Rancang Bangun Sistem Informasi Akuntansi Inflight Catering Service

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

INFLIGHT CATERING SERVICE

STUDI KASUS DI PT. JASAPURA ANGKASA BOGA

TUGAS AKHIR

Diajukan guna memenuhi sebagian persyaratan Dalam rangka menyelesaikan pendidikan sarjana strata satu (S1)

Jurusan Teknik Elektro

Oleh : I MADE SURYAWAN

NIM. 0204405044

JURUSAN TEKNIK ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS UDAYANA

JIMBARAN – BALI JANUARI 2007

i

PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa dalam Tugas Akhir ini tidak terdapat

karya yang pernah diajukan untuk memperoleh gelar kesarjanaan di suatu

perguruan tinggi, dan sepanjang pengetahuan saya juga tidak terdapat karya atau

pendapat yang pernah ditulis atau diterbitkan oleh orang lain, kecuali yang secara

tertulis diacu dalam naskah ini dan disebutkan dalam Daftar Pustaka.

Jimbaran, Januari 2007

I Made Suryawan

ii

LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR

JUDUL : RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI INFLIGHT CATERING SERVICE STUDI KASUS DI PT. JASAPURA ANGKASA BOGA

NAMA : I MADE SURYAWAN

NIM : 0204405044

JURUSAN : TEKNIK ELEKTRO

BIDANG STUDI : SISTEM KOMPUTER DAN INFORMATIKA

DIUJI TANGGAL : -

Menyetujui

Dosen Pembimbing I

(A.A.K OKA SUDANA,S.KOM,MT.)

NIP : 132 240 198

Dosen Pembimbing II

(I NYOMAN PIARSA,ST,MT.)

NIP : 132 257 772

iii

ABSTRAK

PT. Jasapura Angkasa Boga merupakan suatu perusahaan yang menangani pelayanan kebutuhan-kebutuhan dalam usaha jasa penerbangan komersial. Mengingat banyaknya jenis usaha yang dijalankan oleh perusahaan ini maka dibutuhkan suatu sistem akuntansi yang efektif dan efisien sehingga bisa dihasilkan pelaporan keuangan yang akurat sebagai dasar pengambilan kebijakan manajemen dan operasional perusahaan.

PT. Jasapura Angkasa Boga telah memiliki beberapa modul aplikasi untuk membantu pencatatan transaksi-transaksi perusahaan. Namun dalam implementasi, modul-modul tersebut belum terintegrasi secara menyeluruh, serta masih memiliki beberapa kelemahan baik yang terkait dengan kebenaran informasi yang disampaikan ataupun yang menyangkut kinerja sistem tersebut. Struktur tabel-tabel penyimpanan data transaksi yang digunakan masih memungkinkan terjadinya redundansi data sehingga dalam penerapannya sangat tidak efisien. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, maka dalam Tugas Akhir ini dirancang suatu Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga yang merupakan suatu sistem aplikasi yang terkomputerisasi yang mampu melakukan pengolahan data transaksi keuangan perusahaan secara terintegrasi. Sistem yang dibangun dapat melakukan pengelolaan data Hutang Dagang (Account Payable), Piutang Dagang (Account Receivable), penjurnalan, pengelolaan Buku Besar (General Ledger), dan pembuatan Laporan Keuangan (Financial Statement). Sistem yang dibangun juga telah mengatasi permasalahan yang terkait dengan struktur tabel pada basis data, di mana tabel-tabel yang ada telah di-normalisasi sehingga dapat meminimalkan terjadinya redundansi data. Pertumbuhan data pada tabel transaksi juga telah diperhitungkan di mana penyimpanan data transaksi pada tabel dengan sistem satu tabel dipergunakan untuk menyimpan data transaksi untuk satu tahun. Kata kunci : Akuntansi, basis data, Hutang Dagang, Piutang Dagang, penjurnalan, Buku Besar, Laporan Keuangan.

iv

ABSTRACT

PT. Jasapura Angkasa Boga is a company which serves the needs in a commercial airline service. Due to the vast area of service served by the company, it needs an effective and efficient accounting system so that an accurate financial report could be issued as a basis for management decision making and company operation.

PT. Jasapura Angkasa Boga has several application modules to help record the companies transactions. But, in implementation, the modules are not yet completely integrated, and still have some defects, relating to the accuracy of the reported information or defects related to the performance of the system. The structures of the tables in the database storing transaction data still permit data redundancy so that the application is not efficient.

To overcome the problem, in this final project, an Accounting Information System for PT. Jasapura Angkasa Boga is design, which is a computerized application system, able to perform an integrated processing of the companies financial transaction data. The built system is able to perform data processing of Debts (Account Payable), Loans (Account Receivable), Journaling, General Ledger Management and issuing Financial Reports (Financial Statement). The built system also has overcome problems relating to the structure of tables of the database, where the present tables are now normalized, minimizing the occurrence of data redundancy. Data growth of the transaction tables has also been taken into account where transaction data storing in a table with the one table system is used to store transaction data for one year. Keyword: Accounting, Database, Account Payable, Account Receivable, Journaling, General Ledger, Financial Statement.

v

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadapan Tuhan Yang Maha Esa atas

karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Tugas Akhir

yang berjudul “RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

INFLIGHT CATERING SERVICE STUDI KASUS DI PT. JASAPURA

ANGKASA BOGA” ini disusun sebagai syarat untuk memenuhi sebagian

persyaratan menyelesaikan Program Sarjana S-1 pada Program Studi Teknik

Elektro Universitas Udayana. Tugas Akhir ini mengangkat Sistem Informasi

Akuntansi pada perusahaan Inflite Catering Service dengan melakukan studi kasus

di PT. Jasapura Angkasa Boga.

Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis mendapatkan petunjuk dan

bimbingan dari berbagai pihak. Sehubungan dengan hal tersebut pada kesempatan

ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :

1. Bapak Ir. I Gusti Putu Suparsa, MT. sebagai Dekan Fakultas Teknik

Universitas Udayana.

2. Ibu Ir. Ida Ayu Dwi Giriantari, M.Eng.Sc, Ph.D . sebagai Ketua Jurusan

Teknik Elektro Universitas Udayana.

3. Bapak Gede Sukadarmika, ST, M.Sc. sebagai Sekretaris Jurusan Teknik

Elektro Universitas Udayana.

4. Bapak A.A.K. Oka Sudana, S.Kom, MT. sebagai Dosen Pembimbing I yang

telah banyak meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan dan masukan

dalam penyusunan Tugas Akhir ini.

5. Bapak I Nyoman Piarsa, ST, MT. sebagai Dosen Pembimbing II yang telah

banyak memberikan bimbingan dan masukan dalam penyusunan Tugas Akhir

ini.

6. Bapak Ir. Made Sudarma, M.A.Sc. sebagai Pembimbing Akademis yang

telah memberikan bimbingan dan perhatian selama menempuh kuliah di

Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Udayana.

7. Segenap Manajemen dan Karyawan PT. Jasapura Angkasa Boga yang

telah banyak memberikan bantuan dan bimbingan selama penyusunan Tugas

Akhir ini, khususnya staf Information and Technology (IT).

vi

8. Bapak Kadek Winarta, yang telah banyak meluangkan waktu untuk

memberikan bimbingan dan masukan yang terkait dengan teori akuntansi

kepada penulis selama penyusunan Tugas Akhir ini.

9. Keluarga besar Bapak Dr. dr. Ida Bagus Ngurah Rai, Sp. P. yang telah

banyak memberikan dukungan baik moral maupun material selama

penyusunan Tugas Akhir ini.

10. Ibu dan Bapak yang telah memberikan dukungan moril, material dan doa

yang tidak pernah surut selama menempuh kuliah dan penyusunan Tugas

Akhir ini.

11. Segenap dosen pengajar di Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik

Universitas Udayana, terutama dosen pengajar pada bidang studi Sistem

Komputer dan Informatika.

12. Rekan-rekan aktivis mahasiswa di Senat Mahasiswa Fakultas Teknik

Universitas Udayana (SMFT UNUD) yang telah memberikan dukungan baik

moral maupun material selama penyusunan Tugas Akhir ini.

13. Rekan-rekan Mahasiswa Teknik Elektro Angkatan 2002 yang telah

memberikan dukungan baik moral maupun material selama penyusunan Tugas

Akhir ini.

14. Teman-teman penulis yang telah memberikan bantuan dan dukungan selama

penulis menyusun Tugas Akhir ini.

Akhir kata, penulis berharap semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi kita

semua dan semoga Tuhan Yang Maha Esa melimpahkan rahmat-Nya atas segala

bantuan dan dukungan yang telah diberikan kepada penulis.

Denpasar, Januari 2007

Penulis

(I Made Suryawan )

vii

DAFTAR ISI

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI INFLIGHT CATERING SERVICE STUDI KASUS DI PT. JASAPURA ANGKASA BOGA...................................................................................................... 1

LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR....................................................... ii ABSTRAK .........................................................................................................iii ABSTRACT......................................................................................................... iv KATA PENGANTAR ......................................................................................... v DAFTAR ISI .....................................................................................................vii DAFTAR GAMBAR........................................................................................... x DAFTAR TABEL ............................................................................................ xiv BAB I PENDAHULUAN.................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ..................................................................................... 1 1.2 Rumusan Masalah ................................................................................ 3 1.3 Tujuan.................................................................................................. 3 1.4 Manfaat ................................................................................................ 3 1.5 Ruang Lingkup dan Batasan masalah.................................................... 3 1.6 Sistematika Penulisan........................................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA .......................................................................... 6 2.1 Definisi Akuntansi................................................................................6 2.2 Unsur-unsur Laporan Keuangan ........................................................... 6 2.3 Terminologi Dasar Akuntansi Keuangan .............................................. 8 2.4 Siklus Akuntansi ................................................................................ 10 2.5 Perangkat Pemodelan Sistem.............................................................. 17

2.5.1 Diagram Konteks............................................................................ 17 2.5.2 Event List (EL)............................................................................... 17 2.5.3 Data Flow Diagram (DFD) ............................................................. 18

2.5.3.1 Simbol yang Digunakan DFD ..................................................... 18 2.5.3.2 Bentuk Diagram Arus Data......................................................... 23 2.5.3.3 Pedoman Menggambar DAD ...................................................... 24 2.5.3.4 Perbedaan DAD Dengan Bagan Alir ........................................... 24 2.5.3.5 Keterbatasan DAD...................................................................... 25

2.5.4 Entity Relationship Diagram (ERD) ............................................... 25 2.5.5 Normalisasi .................................................................................... 27

2.6 Konsep Database Management System (DBMS) ................................ 29 2.6.1 Definisi Database........................................................................... 29 2.6.2 Definisi DBMS............................................................................... 29 2.6.3 Istilah-Istilah dalam Sistem Basis Data ........................................... 29 2.6.4 Kegunaan DBMS ........................................................................... 30 2.6.5 Komponen DBMS.......................................................................... 31 2.6.6 Abstraksi DBMS ............................................................................ 33 2.6.7 Bahasa DBMS................................................................................ 34

2.7 SQL Server 2000................................................................................ 36 2.7.1 Arsitektur dan Komponen SQL Server 2000................................... 36 2.7.2 Edisi-edisi SQL Server 2000........................................................... 37 2.7.3 Membangun Database dengan SQL Server..................................... 38 2.7.4 Tipe Data Pada SQL Server............................................................ 39

viii

2.8 Open Database Connectivity (ODBC) ................................................ 43 2.9 Data Source Name (DSN)................................................................... 44

BAB III METODE DAN PERANCANGAN SISTEM....................................... 46 3.1 Tempat dan Waktu Penelitian............................................................. 46 3.2 Data.................................................................................................... 46

3.2.1 Sumber Data................................................................................... 46 3.2.2 Metode Pengumpulan Data............................................................. 46

3.3 Bahasa Pemrograman ......................................................................... 47 3.4 Identifikasi Terhadap Kelemahan Sistem............................................ 47 3.5 Perangkat Pemodelan Sistem.............................................................. 49

3.5.1 Statement of Purpose (STP)............................................................ 49 3.5.2 Gambaran Umum Sistem (Strategi Bisnis)...................................... 50 3.5.3 Diagram Konteks............................................................................ 53

3.5.3.1 Diagram Konteks Umum Sistem................................................. 54 3.5.3.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Akuntansi PT Jasapura

Angkasa Boga............................................................................. 56 3.5.4 Daftar Kejadian .............................................................................. 57

3.5.4.1 Pembuatan Master Data .............................................................. 57 3.5.4.2 Pengelolaan Buku Besar (General Ledger) ................................. 57 3.5.4.3 Pengelolaan Hutang Dagang (Account Payable) ......................... 60 3.5.4.4 Pengelolaan Piutang Dagang (Account Receivable)..................... 62 3.5.4.5 Pembuatan Laporan Keuangan.................................................... 65

3.5.5 DAD (Diagram Alir Data) .............................................................. 66 3.5.5.1 Diagram Berjenjang.................................................................... 66 3.5.5.2 DAD Level 0 Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa

Boga ........................................................................................... 67 3.5.5.3 DAD Level 1 Proses Master Data ............................................... 70 3.5.5.4 DAD Level 1 Proses General Ledger .......................................... 71 3.5.5.5 DAD Level 1 Proses Account Payable........................................ 71 3.5.5.6 DAD Level 1 Proses Account Receivable.................................... 72 3.5.5.7 DAD Level 1 Proses Financial Statement................................... 73

3.5.6 Entitas dan Himpunan Entitas......................................................... 74 3.5.7 Struktur Data .................................................................................. 77 3.5.8 Relationship ................................................................................... 84 3.5.9 Entity Relationship Diagram (ERD) ............................................... 87 3.5.10 Mapping Constrain ......................................................................... 89 3.5.11 Normalisasi ....................................................................................94

3.5.11.1 Normalisasi Tahap Pertama................................................. 94 3.5.11.2 Normalisasi Tahap Kedua ................................................... 95 3.5.11.3 Normalisasi Tahap Ketiga ................................................... 96

3.6 Metode Penyelesaian Masalah ............................................................ 98 3.7 Desain User Interface ......................................................................... 99

3.7.1 Rancangan Form Chart of Account............................................... 101 3.7.2 Rancangan Form Journal Configuration....................................... 102 3.7.3 Rancangan Form Invoice Configuration....................................... 103 3.7.4 Rancangan Form Invoice Account Setup....................................... 104 3.7.5 Rancangan Form PRF Configuration............................................ 105 3.7.6 Rancangan Form Aging................................................................ 106

ix

3.7.7 Rancangan Form General Ledger................................................. 107 3.7.8 Rancangan Form Trial Balance.................................................... 108 3.7.9 Rancangan Form Income Statement.............................................. 109 3.7.10 Rancangan Form Balance Sheet...................................................110

3.8 Alur Analisa ..................................................................................... 111 3.9 Jadwal Kegiatan ............................................................................... 113

BAB IV PENGUJIAN DAN ANALISIS HASIL ............................................. 114 4.1 Pengujian .........................................................................................114

4.1.1 Tahap Pengujian........................................................................... 114 4.1.2 Ujicoba Instalasi Sistem................................................................ 116

4.1.2.1 Kebutuhan Perangkat Lunak ..................................................... 116 4.1.2.2 Persiapan Database Sistem....................................................... 116 4.1.2.3 Proses Instalasi Sistem.............................................................. 121 4.1.2.4 Proses Migrasi Data.................................................................. 124

4.1.3 Ujicoba Antarmuka Sistem........................................................... 126 4.1.3.1 Penampilan Umum ................................................................... 126 4.1.3.2 Master Data .............................................................................. 134 4.1.3.3 General Legder ......................................................................... 150 4.1.3.4 Account Receivable .................................................................. 167 4.1.3.5 Account Payable....................................................................... 178 4.1.3.6 Cost Journal.............................................................................. 191 4.1.3.7 Financial Statement .................................................................. 193

4.2 Analisis Hasil ................................................................................... 201 4.2.1 Analisis Keberhasilan Sistem........................................................ 201 4.2.2 Analisis Kelebihan dan Kekurangan Sistem.................................. 204

BAB V PENUTUP .......................................................................................... 206 5.1 Kesimpulan ...................................................................................... 206 5.2 Saran ................................................................................................ 207

DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... 208

x

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Siklus Akuntansi............................................................................. 11 Gambar 2.2 Contoh Jurnal Umum...................................................................... 12 Gambar 2.3 Contoh Buku Besar Umum Bentuk T.............................................. 13 Gambar 2.4 Contoh Neraca Saldo ...................................................................... 14 Gambar 2.5 Contoh Laporan Laba Rugi............................................................. 15 Gambar 2.6 Contoh Neraca................................................................................ 16 Gambar 2.7 Notasi kesatuan luar di DFD........................................................... 18 Gambar 2.8 Arus data yang mengalir dari kesatuan luar ke proses. .................... 19 Gambar 2.9 Konsep paket dari data.................................................................... 19 Gambar 2.10 Konsep arus data menyebar........................................................... 20 Gambar 2.11 Konsep arus data mengumpul ....................................................... 20 Gambar 2.12 Notasi proses di DFD.................................................................... 21 Gambar 2.13 Penjelasan di simbol proses .......................................................... 22 Gambar 2.14 Notasi simpanan data di DFD ....................................................... 22 Gambar 2.15 Duplikasi dari simpanan data ........................................................ 23 Gambar 2.16 Contoh entity................................................................................ 25 Gambar 2.17 Atribut entity................................................................................. 26 Gambar 2.18 Hubungan satu ke satu ke satu ...................................................... 26 Gambar 2.19 Hubungan satu ke banyak atau banyak ke satu .............................. 27 Gambar 2.20 Hubungan banyak ke banyak ........................................................ 27 Gambar 3.1 Desain tabel TBJ_TBTRANSAKSI ................................................ 48 Gambar 3.2 Gambaran Umum Sistem................................................................ 51 Gambar 3.3 Diagram Konteks Sistem Sistem Informasi Manajemen PT. Jasapura

Angkasa Boga ........................................................................................ 55 Gambar 3.4 Diagram Konteks Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa

Boga....................................................................................................... 56 Gambar 3.5 Flowchart proses General Ledger : Journal Transactions. .............. 58 Gambar 3.6 Flowchart proses General Ledger : GL Posting.............................. 59 Gambar 3.7. Flowchart proses Account Payable (a). .......................................... 61 Gambar 3.8 Flowchart proses Account Payable (a)............................................ 62 Gambar 3.9 Flowchart proses Account Receivable (a)........................................ 63 Gambar 3.10 Flowchart proses Account Receivable (b) ..................................... 64 Gambar 3.11 Flowchart proses Financial Statement.......................................... 66 Gambar 3.12 Bagan berjenjang (Hirarchy chart) Sistem Informasi Akuntansi PT.

Jasapura Angkasa Boga.......................................................................... 68 Gambar 3.13 DAD Level 0 Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa

Boga....................................................................................................... 69 Gambar 3.14 DAD Level 1 Proses Master Data................................................. 70 Gambar 3.15 DAD Level 1 Proses General Ledger............................................ 71 Gambar 3.16 DAD Level 1 Proses Account Payable.......................................... 72 Gambar 3.17 DAD Level 1 Proses Account Receivable...................................... 73 Gambar 3.18 DAD Level 1 Proses Financial Statement..................................... 74 Gambar 3.19 Entity Relationship Diagram (ERD) ............................................. 88 Gambar 3.20 Normalisasi Tahap Pertama Invoice.............................................. 94 Gambar 3.21 Normalisasi Tahap Kedua Invoice................................................. 95

xi

Gambar 3.22 Normalisasi Tahap Ketiga Invoice................................................ 97 Gambar 3.23 Desain User Interface dari Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura

Angkasa Boga ...................................................................................... 100 Gambar 3.24 Gambar Rancangan Form Chart of Account................................ 101 Gambar 3.25 Gambar Rancangan Form Journal Configuration........................ 102 Gambar 3.26 Gambar Rancangan Form Invoice Configuration........................ 103 Gambar 3.27 Gambar Rancangan Form Invoice Account Setup........................ 104 Gambar 3.28 Rancangan Form PRF Configuration.......................................... 105 Gambar 3.29 Rancangan Form PRF Configuration.......................................... 106 Gambar 3.30 Rancangan Form General Ledger............................................... 107 Gambar 3.31 Rancangan Form Trial Balance...................................................108 Gambar 3.32 Rancangan Form Income Statement............................................ 109 Gambar 3.33 Rancangan Form Balance Sheet.................................................. 110 Gambar 3.34 Gambar Alur Analisa Pembahasan.............................................. 112 Gambar 4.1 Tampilan awal form Restore database pada Enterprise Manager.. 118 Gambar 4.2 Memilih file backup database DB_SIA_JAB_TA ........................ 118 Gambar 4.3 Membuat user baru pada SQL Server 2000................................... 119 Gambar 4.4 Menentukan database yang dapat diakses. .................................... 119 Gambar 4.5 Tampilan pada Enterprise Manager setelah user selesai dibuat..... 120 Gambar 4.6 Membuat DSN baru pada ODBC. ................................................. 120 Gambar 4.7 Memasukkan data username dan password yang digunakan untuk

login..................................................................................................... 121 Gambar 4.8 Menentukan database yang akan diakses. ..................................... 121 Gambar 4.9 Tampilan awal proses instalasi...................................................... 122 Gambar 4.10 Tampilan yang menginformasikan instalasi siap dilakukan. ........ 122 Gambar 4.11 Tampilan saat proses instalasi selesai dilakukan.......................... 123 Gambar 4.12 Tampilan saat proses instalasi telah selesai dilakukan. ................ 123 Gambar 4.13 Shortcut SIA PT. Jasapura Angkasa Boga pada desktop. ............. 123 Gambar 4.14 Shortcut SIA PT. Jasapura Angkasa Boga pada start menu. ........ 124 Gambar 4.15 Program SIA PT. Jasapura Angkasa Boga pada Add or Remove

Programs............................................................................................. 124 Gambar 4.16 Form proses migrasi data............................................................ 124 Gambar 4.17 Tampilan Splash Screen Sistem .................................................. 127 Gambar 4.18 Bentuk tampilan pertama dari Form Utama................................. 129 Gambar 4.19 Bentuk tampilan kedua dari Form Utama.................................... 129 Gambar 4.20 Tampilan Form Login................................................................. 131 Gambar 4.21 Flowchart proses login user........................................................ 131 Gambar 4.22 Form Perubahan Password (Change Password) .......................... 132 Gambar 4.23 Flowchart perubahan password (change password)..................... 132 Gambar 4.24 Form User Log........................................................................... 133 Gambar 4.25 Laporan User Log....................................................................... 134 Gambar 4.26 Form List of Group..................................................................... 135 Gambar 4.27 Form Group Configuration......................................................... 136 Gambar 4.28 Flowchart penambahan data group............................................. 137 Gambar 4. 29 Fom List of User........................................................................ 137 Gambar 4.30 Fom User Configuration............................................................. 138 Gambar 4.31 Flowchart penambahan user baru. ..............................................138 Gambar 4.32 Form List of Customer. ............................................................... 139

xii

Gambar 4.33 Form Customer Configuration. ................................................... 140 Gambar 4.34 Form Contact Person Configuration. .......................................... 140 Gambar 4.35 Flowchart penambahan data customer dan contact person. ......... 141 Gambar 4.36 Form List of Bank. ...................................................................... 142 Gambar 4.37 Form Bank Configuration. .......................................................... 142 Gambar 4.38 Form BankAccount Configuration. ............................................. 143 Gambar 4.39 Form Branch of Bank Configuration........................................... 143 Gambar 4.40 Flowchart penambahan data bank............................................... 144 Gambar 4.41 Form List of Currency................................................................ 145 Gambar 4.42 Form Currency Rate Configuration............................................ 145 Gambar 4.43 Form History of Currency Rate...................................................146 Gambar 4.44 Flowchart penambahan data currency......................................... 146 Gambar 4.45 Form of Payment List................................................................. 147 Gambar 4.46 Form of Payment Configuration................................................. 147 Gambar 4.47 Flowchart penambahan data Form of Payment........................... 148 Gambar 4.48 Form List of Class...................................................................... 149 Gambar 4.49 Form Class Account Configuration............................................. 150 Gambar 4.50 Flowchart class account configuration....................................... 150 Gambar 4.51 Form Chart of Account............................................................... 151 Gambar 4.52 Form Account Confiuration........................................................ 152 Gambar 4.53 Flowchart pembuatan account baru ............................................ 153 Gambar 4.54 Form List of General Journal..................................................... 154 Gambar 4.55 Form General Journal Configuration......................................... 155 Gambar 4.56 Form General Journal Item Configuration.................................. 155 Gambar 4.57 Report transaksi General Journal................................................ 156 Gambar 4.58 Flowchart transaksi General Journal.......................................... 157 Gambar 4.59 Form List of Adjustment Journal................................................. 158 Gambar 4.60 Form Journal Item Source.......................................................... 159 Gambar 4.61 Form AE Journal Configuration................................................. 159 Gambar 4.62 Form AE Journal Item Configuration......................................... 160 Gambar 4.63 Flowchart transaksi Adjustment Entries Journal......................... 161 Gambar 4.64 Form General Ledger................................................................. 162 Gambar 4.65 Report General Ledger............................................................... 163 Gambar 4.66 Flowchart transaksi General Ledger........................................... 164 Gambar 4.67 Form Financial Statement Generation........................................ 165 Gambar 4.68 Flowchart Financial Statement Generation................................. 165 Gambar 4.69 Form Open New Accounting Year............................................... 166 Gambar 4.70 Flowchart Open New Periode..................................................... 167 Gambar 4.71 Form List of Invoice.................................................................... 168 Gambar 4.72 Form Invoice Configuration........................................................ 169 Gambar 4.73 Form Invoice Item Configuration................................................ 169 Gambar 4.74 Report Invoice............................................................................ 170 Gambar 4.75 Flowchart pembuatan invoice..................................................... 171 Gambar 4.76 Form Invoice Account Setup....................................................... 172 Gambar 4.77 Flowchart Invoice Account Setup................................................ 173 Gambar 4.78 Form AR Journal Configuration................................................. 174 Gambar 4.79 Flowchart proses transaksi Account Receivable Journal............. 174 Gambar 4.80 Form AR Aging........................................................................... 175

xiii

Gambar 4.81 Report AR Aging......................................................................... 176 Gambar 4.82 Flowchart AR Aging................................................................... 177 Gambar 4.83 Form OR Journal Configuration................................................. 177 Gambar 4.84 Flowchart proses pembuatan transaksi OR Journal..................... 178 Gambar 4.85 Form List of Purchase Order...................................................... 179 Gambar 4.86 Form Detail of Purchase Order.................................................. 179 Gambar 4.87 Form List of Receiving Report.................................................... 180 Gambar 4.88 Form Detail of Receiving Report................................................ 181 Gambar 4.89 Form RR Item Invoice................................................................. 181 Gambar 4.90 Flowchart Proses Setup RR Invoice............................................. 182 Gambar 4.91 Form Non RR Invoice Configurations......................................... 183 Gambar 4.92 Form Non RR Invoice Account Setup.......................................... 183 Gambar 4. 93Flowchart Proses Non RR Invoicing........................................... 184 Gambar 4.94 Form AP Journal Configuration................................................. 185 Gambar 4.95 Flowchart proses pembuatan transaksi Account Payable Journal185 Gambar 4.96 Form AP Aging........................................................................... 186 Gambar 4.97 Report AP Aging......................................................................... 187 Gambar 4.98 Flowchart AP Aging................................................................... 187 Gambar 4.99 Form PRF................................................................................... 188 Gambar 4.100 Form List of Invoice.................................................................. 189 Gambar 4.101 Report PRF............................................................................... 189 Gambar 4.102 Flowchart pembuatan PRF........................................................ 190 Gambar 4.103 Report Payment Journal........................................................... 191 Gambar 4.104 Flowchart pembuatan transaksi Payment Journal..................... 191 Gambar 4.105 Form Cost Journal Configuration............................................. 192 Gambar 4.106 Flowchart pembuatan transaksi Cost Journal............................ 193 Gambar 4.107 Form Trial Balance.................................................................. 194 Gambar 4.108 Report Trial Balance................................................................. 194 Gambar 4.109 Flowchart Trial Balance........................................................... 195 Gambar 4.110 Form Income Statement............................................................ 196 Gambar 4.111 Report Income Statement.......................................................... 197 Gambar 4.112 Flowcharts Income Statement...................................................198 Gambar 4.113 Form Balance Sheet.................................................................. 199 Gambar 4.114 Report Balance Sheet................................................................ 200 Gambar 4.115 Flowchart Balance Sheet.......................................................... 201 Gambar 4.116 Struktur tabel transaksi pada sistem yang baru .......................... 202

xiv

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Contoh perintah-perintah Data Definition Language (DDL) ............... 35 Tabel 2.2 Contoh perintah-perintah Data Manipulation Language (DML) ......... 35 Tabel 2.3 Contoh fasilitas Data Manipulation Language (DML) ........................ 36 Tabel 3. 1 Struktur tabel Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga

secara keseluruhan ................................................................................. 77 Tabel 3.2 Jadwal Kegiatan ............................................................................... 113

1

BAB I

PENDAHULUAN

Pada pendahuluan dibahas mengenai latar belakang, rumusan masalah

yang mendasari penelitian yang dilakukan dalam Tugas Akhir ini, tujuan,

manfaat, dan batasan masalah.

1.1 Latar Belakang

Organisasi menggantungkan diri pada sistem informasi untuk

mempertahankan kemampuan berkompetisi. Informasi pada dasarnya adalah

sumberdaya seperti halnya pabrik dan peralatan. Produktivitas sebagai suatu hal

yang sangat penting agar tetap kompetitif, dapat ditingkatkan melalui sistem

informasi yang lebih baik.

PT Jasapura Angkasa Boga merupakan suatu perusahaan yang menangani

pelayanan kebutuhan-kebutuhan dalam usaha jasa penerbangan komersial. Jenis

usaha yang diadakan meliputi penyediaan produk makanan dan minuman bagi

usaha penerbangan (airlines catering & lounge) sebagai operasi utama

(main operation) perusahaan, penyediaan produk makanan bagi hotel-hotel

(dalam bentuk produk pastry bakery), penyediaan jasa perawatan pakaian bagi

hotel (laundry), serta usaha-usaha lain yang sejenis. Mengingat banyaknya jenis

usaha yang diselenggarakan oleh perusahaan ini maka dibutuhkan suatu sistem

akuntansi yang efektif dan efisien sehingga bisa dihasilkan pelaporan keuangan

yang akurat sebagai dasar pengambilan kebijakan manajemen dan operasional

perusahaan.

Saat ini kegiatan operasional perusahaan di PT Jasapura Angkasa Boga

telah didukung oleh suatu sistem informasi yang terkomputerisasi dengan

didukung oleh beberapa aplikasi sistem informasi. Aplikasi yang pertama adalah

Aplikasi Muveo menangani transaksi-transaksi Permintaan Pengeluaran Barang

(Store Requisition), transaksi-transaksi Pembelian (Purchasing), dan

Persediaan Barang (Inventory). Sedangkan aplikasi yang kedua yaitu

Aplikasi Inflite Manager untuk menangani transaksi-transaksi proses produksi dan

penjualan produk seperti pemrosesan penawaran kepada konsumen,

Pengendalian Biaya Produksi (Cost Control), dan lain sebagainya. Selain kedua

2

aplikasi di atas juga terdapat beberapa modul-modul aplikasi pendukung yang

dibangun oleh bagian Information Technology (IT) perusahaan dengan mengacu

pada kedua sistem sebelumnya.

Untuk menangani transaksi-transaksi yang berkaitan dengan akuntansi dan

pelaporan keuangan digunakan suatu modul-modul aplikasi di mana sistem basis

data yang dipakai mengacu pada basis data yang digunakan oleh dua aplikasi

sebelumnya. Modul-modul tersebut di antaranya adalah modul aplikasi yang

menangani pemrosesan hutang dagang dan modul aplikasi untuk menerbitkan

laporan keuangan.

