Lampiran Surat Nomor : 96 /DJAI.2/KOMINFO/AI.01.01/02/2013

KUISIONER

Pemeringkatan E-Government Indonesia (PEGI) 2015

NAMA ORGANISASI :NAMA RESPONDEN :EMAIL RESPONDEN :

KEMENTERIAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKAMenuju Masyarakat Informasi Indonesia

PENDAHULUAN

Pemeringkatan e-Government Indonesia (PeGI) merupakan kegiatan yang

diadakan oleh Direktorat e-Government di dalam Direktorat Jenderal Aplikasi dan

Informatika, Kementerian Komunikasi dan Informatika (KEMKOMINFO) yang melibatkan

instansi-instansi di lingkungan pemerintah di seluruh wilayah Indonesia. Kegiatan PeGI

ini merupakan kegiatan yang diadakan dalam rangka untuk melihat peta kondisi

pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) oleh lembaga-lembaga

pemerintah secara nasional. Harapan dari PeGI ini adalah untuk meningkatkan

pengembangan dan pemanfaatan TIK di lembaga pemerintah di seluruh wilayah

Indonesia.

TUJUAN

Menyediakan acuan bagi pengembangan dan pemanfaatan TIK di

lingkungan pemerintah.

Memberikan dorongan bagi peningkatan pemanfaatan TIK di lingkungan

pemerintah melalui evaluasi yang utuh, seimbang dan obyektif.

Mendapatkan peta kondisi pemanfaatan TIK di lingkungan pemerintah

secara nasional.

TUJUAN KUISIONER

Mendapatkan gambaran peta kondisi pemanfaatan TIK di lingkungan

pemerintah secara nasional

Mengevaluasi pemanfaatan TIK di lingkungan pemerintah secara nasional

ISI KUISIONER

Kuisioner ini akan berisi pertanyaan dengan jawaban bersifat uraian, check-

list dan isian singkat. Kuisioner ini terdiri dari 2 (bagian), bagian pertama akan berkaitan

dengan 5 (lima) aspek dari PeGI yaitu :

1. Kebijakan

2. Kelembagaan

3. Infrastruktur

4. Aplikasi

5. Perencanaan

dan bagian kedua berisi pertanyaan yang menanyakan pendapat anda mengenai

seputar kegiatan PeGI ini

Sangat diharapkan setiap instansi dapat menjawab semua pertanyaan yang

diberikan serta dapat melengkapi dengan data dukung yang ada.

Untuk memperjelas pernyataan dan informasi dari jawaban anda. Harap melengkapinya dengan informasi pendukung berupa dokumen-dokumen baik berbentuk hardcopy maupun soft copy.

BAGIAN I

Pada bagian ini akan berisi pertanyaan-pertanyaan yang menanyakan pendapat

anda mengenai pemanfaatan TIK di organisasi masing-masing. Bagian ini bertujuan

untuk lebih memperjelas status dan posisi organisasi anda dalam pemanfaatan TIK.

Mohon anda jawab dengan jelas sesuai instruksi yang diberikan dan berikan alasan

jika diperlukan.

Kebijakan :1. Jelaskan apakah proses perumusan kebijakan yang berkaitan dengan TIK

sudah berjalan dengan konsisten dan terdokumentasi? :

2. Jelaskan apakah kebijakan penerapan TIK di organisasi pemerintahan anda

selaras dengan Visi Misi organisasi pemerintah anda ? berikan contoh

3. Bagaimana penerapan strategi kebijakan TIK di tempat anda?

4. Isilah kebijakan yang berkaitan dengan TIK pada tabel dibawah ini

No Nomor referensi kebijakan Tentang/ruang lingkup

Sudah diterapkan/

Belum*Jenis kebijakan:

1

2

3

4

5

Keterangan :

*Jenis kebijakan : Peraturan daerah, Peraturan bupati/walikota, Surat edaran, Nota Dinas,

Keputusan Instansi, Pedoman.

5. Jelaskan skala prioritas pengembangan TIK di instansi anda! (apa yang

menjadi prioritas saat ini/pada tahun berjalan, apakah sudah terdokumentasi?)

6. Jelaskan proses evaluasi pengembangan penerapan egovernment di instansi

anda !

Lengkapilah (checklist/ √) pada tabel dibawah ini

Pertanyaan : Ya Tidak

Apakah proses ini sudah dilakukan secara reguler?

Apakah proses ini sudah terdokumentasi?

