RANCANG BANGUN SISTEM ADMINISTRASI KESISWAAN … · rekam induk siswa, rekam hobi, rekam prestasi...

5
1 RANCANG BANGUN SISTEM ADMINISTRASI KESISWAAN MADRASAH ALIYAH DI PP. AMANATUL UMMAH SURABAYA Agung Laksono Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya Kampus ITS Sukolilo, Surabaya 60111 Email : [email protected], [email protected] ABSTRAK Administrasi kesiswaan berperan penting dalam mendukung tertib administrasi lembaga pendidikan. Ketersediaan informasi yang akurat mampu mendukung pengambilan keputusan yang tepat dan cepat pada berbagai hal yang menyangkut siswa. Akurasi ini dapat ditingkatkan dengan membuat sistem yang dapat menstandarkan informasi dalam sistem administrasi kesiswaan yaitu dengan pembuatan Sistem Administrasi Kesiswaan/sisma. Sisma mengacu pada standar administrasi yang diterapkan pada Madrasah Bertaraf Internasional(MBI) Amanatul Ummah. Ruang lingkupnya meliputi Profi, profil orang tua, ekstrakurikuler, prestasi dan hobi siswa. Sisma dibangun menggunakan system development life cycle(SDLC) dengan metode pengembangan prototipe. Metode ini terdiri dari 4 fase, yaitu (1) Desain prototipe yang didalamnya melingkupi analisa kebutuhan dan desain sistem, (2) evaluasi prototipe (3)Implementasi dan, (4)Ujicoba. Hasil dari tugas akhir ini berupa deskripsi kebutuhan dan desain berbasis objek. Disamping itu dihasilkan juga Aplikasi sistem administrasi kesiswaan/SISMA yang telah diuji dengan menggunakan skenario ujicoba. Kata kunci :Sistem Administrasi, Desain Berbasis Objek Prototipe, SDLC ABSTRACT Students administration is the important component in the education institution. Avalibalility of accurate data administration can be able to support appropriate decision making and fast to respond issues concerning students. Accuracy can be improved by standarizing information in student administration system/sisma. Sisma refers to the administrative standards that apply to international standard Madrasah (MBI) Amanatul Ummah. Its scope includes students profile, parents of student, extracurricular, student achievements and hobbies. Sisma constructed by systems development life cycle (SDLC) with prototype method. This method consists of four phases, namely (1) Design a prototype that inside covers needs analysis and system design, (2) evaluation of the prototype (3) Implementation, (4) Test. The result of this paper is requiremet description and object oriented desain. Beside of it, this paper also provide the Application of Student Administration System/SISMA Keyword:Sistem Administrasi, Object Oriented desain, Prototype, SDLC 1 PENDAHULUAN Administrasi kesiswaan merupakan bagian yang penting dalam layanan pendidikan di pondok pesantren. Administrasi kesiswaan menangani informasi-informasi terkait dengan siswa, seperti rekam induk siswa, rekam hobi, rekam prestasi dan sebagainya. Namun administrasi kesiswaan ini sering dikesampingkan, sehingga ketika data-data tersebut dibutuhkan akan menjadi sulit disajikan. Berikut beberapa permasalahan yang menyangkut administrasi kesiswaan di Pondok Pesantren Amanatul Ummah Surabaya. 1. Geografis sekolah letaknya berjauhan yaitu di Surabaya dan Mojokerto, sehingga rekapitulasi data dan informasi membutuhkan dana yang besar dan waktu yang lama. 2. Sulitnya pihak manajemen sekolah untuk mengetahui kondisi terkini dari santri, terutama Kondisi Prestasi, ekstrekurikuler dan, personal siswa sendiri. 3. Informasi ekstrakurikuler tidak konsisten dengan informasi yang ada pada bagian tata usaha, sehingga menyulitkan bagian tata usaha untuk memperoleh informasi siswa yang memang mengikuti ekstrakurikuler dengan yang tidak mengikuti.

Transcript of RANCANG BANGUN SISTEM ADMINISTRASI KESISWAAN … · rekam induk siswa, rekam hobi, rekam prestasi...