Namun di dalam penggunaannya ternyata sistem aplikasi yang dipakai

memiliki beberapa kelemahan. Kelemahan yang pertama adalah terdapatnya

kesalahan-kesalahan penyajian data pada laporan (report) yang dihasilkan.

Kelemahan ini meliputi kesalahan penyajian Neraca (Balance Sheet),

Laporan Laba-Rugi (Income Statement), serta Neraca Saldo (Trial Balance).

Kesalahan-kesalahan tersebut berupa kesalahan proses yang terjadi pada aplikasi

yang mengakibatkan laporan yang dihasilkan tidak sesuai dengan laporan yang

diinginkan.

Kelemahan lainnya adalah pada struktur tabel-tabel pada basis data yang

kurang tepat di mana hal ini mengakibatkan masih terjadi redudansi data dalam

basis data, sehingga untuk penggunaan jangka panjang keefisienan sistem tidak

terjaga. Selain itu, sistem sebelumnya tidak secara penuh mendukung

multicurrency di dalam pemrosesan suatu transaksi. Multicurrency merupakan

pemrosesan transaksi dalam satuan mata uang yang berbeda-beda yang sangat

dibutuhkan oleh perusahaan yang bergerak di bidang pariwisata. Untuk

melakukan penjurnalan, item-item transaksi harus dicatat dengan mata uang

rupiah. Jika terdapat suatu dokumen transaksi yang menggunakan mata uang

selain rupiah maka Bagian Accounting harus mengkonversi mata uang tersebut ke

mata uang rupiah terlebih dahulu secara manual sebelum dilakukan penjurnalan.

Selain itu masih terdapat beberapa proses yang menggunakan sistem

manual dengan menggunakan aplikasi MS Excel. Proses tersebut di antaranya

pembuatan invoice dan Payment Requisition Form (PRF). Proses ini tentunya

sangat rentan dari segi keamanan data apabila masih menggunakan sistem file

3

untuk memprosesnya. Selain itu juga akan menyulitkan untuk melakukan

pencarian data untuk transaksi-transaksi pada waktu lampau.

1.2 Rumusan Masalah

Bagaimanakah rancang bangun suatu sistem informasi akuntansi pada

perusahaan pelayanan jasaboga pesawat udara khususnya di PT. Jasapura

Angkasa Boga.

1.3 Tujuan

Tujuan dari penelitian ini adalah dibuatnya suatu sistem perangkat lunak

untuk melakukan pengolahan data pada proses-proses sistem informasi akuntansi

beserta proses-proses yang terjadi di dalamnya sebagai suatu implementasi dari

sistem pengolahan basis data.

1.4 Manfaat

Sistem yang akan dibuat diharapkan mampu menghasilkan suatu sistem

informasi akuntansi terkomputerisasi yang terintegrasi dengan didasarkan pada

sistem yang sudah ada sebelumnya, serta diharapkan dapat menghasilkan

informasi laporan-laporan keuangan yang akurat bagi pemakai informasi tersebut.

Melalui proses perancangan ulang diharapkan kelemahan-kelemahan yang

terdapat dalam sistem sebelumnya dapat diatasi pada sistem yang baru sehingga

mampu menghasilkan sistem yang efektif dan efisien baik untuk penggunaan

jangka pendek maupun jangka panjang.

1.5 Ruang Lingkup dan Batasan masalah

Sistem Informasi Akuntansi yang dibangun merupakan suatu sistem

informasi terkomputerisasi, yang mengacu pada modul-modul yang telah ada

sebelumnya. Sistem dirancang ulang dengan mengintegrasikan modul-modul

aplikasi yang sudah ada, serta dilakukan perbaikan-perbaikan pada struktur tabel-

tabel penyimpanan pada basis data ataupun pada proses-proses tertentu sehingga

dihasilkan sistem informasi akuntansi yang efektif dan efisien yang sesuai dengan

kebutuhan perusahaan.

4

Sistem informasi yang dibangun meliputi :

• Pemrosesan Hutang Dagang (Account Payable)

• Pemrosesan Piutang Dagang (Account Receivable)

• Pengelolaan Jurnal Piutang Dagang (Account Receivable Journal)

• Pengelolaan Jurnal Pendapatan (Official Receipt Journal)

• Pengelolaan Jurnal Hutang Dagang (Account Payable Journal)

• Pengelolaan Jurnal Pembayaran (Payment Journal)

• Pengelolaan Jurnal Umum (General Journal)

• Pengelolaan Jurnal Penyesuaian (Adjustment Journal)

• Pengelolaan Buku Besar (General Ledger)

• Serta pembuatan laporan keuangan yang meliputi Neraca (Balance Sheet),

Neraca Saldo (Trial Balance), Laporan Laba Rugi (Income Statement), dan

Buku Besar Umum (General Ledger).

1.6 Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan secara rinci dari bahasan ini adalah sebagai

berikut :

BAB I : Pendahuluan

Berisikan secara lengkap gambaran umum isi tulisan, mulai

latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penulisan,

manfaat penulisan, batasan masalah yang akan dibahas dan

sistematika penulisan.

BAB II : Tinjauan Pustaka

Memuat tentang teori-teori penunjang yang mendasari dalam

membahas permasalahan.

BAB III : Materi dan Metode Perancangan Sistem

Bab ini berisikan tempat dan waktu penelitian, sumber data dan

metode pengumpulan data, bahasa pemrograman, metode analisis,

alur analisis dan jadwal penelitian dalam pembuatan dan

penyusunan Tugas Akhir ini.

5

BAB IV : Pemodelan Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa

Boga.

Bab ini berisikan pembahasan tentang hasil uji coba perangkat

lunak dan menganalisa sistem secara keseluruhan.

BAB V : Penutup

Merupakan rangkuman dari apa yang telah dibahas sebelumnya

serta saran-saran yang ditujukan baik kepada ilmu pengetahuan

atau kepada masyarakat banyak untuk dapat melakukan penelitian

lebih lanjut.

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

Tinjauan pustaka membahas mengenai teori dasar akuntansi keuangan,

sistem informasi akuntansi, dan beberapa proses bisnis yang terkait dengan sistem

yang akan dibuat.

2.1 Definisi Akuntansi

Akuntansi bisa didefinisikan sebagai suatu pengidentifikasian, pengukuran,

dan pengkomunikasian informasi keuangan tentang entitas ekonomi kepada pemakai

yang berkepentingan. Akuntansi Keuangan (Financial Accounting) adalah sebuah

proses yang berakhir pada pembuatan laporan keuangan menyangkut perusahaan

secara keseluruhan untuk digunakan baik oleh pihak-pihak internal maupun

pihak eksternal perusahaan (Baridwan, 1992).

2.2 Unsur-unsur Laporan Keuangan

Akuntansi keuangan (Financial Accounting) adalah sebuah proses yang

berakhir pada pembuatan laporan keuangan. Terkait dengan proses tersebut terdapat

beberapa istilah mendasar mengenai unsur-unsur laporan keuangan yaitu sebagai

berikut (Baridwan, 1992):

o Aktiva

Manfaat ekonomi yang mungkin terjadi di masa depan, yang diperoleh atau

dikendalikan oleh sebuah entitas sebagai hasil dari transaksi-transaksi atau

kejadian-kejadian masa lalu.

o Kewajiban

Pengorbanan ekonomi yang mungkin terjadi di masa depan, yang timbul dari

kewajiban berjalan sebuah entitas tertentu, atau kewajiban yang ditimbulkan

oleh transaksi atau kejadian masa lalu untuk mentransfer aktiva atau

menyediakan jasa kepada entitas-entitas lain di masa depan.

7

o Ekuitas

Kepentingan residu dalam aktiva sebuah entitas, setelah dikurangi dengan

kewajibannya. Dalam sebuah entitas bisnis, ekuitas merupakan kepentingan

kepemilikan.

o Investasi oleh pemilik

Kenaikan aktiva bersih sebuah perusahaan yang ditimbulkan oleh transfer

sesuatu yang bernilai dari entitas lain kepada perusahaan tersebut untuk

mendapatkan atau menaikkan kepentingan dan kepemilikan (atau ekuitas) di

dalamnya. Aktiva adalah bentuk yang paling umum diterima sebagai investasi

oleh pemilik, tetapi investasi ini bisa juga meliputi jasa atau kepuasan atau

konversi kewajiban perusahaan.

o Distribusi kepada pemilik

Penurunan aktiva bersih sebuah perusahaan yang diakibatkan oleh

pemindahan aktiva, penyediaan jasa, atau penciptaan kewajiban oleh

perusahaan kepada pemilik. Distribusi kepada pemilik akan menurunkan

kepentingan kepemilikan (atau ekuitas) dalam perusahaan.

o Laba komprehensif

Perubahan ekuitas (aktiva bersih) sebuah entitas selama suatu periode yang

diakibatkan oleh transaksi dan kejadian lain yang bukan bersumber dari

pemilik. Hal ini termasuk semua perubahan ekuitas selama suatu periode

kecuali perubahan yang diakibatkan oleh investasi oleh pemilik dan

distribusi kepada pemilik.

o Pendapatan

Arus masuk atau peningkatan lainnya atas aktiva sebuah entitas atau

pelunasan kewajiban (atau kombinasi dari keduanya) selama suatu periode

dari pengiriman atau produksi barang, penyediaan jasa, atau aktivitas-aktivitas

lain yang merupakan operasi utama atau operasi sentral perusahaan.

8

o Beban

Arus keluar atau penggunaan lainnya atas aktiva sebuah entitas atau terjadinya

kewajiban (atau kombinasi dari keduanya) selama suatu periode dari

pengiriman atau produksi barang, penyediaan jasa, atau aktivitas lain yang

merupakan operasi utama atau operasi sentral perusahaan.

o Keuntungan

Kenaikan ekuitas (aktiva bersih) sebuah perusahaan yang ditimbulkan oleh

transaksi peripheral atau insidentil dan dari semua transaksi serta kejadian

lainnya dan situasi yang mempengaruhi perusahaan selama suatu periode

kecuali yang berasal dari pendapatan atau investasi oleh pemilik.

o Kerugian

Penurunan ekuitas (aktiva bersih) sebuah perusahaan yang ditimbulkan oleh

transaksi peripheral atau insidentil dan dari semua transaksi serta kejadian

lainnya dan situasi yang mempengaruhi perusahaan selama suatu periode

kecuali yang berasal dari beban atau distribusi kepada pemilik.

2.3 Terminologi Dasar Akuntansi Keuangan

Akuntansi keuangan bergantung pada sekelompok konsep yang digunakan

untuk mengidentifikasi, mencatat, mengklasifikasi, dan menginterpretasikan transaksi

serta kejadian lainnya yang berhubungan dengan perusahaan. Beberapa terminologi

dasar yang dipakai dalam mengumpulkan data akuntansi adalah sebagai berikut

(Baridwan, 1992) :

o Kejadian (Event)

Peristiwa yang berpengaruh. Suatu kejadian yang umumnya merupakan

sumber atau penyebab dari perubahan aktiva, kewajiban, dan ekuitas.

Kejadian bisa bersifat eksternal ataupun internal.

o Transaksi (Transaction)

Kejadian eksternal yang melibatkan transfer atau pertukaran antara dua entitas

atau lebih.

9

o Akun (Account)

Catatan sistematis yang memperlihatkan pengaruh dari transaksi dan kejadian

lainnya terhadap aktiva tertentu atau ekuitas. Akun yang terpisah digunakan

untuk setiap aktiva, kewajiban, pendapatan, beban, dan modal

(ekuitas pemilik).

o Akun Riil dan Nominal

Akun riil (permanen) adalah akun-akun aktiva, kewajiban, dan ekuitas; akun-

akun ini muncul pada neraca. Akun nominal (temporer) adalah akun-akun

pendapatan, beban, dan dividen; akun-akun ini muncul pada laporan laba-rugi,

kecuali dividen. Akun nominal akan ditutup secara periodik; sementara

akun riil tidak.

o Buku Besar (Ledger)

Suatu dokumen yang mengandung akun-akun. Setiap akun biasanya memiliki

halaman tersendiri. Buku besar umum berisi semua akun aktiva, kewajiban,

ekuitas pemilik, pendapatan, dan beban. Buku besar pembantu mencatat

rincian yang berhubungan dengan akun buku besar umum tertentu.

o Jurnal

Buku pencatatan awal di mana transaksi dan kejadian-kejadian lainnya dicatat

pertama kali. Berbagai jumlah yang terdapat dalam jurnal kemudian

dipindahkan ke buku besar.

o Pemindahbukuan (Posting)

Proses pemindahan fakta-fakta dan angka-angka penting dari jurnal ke akun

buku besar.

o Neraca Saldo (Trial Balance)

Daftar semua akun terbuka dalam buku beserta saldonya. Neraca saldo yang

tercipta setelah semua penyesuaian dipindahkan ke buku besar disebut dengan

Neraca Saldo Yang Disesuaikan. Neraca saldo yang tercipta setelah semua

ayat jurnal penutup di-posting dinamakan Neraca Saldo Pasca-penutupan.

Neraca saldo bisa dibuat kapan saja.

10

o Ayat Jurnal Penyesuaian (Adjusting Entries)

Ayat jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk memperbaharui

semua akun agar laporan keuangan yang tepat bisa dibuat.

o Laporan Keuangan

Laporan yang mencerminkan pengumpulan, tabulasi, dan ikhtisar akhir dari

data akuntansi. Empat laporan yang umum adalah : (1) Neraca, yang

menunjukkan kondisi keuangan perusahaan pada akhir periode akuntansi,

(2) Laporan Laba Rugi, yang mengukur hasil-hasil operasi selama periode

bersangkutan, (3) Laporan Arus Kas, yang melaporkan kas yang disediakan

oleh aktivitas operasi, investasi, dan pembiayaan selama suatu periode, dan

(4) Laporan Laba Ditahan, yang merekonsiliasi saldo akan laba ditahan dari

awal periode sampai akhir periode.

o Ayat Jurnal Penutup

Proses formal yang dipakai untuk mengurangi semua akun nominal menjadi

nol dan menentukan serta metransfer laba bersih atau rugi bersih ke akun

ekuitas pemilik yang umumnya diistilahkan dengan penutupan buku besar.

2.4 Siklus Akuntansi

Siklus akuntansi dapat diilustrasikan seperti pada Gambar 2.1.

11

Gambar 2.1 Siklus Akuntansi

Langkah pertama dalam siklus akuntansi adalah analisis transaksi dan

kejadian-kejadian tertentu lainnya. Dalam fase ini setiap kejadian-kejadian keuangan

di dalam perusahaan diidentifikasi dan dicatat sesuai dengan kriteria dan standar yang

ditentukan.

Dalam praktek, suatu transaksi serta kejadian tertentu pada awalnya tidak

dicatat dalam buku besar karena satu transaksi akan mempengaruhi dua akun atau

lebih, di mana masing-masing akun ini terdapat dalam halaman berbeda dalam buku

besar. Untuk mengatasi masalah ini dan mencatat setiap transaksi serta kejadian

secara lengkap pada satu tempat, digunakan pencatatan pada jurnal yang merupakan

fase berikutnya. Bentuk jurnal yang paling sederhana adalah daftar transaksi atau

kejadian kronologis yang diekspresikan dalam istilah debet dan kredit pada akun-

akun tertentu yang disebut Jurnal Umum. Dalam beberapa kasus, perusahaan

menggunakan Jurnal Khusus (Special Journal) selain Jurnal Umum. Jurnal Khusus

mengikhtisarkan transaksi-transaksi yang memiliki karakteristik serupa

(misalnya Penerimaan Kas, Penjualan, Pembelian, Pengeluaran Kas) sehingga

12

menghemat waktu yang diperlukan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan

berbagai tugas pembukuan. Contoh Jurnal umum ditunjukkan pada Gambar 2.2.

JURNAL UMUM Halaman 12 Tanggal Jumlah

2002 Judul Akun dan Keterangan Ref. Debit Kredit Nov. 1 Peralatan Pengiriman 8 22.400 Hutang Usaha 34 22.400 (Pembelian truk pengiriman secara kredit dari Auto Sales Co.) 3 Beban Iklan 65 280 Hutang Usaha 34 280 (Menerima faktur untuk biaya iklan dari Evening Graphic.) 4 Hutang Usaha 34 175 Retur Pembelian 53 175 (Mengembalikan barang dagang yang telah dibeli secara kredit kepada Yankee Suplly.) 16 Biaya Transportasi Masuk 55 95 Hutang Usaha 34 95 (Menerima memo debet atas biaya pengangkutan untuk barang yang dibeli dari Confederate Co.)

Gambar 2.2 Contoh Jurnal Umum

Fase selanjutnya adalah Pemindahbukuan (Posting). Dalam fase ini item-item

yang dimasukkan dalam Jurnal Umum harus ditransfer ke Buku Besar Umum. Fase

ini merupakan bagian dari proses pengikhtisaran dan pengklasifikasian. Dalam proses

pemindahbukuan setiap transaksi yang dicatat dalam jurnal akan dituangkan ke buku

besar sesuai dengan akun dan pos transaksinya secara berurutan. Gambar 2.3

menunjukkan contoh sebuah buku besar bentuk T.

13

Peralatan Pengiriman No. 8 1 Nov. JU 12 22.400 Hutang Usaha No. 34 4 Nov. JU 12 175 1 Nov. JU 12 22.400 3 JU 12 280 16 JU 12 95 Retur Pembelian No. 53 4 Nov. JU 12 175 Biaya Transportasi Pembelian No. 55 16 Nov. JU 12 95 Beban Iklan No. 65 3 Nov. JU 12 280

Gambar 2.3 Contoh Buku Besar Umum Bentuk T.

Neraca Saldo adalah daftar akun beserta saldonya pada suatu waktu tertentu.

Umumnya Neraca Saldo dibuat pada akhir periode akuntansi. Tujuan utama dari

Neraca Saldo adalah untuk membuktikan kesamaan matematis dari debet dan kredit

setelah posting dilakukan. Neraca Saldo juga berguna untuk mendeteksi kesalahan-

kesalahan dalam pembuatan ayat jurnal dan posting di samping bermanfaat untuk

menyusun laporan keuangan. Contoh sebuah Neraca Saldo diperlihatkan seperti

Gambar 2.4.

14

PIONEER ADVERTISING AGENCY INC. Neraca Saldo 31 Oktober 2002

Debet Kredit Kas $ 80.000 Piutang Usaha 72.000 Perlengkapan Iklan 25.000 Asuransi Dibayar di Muka 6.000 Peralatan Kantor 50.000 Wesel Bayar $ 50.000 Hutang Usaha 25.000 Pendapan Jasa yang Belum Dihasilkan 12.000 Saham Biasa 100.000 Dividen .5000 Pendapatan Jasa 100.000 Beban Gaji 4.000 Beban Sewa 9.000

$

287.000 $

287.000

Gambar 2.4 Contoh Neraca Saldo

Agar pendapatan dicatat pada periode di mana pendapatan dihasilkan, dan

agar beban dicatat pada periode terjadinya, maka Ayat Jurnal Penyesuaian

(adjusting entries) harus dibuat pada akhir periode akuntansi. Yaitu, penyesuaian

diperlukan untuk memastikan bahwa prinsip-prinsip pengakuan pendapatan dan

penandingan tidak dilanggar.

Setelah semua Ayat Jurnal Penyesuaian dibuat dan diposting, Neraca Saldo

berikutnya lalu dibuat dari akun-akun Buku Besar. Neraca Saldo ini dinamakan

dengan Neraca Saldo Yang Telah Disesuaikan (Adjusted Trial Balance). Neraca

Saldo ini memperlihatkan saldo dari semua akun, termasuk akun-akun yang telah

disesuaikan, pada akhir periode akuntansi. Tujuannya adalah untuk memperlihatkan

pengaruh dari semua kejadian keuangan yang telah terjadi selama periode akuntansi.

Proses berikutnya adalah pembuatan Laporan keuangan. Adapun Laporan

keuangan yang umumnya dibuat oleh suatu perusahaan yaitu Laporan Laba Rugi

(Income Statemen) dan Neraca (Balance Sheet). Pada Laporan Laba Rugi akan

15

diperlihatkan untung / rugi dari operasional perusahaan, sedangkan Neraca akan

melaporkan aktiva, kewajiban, serta ekuitas perusahaan.

UPTOWN CABINET CORPORATION Laporan Laba Rugi Untuk Tahun yang Berakhir 31 Desember 2002 Penjualan Bersih $ 400.000 Harga Pokok Penjualan 316.000 Laba Kotor 84.000 Beban Penjualan Beban Gaji Penjualan $ 20.000 Beban Iklan 2.200 Beban Perjalanan 8.000 Total Beban Penjualan 30.200 Beban Administratif

Gaji, Kantor, dan Umum $ 19.000 Beban Telepon dan Internet 600 Beban Sewa 4.300 Beban Pajak Properti 5.300 Beban Penyusutan - Perabotan dan Peralatan 6.700 Beban Piutang Tak Tertagih 1.000 Beban Asuransi 360 Total Beban Administratif 37.260 Total Beban Penjualan dan Administratif 67.460 Laba Operasi 16.540 Pendapatan dan Keuntungan Lainnya Pendapatan Bunga 800 Beban dan Kerugian Lain 17.430 Beban Bunga 1.700 Laba Sebelum Pajak Penghasilan 15.640 Pajak Penghasilan 3.440 Laba Bersih $ 12.200

Laba Per Saham $ 1,22

Gambar 2.5 Contoh Laporan Laba Rugi

16

UPTOWN CABINET CORPORATION Laporan Laba Rugi Untuk Tahun yang Berakhir 31 Desember 2002 Aktiva Aktiva Lancar Kas $ 1.200 Wesel Tagih $ 16.000 Piutang Usaha 41.000 Piutang Bunga 800 $ 57.800

Dikurangi : Penyisihan Piutang Tak Tertagih 3.000 54.800 Persediaan Barang Dagang 40.000 Asuransi Dibayar di Muka 540 Sewa Dibayar di Muka 500 Total Aktiva Lancar 97.040 Properti, Pabrik, dan Peralatan Perabotan dan Peralatan 67.000 Dikurangi : Akumulasi Penyusutan 18.700 Total Properti, Pabrik, dan Peralatan 48.300 Total Aktiva $ 145.340

Kewajiban dan Ekuitas Pemegang Saham Kewajiban Lancar Wesel Bayar $ 20.000 Hutang Usaha 13.500 Hutang Pajak Properti 2.000 Hutang Pajak Penghasilan 3.440 Total Kewajiban Lancar 38.940 Kewajiban Jangka Panjang Hutang Obligasi, Jatuh Tempo 30 Juni 2007 30.000 Total Kewajiban 68.940 Ekuitas Pemegang Saham Saham Biasa $ 50.000 Laba Ditahan 26.400 Total Ekuitas Pemegang Saham 76.400 Total Kewajiban dan Ekuitas Pemegang Saham $145.340

Gambar 2.6 Contoh Neraca

17

Prosedur yang umumnya diikuti untuk mengurangi saldo akun nominal (temporer)

menjadi nol dalam rangka menyiapkan akun-akun tersebut untuk periode berikutnya

dikenal sebagai Proses Penutupan (Closing Proccess). Dalam Proses Penutupan,

semua saldo akun pendapatan dan beban (pos-pos Laporan Laba Rugi) ditransfer ke

akun kliring atau akun temporer yang disebut Ikhtisar Laba Rugi, yang hanya

digunakan pada akhir setiap periode akuntansi.

Neraca saldo yang ketiga juga bisa dibuat setelah Ayat Jurnal Penutup

dipindahkan ke Buku Besar. Neraca Saldo setelah penutupan, yang umumnya disebut

Neraca Saldo Pasca Penutupan (Post-closing Trial Balance) yang memperlihatkan

bahwa jumlah debet dan kredit yang sama telah diposting ke akun Ikhtisar Laba-Rugi.

Setelah laporan keuangan selesai dibuat dan pembukuan ditutup, hal ini

biasanya bermanfaat untuk membalik sebagian Ayat Jurnal Penyesuaian sebelum

mencatat transaksi reguler pada periode berikutnya. Ayat jurnal semacam ini biasanya

disebut sebagai Ayat Jurnal Pembalik (Reversing Entries). Ayat Jurnal Pembalik

dibuat pada awal periode akuntansi berikutnya dan merupakan kebalikan dari

Ayat Jurnal Penyesuaian terkait yang telah dibuat pada periode sebelumnya

(Hopwood, 2000).

2.5 Perangkat Pemodelan Sistem

Terdapat beberapa teknik dalam pemodelan Sistem sehingga Sistem dapat

dibaca dan dipahami secara lebih jelas.

2.5.1 Diagram Konteks

Diagram Konteks merupakan diagram yang menggambarkan sebuah sistem

secara garis besar dan dari diagram ini dapat dipecah menjadi proses-proses atau

bagian yang lebih kecil lagi yang disebut DFD.

2.5.2 Event List (EL)

Event List (EL) adalah daftar narasi stimuli (daftar kejadian) yang terjadi

dalam lingkungan dan mempunyai hubungan dengan respon yang diberikan sistem.

Aturan-aturan dalam EL antara lain daftar kejadian yang dibuat dan digambarkan

18

dalam bentuk tekstual sederhana yang berfungsi memodelkan kejadian dalam

lingkungan dimana sistem harus memberikan respon. Ketika membuat EL maka

harus diperhatikan perbedaan antara kejadian dan kejadian yang berelasi dengan

aliran.

2.5.3 Data Flow Diagram (DFD)

Diagram arus data (data flow diagram atau DFD) adalah diagram yang

menggunakan notasi-notasi tertentu untuk menggambarkan arus dari data sistem.

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sisterm yang telah ada atau

sistem baru yang akan dikembangkan secara fisik dimana data tersebut mengalir

(misalnya lewat telepon atau surat) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan

disimpan. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan

sistem yang terstruktur. DFD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.

2.5.3.1 Simbol yang Digunakan DFD

Beberapa simbol yang digunakan di DFD untuk maksud mewakili:

a. External entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem)

Kesatuan luar merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa

orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang

akan memberi input atau menerima output dari sistem. Suatu kesatuan luar dapat

disimbolkan dengan suatu notasi kotak atau suatu kotak dengan sisi kiri dan

atasnya berbentuk garis tebal. Kesatuan luar dapat diberi identifikasi dengan huruf

kecil di ujung kiri atas sebagai berikut :

Gambar 2.7 Notasi kesatuan luar di DFD

19

b. Data flow (arus data)

Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data mengalir

diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus

dari data yang dapat berupa masukkan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

Arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti.

Gambar 2.8 Arus data yang mengalir dari kesatuan luar ke proses.

Konsep dari arus data yang perlu diperhatikan :

o Konsep paket dari data (packet of data)

Data yang mengalir secara bersama-sama harus ditunjukkan sebagai suatu

arus data, walaupun misalnya terdiri dari beberapa dokumen.

Gambar 2.9 Konsep paket dari data

o Konsep Arus Data Menyebar

Arus data yang menyebar menunjukkan sejumlah tembusan dari arus data

yang sama dari sumber yang sama ke tujuan yang berbeda.

20

Gambar 2.10 Konsep arus data menyebar

o Konsep Arus Data Mengumpul

Arus data mengumpul menunjukkan bebarapa arus data yang berbeda dari

sumber yang berbeda bergabung bersama-sama menuju ke tujuan yang sama.

Gambar 2.11 Konsep arus data mengumpul

21

o Konsep Sumber dan Tujuan Arus Data

Semua arus data harus dihasilkan dari suatu proses atau menuju ke suatu

proses (dapat salah satu atau kedua-duanya, yaitu berasal dari suatu proses

menuju ke bukan suatu prosas atau berasal dari bukan suatu proses tetapi

menuju ke suatu proses atau berasal dari suatu proses dan menuju ke suatu

proses).

c. Process (proses)

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin, atau

komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan

arus data yang akan keluar dari proses.

Gambar 2.12 Notasi proses di DFD

Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi berikut ini :

1. Identifikasi proses

Identifikasi ini umumnya merupakan suatu angka yang menunjukkan

nomor acuan dari proses dan di tulis pada bagian atas simbol proses.

2. Nama proses

Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut,

biasanya berbentuk suatu kalimat dan diawali dengan kata kerja.

3. Pemroses

Bila proses dilakukan secara maual, tidak dengan komputer maka

pemroses harus ditunjukkan.

22

Gambar 2.13 Penjelasan di simbol proses

Umumnya kesalahan proses di DFD adalah sebagai berikut ini.

1. Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output. Kesalahan ini

disebut dengan black hole (lubang hitam).

2. Proses menghasilkan output tetapi tidak pernah menerima input dan

kesalahn ini disebut dengan miracle (ajaib).

d. Data store (simpanan data)

Simpanan data (data store) merupakan simpanan data yang dapat berupa sebagai

berikut :

o Suatu file atau database di sistem komputer

o Suatu arsip atau catatan manual

o Suatu kotak tempat data di meja seseorang

o Suatu tabel acuan manual

o Suatu agenda atau buku.

Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horizontal

parallel yang tertutup di salah satu ujungnya.

Gambar 2.14 Notasi simpanan data di DFD

23

Beberapa kemungkinan arus data terkait dengan proses antara lain :

1. Suatu proses yang menerima sebuah arus data dan menghasilkan sebuah

arus data.

2. Suatu proses yang menerima lebih dari arus data dan menghasilkan sebuah

arus data.

3. Suatu proses yang menerima suatu arus data dan menghasilkan lebih dari

sebuah arus data.

Supaya gambar dari DFD tidak ruwet karena banyaknya garis arus data yang

saling berpotongan, maka kesatuan luar dan simpanan data dapat digambarkan

lebih dari sebuah. Duplikasi dari kesatuan luar dapat diidentifikasi dengan garis

miring (/) atau dengan asterik (*). Sedangkan duplikasi dari simpanan data dapat

diidentifikasikan dengan garis vertikal ( | ) atau dengan asterik (*).

Gambar 2.15 Duplikasi dari simpanan data

2.5.3.2 Bentuk Diagram Arus Data

Terdapat 2 bentuk DAD, yaitu diagram arus data fisik (physical data flow

diagram) dan diagram arus data logika (logical data flow diagram).

a. Diagram Arus Data Fisik (DADF)

DADF lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang ada (sistem

yang lama). Penekanan dari DADF adalah bagaimana proses-proses dari sistem di

terapkan (dengan cara apa, oleh siapa dan dimana), termasuk proses-proses

manual. DADF harus memuat sebagai berikut :

o Proses manual juga digambarkan.

o Nama arus data harus menunjukkan fakta penerapannya semacam nomor

formulir dan medianya.

o Simpanan data dapat menunjukkan simpanan non komputer.

24

o Nama dari simpanan data harus menunjukkan tipe penerapannya apakah

secara manual atau komputerisasi.

o Proses harus menunjukkan nama dari pemroses.

b. Diagram Arus Data Logika (DADL)

DADL lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan

(sistem yang baru). DADL tidak menekankan pada bagaimana sistem diterapkan,

tetapi penekanannya hanya pada logika dari kebutuhan–kebutuhan sistem. Untuk

proses komputerisasi, penggambaran DADL yang hanya menunjukkan

kebutuhan-kebutuhan proses dari sistem yang diusulkan secara logika, biasanya

proses-proses yang digambarkan hanya merupakan proses-proses komputer saja.