7. Jelaskan kegiatan manajemen risiko atau evaluasi TIK di instansi anda!

Kelembagaan :1. Jelaskan nama, tingkat/bentuk organisasi TIK ,dan *struktur pada instansi

anda! *Contoh : Dinas, kantor, badan, bagian, seksi disertai ruang lingkup dan kewenangannya

2. Jelaskan tugas dan fungsi satuan kerja yang mengelola TIK di instansi anda?

Apakah ada unit kerja lainnya yang juga berperan dalam pengelolaan TIK di

tempat saudara?Lampirkan deskripsi tugas dan fungsi satuan kerja tersebut

3. Jelaskan sistem prosedur dan pedoman apa aja yang sudah dimiliki dan

dijalankan?

Lengkapi tabel dibawah ini sesuai dengan kondisi saat ini

No Nama SOP Ruang lingkup

Sudah diterapkan/

belum

1

2

3

4. Sertakan inventarisasi SDM di satuan kerja TIK. Informasi sekurang-

kurangnya mencakup jumlah SDM berpengetahuan TIK (Latar belakang

pendidikan, jumlah SDM berketerampilan TIK, Status kepegawaian, jenis

keterampilan)

Lengkapi tabel dibawah ini sesuai dengan kondisi saat ini

No Nama Pegawai Bagian/ SatkerPendidik

anKeterampilan

Status

kepegawaian

1

2

3

4

5

6

7

8

Ket : baris pada tabel dapat ditambahkan apabila kurang/tidak mencukupi

5. Jelaskan program pelatihan yang dilaksanakan/direncanakan untuk tahun

anggaran berjalan !

No Nama pelatihan Jumlah peserta Sumber anggaran

Sudah dilaksanakan/be

lum

1

2

3

Ket : baris pada tabel dapat ditambahkan apabila kurang/tidak mencukupi

Infrastruktur :1. Jelaskan kondisi infrastruktur TIK di Instansi anda saat ini !

lengkapi tabel dibawah ini !

No Pusat data/ Ruang server/ NOC yang terpisah Ya/ Tidak Keterangan (jumlah,

sebaran,kapasitas,status)

1Sarana pengamanan informasi

(Firewall, anti virus, IPS, IDS dll)

2Sarana Pendukung/ catu daya

tambahan (UPS/Genset/Pemadam)

3 Jaringan antar SKPD

4Akses internet terpusat

(didistribusikan)

2. Jelaskan bagaimana anda mengelola aspek keamanan informasi baik dari sisi

administratif (kebijakan) ? lampirkan dokumen kebijakan keamanan Informasi

jika ada!

3. Jelaskan bagaimana anda melakukan penanggulangan bencana TIK ?

lengkapi tabel dibawah ini !

No Strategi penanggulangan Ya/ tidak Teruji secara reguler/ periodik

1 Tersedia gandaan (Backup) dari aplikasi dan data

2 Tersedia SOP (BCP) penanggulangan bencana

3 Tersedia lokasi alternatif yang siap pakai (DRC)

4 Ketersediaan Hotspot untuk internal/ publik

4. Jelaskan strategi pemeliharaan infrastruktur TIK di organisasi anda

(ketersediaan anggaran, apakah dilakukan sendiri atau pihak ketiga, jumlah

anggaran, jumlah tenaga yang dialokasikan?) !

5. Jelaskan tata kelola infrastruktur TIK dari sisi inventarisasi (data meliputi

semua nama barang, nama unit/satker, status keterkinian, ada sistem dan

prosedur, apakah penerapan dilakukan secara konsisten, kondisi peralatan

dan nama yang bertanggungjawab termasuk dalam data inventarisasi) !

Aplikasi :1. Jelaskan situs resmi instansi anda !

dan lengkapi tabel dibawah ini

No Item Keterangan

1 Alamat situs

2 Keterkinian informasi

3 Apakah dipelihara secara mandiri

4 Interaktivitas dengan publik

5 Integrasi dengan back office

2. Lengkapilah Tabel dibawah ini !

No Aplikasi yang mempunyai Fungsi Daftar aplikasi (Sebutkan)

Status (Keaktifan

: aktif /pasif)

Kelengkapan

Dokumentasi

Open source/

tidak

1 Pelayanan Publik

2 Administrasi dan Manajemen Umum

3 Administrasi legislasi

4 Manajemen Pembangunan

5 Manajemen Keuangan

6 Manajemen Kepegawaian

3. Jelaskan tata kelola aplikasi TIK dari sisi inventarisasi ! (data meliputi semua

nama aplikasi, nama unit/satker, status keterkinian, ada sistem dan prosedur,

apakah penerapan dilakukan secara konsisten, kondisi aplikasi dan nama

yang bertanggungjawab termasuk dalam data inventarisasi)

4.Apakah instansi anda sudah menerapkan interoperabilitas?, jika iya jelaskan

dan berikan contoh!

Perencanaan :1. Jelaskan unit kerja manakah ditempat kerja anda yang bertanggung jawab

terhadap penyusunan perencanaan TIK?

