1

PUSAT BIAYA

PENGERTIAN Pusat biaya merupakan suatu pusat pertanggungjawaban yang pres-tasi manajernya dinilai atas dasar biaya yang terjadi diwilayah yang menjadi wewenang manajer tersebut. sebagai mana pusat pertang-gungjawaban yang lainnya, yaitu mempunyai masukan dan juga me-miliki keluaran, namun demikian pusat biaya tidak dinilai dalam ben-tuk keluarannya. Hal ini karena:

a. Manajer pusat biaya tidak dapat mengendalikan pendapatan pen-jualan atas keluaran yang dihasilkannya. Contoh departemen pro-duksi. Keluaran departemen produksi dapat diukur secara kuanti-tatif akan tetapi manajer tidak dibebani tanggungjawab untuk memperoleh pendapatan penjualan.

b. Pada umumnya, output atau keluaran dari suatu pusat biaya san-gat sulit untuk diukur secara kuantitatif. Contoh: departemen akuntansi dan keuangan, departemen personalia, departemen pe-nelitian dan pengembangan

PEMBAGIAN PUSAT BIAYA Mendasarkan pada karakteristik hubungan antara masukan dan ke-luarnya, maka pusat biaya dapat dikelompokkan menjadi dua bagian, yaitu (1) pusat biaya teknik (engineered expense center) dan (2) pusat biaya kebijakan (discretionary expense center).

1. Pusat Biaya Teknik (Engineered Expense Center) Pusat biaya teknik atau disebut juga dengan pusat biaya standar, merupakan pusat biaya yang sebagian besar biaya yang terjadi mempunyai hubungan fisik yang erat dan nyata dengan keluaran-nya. Contohnya: Departemen produksi. Manajer produksi ber-tanggungjawab atas efisiensi dan efektivitas penggunaan sumber-sumber yang berada di bawah wewenangnya.

Efisiensi pusat biaya teknik diukur atas dasar hubungan antara masukan dan keluarannya, dengan menggunakan biaya standar sebagai tolok ukurnya. Apabila biaya sesungguhnya lebih kecil da-ri biaya standar, maka penyimpanagn biaya tersebut bersifat men-guntungkan (efisien). Apabila biaya sesungguhnya lebih besar dari biaya standar yang ditetapkan, maka penyimpangan biaya tersebut bersifat tidak menguntungkan (tidak efisien).

Pusat Biaya

2

Efektivitas pusat biaya dinilai atas dasar kemampuan pusat biaya tersebut dalam mencapai volume produksi yang diharapkan pada waktu tertentu dan kualitas tertentu pula.

2. Pusat Biaya Kebijakan (Discretionary Expense Center) Pusat biaya kebijakan, merupakan pusat biaya yang sebagian be-sar biayanya tidak mempunyai hubungan secara proporsional atau hubungan fisik yang nyata dengan keluarannya. Keluaran pusat biaya kebijakan sulit diukur secara kuantitatif atau tidak mempu-nyai hubungan yang nyata dengan masukkannya. Contohnya: de-partemen akuntansi, departemen personalia, departemen peneli-tian dan pengembangan, departemen pemasaran (promosi, adver-tensi, penggudangan produk selesai). Karena keluaran dan masu-kan pusat biaya tidak memiliki hubungan fisik yang nyata, maka tidak dapat dinilai efisiensinya.

Proses pengendalian pusat biaya kebijakan dimulai dari penyusu-nan anggaran biaya oleh manajer pusat biaya kebijakan yang ber-sangkutan dan diusulkan kepada manajemen puncak. Anggaran yang telah disetujui oleh manajemen puncak mempunyai karakte-ristik sbb.

a. Anggaran tersebut bukan merupakan pengukur efisiensi.

b. Anggaran merupakan batas atas pengeluaran biaya yang dapat dilakukan oleh manajer pusat biaya. Biaya yang sesungguhnya tidak boleh melampaui anggaran yang ditetapkan.

c. Merupakan kesanggupan manajer pusat biaya untuk melaksa-nakan semua kegiatan yang direncanakan dengan biaya yang dianggarkan.

PENGENDALIAN PUSAT BIAYA Pusat biaya kebijakan memiliki karakteristik yang berbeda dengan pu-sat biaya teknik, terutama:

1. Penyusunan anggaran. 2. Tipe pengendalian yang digunakan. 3. Pengukuran prestasi manajernya. 4. Pemilihan manajer. 5. Pemeliharaan iklim organisasi. 6. Penentuan proporsi biaya teknik.

