Proses Pengendalian

MODUL 27. PROSES PENGENDALIAN

Kemampuan akhir yang diharapkan :

Setelah membahas/mengkaji modul ini diharapkan mahasiswa akan mampu

menjelaskan perihal proses pengendalian

Bahan kajian/ Materi yang dibahas :

1. Definisi, proses dan pentingnya pengendalian/pengawasan

2. Tujuan/ fungsi pengendalian/pengawasan

3. Mempertahankan fungsi wasdal dan metode wasdal.

Materi 27.1. DEFINISI, PROSES DAN PENTINGNYA PENGENDALIAN

Menurut Schermerhorn, “Controlling is the process of measuring performance

and taking action to ensure desired results”.(pengendalian/pengawasan adalah proses

dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung

pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tsb.).

Berdasarkan pengertian ini , Schermerhorn menekankan fungsi pengendalian/pengawasan

pada penetapan standar kinerja dan tindakan yang harus dilakukan dalam rangka

pencapaian kinerja/tujuan yang telah ditetapkan. Dengan demikian manajer di perusahaan

perlu menetapkan standar kinerja untuk setiap pekerjaan yang akan dilakukan, apakah

berkenaan dengan sumberdaya manusia, produksi, pemasaran ataupun bagian lainnya

dalam perusahaan.

Standar kinerja ini akan menjadi ukuran apakah dalam pelaksanaannya nanti, manajer

perlu melakukan tindakan koreksi ataukah tidak sekiranya ditemukan berbagai

penyimpangan.

Sedangkan menurut Stoner, Freeman dan Gilbert : “ Controlling is the process

of ensuring that actual activities conform the planned activities” ( Proses untuk

memastikan bahwa segala aktivitas dapat terlaksana sesuai dengan apa yang telah

direncanakan).

Modul 27 Dabisman- Proses Pengendalian

Adapun menurut Mockler “ Controlling is a systematic effort to set performance

standards with planning objectives, to design information feedback systems, to compare

actual performance with these predetermined standards, to determine whether there are

any deviations and to measure their significance, and to take any action required to assure

that all corporate resources are being used in the most effective andefficient way possible

in achieving corporate objectives (pengendalian /pengawasan merupakan upaya

sistematis dalam menetapkan standar kinerja dan berbagai tujuan yang telah

direncanakan, mendesain system informasi umpan balik, membandingkan antara kinerja

yang dicapai dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan apakah

terdapat penyimpangan, dan tingkat signifikansi dari setiap penyimpangan tsb, dan

mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa seluruh sumber daya

perusahaan dipergunakan secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan).

Dari apa yang dikemukakan Mockler diatas terlihat bahwa pada intinya pengendalian/

pengawasan tidak hanya berfungsi untuk menilai apakah sesuatu itu berjalan apa tidak,

melainkan juga termasuk tindakan koreksi yang mungkin diperlukan maupun penentuan

sekaligus penyesuaian standar yang terkait dengan pencapaian tujuan dari waktu ke

waktu.

LANGKAH- LANGKAH DALAM PROSES PENGAWASAN.

Dalam proses pengendalian/pengawasan, terdapat langkah-langkah yang perlu

dilakukan seperti berikut :

1..Penetapan standard dan metode penilaian kinerja

2. Penilaian kinerja

3. Penilaian apakah kinerja memenuhi standar ataukah tidak

4.Pengambilan tindakan koreksi.

Ad.1 Penetapan standard dan metode penilaian kinerja.

Tujuan yang ingin dicapai organisasi bisnis perlu untuk ditetapkan dengan jelas

dan lengkap saat perencanaan dilakukan, hal ini berarti bahwa standar dimaksud

sekaligus ditetapkan saat perencanaan dilakukan. Hal ini perlu dilakukan dengan

pertimbangan sbb.:


Bahwa seringkali tujuan terlalu bersifat umum, sehingga sulit untuk dinilai saat

implementasi dilakukan (missal tujuan “meningkatkan penjualan”, tujuan

demikian ini jelas sulit diukur sehingga jika dilakukan evaluasi apakah tujuan

dapat tercapai/tidak akan sulit untuk dinilai dan disimpulkan.