2. Jelaskan bagaimana mekanisme penyusunan perencanaan TIK di instansi

anda! Apakah melibatkan seluruh pemangku kepentingan ?

3. Apakah anda memiliki rencana induk TIK? jika iya apakah rencana induk

tersebut masih berlaku atau tidak?. Tunjukan bukti bahwa anda sudah

memiliki rencana induk TIK !

4. Apakah rencana induk TIK yang ada sudah ditindaklanjuti dengan rencana

yang lebih rinci di tiap tahunnya, dan digunakan sebagai acuan untuk

menyusun rencana kerja TIK tahunan?

5. Berapa besar anggaran untuk penerapan TIK pada tahun berjalan? Apakah

jumlah tsb mengalami penurunan atau peningkatan dari tahun ke tahun?

BAGIAN IIPada bagian ini akan berisi pertanyaan-pertanyaan yang menanyakan pendapat

anda seputar kegiatan PeGI ini. Mohon anda jawab dengan jelas sesuai instruksi

yang diberikan dan berikan alasan jika diperlukan.

1. Apakah anda mengerti maksud dan tujuan dari kegiatan PeGI ini?

a. Ya

b. Tidak, karena…

c. Lainnya, …

2. Apakah menurut anda dengan adanya kegiatan PeGI ini dapat mendukung

dan membantu pelaksanaan dan pengembangan pemanfaatan TIK di

organisasi anda ?

a. Ya

b. Tidak, karena…

c. Lainnya, …

3. Apakah anda mengerti dan memahami pertanyaan-pertanyaan dari kuisioner

yang diberikan?

a. Ya (Lanjut ke nomor 5)

b. Tidak (Lanjut ke nomor 4)

c. Lainnya, …

4. Bagian manakah yang anda kurang pahami dari pertanyaan-pertanyaan yang

ada? (Berikan alasan)

5. Apa harapan anda mengenai keberlangsungan kegiatan PeGI ini ?

6. Jika anda mempunyai komentar atau saran mengenai kegiatan PeGI ini,

mohon tuliskan disini.

Terima kasih atas partisipasi dan kerjasama anda

Contoh laporan

Kabupaten Indramayu Hasil Penilaian dan Peringkat HASIL PENILAIAN Nama : Kabupaten Indramayu Peringkat ke : 20 (dua puluh) dari 21 daerah 6.2.20.2. Grafik Radar 5 Dimensi

Gambar 0-8 Grafik Lima Dimensi Kabupaten Indramayu 6.2.20.3. Hasil Penilaian Kualitatif

Tata Cara Asesmen: 1. Sebelum asesmen, peserta telah menerima informasi tentang persiapan yang perlu dilakukan, yang meliputi kriteria penilaian, data pendukung dan pengiriman wakil yang berkompeten, sebagaimana terlampir dalam undangan. 2. Peserta mendapatkan penjelasan lebih rinci mengenai tata cara asesmen dalam sesi penjelasan yang dilakukan sebelum asesmen. 3. Asesmen dilakukan terhadap indikator yang dapat diperlihatkan, dijelaskan, diperiksa, dan dinilai selama asesmen. Rangkuman Asesmen Kabupaten Indramayu Hasil asesmen secara umum menilai bahwa pengembangan e-Government di Kabupaten Indramayu masih dalam kategori SANGAT KURANG. Dari proses asesmen, tim asesor telah menemukan beberapa indikator positif dan juga banyak indikator negatif yang secara mendesak memerlukan perhatian untuk diperbaiki. Temuan dan saran tersebut dalam masing-masing dimensi dijabarkan lebih lanjut berikut ini. 1. Kebijakan Aspek Kebijakan dinilai masih SANGAT KURANG. Diantara banyak perbaikan yang perlu dilakukan, berikut ini beberapa prioritas yang diusulkan yaitu: 1. Meskipun ilmu pengetahuan dan teknologi sudah dibunyikan dalam visi dan misi Pemerintah Daerah, disarankan visi dan misi TIK untuk dirumuskan dan ditetapkan dalam satu dokumen resmi yang menjadi acuan pengembangan TIK. 2. Belum ada peraturan dan pedoman untuk operasionalisasi TIK di

seluruh jajaran pemerintah daerah agar dapat berjalan sebagaimana mestinya. Salah satu pedoman yang diperlukan adalah pedoman pengembangan infrastruktur dan aplikasi TIK agar berjalan secara terkoordinasi dan terkendali dengan baik, mengingat perlunya efisiensi dan interoperabilitas yang baik. Kondisi saat ini dimana TIK belum dikembangkan secara luas menguntungkan untuk mulai menetapkan kebijakan dimaksud. 3. Memberikan perhatian khusus pada kebijakan anggaran untuk TIK sesuai dengan skala prioritas dan strategi penerapan.

