pembuatan payment request

    R A

    Pencatatan pembelian peralatan ke database

    RA

    Penyimpanan ke warehouse

    RA

    Pendistribusian barang ke karyawan

    RA

    Pelaporan kondisi asset

    R A

    Pelelangan asset R I A Pelaporan hasil lelang

    RA I

    Penghibahan asset R I A

    Sebagian besar aktivitas pada proses ini dilakukan oleh sub divisi

    General Affair (GA). Purchasing Staff dan Inventory & Asset Staff memiliki

    tanggung jawab yang saling berkaitan. Diawali dengan pembuatan PR oleh

    Project Coordinator kemudian PR diajukan kepada Purchasing Staff, yang

    jika disetujui akan dibuatkan PO dan mengajukannya kepada HR Manager.

    Sedangkan Treasury berperan dalam pembuatan Payment Request atas

    pengajuan pembelian barang untuk disetujui oleh Operation Director.

    Inventoy & Asset Staff bertanggung jawab melakukan pencatatan terhadap

    pembelian. Kemudian Purchasing Staff akan menyimpan barang ke

  • 187

    warehouse. Selanjutnya yang bertanggung jawab untuk melakukan

    pendistribusian barang kepada karyawan adalah Inventoy & Asset Staff.

    Pelaporan kondisi asset, pelelangan asset, pelaporan hasil lelang dan

    penghibahan asset menjadi tanggung jawab Inventoy & Asset Staff.

    Persetujuan untuk melakukan pelelangan asset dan penghibahan asset

    merupakan tanggung jawab Operation Director.

    Tabel 4.36. RASCI Qualification Matrix Management Process

    Activity Manajer Divisi

    HR Manager

    Operation Director

    Karyawan

    Analisa kebutuhan setiap posisi

    S RA

    Pembuatan kualifikasi untuk setiap posisi

    R A

    Pembuatan skala kualifikasi

    RA

    Konsolidasi Qualification Matrix

    RA I

    HR Manager adalah posisi yang memiliki peranan penting pada proses

    ini. Hampir semua aktivitas dalam proses ini menjadi tanggung jawab HR

    Manager. Namun dalam melakukan analisa kebutuhan setiap posisi, HR

    Manager dibantu oleh Manager tiap divisi sebagai penyedia informasi yang

    diperlukan. Operation Director merupakan posisi yang memberikan

    persetujuan terhadap Qualification Matrix yang telah dibuat oleh HR

    Manager. Kemudian dalam melakukan konsolidasi, karyawan adalah pihak

    yang diberikan informasi.

  • 188

    Tabel 4.37. RASCI Asset, Inventory and Supplier Database Process

    Pada proses baru yang diusulkan ini Inventory & Asset Staff dalam sub

    divisi GA adalah posisi yang bertanggung jawab khususnya pada aktivitas

    Input data pembelian, penyimpanan data supplier, input data pemakaian

    peralatan/perlengkapan, dan update data supplier. Pelaporan asset &

    inventory dilakukan oleh Supervisor GA yang kemudian diinformasikan

    kepada HR Manager.

    Activity Inventory &

    Asset Staff

    Supervisor GA

    HR Manager

    Input data pembelian peralatan / perlengkapan ke database asset & inventory

    RA

    Penyimpanan data supplier ke database supplier

    RA

    Input data pemakaian peralatan dan atau perlengkapan

    RA

    Update data supplier jika ada perubahan

    RA

    Pelaporan asset & inventory RA I

  • 189

    4.2.4. Struktur Organisasi Baru

    Dari hasil analisa pada setiap proses dan berdasarkan RASCI Model yang

    sudah dibuat, dihasilkan struktur organisasi yang baru seperti berikut:

    Gambar 4.1. Strukur Organisasi Baru PT Estetika Se Laras

    Perbedaan struktur organisasi yang lama dengan yang baru

    terletak pada adanya Departemen IT dan munculnya sub-departemen baru

    pada Human Resources yaitu, General Affair. Diusulkannya Departemen

    IT pada PT Estetika Se Laras adalah untuk dapat mendukung berjalannya

    proses bisnis dengan adanya sistem informasi baru. Selama ini,

  • 190

    Departemen IT belum ada, sehingga apabila ada masalah yang terjadi

    pada karyawan terkait dengan sistem ataupun kerusakan perangkat

    komputer, maka perusahaan hanya menyewa jasa pihak ketiga untuk

    menanganinya. Kendala yang sering muncul adalah terkadang teknisi

    yang diperlukan untuk menangani permasalahan yang terjadi, tidak dapat

    memenuhi permintaan perusahaan pada saat itu juga. Untuk itu, dengan

    adanya Departemen IT tentu akan memudahkan proses penanganan dan

    pemeliharaan sistem, perangkat lunak maupun perangkat keras yang

    digunakan. Pada Departemen IT diisi oleh tiga posisi yaitu, Manager,

    End User Support, dan System Administrator yang masing-masing

    mempunyai tugas:

    Manager, bertanggung jawab untuk memastikan proses penanganan masalah yang dihadapi user, pengelolaan database,

    sistem, dan jaringan pada perusahaan berjalan dengan baik.

    End User Support, bertanggung jawab atas penanganan masalah yang dihadapi oleh user terkait dengan perangkat lunak maupun

    perangkat keras. Selain itu, End User Support juga harus mampu

    untuk memberikan solusi atas masalah yang bersifat teknis.

    System Administrator, bertanggung jawab atas pengelolaan database, sistem, dan jaringan pada perusahaan

    Selain itu, munculnya sub-departemen General Affair pada

    Human Resources adalah karena mulai banyaknya proses yang ditangani

  • 191

    oleh General Affair. Di dalamnya terdapat tiga posisi yaitu, Supervisor,

    Inventory & Asset Staff, dan Purchasing Staff yang masing-masing

    mempunyai tugas:

    Supervisor, bertanggung jawab untuk memastikan proses pembelian, penyimpanan, pemeliharaan, dan pendistribusian

    peralatan dan perlengkapan telah berjalan dengan baik.

