RANCANG BANGUN SISTEM PRESENSI GURU DAN KARYAWAN

SMK NEGERI 1 DEPOK MENGGUNAKAN JAVA DAN MYSQL

Tugas Akhir

untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai gelar Ahli Madya

pada jenjang Diploma III jurusan Teknik Informatika

disusun oleh :

Evi Wintari 07.01.2376

Gardana Purnama 07.01.2383

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2011

2

3

DESIGN AND BUILDING PRESENCE SYSTEM FOR TEACHER AND EMPLOYEES IN SMK NEGERI 1 DEPOK WITH JAVA AND MYSQL

RANCANG BANGUN SISTEM PRESENSI GURU DAN KARYAWAN SMK NEGERI 1 DEPOK MENGGUNAKAN JAVA DAN MYSQL

Evi Wintari

Gardana Purnama

Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

In this final project discusses about the making of Presence System for teachers and employees of SMK Negeri 1 Depok using java as programming language and MySQL as a database. Making Presence system uses the Model View Controller (MVC) concept.

The main purpose of the making Presence systems for teachers and employees is to obtain presence data of teachers and employees quickly and accurately, because the manually system presence does not produce 100% accurate data. This is because of the limited level of accuracy of Human Resources (HR) processing presence data. The processing of manual data system also requires a long time. With the construction this Presence systems is expected to help process data processing in a short time and produce accurate data. Other aim build Presence system in order to reduce costs required for the manual presence, because the presence manual is requires much stationery each month.

This presence information system only contains information about presence of teachers and employees, and only shows name and the Employee Main Number (NIP). This application is not represent a teacher and employee information system that displays all the information about teachers and employees of SMK Negeri I Depok.

Keyword: Java, MySQL. J2SE, Information System

4

I. PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi komputerisasi yang terus berkembang saat ini

sangat mempengaruhi berbagai aspek kehidupan. Hal ini membuat banyak

perusahaan, lembaga pendidikan dan dinas pemerintahan memanfaatkan teknologi

komputerisasi untuk memudahkan pekerjaan mereka sehari-hari. Teknologi tidak

hanya dapat mempermudah pekerjaan tetapi juga dapat menghemat waktu, tenaga

dan biaya

Lembaga pendidikan pun juga tidak lepas dari pemanfaatan teknologi ini.

Salah satunya adalah SMK Negeri 1 Depok yang telah ditetapkan menjadi salah

satu Rintisan Sekolah Bertaraf Internasional (RSBI), sehingga secara otomatis

semua sarana prasarana penunjang proses belajar mengajar maupun sarana

administrasi harus sesuai dengan standar peralatan bertaraf Internasional atau

setidaknya sesuai dengan standar peralatan SMK SSN (Sekolah Standar Nasional)

yang memanfaatkan teknologi komputerisasi sebagai fasilitas untuk lebih

memperlancar kegiatan belajar mengajar.

II. LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi

2.1.1 Pengertian Sistem

Sistem menurut kata L. James Havery adalah prosedur logis dan

rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan

satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu

5

kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan. Sistem

memiliki karakteristik, karakteristik sistem meliputi:

1. Subsystem (subsistem).

2. Boundary (batas), sesuatu yang membatasi sistem.

3. Environments (lingkungan luar sistem), segala sesuatu di luar sistem

yang mempengaruhi berjalannya sistem.

4. Interface (penghubung antar subsistem).

5. Input (masukan), berupa data.

6. Output (keluaran), yaitu berupa informasi.

7. Process (proses), proses pengolahan dari input menjai output.

8. Goal (tujuan atau sasaran yang ingin dicapai dari sistem).

2.1.2 Pengertian Informasi

Informasi adalah sekumpulan data yang diproses sebagai tambahan

pengetahuan untuk membantu pengambilan keputusan. Informasi yang

dihasilkan harus berkualitas. Informasi berkualitas bila memenuhi standar:

1. Akurat, informasi harus tepat dan teliti

2. Tepat waktu, informasi yang diterima tepat waktu

3. Relevan, informasi sesuai dengan permintaan user

2.1.3 Pengertian Sistem Informasi

Pengertian sistem informasi dalam organisasi adalah suatu sistem

yang mempertemukan kegiatan transaksi, kegiatan manajerial, kegiatan

6

strategik, dan kegiatan dari pihak luar. Sehingga dari kegiatan tersebut

dapat dihasilkan suatu informasi bagi penerimanya.

