Proses Pengendalian
Click here to load reader
-
Upload
adeiraputra -
Category
Documents
-
view
1.087 -
download
7
Transcript of Proses Pengendalian
MODUL 27. PROSES PENGENDALIAN
Kemampuan akhir yang diharapkan :
Setelah membahas/mengkaji modul ini diharapkan mahasiswa akan mampu
menjelaskan perihal proses pengendalian
Bahan kajian/ Materi yang dibahas :
1. Definisi, proses dan pentingnya pengendalian/pengawasan
2. Tujuan/ fungsi pengendalian/pengawasan
3. Mempertahankan fungsi wasdal dan metode wasdal.
Materi 27.1. DEFINISI, PROSES DAN PENTINGNYA PENGENDALIAN
Menurut Schermerhorn, “Controlling is the process of measuring performance
and taking action to ensure desired results”.(pengendalian/pengawasan adalah proses
dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung
pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tsb.).
Berdasarkan pengertian ini , Schermerhorn menekankan fungsi pengendalian/pengawasan
pada penetapan standar kinerja dan tindakan yang harus dilakukan dalam rangka
pencapaian kinerja/tujuan yang telah ditetapkan. Dengan demikian manajer di perusahaan
perlu menetapkan standar kinerja untuk setiap pekerjaan yang akan dilakukan, apakah
berkenaan dengan sumberdaya manusia, produksi, pemasaran ataupun bagian lainnya
dalam perusahaan.
Standar kinerja ini akan menjadi ukuran apakah dalam pelaksanaannya nanti, manajer
perlu melakukan tindakan koreksi ataukah tidak sekiranya ditemukan berbagai
penyimpangan.
Sedangkan menurut Stoner, Freeman dan Gilbert : “ Controlling is the process
of ensuring that actual activities conform the planned activities” ( Proses untuk
memastikan bahwa segala aktivitas dapat terlaksana sesuai dengan apa yang telah
direncanakan).
Modul 27 Dabisman- Proses Pengendalian Page 1
Adapun menurut Mockler “ Controlling is a systematic effort to set performance
standards with planning objectives, to design information feedback systems, to compare
actual performance with these predetermined standards, to determine whether there are
any deviations and to measure their significance, and to take any action required to assure
that all corporate resources are being used in the most effective andefficient way possible
in achieving corporate objectives (pengendalian /pengawasan merupakan upaya
sistematis dalam menetapkan standar kinerja dan berbagai tujuan yang telah
direncanakan, mendesain system informasi umpan balik, membandingkan antara kinerja
yang dicapai dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan apakah
terdapat penyimpangan, dan tingkat signifikansi dari setiap penyimpangan tsb, dan
mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa seluruh sumber daya
perusahaan dipergunakan secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan).
Dari apa yang dikemukakan Mockler diatas terlihat bahwa pada intinya pengendalian/
pengawasan tidak hanya berfungsi untuk menilai apakah sesuatu itu berjalan apa tidak,
melainkan juga termasuk tindakan koreksi yang mungkin diperlukan maupun penentuan
sekaligus penyesuaian standar yang terkait dengan pencapaian tujuan dari waktu ke
waktu.
LANGKAH- LANGKAH DALAM PROSES PENGAWASAN.
Dalam proses pengendalian/pengawasan, terdapat langkah-langkah yang perlu
dilakukan seperti berikut :
1..Penetapan standard dan metode penilaian kinerja
2. Penilaian kinerja
3. Penilaian apakah kinerja memenuhi standar ataukah tidak
4.Pengambilan tindakan koreksi.
Ad.1 Penetapan standard dan metode penilaian kinerja.
Tujuan yang ingin dicapai organisasi bisnis perlu untuk ditetapkan dengan jelas
dan lengkap saat perencanaan dilakukan, hal ini berarti bahwa standar dimaksud
sekaligus ditetapkan saat perencanaan dilakukan. Hal ini perlu dilakukan dengan
pertimbangan sbb.:
Modul 27 Dabisman- Proses Pengendalian Page 2
Bahwa seringkali tujuan terlalu bersifat umum, sehingga sulit untuk dinilai saat
implementasi dilakukan (missal tujuan “meningkatkan penjualan”, tujuan
demikian ini jelas sulit diukur sehingga jika dilakukan evaluasi apakah tujuan
dapat tercapai/tidak akan sulit untuk dinilai dan disimpulkan.