Berdasarkan argument diatas maka seharusnya tujuan yang ditetapkan memuat

standar yang lebih jelas dinyatakan dan perlu dinyatakan secara kuantitatif.

Kejelasan dan kelengkapan tujuan memudahkan manajemen dalam melakukan

komunikasi dalam organisasi termasuk penentuan metode yang akan

digunakan dalam mengevaluasi standar yang telah ditetapkan. Manajemen

akan dengan mudah menjelaskan kepada semua pihak dalam organisasi, bila

perumusan tujuan organisasi dilakukan dengan jelas.

Ad 2. Penilaian kinerja.

Pada dasarnya penilaian kinerja adalah upaya untuk membandingkan kinerja yang

dicapai dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan. Penilaian kinerja merupakan

proses yang berkelanjutan dan terus-menerus ,dalam arti penilaian dilakukan sebelum,

pada saat dan setelah pekerjaan dilakukan.

Ad3. Membandingkan kinerja dengan standar.

Setelah kita menetapkan bahwa yang akan kita nilai adalah tingkat penjualan

setiap tahun sekali oleh manajer penjualan, maka pada tahap ini manajer penjualan akan

melakukan perbandingan dari apa yang telah diperoleh di bagian penjualan dengan

standar yang telah ditetapkan. Manajer penjualan juga dapat membandingkan kinerja

yang dapat dicapai tahun sekarang dengan yang dicapai pada tahun-tahun sebelumnya.

Secara garis besar ada tiga kemungkinan hasil penilaian antara kinerja dengan

standar yang telah ditentukan, yaitu :

1. Kinerja > dari standar, dimana dalam kondisi demikian ini organisasi mencapai

kinerja yang terbaik karena berada diatas standar.

2. Kinerja = standar, hal ini berarti organisasi mencapai kinerja yang baik, namun

pada tingkat yang paling minimum karena kinerjanya sama dengan standar.

3. Kinerja< standar, hal ini berarti organisasi mencapai kinerja yang buruk atau

tidak sesuai dengan yang diharapkan, karena kinerja berada dibawah standar

yang telah ditetapkan.


Ad4. Melakukan tindakan koreksi jika terdapat masalah.

Dari tahap sebelumnya yaitu melalui perbandingan antara kinerja dengan standar,

kita dapat memperoleh informasi dari proses pengendalian/pengawasan yang kita lakukan

bahwa kinerja diatas standar, atau sama dengan standar atau dibawah standar. Ketika

kinerja dibawah standar berarti perusahaan mendapatkan masalah. Oleh karena itu

kemudian perusahaan melakukan pengendalian,yaitu dengan mencari jawaban mengapa

masalah tsb terjadi, selanjutnya perusahaan melakukan berbagai tindakan untuk

mengoreksi masalah tsb. Pengendalian ini perlu untuk dilakukan agar perusahaan dapat

memastikan bahwa apa yang tengah dilakukan oleh perusahaan benar-benar diarahkan ke

pencapaian tujuan yang telah ditetapkan, dimana indikator pencapaian tujuan diantaranya

adalah menyesuaikan capaian perusahaan agar sesuai dengan standar.

BEBERAPA GEJALA YANG MEMERLUKAN WASDAL.

Beberapa gejala yang biasanya menunjukkan perlu adanya control atau wasdal

perusahaan sebagaimana diungkapkan oleh Kreiner adalah sbb. :

Terjadi penurunan pendapatan dan atau keuntungan, namun tak begitu jelas

apa faktor penyebabnya .

Penurunan kwalitas pelayanan (tercermin dari adanya keluhan pelanggan).

Ketidak puasan karyawan (tercermin dari adanya keluhan karyawan,

produktivitas yang menurun dll).