1

RANCANG BANGUN SISTEM ADMINISTRASI KESISWAAN MADRASAH ALIYAH DI

PP. AMANATUL UMMAH SURABAYA

Agung Laksono Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya

Kampus ITS Sukolilo, Surabaya 60111 Email : [email protected], [email protected]

ABSTRAK

Administrasi kesiswaan berperan penting dalam mendukung tertib administrasi lembaga pendidikan. Ketersediaan informasi yang akurat mampu mendukung pengambilan keputusan yang tepat dan cepat pada berbagai hal yang menyangkut siswa. Akurasi ini dapat ditingkatkan dengan membuat sistem yang dapat menstandarkan informasi dalam sistem administrasi kesiswaan yaitu dengan pembuatan Sistem Administrasi Kesiswaan/sisma.

Sisma mengacu pada standar administrasi yang diterapkan pada Madrasah Bertaraf Internasional(MBI) Amanatul Ummah. Ruang lingkupnya meliputi Profi, profil orang tua, ekstrakurikuler, prestasi dan hobi siswa.

Sisma dibangun menggunakan system development life cycle(SDLC) dengan metode pengembangan prototipe. Metode ini terdiri dari 4 fase, yaitu (1) Desain prototipe yang didalamnya melingkupi analisa kebutuhan dan desain sistem, (2) evaluasi prototipe (3)Implementasi dan, (4)Ujicoba. Hasil dari tugas akhir ini berupa deskripsi kebutuhan dan desain berbasis objek. Disamping itu dihasilkan juga Aplikasi sistem administrasi kesiswaan/SISMA yang telah diuji dengan menggunakan skenario ujicoba. Kata kunci :Sistem Administrasi, Desain Berbasis Objek Prototipe, SDLC

ABSTRACT

Students administration is the important component in the education institution. Avalibalility of accurate data administration can be able to support appropriate decision making and fast to respond issues concerning students. Accuracy can be improved by standarizing information in student administration system/sisma. Sisma refers to the administrative standards that apply to international standard Madrasah (MBI) Amanatul Ummah. Its scope includes students profile, parents of student, extracurricular, student achievements and hobbies. Sisma constructed by systems development life cycle (SDLC) with prototype method. This method consists of four phases, namely (1) Design a prototype that inside covers needs analysis and system design, (2) evaluation of the prototype (3) Implementation, (4) Test. The result of this paper is requiremet description and object oriented desain. Beside of it, this paper also provide the Application of Student Administration System/SISMA Keyword:Sistem Administrasi, Object Oriented desain, Prototype, SDLC 1 PENDAHULUAN

Administrasi kesiswaan merupakan bagian yang penting dalam layanan pendidikan di pondok pesantren. Administrasi kesiswaan menangani informasi-informasi terkait dengan siswa, seperti rekam induk siswa, rekam hobi, rekam prestasi dan sebagainya. Namun administrasi kesiswaan ini sering dikesampingkan, sehingga ketika data-data tersebut dibutuhkan akan menjadi sulit disajikan. Berikut beberapa permasalahan yang menyangkut administrasi kesiswaan di Pondok Pesantren Amanatul Ummah Surabaya. 1. Geografis sekolah letaknya berjauhan yaitu di

Surabaya dan Mojokerto, sehingga rekapitulasi

data dan informasi membutuhkan dana yang besar dan waktu yang lama.

2. Sulitnya pihak manajemen sekolah untuk mengetahui kondisi terkini dari santri, terutama Kondisi Prestasi, ekstrekurikuler dan, personal siswa sendiri.

3. Informasi ekstrakurikuler tidak konsisten dengan informasi yang ada pada bagian tata usaha, sehingga menyulitkan bagian tata usaha untuk memperoleh informasi siswa yang memang mengikuti ekstrakurikuler dengan yang tidak mengikuti.

Rancang Bangun Sistem Administrasi Kesiswaan Madrasah Aliyah di PP Amanatul Ummah, Surabaya

4. Sulitnya memilah informasi-informasi penting dari data kesiswaan yang ada dalam dukungan pertimbangan pengambilang suatu keputusan.

Berdasarkan permasalah tersebut, maka solusi

yang dapat dilakukan adalah dengan membuat aplikasi sistem administrasi kesiswaan/SISMA di Pondok Pesantren Amanatul Ummah Surabaya.

Pembuatan SISMA dimaksudkan untuk menghasilkan rancangan dan aplikasi yang dapat membantu administrasi kesiswaan dalam menyajikan informasi yang up to date dan informatif. Sehingga dapat membantu pengambilan keputusan yang terbaik.

