QUALITY MANAGEMENT (Manajemen Mutu)

QUALITY MANAGEMENT(Manajemen Mutu)Studi Kasus Penerapan Sistem ISO 9001:2008PT PERKEBUNAN NUSANTARA X (Persero)

Disusun Oleh : Indah Puji RahayuThe International Organization for Standarization (ISO)

The International Organization for Standarization (ISO) sebuah organisasi yang didirikan pada tahun 1946 di Genewa, Swiss. Tujuan pendiriannya adalah untuk mengembangkan standarisasi di seluruh dunia.

ISO mempunyai tiga misi utama, yaitu: 1. Mengembangkan standar internasional, 2. Menyebarkan informasi tentang standar internasional, dan 3. Mempromosikan implementasi standar internasional. ISO 9000 Series (Standar Sistem Manajemen Mutu)

Keluarga ISO 9000:2000 terdiri dari: ISO 9000 yang memuat tentang Dasar-Dasar dan Istilah untuk Sistem Manajemen Mutu. ISO 9001 yang memuat tentang Persyaratan-Persyaratan Sistem Manajemen Mutu. ISO 9004 yang memuat tentang Panduan untuk Perbaikan Kinerja. ISO 19011 yang memuat tentang Panduan dalam Audit Sistem Manajemen Mutu dan Lingkungan.

ISO 9000 Series (Standar Sistem Manajemen Mutu)

Dari semua anggota keluarga ISO 9000:2000, hanya ISO 9001 yang memuat persyaratan-persyaratan ISO 9000:2000. Jadi meskipun suatu perusahaan berhasil melakukan peningkatan kinerja, kemudian menerapkan ISO 9004 hingga mencapai 'Performance Excellence', namun sertifikasi yang bisa dimiliki tetap hanya sertifikasi ISO 9001:2000.

8 Manfaat Penerapan ISO 9001:2000

Dokumentasi mutu yang lebih baikPengendalian mutu secara sistematikKoordinasi yang lebih baikDeteksi awal ketidaksesuaianKonsistensi mutu yang lebih baikKepercayaan pelanggan bertambahDisiplin dalam pencatatan mutu bertambahLebih banyak kesempatan untuk peningkatan

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

Organisasi harus :

mengidentifikasi proses-proses yang diperlukan dan penerapannya di seluruh organisasi menentukan urutan dan interaksi dari proses-proses tersebutmenentukan kriteria dan metode-metode yang diperlukan dan pengendalian dari proses-proses tersebut efektif. menjamin ketersediaan sumber daya dan memantau, mengukur, dan menganalisis proses-proses tersebutmelakukan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil-hasil yang direncanakan dan peningkatan berkelanjutan dari proses tersebut.

A. Pemetaan Proses (process mapping)

Organisasi harus mengidentifikasi proses-proses yang diperlukan oleh sistem manajemen mutu, artinya dalam perancangan dan pembuatan sistem manajemen mutu, organisasi harus mengenal semua proses-proses yang ada di dalamnya.

Proses-proses tersebut secara umum seperti telah dikemukakan sebelumnya, dapat dikelompokkan menjadi proses-proses di Manajemen Puncak (Tanggungjawab Manajemen); Pengelolaan Sumber daya; Realisasi Produk; Pengukuran, Analisa dan Perbaikan; kemudian dilengkapi dengan proses Dokumentasi.

B. Proses Realisasi Produk

proses-proses yang termasuk kedalam kelompok ini tergantung pada kegiatan-kegiatan operasional dari perusahaan yang bersangkutan. Secara umum, proses-proses di dalam Realisasi Produk dapat dikelompokkan menjadi proses-proses utama (main processes)proses-proses pendukung (supporting processes). C. Quality Plan

organisasi harus menentukan kriteria-kriteria dan metode-metode yang diperlukan untuk menjamin bahwa operasi dan pengendalian dari proses-proses tersebut berjalan efektif, kemudian membuat metode-metode standar dalam rangka memenuhi kriteria-kriteria tersebut. Misalnya, ditetapkan kriteria untuk keberterimaan produk yang sesuai (passing rate) adalah >= 98%, maka untuk memenuhi kriteria tersebut harus dibuat perencanaan atau metode yang dibutuhkan untuk mencapainya.

Selain itu organisasi harus menyiapkan metode untuk mengendalikan proses-proses pemenuhan kriteria tersebut agar dilakukan secara efektif. Salah satu bentuk metode pengendalian adalah adanya kegiatan pengaw! asan (monitoring) dan pengukuran terhadap hasil-hasil pelaksanaan proses-proses.

D. RESOURCES (SUMBER DAYA)

Organisasi harus menjamin ketersediaan sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung operasi dan pemantauan dari proses-proses.

