1

RANCANG BANGUN LAYANAN UNTUK MEMPEROLEH INFORMASI PUBLIK BERDASARKAN UU NO. 14 TAHUN 2008

Fadli Widyantoro1, Siti Rochimah2, Suhadi Lili3

1,2,3 Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Kampus ITS Sukolilo Surabaya, 60119, Indonesia

1fadliwdt@cs.its.ac.id, 2siti@its-sby.edu, 3suhadi@its.sby.edu

Abstrak Sekarang ini informasi merupakan kebutuhan pokok setiap orang, apalagi hak memperoleh

informasi merupakan hak asasi manusia. Untuk menumbuhkan kesadaran masyarakat terhadap hak memperoleh informasi perlu dibangun masyrakat sadar informasi. Salah satu upaya untuk mengembangkan masyarakat sadar informasi dengan cara pengelolaan keterbukaan informasi publik. Undang-Undang No.14 Tahun 2008 telah mengatur cara untuk memperoleh informasi publik berdasar pada prinsip cepat, tepat waktu, dan biaya ringan. Oleh karena itu, sebagai penerapan UU No. 14 Tahun 2008 dan untuk menunjang kelancaran permintaan informasi publik perlu dibuatkan adanya layanan yang dapat mengakomodasi permintaan informasi publik kepada badan publik.

Tujuan pada Tugas Akhir ini mewujudkan perancangan dan pembangunan layanan permintaan informasi dan dokumen publik dengan menggunakan manajemen dokumen dan manajemen alur kerja. Manajemen dokumen merupakan alat atau sarana untuk menyampaikan informasi publik dalam bentuk dokumen elektronik. Manajemen alur kerja dapat menyederhanakan birokrasi sehingga menunjang kelancaran dan kemudahan memperoleh informasi publik. Sehingga layanan permintaan informasi dan dokumen publik dapat diimplementasikan menjadi sebuah web e-layanan. Kata kunci: alur kerja, informasi publik, e-layanan 1. PENDAHULUAN

Bahwa informasi sekarang ini merupakan kebutuhan pokok setiap orang bagi pengembangan pribadi dan lingkungan sosialnya serta merupakan bagian penting bagi ketahanan nasional. Apalagi hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia dan keterbukaan informasi publik merupakan salah satu ciri penting negara demokratis yang menjunjung tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik.

Keterbukaan informasi publik juga merupakan sarana dalam mengoptimalkan pengawasan publik terhadap penyelenggaraan negara dan Badan Publik lainnya dan segala sesuatu yang berakibat pada kepentingan publik. Oleh karena itu salah satu upaya untuk mengembangkan masyarakat informasi dengan cara pengelolaan informasi publik.

Masalah yang timbul adalah bagaimana masyarakat dapat memperoleh Informasi Publik yang dibutuhkan yang didasarkan pada prinsip cepat, tepat waktu, dan biaya ringan. Masyarakat yang membutuhkan Informasi Publik harus mengikuti aturan mekanisme yang ada untuk memperoleh informasi.

Informasi publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dan/atau dikirim/diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik lainnya yang sesuai dengan Undang-Undang No.14 Tahun 2008 serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik.

Menurut UU No.14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP) ada lima jenis informasi, yaitu sebagai berikut. [1] 1. Informasi yang wajib disediakan dan

diumumkan secara berkala. 2. Informasi yang wajib diumumkan secara

serta-merta. 3. Informasi yang wajib tersedia setiap saat. 4. Informasi yang dikecualikan. 5. Informasi yang diperoleh berdasarkan

permintaan. Untuk menuangkan UU No.14 Tahun 2008

menjadi sebuah sistem yang baik dibutuhkan sarana yang dapat mengelola informasi dalm bentuk dokumen dan dapat menyederhanakan birokrasi. Manajemen dokumen merupakan alat atau sarana untuk mengelola dan menyampaikan informasi publik dalam bentuk

