www.about.me/goudotmobi

• Definisi

– Neunar

“Sistem dari prosedur dan catatan yang

memberikan kemungkinan untuk menentukan

dengan cepat dan tepat jumlah pendapatan

kotor setiap pegawai, jumlah yang harus

dikurangi dan pendapatan untuk berbagai

pajak dan potongan lainnya dan berapa saldo

yang harus diberikan kepada karyawan”

• Definisi

– Mulyadi

“Sistem yang dirancang untuk menangani

transaksi perhitungan gaji karyawan dan

pembayarannya serta dapat menjamin

validitas, otorisasi kelengkapan, klasifikasi

penilaian, ketepatan waktu dan ketepatan

posting serta ikhtisar dari setiap transaksi

penggajian dan pengupahan. ”

• Definisi

– Mulyadi

“Sistem yang dirancang untuk menangani

transaksi perhitungan gaji karyawan dan

pembayarannya serta dapat menjamin

validitas, otorisasi kelengkapan, klasifikasi

penilaian, ketepatan waktu dan ketepatan

posting serta ikhtisar dari setiap transaksi

penggajian dan pengupahan. ”

• Definisi

– Lainnya

“Rangkaian prosedur perhitungan dan

pembayaran gaji secara menyeluruh bagi

karyawan secara efisien dan efektif untuk

memotivasi semangat kerja karyawan yang

kurang produktif dan mempertahankan

karyawannya yang produktif, sehingga tujuan

perusahaan untuk mencari laba tercapai dengan

produktivitas kerja karyawan yang tinggi”

• Definisi

– Lepas

“Rangkaian prosedur perhitungan dan

pembayaran gaji secara menyeluruh bagi

karyawan secara efisien dan efektif untuk

memotivasi semangat kerja karyawan yang

kurang produktif dan mempertahankan

karyawannya yang produktif, sehingga tujuan

perusahaan untuk mencari laba tercapai dengan

produktifitas kerja karyawan yang tinggi”

• Agar akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur, dan para pengguna laporan keuangan (stakeholder) lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi

• Sistem dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan

1) Fungsi kepegawaian

Mencari karyawan baru, menyeleksi calon

karyawan, memutuskan penempatan

karyawan baru, membuat surat keputusan

tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat,

golongan gaji, mutasi karyawan dan

pemberhentian karyawan.

2) Fungsi pencatatan waktu

Menyelenggarakan catatan waktu hadir

bagi semua karyawan perusahaan.

Fungsi ini tidak boleh dilaksanakan oleh

fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat

daftar gaji untuk menghindari konflik

kepentingan

3) Fungsi pembuat daftar gaji

Membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji

Daftar gaji diserahkan oleh pembuat daftar gaji kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji.

4) Fungsi akuntansi

Mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan: utang gaji karyawan, utang pajak, atau utang dana pensiun.

Menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan merupakan tugas dari bagian utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal

5) Fungsi keuangan

Bertanggung jawab untuk mencairkan

dana perusahaan yang ada untuk

pembayaran gaji karyawan

Dana tersebut kemudian ditransfer ke

rekening bank atau ke dalam amplop gaji

karyawan untuk selanjutnya dibagikan

kepada karyawan yang berhak

• Prosedur di Bagian Personalia

Melibatkan berbagai personalia dan bagian lain

yang membutuhkan karyawan baru

• Prosedur Pencatatan Waktu

Melakukan pencatatan waktu hadir dan

pencatatan waktu kerja

• Prosedur Penggajian

Mencatat waktu hadir, membuat daftar hadir,

dan distribusi biaya gaji

• Mencari karyawan baru

(1) Membuat catatan mengenai karyawan

yang berhenti atau diberhentikan dan

mencari penggantinya

(2) Memelihara hubungan dengan kantor

penempatan kerja dan sumber-sumber

karyawan lainnya

(3) Memasang informasi lowongan

• Melakukan rekrutmen

(1) Mencari data pribadi karyawan

(2) Menyelenggarakan tes kesehatan

(3) Membuat formulir penerimaan yang

digunakan untuk menempatkan nama

pegawai dalam daftar gaji

• Melakukan rekrutmen

(1) Mencari data pribadi karyawan

(2) Menyelenggarakan tes kesehatan

(3) Membuat formulir penerimaan yang

digunakan untuk menempatkan nama

pegawai dalam daftar gaji

• Melakukan kegiatan lainnya

(1) Membuat catatan mengenai potongan gaji

(2) Membuat catatan mengenai lokasi karyawan

(3) Membuat catatan mengenai sebab-sebab

berhentinya karyawan

(4) Membuat catatan sejarah karyawan

(5) Membuat catatan untuk menentukan cuti

karyawan

(6) Menyelenggarakan tes kesehatan

• Formulir permintaan karyawan untuk

meminta tambahan karyawan dan diserahkan

kepada bagian personalia

• Formulir lamaran kerja -- ditulis oleh calon

karyawan

• Formulir perjanjian kerja dibuat oleh bagian

personalia untuk karyawan yang diterima dan

diserahkan ke bagian gaji

• Laporan pemberhentian

• Catatan waktu hadir (Clock Card)