Berkurangnya kas perusahaan

Banyaknya karyawan yang menganggur

Tidak terorganisirnya setiap pekerjaan dengan baik.

Biaya yang melebihi anggaran

Adanya penghamburan dan inefisiensi.

Materi 27.2. TUJUAN/ FUNGSI PENGAWASAN/PENGENDALIAN.

Berdasarkan proses kegiatan yang pada umumnya dilakukan manajemen dalam suatu

organisasi,terutama yang terkait dengan faktor waktu dalam menjalankan fungsi

pengawasan/pengendalian , dapat dibedakan menjadi tiga jenis yaitu :


1. Feedforward controlling (wasdal awal), biasanya dilakukan untuk memastikan

apakah seluruh factor input telah sesuai dengan standar apa tidak. Kwalitas dan

kwantitas bahan baku, kwalifikasi tenaga kerja yang akan ditugaskan, kesiapan

mesin . Apakah sudah sesuai.

2. Wasdal proses (Concurrent controlling), merupakan wasdal yang dilakukan

pada saat sebuah proses tengah berlangsung. Ketika seluruh faktor input

produksi telah sesuai dengan standar, maka wasdal proses pada dasarnya

dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh pengerjaan organisasi dijalankan

sesuai dengan rencana dan prosedur kerja yang telah ditetapkan, serta

memastikan bahwa seluruh perangkat pendukung berjalan sebagaimana

mestinya.

3. Wasdal akhir (Postaction controlling), merupakan wasdal yang dilakukan pada

saat akhir proses pengerjaan sesuatu, yaitu untuk memastikan bahwa hasil yang

diperoleh pada saat pengerjaan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan di

awal

Selain berdasarkan proses kegiatan atau waktu kegiatan, fungsi wasdal dapat

dibedakan berdasarkan subyek yang melakukan wasdal, yaitu dibedakan menjadi :

1. Wasdal internal (Internal controls), yaitu pengawasan yang dilakukan secara

mandiri oleh setiap pekerja terhadap tugas yang dibebankan padanya, tanpa

menunggu pihak lain mengawasinya.

2. Wasdal eksternal (External controls), yaitu wasdal yang dilakukan terhadap

seseorang atau bagian oleh orang lain atau oleh bagian lain diluar bagian yang

diawasi.

Selanjutnya ,disamping wasdal berdasarkan proses dan subyek yang melakukan

wasdal, maka berdasarkan fumgsi operasioanal dalam manajemen perusahaan, wasdal

dapat dibedakan menjadi :

1. Wasdal di bagian SDM

2. Wasdal di bagian informasi

3. Wasdal di bagian keuangan

4. Wasdal di bagian operasi-produksi

5. Wasdal di bagian pemasaran.


Ad.1 Wasdal di bagian SDM.

Ini dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh SDM yang dimiliki oleh

perusahaan bekerja sesuai dengan tugas yang telah diberikan kepada mereka (sesuai

dengan job description), memastikan bahwa kompensasi serta manfaat (compensation

and benefits) yang diberikan ke SDM perusahaan sesuai dengan aturan yang berlaku dan

memenuhi harapan mereka, serta memastikan bahwa SDM perusahaan memperoleh

kesempatan untuk melakukan pengembangan diri mereka, sehingga produktivitasnya

dapat ditingkatkan. Untuk memastikan bahwa SDM bekerja sesuai dengan tugas yang

diberikan kepada mereka, setiap pimpinan departemen/bagian mengawasai apakah setiap

SDM melakukan pekerjaan sesuai dengan diskripsi jabatan yang diberikan pada mereka

apa tidak.Selain itu manajer SDM perlu memastikan apakah setiap diskripsi jabatan telah

sesuai dengan kemampuan mereka atau tidak. Untuk memastikan apakah SDM

mendapatkan kompensasi serta manfaat yang diharapkan, perushaan dapat menerapkan

system kompensasi tertentu yang disampaikan secara transparan kepada semua karyawan,

sehingga setiap karyawan akan berusaha menunjukkan kinerja yang terbaik sesuai dengan

system kompensasi yang diberlakukan perusahaan. Untuk memastikan SDM dapat

meningkatkan produktivitasnya, maka perusahaan perlu menetapkan semacam system

pengembangan karir bagi setiap pekerja sehingga mereka dapat merencanakan karie

mereka masing-masing dan termotivasi untuk terus mengembangkan diri sesuai dengan

system pengembangan karir yang diberlakukan serta system kompensasi dan manfaat

tertentu yang juga diberlakukan oleh perusahaan.

