Minggu ke - 2

Rd. Adriyani Oktora, ST

Adalah tindakan-tindakan / tahapan yang dilakukan secara berurutan di suatu perusahaan dalam kegiatan pembelian (pengadaan) barang atau jasa.

Tujuan :1. Memberikan kerangka kerja, arah

penyediaan barang dan kegiatan manajemen material secara efektif & efisien.

2. Memberikan masukan informasi untuk departemen luar untuk menghasilkan komunikasi yang baik

Proses Bisnis pembelian :1. Identifikasi Kebutuhan2. Identifikasi Supplier3. Pemilihan Supplier4. Pembuatan PO5. Monitoring PO6. Penerimaan Barang (Goods Receipt)7. Verifikasi invoice8. Pembayaran (Payment)

PEMASOK GUDANG PURCHASING AKUNTING PERMINTAAN

BARANG

CALON PEMASOK Q/C

Kebutuhan akan pembelian biasanya dimulai dari dep. Operasi atau pengontrol persediaan yang dilengkapi dengan satu dari tiga form di bawah ini :1. Permintaan Pembelian Standar2. Permintaan Pembelian Berjalan3. Daftar Material

PURCHASE REQUEST NO:

Purchase Reference Deliver to :

Dept :

Requested by: Date Required Date Wanted Type: Urgent/Normal

No. Article No. Description Quantity Unit Est. Unit

Price

Est. Sub Total

Approved by : TOTAL :

Dept. Head

TRAVELLING PURCHASE REQUISITION

CODE

DESCRIPTION

ORDER POINT

ORDER

QUANTITY

DATE CONTROL NO.

P/O No.

SUPPLIER

ON HAND & ON

ORDER

REQRM AVAIL

BALANCE DUE

REQUIRED

Pesanan Mendadak (Rush Order)1. Prosedur khusus guna memproses permintaan

yang mendadak.2. Permintaan sebaiknya tidak secara Lisan

(tertulis)3. Dicetak diatas kertas dengan warna yang

berbeda atau diberi stiker emergency4. Permintaan harus masuk akal5. Permintaan mendadak selalu lebih mahal

3 Langkah Pendekatan mengatasi rush order1. Mengkoordinasikan kegiatan kelompok

pengguna barang atau rencana produksi dengan pembelian

2. Kurangi Permintaan yang tidak masuk akal (harus dapat persetujuan manajemen eksekutif

3. Kenakan biaya pelayanan kepada dep. Yg meminta barang sebelum pemesanan dilakukan

Pesanan Kecil : memakan biaya cukup besar.

Penanganan Pesanan Kecil :1. Sistem Penyimpanan Terpusat2. Sistem Pesanan Selimut3. Sistem Kontrak

Keuntungan sistem pesanan selimut1. Menghemat pemakaian surat

pemesanan, mengurangi pekerjaan administrasi

2. Mengurangi pekerjaan rutin pembelanja3. Mengijinkan jumlah & harga yang

diperoleh karena penggabungan permintaan

4. Meningkatkan alur informasi umpan balik

5. Mengurangi waktu tunda (Lead Time) & tingkat sediaan

Organisasi Pembelian Pada Perusahaan Multi Lokasi

1. Keuntungan Sentralisasi pada Multi Lokasi◦ Meningkatkan spesialisasi◦ Penggabungan Permintaan◦ Memudahkan koordinasi dan

kontrol pembelian

2. Keuntungan desentralisasi pada Multi Lokasi◦Koordinasi dengan departemen operasi lebih mudah

◦Anggota purchasing dekat dengan masalah-masalah operasi

◦Anggota purchasing dapat terlibat lebih jauh pada tim purchasing – produksi yang spesifik

Faktor-faktor yang mempengaruhi kelayakan dan keinginan sentralisasi

1. Kesamaan penggolongan material yg digunakan

2. Ukuran kemandirian masing-masing departemen purchasing

3. Jarak antara masing-masing lokasi pabrik

Contoh Sederhana Struktur Organisasi Pembelian

Manajer

Seksi Administrasi

Seksi Kontrol Biaya

Seksi Pengadaan

Material Planner

Buyer

Pendelegasian Tugas dan Tanggung Jawab pada dasarnya dibagi 3 yaitu :

1. Tugas yang harus didelegasikan : Menghitung jumlah pesanan material (order), Mempersiapkan Purchase Order

2. Tugas yang dapat didelegasikan : Menghadiri rapat-rapat umumyang tidak terkait dalam pengambilan keputusan, membuat surat informasi ke perusahaan supplier.

3. Tugas yang tidak dapat didelegasikan : yang merupakan mutlak tanggung jawab pemimpin. Misalnya untuk pengambilan keputusan dan penetapan kebijakan.