2.2 Konsep Dasar Sistem Presensi

Presensi adalah pencatatan proses kehadiran seseorang yang

kemudian dimuat dalam suatu laporan tertulis. Sedangkan sistem presensi

adalah sistem manajemen kehadiran personal suatu lembaga/instansi yang

secara otomatis mencatat data kehadiran dan dapat digunakan sebagai

sumber laporan untuk kebutuhan manajemen personal.

2.3 Konsep Dasar Basis Data

2.3.1 Pengertian Basis Data

Basis data atau database merupakan sekumpulan data yang saling

berhubungan secara logika, dan dirancang untuk memenuhi kebutuhan

informasi dari pemakainya.

2.3.1.1 DBMS (Database Management System)

DBMS adalah software yang menangani semua akses ke basis data.

2.3.1.2 SQL(Stuctured Query Language)

SQL (Structured Query Language) merupakan bahasa yang

digunakan untuk mengakses data dalam basis data reasional

2.4 UML (Unified Modeling Language)

2.4.1 Pengertian UML

7

UML (Unified Modelling Language) adalah bahasa standart untuk

pengembangan sebuah sistem yang dapat menyampaikan bagaimana

membuat dan membentuk model-model, tetapi tidak dapat menyampaikan

kapan dan apa model yang seharusnya dibuat .

2.4.2 Diagram UML (Unified Modelling Language)

2.4.2.1 Use Case Diagram

Sebuah use case menggambarkan suatu urutan interaksi antara satu

atau lebih aktor dan sistem. Dalam fase requirements, model use

case mengambarkan sistem sebagai sebuah kotak hitam dan

interaksi antara aktor dan sistem dalam suatu bentuk naratif, yang

terdiri dari input user dan respon-respon sistem. Setiap use case

menggambarkan perilaku sejumlah aspek sistem, tanpa mengurangi

struktur internalnya.

2.4.2.2 Class Diagram

Class diagram mendeskripsikan jenis – jenis obyek dalam sistem

dan berbagai macam hubungan statis yang terjadi. Class diagram

juga menunjukkan property dan operasi sebuah Class dan batasan

yang terdapat dalam hubungan dengan obyek.

2.5 ERD (Entity Relationship Diagram

ERD (Entity Relationship Diagram) adalah diagram yang menggambarkan

hubungan (relationship) antara entitas-entitas yang terdapat dalam sistem serta

8

struktur dari entitas-entitas tersebut. Notasi-notasi yang digunakan dalam ERD

yaitu:

1. Entitas, entitas adalah objek dasar yang harus ada dalam sebuah basis

data.

2. Atribut, setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut

yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas

tersebut.

3. Relasi, relasi adalah hubungan antara sejumlah entitas yang berasal

dari himpunan entitas yang berbeda.

2.6 Sekilas Java

Java adalah suatu teknologi yang merupakan bahasa pemrograman, dan

sekaligus suatu platform. Sebagai bahasa pemrograman, java dikenal sebagai

bahasa pemrograman tingkat tinggi. Java merupakan bahasa pemrograman

berorientasi objek yang merupakan paradigma pemrograman masa depan. Sebagai

bahasa pemrograman java di rancang menjadi handal dan aman. Java juga di

rancang agar dapat dijalankan pada semua platform.

Keunggulan java dibandingkan dengan bahasa pemrograman lain adalah:

1. Berorientasi Objek

2. Multi Platform

3. Berbasis GUI (Graphic User Interface)

4. Dapat digunakan pada pengembangan website.

5. Aman

9

6. Java menyediakan fitur multithread, yang dapat digunakan untuk

menjalankan perintah secara bersamaan.

7. Java menyediakan fitur eror-handling, yaitu penanganan eror pada

program.

8. Dinamis

9. Aplikasi java dapat didistribusikan dengan mudah

2.6.1 Teknologi Java

2.6.1.1 Java 2 Standard Edition (J2SE)

J2SE adalah pemrograman berbasis console dan dekstop. Tidak

hanya sebatas itu saja, karena J2SE adalah basic dari JAVA. J2SE

atau yang biasa dikenal sebagai bahasa java. Merupakan teknologi

java yang dirancang untuk berjalan diatas PC dan workstation yang

dapat berjalan di platform sistem operasi Linux, Maxchintos,

Windows, dan lain-lain.