Terdapat tiga topik dalam memahami bagaimana SDM dapat diawasi dan

dikendalikan, yaitu :

Motivasi (dalam hal ini perusahaan perlu memahami, mengawasi dan

mengendalikan motif-motif yang mendorong mengapa karyawan bekerja baik

atau sebaliknya.

Kepuasan (perusahaan perlu memahami, mengawasi dan mengendalikan

bagaimana kepuasan yang diharapkan para karyawan dapat tercapai sesuai

dengan keadaan yang dihadapi perusahaan.


Kepemimpinan (perusahaan perlu mengambil tindakan pengendalian yang

sesuai dengan pendekatan kepemimpinan yang sesuai dengan keadaan

karyawan. Disinilah leadership style sangat mempengaruhi.

Ad.2 Wasdal di bagian informasi.

Pengawasan di bagian informasi bertugas untuk memastikan apakah setiap

informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan, dapat tersedia setiap saat atau tidak. Sejalan

dengan kemajuan teknologi informasi, dewasa ini telah banyak digunakan berbagai

system informasi yang berbasis teknologi informasi dan computer, sehingga perusahaan

dapat melakukan wasdal terhadap berbagai aktivitas perusahaan dengan menggunakan

kemudahan yang dapat diwujudkan melalui system informasi manjemen berikut berbagai

macam keturunannya seperti system informasi akuntansi, system informasi SDM, system

informasi pemasaran dll.,sehingga kesemuanya itu dapat tersedia dengan mudah, cepat

dan akurat bagi perusahaan.

Ad.3 Wasdal di bagian keuangan

Wasdal di bidang keuangan di fokuskan pada wasdal berkenaan dengan sumber

dan penggunaan dana. Wasdal pada sumber dana diperlukan karena setiap penggunaan

dana mengandung konsekwensi kewajiban terhadap sumber dana. Wasdal terhadap

penggunaan dana /pengalokasian dana dimaksudkan untuk mengawasi dan

mengendalikan apakah penggunaan dan mampu memberikan nilai tambah bagi

perusahaan atau tidak.

Kemampuan perusahaan untuk melakukan wasdal di berbagai kegiatan keuangan

akan menunjukkan apakah perusahaan mampu mencapai kinerja tertentu sesuai dengan

yang diharapkan atau tidak. Kinerja keuangan perusahaan dapat dievaluasi dan dianalisis

antara lain berdasarkan data/ informasi yang ada pada laporan keuangan perusahaan ,

yang dalam hal ini mencakup :

a. Wasdal terhadap kemungkinan Penyimpangan anggaran (budget

variance)

b. Wasdal terhadap rasio keuangan, seperti rasio likuiiditas (untuk

memastikan tingkat kemampuan perusahaan dalam memenuhi

kewajiban jangka pendek yang jatuh tempo, missal current ratio, acid

test ratio), rasio leverage (untuk memastikan kemampuan perusahan


memenuhi kewajiban yang jatuh tempo,missal debt to total asset dan

time interest earned), Rasio aktivitas (untuk mengetahui tingkat

perputaran persediaan perusahaan dalam kegiatan bisnis yang

dijalankannya, juga untuk mengetahui perkembangan piutang dagang

dibandingkan tingkat penjualannya, missal i.t.o., total asset turnover),

rasio profitabilitas (missal profit margin on sales, R.O.I)

c. Wasdal terhadap manajemen kas.(cash management)

d. Wasdal terhadap pengelolaan biaya (cost control)

Ad 4. Wasdal di bagian pemasaran

Fungsi wasdal di bidang pemasaran ini dimaksudkan untuk

pengawasan/pengendalian berkaitan dengan apakah perusahaan telah secara tepat atau

tidak dalam melakukan :

identifikasi pelanggan

segmentasi pemasarannya

pricing-nya

Analisis pesaing

Promotion mix-nya

Ad.5 Wasdal di bagian operasi/produksi.