1. Penyusunan Anggaran

Pusat Biaya

3

Penyusunan anggaran untuk pusat biaya teknik dan pusat biaya kebijakan berbeda satu dengan lainnya. Perbedan proses penyu-sunan anggaran tersebut dapat ditunjukkan sbb.

Pusat Biaya Teknik Pusat Biaya Kebijakan 1. Dimulai dari penentuan besar-

nya keluaran yang akan diha-silkan dalam jangka waktu dan mutu tertentu.

2. Menyusun anggaran biaya yang efisien untuk menghasilkan ke-luaran tersebut.

1. Dimulai dari penentuan volume pekerjaan yang akan dilaksana-kan pada tahun anggaran yang akan datang, baik pekerjaan ru-tin maupun pekerjaan/tugas khusus. Misalnya departemen akuntansi. Tugas rutin me-nyiapkan laporan keuangan, tu-gas khususnya perbaikan sis-tem akunatnsi.

2. Menyusun anggaran biaya un-tuk melaksanakan tu-gas/pekerjaan tersebut, baik anggaran tugas rutin maupun anggaran tugas khsusu*.

* Teknik yang umum digunakan dalam menyusun anggaran biaya khu-sus adalah manajemen berdasarkan sasaran (Management by objec-tives), yaitu proses formal penyusunan anggaran yang mnewajibkan manajer pembuat anggaran mengajukan usulan anggaran untuk me-laksanakan tugas khusus dan sekaligus menentukan cara penguku-rannya.

Cara penyusunan anggaran pusat biaya teknik tersebut tidak da-pat digunakan dalam penyusunan anggaran pusat biaya kebijakan, hal ini karena:

a. Keluaran pusat biaya kebijakan tidak mempunyai hubungan yang erat dan nyata dengan masukkannya atau biayanya.

b. Tidak semua keluaran pusat biaya kebijakan dapat diukur se-cara kuantitatif.

2. Tipe Pengendalian Cara pengendalian yang terjadi pada pusat biaya teknik dan pusat biaya kebijakan sangat berbeda. Perbedaan tersebut dapat dije-laskan sbb.

Pusat Biaya Teknik Pusat Biaya Kebijakan 1. Dasar pengendaliannya adalah

biaya standar. 1. Dasar pengendalian terfokus

pada ke-terlaksanaan tu-

Pusat Biaya

4

2. Biaya standar bermanfaat un-tuk:

a. menyusun anggaran biaya da-lam departemen yang bersang-kutan.

b. Mendorong manajer untuk mempertahankan efisiensi mak-simal atau meminimalkan biaya untuk menghasilkan keluaran tertentu.

c. Menilai efisiensi pusat biaya teknik dengan membandingkan antara standar dengan realisasi.

gas/kegiatan. 2. Pengendalian dilakukan dengan

cara: a. Menetapkan tugas dan tingkat

usaha yang akan dilaksanakan. b. Menyusun anggaran yang jum-

lahnya sedekat mungkin dengan yang sesungguhnya untuk pe-laksanaan tugas tsb.

c. Menetapkan anggaran biaya se-bagai batas atas pengeluaran.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pusat biaya kebijakan dan berbeda dengan pusat biaya teknik antara lain:

1. Tidak tercapainya anggaran biaya dapat berarti bahwa sebagian tugas yang telah direncanakan tidak terlaksana.

2. Tidak terlaksanakannya tugas tersebut menunjukkan bahwa manajer pusat biaya kebijakan yang bersangkutan tidak memi-liki kemampuan.

3. Realisasi yang melampaui batas anggaran terlebih dahulu ha-rus mendapat persetujuan manajemen puncak.

3. Pengukuran Prestasi Pengukuran prestasi yang terjadi pada pusat biaya teknik berbeda dengan pengukuran yang terjadi pada pusat biaya kebijakan. Per-bedaan tersebut dapat dijelaskan sbb.

Pusat Biaya Teknik Pusat Biaya Kebijakan 1. Laporan prestasi digunakan un-

tuk menilai efisiensi. 2. Anggaran digunakan sebagai to-

lok ukur dalam penilaian. 3. Tingkat efisiensi yang dicapai

menggambarkan prestasi mana-jer.

