Pusat Tanggung Jawab:Pusat Pendapatan dan Beban

Eris Tri Kurniawati.,SE.,MM.,Ak

Pendahuluan

• Setelah memilih jenis struktur organisasi, • Maka langkah selanjutnya adalah

membangun sebuah sistem pertanggungjawaban perilaku yang efektif dengan menjabarkan secara pasti tanggung jawab.

Definisi

• Pusat pertanggungjawaban merupakan segmen organisasi yang bertanggungjawab atas tugas tertentu.

• Tujuannya adalah memastikan bahwa individu pada semua level di perusahaan memberikan kinerja secara memuaskan yang sejalan dengan tujuan umum perusahaan secara keseluruhan.

Keberadaan Pusat Tanggung Jawab

Perusahaan /organisasi merupakan sekumpulan pusat-pusat tanggung jawab, yang masing-masing diwakili oleh sebuah kotak dalam bagan organisasi.

Pusat-pusat tanggung jawab dalam sebuah organisasi akan membentuk suatu hierarki

Sifat Pusat Tanggung Jawab

• Mewujudkan Satu atau lebih maksud (cita-cita organisasi)

• Pusat tanggung jawab bertugas untuk mengimplementasikan strategi yang telah disusun oleh manajer senior dalam rangka mencapai cita-cita organisasi.

CARA KERJA PUSAT TANGGUNG JAWAB

INPUTSumber daya

yang digunakan (bahan baku, tenaga kerja,

jasa-jasa)Diukur dari

biayanya

PEKERJAANMenggunakan modal kerja

kapital (persediaan,

piutang), peralatan, dan aktiva lainnya

OUTPUTBarang atau

jasa

HUBUNGAN ANTARA INPUT DAN OUTPUT

1. LANGSUNG

Departemen produksi

Input berupa bahan baku akan menjadi bagian fisik dari barang

jadi yang merupakan output

2. TIDAK LANGSUNG

Departemen pemasaran

Input berupa biaya periklanan ditujukan untuk meningkatkan

hasil penjualanNamun penjualan tidak hanya

dipengaruhi oleh iklan

3. KABUR

Departemen penelitian dan pengembangan

Hasil penelitian dan pengembangan yang dilakukan pada masa sekarang barangkali

tidak dapat diketahui selama beberapa tahun

MENGUKUR INPUT DAN OUTPUT

Input yang digunakan oleh pusat tanggung

jawab dapat dinyatakan dalam ukuran-ukuran fisik (jam kerja, liter

minyak, rim kertas, dll)

SISTEM PENGENDALI

AN MANAJEMEN

Dinyatakan dalam satuan

moneter“uang”

Nilai uang Kuantitas fisik

Harga per unit

contoh Jumlah jam kerja

Tarif per jam

BIAYA

SUATU UKURAN MONETER DARI

JUMLAH SUMBER DAYA YANG

DIGUNAKAN (INPUT) OLEH SUATU PUSAT TANGGUNG JAWAB

MENGUKUR BIAYA INPUT LEBIH MUDAH DARIPADA MENGUKUR NILAI OUTPUT

contoh

Pendapatan per tahun

Alat ukur penting atas output perusahaan

Akan tetapi, angka-angka yang terdapat di dalamnya tidak menyatakan seluruh kinerja perusahaan selama tahun tersebut

Input seperti aktivitas litbang, pelatihan sumber daya manusia, periklanan, dan promosi penjualan juga belum tentu mempengaruhi

output di tahun yang bersangkutan

EFISIENSI DAN EFEKTIVITAS

Efisiensi dan

efektifitas

Kriteria untuk menilai kinerja suatu pusat

tanggung jawab

EFISIENSI Hubungan antara input dan output

Rasio output

terhadap input, atau

jumlah output per unit input

EFEKTIFITAS Hubungan antara

output yang dihasilkan oleh suatu

pusat tanggung

jawab dengan

tujuannya

Pusat tanggung jawab A dikatakan lebih efisien daripada pusat tanggung jawab B

jika

1. Pusat tanggung jawab A menggunakan jumlah sumber daya yang lebih sedikit daripada pusat tanggung jawab B, namun memproduksi jumlah output yang sama

Hal ini berarti bahwa kedua pusat tanggung jawab tersebut menjalankan pekerjaan mereka dengan memuaskan dan besarnya masing-masing pekerjaan tersebut bisa dibandingkan, maka unit dengan input yang lebih rendah (biaya yang lebih rendah) adalah yang lebih efisien

2. Pusat tanggung jawab A menggunakan sumberdaya yang sama jumlahnya dengan pusat tanggung jawab B, namun memproduksi output dengan jumlah yang lebih besar

Hal ini berarti bahwa input yang digunakan adalah sama, namun outputnya berbeda, maka dibutuhkan beberapa tolak ukur kuantitatif untuk menentukan tingkat efisiensinya sehingga hal ini merupakan perhitungan yang lebih sulit

Efisiensi diukur dengan cara membandingkan biaya aktual dengan standar, dimana biaya-biaya tersebut harus dinyatakan dalam output yang diukur

Kelemahan utama :