    Inventory & Asset Staff, bertanggung jawab atas penyimpanan, persediaan, dan pelaporan asset.

    Purchasing Staff, bertanggung jawab atas pembelian asset.

    4.2.5. Output

    Sesuai dengan kerangka pikir yang ada, maka output yang dihasilkan

    yaitu:

    a. Menghasilkan People Capability Matrix untuk area yang

    termasuk dalam proyek yang terdapat pada sub bab 4.2.1.

    b. Process Gap Analysis PCM yang terdapat pada sub bab 4.2.2.

    c. RASCI yang terdapat pada tabel 4.27 sampai tabel 4.37.

    d. Usulan struktur organisasi baru yang terdapat pada sub bab 4.2.4.

  • 192

    4.3. Development Phase

    Pada tahapan ini akan diusulkan proses bisnis baru yang akan

    digambarkan dengan metode Business Process Modeling Notation (BPMN).

    Dari hasil analisa terhadap proses bisnis yang baru, usulan sistem ERP yang

    sesuai akan dipaparkan.

    4.3.1. Business Process Modeling Notation (BPMN)

    Untuk menggambarkan proses bisnis yang telah dikembangkan maka

    digunakan Business Process Modeling Notation. Proses yang

    dikembangkan antara lain : Recruitment Process, Employee Database

    Process, Resignation / Terminator Process, Training Management

    Process, Performance Management Process, Purchasing Process (Man

    Power, Site Project, Head Office ).

    BPMN ini dibuat berdasarkan hasil analisa pada rich picture proses

    yang memerlukan pengembangan sehingga dalam BPMN ini dapat

    tergambar dengan jelas pengembangan aktivitas dari setiap proses.

    Dalam penggambaran proses bisnis dengan BPMN, aktivitas lama

    yang tidak mengalami perubahan dibedakan dengan aktivitas baru yang

    diusulkan.

  • 193

    Notasi:

    Start event

    End Event

    task

    Sequence flow

    Message Flow

    Association

    Gateway

    pool

    Lane

  • 194

    Gambar 4.2. BPMN Recruitment Process

  • 195

    Keterangan :

    = Aktivitas baru yang diusulkan

    = Aktivitas lama yang masih berjalan

    Pada proses usulan ini, terdapat dua perubahan yaitu pencarian calon terbaik dari

    database applicant dan profile match up. Sebelumnya pencarian calon terbaik dilakukan

    dengan seleksi data applicant yang berupa dokumen dan belum ada database applicant

    yang tersimpan dalam sistem. Hal teresebut tentu akan menyulitkan Recruitment Staff

    dalam melakukan seleksi. Dengan adanya database applicant yang real time maka akan

    mempermudah proses pencarian calon terbaik. Sedangkan untuk aktivitas profile match

    up sebelumnya tidak ada. Aktivitas ini dipandang perlu karena dengan melakukan

    profile match up, perusahaan akan mendapatkan calon karyawan yang memiliki profile

    paling mendekati dengan kebutuhan.

  • 196

    Gambar 4.3. BPMN Employee Database Process

  • 197

    Keterangan :

    = Aktivitas baru yang diusulkan

    = Aktivitas lama yang masih berjalan

    Proses ini sebelumnya dilakukan secara manual. Data calon karyawan maupun

    data karyawan disimpan dalam bentuk dokumen di file cabinet. Calon karyawan

    menyerahkan datanya kemudian diarsip oleh Compensation &Benefit Staff. Namun

    pada proses yang diusulkan, Compensation &Benefit Staff akan memasukkan data dari

    setiap CV yang masuk dan disimpan ke dalam database applicant. Apabila calon

    karyawan berubah status menjadi karyawan maka dipindahkan datanya ke dalam

    database karyawan. Setelah menjadi karyawan, akan dilakukan konfirmasi ulang apakah

    ada perubahan terhadap data yang sudah ada, jika tidak ada maka proses selesai, namun

    bila terdapat data tambahan lain, Compensation &Benefit Staff akan melakukan

    penambahan data.

  • 198

    Gambar 4.4. BPMN Resignation / Termination Process

  • 199

    Keterangan :

    = Aktivitas baru yang diusulkan

    = Aktivitas lama yang masih berjalan

    Dengan tersedianya database karyawan yang terintegrasi dengan proses lainnya,

    maka aktivitas pemberian informasi terhadap hak dan kewajiban bagi karyawan yang

    mengundurkan diri dapat dilakukan oleh Compensation and Benefit Staff melalui sistem

    yang ada. Sebelumnya aktivitas ini dilakukan secara manual karena belum ada informasi

    lengkap mengenai hak dan kewajiban yang harus diselesaikan oleh karyawan.

    Compensation and Benefit Staff harus melakukan penghitungan terlebih dahulu atas hak

    dan kewajiban karyawan. Setelah karyawan menyelesaikan hak dan kewajibannya, maka

    dilakukan update terhadap status kepegawaiannya di dalam database karyawan.

    Aktivitas ini sebelumnya tidak ada, sehingga seringkali terdapat kesalahan dalam

    menghitung jumlah karyawan yang dipekerjakan di perusahaan klien.

  • 200

    Gambar 4.5. BPMN Training Management Process

  • 201

    Keterangan :

    = Aktivitas baru yang diusulkan

    = Aktivitas lama yang masih berjalan

    Sebelumnya, pelaksanaan pelatihan diberikan berdasarkan hasil analisa

    kebutuhan karyawan. Pada proses yang diusulkan ini, Training Management dilakukan

    terhadap karyawan yang dianggap perlu untuk diberikan pelatihan berdasarkan hasil

    penilaian dari Performance Management Process. Sehingga pelatihan dapat diberikan

    sesuai dengan competency gap yang dinilai masih kurang. Kemudian karyawan yang

    akan mengikuti pelatihan akan diundang melalui e-mail dan karyawan yang

    bersangkutan akan memberikan konfirmasi keikutsertaannya melalui e-mail. Sedangkan

    pada proses yang berjalan, karyawan harus mengisi formulir pendaftaran untuk

    mengikuti pelatihan dan peserta yang mengikuti pelatihan tidak berdasarkan atas

    kebutuhan karyawan.

