RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA SWALAYAN

KOPERASI SETIA BHAKTI WANITA SURABAYA

Risdiyana Ragil Putri, Arifin Puji Widodo, S.E., M.SA dan Teguh Sutanto M.Kom.,MCP

Jurusan Sistem Informasi

Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer (STIKOM) Surabaya

Jl. Raya Kedung Baruk 98 – Surabaya 60298

Email: s080122@si.stikom.edu ; arifin@stikom.edu ; teguh@stikom.edu

Abstrak

As one unit which serves to increase the revenue generated by the cooperative, self-

service has an important role in providing information for the management of cooperatives.

Currently, the sales information system used by the supermarket produce only limited

information obtained from the recapitulation of the sales copy sales note and information self-

service revenue in one period, while the management requires information that can be used to

evaluate the sales activities. Any information required by management is the velocity of

information per type of goods per period to evaluate the process of purchasing goods.

Of these problems, the authors will make the sales information system used to assist

management in evaluating the sales system. The system will accommodate sales data and sales

reports can be generated gave the information to the management department. A trial was made

on the system by entering the transaction some have different cases of this type of purchase to

the type of customer who buys.

The trial results demonstrate the suitability of the information system is expected by the

management with reports generated on the system. Reports are displayed in accordance with the

input given by the officer. Applications can generate sales comparison reports for each type of

goods and report member contributions required by management to evaluate the sales activities.

Chart shows the percentage reports the results of the contribution for each member of the

department.

Keywords: sales, cooperative, self-service, information.

Pendahuluan

Perkembangan bisnis di Kopwan

Setia Bhakti Wanita terlihat dari jumlah

anggota Kopwan yang semakin bertambah,

jumlah anggota kopwan saat ini tercatat

sebanyak 10.010 orang sebagai anggota

organisasi dan 978 orang sebagai anggota

luar biasa. Peningkatan jumlah anggota juga

mempengaruhi peningkatan keuntungan

yang diperoleh Kopwan pada proses

bisnisnya. Salah satu proses bisnis yang

menghasilkan keuntungan bagi organisasi

adalah berdirinya swalayan yang memiliki

tujuan untuk memenuhi kebutuhan sehari-

hari anggota Kopwan.

Saat ini, Sistem informasi Penjualan yang

dipakai oleh swalayan hanya menghasilkan

sebatas informasi rekapitulasi penjualan

yang didapat dari copy nota penjualan dan

informasi hasil pendapatan swalayan dalam

satu periode, sedangkan pihak manajemen

membutuhkan informasi-informasi yang

dapat digunakan untuk melakukan evaluasi

pada kegiatan penjualan. Salah satu

informasi yang dibutuhkan oleh pihak

manajemen adalah informasi perputaran per

jenis barang per periode untuk melakukan

evaluasi dalam proses pembelian barang.

Selain itu adalah informasi kontribusi

anggota koperasi yang digunakan untuk

mengevaluasi pembagian sisa hasil usaha di

akhir periode transaksi penjualan.

Dari permasalahan tersebut, penulis akan

membuat sistem informasi penjualan yang

digunakan untuk membantu manajemen

dalam melakukan evaluasi sistem penjualan.

Output yang akan dihasilkan dari Sistem

Informasi Penjualan ini yaitu informasi

kontribusi tiap pelanggan, infomasi

perputaran per jenis barang per periode,

informasi jenis konsumsi pelanggan,

informasi hasil pendapatan penjualan per

periode.

Landasan Teori

Aktivitas Siklus Pendapatan Terdapat empat aktivitas dasar bisnis yang

dilakukan dalam siklus pendapatan:

1. Entri Pesanan Penjualan

2. Pengiriman

3. Penagihan dan Piutang Usaha

4. Penagihan Kas

Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan

tahap pengembangan setelah analisis sistem

dilakukan. Menurut Marshall B. Romney

(2005), prosedur penjualan terdiri dari empat

tahapan, yaitu: entri pesanan penjualan,

pengiriman, penagihan dan penagihan kas.

