RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENYALURAN SEMEN … · 2019. 10. 26. · semen. 5. Adanya...

Jurnal EdikInformatikaPenelitian Bidang Komputer Sains dan Pendidikan Informatika V3.i2(147-156)

147 Diterbitkan Oleh Program Studi Pendidikan Informatika STKIP PGRI Sumbar

ISSN : 2407-0491E-ISSN : 2541-3716

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENYALURANSEMEN PADANG UNTUK DAERAH BENGKULU SELATAN DI

CV. MUTIA BERSAUDARA

IsmaelSTMIK-AMIK Jayanusa Padang

Jl. Damar. No. 69 E PadangEmail. [email protected]

Submitted: 16-03-2017, Reviewed: 17 -03- 2017, Accepted 18-03-2017http://dx.doi.org/10.22202/jei.2017.v3i2.1569

AbstractCV. Mutia Bersaudara is one of the distributors of Cement Padang. The purpose of this paper is tocorrect existing deficiencies in the system is running at this time, simplify and accelerate the processof storing and processing data and presenting information, and shorten the time used in the shippingprocess. This is done in order to support the operational work processes within the company,particularly the delivery.This final writing system development method SDLC (System DevelopmentLife Cycle) which covers Engeneering System, Analysis, Design, implementation and Testing. Themethod used in this writing by using a modeling tool in the form of Flow Map (Flow ChartDocument), DFD (Data Flow Diagram), and techniques of data collection by observation, andinterviews. Meanwhile, development tools and MySQL database applications using Visual Basic 6.0Key words: SDLC,Flow Chart,Data Flow Digram,Mysql.

AbstrakCV. Mutia Bersaudara merupakan salah satu perusahaan distributor Semen Padang. Tujuan daripenulisan ini adalah untuk memperbaiki kekurangan yang ada pada sistem yang sedang berjalan saatini, mempermudah dan mempercepat proses penyimpanan dan pengolahan data serta penyajianinformasi, dan mempersingkat waktu yang digunakan pada proses pengiriman. Hal ini dilakukan agardapat mendukung proses kerja operasional dalam perusahaan, khususnya bagian pengiriman.Penulisan Skripsi ini menggunakan metode pengembangan sistem SDLC (Sistem Development LifeCycle) yang mencangkup System Engeneering, Analisis, Design, implementasi dan Testing. Metodeyang digunakan dalam penulisan ini dengan menggunakan alat pemodelan berupa Flow Map ( BaganAlir Dokumen ), DFD (Data Flow Diagram), dan teknik pengumpulan data dengan cara observasi,dan wawancara. Sedangkan alat pengembangan aplikasi database menggunakan MySQL dan bahasapemograman Visual Basic 6.0.Kata Kunci: SDLC,Flow Chart,Data Flow Digram,Mysql.

PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi saat ini akansejalan dengan perkembangan teknologikomputer yang mendorong terjadinya perubahanberbagai ilmu, baik dalam kajian ataupunimplementasi di lapangan. Peran teknologikomputer sangat diperlukan oleh berbagaiperusahaan kecil, menengah hingga besar.Mengingat kebutuhan akan peningkatan efesiensidan efektivitas dari setiap kegiatan dalamperusahaan tidak dapat diukur dan dilakukansecara cepat dan akurat tanpa adanya dukunganteknologi tersebut. Akurasi data, kecepatan

waktu dan relevansi menjadi penentu kualitasinformasi yang dihasilkan. Bagi perusahaankecil, menengah maupun perusahaan besar,selain teknologi komputer haruslah sadar danmengerti pula akan pentingnya sistem informasi.Hal ini sangat berguna untuk membantu danmempermudah perusahaan itu sendiri dantentunya bisa memberikan kontribusi besar bagikemajuan perusahaan tersebut. Sehingga upayauntuk melakukan peningkatan kualitaspelayanan, pendataan, penyimpanan, pengirimanserta kondisi kinerja keuangan dapat dilakukansecara efektif. Dengan demikian peranan sisteminformasi itu sangat penting dalam setiap aspek



ISSN : 2407-0491E-ISSN : 2541-3716

kehidupan, baik itu dalam bidang ekonomi, ilmupengetahuan, pemerintah maupun bidangteknologi itu sendiri.Bagian Penyaluran merupakan salah satu bagianpenting di CV. MUTIA BERSAUDARA.Namun sistem yang berjalan pada bagiandistribusi masih terbilang manual karena dalammemasukkan data, sistem yang digunakan masihmenggunakan dua program aplikasi yaituMicrosoft Word dan Microsoft Excel sehinggapemasukkan data menjadi kurang efektif sertadalam penyimpanan datanya masih belumterintegrasi dengan baik sehingga menyulitkandalam pencarian data.Oleh karena itu peneliti memberi judulpenelitian ini dengan “RANCANG BANGUNSISTEM INFORMASI PENYALURANSEMEN PADANG UNTUK DAERAHBENGKULU SELATAN DI CV. MUTIABERSAUDARA”.