  • 202

    Gambar 4.6. BPMN Performance Management Process

  • 203

    Keterangan :

    = Aktivitas baru yang diusulkan

    = Aktivitas lama yang masih berjalan

    Dalam proses ini, aktivitas baru yang diusulkan yaitu penilaian kinerja

    berdasarkan Qualification Matrix. Sebelum proses penilaian atau evaluasi kinerja

    dilakukan, perusahaan terlebih dahulu menentukan Qualification Matrix. Kemudian dari

    Qualification Matrix yang telah ditetapkan, Clients Representative melakukan

    penilaian atas kinerja karyawan dengan membandingkan antara standar Qualification

    Matrix yang sudah ditentukan dengan kualifikasi yang telah dicapai oleh karyawan.

    Hasil dari penilaian tersebut akan mempengaruhi proses selanjutnya, yaitu Training

    Management Process, jika diperoleh gap yang negatif atas penilaian kinerja karyawan.

    Pada proses sebelumnya, penilaian atau evaluasi kinerja dilakukan dengan mengadakan

    sosialisasi dan presentasi mengenai metoda penilaian kinerja yang kemudian dilanjutkan

    dengan diskusi tingkat prestasi yang dicapai.

  • 204

    Gambar 4.7. BPMN Purchasing Process (Man Power)

  • 205

    Keterangan :

    = Aktivitas baru yang diusulkan

    = Aktivitas lama yang masih berjalan

    Jika pada proses sebelumnya aktivitas pembuatan PR dan PO dilakukan secara

    manual, maka pada usulan aktivitas yang baru ini, PR dan PO dapat dibuat dengan

    bantuan sistem. Pembuatan PR dan PO didasari atas adanya kebutuhan akan

    perlengkapan atau peralatan dari tiap-tiap divisi dan atau perusahaan klien. Selain itu,

    data mengenai ketersediaan barang pada Inventory & Asset Database juga dapat menjadi

    pemicu dibuatnya PR maupun PO secara otomatis sesuai dengan jumlah yang

    diinginkan. Kemudian PO yang telah dibuat akan dikirimkan kepada supplier terpilih.

    Pemilihan supplier dalam proses pembelian dapat dilakukan dengan melihat Supplier

    Database yang berisi informasi terkait supplier.

  • 206

    Gambar 4.8. BPMN Purchasing Process (Site Project)

  • 207

    Keterangan :

    = Aktivitas baru yang diusulkan

    = Aktivitas lama yang masih berjalan

    Jika pada proses sebelumnya aktivitas pembuatan PR dan PO dilakukan secara

    manual, maka pada usulan aktivitas yang baru ini, PR dan PO dapat dibuat dengan

    bantuan sistem. Pembuatan PR dan PO didasari atas adanya kebutuhan akan

    perlengkapan atau peralatan dari tiap-tiap divisi dan atau perusahaan klien. Selain itu,

    data mengenai ketersediaan barang pada Inventory & Asset Database juga dapat menjadi

    pemicu dibuatnya PR maupun PO secara otomatis sesuai dengan jumlah yang

    diinginkan. Kemudian PO yang telah dibuat akan dikirimkan kepada supplier terpilih.

    Pemilihan supplier dalam proses pembelian dapat dilakukan dengan melihat Supplier

    Database yang berisi informasi terkait supplier.

  • 208

    Gambar 4.9. BPMN Purchasing Process (Head Office)

  • 209

    Keterangan :

    = Aktivitas baru yang diusulkan

    = Aktivitas lama yang masih berjalan

    Jika pada proses sebelumnya aktivitas pembuatan PR dan PO dilakukan secara

    manual, maka pada usulan aktivitas yang baru ini, PR dan PO dapat dibuat dengan

    bantuan sistem. Pembuatan PR dan PO didasari atas adanya kebutuhan akan

    perlengkapan atau peralatan dari tiap-tiap divisi dan atau perusahaan klien. Selain itu,

    data mengenai ketersediaan barang pada Inventory & Asset Database juga dapat menjadi

    pemicu dibuatnya PR maupun PO secara otomatis sesuai dengan jumlah yang

    diinginkan. Kemudian PO yang telah dibuat akan dikirimkan kepada supplier terpilih.

    Pemilihan supplier dalam proses pembelian dapat dilakukan dengan melihat Supplier

    Database yang berisi informasi terkait supplier.

  • 210

    Gambar 4.10. BPMN Inventory, Asset, & Supplier Database Process

  • 211

    Keterangan :

    = Aktivitas baru yang diusulkan

    = Aktivitas lama yang masih berjalan

    Inventory, Asset, Supplier Database Process merupakan proses baru yang

    diusulkan. Di dalam proses ini terdapat beberapa aktivitas antara lain, input data

    pembelian peralatan atau perlengkapan ke dalam Inventory & Asset Database, input data

    supplier ke Supplier Database, update stok, dan pembuatan laporan atas Asset &

    Inventory untuk diserahkan kepada HR Manager. Proses ini berguna untuk mengelola

    informasi-informasi penting mengenai persediaan, peralatan atau perlengkapan, dan juga

    supplier. Dengan pengelolaan yang baik maka akan memudahkan dalam melakukan

    proses lainnya yang berkaitan, seperti Purchasing Process, yang membutuhkan

    informasi mengenai perlengkapan atau persediaan yang akan segera habis serta supplier

    yang akan dipilih.