Sistem Informasi Penjualan yang akan

dibangun merupakan sistem penjualan tunai,

sehingga untuk prosedur penjualan akan

disesuaikan, karena prosedur penjualan yang

dijelaskan diatas digunakan untuk penjualan

secara kredit.

Aru

s pe

rput

aran

per

jeni

s bar

ang/

perio

de

Persed

iaan

Bar

u

Upd

ate

stok

bar

ang

Data pe

rsed

iaan

bara

ng

Data pe

lang

gan

Not

a pe

mba

yara

n

Gambar 1 Blok Diagram Sistem Informasi

Penjualan

Pada gambar 1 dapat dilihat Blok Diagram

dari Sistem Informasi Penjualan yang akan

dibangun. Berikut ini adalah prosedur

penjualan tunai yang akan digunakan dalam

rancangan Sistem Informasi Penjualan pada

Swalayan:

1.Pencatatan Transaksi Penjualan

Pencatatan transaksi penjualan dilakukan

bersamaan pada saat penghitungan jumlah

pembelian pelanggan. Data-data yang

dicatat dalam transaksi ini adalah data

mengenai pelanggan yaitu nomor anggota,

nama dan jumlah wajib beli (jika

mempunyai wajib beli), dan data lain adalah

jumlah pembelian yang dilakukan oleh

pelanggan. Selain data mengenai pelanggan,

data lain yang dicatat adalah data mengenai

barang-barang yang dibeli, yaitu jenis,

merek, harga, kode barang, dan jumlah

barang yang dibeli.

Jumlah stok barang display akan

berkurang secara otomatis sesuai dengan

jumlah penjualan barang yang dicatat oleh

petugas. Setelah selesai melakukan

penghitungan, pembeli akan melakukan

pembayaran pada petugas. Apabila pembeli

menggunakan wajib beli, maka petugas

tidak perlu menerima SPH dari pembeli

seperti sistem sebelumnya, cukup

memasukkan jumlah pembelian pada kolom

wajib beli, maka database anggota wajib beli

akan ter-update secara otomatis.

2. Pembuatan Rekap Transaksi

Penjualan

Petugas swalayan membuat rekap

transaksi penjualan selama satu periode.

Rekap transaksi disusun dengan mengambil

data transaksi penjualan dari tabel penjualan,

dan dicetak untuk transaksi selama satu

periode penjualan. Dalam rekap transaksi

tersebut dapat dilihat jumlah penjualan

setiap satu hari dan barang-barang apa saja

yang laku terjual, serta data anggota

koperasi yang melakukan pembelian di

swalayan.

2.Pembuatan Laporan

Pembuatan laporan dilakukan oleh petugas

swalayan dengan mengambil data-data yang

tersimpan pada database sistem penjualan.

Laporan yang dihasilkan nanti diberikan

kepada bagian pembelian dan manajer

swalayan untuk digunakan sebagai bahan

evaluasi kegiatan penjualan di swalayan.

Sedangkan untuk bagian pembelian, laporan

yang diterima adalah laporan arus

perputaran barang, yang berguna untuk

bagian pembelian mengambil keputusan

dalam pembelian kembali barang-barang

yang akan dijual di swalayan. Sehingga

bagian pembelian dapat mempriotitaskan

barang-barang mana saja yang lebih banyak

diminati dan dibeli dengan jumlah yang

lebih banyak dibandingkan barang lain yang

kurang diminati.

Untuk menghasilkan laporan hasil penjualan

per jenis barang, diperlukan perhitungan

untuk prosentase penjualan masing-masing

jenis barang, sehingga informasi yang

diperoleh bagian pembelian adalah besar

prosentase penjualan untuk masing-masing

jenis barang dengan merk yang sama.

Misalnya produk dengan merk Faber Castel

mendapatkan hasil penjualan sebesar Rp

500.000,- dalam satu periode. Untuk

masing-masing jenis produk Faber Castel

akan dihitung hasil penjualannya dan

disajikan juga dalam bentuk prosentase

untuk masing-masing jenis barang.

