TUGAS ANALISA & DESAIN SISTEM

PROPOSAL SISTEM INFORMASI SPA

Oleh :I Gede Anom Priyanatha (090010375)

STIKOM BALI 2011

SISTEM INFORMASI SPA

I.

Latar Belakang

Daerah pariwisata seperti Bali kaya akan seni dan budaya yang sangat menarik para wisatawan untuk berkunjung dan berwisata ke Bali. Seorang wisatawan biasanya memanjakan diri setelah

perjalanan wisata yang melelahkan. Hal utama yang ada pada pikiran wisatawan adalah mengunjungi SPA atau massage. Di Bali, wisatawan sangat mudah menemui SPA karena sepanjang tempat wisata atau penginapan tersedia fasilitas SPA tersebut, contohnya Melati SPA yang ada di daerah Legian, Kuta. Di tempat ini, fasilitasnya SPA yang ditawarkan cukup banyak dan harganya pun tidak begitu mahal.

Pada awalnya, Melati SPA sangat ramai pengunjung tetapi lama kelamaan SPA ini mulai sepi dikarenakan struktur bisnis yang ada sangat tidak terstruktur. Misalnya pada bagian keuangan, terkadang karyawan-karyawan dari SPA ini mengalami kekeliruan saat

melakukan pengecekan ulang atau rekap ulang dari semua transaksi pembayaran SPA dikarenakan pencatatan transaksi yang manual dan tidak dibantu dengan sistem informasi apapun. Terkadang

penghitungan pembayaran bisa melebihi atau sebaliknya sehingga

pelangan atau wisatawan yang berkunjung kesana sering mengeluh dan mereka memilih pindah ke tempat SPA yang lainnya.

Agar data yang diolah tersebut dapat secara efektif dan efisien dalam memberikan informasi yang diperlukan oleh SPA tersebut, sedikit tidaknya harus didukung dengan sebuah sistem informasi yang menanganinya. Pengolahan data yang dilakukan secara manual, akan membutuhkan waktu dan tenaga yang sangat banyak dan juga informasi-informasi yang diperlukan tidak efisien. Hal ini dapat menurunkan mutu dan kualitas dari pelayanan yang diberikan SPA tersebut.

Masalah yang lain pada SPA ini adalah apabila pelanggan pernah mendaftar menjadi member tetapi kartu membernya hilang dan lama tidak berkunjung ke SPA tersebut, maka pelanggan tersebut harus mendaftar ulang lagi kembali karena tidak adanya sistem informasi yang menyimpan data dari pelanggan tersebut. Hal ini dapat terjadi dikarenakan datanya sudah bertumpuk-tumpuk diberkas-berkas lain sehingga sulit dicari. Terlebih lagi pengelolaan itu dilakukan dengan cara manual sehingga proses administrasi yang terjadi tidak

memuaskan. Solusi untuk permasalahan tersebut adalah mengubah proses pengelolaan secara manual menjadi terkomputerisasi. Dengan demikian proses pengelolaan data-data pengunjung akan lebih

mudah diakses dan pelayanan yang cepat akan menjadi lebih baik serta meningkatkan kepuasan para pelanggan. Berdasarkan permasalahan-permasalahan yang terjadi di atas

muncul sebuah pemikiran akan perlu melakukan suatu perancangan mengenai sistem informasi SPA untuk menangani hal-hal seperti di atas dengan mengedepankan efektifitas, efisiensi dari segi biaya, tenaga dan waktu.

II.

Rumusan Masalah

Untuk merancang program atau aplikasi yang akan dibuat sesuai dengan tujuan yang diinginkan, perlu adanya rangkuman dari masalah-masalah yang muncul. Rumusan masalah pada proyek ini, antara lain :1. Bagaimana

Sistem

informasi

yang

digunakan

di

bagian

administrasi pada SPA untuk melakukan registrasi dengan pelanggan secara komputerisasi agar data tidak dicatat secara manual.2. Proses registrasi pelanggan member maupun non-member

hanya dapat dilakukan dengan melakukan konfirmasi terlebih dahulu. Jika member mendapat potongan harga 5% dari harga yang sudah ditentukan.3. Setelah

selesai

melakukan

registrasi,

administrator

atau

karyawan yang menangani registrasi dengan sistem informasi

ini akan memunculkan fasilitas SPA, harga, karyawan yang menangani, dan lainnya yang berkaitan dengan SPA ini.4. Seluruh transaksi pembayaran atau yang menyangkut bagian

keuangan

diatur

juga

pada

bagian

administrasi

secara

komputerisasi dengan mengandalkan sistem informasi ini.5. Penggajian karyawan diatur langsung dalam sistem informasi

sesuai banyak pelanggan yang dilayani.6. Gaji karyawan mendapat tambahan 10% jika karyawan bisa

melayani

pelanggan

dengan

baik

dan

minimal

banyak

pelanggan yang dilayani adalah 5 orang per hari.

III.

Ruang Lingkup1. Maintenance Data Pelanggan : orang yang berkunjung ke SPA untuk menikmati pelayanan SPA dengan terlebih dahulu melakukan registrasi untuk pencatatan data pengunjung dalam sistem informasi SPA yang bertujuan untuk mempermudah proses selanjutnya.

Karyawan : orang yang melayani pelanggan. Pelanggan yang dilayani sesuai dengan informasi yang diberikan oleh

administrator.