2.5.3.3 Pedoman Menggambar DAD

Pedoman untuk menggambar DAD adalah sebagai berikut :

a. Identifikasi terlebih dahulu semua kesatuan luar yang terlibat di sistem.

b. Identifikasi semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar.

c. Gambarlah terlebih dahulu suatu diagram konteks (context diagram).

d. Gambarlah diagram berjenjang (hirarchy chart ) untuk semua proses yang ada

di sitem terlebih dahulu.

e. Gambarlah sketsa DAD untuk overview diagram (level 0) berdasarkan proses

di bagian berjenjang.

f. Gambarlah DAD untuk level-level berikutnya, yaitu level 1 dan seterusnya

untuk tiap-tiap proses yang di pecah-pecah sesuai dengan bagan

berjenjangnya.

g. Menggambar DAD untuk pelaporan manajemen yang digambar terpisah.

h. Menggabungkan semua DAD dalam suatu diagram

2.5.3.4 Perbedaan DAD Dengan Bagan Alir

DAD sangat berbeda dengan bagan alir. Perbedaanya adalah sebagai berikut:

a. Proses di DAD dapat berlangsung secara paralel, sehingga proses–proses

dapat dilakukan secara serentak.

25

b. DAD lebih nmenunjukkan arus data dari data di suatu sistem, sedangkan

bagan alir lebih menunjukkan arus dari prosedur dan bagan alir program lebih

menunjukkan arus dari algoritma.

c. DAD tidak menunjukkan proses perulangan (loop) dan proses keputusan

(decision) sedangkan bagan alir menunjukkannya.

2.5.3.5 Keterbatasan DAD

Keterbatasan dari DAD adalah sebagai berikut :

a. DAD tidak menunjukkan proses perulangan (loop).

b. DAD tidak menunjukkan proses keputusan (decision).

c. DAD tidak menunjukkan proses perhitungan.

2.5.4 Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD merupakan model konseptual yang mendeskripsikan hubungan antar

penyimpanan (dalam DFD). ERD digunkan untuk memodelkan struktur data dan

hubungan antar data, karena hal ini relatif kompleks. ERD menggunakan sejumlah

notasi dan simbol untuk menggambaran struktur dan hubungan antar data. Ada tiga

macam simbol, yaitu:

o Entity

Entity adalah suatu obyek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan pemakai,

sesuatu yang lebih penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan dibuat.

Entity digambarkan menggunakan segi empat.

Gambar 2.16 Contoh entity

o Atribut

Entity mempunyai elemen yang disebut atribut., dan berfungsi mendeskripsikan

karakter entity. Dalam hal ini setiap ERD bisa terdapat lebih dari satu atribut. Isi

dari suatu atribut mempuyai sesuatu yang dapat mengidentifikasi isi entity satu

dengan yang lainnya.

User

26

Gambar 2.17 Atribut entity

o Hubungan sama lain.

Entity dapat berhubungan satu sama lain. Hubungan ini dinamakan

relationship. Sebagaimana halnya entity, maka dalam hal hubunganpun harus

dibedakan antara hubungan atau bentuk antar entity dengan isi dari hubungan itu

sendiri.

Pada suatu hubungan (relationship) terdapat tiga jenis relasi antar entitas,

yang melputi :

a. Hubungan satu ke satu ke satu (one-to-one)

Sebuah relasi dikatakan one-to-one bila sebuah record pada tabel A

berhubungan tepat dengan hanya satu record di tabel B, sebaliknya satu

record di tabel B berhubungan tepat dengan satu record di tabel A. Pada

one-to-one ini tidak diharuskan membentuk suatu tabel baru. Adapun contoh

relasi one-to-one adalah sebagai berikut:

Gambar 2.18 Hubungan satu ke satu ke satu

User

username

password

otoritas

27

b. Hubungan satu ke banyak atau banyak ke satu (one-to-many or many-to-one)

Sebuah relasi dikatakan one-to-many bila sebuah record pada tabel A

berhubungan dengan satu atau lebih record di tabel B dan begitupun satu

record di tabel B berhubungan dengan lebih dari satu record di tabel A. Relasi

ini merupakan relasi yang paling umum terjadi dalam dunia database.

Pada one-to-many ini boleh membentuk tabel baru dan boleh juga tidak.

Adapun contoh relasi one-to-many or many-to one adalah sebagai berikut:

Gambar 2.19 Hubungan satu ke banyak atau banyak ke satu

c. Hubungan banyak ke banyak (many-to-many)

Sebuah relasi dikatakan many-to-many bila sebuah record pada tabel A

behubungan dengan lebih dari satu record di tabel B, dan begitupun record di

tabel B berhbungan dengan lebih dari satu record di tabel A. Relasi

many-to-many merupakan relasi yang rumit dan banyak mengundang

masalah. Masalah yang terjadi biasanya adalah banyaknay pengulangan data

(redunant data), kesulitan untuk proses pengisian data, pembaruan data

maupun penghapusan data perlu dilakukan suatu tindakan khusus, yang

biasanya dengan menciptakan suatu tabel khusu yang menjembatani

hubungan tersebut (biasa disebut tabel penghubung / linking table). Adapun

contoh relasi many-to-many adalah sebagai berikut :

Gambar 2.20 Hubungan banyak ke banyak

2.5.5 Normalisasi

28

Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi

tabel-tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu

diuji pada beberapa kondisi. Apakah terdapat kesulitan pada saat menambah,

menghapus, mengubah, dan membaca pada suatu database. Bila kesulitan pada

pengujian tersebut maka relasi tersebut dipecah pada beberapa tabel lagi.

Tahapan-tahapan dalam teknik normalisasi adalah sebagai berikut :

a. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan

mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi.

Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.

b. Bentuk Normal Kesatu (First Normal Form)

Bentuk normal kesatu memiliki ciri yaitu setiap data dibentuk dalam flat tabel

(tabel datar), data dibentuk dalam satu record demi satu record dan nilai dari

field-field berupa ”atomic value”, tidak ada set atribut yang berulang-ulang atau

bernilai ganda.

c. Bentuk Normal Kedua (Second Normal Form)

Bentuk normal kedua memiliki syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria

bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi

pada kunci utama (primary key, atribut yang mengidentifikasi secara unik suatu

kejadian yang spesifik dan dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entitas).

Untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan field-field kunci.

Field kunci haruslah unik dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi

anggotanya.

d. Bentuk Normal Ketiga (Third Normal Form)

Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal

kedua dan semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang transitif.

Dengan kata lain, setiap atribut bukan merupakan kunci haruslah bergantung

hanya pada primary key secara menyeluruh.

e. Bentuk Normal Boyce-Codd (Boyce-Codd Normal Form)

29

Bentuk Normal Boyce-Codd merupakan bentuk paksaan yang lebih kuat dari

bentuk normal ketiga. Untuk menjadi bentuk normal Boyce-Codd, relasi harus

dalam bentuk normal kesatu dan setiap atribut harus bergantung fungsi pada

atribut superkey (kunci super).

2.6 Konsep Database Management System (DBMS)

Perancangan sistem yang baik harus sesuai dengan beberapa komponen

konsep dalam database management system. Konsep tersebut diantaranya :

2.6.1 Definisi Database

Basis data (database) adalah kumpulan data terhubung yang disimpan secara

bersama pada suatu media, tanpa adanya suatu kerangkapan data, sehingga mudah

untuk digunakan kembali, dapat digunakan oleh satu atau lebih program aplikasi

secara optimal, data disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program yang

akan menggunakannya, data disimpan sedemikian rupa sehingga apabila ada

penambahan, pengambilan dan modifikasi data dapat dilakukan dengan mudah dan

terkontrol.

2.6.2 Definisi DBMS

DBMS merupakan kumpulan tabel yang saling berkaitan bersama dengan

program sebagai pengelolanya. Basis data adalah kumpulan datanya, sedangkan

program pengelolanya berdiri sendiri dalam suatu paket program untuk membaca

data, mengisi data, menghapus data, melaporkan data dalam basis data.

2.6.3 Istilah-Istilah dalam Sistem Basis Data

Beberapa istilah yang penting dan sering digunakan dalam penyusunan suatu

basis data adalah :

a. Enterprise, yaitu suatu bentuk organisasi. Data yang disimpan dalam basis

data merupakan data operasional dari suatu enterprise. Contoh : Sekolah,

Rumah Sakit, Bank dan lain sebagainya.

b. Entitas, yaitu obyek yang dapat dibedakan dengan obyek lainnya. Contoh:

dalam enterprise sekolah terdapat entitas mahasiswa, mata kuliah.

30

c. Atribut, yaitu sebutan untuk mewakili suatu entity. Contoh : dalam entitas

mahasiswa memiliki atribut NIM, Nama, Alamat dan Agama.

d. Nilai Data atau Data Value, yaitu informasi yang tercakup dalam setiap

elemen data. Isi dari atribut disebut Nilai Data.

e. Record (Tuple), yaitu kumpulan field-field yang saling berkaitan yang

menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap.

f. File, yaitu kumpulan record-record yang sejenis dimana mempunyai panjang

elemen yang sama, atribut yang sama namun berbeda-beda data value-nya.

g. Database, yaitu kumpulan file-file yang mempunyai ikatan antara satu file

dengan file lainnya sehingga membentuk suatu bangunan data.

2.6.4 Kegunaan DBMS

Tujuan awal dan utama dalam pengelolaan data dalam sebuah basis data adalah

agar kita dapat memperoleh atau mencari data dengan mudah dan cepat. Selain itu

pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi tujuan berikut :

1. Kecepatan dan kemudahan.

Basis data memungkinkan kita untuk dapat menyimpan dan melakukan

perubahan terhadap data dan menampilkan kembali dengan cepat dan mudah.

2. Efisiensi ruang penyimpanan (space).

Efesiensi ruang penyimpanan dapat dilakukan karena dapat dilakukan penekanan

jumlah redudansi data, baik dengan penerapan sejumlah pengkodean atau dengan

menggunakan relasi-relasi antar kelompok data yang saling berhubungan.

3. Keakuratan (accuracy).

Pemanfaatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data bersama dengan

menerapkan aturan tipe data, domain data dan lainnya secara ketat dapat menekan

ketidakakuratan pemasukan data atau penyimpanan data.

31

4. Ketersediaan (availability).

Pertumbuhan data sejalan dengan waktu akan semakin membutuhkan ruang

penyimpanan yang besar, padahal tidak semua data digunakan. Karena itu kita

dapat memilih adanya data utama, data transaksi, data historis hingga data

kadaluarsa.

5. Kelengkapan (completeness).

Lengkapnya data yang dikelola dalam sebuah basis data bersifat relatif dan untuk

menambah kelengkapan, maka dapat ditambahkan record-record data.

6. Keamanan (security).

Dalam membangun basis data, kita dapat menentukan siapa saja yang berhak

menggunakan basis data dan operasi apa saja yang boleh dilakukan.

7. Kebersamaan pemakaian (share ability).

Pemakaian basis data umumnya tidak terbatas pada satu pemakai atau satu lokasi

saja. Basis data juga dapat dikelola oleh sistem yang didukung lingkungan banyak

pemakai (multiuser).

2.6.5 Komponen DBMS

Sistem basis data yang lengkap akan memiliki komponen-komponen utama

yaitu sebagai berikut :

1. Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras yang mendukung sistem basis data antara lain :

a. Unit pusat pengolah (CPU), berjumlah satu untuk sistem stand alone atau

lebih dari satu untuk sistem jaringan.

b. Media penyimpan data, berupa harddisk atau removable disk untuk keperluan

backup data.

c. Media input, berupa keyboard, kamera, scanner.

d. Perangkat jaringan untuk koneksi, berupa LAN card, modem, wireless,

inframerah.

e. Media output, berupa monitor untuk tampilan visual atau printer untuk

mencetak laporan.

32

2. Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak yang digunakan untuk mengoperasikan sistem basis data adalah

sistem operasi dan program pendukung DBMS. Sistem operasi adalah program

yang mengaktifkan atau memfungsikan sistem komputer, mengendalikan seluruh

sumber daya seperti proses I/O, memanajemen file-file. Sistem operasi yang

banyak digunakan antara lain Microsoft Windows 98/Me/2000/NT/XP/2003,

LINUX, UNIX, MS-DOS. Program pendukung DBMS antara lain DBaseIII/IV,

Foxbase, Foxpro, MySQL, SQL Server, Ms. Access, Oracle.

3. Basis Data (Database).

Sistem database dapat memiliki beberapa database. Setiap database memiliki

sejumlah objek database seperti tabel, indeks, prosedur tersimpan dan lain-lain.

Disamping menyimpan data, setiap database juga menyimpan definisi struktur

baik untuk database maupun objek-objeknya secara detail. Yang sangat

ditonjolkan dalam database adalah pengaturan, pemilahan, pengelompokan dan

pengorganisasian data yang akan kita simpan sesuai fungsi dan jenisnya.

Pemilahan, pengelompokkan dan pengorganisasian ini dapat berbentuk sejumlah

tabel terpisah atau dalam bentuk pendefinisian kolom-kolom atau field-field data

dalam setiap tabel.

Dalam setiap tabel terdapat record-record yang sejenis, sama bentuk. Satu record

terdiri dari field-field yang saling berhubungan untuk menunjukkan bahwa field

tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan direkam dalam satu record.

Operasi yang berkenaan dengan pembuatan database dan tabel merupakan

operasi awal yang hanya dilakukan sekali dan berlaku seterusnya. Sedangkan

operasi-operasi yang berkaitan dengan isi tabel (data) merupakan operasi rutin

yang akan berlangsung berulan-ulang dan karena itu operasi-operasi inilah yang

lebih tepat mewakili aktivitas pengelolaan dan pengolahan data dalam database.

33

4. Pemakai (User)

Manusia merupakan elemen penting pada sistem basis data. Pemakai ini terbagi

atas empat kategori :

a. System Engineer yaitu tenaga ahli yang bertanggung jawab atas pemasangan

sistem basis data dan juga mengadakan peningkatan serta melaporkan

kesalahan dari sistem tersebut kepada pihak penjual.

b. Administrator Basis Data, yaitu tenaga ahli yang mempunyai tugas

mengawasi basis data , merencanakan dan mengaturnya.

c. Programmer, yaitu bertugas membuat program aplikasi yang diperlukan oleh

pemakai akhir dengan menggunakan data yang terdapat dalam sistem basis

data.

d. Pemakai Akhir, yaitu tenaga ahli yang menggunakan data untuk mengambil

suatu keputusan yang diperlukan dalam suatu instansi atau perusahaan.

5. Aplikasi (Perangkat Lunak) Lain.

Aplikasi lain ini bersifat opsional. Artinya ada tidaknya tergantung pada

kebutuhan kita. DBMS yang digunakan lebih berperan dalam pengorganisasian

data dalam database, sementara bagi pemakai database khususnya yang menjadi

end user dapat dibuatkan program aplikasi khusus untuk melakukan pengisian,

pengubahan dan pengambilan data. Program aplikasi ini ada yang disediakan

bersama dengan DBMS-nya, ada juga yang dirancang dan dibuat sendiri dengan

menggunakan aplikasi lain yang khusus untuk pengorganisasian database.

2.6.6 Abstraksi DBMS

Pembuatan DBMS dan aplikasi basis data memiliki tujuan untuk

menyediakan layanan antar muka (interface) dalam melihat data pemakai. Untuk itu,

hal detail tentang bagaimana data disimpan dan dipelihara akan disembunyikan oleh

sistem. Maka dari itu, sering kali data yang dilihat oleh pemakai sebenarnya berbeda

dengan yang tersimpan secara fisik. Abstraksi data merupakan tingkatan atau level

bagaimana melihat data dalam sebuah sistem database. Terdapat 3 (tiga) tingkat

abstraksi data, yaitu :

34

1. Tingkat Fisik (Physical Level)

Bagaimana sesungguhnya suatu data itu disimpan ditunjukkan pada tingkat ini.

Pada tingkat ini juga pemakai berkompeten dalam mengetahui bagaimana

representasi fisik dari penyimpanan dan pengorganisasian data.

2. Tingkat Logik atau Konseptual (Conceptual Level)

Dalam tingkat ini digambarkan data apa yang disimpan sebenarnya dalam

database dan hubungannya dengan data yang lain.

3. Tingkat Penampakan (View Level)

Merupakan tingkat tertinggi dari abstraksi data. Pada tingkat ini hanya sebagian

data yang ditunjukkan dari database. Hanya sebagian data atau informasi dalam

database yang dibutuhkan pemakai dan yang kemunculannya di depan pemakai

diatur oleh program aplikasi yang digunakan.

2.6.7 Bahasa DBMS

DBMS merupakan perantara bagi pemakai dengan database dalam media

penyimpanan seperti harddisk maupun removable disk. Cara berinteraksi antara

pemakai dengan database tersebut diatur dalam suatu bahasa khusus yang ditetapkan

oleh perusahaan pembuat DBMS. Bahasa itu disebut sebagai Bahasa Database atau

Database Language yang terdiri atas sejumlah perintah (statement) yang

diformulasikan dan dapat diberikan pemakai dan dikenali oleh DBMS untuk

melakukan suatu aksi seperti permintaan (query) data tertentu. Contoh-contoh bahasa

database seperti SQL (Structured Query Language).

Sebuah bahasa database biasanya dapat dipilah ke dalam dua kategori yaitu :

1. Data Definition Language (DDL)

DDL adalah bahasa yang disepesifikasikan untuk medifinisikan data dan objek

database. Jika perintah ini digunakan, entri akan dibuat kedalam kamus data

(data dictionary). Di dalam kategori ini terdapat beberapa contoh-contoh perintah

seperti pada Tabel 2.1 berikut :

35

Tabel 2.1 Contoh perintah-perintah Data Definition Language (DDL)

Perintah Fungsi

CREATE TABLE Membuat tabel baru

ALTER TABLE Menambah satu atau lebih kolom (field) pada tabel

yang baru dibuat

DROP TABLE Menghapus suatu tabel

CREATE INDEKS Membuat indeks

DROP INDEKS Menghapus tabel yang sudah terindeks

CREATE VIEW Memanipulasi data

DROP VIEW Menghapus file view

2. Data Manipulation Language (DML)

Data manipulation language (DML) adalah bahasa yang diperbolehkan pemakai

untuk mengakses atau memanipulasi data yang telah diorganisasikan sebelumnya

dalam model data yang tepat. Beberapa perintah yang termasuk dalam DML

seperti pada Tabel 2.2 berikut :

Tabel 2.2 Contoh perintah-perintah Data Manipulation Language (DML) Perintah Fungsi

SELECT Menentukan data atau informasi yang akan keluar dari

tabel-tabel

UPDATE Mengubah isi record pada suatu tabel

DELETE Menghapus sebuah field

INSERT Menyisipkan suatu record

Commit Menuliskan perubahan kedalam Disk

Rollback Membatalkan perubahan yang dilakukan setelah

perintah Commit yang terakhir

36

Beberapa fasilitas yang telah disediakan dalam DML antara lain seperti pada

Tabel 2.3 berikut :

Tabel 2.3 Contoh fasilitas Data Manipulation Language (DML) Perintah Fungsi

ALL Mendapatkan semua baris yang sesuai dengan

WHERE

DISTINCT Mendapatkan baris yang tidak duplikat

WHERE Menyatakan kondisi yang akan digabungkan dengan

operator logika seperti AND, OR, NOT, dengan

operator pembanding <, >, =

GROUP BY Mengelompokkan baris-baris dengan isi kolom yang

sama

ORDER BY Menyusun tabel hasil dengan nilai pada satu atau lebih

dari satu kolom

COUNT Menghitung jumlah baris

SUM Menghitung jumlah nilai

AVG Menghitung nilai rata-rata

MIN Menghitung nilai minimal

2.7 SQL Server 2000

SQL Server 2000 adalah sebuah database relasional yang dirancang untuk

mendukung aplikasi dengan arsitektur client/server, di mana database terdapat pada

komputer pusat yang disebut Server, dan informasi digunakan bersama-sama oleh

beberapa user yang menjalankan apikasi di dalam komputer lokalnya yang disebut

dengan client. Arsitektur semacam ini memberikan integritas data yang tinggi, karena

semua user bekerja dengan informasi yang sama.

2.7.1 Arsitektur dan Komponen SQL Server 2000

Database SQL Server dibagi ke dalam beberapa komponen logikal, seperti

misalnya tabel, view, dan element-elemen lain yang terlihat oleh user. Elemen-elemen

ini secara fisik disimpan di dalam dua atau lebih file di dalam disk. Format file atau

lokasi dimana elemen-elemen logik ini ditulis, tidak diketahui oleh user sistem. SQL

Server 2000 bisa mengandung beberapa database yang digunakan oleh beberapa

user. Sebuah perusahaan bisa memiliki satu database yang digunakan oleh banyak

37

user pada beberapa departemen, atau perusahaan tersebut bisa memiliki beberapa

database yang hanya digunakan khusus oleh beberapa user tertentu dalam masing-

masing departemen.

2.7.2 Edisi-edisi SQL Server 2000

SQL Server 2000 hadir dalam beebrapa edisi yang semuanya berisi mesin dan

tool database inti, antara lain :

1. Edisi Business Server (SBS)

Edisi Business Server merupakan edisi yang paling teratas kemampuannya

dan paling tepat diapakai untuk keperluan pribadi. Edisi ini hanya mendukung

sebuah database berukuran maksimal 10 GB dan tidak mendukung layanan

OLAP untuk penyimpanan data pada SQL Server.Edisi ini tidak didukung

sistem operasi Windows Server.

2. Edisi Standard

Edisi standard merupakan edisi dengan dukungan sistem operasi windows NT

Server maupun Mivrosoft Windows NT Server Enterprise Edition. Dukungan

kapasitas databasenya tidak terbatas dan terdapat layanan OLAP penyimpanan

data pada SQL Server.

3. Edisi Enterprise

Edisi Enterprise merupaka edisi dengan dukungan sistem operasi Microsoft

Windows NT server Enterprise Edition. Dukungan kapasitas databasenya

tidak terbatas dan terdapat layanan OLAP penyimpanan data pada SQL

Server. Selain mendapat dukungan memori extended dan failover, jumlah

SMP CPU sampai 32.

4. Edisi Developer

Edisi ini diluncurkan bersama-sama dengan Microsoft Visual Studio dan

hanya disarankan untuk pengembangan aplikasi Visual.

38

5. Edisi Desktop Engine

Edisi MSDE (Microsoft Data Engine) tidak mendukung interface, alat bantu

manajemen, kemampuan analisi, penggabungan aplikasi, dan Book Online.

MSDE memiliki batas ukuran maksimal 2 GB dan diperuntukkan bagi

aplikasi dengan user tidak lebih dari 5 user secara bersamaan.

6. Edisi Windows CE

Edisi Windows CE adalah versi SQL Server untuk alat-alat yang menjalankan

Windows CE.

2.7.3 Membangun Database dengan SQL Server

Pengertian database adalah sekumpulan data/informasi yang teratur

berdasarkan kriteria tertentu yang saling berhubungan. Dalam dunia komputer,

database bisa dikategorikan sangat spesial karena selalu menjadi hal yang utama

dalam perancangan sistem komputer suatu perusahaan. Alasan database menjadi

prioritas utama dalam perancangan sistem komputer suatu perusahaan adalah :

a. Database tidak hanya berisi data tetapi juga berisi rencana atau model data.

b. Database dapat menjadi sumber utama yang digunakan secara bersama-sama

oleh berbagai pemakai dalam perusahaan sesuai kebutuhan.

Dalam mengimplementasikan database, SQL Server akan menyimpan

database baru ke dalam dua struktur yaitu :

a. Data

Data pada SQL Server akan disimpan dalam file yang berakhiran *.mdf. File

ini senantiasa berkembang sesuai dengan penyimpanan tabel dan objek

database lainnya. Selain mempunyai penyimpanan primer, database SQL

Server juga mempunyai penyimpanan sekunder yang berfungsi sebagai

backup yaitu file *.ndf.

39

b. LOG

File yang berisikan catatan transaksi atau perintah-perintah yang digunakan

untuk memanipulasi data disimpan dengan akhiran *.ldf. Adapun catatan

transaksi yang terjadi antara lain :

a. Mencatat data baru (Insert Table)

b. Mencatat modifikasi tabel (Update Table)

c. Mencatat penghapusan data (Delete Table)

Jika terjadi kesalahan perintah sehingga menyebabkan kerusakan data

(failure/crash), proses recovery otomatis dilakukan dengan membaca log transaksi

dan melakukan proses rollback untuk transaksi yang belum selesai atau terhapus. Saat

database dibuat, model database disalin dari System Tables. Data ini disimpan dalam

satuan “Page” dimana setiap “Page” terdiri dari 8 KB. Pada setiap “Page”, digunakan

sebanyak 96 Bytes untuk header, sedangkan sisanya digunakan untuk menyimpan

data. Untuk setiap baris (row) pada tabel tidak dapat melebihi 1 page. Sedangkan

untuk tabel dan indeks disimpan dalam Satuan Extent dimana satu Extent berjumlah 8

pages yang berkesinambungan.

Sedangkan log dari transaksi secara default berkembang sebanyak 25% dari

data. Untuk memperbaiki kinerja database, sebaiknya Log ditempatkan pada Storage

yang berbeda.

2.7.4 Tipe Data Pada SQL Server

Setiap kolom didalam tabel mempunyai nilai yang terkait dengan tipe data

tertentu. Himpunan yang berupa nilai kolom yang valid atau dapat diterima

(Acceptable) disebut dengan Domain. Jika suatu kolom mempunyai nilai di luar

domain dianggap sebagai pelanggaran integritas data. Sedangkan usaha untuk

mengelompokkan nilai dalam suatu himpunan disebut dengan Constraint atau

batasan nilai.

40

Beberapa tipe data berikut ini adalah tipe data yang berlaku di MSSQL, antara

lain :

a. Kelompok tipe data Biner (Binary Data)

o Binary

Mendefinisikan bilangan dengan ukuran tetap hingga 8000 byte.

o Varbinary

Mendefinisikan bilangan dengan ukuran bervariasi hingga 8000 byte.

o Image

Mendefinisikan binary data untuk menyimpan image (.gif, .jpg, .tif) dengan

ukuran yang bervariasi hingga 2.147.483.647 byte.

b. Kelompok tipe data karakter (Character Data)

o Char (n)

Mendefinisikan nilai string sepanjang n karakter sampai dengan batas

maksimal sebesar 8000 byte. Jika nilai n tidak disebutkan maka panjang

karakternya adalah 1.

o Varchar (n)

Mendefinisikan nilai string sepanjang n karakter sampai dengan batas

maksimal sebesar 8000 byte.

o Text

Mendefinisikan semua jenis data yang berupa text seperti memo, dokumen,

listing program dimana ukurannya dapat mencapai 2.147.483.647 byte

c. Kelompok tipe data Unicode (Unicode Data)

Unicode adalah karakter internasional yang menampung 16 bit per karakter.

Unicode digunakan oleh bahasa latin seperti Jepang, Jerman, Cina dan

sebagainya.

o Nchar

Karakter unicode mempunyai ukuran tetap hingga 4000 byte

41

o Nvarchar

Karakter unicode mempunyai ukuran yang bervariasi hingga 4000 byte.

o Ntext

Karakter unicode mempunyai ukuran hingga 1.073.741.823 byte.

d. Kelompok tipe data Tanggal dan Waktu (Date and Time Data)

o Datetime

Mendefinisikan data tanggal dan jam (waktu) mulai 1 Januari 1753 sampai

dengan 31 Desember 9999, dengan akurasi 3,33 milidetik..

o Smalldatetime

Mendefinisikan data tanggal dan jam (waktu) mulai 1 Januari 1900 sampai

dengan 31 Desember 2079, dengan akurasi 1 menit.

e. Kelompok tipe data Bilangan (Numeric Data)

o Bigint

Mendefinisikan nilai integer yaitu bilangan bulat dengan batasan nilai antara

2^63 x(-9223372036854775808) sampai dengan 2^63-1

(9223372036854775807).

o Int


-2.147.483.648 sampai dengan 2.147.483.678.

o Smallint


-32.768 sampai dengan 32.767.

o Tinyint

Mendefinisikan nilai integer yaitu bilangan bulat dengan batasan nilai antara 0

sampai dengan 255.

o Decimal (n,p) atau Numeric (n,p)

Mendefinisikan bilangan pecahan , baik fixed decimal atau floating point.

Nilai n adalah jumlah byte total dengan panjang antara 1 sampai 32.

Sedangkan p adalah jumlah digit bilangan di belakang titik decimal.

42

o Float (n)

Mendefinikan bilangan mulai -1.79E+308 sampai dengan 1.79E+308.

o Real

Mendefinisikan bilangan mulai -3.40E+38 sampai dengan 3.40E+38.

f. Kelompok tipe data Moneter (Monetery Data)

o Money (n,p)

Mendefinisikan nilai moneter dari -922.377.203.685.477,5808 sampai dengan

922.377.203.685.477,5807.

o Smallmoney (n,p)

Mendefinisikan nilai moneter dari -214.748,3648 sampai dengan

214.748,3647.

g. Kelompok tipe data Istimewa (Special Data)

o Bit

Merupakan tipe data yang terdiri 0 dan 1, yang mewakili dua buah kondisi

yaitu kondisi benar dan kondisi salah.

o Uniqueindentifier

Merupakan tipe data eksklusif untuk menyimpan nilai–nilai bersifat unik

(tidak sama antara niali yang satu dengan yang lainnya).

o Sql_variant

Merupakan tipe data yang digunakan untuk menyimpan nilai dari dengan

berbagai macam tipe data berbeda yang didukung oleh SQL server kecuali

tipe data text, ntext, timestamp, image, dan sql_variant.

o Table

Digunakan untuk menyimpan serangkaian data yang akan digunakan untuk

proses lebih lanjut. Tipe data ini digunakan untuk mendeklarasikan variabel

local, atau untuk digunakan sebagai nilai balik dari suatu fungsi.

43

o Timestamp

Tipe data ini diguanakan untuk menunjukkan aktivitas yang teradi di dalam

baris pada table yang bersangkutan. Jika terjadi penambahan data pada table

maka data dengan tipe ini akan bertambah secara otomatis.

o User-defined data types

Merupakan tipe data khusus yang didefinisikan oleh user.

2.8 Open Database Connectivity (ODBC)

Open Database Connectivity (ODBC) merupakan Application Programming

Interface (API) database yang khusus digunakan untuk mengakses database

relasional. ODBC terdapat dalam setiap komputer yang menggunakan Windows

sebagai sistem operasinya.

Dalam ODBC disediakan berbagai Application Programming Interface (API)

yang berguna untuk menyederhanakan dan memberikan standar bagi berbagai

kegiatan pemrograman. Keuntungan utama mempergunakan ODBC ini adalah

fleksibilitas. Fleksibel di sini artinya pengubahan jenis database yang dipergunakan

oleh sebuah aplikasi tidak akan mempengaruhi kode program aplikasi tersebut. Selain

itu prosesnya cepat namun kompleks dan memiliki sebuah kurva belajar yang tajam.

ODBC terdapat dalam Control Panel windows, yang ditunjukkan dengan ikon

Data Sources (ODBC). Hanya saja tempat tampilan ODBC dari menu taskbar tidak

sama untuk beberapa sistem operasi Windows. Hal ini tergantung dari versi Windows

itu sendiri.

Pada ODBC terdapat dua hal penting yang berkaitan dengan koneksi ke

database yaitu :

o Database Driver

Database Driver adalah software/driver yang berfungsi untuk membuat

koneksi ke database yang sesuai dengan driver tersebut. Setiap database

memiliki driver yang spesifik, sehingga dalam sebuah ODBC dapat berisi

lebih dari satu database driver.

44

o Data Source Name (DSN)

Data Source Name (DSN) adalah nama/alias dari database yang digunakan

oleh program, yang koneksinya melalui ODBC.