Berdasarkan argument diatas maka seharusnya tujuan yang ditetapkan memuat
standar yang lebih jelas dinyatakan dan perlu dinyatakan secara kuantitatif.
Kejelasan dan kelengkapan tujuan memudahkan manajemen dalam melakukan
komunikasi dalam organisasi termasuk penentuan metode yang akan
digunakan dalam mengevaluasi standar yang telah ditetapkan. Manajemen
akan dengan mudah menjelaskan kepada semua pihak dalam organisasi, bila
perumusan tujuan organisasi dilakukan dengan jelas.
Ad 2. Penilaian kinerja.
Pada dasarnya penilaian kinerja adalah upaya untuk membandingkan kinerja yang
dicapai dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan. Penilaian kinerja merupakan
proses yang berkelanjutan dan terus-menerus ,dalam arti penilaian dilakukan sebelum,
pada saat dan setelah pekerjaan dilakukan.
Ad3. Membandingkan kinerja dengan standar.
Setelah kita menetapkan bahwa yang akan kita nilai adalah tingkat penjualan
setiap tahun sekali oleh manajer penjualan, maka pada tahap ini manajer penjualan akan
melakukan perbandingan dari apa yang telah diperoleh di bagian penjualan dengan
standar yang telah ditetapkan. Manajer penjualan juga dapat membandingkan kinerja
yang dapat dicapai tahun sekarang dengan yang dicapai pada tahun-tahun sebelumnya.
Secara garis besar ada tiga kemungkinan hasil penilaian antara kinerja dengan
standar yang telah ditentukan, yaitu :
1. Kinerja > dari standar, dimana dalam kondisi demikian ini organisasi mencapai
kinerja yang terbaik karena berada diatas standar.
2. Kinerja = standar, hal ini berarti organisasi mencapai kinerja yang baik, namun
pada tingkat yang paling minimum karena kinerjanya sama dengan standar.
3. Kinerja< standar, hal ini berarti organisasi mencapai kinerja yang buruk atau
tidak sesuai dengan yang diharapkan, karena kinerja berada dibawah standar
yang telah ditetapkan.
Modul 27 Dabisman- Proses Pengendalian Page 3
Ad4. Melakukan tindakan koreksi jika terdapat masalah.
Dari tahap sebelumnya yaitu melalui perbandingan antara kinerja dengan standar,
kita dapat memperoleh informasi dari proses pengendalian/pengawasan yang kita lakukan
bahwa kinerja diatas standar, atau sama dengan standar atau dibawah standar. Ketika
kinerja dibawah standar berarti perusahaan mendapatkan masalah. Oleh karena itu
kemudian perusahaan melakukan pengendalian,yaitu dengan mencari jawaban mengapa
masalah tsb terjadi, selanjutnya perusahaan melakukan berbagai tindakan untuk
mengoreksi masalah tsb. Pengendalian ini perlu untuk dilakukan agar perusahaan dapat
memastikan bahwa apa yang tengah dilakukan oleh perusahaan benar-benar diarahkan ke
pencapaian tujuan yang telah ditetapkan, dimana indikator pencapaian tujuan diantaranya
adalah menyesuaikan capaian perusahaan agar sesuai dengan standar.
BEBERAPA GEJALA YANG MEMERLUKAN WASDAL.
Beberapa gejala yang biasanya menunjukkan perlu adanya control atau wasdal
perusahaan sebagaimana diungkapkan oleh Kreiner adalah sbb. :
Terjadi penurunan pendapatan dan atau keuntungan, namun tak begitu jelas
apa faktor penyebabnya .
Penurunan kwalitas pelayanan (tercermin dari adanya keluhan pelanggan).
Ketidak puasan karyawan (tercermin dari adanya keluhan karyawan,
produktivitas yang menurun dll).