  • 212

    Gambar 4.11. BPMN Qualification Matrix Management Process

  • 213

    Keterangan :

    = Aktivitas baru yang diusulkan

    = Aktivitas lama yang masih berjalan

    Proses ini sebelumnya belum ada. Qualification Matrix Management Process

    diusulkan untuk mempermudah dalam penilaian kinerja sesuai kualifikasi yang

    dibutuhkan oleh setiap divisi pada permintaan posisi karyawanyang dibutuhkan dalam

    perusahaan. Pada Qualification Matrix Management Process ini HRD Manager akan

    menganalisa kebutuhan setiap posisi kemudian akan membuat Qualification Matrix dari

    setiap posisi bedasarkan kebutuhan. HRD Manager akan meminta persetujuan kepada

    Operation Director untuk Qualification Matrix yang telah dibuat, dan setelah mendapat

    persetujuan, HRD Manager akan membuat skala kualifikasi dan akan mensosialisaikan

    Qualification Matrix kepada karyawan.

  • 214

    4.3.2. Analisa Kebutuhan Sistem ERP

    Setelah dibuat BPMN, terdapat usulan aktivitas-aktivitas baru dari

    tiap proses dalam Departemen Human Resources dan Sub Departemen

    General Affair. Aktivitas baru tersebut pada akhirnya menjadi dasar akan

    kebutuhan sistem ERP. Berikut adalah uraian atas kebutuhan sistem

    baru :

    Tabel 4.38. Analisa Kebutuhan Sistem

    Proses Aktivitas Baru Kebutuhan Sistem (Need)

    Recruitment Process - Pencarian calon terbaik dari database applicant

    - Pencarian dan akses database applicant

    - Profile Match Up - Aktivitas ini dapat dilakukan secara manual

    Employee Database Process

    - Input data applicant ke database applicant

    - Penyimpanan data applicant

    - Pemindahan data applicant ke database karyawan

    - Penyimpanan data karyawan

    Resignation/ Termination Process

    - Pemberian informasi hak dan kewajiban karyawan

    - Pemberian informasi hak dan kewajiban karyawan

    - Update database karyawan

    - Update database karyawan

    Training Management Process

    - Menganalisa competency dari hasil performance management process

    - Aktivitas ini dapat dilakukan secara manual

    - Mengirim undangan - Tidak perlu

  • 215

    training via e-mail menggunakan sistem

    Performance Management Process

    - Penilaian kinerja berdasarkan Qualification Matrix

    - Aktivitas ini dapat dilakukan secara manual

    Purchasing Process (Man Power, Site Project, Head Office)

    - Membuat PR

    - Pembuatan PR

    - Membuat PO - Pembuatan PO

    Inventory, Asset, and Supplier Database Process

    - Meng-input data barang baru yang belum pernah disimpan sebelumnya

    - Penyimpanan data barang baru yang belum pernah di-input ke dalam sistem

    - Menginput data supplier ke database supplier

    - Penyimpanan data supplier

    - Update stok perlengkapan dan peralatan

    - Update stok

    - Membuat laporan asset & inventory

    - Pembuatan laporan asset & inventory

    Qualification Matrix Management Process

    - Menganalisa kebutuhan tiap posisi

    - Aktivitas ini dilakukan secara manual

    - Membuat kualifikasi dari setiap posisi

    - Aktivitas ini dilakukan secara manual

    - Membuat skala kualifikasi

    - Aktivitas ini dilakukan secara manual

    - Memberikan informasi Qualification Matrix kepada karyawan

    - Aktivitas ini dilakukan secara manual

  • 216

    4.3.3. Usulan Sistem ERP

    Berdasarkan hasil analisa terhadap kebutuhan akan sistem untuk

    mendukung proses bisnis baru pada PT Estetika Se Laras, maka

    diusulkan tiga sistem ERP. Dari hasil pencarian di website dan dengan

    dasar pertimbangan mengenai kelengkapan fitur yang dapat mendukung

    kinerja perusahaan, kemudahaan dalam penggunaan, tampilan yang

    menarik serta biaya yang dikeluarkan maka dalam terpilih tiga sistem

    ERP yang diusulkan yaitu OrangeHRM, OpenERP dan SAP Business

    All-in-One.

    a. OrangeHRM

    OrangeHRM menawarkan alat yang lengkap untuk mengelola

    sumber daya manusia. Termasuk di dalamnya yaitu manajemen

    informasi karyawan, manajemen kehadiran, libur atau cuti

    karyawan, manajemen perekrutan, evaluasi kinerja karyawan, dan

    alat manajemen sumber daya manusia lainnya. OrangeHRM

    menawarkan solusi HRIS fleksibel dan mudah digunakan untuk

    perusahaan-perusahaan berukuran kecil dan menengah secara gratis.

    Dengan menyediakan modul untuk manajemen informasi

    kepegawaian, layanan mandiri karyawan, cuti, waktu & kehadiran,

    benefit dan perekrutan karyawan, perusahaan mampu mengelola

    aset organisasi yang sangat penting yaitu orang. Kombinasi dari

    modul ke dalam satu aplikasi menjamin sebuah platform yang

  • 217

    sempurna untuk re-engineering dan menyelaraskan proses SDM

    bersama dengan tujuan perusahaan.

    Fitur yang terdapat di dalam OrangeHRM adalah :

    Adminstration Module - Modul admin adalah kontroler pusat dari sistem dimana Manajer SDM atau petugas lain yang

    ditunjuk melakukan tugas-tugas sistem administrasi. Ini

    termasuk mendefinisikan struktur organisasi, menentukan skala

    gaji, menjaga informasi proyek dan informasi lainnya yang

    penting.

    Personal Information Management - Modul PIM memelihara semua informasi karyawan yang relevan yang terkait, termasuk

    berbagai jenis informasi pribadi, kualifikasi rinci, pengalaman

    kerja, informasi tentang pekerjaan yang berhubungan, dan lain

    lain. Profil karyawan termasuk juga sebagai informasi yang

    disediakan. Informasi yang terdapat dalam modul ini

    dimanfaatkan oleh semua modul lainnya, sehingga

    menghilangkan redundansi data.