1. Laporan prestasi tidak diguna-kan untuk menilai efisiensi.

2. Anggaran merupakan kesang-gupan untukmelaksanakan tu-gas dengan biaya yang dite-tapkan dalam anggaran tsb.

3. Laporan prestasi menggambar-kan bahwa tugas telah dilaksa-nakan dengan biaya yang telah dianggarkan.

Pusat Biaya

5

4. Pemilihan Manajer Salah satu syarat penting dalam pemilihan manajer, adalah memi-lih manajer yang baik, yaitu manajer yang memiliki:

(a) Kemampuan teknis, yaitu mampu mengendalikan tugas-tugas yang dilaksanakan departemen yang dipimpinnya

(b) Kemampuan manajerial, yaitu mampu menjadi pengelola de-partemen yang dipimpinnya, sehingga dapat mengatur pelaksa-naan tugas-tugas ke arah pencapaian tujuan perusahaan.

5. Pemeliharaan Iklim Organisasi/Perusahaan Manajer perlu menciptakan iklim perusahaan yang baik dan sehat. Beberapa indikator adanya iklim yang baik dan sehat dalam peru-sahaan antara lain:

a. Adanya pengakuan atau penghargaan terhadap semua tugas yang dilaksanakan oleh para pelaksana.

b. Adanya perhatian dari para pelaksana terhadap biaya dalam melaksanakan tugasnya sehingga biaya yang terjadi tidak me-lampaui anggaran yang ditetapkan.

c. Adanya kesadaran dari para pelaksana bahwa anggaran biaya merupakan batas atas untuk melaksanakan tugasnya.

6. Penentuan Proporsi Biaya Teknik Perlu disadari bahwa tidak seluruh biaya yang terjadi dalam pusat biaya kebijakan merupakan biaya kebijakan. Sekalipun dalam jumlah yang relatif kecil, biaya dalam pusat biaya kebijakan mung-kin merupakan biaya teknik. Tugas-tugas rutin biasanya merupa-kan biaya teknik, sehingga masukan dan keluarannya terdapat hubungan fisik yang dapat dinilai efisiensi dan efektivitasnya. Contohnya: departemen pengolahan data elektronika, pelaksanaan entry data dapat dihubungkan antara biaya dengan keluarannya. Dengan mengetahui proporsi biaya teknik dan biaya kebijakan yang terjadi, maka dapat dilakukan pengendalian dengan baik, meskipun jumlahnya relatif kecil.

JENIS PUSAT BIAYA KEBIJAKAN Pada umumnya pusat biaya kebijakan dalam suatu perusahaan ada tiga macam, antara lain:

Pusat Biaya

6

1. Pusat Administrasi dan umum 2. Pusat penelitian dan pengembangan 3. Pusat pemasaran

1. Pusat Administrasi dan Umum Pusat administrasi dan umum merupakan pusat –pusat pertang-gungjawaban yang berfungsi sebagai penentu strategi dan kebija-kan, perencanaan, pengarahan, dan pengendalian kegiatan organi-sasi atau perusahaan. Contohnya: manajemen puncak, manaje-men divisi, departemen akuntansi dan keuangan, departemen pen-gendalian intern, departemen humas.

Pengendalian terhadap pusat administrasi dan umum sangat sulit untuk dilakukan, hal ini karena:

a. Kesulitan dalam pengukuran keluaran secara kuantitatif.

Sesuai dengan kegiatan yang dilakukan oleh pusat administrasi dan umum, yang pada umumnya berupa jasa, maka biaya yang terjadi tidak mempunyai hubungan yang erat dengan keluaran-nya sehingga tidak dapat dibuat suatu standar sebagai tolok ukur keluaran. Anggaran yang diajukan oleh pusat administra-si dan umum hanya menunjukkan pada kesanggupannya un-tuk melaksanakan tugas sesuai yang dianggarkan. Oleh karena itu anggaran bagi pusat administrasi dan umum bukan meru-pakan tolok ukur efisiensi dan efektivitas pusat biaya.

b. Tidaka adanya kesesuaian antara tunuan pusat administrasi dan umum dengan perusahaan secara keseluruhan.

Apabila diperhatikan, anggaran yang dibuat oleh pusat admini-strasi dan umum dari waktu ke waktu akan semakin meningkat jumlahnya dengan keluaran yang sangat sulit untuk diidentifi-kasi peningkatannya. Hal ini mengakibatkan ketidaksesuaian antara tujuan pusat administrasi dan umum dengan tujuan pe-rusahaan.

Untuk dapat menghadapi kesulitan-kesulitan sebagaimana dike-mukakan di atas, maka perlu memahami karakteristik yang dimili-ki oleh pusat administrasi dan umum.

a. Penyusunan Anggaran

Anggaran yang diusulkan oleh pusat administrasi dan umum biasanya ada komponen pokok yang mencakup:

1) Bagian atau komponen biaya pokok departemen.