Argumentasi yang perlu diketahui mengapa bagian produksi /operasi harus

memahami sekaligus perlu untuk mendapatkan wasdal secara khusus adalah :

a. Produksi/operasi merupakan salah satu kegiatan perusahaan yang utama, yaitu

dalam menyediakan barang/jasa yang dibutuhkan dan diinginkan konsumen.

Apabila gagal memenuhi hal ini akan menyebabkan kegagalan perusahaan.

b. Kegiatan produksi/operasi cenderung mengarahkan keseluruhan penggunaan

sumberdaya perusahaan tak terkecuali dalam hal bagaimana orang2 ditugaskan,

keuangan perusahaan digunakan, sumberdaya fisik dialokasikan ,semua ini

sangat tergantung dari kegiatan produksi/operasi.

c. Oleh karena secara garis besar jenis produk dibedakan menjadi dua yaitu

barang dan jasa, maka fungsi manajemen untuk kedua jenis produk tsb dapat

dikatakan memiliki beberapa perbedaan, terutama dalam hal identifikasi dan

penggunaan faktor input dalam proses produksinya.


d. Kegiatan produksi/operasi dalam beberapa hal sangat terkait dengan berbagai

persoalan yang terjadi di masyarakat, seperti persoalan lingkungan, inflasi

(kenaikan upah) dan penyerapan tenaga kerja.

Oleh karena luasnya kegiatan produksi/operasi, maka wasdal dari perusahaan sangat luas

pula, yang antara lain mencakup apakah lokasi yang ditempati perusahaan sudah

tepat/belum, apakah desain lokasi telah cukup sesuai untuk mengefisienkan biaya, apakah

sdm di bagian produksi/operasi telah sesuai dari segi kwalitas,kwantitas hingga

konsistensi pekerjaannya. Wasdal ini juga meliputi sumberdaya fisik lainnya seperti

mesin, bahan-bahan produksi dll apakah telah mencukupi apa tidak,juga terhadap proses

penggudangan bahan , produk setengah jadi dan produk jadi sudah terjaga dengan

baik/belum. Dan sebagainya.

Materi 27.3. MEMPERTAHANKAN FUNGSI WASDAL & METODE

WASDAL

Dari uraian yang telah dikemukakan sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa tidak

disangsikan lagi bila wasdal merupakan fungsi yang sangat penting dalam manajemen

organisasi, khususnya manajemen organisasi perusahaan

Disamping untuk memastikan bahwa tujuan organisasi dapat tercapai, wasdal juga

diperlukan agar tercipta efisiensi dalam upaya mencapai tujuan. Lebih jauh lagi agar

perusahaan senantiasa dapat menyesuaikan diri dengan berbagai perubahan yang

dihadapi perusahaan. .

Agar tercipta konsistensi dan terjaminnya suatu fungsi pengawasan untuk

dijalankan ,yang berarti tetap terpeliharanya “maintaining controlling function”, menurut

Dessler ada dua pendekatan yang dapat dilakukan yaitu :

1. Sistem pengawasan tradisional ( traditional control system)

2. Sistem pengawasan berdasarkan komitmen ( commitment based control

system).

Ad.1. SISTEM PENGAWASAN TRADISIONAL.

Sistem pengawasan tradisional adalah upaya atau system untuk mempertahankan

fungsi pengawasan melalui prosedur dan kegiatan yang melibatkan penentuan standard

dan berbagai upaya untuk mencapai standar tsb.