2

media elektronik dari pihak satu kepada pihak lainnya. Informasi publik tersebut dapat berupa undang-undang, peraturan pemerintah, surat edaran, dan pengumuman. Manajemen alur kerja dapat menyederhanakan birokrasi dalam permintaan informasi publik sehingga menunjang kelancaran dan kemudahan memperoleh informasi publik. Sehingga layanan permintaan informasi dan dokumen publik dapat dibangun menjadi web e-layanan. 2. DASAR TEORI 2.1. Dasar Hukum Dasar hukum pelaksanaan yang digunakan dalam rangka adalah sebagai berikut. 1. Kewajiban Kemdikbud sebagai Badan

Publik untuk melaksanakan Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Seluruh aturan tata cara, hak dan kewajiban pemohon dan badan publik, dan mekanisme memperoleh informasi diatur dalam Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008.

2. Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik [2].

3. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.

2.2. Proses Bisnis dan E-Layanan Proses bisnis adalah sekumpulan aktivitas

yang melibatkan berbagai pihak yang dirancang untuk menghasilkan keluaran tertentu untuk pelanggan atau pasar tertentu. Proses bisnis menggambarkan hubungan antara pelaku, proses yang dilakukan, dan data yang terlibat dalam urutan tertentu. Proses bisnis dapat digambarkan dengan berbagai cara, misalnya dengan menggunakan flowchart, pemodelan proses bisnis (business process modelling), diagram aliran data ataupun diagram sekuens. Layanan menggambarkan suatu aplikasi yang memanfaatkan penggunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam area yang berbeda. Di dalam layanan terdapat tiga komponen penting, yakni penyedia layanan, penerima layanan, dan teknologi sebagai penghubung proses pemberian layanan. Sebagai contoh, pada layanan elektronik publik, pemerintah adalah penyedia layanan dan masyarakat atau kalangan bisnis adalah penerima layanan. Teknologi adalah penghubung antara keduanya, seperti internet. Bentuk akomodasi proses bisnis dalam layanan

dituangkan dalam suatu manajemen yang disebut manajemen alur kerja (workflow). [3] 2.3. Sistem Manajemen Dokumen

Sistem Manajemen Dokumen adalah sistem komputer yang digunakan untuk melacak dan menyimpan dokumen elektronik dan/atau gambar dokumen kertas. Hal tersebut juga mampu melacak berbagai versi yang dibuat oleh pengguna yang berbeda. Sistem Manajemen Dokumen secara umum menyediakan penyimpanan, versioning, metadata, keamanan, serta kemampuan indeks dan penyimpanan. [4]

Sistem Manajemen Dokumen yang dipakai adalah yang dimiliki oleh Kemdikbud RI. Pada Sistem Manajemen Dokumen tersebut memiliki fitur dapat menangani beragam jenis template, jenis dokumen, dan jenis format dokumen. 2.4. Sistem Manajemen Alur Kerja

Alur kerja dapat diartikan sebagai otomatisasi prosedur dimana dokumen, informasi, atau pekerjaan dilewatkan melalui sejumlah orang menurut aturan tertentu untuk mencapai suatu tujuan. Sistem Manajemen Alur Kerja adalah kumpulan perangkat yang menyediakan dukungan untuk manajemen layanan dari mulai pembuatan alur kerja, menjalankan alur kerja sampai administrasi dan pengawasan proses alur kerja. Sistem Manajemen Alur Kerja mengelola aliran aktifitas, kesesuaian partisipan dengan tugas-tugas yang bersangkutan serta mengkoordinasikan pengguna dengan partisipan sistem dan sumber daya. Koordinasi tersebut juga mengatur jalannya tugas data dari partisipan satu ke partisipan yang lain sesuai dengan aliran yang sudah ditetapkan. Partisipan harus melakukan aksi atas sumber daya pada saat dibutuhkan. [5] [6] 2.5. Aplikasi Berbasis Alur Kerja

Tujuan penggunakan aplikasi berbasis alur kerja diharapkan dapat mengurangi lamanya proses kerja dan juga mengurangi kesalahan manusia yang memang sulit sekali dihindari dalam suatu sistem yang manual. Selain itu, dengan aplikasi berbasis alur kerja penambahan suatu node atau perubahan bisnis proses dapat dilakukan dengan mudah tanpa harus rcoding aplikasi tersebut. Dengan penerapan aplikasi menjadi berbasis alur kerja aliran-aliran data yang terjadi dapat dimonitor dan sejarahnya dapat tersimpan dalam database.