Berkurangnya kas perusahaan
Banyaknya karyawan yang menganggur
Tidak terorganisirnya setiap pekerjaan dengan baik.
Biaya yang melebihi anggaran
Adanya penghamburan dan inefisiensi.
Materi 27.2. TUJUAN/ FUNGSI PENGAWASAN/PENGENDALIAN.
Berdasarkan proses kegiatan yang pada umumnya dilakukan manajemen dalam suatu
organisasi,terutama yang terkait dengan faktor waktu dalam menjalankan fungsi
pengawasan/pengendalian , dapat dibedakan menjadi tiga jenis yaitu :
Modul 27 Dabisman- Proses Pengendalian Page 4
1. Feedforward controlling (wasdal awal), biasanya dilakukan untuk memastikan
apakah seluruh factor input telah sesuai dengan standar apa tidak. Kwalitas dan
kwantitas bahan baku, kwalifikasi tenaga kerja yang akan ditugaskan, kesiapan
mesin . Apakah sudah sesuai.
2. Wasdal proses (Concurrent controlling), merupakan wasdal yang dilakukan
pada saat sebuah proses tengah berlangsung. Ketika seluruh faktor input
produksi telah sesuai dengan standar, maka wasdal proses pada dasarnya
dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh pengerjaan organisasi dijalankan
sesuai dengan rencana dan prosedur kerja yang telah ditetapkan, serta
memastikan bahwa seluruh perangkat pendukung berjalan sebagaimana
mestinya.
3. Wasdal akhir (Postaction controlling), merupakan wasdal yang dilakukan pada
saat akhir proses pengerjaan sesuatu, yaitu untuk memastikan bahwa hasil yang
diperoleh pada saat pengerjaan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan di
awal
Selain berdasarkan proses kegiatan atau waktu kegiatan, fungsi wasdal dapat
dibedakan berdasarkan subyek yang melakukan wasdal, yaitu dibedakan menjadi :
1. Wasdal internal (Internal controls), yaitu pengawasan yang dilakukan secara
mandiri oleh setiap pekerja terhadap tugas yang dibebankan padanya, tanpa
menunggu pihak lain mengawasinya.
2. Wasdal eksternal (External controls), yaitu wasdal yang dilakukan terhadap
seseorang atau bagian oleh orang lain atau oleh bagian lain diluar bagian yang
diawasi.
Selanjutnya ,disamping wasdal berdasarkan proses dan subyek yang melakukan
wasdal, maka berdasarkan fumgsi operasioanal dalam manajemen perusahaan, wasdal
dapat dibedakan menjadi :
1. Wasdal di bagian SDM
2. Wasdal di bagian informasi
3. Wasdal di bagian keuangan
4. Wasdal di bagian operasi-produksi
5. Wasdal di bagian pemasaran.
Modul 27 Dabisman- Proses Pengendalian Page 5
Ad.1 Wasdal di bagian SDM.
Ini dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh SDM yang dimiliki oleh
perusahaan bekerja sesuai dengan tugas yang telah diberikan kepada mereka (sesuai
dengan job description), memastikan bahwa kompensasi serta manfaat (compensation
and benefits) yang diberikan ke SDM perusahaan sesuai dengan aturan yang berlaku dan
memenuhi harapan mereka, serta memastikan bahwa SDM perusahaan memperoleh
kesempatan untuk melakukan pengembangan diri mereka, sehingga produktivitasnya
dapat ditingkatkan. Untuk memastikan bahwa SDM bekerja sesuai dengan tugas yang
diberikan kepada mereka, setiap pimpinan departemen/bagian mengawasai apakah setiap
SDM melakukan pekerjaan sesuai dengan diskripsi jabatan yang diberikan pada mereka
apa tidak.Selain itu manajer SDM perlu memastikan apakah setiap diskripsi jabatan telah
sesuai dengan kemampuan mereka atau tidak. Untuk memastikan apakah SDM
mendapatkan kompensasi serta manfaat yang diharapkan, perushaan dapat menerapkan
system kompensasi tertentu yang disampaikan secara transparan kepada semua karyawan,
sehingga setiap karyawan akan berusaha menunjukkan kinerja yang terbaik sesuai dengan
system kompensasi yang diberlakukan perusahaan. Untuk memastikan SDM dapat
meningkatkan produktivitasnya, maka perusahaan perlu menetapkan semacam system
pengembangan karir bagi setiap pekerja sehingga mereka dapat merencanakan karie
mereka masing-masing dan termotivasi untuk terus mengembangkan diri sesuai dengan
system pengembangan karir yang diberlakukan serta system kompensasi dan manfaat
tertentu yang juga diberlakukan oleh perusahaan.