1. Biaya yang tercatat bukanlah tolak ukur atas sumber daya yang sebenarnya digunakan

2. Standar pada hakikatnya merupakan perkiraan tentang apa yang idealnya harus tercapai dalam kondisi yang ada

Efektifitas cenderung dinyatakan dalam istilah-istilah yang subjektif dan nonanalitikContoh:“kinerja kampus A adalah yang terbaik, tetapi kampus B telah agak menurun dalam tahun-tahun terakhir”

EFISIEN

EFEKTIF

Setiap pusat tanggung jawab harus efektif dan efisienItu berarti bahwa organisasi harus mencapai tujuannya dengan cara yang optimal

Suatu pusat tanggung jawab akan bersifat efisien jika melakukan sesuatu dengan tepat, dan akan bersifat efektif jika melakukan hal-

hal yang tepat

L A B A

Laba merupakan tolak ukur yang penting atas efektifitas karena bagi perusahaan yang berorientasi pada laba, tujuan utamanya adalah memperoleh

laba yang memuaskan

Laba merupakan selisih antara pendapatan (ukuran output) dan

biaya (ukuran input), yang merupakan ukuran efisiensi

JENIS-JENIS PUSAT TANGGUNG JAWAB MENURUT SIFAT INPUT DAN OUTPUT MONETER YANG DIUKUR UNTUK

TUJUAN PENGENDALIAN:

• pusat pendapatanmengukur output

• pusat bebanmengukur input

• pusat labamengukur output dan input

• pusat investasimengukur kaitan antara laba dan investasi

PUSAT PENDAPATAN

Suatu output (pendapatan) diukur secara moneter, akan tetapi tidak ada upaya formal yang dilakukan

untuk mengaitkan input (beban/biaya) dengan output

Beban dikaitkan dengan pendapatan Pusat Laba

Pusat Pendapatan Unit pemasaran/penjualan yang tak memiliki wewenang untuk

menetapkan harga jualdan tidak bertanggung jawab terhadap harga pokok penjualan dari barang-barang yang mereka

pasarkan

Penjualan atau pesanan aktual diukur terhadap anggaran dan kuota, dan manajer dianggap bertanggung jawab atas beban yang terjadi secara langsung di dalam unitnya, akan tetapi

ukuran utamanya adalah pendapatan

PUSAT BEBAN

Pusat beban adalah pusat tanggung jawab yang inputnya diukur secara moneter, namun

outputnya tidak.

DUA JENIS UMUM DARI PUSAT BEBAN, YAITU :

1. PUSAT BEBAN TEKNIK

Pusat beban teknik adalah pusat beban yang sebagian besar biayanya adalah biaya teknis sehingga biaya yang harus terjadi dapat ditentukan di muka secara teliti (relatif tepat dan wajar) dalam ukuran biaya standar.Biaya teknik merupakan biaya-biaya yang jumlahnya secara “tepat” dan “memadai” dapat diestimasikan dengan keandalan yang wajar.

Ciri-ciri pusat beban teknik, yaitu :• Input-inputnya dapat diukur secara moneter.• Input-inputnya dapat diukur secara fisik.• Jumlah dolar optimun dan input yang dibutuhkan

untuk memproduksi satu unit output dapat ditentukan.• Efisiensi dan efektivitasnya dapat diukur.

2. PUSAT BEBAN KEBIJAKAN

Pusat beban kebijakan adalah pusat beban yang sebagian besar biayanya adalah biaya kebijakan. Biaya kebijakan adalah biaya yang tak tersedia estimasi tekniknya.

Penyusunan Anggaran

Cara-cara penyusunan anggaran pusat beban kebijakan :a. Penyusunan anggaran dimulai dari penentuan volume tugas-

tugas atau pekerjaan yang akan dilaksanakan dalam tahun anggaran yang akan datang.

b. Atas dasar volume tugas yang akan dilaksanakan, selanjutnya manajer pusat beban kebijakan menyusun anggaran biaya untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.

CIRI-CIRI PENGENDALIAN UMUM

Fungsi perencanaan bagi pusat pengeluaran yang tak direncanakan biasanya dijalankan dalam satu di antara dua cara ini, yaitu : Anggaran Inkremental

Anggaran inkremental adalah penganggaran yang dida-sarkan pada level biaya kini yang selanjutnya disesuaikan dengan inflasi dan perubahan lingkungan lainnya.

Kekurangan pembuatan anggaran inkremental,yaitu :1) Tingkat pengeluaran yang ada dari pusat beban kebijakan,

diterima, dan tidak dikaji ulang selama proses pembuatan anggaran.

2) Para manajer pusat beban ini biasanya ingin meningkatkan tingkat pelayanan dan dengan demikian cenderung meminta tambahan sumber daya dan berusaha agar permintaannya dikabulkan.

Tinjauan Berdasarkan Nol (Zero-Base Review)Tinjauan berdasarkan nol adalah pendekatan untuk meng-

analisi setiap pusat kebijakan berdasar jadwal yang mencakup semua tugas yang mencakup jangka panjang, misalnya lima tahun.