3

3. METODOLOGI 3.1. Analisis

Definisi analisis adalah penguraian suatu pokok atas berbagai bagiannya dan penelaahan bagian itu sendiri serta hubungan antarbagian untuk memperoleh pengertian yang tepat dan pemahaman arti keseluruhan. Sedangkan yang dimaksud dengan ‘kebutuhan sistem’ adalah kebutuhan para pengguna terhadap sistem. Analisis kebutuhan adalah penguraian kebutuhan pengguna dari berbagai sudut pandang untuk menghasilkan semua kebutuhan pengguna secara keseluruhan. 3.1.1. Identifikasi Pemangku Kepentingan

Pemangku kepentingan dapat diidentifikasi berdasarkan dua orientasi, yaitu orientasi organisasi dan orientasi fungsi.

Tabel 1. Pemangku Kepentingan

No. Pemangku Kepentingan Orientasi Organisasi Orientasi Fungsi

1 Pemohon Pemohon 2 GIM/Helpdesk Petugas KIP 3 PPID PPID 4 Unit Utama Unit Organisasi

Kemdikbud 3.1.2. Ringkasan Kebutuhan

Kebutuhan tersebut didapatkan dari identifikasi atas tiga domain yang berpotensi memunculkan kebutuhan, yaitu sebagai berikut. 1. Identifikasi proses bisnis yang berlaku saat

ini. 2. Identifikasi permasalahan yang ditemui

saat ini. 3. Mitigasi resiko.

Berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan dari semua domain, disusunlah ringkasan kebutuhan yang merupakan pengelompokan kebutuhan sejenis yang dapat mewakili fungsi tertentu dalam sistem.

Tabel 2. Ringkasan Kebutuhan Id Kebutuhan Fungsi

KS2

Layanan pendaftaran pemohon

Pendaftaran Pemohon

KP1

Adanya loket virtual (selanjutnya disebut dengan sistem) yang dapat memudahkan masyarakat dalam meminta informasi publik yang dikelola Kemdikbud

Id Kebutuhan Fungsi

KR3

Layanan untuk menuliskan ‘capture character’ pada layar pendaftaran

KD2

Layanan pengkategorisasian informasi/dokumen

Pemeliharaan Hak akses per kategori

KP2.2

Persyaratan dibakukan untuk setiap kategori keterbukaan objek informasi

KP5

Sistem memudahkan petugas dalam mencari kategori permintaan yang diminta

KS8

Layanan penyampaian permintaan informasi/dokumen dari PPID kepada Unit organisasi Kemdikbud terkait permintaan yang tidah dapat dipenuhi oleh PPID Evaluasi

Ketersediaan Informasi/Dokumen

KS9

Layanan penyampaian tanggapan terkait ketersediaan informasi oleh Unit Organisasi Kemdikbud kepada PPID

KS10

Layanan penyampaian tanggapan oleh PPID, dari Unit Organisasi kepada Petugas KIP terkait ketersediaan informasi

KS5

Layanan pendistribusian informasi/dokumen kepada pemohon

Produksi Informasi/Dokumen

KM1

Layanan pengumuman informasi/dokumen pada situs web/portal, media cetak, atau media lainnya

KM2

Layanan untuk memberikan informasi/dokumen kepada pemohon yang memenuhi persyaratan yang ditentukan Kemdikbud

KD1

Layanan menyimpan informasi/dokumen ke dalam format elektronik

KD4

Layanan produksi informasi/dokumen ke dalam CD/DVD

KP7.1

Sistem memudahkan petugas dalam memproduksi informasi yang diminta masyarakat

4

Id Kebutuhan Fungsi

KP7.2

Ketersediaan informasi dan dokumen dalam bentuk elektronik

KP7.3

Pendistribusian dokumen secara elektronik

KS11

Layanan pengisian form tanda terima informasi/dokumen oleh pemohon

3.1.3. Diagram Konteks Sistem Berdasarkan ringkasan kebutuhan

yang tersusun pada bagian sebelum ini, maka muncullah deskripsi tentang sistem layanan baru yang dapat dimanfaatkan untuk memperbaiki kondisi layanan yang sekarang (meskipun, berdasarkan analisis, layanan yang saat ini berjalan tetap dapat digunakan).