Perhitungan laporan masing-masing jenis

barang adalah seperti berikut:

Ø Hasil penjualan produk dengan merk

Faber Castel sebesar Rp 500.000,-

untuk jenis Faber Castel Pensil Warna

dengan penjualan sebesar Rp 225.000,-

dan untuk produk dengan jenis Faber

Castel Pensil Kayu 2B dengan

penjualan sebesar Rp 275.000,-

sehingga didapatkan hasil perhitungan

prosentase penjualan seperti berikut:

1. Faber Castel Pensil Warna

225000/500000 X 100 = 45 %

2. Faber Castel pensil Kayu 2B

275000/500000X 100 = 55 %

Use Case Diagram Sistem Informasi

Penjualan

Mencetak Laporan

Login

mencatat penjualan

(from Logical Vi ew)

Petugas

(f rom Logical View)

Pembeli

(f rom Logical View)

mencari barang

Bag. Gudang

(f rom Logical View)

penjualan/produk

Bag.Pembelian

(f rom Actors)

penjualan/jenis

daftar penjualan

penjualan/pelanggan

kontribusi pelanggan

Manajer

(f rom Logical View)

grafik penjualan

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<include>>

1.

Gambar 2 Use case Diagram Sistem

Informasi Penjualan

Pada gambar 2 terlihat bahwa

seorang petugas sebagai pekerja bisnis.

Seorang petugas memiliki lebih dari satu

peran dalam organisasi dan berinteraksi

dengan bisnis dalam rangka mencatat

seluruh transaksi penjualan pembuatan

laporan untuk manajer, bagian pembelian

dan bagian gudang. Manajer, pembeli,

bagian pembelian dan bagian gudang

merupakan pekerja bisnis yang menerima

output atau hasil dari proses yang

berlangsung pada sistem. Keempat aktor

terlibat dalam bisnis karena menerima

laporan yang dihasilkan oleh sistem dan

memberikan inputan data untuk sistem yang

kemudian diolah menjadi informasi.

Diagram Sekuensial Mencatat Penjualan

Diagram sekuensial di gambar 3

merealisasikan use case “mencatat

penjualan” untuk alur utama. Seperti

diagram sekuensial untuk use case login,

maka diagram sekuensial mencatat

penjualan juga menggambarkan flow of

events dari proses mencatat penjualan yang

merupakan proses bisnis utama dari sebuah

swalayan.

: formPenjualan : formPenjualan : Petugas' : Petugas' : database : database : dataAnggota : dataAnggota : dataBarang : dataBarang : detilPenjualan : detilPenjualan : penjualan : penjualan : cetak : cetak : printOut : printOut

membuka form penjualan

load daftar penjualan

tampilkan data anggota

simpan data pembeli

load data pembeli

insert kode barang

isi qty

konfirmasi akhir input itemBarang

hitung total pembelanjaan

tampilkan total

input data pembayaran

insert kode anggota

kirim data anggota

select data anggota

kirim kode barang

select data barang

tampilkan data barang

simpan data detil barang

insert detil penjualan

tampilkan detil penjualan

simpan transaksi penjualan

update penjualan

kirim data pembeli

insert penjualan

tampilkan data penjualan

pilih cetak

kirim perintah cetak nota

cetak nota

Gambar 3 Diagram sekuensial aktifitas

mencatat penjualan

Class Diagram proses mencatat penjualan

Gambar 4 menunjukkan relasi yang terjadi

antara class model dengan class view. Class

model yang memiliki relasi dengan

formPenjualan adalah class wajibBeli, class

barang, class pembeli, dan class karyawan.

Class formPenjualan memiliki relasi

dependency terhadap class model karena

pada class formPenjualan tidak terdapat

atribut instan bertipe seperti pada class

model, oleh sebab itu class formPenjualan

tidak mengetahui atribut di dalam class

model.

formCetakNota

wajibBeli

barang formPenjualan

karyawan

stok

anggota

Gambar 6 Class Diagram Mencatat

Penjualan

Hasil dan Pembahasan

Hasil Uji Coba

Hasil uji coba menunjukkan bahwa aplikasi

yang dibangun telah berjalan sesuai dengan

tujuan yang diharapkan. Laporan-laporan

yang dihasilkan, memberikan informasi

yang sesuai dengan kebutuhan pihak

manajemen.