Terdapat tiga topik dalam memahami bagaimana SDM dapat diawasi dan
dikendalikan, yaitu :
Motivasi (dalam hal ini perusahaan perlu memahami, mengawasi dan
mengendalikan motif-motif yang mendorong mengapa karyawan bekerja baik
atau sebaliknya.
Kepuasan (perusahaan perlu memahami, mengawasi dan mengendalikan
bagaimana kepuasan yang diharapkan para karyawan dapat tercapai sesuai
dengan keadaan yang dihadapi perusahaan.
Modul 27 Dabisman- Proses Pengendalian Page 6
Kepemimpinan (perusahaan perlu mengambil tindakan pengendalian yang
sesuai dengan pendekatan kepemimpinan yang sesuai dengan keadaan
karyawan. Disinilah leadership style sangat mempengaruhi.
Ad.2 Wasdal di bagian informasi.
Pengawasan di bagian informasi bertugas untuk memastikan apakah setiap
informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan, dapat tersedia setiap saat atau tidak. Sejalan
dengan kemajuan teknologi informasi, dewasa ini telah banyak digunakan berbagai
system informasi yang berbasis teknologi informasi dan computer, sehingga perusahaan
dapat melakukan wasdal terhadap berbagai aktivitas perusahaan dengan menggunakan
kemudahan yang dapat diwujudkan melalui system informasi manjemen berikut berbagai
macam keturunannya seperti system informasi akuntansi, system informasi SDM, system
informasi pemasaran dll.,sehingga kesemuanya itu dapat tersedia dengan mudah, cepat
dan akurat bagi perusahaan.
Ad.3 Wasdal di bagian keuangan
Wasdal di bidang keuangan di fokuskan pada wasdal berkenaan dengan sumber
dan penggunaan dana. Wasdal pada sumber dana diperlukan karena setiap penggunaan
dana mengandung konsekwensi kewajiban terhadap sumber dana. Wasdal terhadap
penggunaan dana /pengalokasian dana dimaksudkan untuk mengawasi dan
mengendalikan apakah penggunaan dan mampu memberikan nilai tambah bagi
perusahaan atau tidak.
Kemampuan perusahaan untuk melakukan wasdal di berbagai kegiatan keuangan
akan menunjukkan apakah perusahaan mampu mencapai kinerja tertentu sesuai dengan
yang diharapkan atau tidak. Kinerja keuangan perusahaan dapat dievaluasi dan dianalisis
antara lain berdasarkan data/ informasi yang ada pada laporan keuangan perusahaan ,
yang dalam hal ini mencakup :
a. Wasdal terhadap kemungkinan Penyimpangan anggaran (budget
variance)
b. Wasdal terhadap rasio keuangan, seperti rasio likuiiditas (untuk
memastikan tingkat kemampuan perusahaan dalam memenuhi
kewajiban jangka pendek yang jatuh tempo, missal current ratio, acid
test ratio), rasio leverage (untuk memastikan kemampuan perusahan
Modul 27 Dabisman- Proses Pengendalian Page 7
memenuhi kewajiban yang jatuh tempo,missal debt to total asset dan
time interest earned), Rasio aktivitas (untuk mengetahui tingkat
perputaran persediaan perusahaan dalam kegiatan bisnis yang
dijalankannya, juga untuk mengetahui perkembangan piutang dagang
dibandingkan tingkat penjualannya, missal i.t.o., total asset turnover),
rasio profitabilitas (missal profit margin on sales, R.O.I)
c. Wasdal terhadap manajemen kas.(cash management)
d. Wasdal terhadap pengelolaan biaya (cost control)
Ad 4. Wasdal di bagian pemasaran
Fungsi wasdal di bidang pemasaran ini dimaksudkan untuk
pengawasan/pengendalian berkaitan dengan apakah perusahaan telah secara tepat atau
tidak dalam melakukan :
identifikasi pelanggan
segmentasi pemasarannya
pricing-nya
Analisis pesaing
Promotion mix-nya
Ad.5 Wasdal di bagian operasi/produksi.