Administrator : pengguna yang memiliki hak akses penuh terhadap sistem informasi SPA.

Data

pelanggan

:

data

yang

didapat

saat

pelanggan

melakukan registrasi awal sebelum mendapatkan pelayanan SPA. Data pelanggan ini diperlukan untuk memasukkan, menyimpan, mengedit, dan menghapus data-data dari

pelanggan dan sebagai konfirmasi jika ingin menjadi member SPA atau tidak. Penghapusan data dilakukukan jika pelanggan yang bersangkutan sudah tidak lagi mengunjungi SPA dalam waktu yang lama.

Data karyawan : data yang didapat saat karyawan melakukan registrasi atau melamar pekerjaan di Melati SPA. Data

karyawan ini diperlukan untuk memasukkan, menyimpan, mengedit, dan menghapus data-data jika dari karyawan. yang

Penghapusan

data

dilakukukan

karyawan

bersangkutan sudah tidak lagi bekerja di SPA tersebut.

Data fasilitas pelayanan : data yang didapat dari fasilitasfasilitas yang disediakan oleh SPA. Data fasilitas ini diperlukan untuk memasukkan, menyimpan, mengedit, dan menghapus data-data dari fasilitas. Selain itu, data fasilitas digunakan untuk menginformasikan kepada pengunjung SPA sebagai informasi ketersediaan fasilitas SPA.

Data harga : data yang didapat dari harga yang disediakan oleh SPA sebagai nilai jasa dari pelayanan yang diberikan

sesuai fasilitas yang ada. Data harga ini diperlukan untuk memasukkan, menyimpan, mengedit, dan menghapus datadata dari harga.

2. Transaksi a. Registrasi pelanggan Melati SPA melakukan suatu pelayanan jasa berdasarkan fasilitas yang sudah disediakan. Pada awalnya pelanggan yang berkunjung ke SPA melakukan registrasi data sebagai awal transaksi data yang nanti menentukan status pelanggan sebagai member atau tidak. Setelah itu, pelanggan memilih fasilitas yang diinginkan. Administrator pun segera mencatat di sistem dan menginformasikannya kepada karyawan yang akan melayani pelanggan. Jika pelanggan menginginkan atau

memilih karyawan sendiri dan karyawan tersebut sedang melayani pelanggan lain maka sistem akan menginformasikan ke admin dan admin menyampaikan ke pelanggan bahwa karyawan tersebut sedang melayani pelanggan lain dan mengantri untuk mendapatkan giliran. Sesudah pelayanan fasilitas selesai, dilanjutkan dengan transaksi pembayaran yang dilakukan pelanggan kepada kasir yang sekaligus admin.

b. Pembayaran pelanggan Admin menginformasikan jumlah pembayaran yang harus dibayar oleh pelanggan. Jika pelanggan merupakan member

maka

pelanggan

mendapatkan

potongan

harga

sesuai

ketentuan yang ada di Melati SPA. Setelah itu, pelanggan meninggalkan SPA dan transaksi pelanggan dengan SPA atau SPA melayani pelanggan sudah berakhir.

3. Laporana. Laporan registrasi pelanggan

Laporan yang diterima admin ketika pelanggan melakukan kunjungan dan konfirmasi ke admin sebelum mendapatkan pelayanan fasilitas SPA. Laporan ini juga penting untuk data pelanggan sebagai member atau tidak yang nantinya berkaitan dengan transaksi pembayaran. b. Laporan kepada karyawan Laporan ini diterima karyawan ketika pelanggan sudah selesai melakukan konfirmasi ke admin untuk mendapatkan pelayanan fasilitas SPA. Dalam laporan ini, admin melaporkan langsung kepada karyawan melalui system informasi yang ada melakukan pelayanan terhadap pelanggan. c. Laporan pembayaran Laporan ini akan ditujukan kepada pelanggan yang telah selesai mendapatkan pelayanan fasilitas SPA yang bertujuan untuk mengetahui berapa besar biaya yang dikeluarkan sebagai nilai balas jasa dari pelayanan yang didapat. Admin sekaligus kasir akan menunjukkannya kepada pelanggan. Jika untuk

pelanggan merupakan member maka pelanggan tersebut mendapatkan potongan harga begitu juga sebaliknya. d. Laporan gaji karyawan Laporan ini akan diproses oleh admin setelah karyawan melakukan pelayanan fasilitas SPA sebagai informasi kepada karyawan tentang gaji yang didapatkan saat penggajian atau saat karyawan ingin mengetahui berapa besar gaji yang didapatkanya.

IV.

TujuanTujuan dari Proyek ini adalah :a. Untuk merancang dan membangun suatu sistem informasi yang

berguna dalam mengelolah data pada Melati SPA.b. Meningkatkan pelayanan pada pelanggan dan membuat kinerja SPA

ini

menjadi

lebih

baik.

Dengan

cara

melakukan

pendekatan-

pendekatan secara langsung maupun tidak langsung, yang sekaligus bertujuan untuk mendapatkan informasi tentang fasilitas atau prosedur yang ada pada Melati SPA. c. Melakukan perlindungan data agar data tetap aman dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan.d. Penyimpanan data lebih ekonomis dibandingan data disimpan secara

manual. Melakukan Research Data pun lebih gampang karena tidak lagi membuka berkas-berkas yang begitu banyak jika jumlah berkas data dalam jumlah banyak.