Implementasi Sistem

Setelah kebutuhan sistem terpenuhi, langkah

selanjutnya adalah mengimplementasikan

rancangan sistem ke dalam sebuah rancang

bangun sistem informasi penjualan pada

swalayan koperasi setia bhakti wanita.

Gambar 7 Tampilan Menu Utama

Pada saat sistem dijalankan yang pertama

kali muncul adalah tampilan menu utama.

Dari tampilan ini, pengguna dapat memilih

menu-menu yang ingin dilakukan. Selain

itu, didalam menu utama disediakan menu-

menu yaitu menu login, penjualan, cari

barang dan juga laporan. Tampilan form

menu utama dapat dilihat pada gambar 4.1.

Pada tampilan tersebut, hanya sebatas

menunjukkan menu-menu yang dapat dipilih

sesuai dengan kebutuhannya.

Kesimpulan

Setelah dilakukan uji coba dan

evaluasi terhadap sistem informasi penjualan

swalayan ini, maka dapat ditarik kesimpulan

sebagai berikut:

1. Sistem ini dapat menghasilkan

Sistem Informasi Penjualan pada Swalayan

Koperasi Setia Bhakti Wanita yang

membantu pihak manajemen untuk

mendapatkan informasi mengenai penjualan.

Sistem dapat menghasilkan informasi

perbandingan hasil penjualan untuk setiap

jenis barang dalam satu periode.

Menghasilkan informasi kontribusi anggota

yang melakukan pembelanjaan di swalayan.

2. Sistem ini dapat menghasilkan

informasi penjualan yang dibutuhkan bagian

manajemen untuk mengambil keputusan

dalam pengadaan barang. Informasi yang

dihasilkan diambil dari riwayat data

penjualan yang dicatat oleh petugas dan

tersimpan dalam database

Saran

Adapun beberapa saran yang dapat

diberikan kepada peneliti berikutnya apabila

ingin mengembangkan sistem yang telah

dibuat ini agar menjadi lebih baik adalah

sebagai berikut:

1. Tampilan form untuk aplikasi yang

berjalan masih sederhana sehingga perlu

ditingkatkan lagi kualitasnya.

2. Aplikasi mendatang sebaiknya

menggunakan database terintegrasi dengan

unit lain pada koperasi sehingga antar unit

dapat saling bertukar informasi melalui

aplikasi yang sudah saling terintegrasi.

3. Aplikasi ini juga dapat

dikembangkan ke arah pengadaan barang

dimana didalamnya terdapat saran dan

spesifikasi jumlah pengadaan masing-

masing barang berdasarkan hasil dari

laporan penjualan yang sudah ada.

DAFTAR PUSTAKA

Darmayuda, Ketut, 2009, Pemrograman

Aplikasi database dengan Microsoft

Visual Basic .NET 2008. Bandung:

Informatika.

Darwis, 2007, Sistem Informasi Manajemen.

Jakarta: Universitas Bina Nusantara

Krismiaji, 2002, Sistem Informasi

Akuntansi. Yogyakarta: UPP STIM

YKPN.

Komputer, Wahana, 2010, SQL Server 2008

Express. Yogyakarta: Andi Offset.

Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi. Jakarta:

Salemba Empat.

Romney, Marshall B, 2005, Sistem

Informasi Akuntansi, Jakarta: Salemba

Empat.

Santosa, Gede Iman, 2011. Perancangan

Sistem Informasi Inventory serta

Penjualan di Supermarket President.

Surabaya: STIKOM Surabaya

Sholiq, 2010, Analisis dan Perancangan

Berorientasi Obyek, Bandung: CV

Muara Indah.

Sujana, Asep ST, 2012, Manajemen

Minimarket, Depok: Raih Asa Sukses.

Yuswanto,2008, Pemrograman Dasar Visual

Basic .NET 2005, Jakarta: Tim Cerdas

Pustaka.