    Leave Module Modul ini melayani semua formulir dan proses persetujuan serta mampu menampilkan informasi tentang hak

    cuti, keseimbangan, history, dan lain-lain. Dengan konsep web

    dan self-service yang diaktikan, secara signifikan mampu

    merampingkan semua prosedur terkait, menghilangkan

    dokumen manual dan menghemat biaya.

  • 218

    Time Module - Modul ini mengotomatisasi proses yang berkaitan dengan pelacakan waktu. Fungsionalitas yang

    ditawarkan meningkatkan kinerja organisasi dengan

    menghilangkan dokumen dan proses manual yang berhubungan

    dengan waktu dan kehadiran.

    Employee Self Service Module Modul ini merupakan alat yang mampu menyediakan informasi yang relevan bagi karyawan

    perusahaan dengan melihat langsung informasi pribadi,

    memperbarui informasi pribadi dengan web (menggunakan PC

    tanpa harus meminta bantuan kepada HR staff). Fungsi modul

    ini dapat menjangkau seluruh sistem, membuat informasi

    tersedia di mana saja, kapan saja oleh yang berwenang.

    Benefits Module - Platform terintegrasi untuk mengelola tugas-tugas terkait benefit. Mencakup tunjangan kesehatan dan

    kesejahteraan, dengan kemungkinan untuk mendefinisikan

    manfaat baru, menurut jenis, penyedia dan beberapa aspek

    lainnya. Menetapkan manfaat kepada karyawan yang dilakukan

    dengan berbagai cara, antara lain individual, kebijakan atau

    lainnya.

    Recruitment Module Solusi komprehensif untuk keseluruhan proses perekrutan, termasuk permintaan untuk staf, persetujuan

    lowongan, persyaratan masuk, mencocokkan informasi calon

    karyawan, penyaringan, catatan wawancara dan fitur lainnya.

  • 219

    Modul ini juga memungkinkan para profesional HR untuk

    menghasilkan template dan dokumentasi untuk merampingkan

    seluruh proses perekrutan.

    Performance Module Membantu perusahaan dalam penilaian kinerja karyawan dengan mengkomunikasikan key performance

    indicator atas setiap pekerjaan kepada karyawan agar dipahami

    sehingga mereka mampu mencapai target yang diharapkan

    perusahaan.

    b. OpenERP

    OpenERP merupakan solusi ERP open source yang terdiri

    dari modul :

    CRM - Memungkinkan untuk menyesuaikan siklus penjualan

    perusahaan, statistik kontrol dan perkiraan serta pengaturan

    otomatisasi pemasaran untuk meningkatkan kinerja penjualan

    Accounting - Mendukung operasi keuangan perusahaan.

    Point of Sale Mengelola outlet penjualan dengan lebih mudah.

    Project Management Memantau dan mengatur proyek

    menggunakan perencanaan proyek jangka pendek dan jangka

    panjang.

  • 220

    Warehouse Management Mengelola penyimpanan dalam

    lokasi internal, lokasi eksternal, persediaan pelanggan, supplier,

    dan perusahaan.

    Human Resources Mengatur pengelolaan asset terbesar

    perusahaan yaitu karyawan.

    Purchase Membuat dan memantau purchase order,

    mengontrol informasi tentang supplier dan sebagainya.

    Manufacturing Merencanakan dan mengontrol rantai

    persediaan melalui berbagai aplikasi dalam modul ini.

    Marketing Mengotomatisasi dalam pengiriman email ke

    pelanggan tetap dan mendorong pelanggan untuk melakukan

    transaksi dengan perusahaan.

    Invoicing Membuat tagihan kepada pelanggan dan melakukan

    pembayaran kepada supplier.

    Application Builder Fitur ini digunakan untuk melakukan

    penyesuaian terhadap modul dalam OpenERP agar sesuai

    dengan kebutuhan perusahaan.

    Payroll - Mengelola data karyawan dalam perusahaan,

    mencetak slip gaji, mengatur kontrak, dan mendapatkan laporan

    penyesuaian.

    Sesuai dengan ruang lingkup pembahasan yaitu tentang

    Departemen HR dan GA pada PT Estetika Se Laras, maka akan

    dibahas tentang modul Human Resources dan Purchasing.

  • 221

    Pada modul Human Resources terdapat fitur-fitur sebagai

    berikut :

    Track Time and Attendances Menyimpan timesheet, mengecek waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas,

    mengontrol karyawan dan biaya proyek.

    Follow Recruitment Memantau proses perekrutan untuk memfasilitasi evaluasi. Selain itu juga untuk mencari dan

    mengakses database CV.

    Reporting Memberikan laporan yang komprehensif mengenai timesheet karyawan dan cuti karyawan dalam single dashboard.

    Plan Periodic Evaluation Mengatur rencana evaluasi untuk karyawan dan memantau evaluasinya. Menentukan langkah-

    langkah melalui wawancara dan memantau perkembangan.

    Manage Your Employees Menginput data penting tentang karyawan dan mengontrol semua informasi penting dalam

    Address Book.

    Centralizing Your Expenses Menyajikan penggunaan biaya secara langsung dengan validasi, penggantian dan penagihan

    ulang yang mudah.

  • 222

    Manage Leave Requests Memudahkan karyawan dalam pengajuan cuti dengan mengajukannya kepada manajer untuk

    disetujui dan divalidasi.

    Pada modul Purchase terdapat fitur-fitur sebagai berikut :

    Automated Propositions Menampilkan rencana pembelian berdasarkan ketersediaan barang, penjualan dan sebagainya.

    Control Receptions Mengontrol penerimaan atas pembelian barang yang dilakukan.

    Personalized Analysis Menganalisa kinerja supplier menggunakan laporan yang fleksibel terhadap : keterlambatan

    pengiriman, potongan harga dan sebagainya.