STUDI PUSTAKA2.1 Sistem Informasi

Sistem dapat berupa abstrak atau fisik.Sistem yang abstrak adalah susunan yang teraturdari gagasan-gagasan atau konsepsi-konsepsiatau komponen-komponen yang salingketergantungan dan berinteraksi demi mencapaitujuan. Misalnya, berinteraksinya komponen –komponen komputer yang bertujuan untukmempercepat dan mempermudah dalampengolahan data. Menurut Jerry Fitz Gerald,Arda F.F Warren D.S, dengan terjemahansebagai berikut:“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dariprosedur-prosedur yang salingberhubungan,berkumpul bersama-sama untukmelakukan suatu kegiatan atau untukmenyelesaikan suatu sasaran yang di tentukan”.)Adapun siklus informasi dapat digambarkansebagai berikut:

Gambar 2.1 Siklus informasi

2.2 Analisa System

(Ainur Rofiq : 2004) Analisis Sistem dapatdidefinisikan sebagai :

“Penguraian dari suatu sistem informasi yangutuh ke dalam bagian-bagian

komponennya dengan maksud untukmengidentifikasikan dan mengevaluasipermasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadidan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkansehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.”

Tahap analisis merupakan tahap yangkritis dan sangat penting, karena kesalahan didalam tahap ini akan menyebabkan jugakesalahan di tahap selanjutnya.

2.3 Langkah-langkah Analisa System1.Identify, yaitu mengidentifikasikan masalaha)Mengindentifikasikan penyebab masalahb)Mengidentifikasikan titik keputusanc)Mengidentifikasikan personil-personil kunci

2.Understand, yaitu memahami kerja dari sistemyang adaa)Menentukan jenis penelitianb)Merencanakan jadual penelitianc)Mengatur jadual wawancarad)Mengatur jadual observasie)Mengatur jadual pengambilan sampelf)Membuat penugasan penelitiang)Membuat agenda wawancarah)Mengumpulkan hasil penelitian

3.Analyze, yaitu menganalis sistema)Menganalisis kelemahan Sistemb)Menganalisis kebutuhan Informasi pemakai /manajemen

4.Report, yaitu membuat laporan hasil analisisTujuan :a) Pelaporan bahwa analisis telah selesai

dilakukanb) Meluruskan kesalah-pengertian mengenai

apa yang telah ditemukan dan dianalisisoleh analis sistem tetapi tidak sesuaimenurut manajemen

c) Meminta pendapat-pendapat dan saran-sarandari pihak manajemen

d) Meminta persetujuan kepada pihakmanajemen untuk melakukan tindakanselanjutnya

2.4 Perancangan SystemSetelah tahap analisis sistem selesai

dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkangambaran dengan jelas apa yang harusdikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analissistem untuk memikirkan bagaimana membentuksistem tersebut. Tahap ini disebut denganperancangan sistem.

DATA PROSES INFORMASI



ISSN : 2407-0491E-ISSN : 2541-3716

2.5 Alat bantu Yang digunakan DalamPerancangan Sistem

1. Aliran System Informasi

Aliran Sistem Informasi(ASI)merupakan bagan yang menunjukan aruspekerjaan serta keseluruhan dari sistem. Baganini menjelaskan urutan dari prosedur-proseduryang ada dalam system Adapun simbol-simbolyang dapat digunakan pada Aliran SistemInformasi(ASI) ini adalah sebagai berikut:

2.5.1 Aliran Sistem Informasi (ASI)

2. Contex Diagram(CD)

Contex Diagram merupakan level teratas(top Level) dari diagram arus data. Contexdiagram menggambarkan hubungan input/outputantara sistim dengan dunia luarnya (kesatuanluar). Simbol-simbol Contex Diagram tersebutdapat dilihat pada Gambar 2.5.2 :

2.5.2 Contex Diagram(CD).

3. Data Flow Diagram (DFD)

Data flow diagram merupakan gambaran149ymbol secara 149ymbol149, gambar ini tidaktergantung pada perangkat keras, perangkat

lunak, struktur data atau organisasi file. Adapu149ymbol-simbol yang dapat digunakan padadata flow diagram ini adalah sebagai berikut:

2.5.3 Data Flow Diagram(DFD)

III. METODE PENELITIAN

Metode yang digunakan dalam melakukanpenelitian ini adalah :

a) Penelitian Lapangan (Field Risech)Melakukan riset lapangan pada PerusahaanCV.Mutia Bersaudara untuk mengetahui secarajelas dan terperinci permasalahan yang sedangdihadapi, dalam hal ini penulis langsungmelakukan pengamatan dan wawancara(interview) terhadap pihak-pihak yangberkepentingan dengan masalah yang akandibuat dalam laporan ini.

b) Penelitian Perpustakaan (LibraryRisearch)Melakukan penelitian melalui buku-buku danliteratur-literatur yang berhubungan dengan temadari skripsi ini.

c) Penelitian laboratorium (LaboratoryRisearch)Dalam penelitian labor ini, penulis menggunakanseperangkat komputer termasuk printer sebagaialat cetak yang digunakan untuk mengadakanpraktek langsung menganalisa hasil daripenelitian.

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN4.1. Analisa system Yang sedang Berjalan

Sebelum melakukan perancanganterhadap suatu sistem, terlebih dulu harusdiketahui secara jelas bagaimana sistem yangsedang berjalan saat ini di CV.MUTIABERSAUDARA. Hal tersebut bertujuan untukdapat lebih jelas mengetahui permasalahannyadan kendala yang dihadapi. Dari penelitian



ISSN : 2407-0491E-ISSN : 2541-3716

langsung yang telah penulis lakukan, maka didapatlah narasi proses sebagai berikut :1. Konsumen yang baru akan mengisi blangko

identitas konsumen dan di serahkan kepadabagian administrasi. Pelanggan/Pembelimemesan surat DO ke bagian administrasi dikantor distributor, setelah itu bagianadministrasi mengisi surat DO(DeliveryOrder) dengan manual 3 rangkap , kemudiandi berikan ke pimpinan di tanda tangan laludi stempel. Dan di berikan kepada sopir.Surat DO di berikan kepada sopir di bawa kepabrik indarung untuk di muat Semen.

2. Setelah Mobil di muat, DO di cap samapihak ceker(petugas pencek pemuatan semendi pabrik).

3. Sopir memberikan DO yang telah di cap kebagian administasi kantor satu rangkap danke konsumen satu rangkap, bagianadministrasi menginputkan ke komputer danmembuat surat jalan, Invoice dan memberiuang jalan mobil, penentuan ongkos kirimberdasarkan jarak tempuh dan medan arealokasi bongkar semen.

4. Invoice di kirim ke konsumen dan surat jalandi berikan ke sopir untuk di tandatangani.Surat jalan setelah sampai barang di tempatkonsumen di acc dan di berikan lagi ke sopirsebagai bukti serah terima barang.

5. Surat jalan yang telah di acc di berikan kebagian administrasi dan melakukanpembayaran uang angkut semen. Laporanyang dihasilkan yaitu laporan banyaksemen , laporan pinjaman uang jalan mobil,laporan ongkos kirim. Laporan di berikan kepimpinan dan di acc kemudian di kembalikanke bagian administrasi dan di arsipkan.

Gambar 2.6.1 ASI yang sedang Berjalan

2.6 Kelemahan System Yang sedangberjalan

Dari analisa sistem yang dilakukan padasistem yang sedang berjalan, ditemukan beberapakelemahan-kelemahan, yaitu :

1. Dalam penyimpanan data masihmenggunakan Microsoft Word danMicrosoft Excel, belum menggunakansistem database sehingga penyimpanandata menjadi kurang efektif.

2. Penyimpanan data belum terintegrasidengan baik sehingga pencarian datamenjadi tidak efektif

3. Adanya kesulitan dalam memperbaiki dataapabila terdapat perubahan yang baru daripelanggan

4. Kesulitan dalam menentukan ongkos kirimsemen.

5. Adanya kesulitan dalam pembuatan suratjalan , Delivery Order(DO) dikarenakanmasih menggunakan Microsoft Word danMicrosoft Excel

6. Proses pengluaran surat DeliveryOrder(DO) terlalu rumit, ketergantunganterhadap pimpinan.

7. Kesulitan dalam membuat laporan.



ISSN : 2407-0491E-ISSN : 2541-3716

2.7 Desain Sistem yang di usulkanTujuan dari disain global atau yang

sering juga disebut dengan istilah disain makrosuatu sistem, adalah untuk memberikangambaran secara umum kepada user tentangsistem yang baru. Disain sistem secara umummerupakan persiapan dari disain terinci danmengidentifikasikan komponen – komponensistem informasi yangdidisain terinci dan denganalat bantu antara lain dengan Aliran SistemInformasi (ASI), Contex Diagram (CD), DataFlow Diagram (DFD), Entity RelationshipDiagram (ERD).