Attendance time recorder, finger print, biometric

• Catatan waktu kerja

Buku catatan (log book), daftar hadir, job card atau job ticket

• Kombinasi catatan waktu hadir dan waktu kerja dalam bentuk satu lembar untuk tiap karyawan setiap hari

• Pencatatan Waktu Hadir

• Pembuatan Daftar Gaji

Surat keputusan mengenai pengangkatan

karyawan baru, kenaikan pangkat,

pemberhentian karyawan, penurunan

pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya dan

daftar hadir

Jika gaji melebihi PTKP, informasi potongan PPh

pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji

atas dasar data yang tercantum dalam kartu

penghasilan karyawan

Potongan PPh pasal 21 ini dicantumkan dalam

daftar gaji

• Distribusi Biaya Gaji

Menghasilkan laporan biaya tenaga kerja menurut

jenisnya: gaji, tunjangan makan, tunjangan lembur

serta biaya kesejahteraan karyawan

• Definisi Aset Tetap

Aset berwujud dan digunakan dalam operasi perusahaan serta tidak untuk dijual dalam rangka aktivitas operasional perusahaan

Memiliki masa manfaat di masa yang akan datang lebih dari satu tahun

Berperan sangat besar terhadap perusahaan

• Dimiliki perusahaan untuk digunakan atau tidak untuk dijual

• Digunakan dalam operasi perusahaan yang utama – bukan merupakan investasi jangka panjang

• Digunakan dalam jangka waktu lebih dari satu siklus operasi perusahaan -- bukan perlengkapan

• Memiliki nilai relatif tinggi

• Penggunaan relatif lama

• Alat utama untuk menghasilkan revenue

• Investasi dalam aset tetap (Capital Budgeting) harus diperhitungkan dengan matang

• Tanah (tanah yang digunakan sebagai

tempat berdirinya gedung perusahaan)

• Lokasi sekitar tanah (jalan di seputar

lokasi perusahaan, tempat parkir, pagar,

dan saluran air bawah tanah)

• Gedung (kantor, toko, pabrik, dan gudang)

• Peralatan (mesin-mesin, kendaraan)

• Masa kegunaan tidak terbatas

Tanah dipakai sebagai bangunan kantor, gedung, pabrik. Tidak dilakukan penyusutan atas nilai perolehannya

• Masa kegunaan terbatas, dapat digantikan dengan aset sejenis jika masanya berakhir (mesin, peralatan, perlengkapan, kendaraan)

• Masa kegunaan terbatas, tidak dapat digantikan dengan aset sejenis jika masanya berakhir (Sumber Daya Alam tertentu)

• Dinyatakan sebesar Nilai Buku (Harga perolehan aset dikurangi dengan akumulasi penyusutannya)

• Harga perolehan atau acquisition cost meliputi jumlah biaya yang dikeluarkan atau utang yang timbul untuk memperolehnya

• Penyusutan aset tetap yang dapat diganti dengan aset sejenis: depresiasi

• Penyusutan sumber alam: deplesi

• Penyusutan aset tidak berwujud: amortisasi

• Pembelian Tunai

• Pembelian Angsuran

• Ditukar dengan Surat-surat Berharga

• Ditukar dengan Aset Tetap yang Lain

• Pertukaran aset tetap tidak sejenis

• Pertukaran aset tetap sejenis

• Diperoleh dari Hadiah/Donasi

• Aset yang Dibuat Sendiri

• Reparasi

• Pemeliharaan

• Penggantian

• Perbaikan

• Penambahan

• Penyusunan Kembali Aset

Tetap/Rearrangement

• Dokumen dalam Sistem Penggajian

Media untuk mencatat peristiwa yang

terjadi dalam organisasi ke dalam catatan

Sangatlah penting karena untuk mencatat

dan menghitung gaji menggunakan bukti-

bukti yang terdapat pada dokumen

• Dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat keputusan yang berhubungan dengan karyawan

• Contoh: dokumen surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan jabatan, skorsing dan sebagainya

• Tembusan dokumen dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji untuk kepentingan pembuatan daftar gaji

• Mencatat jam hadir setiap karyawan di

perusahaan

• Catatan jam hadir dapat berupa daftar

hadir, berbentuk kartu hadir yang diisi dari

mesin pencatat waktu

• Catatan jam hadir dapat berupa format file

tertentu berisi informasi dalam bentuk teks

diperoleh dari alat absensi elektronik

• Mencatat waktu yang dikonsumsi tenaga kerja langsung

atas produktivitasnya berdasarkan pesanan

• Daftar gaji memuat informasi mengenai jumlah gaji

bruto tiap karyawan, potongan serta jumlah gaji netto

tiap karyawan dalam suatu periode pembayaran

• Rekap daftar gaji berisi ringkasan gaji

perdepartemen/bagian, yang dibuat berdasarkan

daftar gaji

• Amplop gaji berisi uang gaji karyawan yang memuat

informasi mengenai nama karyawan, nomor

identifikasi, dan jumlah gaji bersih yang diterima

karyawan dalam bulan atau periode tertentu

• Dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan merupakan

catatan bagi tiap karyawan beserta berbagai potongan

yang menjadi beban bagi karyawan.