2 METODE DAN IMPLEMENTASI

2.1 Metode Pengembangan Prototype

SISMA menggunakan System Development Life Cycle dalam proses pemgembangannya. SDLC memiliki siklus umum yang terdiri dari Analisa Kebutuhan, Desain, Implementasi dan testing.

Sedangkan untuk metodologi pengembangan SISMA menggunakan metode protipe sebagai penerapannya. sistem prototype merupakan metode pengembangan sistem secara cepat, metodologi ini diadaptasi dari metodologi waterfall, namun lebih menekankan ke aspek pengembangan cepat dan pendek. Prototipe bukanlah aplikasi sesungguhnya, melainkan mendekati kondisi yang sebenarnya yang berisikan aspek yang esensial yang dibutuhkan untuk dilakukan ujicoba dengan sebuah cara tertentu.(tale,2001)

Berikut akan digambarkan mengenai siklus perputaran dari metode pengembangan prototipe.

Gambar 1 Siklus Prototipe

(Kotonya & Sommervile, 1995)

Siklus pengembangan protipe dimulai dengan melakukan inisialisasi kebutuhan dari pengguna, kemudia setelah itu dilakukan desain dan prototype. Hasil prototype dilakukan evaluasi oleh customer yang kemudian akan kembali ke desain dan requirement jika diperlukan perubahan. Prototipe baru akan diimplementasikan ketika persetujuan

dengan customer telah tercapai.(Kotonya & Sommervile, 1995)

2.1.1 Metode penelitian Metode penelitian ini dilakukan dengan

beberapa tahapan. Yaitu: Penggalian data, Pada tahap ini dilakukan

penggalian informasi untuk mendapatkan kebutuhan-kebutuhan apa saja yang diperlukan dalam sistem informasi tumbuh kembang. Penggalian informasi ini dilakukan dengan metode review dokumen, wawancara,dan studi literatur terkait dengan topik tugas akhir.

Analisa Kebutuhan menggambarkan interaksi dari antarmuka dari class yang berhubungan dengan pengguna akhir sistem ataupun dengan dengan sistem lain. Keluaran dari langkah ini adalah dokumen Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak(SKPL). SKPL berisikan spesifikasi pengguna beserta karakteristiknya, lingkungan sistem beserta batasannya, asumsi dan ketergantungan, kebutuhan atarmuka, kebutuhan fungsional dan kebutuhan non-fungsional.

Desain Sistem memetakan semua fungsi atau fitur yang dimiliki komponen main menjadi desain sistem yang direpresentasikan dalam bentuk UML dan desain database. Hasil dari desain main adalah berupa tabel-tabel dalam bentuk desain database.

Impelentasi, pembuata apliasi sesuai dengan desain yang telah dibuat dilangkah sebelumnya.

Ujicoba, di tahapan ini dilakukan pengujuan terhadap fungsional antarmuka aplikasi dan memastikan bahwa sudah sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan yang telah di rumuskan pada SKPL pada analisa kebutuhan.

Penyusunan Buku, Setiap langkah-langkah pengerjaan tugas akhir dari awal sampai akhir didokumentasikan dan ditulis dalam sebuah laporan yang sesuai dengan format tugas akhir sehingga menghasilkan buku tugas akhir. Berikut bagan metode penelitian ini:

Penggalian

data

Analisa

Kebutuhan Desain

Lolos

Evaluasi

Implementasi

UjiCoba

ya

Tidak

Institusi, Judul Makalah

2.1.2 prototipe 1

2.1.2.1 Analisis kebutuhan Dalam tahap analisis ini dilakukan review

terhadap dokumen-dokumen administrasi kesiswaan beserta wawancara terhadap kepala sekolah dan Wakil kepala sekolah bidang kesiswaan. Tujuan dari tahap analis adalah untuk mengumpulkan informasi tentang entitas yang terlibat dalam sistem (viewpoint) dan kebutuhan fungsional dan non-fungsional sistem yang menggambarkan bagaimana sistem administrasi kesiswaan didefinisikan di viewpoint oriented requirements definition.

Dalam tahap analisis ini diidentifikasi viewpoint yang terlibat dalam sistem yaitu seperti yang ditunjukan oleh gambar 2.

Gambar 3. Viewpoints system

Adapun daftar kebutuhan fungsional dalam sistem administrasi kesiswaan diperlihatkan pada tabel berikut.