2.9 Data Source Name (DSN)

Dalam ODBC terdapat beberapa jenis Data Source Name (DSN) yang akan

menentukan otoritas pemakai database, yaitu :

o User DSN

User DSN bersifat private bagi user pembuatnya, artinya DSN jenis ini hanya

dapat dipergunakan oleh user yang membuatnya.

o System DSN

System DSN bersifat public dalam sebuah komputer, artinya semua user yang

mempergunakan komputer di mana system DSN diinstal dapat

memperunakannya walupun bukan pembuatnya.

o File DSN

File DSN adalah satu-satunya DSN yang bisa di-share dan dapat

dipergunakan komputer lain yang memiliki driver database yang sama,

dengan demikian setting untuk koneksi ke database cukup dilakukan pada

satu komputer saja dan komputer yang lain cukup me-load-nya saja. File DSN

ini umumnya dipergunakan untuk aplikasi multiuser pada suatu LAN.

Setting DSN pada setiap jenis database senantiasa berbeda. Setting koneksi

ODBC, pada dasarnya dapat digolongkan menjadi dua jenis yaitu :

o Setting koneksi ke Destop Database

Desktop Database adalah database-database berskala kecil yang umumnya

digunakan secara personal saja, seperti Microsot Visual Foxpro da Microsoft

Access. Setting koneksi ke database-database semacam ini relatif mudah,

yaitu cukup dengan mengisi properti path DSN yng dibuat, dengan

path/directory database yanga dipergunakan.

45

o Setting koneksi ke Client/Server Database

Cient/Server Database adalah database-database berskala besar yang

umumnya menyimpan seluruhdata suatu organisasi dan dipergunakan oleh

banyak personal dalam organisasi melalui jaringan komputer organisasi,

seperti Microsof SQL Server, Oracle, dan Sybase. Setting koneksi ke

database-database semacam ini relatif lebih sulit karena memerlukan sedikit

pengeahuan tentang jaringan komputer.

46

BAB III

METODE DAN PERANCANGAN SISTEM

Dalam Bab Metode dan Perancangan Sistem ini dipaparkan tempat dan waktu

penelitian, sumber data, metode pengumpulan data, bahasa pemrograman, perangkat

pemodelan sistem, metode penyelesaian masalah, rancangan tampilan User interface

sistem, alur analisis sistem dan jadwal kegiatan.

3.1 Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian dan observasi ini dilakukan pada Perusahaan Inflite Catering

Service yaitu di PT. Jasapura Angkasa Boga dari bulan April 2006 sampai Juli 2006.

3.2 Data

Terdapat dua faktor yang perlu diperhatikan dalam mengamati kebutuhan-

kebutuhan pengolahan data (data processing requirements) terhadap proses

perancangan sistem informasi ini, yaitu sumber data dan metode pengumpulan data.

3.2.1 Sumber Data

Data diperoleh dari PT. Jasapura Angkasa Boga berupa data primer serta data

sekunder. Data primer berupa dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses

akuntansi yang meliputi Delivery Order (DO), Invoice, Purchase Order (PO),

Payment Requestion Form (PRF), jurnal-jurnal keuangan serta Buku Besar, dan lain

sebagainya. Data sekunder berupa bisnis proses dari modul-modul aplikasi sistem

sebelumnya.

3.2.2 Metode Pengumpulan Data

1. Metode Observasi, yaitu pengumpulan data dengan mengadakan penelitian

secara langsung pada perusahaan Catering Service. Adapun pengamatan yang

dilakukan berupa pengamatan dokumen-dokumen yang digunakan, pengamatan

pada sistem informasi sebelumnya, serta pengamatan pada proses-proses bisnis

manual yang masih dilakukan di perusahaan tersebut.

47

2. Metode Studi Literatur, yaitu mengumpulkan data dan teori yang terkait, baik

mengenai sistem informasi secara umum ataupun mengenai sistem informasi

akuntansi.

3. Metode Interview, Metode ini dilakukan dengan cara mengumpulkan data

dengan melakukan melakukan wawancara dengan bagian-bagian terkait di

PT. Jasapura Angkasa Boga yaitu Bagian Finance and Accounting serta

Bagian Human Resource and General Affair (HR & GA) terutama pada Sub

Bagian Information Technology (IT).

3.3 Bahasa Pemrograman

Untuk pengimplementasian digunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual

Basic 6.0, sedangkan DBMS yang digunakan yaitu Microsoft SQL server 2000.

Untuk menampilkan data dalam bentuk grid digunakan komponen tambahan

ComponentOne VsFlexGrid 7.0. Adapun alasan pemilihan komponen tambahan

adalah untuk memudahkan desain antarmuka aplikasi dengan data pada database.

Untuk pelaporan (report) data dari database digunakan Crystal Report 8.5.

3.4 Identifikasi Terhadap Kelemahan Sistem

Dari observasi yang dilakukan di PT. Jasapura Angkasa Boga baik dari segi

desain basisdata maupun dari hasil pengamatan langsung terhadap proses kerja

sistem, maka dapat diidentifikasi permasalah sebagai berikut :

• Sistem yang belum terintegrasi secara menyeluruh.

Sistem Informasi Akuntansi yang digunakan di PT. Jasapura Angkasa masih

merupakan modul-modul sistem yang belum terintegrasi secara menyeluruh.

Sistem informasi yang digunakan masih merupakan modul-modul aplikasi

yang terpisah-pisah, sehingga akan menyulitkan dalam memproses suatu

transaksi. Modul-modul tersebut di antaranya : Aplikasi Muveo menangani

transaksi-transaksi Permintaan Pengeluaran Barang (Store Requisition),

Pembelian (Purchasing), dan Persediaan Barang (Inventory); Aplikasi Inflite

Manager untuk menangani transaksi-transaksi proses produksi dan penjualan

produk seperti pemrosesan penawaran kepada konsumen, Pengendalian Biaya

48

Produksi (Cost Control); modul aplikasi yang menangani pemrosesan hutang

dagang dan pembuatan laporan keuangan yang dibuat oleh Bagian IT di PT

Jasapura Angkasa Boga.

• Struktur tabel pada database.

Struktur tabel pada database untuk data transaksi (TBJ_TBTRANSAKSI)

memungkinkan terjadinya redundansi data. Struktur data pada tabel sistem

sebelumnya seperti gambar berikut.

Gambar 3.1 Desain tabel TBJ_TBTRANSAKSI

Dari gambar tersebut terlihat tabel tersebut belum merupakan bentuk yang

ternormalisasi sehingga masih memungkinkan redundansi data. Selain itu

tabel transaksi yang digunakan untuk menyimpan data transaksi hanya pada

tabel TBJ_TBTRANSAKSI sehingga untuk penggunaan jangka panjang hal ini

tidak efektif sebab akan menurunkan performa sistem saat pencarian data.

• Beberapa proses masih menggunakan sistem file.

Beberapa proses masih menggunakan sistem file untuk menyimpan data

dengan menggunakan aplikasi MS Excel. Proses-proses tersebut di antaranya

pembuatan invoice dan PRF. Penggunaan sistem file sangat rentan dari segi

keamanan data. Selain itu akan menyulitkan user ketika ingin melakukan

pencarian terhadap data transaksi pada waktu lampau.

49

• Kesalahan penyajian report dan kesalahan proses.

Awalnya PT. Jasapura Angkasa Boga menggunakan Sistem Muveo untuk

melakukan pencetakan laporan keuangan. Namun dalam implementasinya

ternyata terdapat kesalahan dalam penyajian laporan keuangan yang

diinginkan. Hal ini kemudian disingkapi dengan membuat modul aplikasi lain

untuk menerbitkan laporan keuangan yang terpisah dengan aplikasi

sebelumnya. Selain itu terdapat kesalahan proses saat penjurnalan di mana

sistem sebelumnya memungkinkan penjurnalan disimpan dalam keadaan

saldo debit dan kredit tidak seimbang.

• Tidak secara penuh mendukung multicurrency.

Multicurrency merupakan pemrosesan transaksi dalam satuan mata uang yang

berbeda-beda yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan yang bergerak di

bidang pariwisata. Untuk melakukan penjurnalan item-item transaksi pada

jurnal harus dimasukkan dengan mata uang rupiah. Jika terdapat suatu

dokumen transaksi yang menggunakan mata uang selain rupiah maka

Bagian Accounting harus mengkonversi mata uang tersebut ke mata uang

rupiah terlebih dahulu secara manual sebelum dilakukan penjurnalan.

3.5 Perangkat Pemodelan Sistem

Berikut adalah perangkat pemodelan sistem yang menjelaskan proses aliran

data dan sistem yang dibuat.

3.5.1 Statement of Purpose (STP)

Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga adalah sistem

informasi yang mengelola data dan informasi keuangan di PT. Jasapura Angkasa

Boga. Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga mencakup

pengolahan data keuangan berdasarkan data dari Sistem Informasi Inventory, serta

pengolahan data keuangan dari kejadian-kejadian ekonomis perusahaan lainnya.

Adapun proses-proses penting yang terjadi dalam sistem ini meliputi pemrosesan

invoice, pemrosesan hutang dagang dan piutang dagang, penjurnalan, serta

pembuatan laporan keuangan.

50

3.5.2 Gambaran Umum Sistem (Strategi Bisnis)

Gambaran umum sistem dibagi menjadi dua bagian yaitu Front Office dan

Back Office sesuai dengan hubungan sistem dengan pihak luar (Customer) dan proses

intern sistem. Gambaran umum sistem ini dimulai dengan proses pemberian

quotation atau penawaran menu catering dan informasi harga kepada pihak Customer

oleh bagian Marketing dan Menu Developmnet. Customer dapat melakukan observasi

atau survei ke dalam perusahaan untuk mengadakan penilaian secara langsung

sebelum membuat kontrak.

Pihak Customer dapat memberikan informasi pemesanan catering atau

perubahan jadwal penerbangannya lewat Bagian Operation Center (OC). Revisi atau

perubahan jadwal penerbangan pesawat akan disampaikan ke bagian gudang dan

bagian produksi oleh bagian Operation Center untuk mengatur jadwal produksi dan

pengaturan menu. Pengiriman Catering dan formulir bukti transaksi pengiriman

catering (Delivery Order) ke pihak Costumer akan dilakukan oleh bagian pengiriman

(Handling ) setelah sebelumnya diproses di bagian pengepakan (Preparation).

Gambaran umum sistem digambarkan seperti pada Gambar 3.2.

51

PR

Catering pesananCatering/makanan, DO

Barang+

PO+DO1

1

AP

Pembayaran

General Casier

General Accounting

Cost Control

Order (SR),Revisi

Order + Schedule

flight

Data Menu

Quotation /

Penawaran

Manual Catering Order

Daftar Menu

Order

Data piutang

(DO+Invoice)

Front Office

Back Office

DO

SR

PO

PO

RR

Jurnal Voucher

Data AR

Pembayaran

Data Utang

Kontrak

Preparation

Barang

OrderOrder/SR

Barang + DR

Schedule flight&

Lst Menu

Finance AccountPRF

PVInvoice

Barang+DR

2

2

Costumer / AirLines

Sales MarketingOperation/OC

Handling

Production

Invoice

Store

General Casier AR

Receiving Supplier

General Casier

AR

Purchasing

AR

Accounting

AP

Cost Control

DO

Data menu yang disetujui

Lapora

n p

engelu

ara

n

pro

duksi

Rekap

DR,Lap.Pengg.barang,

StockOpname,Spoil

PR

Order

RR,Barang

Gambar 3.2 Gambaran Umum Sistem

Keterangan : = Garis aliran data = Unit atau Divisi, proses = Unit yang akan dikerjakan sebagai project.

= Garis Koordinasi

52

DO : Delivery Order atau formulir bukti pengiriman barang

PO : Purchase Order atau formulir pemesanan barang ke Supplier

RR : Receiving Report atau laporan penerimaan barang dari Supplier

PR : Purchase Requisition atau formulir permintaan pembelian barang ke Bagian

Pembelian

SR : Store Requisition atau formulir permintaan barang ke gudang

PRF : Payment Request Form atau formulir permintaan pembayaran sejumlah uang

PV : Payment Vaucher atau voucher pembayaran yang ditujukan kepada General Cashier

Setelah makanan dikirimkan ke Costumer maka Accounting khususnya

Bagian Account Receivable atau AR akan membuat invoice atau nota tagihan yang

ditujukan kepada Customer untuk meminta pembayaran berdasarkan formulir

pengiriman catering atau Delivery Order (DO) yang dibuat oleh Bagian Operation

Center. Customer melakukan pembayaran atau perjanjian pembayaran (piutang)

melalui General Cashier. Proses selanjutnya adalah data piutang, delivery order dan

invoice diserahkan oleh General Cashier kepada Accounting khususnya bagian

Account Receivable untuk direkap dan diproses lebih lanjut.

Untuk proses produksi, user dibagian produksi melakukan pemesanan barang

ke gudang atau yang disebut dengan Store Request (SR) dan mengisi formulir

delivery sebagai bukti pengeluaran barang dari gudang. Bila jumlah barang yang

diperlukan tidak sesuai atau kurang dari yang diperlukan maka user di bagian gudang

dapat melakukan pemesanan barang ke Supplier dengan membuat transaksi yang

disebut Purchase Request (PR) yang ditujukan kepada bagian pembelian atau

Purchasing. User dibagian pembelian akan mengolah data pesanan barang dari

gudang (Purchase Request) tersebut dengan mengisi data harga, data supplier dan

informasi lain dan membuat transaksi pemesanan barang ke Supplier atau yang

disebut dengan Purchase Order (PO). Bagian pembelian atau Purchasing akan

melakukan konfirmasi untuk meminta persetujuan kepada user yang membuat

formulir pemesanan barang atau purchase request tersebut untuk melakukan cek

apakah pemesanan barang tersebut sudah benar. Dalam proses pengolahan data

purchase request dan pembuatan transaksi pemesanan barang ke Supplier atau

53

Purchase Order, user dibagian pembelian akan melakukan konsultasi dengan

Supplier untuk membuat perjanjian penawaran harga, diskon dan informasi lainnya.

Setelah semua informasi yang diperlukan sudah benar maka bagian pembelian akan

membuat formulir transaksi pemesanan barang atau Purchase Order (PO). Laporan

transaksi pemesanan barang atau Purchase Order ini akan ditujukan kepada Supplier

sebagai penyedia barang dan Accounting khususnya Account Payable (bagian

Accounting yang bertugas untuk memperoses pembayaran atau tagihan) untuk

dilakukan proses lebih lanjut.

Supplier akan mengirimkan barang yang dipesan oleh bagian pembelian ke

bagian penerimaan barang (Unit Receiving) sedangkan invoice-nya dikirim langsung

ke Accounting bagian Account Payable (AP). Proses pembayaran secara fisik

dilakukan oleh General Cashier. Proses pembayaran di Accounting melalui beberapa

prosedur yaitu pembuatan PRF (Payment Request Form) kepada Finance untuk

meminta persetujuan melakukan sejumlah pembayaran. Finance akan mengeluarkan

PV (Payment Voucer) yaitu persetujuan pembayaran sejumlah uang yang ditujukan

ke General Cashier yang bertugas melakukan pembayaran secara fisik.

Masalah koordinasi pengeluaran/penggunaan barang untuk proses produksi,

biaya yang diperlukan untuk proses produksi dan lain-lainya dikoordinir oleh bagian

Accounting yang disebut Cost Control. Cost Control akan meminta laporan

penggunaan barang perdepartemen untuk mengetahui informasi biaya pengeluran

barang. Laporan transaksi Stock Opname (transaksi perbandingan jumlah barang

digudang dengan jumlah barang yang tercatat pada sistem) dan transaksi Spoil

(transaksi barang rusak) akan ditujukan kepada Cost Control sehingga Cost Control

dapat mengetahui informasi keadaan barang didalam gudang.

3.5.3 Diagram Konteks

Untuk memperjelas keterhubungan data antara kedua sistem maka dibuatkan

suatu diagram umum sistem. Diagram umum kemudian dipecah menjadi dua bagian

yaitu diagram konteks Sistem Inventory PT.Jasapura Angkasa Boga dan Sistem

Informasi Akuntansi PT.Jasapura Angkasa Boga.

54

3.5.3.1 Diagram Konteks Umum Sistem

Diagram Konteks Umum dimaksudkan untuk menggambarkan keterhubungan

data antara Sistem Inventory PT.Jasapura Angkasa Boga dengan Sistem Informasi

Akuntansi PT.Jasapura Angkasa Boga. Sistem Inventory merupakan bagian dari

Sistem Akuntansi sehingga data keluaran yang dihasilkan pada Sistem Inventory

(misalnya Delivery Request, Receiving Report) akan menjadi data masukan untuk

Sistem Informasi Akuntansi PT.Jasapura Angkasa Boga. Data seperti Purchase

Order, Spoil, StockOpname, Retur, laporan penggunaan barang dan lain-lain adalah

keluaran dari proses pada Sistem Inventory dan akan diproses lebih lanjut oleh Sistem

Informasi Akuntansi PT.Jasapura Angkasa Boga.

55

Gambar 3.3 Diagram Konteks Sistem Sistem Informasi Manajemen PT. Jasapura Angkasa Boga

56

3.5.3.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Akuntansi PT Jasapura Angkasa Boga

Diagram konteks Sistem Informasi Akuntansi PT Jasapura Angkasa Boga

ditunjukkan pada Gambar 3.4.

Inventory

3

Payment Voucher,

Cash

Supplier

5

Invoice0

ACCOUNTING

INFORMATION

SYSTEM

Head of Accounting

2

Account, Opening

Balances, General

Journal Data, Posting

Order, Closing Order

Active Retur, Passive Retur,

Stock Opname, Spoil

Active Retur, Passive

Retur, Stock Opname,

Spoil, RR, PO

Root Administrator

1

Group, Group Privileges, User,

Customer, Contact Person,

Bank, Bank Account, Bank

Branch, Currency, History

Currency , Form of Payment,

Class Account

Customer

6Cash

Invoice, Confirmation

Operation

7

DO, DO Recap

Plan Approved

DO Recap Plan

Management

4DO Recap Approved,

Approved PRF

General Ledger Transaction,

Trial Balance, Income

Statement, Balance Sheet,

DO Recap, DO, PRF Plan

Gambar 3.4 Diagram Konteks Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga

Dari diagram konteks tersebut dapat diketahui terdapat tujuh entitas luar dari

system yaitu yang dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Root Administrator merupakan pengguna sistem yang memiliki otoritas penuh

terhadap sistem.

2. Head of Accounting yang merupakan Kepala Bagian Akuntansi di PT

Jasapura Angkasa Boga.

3. Inventory yaitu sistem manajemen persediaan di PT. Jasapura Angkasa Boga.

57

4. Management merupakan penentu kebijakan-kebijakan yang terkait dengan

perusahaan.

5. Supplier merupakan penyalur barang-barang yang dibutuhkan untuk

operasional perusahaan.

6. Customer yang merupakan konsumen dari produk-produk PT. Jasapura

Angkasa Boga.

7. Operation merupakan bagian yang terkait dengan proses operasional

perusahaan.

3.5.4 Daftar Kejadian

Pada Sistem Informasi Akuntansi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga

terdapat beberapa proses penting yang dapat dikategorikan sebagai berikut :

3.5.4.1 Pembuatan Master Data

Proses pembuatan master data merupakan proses pembuatan data pokok yang

diperlukan untuk memproses transaksi-transaksi yang dilakukan dalam sistem.

Adapun data pokok yang dibuat meliputi data pengguna (user), pengelompokan hak

akses (group), Customer, bank, mata uang, dan jenis pembayaran.

3.5.4.2 Pengelolaan Buku Besar (General Ledger)

Pada dasarnya proses pengelolaan Buku Besar berhubungan dengan

pengelolaan Daftar Akun (Chart of Account), pengelolaan transaksi pada Jurnal

Umum (General Journal), pengelolaan transaksi-transaksi penyesuaian pada Jurnal

Penyesuaian (Adjustment Entries Journal), posting transaksi jurnal ke Buku Besar,

serta penutupan periode akuntansi.

58

Gambar 3.5 Flowchart proses General Ledger : Journal Transactions.

59

Gambar 3.6 Flowchart proses General Ledger : GL Posting

60

Proses pengelolaan Daftar Akun (Chart of Account) berkaitan dengan

pengolahan data account yang mutlak harus ada dalam sebuah sistem akuntansi.

Untuk mendaftarkan account untuk pertama kalinya, user harus memasukkan saldo

awal dari account yang bersangkutan.

Proses selanjutnya adalah penjurnalan. Ada dua jenis jurnal yang bersifat

umum yang mencatat transaksi-transaksi selain transaksi Account Payable dan

Account Receivable yaitu Jurnal Umum (General Journal) dan Jurnal Penyesuaian

(Adjustment Antries Journal). Transaksi pada Jurnal Penyesuaian akan berasal dari

dokumen-dokumen pada Inventory seperti Retur, Spoil, dan Stock Opname.

Proses berikutnya adalah proses posting ke Buku Besar (Ledger). Proses ini

akan memindahkan transaksi-transaksi pada jurnal ke Buku Besar sesuai dengan

account dalam Buku Besar. Dari proses ini akan didapat saldo dari masing-masing

account yang akan digunakan sebagai dasar dalam membuat laporan keuangan.

3.5.4.3 Pengelolaan Hutang Dagang (Account Payable)

Proses Hutang Dagang meliputi pengelolaan transaksi-transaksi keuangan

yang berkaitan dengan hutang dagang perusahaan. Proses ini meliputi pengelolaan

invoice dari Supplier berdasarkan Receiving Report dari Inventory, pencatatan Journal

Hutang Dagang (Account Payable Journal), pembayaran hutang dagang serta

pencatatannya pada Journal Pembayaran (Payment Journal).

Proses Account Payable dimulai dengan pengiriman dokumen-dokumen dari

Inventory yang terkait dengan proses Account Payable seperti Receiving Report dan

Purchase Order. Ketika barang dikirimkan oleh Supplier akan disertakan invoice

yang akan diserahkan ke Bagian Accounting. Bagian Accounting akan mencocokkan

invoice dengan dokumen-dokumen dari Inventory dan akan mengkonfirmasi bila

terdapat ketidakcocokan. Invoice-invoice tersebut kemudian akan dicatat dalam Jurnal

Piutang Dagang (Account Payable Journal).

Untuk melakukan pembayaran terlebih dahulu akan dibuat PRF (Payment

Requisition Form) sebagai rencana pembayaran. PRF kemudian akan diajukan ke

Manajemen untuk mendapat persetujuan. Setelah mendapat persetujuan akan

61

diterbitkan Payment Voucher (PV) yang akan dikirimkan ke Supplier pada saat

pembayaran. PV kemudian dicatat pada Jurnal Pembayaran (Payment Journal).

InventoryAccounting GM Supplier

START

Invoice

Check

RR & PO

Invoice

Any Invoice

Correction ?

Invoice Corection

Yes

No

Invoices

Recap

PRF Creation

PRF

Approoved ?

No

Yes

Invoice

Transaction

AP Journal

AP Journal

Input

Invoice

Create PRF ?

BYes

No

A

Gambar 3.7. Flowchart proses Account Payable (a).

62

Gambar 3.8 Flowchart proses Account Payable (a)

3.5.4.4 Pengelolaan Piutang Dagang (Account Receivable)

Proses Piutang Dagang berkaitan dengan pengelolaan piutang dagang

perusahaan yang meliputi pembuatan invoice, pencatatan piutang dagang pada Jurnal

Piutang Dagang (Account Receivable Journal), pembayaran oleh pelanggan beserta

pencatatan transaksi tersebut pada Jurnal Penerimaan Kas (Official Receipt Journal).

63

OperationAccounting GM Costumer

DO’s

DO Recap

DO Recap Plan

Approved?

DO Recap Plan

Approved?

Yes

No

DO Recap Plan

No

Yes

Invoicing

Start

A

Gambar 3.9 Flowchart proses Account Receivable (a).

64

Gambar 3.10 Flowchart proses Account Receivable (b)

Proses Account Receivable dimulai dengan pengiriman dokumen Delivery

Order (DO) ke Accounting dari Bagian Operation Centre. DO yang dikirimkan

kemudian akan direkapitulasi oleh Bagian Accounting. Hasil rekapitulasi tersebut

akan dibawa kembali ke Operation Centre untuk melakukan cross check. Rekap DO

yang telah diperiksa oleh Bagian Operation Centre akan dikirim ke Manajemen

untuk meminta persetujuan. Dari rekapitulasi DO yang telah disetujui tersebut akan

dijadikan dasar untuk pembuatan invoice.

Invoice kemudian akan dikirimkan ke Customer. Setelah invoice tersebut

dikirimkan, invoice tersebut akan dicatat sebagai transaksi piutang dalam Account

Receivable Journal.

65

Customer kemudian akan melakukan pembayaran sesuai dengan nilai yang

dicantumkan pada invoice. Pada saat pembayaran akan diterbitkan bukti pembayaran

yang kemudian akan dicatat sebagai transaksi penerimaan kas pada Official Receipt

Journal.

3.5.4.5 Pembuatan Laporan Keuangan

Proses Pembuatan Laporan Keuangan merupakan proses pencetakan laporan-

laporan keuangan pokok yang dibutuhkan oleh Manajemen perusahaan. Adapun

laporan keuangan yang dibuat meliputi Buku Besar (General Ledger), Neraca

Percobaan (Trial Balance), Neraca (Balance Sheet), dan Laporan Rugi Laba (Trial

Balance).

Laporan Buku Besar (General Ledger) memuat transaksi-transaksi yang telah

dikategorikan menurut account. Dari Buku Besar didapat informasi saldo suatu

account pada periode saat tertentu serta history transaksi-transaksi yang

menghasilkan saldo tersebut.

Trial Balance merupakan laporan keuangan yang menampilkan daftar account

beserta saldo transaksinya untuk satu bulan berjalan. Ada empat macam saldo

transaksi yang ditampilkan yaitu saldo pada awal bulan berjalan (beginning balance),

saldo akumulasi transaksi debit selama satu bulan berjalan (debit), saldo akumulasi

transaksi kredit selama satu bulan berjalan (credit), dan saldo transaksi pada akhir

bulan berjalan (balance).

Income Statement merupakan laporan yang melaporkan keuntungan atau

kerugian perusahaan pada suatu bulan berjalan. laporan ini hanya melibatkan

beberapa account saja yaitu account dengan kategori account 4 (Revenues), account 5

(Cost of Goods Sold), account 6 (Commercial, General, and Administration), dan

account 7 (Other Income / Expenses).

Balance Sheet (Neraca) merupakan laporan keuangan yang melaporkan

kondisi keuangan perusahaan pada suatu akhir bulan tertentu. Adapun pada laporan

keuangan ini hanya dilibatkan beberapa account saja yaitu account dengan kategori

account 1 (Asset), account 2 (Liabilities), dan account 3 (Equity).

66

Gambar 3.11 Flowchart proses Financial Statement

3.5.5 DAD (Diagram Alir Data)

Diagram Alir Data meliputi diagram berjenjang dan proses aliran data pada

level satu sampai dengan level selanjutnya.

3.5.5.1 Diagram Berjenjang

Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga terdiri dari lima

proses yaitu Master Data, General Ledger, Account Payable, Account Receivable,

dan Financial Statement. Proses-proses tersebut memiliki sub proses sendiri-sendiri

yang dapat menjabarkan proses yang terjadi secara lebih jelas. Diagram Berjenjang

67

dari Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga seperti ditunjukkan

pada Gambar 3.12.

3.5.5.2 DAD Level 0 Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga

DAD Level 0 Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga

ditunjukkan pada Gambar 3.13.

68

Gambar 3.12 Bagan berjenjang (Hirarchy chart) Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga

69

PR

F P

lan

Appro

ved P

RF

Gambar 3.13 DAD Level 0 Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga

70

3.5.5.3 DAD Level 1 Proses Master Data

Diagram Alir Data (DAD) level 1 dari proses Master Data ditunjukkan seperti

Gambar 3.14.

1.1

Master Group

TMR_BankD6

TMR_BankAccountD7

TMR_BankBranchD8

TMR_CPD5

TMR_CurRateD9

TMR_CustomerD4

TMR_FoPD11

TMR_GroupD1

TMR_GroupPrivilegesD2

TMR_HistCurRateD10

TMR_UserD3

1.2

Master User

1.3

Master Customer

1.4

Master Bank

1.5

Master Currency

Group

Group

Group Privileges

Group Privileges

Group

User, Group

User, Group

Customer

Customer

CP

CP

Bank

BankBank Account

Bank AccountBank Branch

Bank Branch

Currency

Currency

Currency History

Currency History

1.6

Master Form of

Payment

FoP

FoP

Root Administrator

1

Group

Group Privileges

User, Group

Customer

CP

Bank

Bank Branch

Bank Account

Currency

Currency History

FoP

1.7

Kelas Account

Setup

MKelasD11

TGL_AccountD11

Kelas

Kelas Account Kelas Account

Account

Gambar 3.14 DAD Level 1 Proses Master Data

71

3.5.5.4 DAD Level 1 Proses General Ledger

Diagram Alir Data (DAD) level 1 dari proses General Ledger ditunjukkan

seperti Gambar 3.15.

2.1

Chart of Accounts

(COA) Setup

2.2

General Journal

2.3

Adjusting Entries

Journal

2.4

Monthly Posting

2.5

New Periode

Opening

TGL_AccountD12

TGL_JournalD13

TGL_JournalDetailD14

TGL_AccSummaryD15

Head of Accounting

2

Account, Opening

Balances Account

General Journal

Data

Inventory

3

Active Retur,

Passive Retur,

Stock Opname,

Spoil

Account, Opening

Balances

Account

General Journal Data

General Journal Data

General Journal Detail Data

Active Retur, Passive Retur,

Stock Opname, Spoil

TGL_AccountD12

Account

Adjusting Entries Journal Detail Data

Adjusting Entries

Journal Data

TGL_JournalD13


Posting Order

Closing Order

Account

Journal

Data

Detail Journal Data

Detail Journal Data

Journal Data

Account

Account SummaryAccount Summary

MKelasD25Kelas Account

General Journal Detail Data



*

*

**

**

***

***

Gambar 3.15 DAD Level 1 Proses General Ledger

3.5.5.5 DAD Level 1 Proses Account Payable

Diagram Alir Data (DAD) level 1 dari proses Account Payable ditunjukkan


72

Inventory

3 3.1

RR & Non RR

Invoicing

RR, PO

TrRcvD22

Supplier

5

Invoice

Invoice

3.2

PRF Creation

TAP_PRFD17

TAP_PRFDetailD18

Invoice Data

PRF PRF

PRF Detail

Management

4

PRF Plan

Approved

PRF

3.3

Accout Payable

Journal

TGL_AccountD12

TGL_JournalD13


PRF Status

Invoice, PRF Status

AP Journal

Status

3.5

Payment Journal

Payment Journal Status

Invoice, AP Journal Status

Account Account

AP Journal

AP Journal

Detail

TAP_PRFD17

TAP_PRFDetailD18

3.4

Manual Payment

Payment Voucher, Cash

Confirmation

Confirmation

PRF Detail

MSupplierD21

TMR_FoPD11

TMR_BankD6

TMR_BankAccountD7

TMR_BankBranchD8

TMR_CurRateD9

TMR_HistCurRateD10

Supplier

Form of Payment

Bank

Bank Account

Bank Branch

Currency

Currency Rate

AP Journal Detail

Payment

Journal

Payment

Journal Detail

Payment Journal Detail

TAP_PRFRptD19PRF Report PRF Report

PRF

MSupplierD21

TMR_HistCurRateD10

*

*

**

***

***

**

****

****

TAP_NonRRInvoiceD16

Gambar 3.16 DAD Level 1 Proses Account Payable

3.5.5.6 DAD Level 1 Proses Account Receivable

Diagram Alir Data (DAD) level 1 dari proses Account Receivable ditunjukkan


73

DO

Recap P

lan

Appro

ved

Gambar 3.17 DAD Level 1 Proses Account Receivable

3.5.5.7 DAD Level 1 Proses Financial Statement

Diagram Alir Data (DAD) level 1 dari proses Financial Statement

ditunjukkan seperti Gambar 3.18.