Gambar 1. Diagram Konteks Sistem

3.2. Perancangan 3.2.1. Mekanisme Umum Sistem

Gambar 2 berikut ini memperlihatkan mekanisme umum sistem atau ‘loket virtual’ dalam melayani permohonan masyarakat pemohon. Media utama yang digunakan adalah melalui internet.

Gambar 2. Mekanisme Umum Sistem

3.2.2. Arsitektur Sistem Sistem Layanan Permintaan Informasi

dan Dokumen Publik dibangun dengan menggunakan Sistem Manajemen Dokumen, Sistem Manajemen Alur Kerja, dan Manajemen Sekuriti yang dimili oleh Kemdikbud RI. Arsitektur sistem dapat dilihat pada Gambar 3 berikut ini.

Gambar 3. Arsitektur Sistem

3.2.3. Perancangan Proses Secara garis besar proses Layanan

Permintaan Informasi dan Dokumen digambarkan dalam diagram blok Sistem Layanan Permintaan Informasi dan Dokumen Publik berikut ini. Sistem Layanan Permintaan Informasi dan Dokumen Publik terdiri atas delapan fungsi yang membangun sistem, yaitu: 1. Fungsi Pendaftaran Pemohon

Informasi/Dokumen; 2. Fungsi Pendaftaran Permintaan

Informasi/Dokumen; 3. Fungsi Persetujuan Permintaan

Informasi/Dokumen; 4. Fungsi Evaluasi Ketersediaan

Informasi/Dokumen; 5. Fungsi Produksi Informasi/Dokumen; 6. Fungsi Pemantauan Status Permintaan

(oleh pemohon, petugas KIP, dan PPID); 7. Fungsi Manajemen Proses (Proses

Internal); dan 8. Fungsi Pemeliharaan Hak Akses Pemohon

terhadap Kategori Permintaan Informasi & Dokumen.

Sistem Layanan

Permintaan Informasi dan

Dokumen Publik

Sistem Manajemen Dokumen

Sistem Manajemen Alur Kerja

Manajemen Sekuriti

Identitas pemohon, informasi yang diminta.

Sistem Layanan Permintaan

Informasi dan Dokumen

Publik

Petugas KIP

Unit Organisasi Pemohon

PPID

Hasil verifikasi hak akses pemohon dan pemantauan

Hasil verifikasi data pemohon, Pemberitahuan hasil permohonan,

5

Gambar 4. Diagram Blok Sistem

3.2.4. Perancangan Alur Kerja Berdasarkan hasil perancangan proses

yang telah dibahas pada subbab sebelumnya, perancangan diagram alir akan diubah bentuk menjadi diagram alur kerja model state. Selanjutnya dirancang alur kerja dalam bentuk bahasa XoML dan ditampilkan dalam kakas Microsoft Visual Studio. Berikut ini ditampilkan salah satu diagram alur kerja.

Gambar 5. Diagram Alur Kerja

Dari diagram alur kerja diatas diubah menjadi diagram transisi status dapat dilihat pada Lampiran 1. Kemudian dengan menggunakan kakas Microsoft Visual Studio diubah menjadi diagram transisi status model eksekusi seperti terlihat pada Lampiran 2. 3.3. Implementasi Salah satu contoh implementasi dari halaman verifikasi hak akses oleh petugas KIP yang dibuat dengan menggunakan komponen kakas DevExpress dapat dilihat pada Gambar 6 berikut ini. [7]

Gambar 6. Halaman Verifikasi Hak Akses

Informasi oleh Petugas KIP 4. UJI COBA Dari uji coba yang telah dilakukan mulai dari proses awal hingga akhir melalui rantai proses terpanjang, maka dapat dibuat tabel kesimpulan keberhasilan uji coba berdasarkan atas tujuh fungsi yang membangun sistem sebagaimana ditunjukkan pada Tabel 3 berikut.