2.6.2.2 Java 2 Enterprise Edition (J2EE)

Untuk aplikasi berbasis web, aplikasi sistem tersebar dengan

beraneka ragam klien dengan komplektivitas yang tinggi.

Merupakan superset dari Standar Java. Teknologi Java yang satu

ini digunakan untuk pengembangan aplikasi-aplikasi enterprise.

J2EE meliputi beberapa teknologi pendukung, yaitu Java Server

Pages (JSP), Java Servlet, Java CORBA dan lain-lain.

10

2.6.2.3 Java 2 Micro Edition (J2ME)

J2ME digunakan untuk pengembangan sistem mikro dan

embedded, meliputi handphone, pager, PDA, dan lain-lain.

Teknologi ini kemudian juga dibagi menjadi dua bagian besar,

yaitu CLDC Technology (meliputi MIDP yang sangat terkenal,

Bluetooth, dan lain-lain) dan CDC Technology (meliputi JDBC,

yaitu teknologi database dan RMI).

2.7 Perangkat Lunak Yang Digunakan

2.7.1 Netbeans IDE 6.5

Netbeans IDE 6.5 adalah suatu perangkat lunak open source yang

mengintegrasikan banyak bahasa pemrograman. Antara lain adalah bahasa

pemrograman Java, Phyton dan PHP. Netbeans IDE 6.5 mempunyai fitur

editor untuk scripting program java, basis data wizard, compiler,

debugger, dan lain sebagainya. Fitur-fitur yang disediakan ini menjadikan

pembuatan aplikasi ini menjadi lebih mudah dilakukan.

2.7.2 XAMPP Versi 1.7.1

XAMPP versi 1.7.1 merupakan sebuah paket software kompilt,

bersifat open source yang berisi Web Server Apache 2.2.11, MySQL

5.1.33, PHP 5.2.9 dan phpMyAdmin 3.1.3.1.

2.7.3 MySQL

MySQL merupakan suatu DBMS (Database Management System)

yang digunakan untuk mengatur basis data didalamnya. Sehingga

11

memudahkan pengguna untuk mengakses data yang ada di dalam basis

data.

2.7.4 JDBC MySQL

Dalam pembuatan aplikasi java dibutuhkan penghubung antara

aplikasi dan basis data. Penghubung tersebut adalah JDBC.

III. TINJAUAN UMUM

3.1 Profil SMK N 1 Depok

Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Negeri 1 Depok merupakan Sekolah

Menengah Kejuruan di Bidang Bisnis dan Manajemen. Dahulu SMK N 1 Depok

lebih dikenal dengan nama SMEA 1 Pembina Yogyakarta. SMK N 1 Depok

terletak di tempat yang strategis, sehingga lebih memudahkan siswa, guru maupun

karyawan dalam menjangkau sekolah tersebut, sekolah yang dipimpin oleh Bapak

Drs. Mohammad Efendi, MM ini terletak di Jl. Ring road Utara Maguwoharjo,

Depok, Sleman. Lahan yang ditempati pun cukup luas yaitu sekitar 1,6 hektar.

Sehingga SMK N 1 Depok sangat memungkinkan sekali untuk kepentingan

pengembangan sarana/prasarananya.

3.2 Sejarah SMK N 1 Depok

Sekolah Menengah Kejuruan Negeri (SMKN) 1 Depok Sleman didirikan

pada tahun 1952 dengan SK Bupati Sleman No. 319982/Kab/52 tanggal 10

September 1952. Awal didirikan bernama SMEA Negeri 1 Yogyakarta yang

dahulu berlokasi di Gowongan Kidul, Yogyakarta. Baru pada tahun 1982 SMEA

12

Negeri 1 Yogyakarta di pindah ke Maguwoharjo, Depok, Sleman sampai

sekarang.

Berdasarkan SK Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia

No. 031/O/1997 tanggal 7 Maret 1997 Sekolah Menengah Ekonomi Tingkat Atas

(SMEA) Negeri 1 Yogyakarta berganti nama menjadi Sekolah Menengah

Kejuruan (SMK) Negeri 1 Depok, Sleman, Yogyakarta yang berkedudukan di Jl.

Ring road Utara Maguwoharjo, Depok, Sleman sampai sekarang.