Tabel 1 Daftar kebutuhan fungsional

KF-id Kebutuhan

KF101 Login KF102 Logout KF103 Merubah password KF201 refrensi asal sekolah KF201 tambah refrensi asal sekolah KF203 refrensi rombongan belajar KF204 tambah refrensi rombongan

belajar KF205 refrensi prestasi KF206 tambah refrensi prestasi KF207 refrensi hobi KF208 tambah refrensi hobi KF209 refrensi Ekstrakurikuler KF210 tambah refrensi

esktrakurikuler

KF211 refrensi asrama KF212 menambah refrensi asrama KF301 membuka profil siswa KF302 mengelola detail siswa KF303 mengelola orang tua siswa KF304 mengelola hobi siswa KF305 mengelola prestasi siswa KF306 Mengelola riwayat sakit KF307 mengelola anggota

ekstrakurikuler KF401 mengelola laporan induk

siswa KF402 mengelola laporan eskul siswa KF403 mengeola laporan prestasi

siswa KF404 mengelola tingkat ekonomi

siswa

2.1.2.2 Desain Sistem

Dalam tahap desain ini, kebutuhan fungsional dan kebutuhan non-fungsional SISMA direpersentasikan dalam model-model yang terstruktur untuk memudahkan implementasi.

Desain sistem SISMA didasarkan pada permodelan berbasis objek yaitu ICONIX. Berikut bagan kerja dari permodelan iconix tersebut.

Gambar 4 Iconix Object Oriented Analisis dan

Desain

Berdasarkan pada pengembangan Iconix Object Oriented Analisis dan Desain, permodelan desain sistem dapat dilakukan dengan . melakukan analisis robustness, class diagram dan sequence diagram. Berikut penjelasan terperinci dari masing-masing diagram tersebut: 1. Analisis Robustness(Robustness Analysis)

Analisis robustness merupakan jembatan penghubung antara usecase dan diagram sequence. Analisis robustness menerjemahkan deskripsi usecase(Usecase description) menjadi sebuah diagram UML. Berikut contoh dari diagram robustness.

2. Diagram Class(Class Diagram)

Semua Viewpoint

Memasukkan

pengguna

Administrator

Melihat

Laporan

Administrator Tata Usaha Waka

Kesiswaan

Koordinator

eskul

Rancang Bangun Sistem Administrasi Kesiswaan Madrasah Aliyah di PP Amanatul Ummah, Surabaya

Class diagram merupakan suatu kumpulan dari class, antarmuka dan kolaborasi hubungannya (Hiremath and Skibniewski 2004).Diagram Sequence (Sequence Diagram). Class diagram mendeskripsikan variable dan fungsi dari sistem. Umumnya diagram class digunakan pada permodelah berbasis objek. Sehingga sangat cocok diagram class digunakan dalam permodelan dari SISMA. Berikan contoh dari diagram class.

3. Diagram sequence(Sequence Diagram) Sequence diagram dapat disebut juga dengan diagram intraksi. Sequence diagram memperlihatkan interaksi keseluruhan objek dan relasi-relasinya dengan suatu pesan didalamnya. Sequence diagram merupakan diagram interaksi yang menegaskan waktu pengorderan dari pesan. Berikut contoh diagram sequence.

2.1.3 Prototipe II Prototipe II dilakukan setelah dilakukan evaluasi dari protitipe I. Hasil dari evaluasi tersebut adalah sebagai berikut. 1. Aktor dari pengguna tunggal 2. Modul Asrama tidak perlu dibuat

Evaluasi ini mengakibatkan perlu

dilakukannya perubahan pada kebutuhan dan desain sistem. Perubahan pertama yang dilakukan adalah menggeneralisasi pengguna menjadi super administrator.

Perubahan juga terjadi pada kebutuhan fungsionalitas. Berikut kebutuhan fungsionalitas sistem setelah dilakukan evaluasi.