2.7.1 Aliran Sistem yang diusulkan (ASIbaru)

Gambar 2.7.1 Aliran Sistem Informasi yangdiusulkan

2.8 Context Diagram (CD)Konteks diagram merupakan gambaran

secara global sistem yang dirancang, dimanalingkungan luar sistem saling berinteraksi satusama lain sehingga menghasilkan informasi

secara umum. Adapun konteks diagram sistempenyaluran semen padang pada CV. MutiaBersaudara dapat dilihat pada gambar 2.8.1berikut :

Gambar 2.8.1 Contex Diagram (CD)

2.9 Data Flow Diagram (DFD).Diagaram Aliran Data (Data flow

Diagram (DFD)) merupakan gambaran sistemsecara logikal, gambar ini tidak tergantung padaperangkat keras, perangkat lunak, struktur dataatau data organisasi file. DFD pada sistem yangbaru pada CV.Mutia Bersaudara dapat dilihatpada gambar 2.9.1:

Gambar 2.9.1 Data Flow Diagram(DFD)

2.10 Entity Relationship Diagram.Untuk mendapatkan suatu informasi

maka data tersebut terlebih dahulu harusmengalami proses pengolahan. Model ERD(Entity Relationship Diagram) berisi komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi



ISSN : 2407-0491E-ISSN : 2541-3716

yang dilengkapi dengan atribut ERD ini dapatdilihat pada gambar 2.10.1:

Gambar 2.10.1 Entity RelationshipDiagram

2.11 Keunggulan Sistem Yang Di AjukanAdapun keunggulan sistem yang diusulkanadalah :1. Penerbitan Surat Delivery Order (DO)

lebih Cepat karena tidak lagiketergantungan kepada Pimpinan

2. Sistem dapat memberikan informasiyang jelas tentang harga ongkospengangkutan berdasarkan jarak tempuhdan medan area yang tempuh, sertalaporan tentang pinjaman uang jalansopir.

3. Dapat Membantu dan mempermudahpekerjaan pada bagian distribusi diCV.Mutia Bersaudara

4. Pembuatan laporan akan lebih mudah.5. Pencarian data akan lebih mudah dan

cepat.

3. Perancangan Sistem secara rinci.3.1 Desain Output.

1. Laporan Konsumen/Pelanggan

Gambar 3.1 Laporan Konsumen2. Laporan Data Angkutan

Gambar 3.2 Laporan Data Angkutan

3. Laporan Data Semen

Gambar 3.3 Laporan Data Semen

4. Laporan Data Delivery Order (DO)Per Bulan

Gambar 3.4 Laporan Data Delivery Order(DO) Per Bulan



ISSN : 2407-0491E-ISSN : 2541-3716

5. Laporan Biaya Angkutan Per Bulan

Gambar 3.5 Laporan biaya angkutanperbulan

6. Surat Delivery Order (DO)

Gambar 3.6 Surat Delivery Order (DO)

7. Surat Jalan / Surat Pengantar

Gambar 3.7 Surat Jalan/ SuratPengantar

8. Surat Tagihan (Invoice)

Gambar 3.8 Surat Tagihan (Invoice)

9. Bukti Pembayaran Biaya Angkutan

Gambar 3.9 Bukti Pembayaran BiayaAngkutan

3.2 Desain Input.Disain input berguna untuk menentukan data

yang akan diproses menjadi laporan atauinformasi yang diinginkan. Disain input yangsesuai untuk disain output adalah sebagai berikut:

1. Form input Pelanggan/Konsumen

Gambar 3.10 Form InputKonsumen/Pelanggan



ISSN : 2407-0491E-ISSN : 2541-3716

2. Form Input Angkutan

Gambar 3.11 Form Input Angkutan

3. Form Input Semen

Gambar 3.12 Form Input Semen

4. Form Transaksi Delivery Order (DO)

Gambar 3.13 Form Transaksi DeliveryOrder (DO)