Pusat Biaya

7

Komponen ini merupakan biaya yang digunakan untuk men-jalankan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan oleh pu-sat administrasi dan umum termasuk biaya penyelenggaran kegiatan yang tidak memerlukan keputusan manajemen puncak. Biaya pokok departemen ini biasanya berkaitan dengan kegiatan rutin.

2) Komponen biaya kegiatan kebijakan. Komponen ini mencakup deskripsi tujuan dan taksiran se-tiap kegiatan pusat administrasi dan umum yang memang memerlukan keputusan manajemen puncak. Dengan demi-kian komponen ini akan memberikan informasi kepada ma-najemen puncak untuk mengambil keputusan mengenai bi-aya dan efektivitas usulan kegiatan. Karena merupakan usulan kegiatan, maka komponen ini berkaitan dengan ke-giatan khusus.

b. Pengukuran Prestasi Manajer

Pengukuran terhadap prestasi manajemen pusat administrasi dan umum dilakukan dengan menggunakan laporan bulanan dengan membandingkan antara biaya yang sesungguhnya den-gan anggaran yang ditetapkan. Namun demikian pengukuran ini tidak dimaksudkan untuk melihat tingkat efisiensi. Penyim-pangan tersebut digunakan untuk mengetahui keterlaksanaan anggaran yang telah diusulkan

c. Pertimbangan Manajemen

Manajer pusat administrasi dan umum kewenangannya hanya terbatas pada penentuan tingkat biaya yang optimum bagi pu-sat biaya yang bersangkutan. Oleh karena itu pertimbangan manajemen (puncak) dalam memutuskan besarnya biaya yang harus dikeluarkan sangat dominan.

2. Pusat Penelitian dan Pengembangan Kegiatan penelitian dan pengembangan pada dasarnya dapat dike-lompokkan menjadi beberapa jenis.

a. Penelitian dasar. Penelitian dasar sering disebut dengan peneli-tian murni, yaitu penyelidikan atas gejala-gejala tanpa menen-tukan kegunaan yang dapat diperoleh dari penelitian tersebut. Kegiatan ini dilakukan atas dorongan keingintahuan terhadap gejala-gejala yang terjadi.

Pusat Biaya

8

b. Penelitian terapan, yaitu penelitian yang dirancang untuk men-gidentifikasikan atas penerapan potensi ilmu pengetahuan agar dapat digunakan untuk keperluan tertentu sesuai dengan arah keilmuan tersebut.

c. Pengembangan, merupakan kegiatan yang bertujuan mene-rapkan dan meningkatkan suatu potensi sehingga dapat men-jadi suatu model yang baru, baik dalam proses maupun hasil-nya, dengan hasil yang lebih baik dari sebelumnya.

d. Pilot Plant Testing, yaitu kegiatan yang berupa pengujian atas efisiensi dan efektivitas suatu model hasil pengembangan yang diterapkan.

e. Manufacturing, tolling, dan debugging, yaitu kegiatan yang ber-kaitan dengan perancangan, pembuatan, dan perakitan perala-tan yang diperlukan dalam pelaksanaan proses yang baru un-tuk menghasilkan keluaran baru.

f. Test pemasaran, merupakan kegiatan pengujian pemasaran su-atu produk yang dihasilkan dengan proses yang baru kepada para konsumen.

Manajer pusat penelitian dan pengembangan sulit melakukan pen-gendalian atas biaya yang terjadi, oleh karena itu perlu memperha-tikan beberapa hal sbb.

1) Karakteristik Pengendalian

Pusat penelitian dan pengembangan memiliki karakteristik pen-gendalian sbb.

a. Hasilnya sulit diukur secara kuantitatif namun demikian le-bih muda jika dibandingkan dengan pusat administrasi dan umum. Keluaran dari pusat penelitian dan pengembangan ini dapat berupa proses baru, produk baru, model baru. Ke-sulitan melakukan pengukuran ini disebabkan karena:

a) Keluaran tidak mempunyai hubungan yang nyata dengan masukkannya sehingga sulit dinilai

b) Kegiatan yang dilakukan memerlukan waktu yang pan-jang, sehingga anggaran biaya (jangka pendek) tidak da-pat dihubuangkan dnegan keluarannya.

c) Nilai keluaran hasil kegiatan sulit ditentukan. d) Manajer sulit mengukur tingkat efisiensi atas kegiatan

yang dilakukan. e) Faktor keberuntungan memegang peran yang pokok.