• Informasi dalam daftar gaji yang

diterima dari fungsi pembuat daftar

gaji

• Fungsi pencatat uang akan membuat

dokumen yang merupakan perintah

pengeluaran uang kepada fungsi

pembayaran gaji.

• Fungsi terkait

1. Pemakai

2. Riset dan Pengembangan

3. Direktur bersangkutan

4. Direktur Utama

5. Pembelian

6. Penerimaan

7. Aktiva Tetap

8. Akuntansi

1. Surat permintaan otorisasi investasi (expenditure authorization request /authorization for expenditure)

Dokumen untuk meminta persetujuan pelaksanaan investasi dalam aktiva tetap

2. Surat permintaan reparasi (authorization for repair)

Perintah dilakukannya reparasi yang merupakan pengeluaran modal

3. Surat permintaan transfer aktiva tetap

Permintaan dan pemberian otorisasi transfer aktiva tetap

• 4. Surat permintaan penghentian aktiva tetap

Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dan pemberian otorisasi penghentian aktiva tetap.

• 5. Surat perintah kerja

Dokumen ini digunakan sebagai perintah kerja pemasangan aktiva tetap yang dibeli, pembongkaran aktiva tetap yang dihentikan pemakaiannya.

• 6. Surat order pembelian

• Dokumen ini diterbitkan oleh fungsi pembelian yang merupakan surat untuk memesan aktiva tetap kepada pemasok

7. Laporan penerimaan barang

Diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah melakukan

pemerikasaan kuantitas, mutu, dan spesifikasi aktiva

tetap

8. Faktur dari pemasok

Dokumen ini merupakan tagihan dari pemasok untuk

aktiva tetap yang dibeli.

9. Bukti kas keluar

Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran kas yang

dibuat oleh fungsi

akuntansi.

10. Daftar depresiasi aktiva tetap

Dasar untuk pembuatan bukti memorial untuk pencatatan biaya defresiasi yang dibebankan dalam periode akuntansi tertentu

11. Bukti memorial

Dokumen sumber untuk pencatatan

transaksi depresiasi aktiva tetap, harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun, pemberhentian pemakaian aktiva tetap dan pengeluaran modal

• Kartu aktiva tetap

Buku pembantu aktiva tetap yang digunakan untuk mencatat secara rinci segala data berkaitan dengan aktiva tetap tertentu

• Jurnal umum

Digunakan untuk mencatat transaksi harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun, biaya-biaya pemasangan dan pembongkaran aktiva tetap, penghentian pemakaian aktiva tetap, dan depresiasi aktiva tetap

• Register bukti kas keluar

Jurnal untuk mencatat transaksi pembelian aktiva tetap dan pengeluaran modal berupa pengeluaran kas

• Penggunaan program aplikasi komputer

sebagai alat dalam pemrosesan

penggajian menggantikan proses

penggajian manual

• Sistem yang mencakup seluruh tahap

pemrosesan penggajian dan pelaporan

kepegawaian dengan memanfaatkan

teknologi komputer

• Menyediakan cara-cara penggajian karyawan secara memadai dan akurat

• Menghasilkan laporan-laporan penggajian yang diperlukan dan menyampaikan informasi kebutuhan karyawan kepada manajemen

• Menggunakan aplikasi program komputer dalam proses input data, proses pengolahan data dan proses menghasilkan output laporan-laporan penggajian

• Sistem akuntansi penggajian

terkomputerisasi mirip dengan sistem

akuntansi manual

• Keunggulan utama: pencatatan serta

posting transaksi mengenai penggajian

karyawan secara simultan, tingkat akurasi

yang tinggi, dan kecepatan pelaporan

• Komponen penggajian yang sifatnya dilakukan secara simultan membutuhkan adanya suatu sistem yang dirancang untuk mempermudah pelaksanaan penggajian kepada karyawan.

• Sistem dirancang untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau secara rutin terjadi seperti gaji dilakukan dengan cara terkomputerisasi

• Pelaksanaan proses penggajian seluruhnya dilakukan dengan bantuan komputer

1) Batch processing

Metode pemrosesan data dengan proses

updating (pemutakhiran) secara periodik

dalam jangka waktu tertentu

2) Real-time atau immediate processing

Sistem di mana setiap transaksi direkam

dan diproses segera setelah terjadi

• Konversi Data

Mengubah data dari bentuk tidak terbaca komputer ke

dalam bentuk yang terbaca

• Editing

Pemeriksaan kelengkapan, kecermatan, dan validitas

(keabsahan) data transaksi menggunakan program

khusus

• Sortir (Pemilihan)

Penyusunan rangkaian data menurut pedoman atau

kunci sorting yang telah ditentukan

• Pemuktahiran (updating) file

Proses memasukkan data pada file, sehingga menjadi

mutakhir (up-to-date)

• Ekstraksi Data (File)

Proses mencari file, menarik data yang diinginkan, dan

menulis data tersebut ke media penyimpanan

• Penyusunan Laporan

Proses menyiapkan berbagai data dalam berbagai file

untuk disajikan secara sistematis