Kelemahan tinjauan berdasarkan nol, yaitu :a) Tinjauan ini memerlukan benchmarking biaya dan keluaran

dari perusahaan lain, namun sulit dilakukan.b) Tinjauan ini mungkin menimbulkan masalah potensial,

misalnya banyak mengkonsumsi waktu dan menimbulkan trauma bagi manajer yang kegiatannya dikaji.

c) Tinjauan ini sulit dilakukan karena mungkin para manajer cenderung mempertahankan “statua quo”.

Variasi BiayaBiaya dalam pusat beban kebijakan cukup terlindungi dari

fluktuasi jangka pendek karena dalam membuat anggaran untuk pusat beban kebijakan, para manajer cenderung untuk menyetujui perubahan yang terkait dengan perubahan volume penjualan yang diantisipasi.

Jenis Pengendalian KeuanganTujuan utama dari pusat beban kebijakan adalah untuk

mengendalikan biaya dengan mengikutsertakan para manajer guna berperan serta dalam perencanaan, bersama-sama mendiskusikan langkah apa yang akan diambil, dan tingkat usaha yang bagaimana yang tepat untuk masing-masing.

Pengukuran KinerjaLaporan prestasi pusat beban kebijakan digunakan untuk

menjamin bahwa tugas yang direncanakan telah dilaksanakan dengan biaya yang telah dianggarkan, dan tidak ada pengeluaran dapat melampui anggaran tanpa persetujuan manajemen puncak lebih dahulu.

Pusat administratif merupakan pusat-pusat pertanggungjawaban yang berfungsi sebagai penentu strategi dan kebijakan, perencanaan,

pengarahan, dan pengendalian kegiatan organisasi atau unit organisasi secara menyeluruh.

Pusat pendukung merupakan unit-unit pendukung yang menyediakanlayanankepada pusat tanggung

jawab

PUSAT ADMINISTRATIF & PENDUKUNG

• Kesulitan dalam Pengendalian OutputKarena output tidak dapat diukur, tidak mungkin untuk menempatkan standar biaya sebagai tolok ukur untuk pengukuran kinerja keuangan.

• Tidak Adanya Keselarasan Cita-citaDengan tidak adanya keselarasan cita-cita antara manajer dengan staff di suatu organisasi akan mengakibatkan terabaiakannya kesejahteraan perusahaan

PERMASALAHAN DALAM PENGENDALIAN

Penyusunan anggaran berupa pos-pos beban, dengan usulan anggaran dibandingkan dengan seluruh beban aktual pada tahun berjalan.

PENYUSUNAN ANGGARAN

Aktivitas pada litbang merupakan satu kesatuan rangkaian yang mana penelitian dasar

merupakan titik awal dan diakhiri dengan pengujian produk.

PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN

• Tidak terencana, dimana pihak manajemen hanya membuat keputusan secara umum mengenai bagian yang harus dieksplorasi.

• Sering kali ada tenggang waktu yang lama antara dimulainya penelitian dengan pengenalan produk baru yang berhasil.

PENELITIAN DASAR MELIPUTI :

• Kesulitan dalam Menghubungkan Hasil yang Diperoleh dengan InputKeterkaitan antara output dengan input sangat sukar dinilai pertahun karena “produk’ akhir dari litbang bias melibatkan usaha bertahun-tahun.

• Tidak adanya keselarasan cita-citaMasalah keselarasan cita-cita hampir sama dengan yang terjadi pada pusat administratif

PERMASALAHAN DALAM PENGENDALIAN

Program litbang terdiri dari serangkaian program di tambah kelonggaran untuk pekerjaan yang tidak di rencanakan, hal tersebut biasanya di tinjau setiap tahunnya oleh manajer senior.

PROGRAM LITBANG

ANGGARAN TAHUNAN

Perusahaan yang telah memutuskan suatu program litbang berjangka panjang dan telah menjalankan program ini dengan system persetujuan proyek, maka upaya untuk menyusun anggaran litbang pertahun akan menjadi persoalan yang sederhana, dengan melibatkan kalenderisasi atas pengeluaran yang di perkirakan selama periode anggaran.

PENGUKURAN KINERJA

Hampir semua perusahaan secara regular mem-bandingkan pengeluaran actual dengan pengeluaran yang dianggarkan dari semua pusat tanggung jawab dan seluruh proyak yang dijalankan guna membantu para manajer dipusat tanggung jawab dalam me-rencanakan pengeluaran mereka

PUSAT PEMASARAN

Pusat pemasaran adalah pusat pendapatan dan sekaligus pusat beban yang aktivitas-

aktivitasnya mencakup: (1) aktivitas untuk memperoleh pesanan konsumen (order-getting) dan (2) aktivitas untuk melayani

konsumen (order-filling).

• Aktivitas LogistikAktivitas logistik adalah aktivitas-aktivitas yang terlibat dalam memindahkan barang dari perusahaan ke pelanggan dan mengumpulkan piutang jatuh tempo dari para pelanggannya.

• Aktivitas PemasaranAktivitas pemasaran adalah aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan untuk memperoleh pemasaran.

DUA JENIS AKTIVITAS PADA PUSAT PEMASARAN :