Sumber daya yang dimaksud disini adalah sumber daya manusia (karyawan) yang memiliki keahlian-keahlian yang dibutuhkan, lokasi kerja (bangunan, stasiun kerja, bengkel, dll), peralatan-peralatan yang dibutuhkan untuk mendukung operasi (mesin, perkakas kerja, alat bantu, alat transportasi, alat komunikasi, dll), material-material pendukung, dan peralatan yang dibutuhkan untuk pemantauan proses-proses (alat ukur, alat uji, dll). E. DOKUMENTASI

Selanjutnya organisasi harus memantau, mengukur, dan menganalisa proses-proses yang dijalankannya. Hasil-hasil pemantauan dan pengukuran tersebut berupa rekaman-rekaman (records) yang dapat digunakan sebagai bahan bagi analisa terhadap kemampuan dan kesesuaian proses-proses.

organisasi harus melakukan tindakan yang diperlukan untuk memperbaiki proses-proses, memeriksa dan menganalisa hasil-hasil tindakan perbaikan yang dilakukan, melakukan standarisasi untuk tindakan perbaikan yang sesuai, atau memilih tindakan perbaikan lain yang lebih tepat dan efektif dalam rangka mencapai hasil-hasil yang direncanakan dan meningkatkan secara kontinu kinerja dari proses-proses tersebut.

F. ANALISIS DAN PERBAIKAN

organisasi harus melakukan tindakan yang diperlukan untuk memperbaiki proses-proses, memeriksa dan menganalisa hasil-hasil tindakan perbaikan yang dilakukan, melakukan standarisasi untuk tindakan perbaikan yang sesuai, atau memilih tindakan perbaikan lain yang lebih tepat dan efektif dalam rangka mencapai hasil-hasil yang direncanakan dan meningkatkan secara kontinu kinerja dari proses-proses tersebut.

PT PERKEBUNAN NUSANTARA X (Persero)PROFIL COMPANY

Salah satu perusahaan dibidang pergulaan yang terbesar dan mampu mempertahankan posisinya sebagai pemimpin pasar adalah PT. Perkebunan Nusantara X (Persero). Di jajaran lima besar Pabrik Gula dengan rendemen tertinggi se-Indonesia, PT. Perkebunan Nusantara X (Persero) (Persero) menempatkan tiga pabriknya, yaitu PG. Ngadiredjo (Kediri), PG. Modjopanggoong (Tulungagung), dan PG. Pesantren Baru (Kediri) BERBAGAI PENGHARGAAN YANG DIRAIH

tahun 2011, delapan pabrik gula di bawah naungan PT. Perkebunan Nusantara X (Persero) (PG.Ngadirejo, PG. Pesantren Baru, PG. Meritjan, PG. Modjopanggoong, PG. Tjoekir, PG. Lestari, PG. Toelangan, PG. Kremboong) mendapatkan penghargaan oleh Ikatan Ahli Gula Indonesia (IKAGI) karena dinilai berprestasi sepanjang musim giling tahun 2011 meski dihadang anomali cuaca, yakni mampu meningkatkan rendemen tebu dari tahun 2010 ke 2011, menggenjot peningkatan produksi gula dari tahun 2010 ke 2011, serta memiliki persentase rendemen (kadar gula dalam tebu) lebih tinggi daripada rendemen nasional. PENGHARGAAN YANG DIRAIH

Dua pabrik gula di bawah naungan PT. Perkebunan Nusantara X juga mendapatkan apresiasi dari Kementerian BUMN sebagai pabrik gula BUMN dengan kinerja terbaik tahun 2011. PG Pesantren Baru bahkan sudah memperoleh sertifikat ISO 9001: 2008 yakni standar internasional untuk sistem menejemen mutu.PENGHARGAAN YANG DIRAIH

Dua pabrik gula di bawah naungan PT. Perkebunan Nusantara X juga mendapatkan apresiasi dari Kementerian BUMN sebagai pabrik gula BUMN dengan kinerja terbaik tahun 2011. PG Pesantren Baru bahkan sudah memperoleh sertifikat ISO 9001: 2008 yakni standar internasional untuk sistem menejemen mutu.Strategi PTPN X

Strategi yang dilakukan oleh PTPN X yaitu : Efisiensi - Mengurangi konsumsi bahan bakar dan energi - Mengatasi berbagai hambatan permesinan - Mengurangi biaya pemeliharaan pabrik2. Diversifikasi - Industri berbasis tebu terintegrasi dari hulu ke hilirOptimalisasi Memacu rendemen dengan menekan sugar losses melalui peningkatan kinerja ekstraksi gilingan dan efisiensi pemrosesan.

17Strategi PTPN X

Pola kerjasama antara petani tebu dengan pabrik gula yang perlu dikembangkan adalah model kemitraan yaitu pabrik gula membantu petani dalam perencanaan produksi, permodalan dan pengolahan. Perencanaan dalam hal ini adalah petugas pabrik gula bersama petani membuat jadwal tanam, pemupukan, pemeliharaan dan penebangan.