    Follow Your Suppliers - Memantau perubahan dan transaksi terkait dengan supplier dalam Address Book.

    Create Your Products OpenERP menyediakan fasilitas untuk menyesuaikan informasi yang ingin diinput mengenai produk

    atau barang.

  • 223

    c. SAP Business All-in-One

    SAP Business All-in-One adalah solusi yang sesuai untuk

    perusahaan menengah yang sedang membutuhkan perangkat lunak

    komprehensif. Perangkat lunak ini merupakan solusi yang

    terintegrasi, terjangkau, dan dirancang sesuai dengan kebutuhan

    perusahaan - baik sekarang dan di masa depan. SAP Business All-

    in-One memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut :

    Enterprise Resource Planning Secara efektif mengatur keuangan, penjualan dan layanan, pengadaan dan pembelian,

    pengembangan dan manufaktur produk, sumber daya manusia,

    layanan perusahaan, dan analisa bisnis.

    Support for Best Practice Memberikan manfaat dalam hal praktik terbaik yang dimiliki oleh SAP dan dari pengalaman

    SAP selama 35 tahun dengan pelanggan di lebih dari 25 jenis

    industri di seluruh dunia

    Technology Platform Memberikan fondasi dengan cepat dan biaya yang efektif sebagai tambahan pada solusi yang sudah ada

    dalam bisnis perusahaan yang selalu tumbuh dan mengalami

    perubahan sesuai dengan kebutuhan.

    Perusahaan dapat menambahkan Customer Relationship

    Management (CRM), Supplier Relationship Management (SRM),

  • 224

    Business Intelligence (BI), dan fungsi lain setiap saat apabila ada

    perubahan kebutuhan.

    Fitur yang terdapat pada SAP Business All-in-One, yaitu:

    Accounting and financials Membantu dalam membuat laporan

    keuangan yang akurat dan mengintegrasikan semua transaksi

    operasi di perusahaan.

    Sales and service Memenuhi permintaan pelanggan,

    mendukung proses pemesanan sampai pembayaran, dan

    menyediakan layanan after-sales.

    Procurement and logistics execution Mengendalikan biaya

    dan mengelola sumber dan siklus pengadaan.

    Inventory management Melacak jumlah, nilai, dan perubahan

    persediaan secara real time.

    Human capital management Mengelola perubahan staf dan

    mempermudah proses penggajian.

    Product development and manufacturing Meningkatkan

    proses siklus hidup produk dan operasi manufaktur..

    Reporting and analytics Merencanakan, mengukur, dan

    mengontrol proses di perusahaan.

    Corporate services Mengurangi biaya administrasi;

    meningkatkan transparansi operasi, dan meningkatkan

    kepatuhan terhadap perusahaan, hukum, dan peraturan yang

    berlaku.

  • 225

    Di dalam modul Human Capital Management pada SAP

    Business All-in-one terdapat key feature :

    Global HR and Payroll - Menu ini berfungsi untuk menginput informasi administrasi karyawan, mengatur organizational

    management, mendukung proses global employment, mengelola

    informasi kompensasi dan benefit karyawan serta penggajian.

    Scheduling and Deployment - Menu ini berfungsi untuk mengatur jam kerja karyawan baik dalam hal kehadiran, absen

    atau izin, dan jadwal kerja.

    Workforce Planning and Analytics Dalam men ini, perusahaan akan dibantu dalam perencanaan sumber daya

    manusia berdasarkan kebutuhan dan prioritas.

    HCM Services Delivery SAP Business All-in-One juga menyediakan fasilitas untuk karyawan dan manager dalam

    mengakses modul HCM yaitu berupa employee portal dan

    manager portal.

    Talent, Performance Succesion Management Menu ini mendukung proses bisnis berupa performance management.

    Recruiting & On-Boarding Menu ini berfungsi untuk mendukung proses perekrutan karyawan baru.

    Learning Solution Dalam menu ini, departemen HR akan dibantu untuk pelaksaaan proses pelatihan bagi karyawan.

  • 226

    4.3.3.1. Analisa Usulan Sistem ERP

    Untuk menentukan software yang sesuai dengan kebutuhan

    perusahaan, maka dibuat analisa atas Kebutuhan sistem (Need),

    User Friendly, Economic Scale terhadap bobot kepentingan dari

    masing-masing kriteria.

    Kriteria kebutuhan sistem (Need) diperoleh dari hasil analisa

    yang dilakukan terhadap aktivitas pada proses baru yang

    diusulkan. Sedangkan kriteria User Friendly dan Economic Scale

    didapatkan dari hasil pencaran informasi melalui media Internet.

    Bobot dibuat berdasarkan skala kepentingan dari seluruh

    kriteria sistem yang dipakai, bobot penilaiannya adalah sebagai

    berikut:

    4 : Sangat penting

    3 : Penting

    2 : Cukup Penting

    1 : Pendukung

    Kebutuhan sistem (Need) berdasarkan kebutuhan yang bisa

    didukung oleh sistem dengan parameter:

    4 : Sesuai

  • 227

    3 : Tidak sama tetapi esensi nya sama

    2 : Ada tetapi berbeda

    1 : Tidak ada / tidak sesuai sama sekali

    User Friendly adalah kriteria tampilan sistem dengan parameter

    sebagai berikut:

    4 : Sangat setuju

    3 : Setuju

    2 : Kurang setuju

    1 : Tidak setuju

    Economic Scale merupakan kriteria penilaian biaya yang

    diperlukan untuk penggunaan sistem. Parameter yang digunakan

    adalah:

    4 : Murah

    3 : Terjangkau

    2 : Mahal

    1 : Sangat mahal

  • 228

    Tabel 4.39. Usulan Sistem OrangeHRM OpenERP SAP Business

    All-in-One Kebutuhan Sistem (Need) (50%) Bobot Score Hasil Score Hasil Score Hasil - Pencarian dan akses database

    applicant 4 4 16 4 15 4 16

    - Penyimpanan data applicant 4 4 16 4 16 4 16 - Penyimpanan data karyawan 4 4 16 4 16 4 16 - Pemberian informasi hak &

    kewajiban karyawan 3 2 6 1 3 4 12

    - Update database karyawan 4 4 16 4 16 4 16 - Pembuatan PR 4 1 4 1 4 4 16 - Pembuatan PO 4 1 4 4 16 4 16 - Penyimpanan data barang baru yang belum pernah diinput ke dalam sistem

    3 1 3 4 12 4 12

    - Penyimpanan data supplier 4 1 4 4 16 4 16 - Update stok 3 1 3 4 12 4 12 - Pembuatan laporan Asset &

    Inventoriy 3 1 3 1 3 4 12

    Total Score Need : 91 129 151 A 45,5 64,5 75,5 User Friendly (25%) - Tampilan menarik 3 4 12 2 6 2 6 - Mudah digunakan 3 4 12 3 9 3 9 - Mudah dipelajari 3 4 12 3 9 2 6 - Dapat diakses kapan saja 3 4 12 3 9 1 3 Total Score User Friendly 48 33 24 B 12 8,25 6 Economic Scale (25%) - Biaya lisensi 4 4 16 4 16 2 8 - Biaya training 3 3 9 3 9 2 6 - Biaya instalasi 4 4 16 4 16 2 8 - Biaya maintenance/customization 3 3 9 1 3 2 6 Total Score Economic Scale 50 44 28 C 12,5 11 7 T O T A L (A+B+C) 70 83.75 88.5 Keterangan perhitungan:

    A didapat dari Total Score Need pada setiap kolom hasil yang dibagi dengan persentase

    dari Need (50%). B didapat dari Total Score User Friendly pada setiap kolom hasil yang

  • 229

    dibagi dengan persentase dari User Friendly (25%) dan C didapat dari Total Score

    Economic Scale pada setiap kolom hasil yang dibagi dengan persentase dari Economic

    Scale (25%).

    4.3.3.2. Menu yang Digunakan Sesuai Dengan Kebutuhan Sistem

    Menu yang akan digunakan untuk memenuhi kebutuhan (need)

    yang telah dijelaskan pada tabel 4.38 adalah sebagai berikut :

    a. OrangeHRM

    Pembuatan struktur organisasi pada OrangeHRM terdapat dalam Menu AdminCompany InfoCompany Structure.

    Pencarian dan akses database applicant pada OrangeHRM terdapat dalam Menu RecruitmentApplicantSearch.

    Penyimpanan data applicant pada OrangeHRM terdapat dalam Menu RecruitmentApplicant.

    Penyimpanan data karyawan pada OrangeHRM terdapat dalam Menu PIMAdd Employee.

    Pemberian informasi hak & kewajiban karyawan pada OrangeHRM terdapat dalam Menu BenefitsHealth Saving

    Plans.

    Update database karyawan pada OrangeHRM terdapat dalam Menu PIMEmployee List.

    Pembuatan PR tidak didukung oleh OrangeHRM.

  • 230

    Pembuatan PO tidak didukung oleh OrangeHRM. Penyimpanan data barang baru yang belum pernah di-input ke

    dalam sistem tidak didukung oleh OrangeHRM.

    Penyimpanan data supplier tidak didukung oleh OrangeHRM. Penyimpanan data pemakaian peralatan / perlengkapan tidak

    didukung oleh OrangeHRM.

    Pembuatan laporan Asset & Inventory tidak didukung oleh OrangeHRM.

    b. OpenERP

    Pencarian dan akses database applicant pada OpenERP terdapat dalam Menu RecruitmentApplicants.

    Penyimpanan data applicant pada OpenERP terdapat dalam Menu RecruitmentApplicants.

    Pemberian informasi hak & kewajiban tidak didukung oleh OpenERP.

    Update database karyawan pada OpenERP terdapat dalam Menu Human ResourcesEmployee.

    Pembuatan PR tidak didukung oleh OpenERP. Pembuatan PO pada OpenERP terdapat dalam Menu Purchase

    Management Purchase Order.

  • 231

    Penyimpanan data barang baru yang belum pernah diinput ke dalam sistem pada OpenERP terdapat dalam Menu

    ProductProduct.

    Penyimpanan data supplier pada OpenERP ada pada Menu Address Book Suppliers.

    Penyimpanan data pemakaian peralatan / perlengkapan tidak didukung oleh OpenERP.

    Pembuatan laporan Asset & Inventory tidak didukung oleh OpenERP.

    c. SAP Business All-in-One

    Menu yang dijelaskan berikut ini merupakan menu dalam SAP

    R/3 yang diasumsikan menyerupai SAP Business All-in-One

    karena tidak tersedia nya informasi yang dibutuhkan mengenai

    menu dalam SAP Business All-in-One :

    Pembuatan struktur organisasi pada SAP Business All-in-One terdapat dalam menu Human ResourcesOrganizational

    ManagementOrganizational PlanOrganizational and

    Staffing.

    Pencarian dan akses database applicant pada SAP Business All-in-One terdapat dalam Human Resources Personnel

    ManagementRecruitmentApplicant Master DataDisplay.

  • 232

    Penyimpanan data applicant pada SAP Business All-in-One terdapat dalam Human ResourcesPersonnel

    ManagementRecruitmentApplicant Master DataInitial

    Data Entry.

    Pemberian informasi hak & kewajiban pada SAP Business All-in-One terdapat dalam Human ResourcesPersonnel

    ManagementAdministrationHR Master Data Maintain.

    Update database karyawan pada SAP Business All-in-One terdapat dalam Human ResourcesPersonnel

    ManagementAdministrationHR Master Data Maintain.

    Pembuatan PR pada SAP Business All-in-One terdapat dalam LogisticMaterials ManagementPurchasingPurchase

    RequisitionCreate.