Tabel 2 Kebutuhan fungsionalitas setelah evaluasi

prototipe I

KF-id Kebutuhan

KF101 Login KF102 Logout KF103 Merubah password KF201 Refrensi asal sekolah KF201 Tambah refrensi asal sekolah KF203 Refrensi rombongan belajar KF204 Tambah refrensi rombongan belajar KF205 Refrensi prestasi KF206 Tambah refrensi prestasi KF207 Refrensi hobi KF208 Tambah refrensi hobi KF209 Refrensi Ekstrakurikuler KF210 Tambah refrensi esktrakurikuler KF211 Refrensi asrama KF212 Menambah refrensi asrama KF301 Membuka profil siswa

KF302 Mengelola detail siswa KF303 Mengelola orang tua siswa KF304 Mengelola hobi siswa KF305 Mengelola prestasi siswa KF306 Mengelola anggota ekstrakurikuler KF307 Menambah biodata siswa KF401 Mengelola laporan induk siswa KF402 Mengelola laporan eskul siswa KF403 Mengeola laporan prestasi siswa KF404 Mengelola tingkat ekonomi siswa

4. Desain database Desain database harus dirancang minimaldalam aturan 2NF. Struktur database harus dapat menyimpan informasi yang dibutuhkan untuk membentuk sebuah obyek pada class diagram.

5. Desain antarmuka (interface) Desain antarmuka dibuat sebagai acuan sistem administrasi kesiswaan madrasah aliyah. Berikut adalah desain antarmuka dari SISMA.

Gambar 5 Antarmuka Halaman Utama Sisma

2.1.4 Implementasi dan Ujicoba

Implementasi dilakukan setelah kebutuhan dan desain di prototipe II terpenuhi. Berikut adalah tampilan profil kesiswaan dari aplikasi SISMA.

Gambar 6 Antarmuka Aplikasi SISMA

Keandalan SISMA diuji dengan menggunakan testcase. Testcase bertujuan untuk

Institusi, Judul Makalah

5

menguji kesesuaian alur sistem dari sisma. Terdapat 7 buah skenario yang diujikan pada SISMA, yaitu:

1. Skenario ujicoba pengisian siswa baru 2. Skenario ujicoba pengisian atribut siswa 3. Skenario ujicoba pengisisan anggota

ekstrakurikuler 4. Scenario penyajian laporan induk siswa 5. Skenario penyajian laporan prestasi siswa 6. Skenario penyajian laporan ekstrakurikuler

siswa 7. Scenario penyajian laporan tingkat ekonomi

siswa

3. KESIMPULAN

Rancang Bangun Sistem Administrasi Kesiswaan dirancang berdasarkan kebutuhan madrasah Aliyah PP Amanatul Ummah Surabaya. Pendefinisian kebutuhan telah berhasil didapatkan dari protipe I. Evaluasi pada protipe I berhasil dipenuhi dengan perubahan yang dilakukan di prototype II hingga mampu diimplementasikan menjadi sebuah aplikasi.

Berdasarkan pada hasil pengujian yang dilakukan pada SISMA, maka dapat disimpulkan bahwa sisma telah sesuai dengan kebutuhan madrasah aliyah PP. Amanatul Ummah Surabaya.

4. DAFTAR PUSTAKA

Bagir, M. (2006). Pengaruh Kesiapan Implementasi one school one lab(OSOL). Fasilkom UI, 2.

Hiremath, H. R., & Skibniewski, M. J. (2004). Object-Oriented Modeling of construction process by unified modeling language. ELSEVIER, 450.

Kotonya, G., & Sommervile, I. (1995). Requirement Engineering With Viewpoints. IEEE, 4.

Li, X., Liu, Z., & He, J. (2001). Formal and Use-Case Driven Requirement Analysis in UML. UNU/IIST, 2.

Nisafani, A. S. (2009). Restrukturisasi Komponen Sistem Informasi Rumah Sakit Terpadu(SIRST) pada bagian Rawat Inap dan Rawat Jalan. Tugas Akhir, 45-50.

Pressman, R. S. (2000). Software Engineering. Berkshire: Alfred Waller.

Rosenberg, D. (2001). Applying Use Case Driven Object Modelling with UML: An Annotated e-commerce Example. Addison Wesley.

Rothenberg, J. (u.d.). Prototyping as Modeling: What is Being Modeled. 5.

Stefanou, C. J. (2003). System Development Life Cycle. Technological Education Institution Of Thessaloniki, 1.

Tale, G. (2001). Prototyping: Helping to Build the right software. Sciece Direct, 237-238.

Tamres, L. (2009). Introduction Software Testing. Wibowo, H. B. (2010). Rancang Bangun Sistem

Monitoring Perkuliahan Dengan Metode Pembelajaran Student Centered Learning(SCL). Skripsi Sistem Informasi, 40.

Yasin, M. (2011). Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik . Skripsi JSI ITS.