Sedangkan dalam bentuk permodalan yaitu pabrik gula membantu petani mendapatkan kredit dari pihak bank yang ditunjuk dan telah bermitra dengan pabrik gula.

Dan pengolahan dengan memberikan bimbingan kepada petani dalam usaha mengolah tanaman secara tepat mulai dari cara penanaman, proses pemupukan dan perawatan juga proses penebangan tebu, dengan harapan adanya keseragaman mutu tebu yang berkualitas.

18Strategi PTPN X

Kemudian sumber daya manusia pabrik atau disebut karyawan pabrik yang secara langsung terjun dalam proses perencanaan produksi, pelaksana program dan kemudian pengaudit hasil seluruh kegiatan produksi yang telah dilakukan.

Untuk meningkatkan kompetensi karyawan perlu di upgrade secara berkala dengan pelatihan-pelatihan teknis maupun manajemen sehingga menciptakan sumber daya manusia yang kreatif dan inovatif dalam menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang muncul sebagai hambatan kemajuan perusahaan.

Selain itu juga menciptakan iklim kerja yang kondusif dan nyaman yang dapat mendorong kinerja karyawan untuk selalu melakukan pekerjaan yang lebih baik lagi setiap harinya sehingga dapat mendorong pula kemajuan perusahaan.19Strategi PTPN X

Merestrukturisasi mesin-mesin produksi sehingga tidak lagi menjadi hambatan dalam proses pengolahan tebu menjadi gula yang dapat mempengaruhi mutu gula yang dihasilkan.

Melakukan perbaikan teknologi produksi untuk menghasilkan gula dengan kualitas terbaik dan dapat berdaya saing di pasar global karena pada kenyataannya saat ini rata-rata pabrik gula di Indonesia baik itu perusahaan swasta maupun BUMN masih memproduksi gula siap konsumsi berbeda dengan di luar negeri produksi gula terbagi atas produksi gula mentah dan gula siap konsumsi.20Strategi PTPN X

untuk mengawal program swasembada gula di Indonesia PT. Perkebunan Nusantara X (Persero) melakukan perbaikan secara berkesinambungan dan konsisten terhadap faktor-faktor penunjang produksi gula mulai dengan petani tebu yaitu dengan kemitraan dan peningkatan kualitas manajerial (kompetensi karyawan pabrik, restrukturisasi alat-alat produksi dan perbaikan teknologi produksi gula) untuk menghasilkan gula yang dapat berdaya saing di pasar global.

Selain itu juga untuk mendapatkan pengakuan dari ISO. Tak lupa pula selalu mengaudit keseluruhan pelaksanaan program untuk memperbaiki kualitas secara berkala dan berkesinambungan. 21Kelemahan ISO 9001

Kelemahan pada saat meng-intepreatasi-kan persyaratan ISO 9001. ISO 9001 hanya berisi persyaratan, tidak menjelaskan cara menerapkan persyaratan tersebut, karena masing-masing perusahaan mempunyai sistem atau strategi yang berbeda. Pada saat meng-intepretasi-kan persyaratan ISO 9001

Ada perusahaan yang menjabarkannya dalam pengertian yang sempit, misalnya Semua dokumen harus diapprove oleh QMR, atauTidak boleh ada pembelian urgent karena harus ada seleksi terlebih dahulu, dll)Atau menjabarkannya dalam bentuk minimum Manajemen review hanya dilakukan pada item yang diminta oleh ISO 9001 saja,Yang penting ada evaluasi training,Atau bahkan menjabarkannya menjadi sesuatu yang rumit Approval dokumen harus sampai tiga tingkat (dibuat, diperiksa, disetujui), membuat sistem menjadi birokrasiTidak menerima complain dalam bentuk lisan, semuanya harus tertulis, dll 22Kelemahan ISO 9001:2008

Akibatnya ISO 9001 justru dirasakan sebagai hambatan, bukan sebagai alat untuk membuat perusahaan menjadi lebih efektif. Kesalahan pada penjabaran persyaratan ISO 9001 akan menjadi fatal bagi perusahaan. Secara persyaratan, perusahaan telah memenuhi persyaratan ISO 9001, tapi kalau pemenuhannya dibuat ala kadarnya atau dibuat dengan sistem yang rumit maka perusahaan akan terjebak pada kondisi menyalahkan ISO 9001 sebagai penyebab sistem yang rumit, birokrasi dan lain-lain. 23Daftar Pustaka

http://suhadiarjuna.blogspot.com/2013/02/strategi-pt-perkebunan-nusantara-x_9927.html : diakses tanggal 12 Januari 2014, pukul 08.00.

http://saulpurwoyo.tripod.com/id5.html : diakses tanggal 12 Januari 2014, pukul 08.00.

http://ephino.wordpress.com/2008/02/26/68-perusahaan-gagal-merasakan-manfaat-iso-90012000/ : diakses tanggal 12 Januari 2014, pukul 08.00.

24