    Pembuatan PO pada SAP Business All-in-One terdapat dalam LogisticMaterials ManagementPurchasingPurchase

    OrderCreate.

    Penyimpanan data barang baru yang belum pernah di-input ke dalam sistem pada SAP Business All-in-One terdapat dalam

    LogisticMaterials ManagementMaterial MasterCreate.

    Penyimpanan data supplier pada SAP Business All-in-One terdapat dalam Logistic Materials Management

    PurchasingMaster DataVendorPurchasingCreate.

  • 233

    Penyimpanan data pemakaian peralatan/perlengkapan tidak didukung oleh SAP Business All-in-One

    Pembuatan laporan Asset & Inventory pada SAP Business All-in-One terdapat dalam Information

    SystemLogisticInventory ManagementMaterialStock.

    4.3.3.3. Sistem ERP yang Dipilih

    Berdasarkan hasil analisa ketiga sistem ERP yang sesuai

    yaitu OrangeHRM, OpenERP, dan SAP Business All-in-One dan

    dilihat dari ketiga aspek yang dinilai (need, user friendly,

    economic scale) maka sistem ERP yang diusulkan adalah

    OpenERP.

    Pemilihan sistem OpenERP dinilai paling sesuai dengan

    kebutuhan dan kondisi perusahaan. Walaupun OpenERP

    menempati posisi kedua namun OpenERP dipilih karena

    memberikan fitur-fitur yang cukup lengkap khususnya untuk

    mendukung Departemen Human Resources dan Sub Departemen

    General Affair dibandingkan dengan OrangeHRM. Selain itu

    tampilan sistem juga dinilai baik sehingga akan memudahkan

    karyawan dalam menggunakan sistem. Dan dari segi ekonomi,

    sebagai opensource, OpenERP tentu saja dapat dijangkau oleh

    perusahaan dibandingkan dengan SAP Business All-in-One

    meskipun SAP memiliki fitur yang lebih lengkap.

  • 234

    4.3.3.4. Usulan Solusi untuk Kebutuhan yang Tidak Didukung Sistem

    Pada OrangeHRM dan OpenERP terdapat kebutuhan yang

    tidak bisa didukung oleh sistem. Maka sebagai solusinya,

    diusulkan sebagai berikut :

    Tabel 4.40. Usulan Solusi

    OrangeHRM Solusi

    1. Pembuatan PR Mengimplementasi ERP opensource

    yaitu Compiere. Compiere merupakan

    opensource ERP yang cukup terkenal

    dan memiliki fitur yang baik.

    Compiere dinilai cocok untuk

    menyertai OrangeHRM karena

    memang Compiere tidak memiliki

    modul HCM.

    2. Pembuatan PO

    3.Penyimpanan data barang baru yang

    belum pernah diinput ke dalam sistem

    4. Penyimpanan data supplier

    5. Update stok

    6. Pembuatan laporan asset dan inventory

    OpenERP Solusi

    1. Pemberian informasi hak dan kewajiban

    karyawan

    Menambah field baru dalam database

    karyawan dengan melakukan

    kustomisasi.

    2. Pembuatan PR Menambah fitur baru dalam menu

    Purchase Management dengan

    melakukan kustomisasi.

    3. Pembuatan laporan asset dan inventory OpenERP dapat dikombinasikan

    dengan Jasper Report untuk

    pembuatan laporan yang terintegrasi.

    Report dapat dihasilkan dalam format

    PDF, TXT, XLS dan lain lain

  • 235

    OrangeHRM memang memiliki kekuatan dalam

    memenuhi kebutuhan perusahaan dalam membantu mengatur

    sumber daya manusia. Namun yang dihadapi saat ini adalah

    Departemen Human Resources PT Estetika Se Laras juga

    menaungi General Affair yang bertugas melakukan pembelian

    atas kebutuhan perlengkapan maupun peralatan. Itulah sebabnya

    untuk mengatasi kekurangan dari OrangeHRM dibutuhkan

    perangkat lunak lain yang diusulkan yaitu Compiere. Compiere

    merupakan perangkat lunak ERP open source yang cukup banyak

    digunakan oleh perusahaan menengah yang

    mengimplementasikan ERP. Compiere memiliki modul Quote to

    Cash, Requisition to Pay, Supply Chain Management, Customer

    Relationship Management, Performance Analysis. PT Estetika

    saat ini sudah memiliki sistem informasi akuntansi yaitu Zahir.

    Oleh karena itu jika perusahaan memilih untuk

    mengimplementasikan OrangeHRM dan diikuti dengan Compiere,

    maka akan diperlukan waktu yang lebih banyak. Perusahaan harus

    memperhitungkan proses perubahan dari sistem akuntansi lama

    dalam hal ini Zahir ke Compiere.

    Sebagai sebuah aplikasi open source, tentu saja OpenERP

    dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Sehingga untuk

    mengatasi kekurangannya dalam hal pemberian informasi hak dan

    kewajiban karyawan, harus dilakukan kustomisasi dengan

    menambah field baru di dalam database karyawan untuk

  • 236

    menampung informasi tersebut. Kemudian agar OpenERP dapat

    mendukung pembuatan purchase requisition perlu dilakukan

    penambahan fitur baru di dalam modul Purchase Management.

    Sedangkan untuk menyajikan laporan asset dan inventory,

    OpenERP dapat menggunakan Jasper Report.

    OpenERP adalah open source yang dibuat dengan bahasa

    Phyton, sehingga untuk dapat melakukan kustomisasi diperlukan

    Phyton Programmer. Tidak hanya itu, pengetahuan yang perlu

    dimiliki untuk melakukan kustomisasi OpenERP adalah

    PostgreSQL dalam mengatur database OpenERP.

    4.3.4. Output

    Sesuai dengan kerangka pikir yang ada, maka output yang

    diperoleh adalah sebagai berikut :

    a. Gambaran lengkap atas proses bisn