74

Gambar 3.18 DAD Level 1 Proses Financial Statement

3.5.6 Entitas dan Himpunan Entitas

Entitas dapat dikatakan sebagai komponen atau bagian dari himpunan entitas,

tiap entitas memiliki atribut yang membedakan entitas satu dengan yang lainnya.

Himpunan Entitas dalam sistem ini adalah Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura

Angkasa Boga yang mengandung entitas dan atribut sebagai berikut :

1. Bank (IdBank, BankCode, BankName, Address, Phone1, Phone2,

Phone3, Fax1, Fax2, Active)

2. Bank Account (IdBankAccount, IdBank, AccNumber, Description,

Active)

75

3. Bank Branch (IdBankBranch, IdBank, BranchCode, BranchName,

Address, Phone1, Phone2, Fax, Active)

4. Customer (IdCustomer, CustomerCode, CustomerName, Alias,

Address, PostCode, IdRegency, IdProvince, IdCountry, Phone1,

Phone2, Phone3, Fax1, Fax2, EMail1, Email2, WebAddress,

IdCurrency, PaymentTerm, VAT, Active)

5. Contact Person (IdCP, IdCustomer, Name, Address, CPPos, Phone,

HP1, HP2, Email, Active)

6. Currency (IdCurRate, CurCode, CurName, ShortName, CountryName,

Active)

7. History of Currency Rate (IdHistCurRate, IdCurRate, StartDate,

EndDate, RateValue, UsedFlag)

8. Form of Payment (IdFoP, FoPCode, FoPName, Description, Active)

9. Supplier (SupplierID, KabupatenID, KodeSupplier, NamaSupplier,

NamaLain, alamat1, alamat2, kodepos, Telp1, Telp2, Fax, Email,

WebSite, LamaKredit, aktive)

10. Country (NegaraID, KodeNegara, NamaNegara, aktive)

11. Province (PropinsiID, negaraID, KodePropinsi, NamaPropinsi,

aktive)

12. Regency (KabupatenID, PropinsiID, KodeKabupaten,

NamaKabupaten, aktive)

13. Unit (UnitID, KodeUnit, NamaUnit, Satuan, Aktive)

14. Group (IdGroup, GroupName, Description, Active)

15. Group Privileges (IdGroupPrivileges, IdGroup, Code)

16. User (IdUser, UserName, FullName, Password, IdGroup, Active)

17. User Log (IdUserLog, IdUser)

18. Detail of User Log (IdUserLogDetail, IdUserLog, Description,

LogTime)

19. Non RR Invoice (IdInvoice, InvNo, InvDate, Description,

IdSupplier, IdHistCurRate, CreditTime, DueDate, Posting,

AccFlag, APJFlag, PRFFlag)

20. Non RR Invoice Detail (IdInvoiceDetail, IdInvoice,

Description, Amount, IdAccount, AccPos)

76

21. PRF (IdPRF, PRFNo, PRFDate, IdSupplier, IdFoP, IdHistCurRate, Beneficiary, IdBank, IdBankBranch, IdBankAccount, Posting,

PJFlag)

22. PRF Detail (IdPRFDetail, IdPRF, IdRR)

23. Invoice (IdInvoice, IdCustomer, IdCP, InvNo, InvDate, OurRef, IdHistCurRate, AmountDue, DueDate, PPH23, VAT, Posting,

AccFlag, ARJFlag, ORJFlag)

24. Invoice Detail (IdInvoiceDetail, IdInvoice, Description,

Volume, IdUnit, UnitPrice, IdAccount)

25. Account (IdAccount, AccCode, Description, AccLevel,

HeaderStatus, NormalPos, Active)

26. Account Summary (IdAccount, BegBalance01, Debit01, Credit01,

BegBalance02, Debit02, Credit02, BegBalance03, Debit03,

Credit03, BegBalance04, Debit04, Credit04, BegBalance05,

Debit05, Credit05, BegBalance06, Debit06, Credit06,


Credit08, BegBalance09, Debit09, Credit09, BegBalance10,

Debit10, Credit10, BegBalance11, Debit11, Credit11,


Credit)

27. Journal (IdJournal, JCode, JDate, Description, TransValue,

JType, IdDoc, GLStatus)

28. Journal Detail (IdJournalDetail, IdJournal, IdAccount, Debit, Credit, SpcFlag)

29. Delivery (DlvID, ThnDlv, SRID, ThnSR, KodeDlv, UserID,

Keterangan, TglDlv, TglUpdate, TglPosting, aktive, Posting,

JStatus)

30. Opname (OpnameID, ThnOpname, KodeOpname, TglOpname, TglUpdate, UserID, Keterangan, Aktive, Posting, JStatus)

31. Receiving (RcvID, ThnRcv, IdHistCurRate, SupplierID, POID,

ThnPO, KodeRcv, TglRcv, TermBayar, Biaya, DP, Keterangan,

NoDO, UserID, TglUpdate, Aktive, Posting, InvNo, InvDate,

DueDate, InvPosting, APJFlag, PRFFlag)

32. Retur (SupplierID, ReturID, ThnRetur, KodeRetur, UserID,

77

TglRetur, TglUpdate, Keterangan, Aktive, Posting, JStatus)

33. Rtp (RtpID, ThnRtp, DepartemenID, KodeRtp, TglRtp, TglUpdate, UserID, Keterangan, Posting, Aktive, JStatus)

34. Spoil (SpoilID, ThnSpoil, KodeSpoil, UserID, TglSpoil,

TglUpdate, Keterangan, Posting, Aktive, JStatus)

3.5.7 Struktur Data

Struktur data secara keseluruhan dari database Sistem Informasi Akuntansi

PT. Jasapura Angkasa Boga ditunjukkan pada tabel di bawah ini.

Tabel 3. 1 Struktur tabel Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga secara keseluruhan

Field Name Data Type Field Size Description

IdBank smallint 2 Primary Key TMR_Bank

BankCode varchar 10 Kode untuk masing-masing bank

BankName varchar 50 Nama bank

Address char 200 Alamat bank

Phone1 char 30 Nomor telepon bank 1



Fax1 char 30 Nomor fax bank 1

Fax2 char 30 Nomor fax bank 2

Active tinyint 1 Flag yang menandakan data aktif

IdBankAccount smallint 2 Primary Key TMR_BankAccount

IdBank smallint 2 Foreign Key mengacu ke TMR_Bank

AccNumber varchar 230 Nomor account pada bank

Description varchar 100 Deskripsi nomor account


IdBankBranch smallint 2 Primary Key TMR_BankBranch


BranchCode varchar 10 Kode untuk masing-masing cabang

BranchName varchar 50 Nama masing-masing cabang

Address varchar 290 Alamat masing-masing cabang

Phone1 varchar 30 Nomor telepon cabang 1

Phone2 varchar 30 Nomor telepon cabang 2

Fax varchar 30 Nomor fax bank


IdCustomer smallint 2 Primary Key TMR_Customer

CustomerCode char 3 Kode untuk masing-masing customer

CustomerName varchar 100 Nama customer

Alias varchar 100 Nama lain customer

Address varchar 200 Alamat customer

78

PostCode varchar 10 Kode pos customer

IdRegency smallint 2 Foreign Key mengacu ke MKabupaten

IdProvince smallint 2 Foreign Key mengacu ke MPropisi

IdCountry smallint 2 Foreign Key mengacu ke MNegara

Phone1 varchar 30 Nomor telepon customer 1



Fax1 varchar 30 Nomor fax customer 1

Fax2 varchar 30 Nomor fax customer 2

EMail1 varchar 50 Alamat e-mail 1 customer

Email2 varchar 50 Alamat e-mail 2 customer

WebAddress varchar 50 Alamat website customer

IdCurrency smallint 2 Foreign Key mengacu ke TMR_Currency

PaymentTerm tinyint 1 Lama pembayaran kredit

VAT real 4 Besar Pajak Pertambahan Nilai


IdCP smallint 2 Primary Key TMR_CP

IdCustomer smallint 2 Foreign Key mengacu ke TMR_Customer

Name varchar 100 Nama contact person

Address varchar 200 Alamat contact person

CPPos varchar 50 Posisi contact person

Phone varchar 30 Nomor telepon contact person

HP1 varchar 30 Nomor telepon seluler 1 contact person

HP2 varchar 30 Nomor telepon seluler 2 contact person

Email varchar 20 Alamat e-mail contact person


IdCurRate smallint 2 Primary Key TMR_CurRate

CurCode char 3 Kode mata uang

CurName varchar 50 Nama mata uang

ShortName varchar 30 Nama singkat mata uang

CountryName varchar 50 Nama negara


IdHistCurRate int 4 Primary Key TMR_HistCurRate

IdCurRate smallint 2 Foreign Key mengacu ke TMR_CurRate

StartDate datetime 8 Tanggal awal berlakunya nilai kurs

EndDate datetime 8 Tanggal akhir berlakunya nilai kurs

RateValue money 8 Nilai tukar mata uang pada waktu tertentu

UsedFlag tinyint 1 Flag yang menandakan data aktif

IdFoP tinyint 1 Primary Key TMR_FoP

FoPCode char 5 Kode jenis pembayaran

FoPName varchar 50 Nama jenis pembayaran

Description varchar 200 Deskripsi jenis pembayaran


SupplierID smallint 2 Primary Key MSupplier

KabupatenID smallint 2 Foreign Key mengacu ke MKabupaten

KodeSupplier varchar 10 Kode supplier

79

NamaSupplier varchar 50 Nama supplier

NamaLain varchar 60 Nama lain supplier

alamat1 varchar 80 Alamat 1 supplier

alamat2 varchar 80 Alamat 2 supplier

kodepos varchar 10 Kode pos supplier

Telp1 varchar 15 Nomor telepon 1 supplier

Telp2 varchar 15 Nomor telepon 2 supplier

Fax varchar 20 Nomor fax supplier

Email varchar 25 Alamat e-mail supplier

WebSite varchar 25 Alamat website supplier

LamaKredit tinyint 1 Lama kredit supplier

aktive bit 1 Flag yang menandakan data aktif

NegaraID tinyint 1 Primary Key MNegara

KodeNegara varchar 5 Kode negara

NamaNegara varchar 50 Nama negara


PropinsiID tinyint 1 Primary Key MPropinsi

negaraID tinyint 1 Foreign Key mengacu ke MNegara

KodePropinsi varchar 5 Kode propinsi

NamaPropinsi varchar 50 Nama propinsi


KabupatenID smallint 2 Primary Key MKabupaten

PropinsiID tinyint 1 Foreign Key mengacu ke MPropinsi

KodeKabupaten varchar 5 Kode kabupaten

NamaKabupaten varchar 50 Nama kabupaten


UnitID tinyint 1 Primary Key MUnit

KodeUnit varchar 15 Kode unit

NamaUnit varchar 35 Nama unit

Satuan varchar 10 Satuan dasar unit

Aktive bit 1 Flag yang menandakan data aktif

IdGroup smallint 2 Primary Key TMR_Group

GroupName varchar 50 Nama group

Description varchar 100 Deskripsi group


IdGroupPrivileges int 1 Primary Key TMR_GroupPrivileges

IdGroup smallint 2 Foreign Key mengacu ke TMR_Group

Code varchar 4 Kode otoritas

IdUser smallint 2 Primary Key TMR_User

UserName varchar 15 Nama yang digunakan mengakses sistem

FullName varchar 30 Nama lengkap

Password varchar 15 Kata kunci untuk mengakses sistem

IdGroup smallint 2 Foreign Key mengacu ke TMR_Group


IdUserLog int 4 Primary Key TMR_UserLog

IdUser smallint 1 Foreign Key mengacu ke MUser

80

IdUserLogDetail bigint 8 Primary Key TMR_UserLogDetail

IdUserLog int 4 Foreign Key mengacu ke TMR_UserLog

Description varchar 200 Deskripsi log yang terjadi

LogTime datetime 8 Waktu log dicatat

IdInvoice smallint 2 Primary Key TAP_NonRRInvoice

InvNo varchar 20 Nomor invoice

InvDate smalldatetime 4 Tanggal invoice

Description varchar 200 Keterangan invoice

IdSupplier smallint 2 Foreign Key mengacu ke MSupplier

IdHistCurRate smallint 2 Foreign Key mengacu ke TMR_HistCurRate

CreditTime smallint 2 Lama Kredit

DueDate smalldatetime 4 Tanggal jatuh tempo

Posting tinyint 1 Flag yang menandakan posting

AccFlag tinyint 1 Flag yang menandakan account setup

APJFlag tinyint 1 Flag yang menandakan AP Journal

PRFFlag tinyint 1 Flag yang menandakan PRF

IdInvoiceDetail int 4 Primary Key TAP_NonRRInvoiceDetail

IdInvoice smallint 2 Foreign Key mengacu ke TAP_NonRRInvoice

Description varchar 200 Keterangan item invoice

Amount money 8 Nilai item invoice

IdAccount smallint 2 Foreign Key mengacu ke TGL_Account

AccPos tinyint 1 Posisi account saat AP Journal

IdPRF smallint 2 Primary Key TAP_PRF

PRFNo char 15 Nomor PRF

PRFDate datetime 8 Tanggal PRF dibuat

IdSupplier smallint 2 Foreign Key mengacu ke MSupplier

IdFoP tinyint 1 Foreign Key mengacu ke TMR_FoP

IdHistCurRate int 4 Foreign Key mengacu ke TMR_HistCurRate

Beneficiary varchar 50 Penerima pembayaran


IdBankBranch smallint 2 Foreign Key mengacu ke TMR_BankBranch

IdBankAccount smallint 2 Foreign Key mengacu ke TMR_BankAccount

Posting tinyint 1 Flag yang menandakan PRF di-posting

PJFlag tinyint 1 Flag pencatatan pada Payment Journal

IdPRFDetail int 4 Primary Key TAP_PRFDetail

IdPRF smallint 2 Foreign Key mengacu ke TAP_PRF

IdRR smallint 2 Foreign Key mengacu ke TrRR

IdInvoice smallint 2 Primary Key TAR_Invoice

IdCustomer smallint 2 Foreign Key mengacu ke TMR_Customer

IdCP smallint 2 Foreign Key mengacu ke TMR_CP

InvNo char 13 Nomor invoice

InvDate datetime 8 Tanggal invoice

OurRef varchar 50 Pesan/deskripsi invoice


AmountDue money 8 Nilai jatuh tempo

DueDate datetime 8 Tanggal jatuh tempo

81

PPH23 real 4 Pajak Penghasilan Pasal 23

VAT real 4 Pajak Pertambahan Nilai

Posting tinyint 1 Flag invoice di-posting

AccFlag tinyint 1 Flag invoice telah diberi nomor account

ARJFlag tinyint 1 Flag pencatatan pada AR Journal

ORJFlag tinyint 1 Flag pencatatan pada OR Journal

IdInvoiceDetail int 4 Primary Key TAR_InvoiceDetail

IdInvoice smallint 2 Foreign Key mengacu ke TAR_Invoice

Description varchar 200 Deskripsi detail invoice

Volume smallint 2 Jumlah detail invoice

IdUnit smallint 2 Foreign Key mengacu ke MUnit

UnitPrice money 8 Harga per unit


IdAccount smallint 2 Primary Key TGL_Account

AccCode varchar 11 Kode account

Description varchar 100 Deskripsi account

AccLevel tinyint 1 Level account

HeaderStatus tinyint 1 Status account

NormalPos tinyint 1 Posisi normal account


IdAccount int 4 Foreign Key mengacu ke TGL_Account

BegBalance01 money 8 Beginning balance bulan 1

Debit01 money 8 Saldo transaksi debit bulan 1

Credit01 money 8 Saldo transaksi kredit bulan 1























82















IdJournal smallint 2 Primary Key TGL_Journal

JCode varchar 15 Kode jurnal

JDate datetime 8 Tanggal jurnal

Description varchar 200 Deskripsi transaksi jurnal

TransValue money 8 Nilai jurnal

JType tinyint 1 Tipe jurnal

IdDoc smallint 2 Mengacu tabel pada dokumen asal

GLStatus tinyint 1 Status posting ke GL

IdJournalDetail int 4 Primary Key TGL_JournalDetail

IdJournal smallint 2 Foreign Key mengacu ke TGL_Journal


Debit money 8 Nilai transaksi debit

Credit money 8 Nilai transaksi kredit

SpcFlag tinyint 1 Flag jenis detail jurnal

DlvID smallint 2 Primary Key TrDlv

ThnDlv tinyint 1 ID tahun pada tabel TrDlv

SRID smallint 2 Foreign Key mengacu ke TrSR

ThnSR tinyint 1 ID tahun pada tabel TrSR

KodeDlv varchar 20 Foreign Key mengacu ke TrDlv

UserID smallint 2 Foreign Key mengacu ke MUser

Keterangan varchar 70 Keterangan SR

TglDlv smalldatetime 4 Tanggal Delivery

TglUpdate smalldatetime 4 Tanggal update terakhir

TglPosting smalldatetime 4 Tanggal posting


Posting bit 1 Flag yang menandakan data posting

JStatus tinyint 1 Flag status penjurnalan

OpnameID smallint 2 Primary Key TrOpname

ThnOpname tinyint 1 ID tahun pada tabel TrOpname

KodeOpname varchar 20 Kode opname

TglOpname smalldatetime 4 Tanggal opname


83


Keterangan varchar 70 Keterangan opname




RcvID smallint 2 Primary Key TrRcv

ThnRcv tinyint 1 ID tahun pada tabel TrRcv


SupplierID smallint 2 Foreign Key mengacu ke MSupplier

POID smallint 2 Foreign Key mengacu ke TrPO

ThnPO tinyint 1 ID tahun pada tabel TrPO

KodeRcv varchar 20 Kode transaksi receiving

TglRcv smalldatetime 4 Tanggal transaksi receiving

TermBayar tinyint 1 Lama pembayaran kredit

Biaya money 8 Biaya pengangkutan

DP money 8 Down Payment

Keterangan varchar 70 Keterangan receiving

NoDO varchar 20 No DO acuan





InvNo varchar 15 No invoice untuk RR

InvDate datetime 8 Tanggal invoice untuk RR

DueDate datetime 8 Tanggal jatuh tempo

InvPosting tinyint 1 Flag yang menandakan data posting invoice

APJFlag tinyint 1 Flag penjurnalan pada AP Journal

PRFFlag tinyint 1 Flag pembuatan PRF

SupplierID smallint 2 Foreign Key mengacu ke MSupplier

ReturID smallint 2 Primary Key TrRetur

ThnRetur tinyint 1 ID tahun pada tabel TrRetur

KodeRetur varchar 20 Kode Retur


TglRetur smalldatetime 4 Tanggal Retur


Keterangan varchar 70 Keterangan retur




RtpID smallint 2 Primary Key TrRtp

ThnRtp tinyint 1 ID tahun pada tabel TrRtp

DepartemenID tinyint 1 Foreign Key mengacu ke MDepartemen

KodeRtp varchar 20 Kode Rtp

TglRtp smalldatetime 4 Tanggal Rtp



84

Keterangan varchar 70 Keterangan Rtp




SpoilID smallint 2 Primary Key TrSpoil

ThnSpoil tinyint 1 ID tahun pada tabel TrSpoil

KodeSpoil varchar 20 Kode Spoil


TglSpoil smalldatetime 4 Tanggal Spoil




Keterangan varchar 70 Keterangan Spoil


3.5.8 Relationship

Relationship adalah hubungan antar dua entitas. Dari entitas diatas,

relationship-nya sebagai berikut :

1. User dengan User Log

Antara User dengan UserLog merupakan suatu relasi karena setiap User yang

mengakses sistem pasti memiliki sesi yang dicatat dalam User Log.

2. User Log dengan Detail of User Log

Antara User dengan Detail of User Log merupakan suatu relasi sebab setiap

sesi user akan memiliki detail aktivitas yang akan dicatat pada Detail of User

Log.

85

3. User dengan Group

Antara User dengan Group merupakan suatu relasi sebab setiap User

dikategorikan menurut hak akses yang dimilikinya yang disebut Group.

4. Group dengan Group Privileges

Antara Group dengan Group Privileges merupakan suatu relasi sebab setiap

group pasti memiliki suatu kewenangan.

5. Bank dengan Bank Branc – (Optional)

Antara Bank dengan Bank Branch merupakan suatu relasi apabila sebuah

bank memiliki cabang (branch) dan bukan merupakan suatu relasi bila bank

tidak memiliki cabang.

6. Bank dengan Bank Account

Antara Bank dengan Bank Account merupakan suatu relasi karena setiap

perusahaan pasti memiliki nomor rekening.(account) agar dapat melakukan

transaksi.

7. Currency dengan History of Currency Rate

Antara Currency dengan History of Currency Rate merupakan suatu relasi

sebab setiap mata uang (currency) memiliki suatu nilai yang berubah-ubah

(History of Currency Rate)

8. Customer dengan Contact Person – (Optional)

Antara Customer dengan Contact Person merupakan suatu relasi jika pada

pihak customer terdapat seseorang yang menjadi penghubung dengan

perusahaan dan bukan merupakan suatu relasi jika pada pihak customer tidak

terdapat seseorang yang menjadi penghubung dengan perusahaan.

9. PRF dengan Bank – (Optional)

Antara PRF (Payment Requisition Form) dengan Bank merupakan suatu relasi

jika pada PRF jenis pembayara yang dilakukan bukan cash dan bukan suatu

relasi jika jenis pembayaran yang dilakukan adalah cash.

10. PRF dengan Supplier

Antara PRF dengan Supplier merupakan suatu relasi sebab dalam PRF pasti

mencantumkan satu Supplier yang hutangnya akan dibayar.

86

11. PRF dengan Form of Payment

Antara PRF dengan Form of Payment merupakan suatu relasi sebab pada PRF

pasti dicantumkan jenis pembayaran yang akan dipakai.

12. PRF dengan History of Currency Rate

Antara PRF dengan History of Currency Rate merupakan suatu relasi sebab

setiap PRF pasti menggunakan nilai tukar mata uang tertentu saat PRF dibuat.

13. PRF dengan PRF Detail

Antara PRF dengan PRF Detail merupakan suatu relasi sebab setiap PRF pasti

memiliki PRF Detail.

14. PRF Detail dengan Receiving

Antara PRF Detail dengan Receiving merupakan suatu relasi sebab setiap PRF

Detail pasti mencantumkan transaksi receiving yang akan dibayar.

15. Invoice dengan Customer

Antara Invoice dengan Customer merupakan suatu relasi sebab pada sebuah

invoice pasti mencantumkan sebuah customer

16. Invoice dengan History of Currency Rate

Antara Invoice dengan History of Currency Rate merupakan sebuah relasi

sebab sebab setiap invoice pasti menggunakan nilai tukar mata uang tertentu

saat invoice dibuat.

17. Invoice dengan Invoice Detail

Antara Invoice dengan Invoice Detail merupakan relasi sebab setiap invoice

pasti memiliki item-item sebagai invoice detail.

18. Journal dengan Receiving

Antara Journal dengan Receiving merupakan relasi sebab setiap transaksi

receiving akan dicatat ke Account Payable Journal.

19. Journal dengan PRF

Antara Journal dengan PRF merupakan relasi sebab setiap transaksi PRF akan

dicatat ke Payment Journal.

87

20. Journal dengan Invoice

Antara Journal dengan Invoice merupakan relasi sebab setiap transaksi

invoice akan dicatat ke Account Receivable Journal dan Official Receipt

Journal.

21. Journal dengan Opname

Antara Journal dengan Opname merupakan relasi sebab setiap transaksi

opname akan dicatat ke Adjustment Entries Journal.

22. Journal dengan Retur

Antara Journal dengan Retur merupakan relasi sebab setiap transaksi retur

akan dicatat ke Adjustment Entries Journal.

23. Journal dengan Rtp

Antara Journal dengan Rtp merupakan relasi sebab setiap transaksi Rtp akan

dicatat ke Adjustment Entries Journal.

24. Journal dengan Spoil

Antara Journal dengan Spoil merupakan relasi sebab setiap transaksi spoil

akan dicatat ke Adjustment Entries Journal.

25. Journal dengan Journal Detail

Antara Journal dengan Journal Detail merupakan sebuah relasi sebab setiap

journal pasti memiliki item-item transaksi journal.

26. Journal Detail dengan Account

Antara Journal Detail dengan Account merupakan sebuah relasi sebab setiap

item-item journal pasti memiliki account yang digunakan untuk mencatat

nilai transaksi.

27. Account dengan Account Summary

Antara Account dengan Account Summary merupakan suatu relasi sebab

setiap account pasti memiliki data rekapitulasi nilai account.

3.5.9 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram dari Sistem Informasi Akuntansi PT Jasapura

Angkasa Boga ditunjukkan seperti Gambar 3.18.

88

Gambar 3.19 Entity Relationship Diagram (ERD)

89

3.5.10 Mapping Constrain

Mapping constrain merupakan pemetaan antara dua atau lebih entitas.

Dalam sistem ini terdapat beberapa mapping yaitu :

1. Bank dengan Bank Branch – (Optional)

Mapping yang terjadi antara Bank dengan Bank Branch termasuk kategori 1 :

M (one to many). Hal ini terjadi karena satu Bank dapat memiliki beberapa

cabang (Bank Branch).

Contoh : Bank BNI memiliki cabang Renon dan Cabang Jl. Gajah Mada.

2. Bank dengan Bank Account

Mapping yang terjadi antara Bank dengan Bank Account termasuk kategori 1 :

M (one to many). Hal ini terjadi karena dalam satu Bank, PT. Jasapura Angkasa

Boga dapat memiliki beberapa nomor rekening (Bank Account).

Contoh : Di Bank BNI PT. Jasapura dapat memiliki nomor rekening untuk

mata uang Rupiah dan US Dolar.

3. Currency dengan History of Currency Rate

Mapping yang terjadi antara Currency dengan History of Currency Rate

termasuk kategori 1 : M (one to many). Hal ini terjadi karena dalam satu mata

uang bisa memiliki banyak nilai mata tukar untuk waktu yang berbeda (History

of Currency Rate).

Contoh : Mata uang US Dolar dapat memiliki nilai tukar yang berbeda terhadap

mata uang rupiah pada nulan Januari, Februari, serta pada bulan-bulan lainnya.

4. Customer dengan Contact Person – (Optional)

Mapping yang terjadi antara Customer dengan Contact Person termasuk

kategori 1 : M (one to many). Hal ini terjadi untuk satu customer bisa memiliki

beberapa Contact Person.

Contoh : Pada PT. Lion Air, PT. Jasapura Angkasa Boga dapat memiliki

beberapa Contact Person.

90

5. PRF dengan Bank – (Optional)

Mapping yang terjadi antara Bank dengan PRF (Payment Requisition Form)

termasuk kategori 1 : M (one to many). Hal ini terjadi untuk satu bank

digunakan banyak untuk rencana pembayaran (PRF).

Contoh : Bank BNI dapat digunakan untuk banyak PRF.

6. PRF dengan Supplier

Mapping yang terjadi antara Supplier dengan PRF (Payment Requisition Form)

termasuk kategori 1 : M (one to many). Hal ini terjadi untuk satu Supplier


Contoh : Supplier PT Mertajaya dapat digunakan untuk banyak PRF.

7. PRF dengan Form of Payment

Mapping yang terjadi antara Form of Payment dengan PRF (Payment

Requisition Form) termasuk kategori 1 : M (one to many). Hal ini terjadi untuk

satu jenis pembayaran (Form of Payment) digunakan banyak untuk rencana

pembayaran (PRF).

Contoh : Bentuk pembayaran cash dapat digunakan untuk banyak PRF.

8. PRF dengan History of Currency Rate

Mapping yang terjadi antara History of Currency Rate dengan PRF (Payment

Requisition Form) termasuk kategori 1 : M (one to many). Hal ini terjadi untuk

satu jenis pembayaran nilai tukar mata uang tertentu pada suatu saat tertentu


Contoh : Nilai tukar mata uang US Dolar pada bulan Januari dapat digunakan

untuk banyak PRF yang dibuat pada bulan Januari yang menggunakan mata

uang US Dolar.

9. PRF dengan PRF Detail

Mapping yang terjadi antara PRF dengan PRF Detail (Payment Requisition

Form) termasuk kategori 1 : M (one to many). Hal ini terjadi untuk satu PRF

dapat memiliki banyak item detail PRF.

91

10. PRF Detail dengan Receiving

Mapping yang terjadi antara PRF Detail dengan Receiving termasuk kategori 1

: 1 (one to one). Hal ini terjadi untuk satu PRF Detail hanya dapat satu

transaksi receiving.

Contoh : Transaksi receiving no RCV/2006/000001 hanya bisa digunakan

dalam satu detail PRF.

11. Invoice dengan Customer

Mapping yang terjadi antara Customer dengan Invoice termasuk kategori 1 : M

(one to many). Hal ini terjadi untuk satu Customer digunakan banyak untuk

Invoice.

Contoh : Customer PT Lion Air dapat digunakan untuk banyak invoice.

12. Invoice dengan History of Currency Rate

Mapping yang terjadi antara History of Currency Rate dengan Invoice termasuk

kategori 1 : M (one to many). Hal ini terjadi untuk satu jenis pembayaran nilai

tukar mata uang tertentu pada suatu saat tertentu digunakan untuk banyak

Invoice.

Contoh : Nilai tukar mata uang US Dolar pada bulan Januari dapat digunakan

untuk banyak Invoice yang dibuat pada bulan Januari yang menggunakan mata

uang US Dolar.

13. Invoice dengan Invoice Account – (Optional)

Mapping yang terjadi antara Invoice dengan Invoice Account termasuk kategori

1 : M (one to many). Hal ini terjadi untuk satu invoice dapat memiliki beberapa

item yang harus dijurnalkan sehingga harus ditentukan account-nya

Contoh : Pada suatu invoice dapat memiliki nilai PPH 23 dan PPN yang harus

ditentukan no account-nya sehingga dapat dijurnalkan.

14. Invoice dengan Invoice Detail

Mapping yang terjadi antara Invoice dengan Invoice Detail termasuk kategori

1 : M (one to many). Hal ini terjadi untuk satu Invoice dapat memiliki banyak

Invoice Detail.

92

15. Journal dengan Receiving

Mapping yang terjadi antara Journal dengan Receiving termasuk kategori 1 : 1

(one to one). Hal ini terjadi karena untuk transaksi receiving hanya dapat

dijurnalkan sekali saja pada Jurna Hutang Dagang (Account Payable Journal)

Contoh : Transaksi receiving RCV/2006/000001 hanya dijurnalkan sekali saja.

16. Journal dengan PRF

Mapping yang terjadi antara Journal dengan PRF termasuk kategori 1 : 1 (one

to one). Hal ini terjadi karena untuk transaksi PRF hanya dapat dijurnalkan

sekali saja pada Jurna Pembayaran Dagang (Payment Journal)

Contoh : Transaksi PRF no 00001/PRF/12/2006 hanya dijurnalkan sekali saja

pada Jurnal Pembayaran (Payment Journal).

17. Journal dengan Invoice

Mapping yang terjadi antara Journal dengan Invoice termasuk kategori 1 : M

(one to many). Hal ini terjadi karena untuk transaksi Invoice akan dijurnalkan

sebanyak dua kali yaitu pada Jurnal Piutang Dagang (Account Receivable

Journal) ketika invoice dikirimkan kepada customer, dan pada Jurnal

Pendapatan Kas (Official Receipt Journal) ketika invoice dibayar oleh

customer.

Contoh : Transaksi invoice no INV-1206-00001 akan dijurnalkan sebanyak dua

kali yaitu pada Jurnal Piutang Dagang (Account Receivable Journal) dan Jurnal

Pendapatan Kas (Official Receipt Journal).