Pusat Biaya

9

b. Untuk menghasilkan keluaran dari penelitian dan pengem-bangan yang lebih baik diperlukan biaya yang lebih tinggi, sehingga nampak tujuan pusat penelitian dan pengemban-gan tidak sesuai dengan tujuan perusahaan.

c. Anggaran tahunan tidak dapat digunakan untuk mengenda-likan biaya pusat penelitian dan pengembangan.

2) Pendekatan Pengendalian

Berkaitan dengan pengendalian pusat penelitian dan pengem-bangan, manajemen perlu mengambil beberapa keputusan penting sebagai berikut.

a. Menetapkan besarnya dana pembiayaan kegiatan penelitian dan pengembangan.

b. Menetapkan arah kegiatan penelitian dan pengembangan. c. Melakukan pengukuran atas efektivitas kegiatan penelitian

dan pengembangan.

3) Pengukuran Prestasi

Guna melakukan pengukuran atas kinerja pusat penelitian dan pengembangan, maka perlu membuat laporan secara periodik dalam jangka waktu yang tidak terlalu lama namun juga tidak terlalu pendek. Laporan yang dibuat oleh manajer pusat peneli-tian dan pengembangan berisi:

a. Perbdaningan antara biaya yang sesungguhnya dengan bi-aya yang ditetapkan dalam anggaran.

b. Taksiran terakhit total biaya proyek dengan yang disetujui.

Pelaporan ini dilakukan dengan tujuan

a. Manajer dapat merencanakan kegiatan dan biayanya dengan baik.

b. Manajer memperoleh jaminan bahwa biaya yang sesungguh-nya telah sesuai dengan yang telah ditetapkan dalam angga-ran.

c. Dapat mengambil keputusan tentang perlu tidaknya dilaku-kan perubahan atas kegiatan yang dilakukan.

4) Pertimbangan Manajemen

Dalam pusat penelitian dan pengembangan, pertimbangan ma-najemen pucak sangat besar perannya dikaitkan dengan penen-tuan jenis kegiatan dan besarnya biaya penyelenggaran. Bebe-rapa pertimbangan penting antara lain:

Pusat Biaya

10

a. Biaya penelitian dan pengembangan merupakan investasi modal.

b. Biaya penelitian dan pengembangan dikendalikan oleh proyek

5) Komite Riset

Komite riset memiliki tugas untuk menelaah, mengesahkan, dan menyusun pedoman teknis penelitian dan pengembangan. Komite riset ini bertanggungjawab kepada manejemen puncak tentang:

a. Penetapan jumlah dana yang disediakan untuk penelitian dan pengembangan.

b. Menentukan arah kegiatan penelitian dan pengembangan c. Menilai efektivitas penelitian dan pengembangan

3. Pusat Pemasaran Pusat pemasaran merupakan pusat pendapatan dan pusat biaya. Sebagai pusat pendapatan, maka prestasinya diukur dengan mem-bandingkan antara pendapatan yang sesungguhnya dengan pen-dapatan menurut anggaran. Sebagai pusat biaya, maka pusat pe-masaran merupakan pusat biaya kebijakan yang memiliki karakte-ristik yang berbeda dengan pusat biaya kebijakan yang lainnya.

Pada dasarnya kegiatan pusat pemasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok besar sbb.

a. Kegiatan untuk Memperoleh Pesanan

Kegiatan yang berkaitan dengan perolehan pesanan yaitu beru-pa promosi dan advertensi. Pengendalian terhadap kegiatan ini memiliki karakteristik sbb.

1) Keluaran pusat pemasaran dapat diukur secara kuantitatif, yaitu dalam bentuk pendapatan. Keluaran ini sulit diukur efektivitasnya, karena faktor luar (kondisi ekonomi dan per-saingan) sangat dominan.

2) Prestasi manajer lebih ditekankan pada pendapatan yang di-capai. Ketaatan pengeluaran biaya dengan anggaran hanya merupakan sebagian kecil pengukuran prestasi.

b. Kegiatan untuk Melayani Pesanan

Kegiatan melayani pesanan biasa disebut dengan istilah kegia-tan logistik. Kegiatan ini dapat dikelompokkan menjadi:

1. Kegiatan penggudangan produk jadi

Pusat Biaya

11

2. Kegiatan kredit dan pengumpulan piutang 3. Kegiatan pengepakan dan pengiriman 4. Kegiatan administrasi penjualan

Sebagain biaya yang terjadi pada kegiatan tersebut merupakan biaya teknik yang mempunyai hubungan erat dengan keluaran-nya dan sebagian lainnya merupakan biaya kebijakan yang ti-dak mempunyai hubungan erat dengan keluarannya.