2. Kelembagaan Hasil asesmen dimensi Kelembagaan menunjukkan hasil yang KURANG. Hal positif yang ditemukan adalah sudah adanya SDM di bidang TIK dengan latar belakang pendidikan TIK meskipun dari segi jumlah dan kompetensi perlu ditingkatkan sesuai dengan perkembangan kebutuhan yang ada. Beberapa saran akan hal yang perlu ditingkatkan dan diperbaiki adalah: 1. Meskipun sudah terbentuk lembaga TIK sebagai Bidang di bawah Dinas, namun dikhawatirkan pada masa datang masih kurang fokus dan kurang kewenangan untuk melakukan koordinasi pengembangan TIK di SKPD. Mengingat akan semakin strategisnya peran TIK untuk masa datang, lebih baik berbentuk Dinas Kominfo atau bentuk lain yang dapat memberikan layanan TIK secara baik kepada seluruh jajaran Pemerintah Daerah sebagaimana terjadi pada lembaga yang memberikan

layanan administrasi keuangan, kepegawaian dan lain lain. 2. Perlunya dilakukan inventarisasi dan kajian kebutuhan SDM TIK dari segi jumlah dan kompetensi di Dinas Perhubungan dan Kominfo dan di SKPD lainnya. 3. Peningkatan jumlah SDM TIK (atau rekruitmen) untuk dapat memberikan layanan yang baik serta mempersiapkan diri menghadapi tanggung jawab dan tuntutan yang semakin besar di masa datang.

3. Infrastruktur Hasil asesmen menunjukkan hasil yang SANGAT KURANG. Beberapa hal yang disarankan perlu ditingkatkan dan ditindaklanjuti adalah: 1. Inventarisasi perangkat TIK di seluruh SKPD. 2. Pembangunan data center yang memperhatikan standar minimal untuk kebutuhan saat ini dan siap untuk dikembangkan untuk kebutuhan masa datang, termasuk kebutuhan konsolidasi peralatan yang tersebar saat ini. 3. Penyediaan akses jaringan internet secara lebih terpadu dan terpusat untuk menjaga keamanan dan efisiensi.

4. Aplikasi Secara umum asesor menilai aspek aplikasi masih SANGAT KURANG dan memerlukan banyak perbaikan. Beberapa aplikasi terutama yang disediakan oleh pemerintah pusat sudah berjalan seperti aplikasi keuangan dan aplikasi pengadaan barang dan jasa secara elektronik. Beberapa saran perbaikan yang perlu ditindaklanjuti segera adalah: 1. Meskipun banyak fitur dan fasilitas yang menarik pada

situs web resmi saat ini namun disarankan untuk dilakukan penataan ulang desain, fitur serta penambahan fungsi layanan publik sehingga dapat menjadi sarana yang semakin bermanfaat bagi semua pemangku kepentingan. 2. Dilakukan inventarisasi dan kajian kebutuhan aplikasi yang sudah berjalan atau yang belum berjalan di seluruh SKPD. 3. Mulai merumuskan standarisasi teknologi pengembangan aplikasi yang memperhatikan efisiensi, kemandirian, keamanan dan kemudahan pengembangan lebih lanjut, termasuk pemanfaatan software berbasis open source.

5. Perencanaan Hasil asesmen dimensi Perencanaan menunjukkan hasil yang SANGAT KURANG. Beberapa saran perbaikan yang sebaiknya mendapat prioritas adalah: 1. Membuat renstra atau master plan TIK secara sistematis dan tertib. Master plan ini mencakup kajian kebutuhan dan strategi pengembangan kebijakan, kelembagaan, infrastruktur, dan aplikasi. Penyusunan master plan ini sebaiknya dilakukan oleh ahli yang kompeten dan obyektif, bisa bekerja sama dengan perguruan tinggi terdekat dan/atau pemerintah provinsi. Selanjutnya perlu dikukuhkan menjadi dokumen resmi yang menjadi acuan pengembangan TIK masa datang. 2. Mempersiapkan unit kerja dan mekanisme kerja untuk koordinasi perencanaan TIK secara terpadu dan berkesinambungan. Perbaikan serta penyempurnaan ini tidak perlu dilakukan sendiri dari nol melainkan dapat dilakukan dengan belajar

dari Pemerintah Daerah lain yang memiliki kondisi yang mirip dengan Kabupaten Indramayu. Tentunya perlu dilakukan penyesuaian penyesuaian dengan kondisi dan prioritas Kabupaten Indramayu. Sebagai contoh misalnya dokumen kebijakan, renstra dan program yang diterapkan di daerah lain dapat dipelajari sebagai referensi.