Tabel 3. Evaluasi Uji Coba No. Fungsi Hasil 1 Fungsi Pendaftaran Pemohon

Informasi/Dokumen Berhasil

2 Fungsi Pendaftaran Permintaan Informasi/Dokumen

Berhasil

3 Fungsi Persetujuan Permintaan Informasi/Dokumen

Berhasil

4 Fungsi Evaluasi Ketersediaan Informasi/Dokumen

Berhasil

5 Fungsi Produksi Informasi/Dokumen

Berhasil

6 Fungsi Pemantauan Status Permintaan

Berhasil

7 Fungsi Manajemen Proses (Proses Internal

Berhasil

5. KESIMPULAN Dari hasil pengamatan selama perancangan, implementasi, dan uji coba perangkat lunak, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut.

Diagram Alir Proses Permintaan Informasi Publik

Publik PPIDPetugas KIP

Verifikasi hak akses informasi

yang diminta

Mendapatkan hak akses?

Mendapatkan hak akses?

ditolak

ditolak

Selesai

Menentukan kategori informasi

Kategori informasi?

Memberikan jawaban bahwa informasi dapat diperoleh dari

portal atau media cetak

wajib diumumkan berkala, wajib diumumkan serta-merta,

wajib tersedia setiap saat

dikecualikan

Memberikan alasan penolakan

berdasarkan permintaan

Verifikasi hak akses

butuh pertimbangan lanjut

diterima

diterima

B

A

Memberitahukan hak akses informasi

A

A

Memberitahukan hak akses informasi

BB

C

C

Pendaftaran Pemohon

Informasi/Dok

Pendaftaran Permintaan

Informasi/Dok

Pemeliharaan Hak akses per

kategori

Persetujuan Permintaan

Informasi/Dok

Manajemen Proses (Internal

sistem)

Evaluasi Ketersediaan

Informasi/Dok

Pemantauan status

permintaan

Produksi Informasi/Dok

6

1. Perancangan layanan dan alur kerja telah dapat diimplementasikan menjadi sebuah prototipe layanan berbasis alur kerja.

2. Layanan yang dibuat dapat menangani permohonan informasi/dokumen publik berdasarkan UU No.14 Tahun 2008.

3. Layanan juga dapat mengakses manajemen dokumen ke dalam Sistem Manajemen Dokumen.

6. DAFTAR PUSTAKA [1] Undang-undang Nomor 14 Tahun

2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik, 2008, Republik Indonesia.

[2] Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, Republik Indonesia.

[3] Lu, J. (2001). “Measuring cost/benefits of e-business applications and customer satisfaction”, Proceedings of the 2nd International Web Conference,

29–30 November, Perth, Australia, 139-47.

[4] Kajian Manajemen Konstruksi Alur Kerja, Dokumen Internal Kemdikbud, 2010, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia.

[5] Microsoft, 2011. Windows Workflow Foundation, <URL:http://msdn.microsoft.com/en-us/netframework/aa663328.aspx>

[6] Cardoso, J., Sheth, A., dan Mille, J. March 2002. “Workflow Quality of Service”. Athens: University of Georgia.

[7] DevExpress, 2011. Online Documentation, <URL: http://documentation.devexpress.com>

7. DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. Diagram Transisi Status Lampiran 2. Diagram Alur Kerja

7

Lampiran 1. Diagram Transisi Status

Lampiran 2. Diagram Alur Kerja

Tanda bukti diberikan

Beri tanda bukti / Memberikan tanda bukti

Mengkategorikan [Dikecualikan] / Memberikan alasan

Hak akses didapat (Petugas KIP)

Mengkategorikan [berdasarkan permintaan] / Mendapatkan hak akses

A

Pesan disampaikan informasi ada pada portal/media cetak

Mengkategorikan [Wajib diumukan berkala

wajib diumukan serta-mertawajib tersedia setiap saat] / Memberikan pesan

Hak akses didapat (PPID)

Hak akses [butuh pertimbangan lanjut] / Mendapatkan hak akses

B

Hak akses [Ditolak] Hak akses [Ditolak]

Hak akses [Diterima] Hak akses [Diterima]