Bila standar tercapai maka kinerja dapat tercapai dengan baik, demikian sebaliknya.

Umumnya system pengawasan tradisional melibatkan kegiatan monitoring yang bersifat

eksternal, kinerja karyawan akan diawasi oleh atasannya, sedangkan kinerja bagian

keuangan akan diawasi oleh orang-orang yang berada diluar bagian keuangan yang

bertugas untuk melakukan wasdal terhadap kinerja keuangan, missal oleh auditor.

Dalam system wasdal tradisional ini ada tiga pendekatan yaitu :

a. Pengawasan diagnostic, adalah wasdal yang dilakukan oleh manajer

(setelah standar ditetapkan )apakah standar dapat dicapai atau belum.

Bila belum tercapai manajer berwenang untuk menganalisis berbagai

factor yang menyebabkannya kemudian mengambil keputusan untuk

memperbaikinya sehingga standar dapat tercapai.

b. Pengawasan berdasarkan batasan-batasan, adalah wasdal yang dilakukan

melalui penerapan aturan dan prosedur, yang dengan aturan/prosedur tsb

keseluruhan anggota dan pihak terkait dengan perusahaan akan

menyesuaikan diri dengan aturan/prosedutr dimaksud dalam

menjalankan seluruh aktivitasnya yang terkait dengan perusahaan.

Aturan tsb dapat berupa SOP, kode etik para pekerja dll.

c. Pengawasan interaktif, adalah wasdal yang dilakukan oleh manajer yang

secara interaktif dan terus menerus melakukan komunikasi dengan

karyawan secara personal mengenai berbagai hal yang terkait dengan

pekerjaan yang dilakukan. Dengan demikian manajer akan mengetahui

apakah jalannya perusahaan sudah mencapai standar yang diinginkan

atau belum.

Ad 2. SISTEM PENGAWASAN BERDASARKAN KOMITMEN.

Berbeda dengan pendekatan system wasdal secara tradisional, pendekatan wasdal

berdasarkan komitmen lebih menekankan fungsi wasdal dari sisi internal daripada

eksternal.Oleh karena itu, system ini mendasarkan system wasdal kepada kesadaran dari

setiap individu atau karyawan akan apa yang terbaik yang seharusnya ditunjukkan oleh

mereka dalam setiap pekerjaan yang mereka lakukan. Dalam hal ini introspeksi diri lebih

dominan dalam menjalankan fungsi wasdal dibandingkan pengawasan eksternal.


Meskipun hal ini relatif sulit untuk dilaksanakan dalam praktik, namun introspeksi

diri atau wasdal mandiri oleh setiap individu karyawan diyakini akan mampu

mempertahankan sistem pengawasan dalam jangka panjang, karena para karyawan akan

terbiasa dengan budaya kerja yang produktif dan independent, sehingga berbagai standar

kinerja perusahaan akan diupayakan untuk dicapai oleh karyawan bukan karena oleh

keterpaksaan, melainkan atas kesadaran bahwa perusahaan juga merupakan milik

karyawan yang harus diperbaiki terus menerus, sehingga dapat menjadi yang terbaik.

Berbagai pendekatan dapat dilakukan dalam membangun sistem wasdal

berdasarkan komitmen ini , antara lain dengan menerapkan suatu system keyakinan

tertentu dalam budaya kerja perusahaan atau juga melalui berbagai upaya yang

“memaksa” karyawan untuk membiasakan diri dengan tanggung jawab dan introspeksi

diri, diantaranya mungkin dengan pemberian kepercayaan dan kewenangan dalam

berbagai jenis aktivitas yang diberikan pada karyawan. Dengan demikian diharapkan para

karyawan akan terbiasa untuk berinisiatif, inovatif, bertanggung jawab sekaligus juga

melakukan koreksi terhadap diri sendiri sekiranya ada berbagai penyimpangan yang

barangkali dilakukann.

--------------------------------------


Proses Pengendalian

Documents

Transcript of Proses Pengendalian