18. Journal dengan Opname

Mapping yang terjadi antara Journal dengan Opname termasuk kategori 1 : 1

(one to one). Hal ini terjadi karena untuk transaksi opname hanya dapat

dijurnalkan sekali saja pada Jurna Penyesuaian (Adjustment Entries Journal).

Contoh : Transaksi opname OPN/12/2006/000001 hanya dijurnalkan sekali saja

pada Jurna Penyesuaian (Adjustment Entries Journal).

93

19. Journal dengan Retur

Mapping yang terjadi antara Journal dengan Retur termasuk kategori 1 : 1 (one

to one). Hal ini terjadi karena untuk transaksi Retur hanya dapat dijurnalkan

sekali saja pada Jurna Penyesuaian (Adjustment Entries Journal).

Contoh : Transaksi Retur RETUR/2006/000001 hanya dijurnalkan sekali saja

pada Jurna Penyesuaian (Adjustment Entries Journal).

20. Journal dengan Rtp

Mapping yang terjadi antara Journal dengan Rtp termasuk kategori 1 : 1 (one

to one). Hal ini terjadi karena untuk transaksi Retur Passive hanya dapat

dijurnalkan sekali saja pada Jurna Penyesuaian (Adjustment Entries Journal).

Contoh : Transaksi Retur Passive RTP/GA/2006/000001 hanya dijurnalkan


21. Journal dengan Spoil

Mapping yang terjadi antara Journal dengan Spoil termasuk kategori 1 : 1 (one

to one). Hal ini terjadi karena untuk transaksi Spoil hanya dapat dijurnalkan


Contoh : Transaksi Spoil SPOIL/GA/2006/000001 hanya dijurnalkan sekali

saja pada Jurnal Penyesuaian (Adjustment Entries Journal).

22. Journal dengan Journal Detail

Mapping yang terjadi antara Journal dengan Journal Detail termasuk kategori

1 : M (one to many). Hal ini terjadi untuk satu Journal dapat memiliki banyak

item detail Journal.

23. Journal Detail dengan Account

Mapping yang terjadi antara Account dengan Journal Detail termasuk

kategori 1 : 1 (one to one). Hal ini terjadi karena pada satu Journal Detail

hanya terdapat satu account.

24. Account dengan Account Summary

Mapping yang terjadi antara Account dengan Account Summary termasuk

kategori 1 : 1 (one to one). Hal ini terjadi karena satu account hanya terdapat

satu account summary.

94

3.5.11 Normalisasi

Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi

tabel-tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya. Untuk menunjukkan normalisasi

yang dilakukan berikut ini dicontohkan dengan menggunakan entitas invoice.

3.5.11.1 Normalisasi Tahap Pertama

Normalisasi tahap pertama dari tabel invoice seperti diperlihatkan pada

Gambar 3.19.

Gambar 3.20 Normalisasi Tahap Pertama Invoice

Pada kondisi normalisasi pertama (Gambar 3.19) terlihat bahwa tabel

Invoice merupakan sebuah tabel dengan key IdInvoice. Tabel di atas masih

mengandung field-field yang dapat mengakibatkan terjadinya redundansi data

sehingga penyimpanan data menjadi tidak efisien.

95

3.5.11.2 Normalisasi Tahap Kedua

Normalisasi tahap kedua dari tabel invoice diperlihatkan pada Gambar 3.20.

TMR_Invoice

PK IdInvoice

FK1 IdCustomer

FK3 IdCP

InvNo

InvDate

OurRef

FK2 IdHistCurRate

AmountDue

DueDate

PPH23

VAT

Posting

AccFlag

ARJFlag

ORJFlag

TMR_InvoiceDetail

PK IdInvoiceDetail

FK1 IdInvoice

Description

Volume

UnitPrice

AccCode

FK2 IdUnit

TMR_HistCurRate

PK IdHistCurRate

FK1 IdCurRate

StartDate

EndDate

RateValue

UsedFlag

TMR_Customer

PK IdCustomer

CustomerCode

CustomerName

Alias

Address

PostCode

FK1 IdCountry

FK2 IdProvince

FK3 IdRegency

Phone1

Phone2

Phone3

Fax1

Fax2

Email1

Email2

WebAddress

IdCurrency

PaymentTerm

VAT

Active

TMR_CP

PK IdCP

FK1 IdCustomer

Name

Address

CPPos

Phone

HP1

HP2

Email

Active

MNegara

PK NegaraID

KodeNegara

NamaNegara

Aktive

MPropinsi

PK PropinsiID

FK1 NegaraID

KodePropinsi

NamaPropinsi

Aktive

MKabupaten

PK KabupatenID

FK1 PropinsiID

KodeKabupaten

NamaKabupaten

Aktive

TMR_CurRate

PK IdCurRate

CurCode

CurName

ShortName

NegaraID

MUnit

PK UnitID

KodeUnit

NamaUnit

Satuan

Aktive

Gambar 3.21 Normalisasi Tahap Kedua Invoice

96

Dari Gambar 3.21 dapat dijelaskan tahapan kedua normalisasi yang dilakukan

sebagai berikut :

• Field Description, Volume, NamaUnit, UnitPrice, dan AccCode dipecah

menjadi TAR_InvoiceDetail dengan key IdInvoiceDetail

• Field CustomerCode dan CustomerName dipecah menjadi

TAR_InvoiceDetail dengan key IdInvoiceDetail

• Field CPName dipecah menjadi TMR_CP dengan key IdCP

• Field CurrencyCode dipecah menjadi TMR_HistCurRate dengan key

IdHistCurRate

Untuk menghubungkan kembali antara tabel TMR_Invoice dengan tabel yang

baru terbentuk maka diletakkan key-key penghubung pada masing-masing tabel.

Terdapat beberapa hubungan baru yang menghubungkan antara tabel yang satu

dengan yang lain sebagai berikut :

• TAR_Invoice dihubungkan dengan TAR_InvoiceDetail dengan key

IdInvoice

• TAR_Invoice dihubungkan dengan TMR_HistCurRate dengan key

IdHistCurRate

• TAR _Invoice dihubungkan dengan TMR_Customer dengan key IdCustomer

• TAR _Invoice dihubungkan dengan TMR_CP dengan key IdCP

• TMR_CP dan TMR_Customer juga memiliki suatu hubungan (relationship) yang

dihubungkan key IdCustomer. Hal ini disebabkan karena setiap Contact

Person sangat tergantung pada entitas Customer yaitu sebagai tempat di mana

Contact Person tersebut bekerja. Namun hubungan antara TMR_Incoice

dengan TMR_CP tetap dipertahankan sebab Contact Person dalam pembuatan

invoice bisa bernilai null.

3.5.11.3 Normalisasi Tahap Ketiga

Normalisasi tahap ketiga dari tabel invoice diperlihatkan pada Gambar 3.22.

97

TMR_Invoice

PK IdInvoice

FK1 IdCustomer

FK3 IdCP

InvNo

InvDate

OurRef

FK2 IdHistCurRate

AmountDue

DueDate

PPH23

VAT

Posting

AccFlag

ARJFlag

ORJFlag

TMR_InvoiceDetail

PK IdInvoiceDetail

FK1 IdInvoice

Description

Volume

UnitPrice

AccCode

FK2 IdUnit

TMR_HistCurRate

PK IdHistCurRate

FK1 IdCurRate

StartDate

EndDate

RateValue

UsedFlag

TMR_Customer

PK IdCustomer

CustomerCode

CustomerName

Alias

Address

PostCode

FK1 IdCountry

FK2 IdProvince

FK3 IdRegency

Phone1

Phone2

Phone3

Fax1

Fax2

Email1

Email2

WebAddress

IdCurrency

PaymentTerm

VAT

Active

TMR_CP

PK IdCP

FK1 IdCustomer

Name

Address

CPPos

Phone

HP1

HP2

Email

Active

MNegara

PK NegaraID

KodeNegara

NamaNegara

Aktive

MPropinsi

PK PropinsiID

FK1 NegaraID

KodePropinsi

NamaPropinsi

Aktive

MKabupaten

PK KabupatenID

FK1 PropinsiID

KodeKabupaten

NamaKabupaten

Aktive

TMR_CurRate

PK IdCurRate

CurCode

CurName

ShortName

NegaraID

MUnit

PK UnitID

KodeUnit

NamaUnit

Satuan

Aktive

Gambar 3.22 Normalisasi Tahap Ketiga Invoice

98

Dari bentuk normalisasi tahap kedua (Gambar 3.16) terlihat bahwa masih

terdapat beberapa tabel lagi yang dapat dipecah menjadi tabel lain agar lebih efisien

dan mengurangi adanya kerangkapan data. Tabel yang dapat dipecah lagi diantaranya

adalah :

• Field NamaNegara pada TMR_Customer dapat dipecah menjadi tabel MNegara

dengan key NegaraID

• Field NamaPropinsi pada TMR_Customer dapat dipecah menjadi tabel

MPropinsi dengan key PropinsiID

• Field NamaKabupaten pada TMR_Customer dapat dipecah menjadi tabel

MKabupaten dengan key KabupatenID

• Field CurCode pada TMR_HistCurRate dapat dipecah menjadi tabel

TMR_CurRate dengan key IdCurRate

• Field NamaUnit pada TAR_InvoiceDetail dapat dipecah menjadi tabel MUnit

dengan key IdUnit

Dari tabel-tabel yang baru terbentuk, terdapat beberapa hubungan baru yang

menghubungkan antara tabel yang satu dengan yang lain sebagai berikut :

• TMR_Customer dihubungkan dengan MNegara dengan key IdCountry

• TMR_Customer dihubungkan dengan MPropinsi dengan key IdProvince

• TMR_Customer dihubungkan dengan MKabupaten dengan key IdRegency

• MPropinsi dihubungkan dengan MNegara dengan key NegaraID

• MKabupaten dihubungkan dengan MPropinsi dengan key PropinsiID

• TMR_HistCurRate dihubungkan dengan TMR_CurRate dengan key IdCurRate

• TAR_InvoiceDetail dihubungkan dengan MUnit dengan key IdUnit

• Pada TMR_Customer field IdRegency, IdProvince, dan IdCountry tetap

dibiarkan sebab dalam pengisian data customer sistem memungkinkan

pengisian nilai null.

3.6 Metode Penyelesaian Masalah

Pembahasan dalam perancangan dan pembangunan Sistem Informasi

99

Akuntansi ini dilakukan dengan alur sebagai berikut :

1. Analisa Sistem, yaitu dengan melakukan pengamatan pada sistem informasi

yang telah ada di PT. Jasapura Angkasa Boga. Hasil pengamatan kemudian

dibandingkan dengan teori akuntansi dengan pendekatan teori disain sistem

informasi secara umum sehingga dapat ditemukan kelemahan dari sistem yang

telah ada. Dari kelemahan-kelemahan yang didapat maka disusun sejumlah

alternatif-alternatif sistem sebagai solusi dari kelemahan-kelemahan yang

didapatkan.

2. Pemodelan Data, yaitu melakukan pemodelan data dengan menggunakan

metode perangkat pemodelan sistem untuk menggambarkan sistem baik umum

maupun terinci, daftar kejadian, aliran data (Data Flow Diagram),

keterhubungan antar entitas (Relationship), struktur database dan batasan data.

3. Desain Database, yaitu mendesain model sistem informasi Inventory yang

diinginkan dengan mempresentasikan hasil desain tersebut kedalam

pemrograman DBMS dan aplikasi DBMS, dalam hal ini database SQL Server.

4. Programming, yaitu mengaplikasikan sistem informasi akuntansi tersebut

kedalam bahasa pemrograman visual dengan menggunakan bahasa

pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0. dan Report Data dipergunakan

Software Crystal Report.

5. Pengujian dan analisis hasil, yaitu tahapan dimana dilakukan pengujian

terhadap sistem ini secara keseluruhan dengan melakukan pengamatan terhadap

proses running dari sistem. Pengujian terhadap sistem ini pada akhirnya

bertujuan untuk mengetahui seberapa jauh tingkat keberhasilan yang dicapai

sesuai dengan tujuan yang telah dibuat.

3.7 Desain User Interface

Desain user interface sistem merupakan rancangan tampilan dari sistem

kepada pengguna. Berikut ini adalah rancangan user interface sistem.

100

Gambar 3.23 Desain User Interface dari Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga

101

3.7.1 Rancangan Form Chart of Account

Gambar 3.24 Gambar Rancangan Form Chart of Account

102

3.7.2 Rancangan Form Journal Configuration

Gambar 3.25 Gambar Rancangan Form Journal Configuration

103

3.7.3 Rancangan Form Invoice Configuration

Data Invoice

Detail Invoice

Tombol untuk

membuat detail

baru

Tombol untuk

menyimpan

invoice

Tombol untuk

menghapus

invoice

Tombol untuk

mem-posting

invoice

Tombol untuk

menampilkan

report invoice ke

layar

Tombol untuk

mencetak report

Tombol untuk

menutup form

Tombol untuk

menampilkan list

currency

Sub total, PPh23,

VAT, Grand Total

Tombol untuk

menampilkan list

customer

Tombol untuk

menampilkan list

contact person

Gambar 3.26 Gambar Rancangan Form Invoice Configuration

104

3.7.4 Rancangan Form Invoice Account Setup

Data Invoice

Daftar accountTombol untuk

menyimpan data

Tombol untuk

mem-posting

Tombol untuk

menutup form

Tombol untuk

menampilkan

daftar account

Data detail

invoice beserta

account

Gambar 3.27 Gambar Rancangan Form Invoice Account Setup

105

3.7.5 Rancangan Form PRF Configuration

Data PRF

Data Detail PRF

Tombol untuk

menyimpan PRF

Tombol untuk

menghapus data

PRF

Tombol untuk

mem-posting

PRF

Tombol untuk

menampilkan

report PRF ke

layar

Tombol untuk

mencetak report

PRF

Tombol untuk

menutup form

Tombol untuk

menampilkan

data supplier

Gambar 3.28 Rancangan Form PRF Configuration

106

3.7.6 Rancangan Form Aging

Data Aging

Tombol untuk

menampilkan

report aging ke

layar

Tombol untuk

mencetak report

aging

Tombol untuk

menutup form

Gambar 3.29 Rancangan Form PRF Configuration

107

3.7.7 Rancangan Form General Ledger

Pencarian data

berdasarkan

tanggal

Pencarian data

berdasarkan

account

Data transaksi

General Legder

Tombol untuk

menampilkan

report general

ledger ke layar

Tombol untuk

mencetak report

general ledger

Tombol untuk

menutup form

Tombol untuk

memperbaharui

data

Gambar 3.30 Rancangan Form General Ledger

108

3.7.8 Rancangan Form Trial Balance

Pencarian data

berdasarkan

tanggal

Pencarian data

berdasarkan

account

Data transaksi

Trial Balance

Tombol untuk

menampilkan

report Trial

Balance ke layar

Tombol untuk

mencetak report

trial balance

Tombol untuk

menutup form

Tombol untuk

memperbaharui

data

Gambar 3.31 Rancangan Form Trial Balance

109

3.7.9 Rancangan Form Income Statement

Pencarian data

berdasarkan

tanggal

Pencarian data

berdasarkan

account

Data transaksi

Income

Statement

Tombol untuk

menampilkan report

income statement ke

layar

Tombol untuk

mencetak report

income statement

Tombol untuk

menutup form

Tombol untuk

memperbaharui

data

Gambar 3.32 Rancangan Form Income Statement

110

3.7.10 Rancangan Form Balance Sheet

Pencarian data

berdasarkan

tanggal

Pencarian data

berdasarkan

account

Data transaksi

Income

Statement

Tombol untuk

menampilkan report

income statement ke

layar

Tombol untuk

mencetak report

income statement

Tombol untuk

menutup form

Tombol untuk

memperbaharui

data

Gambar 3.33 Rancangan Form Balance Sheet

111

3.8 Alur Analisa

Adapun alur analisis pembahasan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:

1. Pendefinisian masalah Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga.

2. Pengumpulan literatur yang berhubungan dengan perancangan dan pembuatan

perangkat lunak Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga.

3. Mempelajari dan memahami proses yang terjadi dalam perancangan dan

pembuatan perangkat lunak Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa

Boga.

4. Pembuatan basisdata (database) sebagai tempat penampungan data-data yang

telah dikumpulkan ke suatu DBMS.

5. Penyusunan perangkat lunak (software).

6. Transfer data

7. Pengujian perangkat lunak (software).

8. Pengambilan kesimpulan.

112

Berikut adalah diagram alur analisis perancangan Sistem Informasi Akuntansi

PT. Jasapura Angkasa Boga :

Gambar 3.34 Gambar Alur Analisa Pembahasan

113

3.9 Jadwal Kegiatan

Pelaksanaan kegiatan perancangan dan penyusunan program dan laporan

dimulai dari bulan Juli 2006 sampai bulan Desember Oktober 2006 atau selama enam

bulan. Sedangkan penelitian dilakukan dari April sampai dengan Juni dan

sebelumnya telah melaksanakan Kerja Praktek selama dua bulan. Berikut ini adalah

perinciannya :

Tabel 3.2 Jadwal Kegiatan

Bulan ke- No. Kegiatan

1 2 3 4 5 6

1. Studi Literatur

2. Analisis Permasalahan

3. Pembuatan Program

4. Pengujian dan Analisis Hasil

5. Penyusunan Laporan TA

114

BAB IV

PENGUJIAN DAN ANALISIS HASIL

Pada Bab Pengujian dan Analisis Hasil ini pembahasan yang disajikan

adalah mengenai pengujian sistem dan analisis dari hasil pengujian tersebut.

Sebelumnya dijelaskan tahapan-tahapan dari proses pengujian tersebut dan

kemudian dibahas mengenai hasil pengujian beserta analisisnya.

4.1 Pengujian

Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga merupakan

sistem informasi yang mengelola data transaksi keuangan beserta pencatatannya

sehingga dihasilkan laporan keuangan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan

pihak-pihak lain yang memerlukan.

4.1.1 Tahap Pengujian

Tahap-tahap pengujian dilakukan sebagai berikut :

1. Pengumpulan data

Proses pengumpulan data dilakukan dengan melakukan observasi di

PT. Jasapura Angkasa Boga. Observasi dilakukan dengan melakukan

pengamatan terhadap dokumen-dokumen yang digunakan dalam transaksi-

transaksi keuangan yang digunakan oleh perusahaan. Selain itu juga dengan

melakukan pengamatan terhadap sistem informasi yang sudah ada

sebelumnya. Selain dengan melakukan observasi juga dilakukan wawancara

dengan bagian-bagian yang terkait seperti bagian Information and Technology

(IT) serta bagian Finance and Accounting (FA). Dari observasi yang

dilakukan, diketahui bahwa terdapat beberapa kelemahan dari sistem yang

sudah ada yang meliputi struktur basis data, kesalahan proses dalam pelaporan

keuangan, serta masih terdapat beberapa proses yang dilakukan secara manual

seperti proses pembuatan invoice. Pengumpulan data juga dilakukan dengan

mengumpulkan literatur yang terkait dengan sistem informasi akuntansi

sehingga didapatkan solusi dari permasalahan berdasarkan teori yang dapat

digunakan dalam pemodelan sistem.

115

2. Instalasi sistem.

Proses instalasi sistem dilakukan dengan menginstalkan Sistem Informasi

Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga ke dalam suatu komputer. Sebelumnya

perangkat lunak lain yang diperlukan harus juga diinstalkan agar sistem yang

dibuat dapat berjalan. Ujicoba proses instalasi ini bertujuan untuk mengetahui

apakah sistem yang telah dibuat dapat bekerja dengan hasil yang sama persis

seperti di komputer develover. Proses ujicoba dilakukan dengan didampingi

oleh seorang ahli akuntansi untuk mengetahui kebenaran laporan keuangan

yang dihasilkan berdasarkan teori akuntansi.

3. Migrasi data

Proses migrasi data adalah proses pemindahan data dari basis data sebelumnya

ke basis data Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga. Proses

transfer data dilakukan dengan program aplikasi yang telah dibuat untuk

menyesuaikan struktur basis data yang lama dengan struktur basis data yang

baru. Proses migrasi data ini dilakukan hanya sekali pada saat instalasi

dilakukan.

4. Ujicoba antarmuka sistem

Tahap pengujian berikutnya adalah ujicoba antarmuka sistem. Pengujian ini

bertujuan untuk menguji apakah semua form-form yang ada dalam sistem

sudah berfungsi dengan benar agar kesalahan yang terjadi dapat seminimal

mungkin. Ujicoba ini juga bertujuan untuk mengetahui efektifitas dari sistem

yang dibuat.

5. Input data master

Proses input data dilakukan dengan melakukan input data master terlebih

dahulu. Prose input data master ini dilakukan oleh user dengan otoritas root.

Setelah input data master dilakukan maka sistem siap untuk melakukan

transaksi.

6. Input data transaksi

Proses input data transaksi dilakukan dengan memasukkan data sample yang

telah disiapkan. Proses input data transaksi dapat dilakukan oleh user sesuai

dengan otoritas yang dimiliki.

116

7. Pengecekan informasi laporan keuangan.

Dari data transaksi yang dimasukkan kemudian dilakukan pengecekan

informasi laporan keuangan sebagai output utama dari Sistem Informasi

Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga. Laporan keuangan ini kemudian

diperiksa bersama dengan seorang ahli akuntansi untuk melihat kebenaran

informasi yang disampaikan agar sesuai dengan teori akuntansi.

4.1.2 Ujicoba Instalasi Sistem

Proses instalasi dari Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa

Boga hanya dapat dilakukan apabila kebutuhan perangkat lunak pendukung sistem

telah terpenuhi dan proses persiapan database sistem telah dilakukan dengan

benar.

4.1.2.1 Kebutuhan Perangkat Lunak

Adapun kebutuhan perangkat lunak dari Sistem Informasi Akuntansi

PT. Jasapura Angkasa Boga ini adalah sebagai berikut :

• Microsoft SQL Server 2000

Perangkat lunak ini diperlukan untuk menyimpan dan mengelola seluruh data

dari Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga. Untuk versi dari

perangkat lunak yang akan dipergunakan disarankan untuk menggunakan

Microsoft SQL Server 2000 Enterprise Edition. Hal ini mengingat besarnya

pertumbuhan data serta banyaknya jumlah pengguna.

• Crystal Report 8.5

Perangkat lunak ini diperlukan untuk menampilkan report-report yang

terdapat dalam sistem.

• VSFlexGrid 7.0

Perangkat lunak ini merupakan komponen third party untuk menampilkan

data dalam bentuk grid. Komponen ini diperlukan karena aplikasi yang dibuat

menggunakan komponen ini untuk menampilkan data dalam bentuk grid.

4.1.2.2 Persiapan Database Sistem

Persiapan database dilakukan dengan melakukan proses restore database

dari SQL Server Enterprise Manager. Terdapat tiga buah database yang harus

117

dipersiapkan agar Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga ini

bisa digunakan. Adapun ketiga buah database tersebut adalah sebagai berikut :

a. Database DB_GL_JAB

Database DB_GL_JAB merupakan database yang menyimpan data transaksi

pada sistem yang digunakan sebelumnya. Database ini diperlukan untuk

melakukan proses migrasi data ke database yang baru. Database

DB_GL_JAB hanya diperlukan sekali saja saat migrasi data dilakukan yaitu

pada saat proses instalasi sistem dilakukan.

b. Database DB_SIA_JAB_TA

Database DB_SIA_JAB_TA merupakan database aktif yang digunakan

untuk menyimpan data transaksi Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura

Angkasa Boga untuk periode transaksi satu tahun.

c. Database TMP_SIA

Database TMP_SIA merupakan database yang digunakan untuk

menyimpan data transaksi Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura

Angkasa Boga untuk transaksi-transaksi pada tahun-tahun sebelumnya.

Adapun penggunaan dua buah database dimaksudkan untuk mempercepat

pencarian data transaksi-transaksi pada database aktif mengingat transaksi-

transaksi tersebut akan lebih sering diakses oleh pengguna. Pada akhir tahun aktif,

akan dilakukan proses backup untuk memindahkan data pada database aktif ke

database TMP_SIA dan selanjutnya data pada DB_SIA_JAB_TA akan dikosongkan.

Proses ini akan menjaga pertumbuhan kuantitas pada database DB_SIA_JAB_TA

sebab pertumbuhan data yang bersifat kontinu hanya akan terjadi pada database

TMP_SIA.

Adapun proses restore database seperti tampak pada Gambar 4.1 yang

mana file backup yang di-restore adalah file DB_SIA_JAB_TA.

118

Gambar 4.1 Tampilan awal form Restore database pada Enterprise Manager

Gambar 4.2 Memilih file backup database DB_SIA_JAB_TA

Setelah seluruh proses restore database selesai maka langkah selanjutnya

adalah membuat user pada Microsoft SQL Server 2000 melalui Enterprise

Manager. Adapun pembuatan user ini dimaksudkan untuk menghindari

penggunaan user “sa” dalam mengakses database sehingga keamanan sistem

lebih terjamin. Adapun untuk Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa

119

Boga ini user yang diperlukan adalah user dengan nama “siajab” dengan

password “p455w0rd”. Proses pembuatan user ini dapat digambarkan sebagai

berikut.

Gambar 4.3 Membuat user baru pada SQL Server 2000

Gambar 4.4 Menentukan database yang dapat diakses.

120

Gambar 4.5 Tampilan pada Enterprise Manager setelah user selesai dibuat.

Setelah proses pembuatan user selesai maka proses selanjutnya adalah

pendaftaran database pada ODBC. Pendaftaran pada ODBC dilakukan dengan

username “siajab” yang telah dibuat sebelumnya. Proses pendaftaran pada ODBC

seperti diperlihatkan pada gambar berikut.

Gambar 4.6 Membuat DSN baru pada ODBC.

121

Gambar 4.7 Memasukkan data username dan password yang digunakan untuk login.

Gambar 4.8 Menentukan database yang akan diakses.

Sistem Informasi Akuntansi PT.Jasapura Angkasa Boga memerlukan tiga

buah DSN sesuai dengan jumlah database yang digunakan. Untuk data nama

DSN (Gambar 4.6) disesuaikan dengan nama database yaitu DB_SIA_JAB_TA,

DB_GL_JAB, dan TMP_SIA. Sedangkan data server digunakan “(local)” sebab pada

saat pengujian hanya digunakan satu buah komputer. Pada proses pemilihan

database (Gambar 4.8), database yang dipilih disesuaikan dengan nama DSN

yang digunakan. Setelah proses ini selesai dilakukan maka instalasi sistem siap

dilakukan.

4.1.2.3 Proses Instalasi Sistem

Proses instalasi Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga

dapat dilakukan setelah semua kebutuhan perangkat lunak sistem terpenuhi dan

122

setting terhadap database dilakukan. Proses instalasi sistem dilakukan dengan

menjalankan file instalasi JAB Smartcounting 1.0.msi. Adapun program

instalasi tersebut dibuat dengan menggunaan software IstallShield 10.5. Langkah-

langkah dalam proses instalasi dapat digambarkan sebagai berikut.

Gambar 4.9 Tampilan awal proses instalasi.

Gambar 4.10 Tampilan yang menginformasikan instalasi siap dilakukan.

123

Gambar 4.11 Tampilan saat proses instalasi selesai dilakukan.

Gambar 4.12 Tampilan saat proses instalasi telah selesai dilakukan.

Setelah proses instalasi berhasil dilakukan maka Sistem Informasi

Akuntansi PT Jasapura Angkasa Boga telah ter-install pada komputer, dapat

dilihat pada gambar berikut.

Gambar 4.13 Shortcut SIA PT. Jasapura Angkasa Boga pada desktop.

124

Gambar 4.14 Shortcut SIA PT. Jasapura Angkasa Boga pada start menu.

Gambar 4.15 Program SIA PT. Jasapura Angkasa Boga pada Add or Remove Programs

4.1.2.4 Proses Migrasi Data

Proses Migrasi Data merupakan proses pemindahan data dari database

sistem sebelumnya yaitu DB_GL_JAB ke database sistem yang baru yaitu

DB_SIA_JAB_TA dan TMP_SIA. Tampilan form untuk proses ini seperti pada

gambar berikut.

Gambar 4.16 Form proses migrasi data

Proses migrasi data hanya dilakukan sekali setelah instalasi sistem

dilakukan. Proses ini hanya dapat dilakukan oleh user dengan hak akses root.

Selain melakukan pemindahan data, proses ini juga sekaligus menyesuaikan data

125

pada database lama dengan struktur database baru. Secara detail terdapat

beberapa proses yang dilakukan yaitu :

1. Memindahkan data account

Data account pada sistem lama tersimpan dalam TBJ_TBAKUN. Proses

pemindahan data account ini sekaligus melakukan penyesuaian dengan

struktur data pada database baru yaitu DB_SIA_JAB_TA di mana tabel yang

digunakan untuk menyimpan data ini bernama TGL_Account.

2. Memindahkan data transaksi tahun 2004 ke TMP_SIA

Data transaksi pada database sebelumnya hanya menggunakan satu tabel

yaitu TBJ_TBTRANSAKSI. Karena data 2004 merupakan data lampau maka

data transaksi untuk tahun 2004 akan dipindahkan ke TMP_SIA. Pada

TMP_SIA data ini disimpan pada dua tabel yaitu TGL_Journal2004 dan

TGL_JournalDetail2004.

3. Menghitung nilai saldo masing-masing account untuk tahun 2004

Untuk menghasilkan data laporan keuangan pada sistem yang baru

digunakan tabel bantu dengan nama TGL_AccSummary. Tabel ini

menyimpan saldo-saldo tiap account setiap bulannya. Setelah data tahun

2004 dipindahkan sistem kemudian menghitung saldo account tahun 2004

dan disimpan pada TGL_AccSummary2004.

4. Menghitung earning untuk tahun 2004

Setelah seluruh saldo account diketahui sistem akan menghitung nilai

earning untuk tahun 2004 yang meliputi current earning dan

retained earning. Nilai-nilai ini kemudian disimpan pada

TGL_AccSummary2004 pada account yang digunakan khusus untuk

menampung nilai tersebut.

126

5. Memindahkan data transaksi tahun 2005 ke TMP_SIA

Proses ini sama dengan tahun 2004, hanya saja tabel yang dipergunakan

pada database yang baru adalah TGL_Journal2005 dan

TGL_JournalDetail2005



pada database yang baru adalah TGL_AccSummary2005.



pada database yang baru adalah TGL_AccSummary2005.

8. Memindahkan data transaksi tahun 2006 ke DB_SIA_JAB_TA

Data transaksi 2006 merupakan data transaksi untuk periode akuntansi saat

ini sehingga penyimpanan data dilakukan pada DB_SIA_JAB_TA. Tabel

yang digunakan untuk menyimpan adalah TGL_Journal dan

TGL_JournalDetail.


Proses ini sama dengan proses tahun lainnya, hanya saja database yang

digunakan adalah DB_SIA_JAB_TA.


Proses ini sama dengan proses tahun lainnya, hanya saja database yang

digunakan adalah DB_SIA_JAB_TA.

4.1.3 Ujicoba Antarmuka Sistem

Ujicoba Antarmuka Sistem akan dibagi menjadi 6 bagian yaitu bagian

Penampilan Umum, Master Data, General Ledger, Account Receivable, Account

Payable, dan Financial Statement.

4.1.3.1 Penampilan Umum

Penampilan umum sistem merupakan bagian-bagian sistem yang berfungsi

sebagai komponen pendukung sehingga aplikasi yang dibuat dapat digunakan

dengan baik. Secara garis besar penampilan umum dibagi menjadi 6 bagian yaitu

Splash Screen, Form Utama, Form Login, Form Perubahan Password

(Change Password), dan Form User Log.