5. Form Cetak Surat Jalan Dan CetakInvoice

Gambar 3.14 Form Cetak Surat Jalandan Invoice

6. Form Transaksi Pembayaran UangAngkut

Gambar 3.15 Form TransaksiPembayaran Uang Angkut

4.3 Rancangan File DatabaseDisain database merupakan disain tabel-

tabel yang akan digunakan untuk memanipulasiuntuk menghasilkan proses-proses tertentu.Adapun tabel-tabel yang digunakan adalahsebagai berikut:



ISSN : 2407-0491E-ISSN : 2541-3716

Nama Database : Distributor_semen1. Tabel Konsumen

Tabel 4.1. Desain Tabel Konsumen

2. Tabel AngkutanTabel 4.2. Desain Tabel Angkutan

3. Tabel SemenTabel 4.3. Desain Tabel Semen

4. Tabel Transaksi_Delivery_OrderTabel 4.4. Desain Tabel

Transaksi_Delivery_Order

5. Tabel Transaksi Pembayaran UangAngkut

Tabel 4.5. Desain TabelTransaksi_Pembayaran_Uang_Angkut

VI. KESIMPULAN

Dari uraian pada bab-bab yang sudahdibahas sebelumnya dapat ditarikkesimpulan :

1. Sistem Informasi penyaluran SemenPadang pada CV. Mutia Bersaudara telahmenggunakan komputerisasi namunbelum memanfaatkan Komputer secarautuh sebagai media dalam penyimpanandan pengolahan data.

2. Dengan menggunakan sistem penyaluranSemen Padang dengan aplikasi programyang penulis buat dalam BahasaPemrograman Visual Basic 6.0 didapatsuatu laporan yang lebih terstruktur.

3. Jika dibandingkan dengan sistemsebelumnya maka pada sistem yang barutelah disimpan dengan baik (dalamdatabase) dan mudah dilakukanpengaksesan kalau data tersebutsewaktu-waktu diperlukan.

4. Dengan menggunakan database yangterstruktur maka penyimpanan datadalam jumlah banyak akan dapatdilakukan.

6.1 Saran

Pengembangan sistem ini adalah darisistem manual atau berdasarkan basispengetahuan ke sistem komputerisasi yangdibangun atas dasar pertimbangan permasalahan-permasalahan yang timbul dari sistem yang lama.Berikut ini adalah saran yang dapat diperhatikanuntuk masa yang akan datang.

1. Diharapkan menggunakan aplikasiprogram yang penulis buat denganvisual basic 6.0 dapat meningkatkansistem informasi pendistribusian SemenPadang pada CV. Mutia Bersaudara.

2. Menyediakan fasilitas komputerisasiyang baik.

3. Penggantian sistem lama dengan sistemyang baru memerlukan penyesuaian,pada periode ini penggantian sistemdilakukan secara bertahap, disamping



ISSN : 2407-0491E-ISSN : 2541-3716

itu sistem lama boleh tetap digunakansampai sistem baru betul-betul tidak adalagi kekurangan.

4. Pada sistem yang baru ini sebaiknyamenggunakan operator komputer dalammelakukan distribusi semen. Adapunoperator ini sebaiknya ahli dibidangpemrograman komputer sehinggaapabila terjadi kesalahan pada sistemdapat dengan cepat diatasi.

DAFTAR PUSTAKA

Jerry FitzGeral, Arda F . FitzGeral, WarenD.S,Jr, Fundamentals of system Analisis, (2003), diterjemahkan oleh JogiyantoH.M

Robert A, Leitch/K. Roscoe Davis, AccountingInformation System,(1983),diterjemahkan oleh Jogiyanto H.M

Kristanto, Harianto, Ir. 1993. KonsepPerancangan Database. Bandung:Informatika Bandung

Kamus Besar Bahasa Indonesia, Edisi ke tiga2005. Jakarta: Balai Pustaka.

McLeod, Raymond, Jr. 2001. Sistem InformasiManajemen : Informatika Bandung

H.M, Jogianto. 1995. Analisis dan Desain SistemInformasi : Pendekatan TerstrukturTeori dan Praktek Aplikasi Bisnis.Yogyakarta: ANDI OFFSET.

http://balaipustaka.wordpress.com/2009/03/15/pengertian-distribusi/,2012

http://carapedia.com/pengertian_definisi_komputer_menurut_para_ahli_info503.html,2012

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENYALURAN SEMEN … · 2019. 10. 26. · semen. 5. Adanya...

Documents

Transcript of RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENYALURAN SEMEN … · 2019. 10. 26. · semen. 5. Adanya...