IV. PEMBAHASAN

4.1 Use Case Diagram Presensi

Gambar 4.1 Gambar Use Case Diagram Presensi

4.2 Use Case Diagram Admin

Gambar 4.2 Gambar Use Case Diagram Admin

13

4.3 ERD Yang Digunakan

Gambar 4.3 Gambar Perancangan Basis Data

4.3 Struktur Tabel

Gambar 4.4 Gambar Struktur Tabel

14

4.4 Manual Program

4.4.1 Form Presensi

Gambar 4.5 Gambar Form Presensi

4.4.2 Form Login Admin

Gambar 4.6 Gambar Form Login Admin

4.4.3 Form Pengolahan Data

Gambar 4.7 Gambar Form Pengolahan Data

15

4.4.4 Form Jabatan

Gambar 4.8 Gambar Form Jabatan

4.4.5 Form Pegawai

Gambar 4.9 Gambar Form Pegawai

4.4.6 Form Cuti

Gambar 4.10 Gambar Form Cuti

16

4.4.7 Form Laporan Presensi

Gambar 4.11 Gambar Form Laporan Presensi

4.4.8 Laporan Data Pegawai

Gambar 4.12 Gambar Laporan Data Pegawai

4.4.9 Laporan Cuti

Gambar 4.13 Gambar Form Laporan Cuti

17

V. PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil pengujian system yang telah dibuat, penyusun mengambil

kesimpulan sebagai berikut :

1. Data yang dihasilkan oleh sistem presensi ini akan lebih akurat dibanding data

yang dihasilkan dengan presensi manual karena karyawan tidak bisa merapel

tanda tangannya.

2. Sistem Presensi secara komputerisasi akan sangat dibutuhkan oleh instansi,

baik instansi pemerintah dan juga instansi swasta untuk lebih menghemat alat

tulis dan mendapatkan data yang akurat.

3. Adapun kelebihan sistem presensi menggunakan java dan mysql ini

dibandingkan dengan sistem presensi manual yang saat ini digunakan adalah:

a. Mempercepat proses pengolahan data presensi, data izin serta data cuti

guru dan karyawan sehingga data yang dihasilkan lebih akurat dan efektif.

b. Mampu menyajikan informasi yang lebih berkualitas sehingga

memudahkan dalam pengambilan keputusan.

c. Pembatasan hak akses menggunakan user id dan password, sehingga pihak-

pihak yang tidak berkepentingan tidak dapat memasuki sistem dan

memanipulasi data.

18

Dengan adanya sistem yang diusulkan ini, diharapkan kegiatan pencatatan

serta pembuatan laporan presensi lebih efektif dan efisien, sehingga

kedisiplinan dan kinerja guru dan karyawan dapat ditingkatkan.

5.2 Saran

Terdapat banyak kekurangan pada sistem presensi ini, adapun saran-saran yang

dapat diajukan untuk SMKN 1 Depok dan peneliti berkutnya antara lain:

1. Sebaiknya SMKN 1 Depok memperbarui sistem presensi manual menjasi

sistem presensi yang terkomputerisasi,

2. Jika sistem yang penyusun usulkan ini digunakan SMKN 1 Depok, maka

perlu diadakan pelatihan personil dalam menangani pengolahan data

secara terkomputerisasi yang akan bertindak sebagai admin program,

supaya proses penginputan data dapat berjalan dengan lancar,

3. SMK N 1 Depok sebagai Rintisan Sekolah Bertaraf Internasional (RSBI)

harus lebih meningkatkan penggunaan Teknologi Komputerisasi dalam

memberikan pelayanan kepada siswa.

4. Diharapkan pengembangan sistem selanjutnya dapat lebih kreatif dalam

pengembangan sistem presensi,

5. Pengembangan selanjutnya sebaiknya mengintegrasikan berbagai

perangkat keras sebagai media input dalam sistem presensi.

19

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk

Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta:

Penerbit ANDI.

Agustriawan, David. 2008. Laporan Skripsi : Pemanfaatan PHP GD Library

Untuk Menghasilkan Peta Raster dalam Web GIS (Studi Kasus :

Perancangan Web GIS Pariwisata Sumatera Selatan). STMIK AMIKOM

Yogyakarta.

Amborowati, Armadyah. 2007. Pengantar Pemrograman Terstruktur.

Yogyakarta: Penerbit ANDI.

Huda, Miftakhul. 2009. Membuat Aplikasi Rental Dengan Java dan MySQL.

Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

Kusrini, 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta:

Penerbit ANDI.

http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi

http://en.wikipedia.org/wiki/Java_Platform,_Micro_Edition