127

a. Splash Screen

Splash screen merupakan tampilan yang akan terlihat pertama kali saat

sistem dijalankan. Pada saat splash screen ini ditampilkan sistem akan melakukan

beberapa proses awal untuk mempersiapkan sistem. Adapun beberapa proses yang

dilakukan yaitu :

• Pengecekan group “root”, di mana jika group “root“ tidak ada maka

sistem akan membuat group“root“. Group “root“ merupakan group

dengan hak akses ke seluruh bagian sistem sehingga group ini mutlak

harus ada.

• Pengecekan user “root”, di mana jika user dengan username “root” tidak

ada maka sistem akan membuat user “root” yang baru. User “root”

merupakan satu-satunya user dengan hak akses group “root” sehingga

user ini memiliki kewenangan untuk mengakses seluruh bagian sistem

sehingga user ini mutlak harus ada.

• Pembaharuan data history currency rate yang mana data tanggal terakhir

berlakunya currency aktif adalah pada saat sistem diaktifkan.

Gambar 4.17 Tampilan Splash Screen Sistem

128

b. Form Utama

Form Utama merupakan tampilan yang merupakan pusat untuk mengakses

bagian-bagian sistem. Secara umum terdapat dua macam tampilan form utama

yang dapat dijelaskan sebagai berikut :

• Bentuk tampilan pertama (Gambar 4.18), merupakan tampilan yang

akan tampak setelah splash screen tertutup. Pada tampilan ini hanya

terdapat dua menu pada bagian menu bar yaitu File dan About.

Sedangkan pada toolbar juga hanya terdapat dua buah button yaitu

tombol Exit dan Logoff. Ciri utama form utama dalam bentuk

pertama ini yaitu gambar background form yang berwarna hitam putih

yang menandakan bahwa sistem sedang dalam keadaan tidak aktif.

• Bentuk tampilan kedua (Gambar 4.19), merupakan tampilan yang akan

tampak setelah user melakukan proses login. Pada tampilan kedua

gambar backround form akan terlihat berwarna yang menunjukkan

bahwa sistem dalam keadaan aktif. Sedangkan untuk menu-menu pada

menu bar dan tombol-tombol pada toolbar akan terlihat sesuai dengan

hak akses yang dimiliki oleh user yang bersangkutan.

129

Gambar 4.18 Bentuk tampilan pertama dari Form Utama

Gambar 4.19 Bentuk tampilan kedua dari Form Utama

130

Dari bentuk kedua Form Utama terlihat bahwa form utama memiliki

beberapa komponen yaitu menu bar dan toolbar pada bagian atas form, serta

status bar pada bagian bawah form. Adapun menu yang ada pada form utama ini

dapat dijelaskan sebagai berikut :

• File, merupakan menu yang berkaitan dengan pengaktifan program

seperti Login, Logout, dan Exit.

• Master Setup, merupakan link menuju master data yang ada, seperti

Master Data Customer, Master Data Bank, dan lain-lain.

• Ledger, merupakan menu yang terkait dengan pengolahan data pada

modul General Ledger seperti General Journal, Adjusment Journal,

dan proses-proses lainnya.

• Receivable, merupakan menu yang terkait dengan pada modul

Account Receivable seperti Invoicing, Account Receivable Journal,

dan proses-proses lainnya.

• Payable, merupakan menu yang terkait dengan pengolahan data pada

modul Account Payable seperti PRF, Account Payable Journal, dan

proses-proses lainnya.

• Cost, menu ini hanya memiliki satu buah sub menu yaitu Cost Journal.

• Financial Statement, merupakan link ke bagian pelaporan keuangan

yaitu Trial Balance, Income Statement, dan Balance Sheet.

• Control Panel, merupakan menu yang berkaitan dengan sistem

pendukung aplikasi yaitu perubahan password, migrasi data, dan User

Log.

• About, merupakan menu untuk menampilkan informasi tentang program.

Pada statusbar terdapat panel-panel sebagai berikut :

• Login, yang menampilkan informasi user yang sedang aktif.

• Group, yang menampilkan informasi group dari user yang sedang aktif.

• Tanggal sekarang dan waktu sekarang.

• Informasi tentang program.

131

c. Form Login

Form login merupakan form yang digunakan untuk mengaktifkan sistem.

Pada form login pengguna akan diminta untuk memasukkan username dan

password yang sesuai dengan yang tersimpan pada database. Jika username dan

password yang dimasukkan sesuai, form utama menampilkan bentuk form utama

aktif dengan background form berwarna dan dengan tampilan menu sesuai dengan

otoritas masing-masing pengguna. Sedangkan jika tidak sesuai, muncul pesan

yang menyatakan bahwa username atau password salah. Tampilan dari form login

dapat dilihat pada Gambar 4.23.

Gambar 4.20 Tampilan Form Login

Alur proses yang terjadi pada proses login dapat dilihat pada flowchart berikut.

Mulai

Input username

dan password

Username dan

password cocok ?

Pesan

Kesalahan

Cari otoritas user berdasarkan IdUser

Set tampilan form utama sesuai

dengan otoritas

Selesai

Tidak

Ya

Gambar 4.21 Flowchart proses login user

132

d. Form Perubahan Password (Change Password)

Form Perubahan Password (Change Password), merupakan form yang

digunakan untuk mengubah password user login dan aktif pada suatu saat

tertentu. Pada proses ini hanya perubahan password yang diijinkan, sedangkan

untuk perubahan data-data lainnya dilakukan melalui Form Master User.

Gambar 4.22 Form Perubahan Password (Change Password)

Alur proses yang terjadi pada proses perubahan password dapat dilihat pada

flowchart berikut.

Mulai

Input

password

Ulangi input

password

(retype)

Kedua password sama ?

Simpan

password

baru

Selesai

Sampaikan

pesan

kesalahan

tidak

ya

Gambar 4.23 Flowchart perubahan password (change password)

133

e. Form User Log

Form User Log merupakan form pendukung sistem yang digunakan untuk

mengetahui aktivitas-aktivitas yang dilakukan user pada sistem. Proses perekaman

aktivitas ini dilakukan sistem secara otomatis ketika suatu aktivitas dilakukan.

Form ini hanya dapat diakses oleh user dengan otoritas root. Dari form ini root

dapat mencari user log berdasarkan user name serta berdasarkan tanggal.

Gambar 4.24 Form User Log

Jika diperlukan informasi user log dapat dicetak menjadi sebuah User Log

Report. Pencetakan laporan dapat dilakukan dengan dua cara yaitu dengan

mencetak laporan ke layar sehingga user dapat melihat bentuk laporan yang akan

dicetak, atau dengan langsung mencetak laporan menggunakan alat cetak

(printer). Isi laporan yang ditampilkan akan sesuai dengan isi grid pada Form

User Log.

134

Gambar 4.25 Laporan User Log

4.1.3.2 Master Data

Bagian Master Data merupakan bagian sistem untuk melakukan

konfigurasi data master. Data master ini harus disiapkan terlebih dahulu untuk

dapat digunakan pada saat transaksi. Adapun bagian-bagian dari master data yaitu

: Master Group, Master User, Master Customer, Master Bank, Master Currency

Rate, Master Form of Payment, dan Master Class Account.

135

a. Form Master Group

Group merupakan pengkategorian hak akses yang dapat digunakan oleh

user. Master Group hanya dapat diakses oleh user dengan otoritas root. Master

Group terdiri dari dua buah form yaitu Form List of Group dan Form Group

Configuration.

Gambar 4.26 Form List of Group

Pada form ini user dapat melihat group-group yang telah ada dalam sistem

beserta keterangannya. Untuk melakukan penambahan user baru maka user harus

menekan tombol New, sedangkan jika user ingin melakukan perubahan data user

dapat melakukannya dengan melakukan double click pada grid sesuai dengan

group yang ingin diubah. Proses penambahan, perubahan, dan penghapusan data

group dilakukan pada Form Group Configuration. Adapun group dengan nama

“ROOT” tidak dapat diubah.

136

Gambar 4.27 Form Group Configuration

Untuk melakukan penambahan atau pengeditan maka user harus

memasukkan data nama group. Nama group yang dimasukkan tidak boleh sama

dengan nama group-group yang sudah ada. Jika nama yang dimasukkan sama

dengan nama group yang sudah ada, maka sistem akan menampilkan pesan

kesalahan. Untuk data keterangan tidak mutlak harus diisi. Setelah itu user harus

menspesifikasikan hak akses yang dimiliki oleh group tersebut dengan menandai

pada checkbox yang tersedia pada Tab Strip. Terdapat enam bagian hak akses

yang bisa dimiliki oleh sebuah group sesuai dengan nama tab-tab pada tab strip.

Setelah seluruh data dimasukkan, user dapat menyimpan data tersebut dengan

menekan tombol Save. Data yang baru disimpan terlihat pada grid.

137

Alur proses yang terjadi pada penambahan master data group dapat dilihat

pada flowchart berikut.

Gambar 4.28 Flowchart penambahan data group.

b. Master User

Master User hanya dapat diakses oleh user dengan otoritas “ROOT”.

Bagian master user terdiri dari dua buah form yaitu Form List of User dan Form

User Configuration.

Gambar 4. 29 Fom List of User.

138

Proses untuk menambahkan user baru sama dengan penambahan group.

Proses penambahan, pengubahan, serta penghapusan user dilakukan pada Form

User Configuration. Adapun user dengan nama “ROOT” tidak dapat diubah.

Gambar 4.30 Fom User Configuration

Untuk melakukan penambahan user baru data yang harus dimasukkan

yaitu User Name, Full Name, dan Password. Data password dimasukkan dua kali

untuk menghindari kesalahan pada saat pengetikan. User juga harus menentukan

group dari user yang akan dibuat dengan memilih nama group pada sebuah

combobox. Setelah seluruh data dimasukkan, user dapat menyimpan data dengan

menekan tombol Save. Data user yang baru ditampilkan pada grid.

Mulai

Input data

user

Data baru ada

dalam database

Simpan data baru

Berhenti

Tampilkan data pada grid

Tampilkan

pesan

kesalahan

Username sama ?

Tidak

Ya

Ya

Tampilkan

pesan

kesalahan

Tidak

Gambar 4.31 Flowchart penambahan user baru.

139

c. Master Customer

Master Customer meliputi konfigurasi data Customer dan Contact Person.

Master customer terdiri dari tiga buah form yaitu Form List of Customer,

Form Customer Configuration, dan Form Contact Person Configuration.

Pada Form List of Customer, di sebelah kanan ditampilkan daftar customer yang

sudah ada dalam sistem. Sedangkan di sebelah kiri ditampilkan daftar contact

person. Daftar contact person tersebut akan mengubah data yang ditampilkan

sesuai dengan customer yang dipilih. Untuk menambahkan data baru user harus

menekan tombol New, sedangkan untuk melakukan perubahan atau penghapusan

data dengan melakukan double click pada daftar yang ditampilkan.

Gambar 4.32 Form List of Customer.

140

Gambar 4.33 Form Customer Configuration.

Gambar 4.34 Form Contact Person Configuration.

Pada proses penambahan customer dan contact person hanya data kode

dan nama customer yang wajib diisi. Data kode yang dimasukkan tidak boleh

sama dengan data yang sudah ada sebelumnya. Setelah data dimasukkan user

harus menekan tombol Save. Data yang disimpan kemudian ditampilkan pada

daftar.

141

Alur proses yang terjadi pada penambahan master data customer dan

contact person dapat dilihat pada flowchart berikut.

Gambar 4.35 Flowchart penambahan data customer dan contact person.

d. Master Bank

Master Bank meliputi proses penambahan, pengubahan, dan penghapusan

data bank, data cabang bank, dan data bank account. Master Bank terdiri dari 4

form yaitu Form List of Bank, Form Bank Configuration, Form Bank Account

Configuration, dan Form Branch of Bank Configuration.

Pada Form List of Bank terdapat dua buah grid yaitu grid yang

menampilkan daftar bank pada sebelah kiri, serta grid yang menampilkan data

cabang bank pada sebelah kanan. Daftar cabang bank akan menampilkan data

yang berubah-ubah sesuai dengan data bank yang dipilih. Untuk membuat data

bank dan data cabang yang baru dilakukan dengan menekan tombol New,

sedangkan untuk melakukan pengubahan ataupun penghapusan data dapat

dilakukan dengan melakukan double click pada grid sesuai dengan data yang

diinginkan.

142

Gambar 4.36 Form List of Bank.

Pada proses penambahan data bank user harus memasukkan kode dan

nama bank, sedangkan untuk data lainnya bisa diisi sesuai dengan keperluan.

Setelah mengisi kode dan nama bank, user harus memasukkan minimal satu

account untuk data bank yang akan dibuat yaitu dengan cara menekan tombol

New pada daftar bank account yang tersedia. Kemudian user harus menekan

tombol Save untuk menyimpan data bank. Untuk penambahan data cabang bank

hampir sama dengan penambahan data bank.

Gambar 4.37 Form Bank Configuration.

143

Gambar 4.38 Form BankAccount Configuration.

Gambar 4.39 Form Branch of Bank Configuration.

Alur proses yang terjadi pada penambahan master data bank dapat dilihat

pada flowchart berikut

144

Gambar 4.40 Flowchart penambahan data bank

e. Master Currency Rate

Master Currency Rate meliputi penambahan, pengubahan, dan

penghapusan data mata uang beserta nilai kursnya. Master Currency Rate terdiri

dari tiga form yaitu Form List of Currency, Form Currency Rate Configuration,

dan Form Currency Rate History.

Pada Form List of Currency Rate ditampilkan daftar mata uang (currency)

yang ada dalam sistem. Pada daftar tersebut juga ditampilkan nilai tukar (kurs)

terakhir dari mata uang tersebut terhadap rupiah. Untuk menambah data baru,

user harus menekan tombol New yang terletak di bawah grid. Sedangkan untuk

melakukan pengubahan atau penghapusan data dapat dilakukan dengan

melakukan double click pada grid. Untuk data currency Rupiah tidak dapat

diubah, karena data tersebut digunakan untuk memproses laporan-laporan

keuangan. User juga bisa melihat informasi perubahan nilai kurs dengan menekan

tombol History.

145

Gambar 4.41 Form List of Currency

Gambar 4.42 Form Currency Rate Configuration

Pada saat melakukan perubahan data currency, aplikasi akan melakukan

pengecekan apakah data nilai tukar mata uang tersebut berbeda dengan nilai tukar

sebelumnya. Jika nilai tukar yang baru berbeda dengan nilai tukar sebelumnya

sistem akan melakukan update data history currency tersebut.

146

Gambar 4.43 Form History of Currency Rate

Alur proses yang terjadi pada penambahan master currency dapat dilihat

pada flowchart berikut

Mulai

Input data

currency

Data baru ada

dalam database

Simpan data

currency baru

Selesai

Tampilkan

pesan

kesalahan

Simpan data

history

ya

tidak

Gambar 4.44 Flowchart penambahan data currency

147

f. Master Form of Payment

Master Form of Payment berkaitan dengan penambahan, pengubahan, dan

penghapusan data bentuk pembayaran. Master of Form of Payment terdiri dari dua

buah form yaitu : Form List of Form of Payment dan Form of Payment

Configuration.

Gambar 4.45 Form of Payment List

Untuk menambah data baru user harus menekan tombol New, sedangkan

untuk mengubah atau menghapus data dengan melakukan double click pada grid.

Untuk data bentuk pembayaran cash tidak dapat diubah.

Gambar 4.46 Form of Payment Configuration

148

Alur proses yang terjadi pada penambahan Master Form of Payment dapat

dilihat pada flowchart berikut.

Gambar 4.47 Flowchart penambahan data Form of Payment

g. Master Class Account Configuration

Master Class Account Configuration merupakan proses pemberian nomor

account untuk masing-masing kelas item yang dibuat pada Sistem Informasi

Inventory. Untuk dapat digunakan dalam transaksi terlebih dahulu data kelas yang

dibuat akan diberi nomor account oleh bagian akuntansi. Setelah itu dilakukan

proses posting sehingga nomor account yang diberikan tidak dapat diubah. Ada

tiga macam nomor account yang diberikan yaitu :

• Inventory Account

Account ini akan dijadikan referensi untuk setiap penjurnalan transaksi

yang menggunakan kelas ini dengan jenis transaksi yang mempengaruhi

persediaan.

• Account Payable Account



hutang dagang.

• Cost Account



biaya produksi.

149

Gambar 4.48 Form List of Class

Untuk melakukan penambahan atau perubahan class account dapat

dilakukan dengan melakukan double click pada kelas yang akan diubah. Setelah

itu akan muncul Form Class Account Configuration. Untuk melakukan pemilihan

account, user harus menekan tombol “…”. Kemudian sistem akan memunculkan

Chart of Account yang merupakan daftar account. Dari Chart of Account, user

dapat memilih account yang diinginkan dengan melakukan double click pada

gridt. Setelah account dipilih user dapat menyimpan data dengan menekan tombol

Save. Jika semua account yang diperlukan telah dipilih, user dapat melakukan

posting dengan menekan tombol Posting.

150

Gambar 4.49 Form Class Account Configuration

Alur proses yang terjadi pada penambahan Master Form of Payment dapat

dilihat pada flowchart berikut

Gambar 4.50 Flowchart class account configuration

4.1.3.3 General Legder

Bagian General Ledger merupakan bagian sistem yang berkaitan dengan

151

pengelolaan buku besar. Bagian-bagian dari General Ledger yaitu : Chart of

Account, General Journal, Adjustment Entries Journal, General Ledger,

Financial Statement Generation, dan Open New Periode.

a. Chart of Account

Chart of Account (COA) merupakan daftar account yang digunakan

sebagai dasar pencatatan transaksi Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura

Angkasa Boga mulai dari penjurnalan sampai penyusunan laporan keuangan

(Financial Statement). Dalam sistem, COA terdiri dari dua buah form yaitu Form

Chart of Account dan Form Account Configuration.

Gambar 4.51 Form Chart of Account

152

Pada Form Chart of Account akan ditampilkan daftar account yang

tersimpan dalam sistem. Adapun data yang diperlihatkan yaitu kode, deskripsi,

dan saldo awal bulan berjalan. Untuk melakukan penambahan, pengubahan, dan

penghapusan data dilakukan pada Form Account Configuration.

Gambar 4.52 Form Account Confiuration

Untuk melakukan penambahan data, user harus memasukkan data tipe

account (header / detail), deskripsi (description), posisi (position), dan saldo awal

(beginning balance). Untuk data kode account akan diatur secara otomatis

berdasarkan posisi yang dipilih dari COA. Untuk data beginning balance hanya

dimasukkan sekali yaitu pada saat account dibuat. Pada database, selain

menyimpan data account juga akan dibuatkan data account summary untuk

account yang baru dibuat yang disimpan pada tabel TGL_AccSummary.

TGL_AccSummary menyimpan nilai saldo awal (beginning balance), rekapitulasi

transaksi debit, dan rekapitulasi nilai kredit per bulan. Data beginning balance

yang dimasukkan pada saat pembuatan data account akan digunakan sebagai data

beginning balance bulan berjalan.

153

Alur proses penambahan account dapat dilihat pada flowchart berikut.

Gambar 4.53 Flowchart pembuatan account baru

b. General Journal

General Journal merupakan bagian sistem yang mengelola pencatatan

transaksi-transaksi pada jurnal umum. Transaksi-transaksi pada jurnal umum

adalah transaksi-transaksi di luar transaksi-transaksi hutang dagang (account

payable), piutang dagang (account receivable), dan biaya produksi (cost). Adapun

General Legder terdiri dari beberapa form yaitu : Form List of General Journal,

Form General Journal Configuration, dan Form General Journal Item

Configuration.

Pada Form List of General Journal, user terdapat daftar transaksi-transaksi

jurnal umum yang pernah dilakukan. User dapat melakukan pencarian data

berdasarkan tanggal transaksi, kode transaksi, dan berdasarkan keterangan

transaksi. Untuk melakukan pencatatan transaksi baru, user harus menekan

tombol New, sedangkan untuk melakukan pengubahan data dilakukan dengan

melakukan double click pada transaksi yang diinginkan dari daftar. User juga

dapat melakukan pencetakan laporan daftar transaksi dari form ini. Isi dari laporan

akan sesuai dengan data yang ditampilkan pada grid.

154

Gambar 4.54 Form List of General Journal

Proses penambahan, pengubahan, dan penghapusan data dapat dilakukan

pada Form General Journal Configuration. Untuk melakukan penambahan data,

user harus memasukkan data keterangan transaks, sedangkan data kode dan

tanggal akan dimasukkan secara otomatis oleh sistem.

Untuk memasukkan data item transaksi dilakukan pada Form General

Journal Item Configuration dengan terlebih dahulu menekan tombol New yang

terdapat pada Form General Journal Configuration. Pada form ini user harus

menentukan account yang akan digunakan dalam transaksi dengan memilih pada

COA, kemudian memasukkan data nilai transaksi beserta posisi transaksi untuk

account tersebut (debit / credit).

155

Setelah suatu item transaksi dimasukkan maka jumlah sisi debit dan kredit

pada Form General Journal Configuration akan otomatis dijumlahkan dan akan

diperlihatkan pada sisi kiri bawah form. Suatu transaksi akan dapat disimpan jika

jumlah sisi debit dan sisi kredit transaksi tersebut sama.

Form General Journal Configuration dan Form General Journal Item

Configuration diperlihatkan pada gambar berikut.

Gambar 4.55 Form General Journal Configuration

Gambar 4.56 Form General Journal Item Configuration

156

Setiap transaksi jurnal pada Form General Journal Configuration dapat

dicetak dalam sebuah report seperti gambar berikut.

Gambar 4.57 Report transaksi General Journal

157

Adapun flowchart proses penyimpanan data transaksi General Journal

adalah sebagai berikut.

Mulai

Data deskripsi

kosong ?

Selesai

Simpan detail transaksi journal

Tampilkan

pesan

kesalahan

Simpan transaksi journal

Hitung kode

transaksi

baru

Input data

item transaksi

Jumlah debit dan

kredit sama

Tampilkan

pesan

kesalahan ya

tidak

Gambar 4.58 Flowchart transaksi General Journal

c. Adjustment Entries Journal

Adjustment Entries Journal (Jurnal Penyesuaian) merupakan transaksi

penjurnalan yang merupakan penyesuaian dari transaksi-transaksi pada jurnal-

jurnal yang telah dibuat sebelumnya. Pada Sistem Informasi Akuntansi PT.

Jasapura Angkasa Boga terdapat beberapa cara untuk melakukan pencatatan

transaksi jurnal penyesuaian yaitu :

• Manual Entries, merupakan transaksi jurnal penyesuaian yang dimasukkan

secara manual oleh user. Transaksi ini berfungsi untuk melakukan input

transaki-transaksi yang tidak berasal dari sistem inventory.

• Inventory Active Retur, merupakan transaksi jurnal penyesuaian yang

berasal dari dokumen Active Retur. Dokumen ini merupakan dokumen

yang dibuat oleh sistem inventory ketika melakukan pengembalian barang

dari supplier.

158

• Inventory Passive Retur, merupakan transaksi jurnal penyesuaian yang

berasal dari dokumen passive retur. Dokumen ini merupakan dokumen

yang dibuat oleh sistem inventory ketika melakukan pengembalian barang

ke gudang oleh Departement User.

• Inventory Spoil, merupakan transaksi jurnal penyesuaian yang berasal dari

dokumen spoil. Dokumen ini merupakan dokumen yang dibuat oleh sistem

inventory untuk mencatat barang-barang yang sudah rusak.

• Inventory Stock Opname, merupakan transaksi jurnal penyesuaian yang

berasal dari dokumen stock opname. Dokumen ini merupakan dokumen

yang dibuat oleh sistem inventory untuk mencatat selisih antara jumlah

barang di gudang dengan yang tercatat pada sistem.

Adjusment Entries Journal terdiri dari beberapa form yaitu : Form List of

Adjusment Entries Journal, Form AE Journal Configuration, Form Journal

Source Item, dan Form AE Journal Item Configuration.

Gambar 4.59 Form List of Adjustment Journal

159

Proses yang terjadi pada Form List of Adjustment Journal hampir sama

dengan proses yang terjadi pada form list of journal yang lain. Pada form ini

terdapat sedikit perbedaan di mana selain melakukan pencarian data berdasarkan

tanggal, kode, dan dekripsi transaksi, user juga dapat mencari transaksi

berdasarkan cara pencatatan sesuai dengan pengkategorian yang telah dijelaskan

di atas.

Untuk melakukan pencatatan transaksi, sebelumnya user harus memilih

dokumen sumber yang ingin digunakan pada Form Journal Source Item.

Gambar 4.60 Form Journal Item Source

Gambar 4.61 Form AE Journal Configuration

160

Berdasarkan pilihan user tersebut sistem menampilkan Form AE Journal

Configuration. Terdapat sedikit perbedaan untuk pencatatan transaksi secara

manual entries dengan transaksi lainnya. Untuk pencatatan transaksi dengan

manual entries, seluruh item-item transaksi dimasukkan oleh user. User akan

memasukkan data account yang digunakan, nilai transaksi, termasuk posisi

transaksi. Sedangkan untuk transaksi dengan cara yang lain, beberapa item

transaksi telah dimunculkan secara otomatis oleh sistem. User hanya perlu

melakukan perubahan data pada beberapa item saja.

Gambar 4.62 Form AE Journal Item Configuration

Proses penyimpanan data, pengubahan data, penghapusan data, dan

posting hampir sama dengan transaksi journal lainnya. Proses pelaporan juga

dapat dilakukan secara langsung dari form-form yang terdapat dalam proses ini.

Bentuk laporan (report) yang dihasilkan hampir sama dengan report transaksi

general journal.

161

Adapun flowchart untuk melakukan penyimpanan data transaksi

Adjustment Entries Journal adalah sebagai berikut.

Gambar 4.63 Flowchart transaksi Adjustment Entries Journal

d. General Ledger

Proses General Ledger berkaitan dengan pengelolaan buku besar. Pada

buku besar akan ditampilkan transaksi-transaksi yang dilakukan dalam seluruh

jurnal yang dibuat berdasarkan COA. Pada general ledger user dapat melihat

saldo masing-masing account beserta history transaksi yag menyebabkan

terjadinya saldo pada account tersebut.

162

Proses General Ledger terdiri dari satu buah form yaitu Form General

Ledger. Dari form ini user dapat melakukan pembuatan laporan buku besar

berdasarkan tanggal transaksi, berdasarkan kategori account, dan berdasarkan

account. User dapat langsung melakukan pencetakan laporan dari form ini.

Gambar 4.64 Form General Ledger

Proses pembuatan general ledger dilakukan dengan melakukan

penghitungan transaksi-transaksi journal yang disimpan dalam tabel

TGL_Journal dan TGL_JournalDetail berdasarkan COA yang disimpan dalam

TGL_Account. Proses yang dilakukan meliputi penghitungan saldo awal sesuai

dengan tanggal awal yang dipilih user, pengkategorian transaksi berdasarkan

account, serta penghitungan saldo terakhir account tersebut. Seluruh data hasil

perhitungan kemudian disimpan dalam sebuah tabel bantu yaitu

TGL_GeneralLedger.

163

Gambar 4.65 Report General Ledger

164

Adapun flowchart untuk menampilkan transaksi-transaksi pada General

Ledger adalah sebagai berikut.

Gambar 4.66 Flowchart transaksi General Ledger

e. Financial Statement Generation

Financial Statement Generation adalah proses untuk melakukan

perhitungan saldo setiap account yang dilakukan setiap akhir bulan berjalan.

Proses ini didahului dengan melakukan pengecekan status posting dari setiap

transaksi pada journal. Ketika semua transaksi journal telah ter-posting, proses ini

dapat dijalankan. Selain menghitung saldo untuk masing-masing account, proses

ini juga melakukan perhitungan rugi laba bulan berjalan (current earning) dan

rugi laba ditahan (retained earning). Adapun proses penghitungan saldo ini akan

disimpan dalam tabel TGL_AccSummary. Berdasarkan data pada tabel inilah

laporan-laporan keuangan (financial statement) dibuat.

165

Gambar 4.67 Form Financial Statement Generation

Adapun flowchart untuk proses Financial Statement Generation adalah

sebagai berikut.

Gambar 4.68 Flowchart Financial Statement Generation

166

f. Open New Periode

Proses ini hampir sama dengan proses Financial Statement Generation.

Perbedaannya dengan proses ini adalah dilakukannya proses backup tabel-tabel

pada DB_SIA_JAB_TA ke database TMP_SIA.

Proses ini diawali dengan melakukan pengecekan terhadap transaksi-

transaksi yang terjadi pada sistem inventory. Hal ini dilakukan sebab beberapa

transaksi penjurnalan yang dilakukan didasari oleh transaksi-transaksi pada sistem

inventory. Kemudian dilakukan perhitungan seperti proses Financial Statement

Generation. Setelah perhitungan ini dilakukan, akan dilanjutkan dengan

melakukan proses backup tabel-tabel pada DB_SIA_JAB_TA ke database TMP_SIA.

Setelah proses backup ini dilakukan sistem akan mengosongkan tabel-tabel yang

digunakan untuk menyimpan data transaksi pada DB_SIA_JAB_TA untuk

digunakan pada transaksi selanjutnya.

Gambar 4.69 Form Open New Accounting Year

167

Adapun flowchart untuk proses Open New Periode adalah sebagai

berikut.

Cari data account dari

TGL_Account

Cari beginning balance bulan

berjalan dari TGL_AccSummary

Hitung total transaksi debit untuk

masing-masing account dari

TGL_JournalDetail

Hitung total transaksi kredit untuk

masing-masing account dari

TGL_JournalDetail

Posisi normal

debit ?

Balance = Beginning Balance +

Debit - Kredit

Selesai

Mulai

tidakya

Balance = Beginning Balance +

Kredit - Debit

Update TGL_AccSummary untuk

bulan berjalan

Hitung Current Earning dan

Retained Earning bulan berjalan

Update Current Earning dan

Retained Earning pada

TGL_AccSummary

Cek transaksi bulan berjalan pada

TGL_Journal

Seluruh transaksi

ter-posting ?

Tampilkan pesan bahwa proses

tidak dapat dijalankan

ya

tidak

Backup tabel-tabel transaksi ke

TMP_SIA

Kosongkan tabel-tabel transaksi

di DB_SIA_JAB_TA

Gambar 4.70 Flowchart Open New Periode

4.1.3.4 Account Receivable

Proses Account Receivable merupakan proses yang berkaitan dengan

penjualan dan piutang usaha. Bagian-bagian dari Account Receivable yaitu :

Invoicing, Invoice Account Setup, Account Recivable Journal, AR Aging, dan

Official Receipt Journal.

168

a. Invoicing

Proses Invoicing merupakan proses pembuatan invoice yang akan

diberikan kepada customer sebagai tagihan atas penjualan produk. Sebelum proses

pembuatan invoice ini dilakukan, terlebih dahulu dilakukan rekapitulasi dokumen

Delivery Order (DO) yang merupakan catatan pengiriman barang kepada

customer. Dokomen ini diterbitkan oleh bagian operation. Setelah proses ini

selesai dilakukan barulah dilakukan pembuatan invoice.

Proses invoicing terdiri dari beberapa form yaitu : Form List of Invoice,

Form Invoice Configuration, dan Form Invoice Item Configuration.

Pada Form List of Invoice, user dapat melihat daftar transaksi-transaksi

invoice yang pernah dilakukan. User dapat melakukan pencarian data berdasarkan

tanggal transaksi, kode transaksi, dan berdasarkan keterangan transaksi. Untuk

melakukan pencatatan transaksi baru, user harus menekan tombol New, sedangkan

untuk melakukan pengubahan data dilakukan dengan melakukan double click

pada transaksi yang diinginkan dari daftar. User juga dapat melakukan pencetakan

laporan daftar transaksi dari form ini. Isi dari laporan akan sesuai dengan data

yang ditampilkan pada grid.

Gambar 4.71 Form List of Invoice

169

Pada Form Invoice Configuration, user terlebih dahulu harus memilih data

customer. Selain itu, user juga harus menentukan mata uang yang dipakai sebagai

dasar pembuatan invoice tersebut. Setelah itu user harus memasukkan minimal

satu buah item invoice. Proses ini dilakukan pada Form Invoice Item

Configuration.

Gambar 4.72 Form Invoice Configuration

Gambar 4.73 Form Invoice Item Configuration

170

Saat invoice selesai dibuat user dapat mencetak langsung invoice tersebut

dari Form Invoice Configuration. User dapat memilih untuk melakukan preview

pada layar terlebih dahulu atau langsung melakukan pencetakan dokumen. Ketika

seluruh proses telah selesai dilakukan, invoice tersebut harus di-posting untuk

dapat digunakan dalam proses-proses selanjutnya.

Gambar 4.74 Report Invoice

171

Adapun flowchart untuk proses pembuatan invoice baru adalah sebagai

berikut.

Mulai

Buat nomor invoice

baru

Pilih customer

Masukkan data

invoice lainnya

Masukkan data item

Hitung total invoice

Simpan invoice

Customer kosong ?

Item kosong ?

Selesai

Masukkan data

invoice lainnya

Masukkan data item

ya

tidak

tidak

ya

Gambar 4.75 Flowchart pembuatan invoice.

b. Invoice Account Setup

Setelah invoice selesai dibuat, proses selanjutnya adalah melakukan

pemberian nomor account untuk item-item transaksi pada invoice. Proses ini

untuk memudahkan penjurnalan pada Jurnal Piutang Dagang (Account Receivable

Journal) dan pada Jurnal Penerimaan Kas (Official Receipt Journal). Selain item-

item pada invoice, pemberian nomor account juga diberikan pada bagian PPh 23

dan VAT (Value Added Tax).

Proses Invoice Account Setup terdiri dari dua form yaitu Form List of

Invoice dan Form Invoice Account Setup. Form List of Invoice akan menampilkan

daftar invoice-invoice yang telah di-posting pada proses Invoicing.

172

Untuk melakukan penomoran account dilakukan pada Form Invoice

Account Setup. Untuk item-item invoice penomoran dilakukan dengan terlebih

dahulu melakukan double click pada grid yang ada sesuai dengan item yang

dipilih. Kemudian akan dimunculkan COA yang memuat account-account yang

akan digunakan. Sedangkan transaksi PPh 23 dan VAT dilakukan dengan

melakukan click pada tombol yang terletak di sebelah transaksi.

Gambar 4.76 Form Invoice Account Setup

Setelah seluruh proses selesai dilakukan user harus melakukan posting

sehingga invoice ini dapat digunakan pada proses selanjutnya. Adapun flowchart

untuk proses invoice account setup adalah sebagai berikut.

173

Gambar 4.77 Flowchart Invoice Account Setup

c. Account Receivable Journal

Proses Account Receivable Journal berkaitan dengan proses pencatatan

invoice dalam Jurnal Piutang Dagang. Adapun proses ini terdiri dari beberapa

form yaitu Form List of Account Receivable Journal, Form AR Journal

Configuration, dan Form AR Journal Item Configuration.

Untuk melakukan penjurnalan, terlebih dahulu user harus memilih invoice

yang hendak dijurnal. Dari invoice yang dipilih, sistem akan memasukkan item-

item transaksi journal secara otomatis berdasarkan penomoran account yang telah

dilakukan sebelumnya. User juga dapat menambah item transaksi journal sesuai

dengan kebutuhan sehingga jumlah saldo debit dan saldo kredit untuk journal

tersebut menjadi sama/seimbang.

174

Gambar 4.78 Form AR Journal Configuration

Setelah proses penjurnalan selesai maka jurnal tersebut harus di-posting

sehingga dapat digunakan pada proses selanjutnya. Adapun flowchart untuk

proses pembuatan transaksi Account Receivable Journal adalah sebagai berikut.

Gambar 4.79 Flowchart proses transaksi Account Receivable Journal

175

d. AR Aging

Proses AR Aging merupakan proses pengklasifikasian piutang usaha

sesuai berdasarkan tanggal jatuh tempo piutang tersebut menurut kategori waktu

tertentu. Pengkategorian ini akan dilakukan secara otomatis oleh sistem menurut

tanggal jatuh tempo (due date) yang ditetapkan pada invoice.

Gambar 4.80 Form AR Aging

Pengkategorian yang dilakukan dapat dijelaskan sebagai berikut :

• Current AR, merupakan invoice-invoice yang belum jatuh tempo.

• 0 – 30 Days, merupakan invoice-invoice yang memiliki selisih tanggal

jatuh tempo 0 sampai 30 hari dari tanggal saat ini.

• 31-60 Days, merupakan invoice-invoice yang memiliki selisih tanggal


• 61 – 90 Days, merupakan invoice-invoice yang memiliki selisih tanggal


• > 90 Days, merupakan invoice-invoice yang memiliki selisih tanggal jatuh

tempo lebih dari 90 hari dari tanggal saat ini.

176

Pada Form AR Aging pengurutan piutang dilakukan berdasarkan

customer. Pada kolom Description diperlihatkan nomor invoice beserta mata uang

yang digunakan serta nilai kurs mata uang tersebut terhadap rupiah saat ini.

Seluruh nilai piutang yang ditampilkan menggunakan mata uang rupiah.

Gambar 4.81 Report AR Aging

177

Adapun flowchart untuk proses AR Aging adalah sebagai berikut.

Gambar 4.82 Flowchart AR Aging

e. Official Receipt Journal

Setelah suatu invoice dibayar oleh customer, maka langkah selanjutnya

adalah melakukan penjurnalan pada Jurnal Penerimaan Kas (Official Receipt

Journal). Seluruh proses yang terjadi pada proses ini hampir sama dengan proses

penjurnalan pada proses Account Receivable Journal.

Gambar 4.83 Form OR Journal Configuration

178

Adapun flowchart untuk proses pembuatan transaksi Official Receipt

Journal adalah sebagai berikut.

Gambar 4.84 Flowchart proses pembuatan transaksi OR Journal

4.1.3.5 Account Payable

Proses Account Payable merupakan proses yang berkaitan dengan

pembelian dan hutang usaha. Bagian-bagian Account Payable yaitu : List of

Purchase Order, RR Invoicing, Non RR Invoicing, Account Payable Journal, AP

Aging, Payment Requisition Form, dan Payment Journal.

a. List of Purchase Order

List of Purchase Order merupakan proses untuk menampilkan daftar

transaki-transaksi Purchase Order (PO) yang pernah dibuat pada sistem

inventory. Pada sistem akuntansi, transaksi ini hanya bersifat read only. User

tidak dapat melakukan perubahan apapun pada transaksi yang ada.

179

Gambar 4.85 Form List of Purchase Order

Purchase Order ini digunakan untuk membandingkan pemesanan yang

dilakukan pada PO dengan laporan pengiriman barang yang diterima

(receiving report).

Gambar 4.86 Form Detail of Purchase Order

180

b. RR Invoicing

Ketika pengiriman barang dilakukan oleh supplier, akan dikirimkan juga

invoice yang menjadi tagihan kepada perusahaan dari supplier. Ketika penerimaan

barang dilakukan oleh bagian receiving akan dibuat Receiving Report (RR) di

sistem inventory sebagai bukti penerimaan barang. RR akan ditembuskan ke

bagian accounting bersama dengan invoice yang berasal dari supplier.

Pada proses RR Invoicing, nilai-nilai yang terdapat pada invoice akan

dicatat pada sistem. Proses RR Invoicing terdiri dari beberapa form yaitu Form

List of Receiving Report, Form Detail of Receiving Report, Form RR Item

Invoices, dan Form RR Invoice Item Configuration.

Pada Form List of Receiving Report ditampilkan daftar RR yang dibuat

pada sistem inventory. Untuk melihat detail RR yang dibuat, dilakukan double

click pada grid sesuai dengan RR yang ingin dilihat. Detail RR akan ditampilkan

pada Form Detail of Receiving Report. Data yang terdapat pada form ini juga

bersifat read only.

Gambar 4.87 Form List of Receiving Report

181

Untuk memasukkan data, user harus menekan tombol RR Invoice yang

merupakan link ke Form RR Item Invoices. Pada form ini user terlebih dahulu

memasukkan data nomor invoice. Kemudian user harus mengisi nilai-nilai

transaksi berdasarkan item-item yang terdapat dalam RR sesuai dengan yang

tertera pada invoice. Setelah seluruh proses selesai dilakukan maka RR Invoice

yang telah dibuat harus di-posting sehingga dapat diproses lebih lanjut.

Gambar 4.88 Form Detail of Receiving Report

Gambar 4.89 Form RR Item Invoice

182

Adapun flowchart untuk proses setup RR invoicing adalah sebagai berikut.

Gambar 4.90 Flowchart Proses Setup RR Invoice

c. Non RR Invoice

Proses Non RR Invoicing merupakan proses yang berkaitan dengan

pencatatan invoice yang tidak berasal dari dokumen Receiving Report. Invoice ini

berasal dari supplier yang menyediakan barang atau jasa yang tidak terkait

langsung dengan kegiatan utama operasional perusahaan.

Proses ini diawali dengan melakukan pencatatan data invoice pada Form

Non RR Invoice Configuration. Sebelumnya user harus melakukan input data

invoice seperti data tanggal, nama supplier, keterangan, serta data item-item

invoice sesuai kebutuhan. Setelah itu user dapat melakukan penyimpanan data

dengan menekan tombol Save

Setelah data invoice tersimpan, maka proses selanjutnya adalah

menentukan account untuk masing-masing item yang akan digunakan untuk

melakukan pencatatan pada Account Payable Journal. Proses ini dilakukan pada

Form Non RR Invoice Account Setup. Pada proses ini user memasukkan data

account untuk masing-masing item beserta posisi account tersebut dalam

penjurnalan.

183

Gambar 4.91 Form Non RR Invoice Configurations

Gambar 4.92 Form Non RR Invoice Account Setup

184

Adapun flowchart untuk proses setup RR invoicing adalah sebagai berikut.

Gambar 4. 93Flowchart Proses Non RR Invoicing

d. Account Payable Journal

Proses Account Payable Journal merupakan pencatatan transaksi-transaksi

hutang usaha. Proses yang terjadi dalam proses ini hampir sama dengan proses-

proses pada jurnal lainnya.

Untuk melakukan pencatatan transaksi, terlebih dahulu user harus

menentukan RR yang akan digunakan sebagai dasar penjurnalan. Dari RR yang

dipilih, sistem akan memasukkan item-item transaksi yang akan dicatat secara

otomatis. Account yang digunakan dalam transaksi ini mengacu pada yang telah

diberikan pada master kelas. Untuk selanjutnya, user dapat melakukan

pengubahan pada item-item tertentu yang diinginkan sehingga jumlah saldo debit

dan kredit menjadi sama / seimbang.

185

Gambar 4.94 Form AP Journal Configuration

Adapun flowchart untuk proses pembuatan transaksi Account Payable

Journal adalah sebagai berikut.

Gambar 4.95 Flowchart proses pembuatan transaksi Account Payable Journal

186

e. AP Aging

Proses AP Aging merupakan proses pengklasifikasian hutang usaha sesuai

berdasarkan tanggal jatuh tempo hutang tersebut menurut kategori waktu tertentu.

Pengkategorian ini akan dilakukan secara otomatis oleh sistem menurut tanggal

jatuh tempo (Due Date) yang ditetapkan pada invoice. Proses yang terjadi pada

proses ini hampir sama dengan proses AR Aging

Gambar 4.96 Form AP Aging

187

Dari form ini user dapat langsung mencetak laporan AP Aging. Adapun

laporan AP Aging seperti ditunjukkan pada gambar berikut.

Gambar 4.97 Report AP Aging

Adapun flowchart untuk proses AP Aging adalah sebagai berikut.

Gambar 4.98 Flowchart AP Aging

188

f. Payment Requisition Form

Payment Requisition Form (PRF), adalah rencana pembayaran hutang

usaha. Untuk melakukan penambahan data baru, user harus memasukkan data

supplier terlebih dahulu pada Form List of Supplier. Form ini akan berisi daftar

supplier yang memiliki piutang usaha di PT. Jasapura Angkasa Boga. Jika pada

saat dijalankan tidak terdapat hutang usaha, form ini akan menampilkan daftar

kosong.

Setelah dilakukan pemilihan supplier, selanjutnya user memasukkan data

lainnya sesuai dengan field-field pada form. Untuk item pada PRF, user harus

memilih invoice-invoice yang hutangnya akan dibayar pada Form List of Invoice.

Jika semua data telah ditentukan PRF yang dibuat dapat disimpan. PRF harus di-

posting agar dapat digunakan untuk proses selanjutnya.

Gambar 4.99 Form PRF

189

Gambar 4.100 Form List of Invoice

User dapat langsung mencetak laporan (report) PRF dari Form PRF.

Adapun bentuk report PRF dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

Gambar 4.101 Report PRF.

190

Adapun flowchart untuk proses pembuatan PRF adalah sebagai berikut.

Mulai

Buat nomor PRF

baru

Pilih supplier

Masukkan data PRF

lainnya

Pilih Invoice

Hitung total PRF

Simpan PRF

supplier kosong ?

Invoice kosong ?

Selesai

Tampilkan pesan

kesalahan

Tampilkan pesan

kesalahan

ya

tidak

tidak

ya

Gambar 4.102 Flowchart pembuatan PRF.

g. Payment Journal

Setelah PRF dibuat maka proses selanjutnya adalah pencatatan hutang

usaha pada Jurnal Pembayaran (Payment Journal). Proses pembuatan transaksi

pada jurnal ini hampir sama dengan proses Account Payable Journal.

Perbedaannya adalah pada dokumen yang dijadikan sebagai dasar pencatatan

transaksi, di mana pada proses Payment Journal dokumen yang digunakan

sebagai dasar adalah PRF.

191

Gambar 4.103 Report Payment Journal.

Adapun flowchart untuk proses pembuatan transaksi Payment Journal

adalah sebagai berikut.

Gambar 4.104 Flowchart pembuatan transaksi Payment Journal.

4.1.3.6 Cost Journal

Proses Cost Journal merupakan proses yang terkait dengan proses

192

pencatatan transaksi yang terkait dengan biaya produksi. Pembuatan jurnal ini

diperlukan untuk mencatat pengeluaran barang dari gudang yang dicatat pada

dokumen Delivery Report. Adapun proses pencatatan transaksi pada Cost Journal

agak berbeda sebab seluruh item transaksi pada journal ini dibuat secara otomatis

oleh sistem. Untuk account yang digunakan pada transaksi ini mengacu account

yang telah disimpan sebelumnya pada Master Class Account Setup.

Gambar 4.105 Form Cost Journal Configuration

Adapun flowchart untuk proses pembuatan transaksi Cost Journal adalah

sebagai berikut.

193

Gambar 4.106 Flowchart pembuatan transaksi Cost Journal

4.1.3.7 Financial Statement

Proses Financial Statement berkaitan dengan proses pembuatan laporan

keuangan dari Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga. Adapun

proses ini terdiri dari beberapa bagian yaitu Trial Balance, Financial Statement,

dan Balance Sheet. Sebelum laporan keuangan pada suatu bulan tertentu

diterbitkan, terlebih dahulu dilakukan proses Financial Statement Generation

(pada bagian General Ledger).

a. Trial Balance

Trial Balance merupakan laporan keuangan yang menampilkan daftar

account beserta saldo transaksinya untuk satu bulan berjalan. Ada empat macam

saldo transaksi yang ditampilkan yaitu saldo pada awal bulan berjalan (Beginning

Balance), saldo akumulasi transaksi debit selama satu bulan berjalan (Debit),

saldo akumulasi transaksi kredit selama satu bulan berjalan (Credit), dan saldo

transaksi pada akhir bulan berjalan (Balance).

194

Gambar 4.107 Form Trial Balance

Dari form ini user dapat mencetak laporan dengan isi laporan sesuai

dengan yang ditampilkan pada grid. Adapun contoh laporan yang dihasilkan

seperti pada gambar berikut.

Gambar 4.108 Report Trial Balance

195

Adapun flowchart untuk proses pembuatan pembuatan laporan Trial

Balance adalah sebagai berikut.

Mulai

Selesai

Cetak laporan

Masukkan kriteria

report yang

diinginkan

Load account

sesuai kriteria dari

TGL_Account

Cetak laporan ?

Load summary

account dari

TGL_AccSummary

Tampilkan pada

form

tidak

ya

Laporan sudah

ada ?

Simpan hasil di

tabel bantu

TGL_TrialBalance

Tampilkan pesan

kesalahan

ya

tidak

Gambar 4.109 Flowchart Trial Balance

b. Income Statement

Income Statement merupakan laporan yang melaporkan keuntungan atau

kerugian perusahaan pada suatu bulan berjalan. Adapun pada laporan keuangan

ini hanya dilibatkan beberapa account saja yaitu account dengan kategori account

4 (Revenues), account 5 (Cost of Goods Sold), account 6 (Commercial, General,

and Administration), dan account 7 (Other Income / Expenses).

Pelaporan Income Statement dilakukan melalui Form Income Statement.

Dari form ini user dapat memilih periode laporan yang diinginkan. Selain itu juga

disediakan pilihan maksimal level account yang diinginkan untuk dilaporkan.

196

Gambar 4.110 Form Income Statement

Dari form ini user dapat mencetak laporan dengan isi laporan sesuai

dengan yang ditampilkan pada grid. Contoh laporan Income Statement seperi

diperlihatkan pada gambar berikut.

197

Gambar 4.111 Report Income Statement

Adapun flowchart untuk proses pembuatan pembuatan laporan Income

Statement adalah sebagai berikut.

198

Gambar 4.112 Flowcharts Income Statement

c. Balance Sheet

Balance Sheet (Neraca) merupakan laporan keuangan yang melaporkan

kondisi keuangan perusahaan pada suatu akhir bulan tertentu. Adapun pada

laporan keuangan ini hanya dilibatkan beberapa account saja yaitu account

dengan kategori account 1 (Asset), account 2 (Liabilities), dan account 3 (Equity).

199

Gambar 4.113 Form Balance Sheet

Pelaporan Balance Sheet dilakukan melalui Form Balance Sheet. Dari

form ini user dapat memilih periode laporan yang diinginkan. Selain itu juga

disediakan pilihan maksimal level account yang diinginkan untuk dilaporkan. Dari

form ini user dapat mencetak laporan dengan isi laporan sesuai dengan yang

ditampilkan pada grid. Adapun contoh laporan Balance Sheet diperlihatkan pada

gambar berikut.

200

Gambar 4.114 Report Balance Sheet

Adapun flowchart untuk proses pembuatan pembuatan laporan Balance

Sheet adalah sebagai berikut.

201

Gambar 4.115 Flowchart Balance Sheet

4.2 Analisis Hasil

Analisis hasil yang dilakukan adalah analisis keberhasilan sistem dalam

mengatasi permasalahan pada sistem sebelumnya dan analisis kelebihan dan

kekurangan sistem.

4.2.1 Analisis Keberhasilan Sistem

Dari uraian pada hasil pengujian dan pada pemodelan sistem dapat

diketahui bahwa sistem yang dibuat mampu memecahkan permasalahan-

permasalahan yang telah dikemukakan sebelumnya yaitu :

202

• Sistem yang terintegrasi.

Pada sistem yang dibuat proses-proses akuntansi yang perlu dilakukan

telah tercakup dalam satu sistem aplikasi. Proses tersebut di antaranya dari

setup Chart of Account (COA), penjurnalan, posting ke buku besar

(general ledger), pembuatan laporan keuangan, sampai pada pembukaan

periode akuntansi baru. Selain itu Sistem Informasi Akuntansi PT.

Jasapura Angkasa Boga telah terintegrasi dengan sistem informasi

inventory sehingga proses pencatatan transaksi-transaksi yang terjadi di

gudang dapat dilakukan secara terkomputerisasi.

Dengan demikian sistem yang dibuat telah dapat mengatasi permasalahan

sebelumnya di mana sistem sebelumnya masih menggunakan modul-

modul aplikasi yang belum sepenuhnya terintegrasi.

• Struktur tabel pada database.

Untuk menyimpan data transaksi Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura

Angkasa Boga menggunakan tabel TGL_Journal dan

TGL_JournalDetail. Hubungan antar tabel-tabel tersebut dengan tabel-

tabel lainnya dapat dilihat pada gambar berikut.

Gambar 4.116 Struktur tabel transaksi pada sistem yang baru

Dari gambar terlihat bahwa struktur tabel untuk menyimpan data transaksi

telah mengalami normalisasi sehingga redundansi pada saat penyimpanan

data bisa dikurangi. Pada tabel sebelumnya setiap penyimpanan satu data

item transaksi, kode, dan tanggal transaksi (field IDTRANS dan

TGLTRANSAKSI) akan selalu ditulis, begitu juga dengan field KODEAKUN

(type data nvarchar 25). Pada tabel yang baru ketiga pengulangan

203

penulisan ketiga field tersebut hanya terbatas pada pengulangan

penyimpanan IdJournal dan IdAccount pada TGL_JournalDetail.

Selain dengan normalisasi tabel, tabel-tabel yang dilakukan untuk

menyimpan data transaksi (misalnya TAP_PRF, TAP_PRFDetail,

TAR_Invoice, TAR_InvoiceDetail, TGL_Journal, dan

TGL_DetailJournal) hanya digunakan untuk menyimpan data transaksi

selama satu tahun saja. Pada saat pembukaan periode akuntansi yang baru,

sistem akan melakukan backup data ke database TMP_SIA. Tabel-tabel

transaksi pada TMP_SIA tersebut akan disimpan dengan menambahkan

tahun transaksi yang disimpan (Misal TAP_PRF2006, TAP_PRFDetail2006,

TAR_Invoice2006, TAR_InvoiceDetail2006, TGL_Journal2006, dan

TGL_DetailJournal2006). Dengan digunakannya dua database akan

dapat mengendalikan laju pertumbuhan data pada database DB_SIA_JAB

sehingga kecepatan pencarian data pada database tersebut lebih terjaga.

Dengan demikian permasalahan struktur database pada sistem sebelumnya

telah dapat dipecahkan oleh sistem yang dibuat.

• Penanganan proses-proses dengan sistem file.

Proses pembuatan invoice dan PRF telah dapat dilakukan dalam sistem

yang baru, sehingga penggunaan sistem file dalam pembuatan dokumen-

dokumen tersebut sudah tidak diperlukan.

• Kesalahan penyajian report dan kesalahan. proses

Pada sistem yang dibuat, penyajian laporan keuangan sudah dapat

dilaksanakan langsung pada aplikasi. Laporan keuangan tersebut juga telah

diperiksa oleh seorang ahli akuntansi menurut teori akuntansi yang ada.

Selain itu pada sistem yang baru, suatu jurnal hanya akan dapat di-posting

apabila jumlah saldo debit dan kredit pada transaksi jurnal tersebut telah

seimbang. Dengan demikian permasalahan pada sistem sebelumnya yaitu

kesalahan penyajian laporan keuangan dan kesalahan proses sistem telah

dapat diatasi.

204

• Pada sistem yang dibuat telah dapat menangani multicurrency.

Misalkan pada suatu transaksi pemesanan barang, invoice yang diberikan

oleh supplier menggunakan mata uang US Dolar. Pada saat penjurnalan

pada Account Payable Journal, sistem akan secara otomatis melakukan

konversi ke mata uang rupiah. Pada saat pembayaran, jika diperlukan

perusahaan dapat membayar invoice tersebut dengan mata uang Euro.

Pada saat penjurnalan pada Payment Journal, jika terjadi perbedaan nilai

kurs mata uang sistem akan langsung melakukan perhitungan untung / rugi

akibat perbedaan nilai kurs tersebut (Profit / Loss of Currency Rate)

4.2.2 Analisis Kelebihan dan Kekurangan Sistem

Perancangan dan pembuatan sebuah sistem pastilah akan memiliki

kelebihan dan kekurangan. Adapun beberapa kelebihan yang dimiliki oleh sistem

ini antara lain sebagai berikut.

• Sistem dapat menangani proses-proses yang terjadi dalam proses akuntansi

secara terkomputerisasi. Hal ini tentunya akan sangat memudahkan

pengguna untuk melakukan pembuatan dokumen-dokumen transaksi yang

diperlukan. Selain itu user dapat menerbitkan laporan keuangan dengan

segera ketika diperlukan sebab segala perhitungan yang perlu dilakukan

untuk menerbitkan laporan keuangan telah dilakukan oleh sistem.

• Penyimpanan data transaksi dalam database akan lebih menjaga keamanan

data. Dengan menggunakan DBMS akan lebih memudahkan untuk

melakukan perawatan data.

• Pencarian data akan menjadi lebih mudah. Pada sistem ini data pada waktu

lampau dapat dicari dengan memasukkan tanggal terjadinya transaksi,

kode, ataupun deskripsi transaksi. Jika dibandingkan dengan sistem file,

tentunya cara ini lebih efektif untuk menangani data transaksi dalam

jumlah yang sangat besar.

205

• Sistem menggunakan dua buah database yaitu DB_SIA_JAB_TA sebagai

database aktif dan TMP_SIA sebagai database backup. Pada umumnya

dalam pengimplementasian sistem, user akan lebih cenderung mencari

data transaksi tahun berjalan. Pencarian data transaksi-transaksi waktu

lampau umumnya dilakukan pada saat-saat tertentu saja (misal pada awal

tahun). Dengan menggunakan dua buah database akan dapat membatasi

pertumbuhan data pada database aktif sehingga kecepatan pencarian data

dapat lebih terjaga.

Beberapa kekurangan yang ada dalam sistem ini antara lain sebagai berikut.

• Proses akuntansi yang ditangani oleh sistem hanya terbatas pada proses

Account Payable dan Account Receivable. Untuk transaksi selain kedua

proses tersebut ditangani oleh sistem melalui General Journal secara

manual entries. Pada kenyataannya masih banyak proses akuntansi yang

dapat diolah secara terkomputerisasi misalnya perhitungan biaya

produksi, pajak, dan lain sebagainya.

• Dalam pembuatan report sistem menggunakan Crystal Report 8 sehingga

dalam implementasinya aplikasi ini harus ikut ter-install.

• Untuk pengolahan transaksi dalam jumlah yang sangat besar (misal

transaksi pada general ledger untuk 2 tahun), sistem terkadang akan

menunjukkan dead screen sehingga seolah-olah sistem terlihat hang.

Untuk itu pemrosesan data dalam jumlah yang sangat besar hendaknya

dihindari. Proses pencarian data bisa dilakukan dengan memecah

pencarian data dengan cakupan data yang lebih kecil secara berulang-

ulang.

206

BAB V

PENUTUP

Pada bab ini berisi kesimpulan yang diambil dengan mengacu pada

pokok permasalahan yang ada, serta beberapa saran guna pengembangan sistem

lebih lanjut.

5.1 Kesimpulan

Dari uraian pada pembahasan dan analisis hasil maka dapat diambil

kesimpulan sebagai berikut :

1. Sistem ini dapat melakukan pengolahan data transaksi keuangan dan

akuntansi yang meliputi pengelolaan buku besar (general ledger),

pengelolaan transaksi hutang dagang (account payable), pengelolaan

piutang dagang (account receivable), pencatatan transaksi biaya produksi

yang berasal dari inventory (cost), dan pembuatan laporan keuangan

(financial statement). Kesemua proses tersebut dapat dikelola dalam satu

aplikasi secara terkomputerisasi serta menggunakan database untuk

menyimpan datanya.

2. Bagian-bagian dari proses dalam General Ledger pada Sistem Informasi

Akuntansi PT Jasapura Angkasa Boga yaitu : Chart of Account, General

Journal, Adjustment Entries Journal, General Ledger,

Financial Statement Generation, dan Open New Periode.

3. Bagian-bagian dari proses dalam Account Receivable pada Sistem

Informasi Akuntansi PT Jasapura Angkasa Boga yaitu : Invoicing, Invoice

Account Setup, Account Receivable Journal, AR Aging, dan

Official Receipt Journal.

4. Bagian-bagian dari proses dalam Account Payable pada Sistem Informasi

Akuntansi PT Jasapura Angkasa Boga yaitu : List of Purchase Order, RR

Invoicing, Account Payable Journal, AP Aging,

Payment Requisition Form, dan Payment Journal.

207

5. Proses Financial Statement berkaitan dengan proses pembuatan laporan

keuangan dari Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga.

Adapun proses ini terdiri dari beberapa bagian yaitu Trial Balance,

Income Statement, dan Balance Sheet.

6. Sistem ini telah menggunakan struktur tabel transaksi yang ternormalisasi,

serta menyimpan data transaksi satu tahun dalam satu tabel. Sistem ini

juga menggunakan dua database sehingga dapat menjaga kecepatan

pencarian data.

7. Sistem ini mampu melakukan data keuangan secara multicurrency.

5.2 Saran

Guna pengembangan sistem lebih lanjut, maka ada beberapa hal yang

perlu diperhatikan antara lain sebagai berikut.

1. Dalam implementasinya sistem ini memerlukan seorang Administrator

untuk mengelola sistem. Hal ini diperlukan mengingat proses setup sistem

yang cukup rumit sebab memerlukan skill dalam pengelolaan MS SQL

Server 2000 dan ODBC.

2. Sistem ini masih dapat dikembangkan tanpa mengubah sistem yang ada

saat ini. Pengembangan sistem masih perlu dilakukan sebab dalam

kenyataannya masih banyak hal-hal yang terkait dengan akuntansi yang

bisa diproses secara terkomputerisasi seperti pengendalian biaya produksi

(cost control), pengelolaan pajak, serta berbagai analisis-analisis keuangan

berdasarkan laporan keuangan yang dibuat.

3. Untuk pengelolaan transaksi yang sangat besar terkadang sistem

memunculkan dead screen. Hal ini dapat disiasati dengan memecah proses

pengelolaan data menjadi bagian-bagian dengan kapasitas data lebih kecil.

208

DAFTAR PUSTAKA

Baridwan, Z. 1992. Intermediate Accounting Edisi 7. Yogyakarta : BPFE-

Yogyakarta.

Bordoloi, Bijoy. 2003. SQL For SQL Server. New Jersey : Pearson Prentice Hall

Hartono,Jogiyanto, MBA,Ph.D.1999. Analisis Dan Design Sistem Informasi :

Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis.

Yogyakarta : Andi

Hopwood,William S, dan Bodnar, George H. 2000. Sistem Informasi

Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat Pearson Education Asia pte.Ltd.

Prentice-Hall.Inc.

Imam, A.W. 2005. SQL Server 2000 Implementasinya dalam Pemrograman

Visual Basic dan Crystal Report. Yogyakarta : Graha Ilmu.

Kadir, Abdul. 2002. Penuntun Praktis Belajar SQL. Yogyakarta : Andi.

Kieso, E.K, Weygandt, J.J, dan Warfield T.D. 2001. Akuntansi Intermediate.

Jakarta : Penerbit Erlangga.

Leong, Marlon. 2004. Implementasi AktiveX Data Objects Pada Visual Basic.

Yogyakarta : Andi

Nugroho, Adi, ST., MMSI. 2004. Konsep pengembangan Sistem Basis Data.

Bandung : Informatika Bandung.

Yuswanto. 2005 . Pemrograman Client-Server Microsoft Visual Basic 6.0

Jilid 2 . Jakarta : Prestasi Pustakaraya Publiser.

Yuswanto. 2005 . Mengolah Database dengan SQL Server 2000 . Jakarta :

Prestasi Pustakaraya Publiser.

Rancang Bangun Sistem Informasi Akuntansi Inflight Catering Service

Documents

Transcript of Rancang Bangun Sistem Informasi Akuntansi Inflight Catering Service