Argumentasi yang perlu diketahui mengapa bagian produksi /operasi harus
memahami sekaligus perlu untuk mendapatkan wasdal secara khusus adalah :
a. Produksi/operasi merupakan salah satu kegiatan perusahaan yang utama, yaitu
dalam menyediakan barang/jasa yang dibutuhkan dan diinginkan konsumen.
Apabila gagal memenuhi hal ini akan menyebabkan kegagalan perusahaan.
b. Kegiatan produksi/operasi cenderung mengarahkan keseluruhan penggunaan
sumberdaya perusahaan tak terkecuali dalam hal bagaimana orang2 ditugaskan,
keuangan perusahaan digunakan, sumberdaya fisik dialokasikan ,semua ini
sangat tergantung dari kegiatan produksi/operasi.
c. Oleh karena secara garis besar jenis produk dibedakan menjadi dua yaitu
barang dan jasa, maka fungsi manajemen untuk kedua jenis produk tsb dapat
dikatakan memiliki beberapa perbedaan, terutama dalam hal identifikasi dan
penggunaan faktor input dalam proses produksinya.
Modul 27 Dabisman- Proses Pengendalian Page 8
d. Kegiatan produksi/operasi dalam beberapa hal sangat terkait dengan berbagai
persoalan yang terjadi di masyarakat, seperti persoalan lingkungan, inflasi
(kenaikan upah) dan penyerapan tenaga kerja.
Oleh karena luasnya kegiatan produksi/operasi, maka wasdal dari perusahaan sangat luas
pula, yang antara lain mencakup apakah lokasi yang ditempati perusahaan sudah
tepat/belum, apakah desain lokasi telah cukup sesuai untuk mengefisienkan biaya, apakah
sdm di bagian produksi/operasi telah sesuai dari segi kwalitas,kwantitas hingga
konsistensi pekerjaannya. Wasdal ini juga meliputi sumberdaya fisik lainnya seperti
mesin, bahan-bahan produksi dll apakah telah mencukupi apa tidak,juga terhadap proses
penggudangan bahan , produk setengah jadi dan produk jadi sudah terjaga dengan
baik/belum. Dan sebagainya.
Materi 27.3. MEMPERTAHANKAN FUNGSI WASDAL & METODE
WASDAL
Dari uraian yang telah dikemukakan sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa tidak
disangsikan lagi bila wasdal merupakan fungsi yang sangat penting dalam manajemen
organisasi, khususnya manajemen organisasi perusahaan
Disamping untuk memastikan bahwa tujuan organisasi dapat tercapai, wasdal juga
diperlukan agar tercipta efisiensi dalam upaya mencapai tujuan. Lebih jauh lagi agar
perusahaan senantiasa dapat menyesuaikan diri dengan berbagai perubahan yang
dihadapi perusahaan. .
Agar tercipta konsistensi dan terjaminnya suatu fungsi pengawasan untuk
dijalankan ,yang berarti tetap terpeliharanya “maintaining controlling function”, menurut
Dessler ada dua pendekatan yang dapat dilakukan yaitu :
1. Sistem pengawasan tradisional ( traditional control system)
2. Sistem pengawasan berdasarkan komitmen ( commitment based control
system).
Ad.1. SISTEM PENGAWASAN TRADISIONAL.
Sistem pengawasan tradisional adalah upaya atau system untuk mempertahankan
fungsi pengawasan melalui prosedur dan kegiatan yang melibatkan penentuan standard
dan berbagai upaya untuk mencapai standar tsb.
Modul 27 Dabisman- Proses Pengendalian Page 9
Bila standar tercapai maka kinerja dapat tercapai dengan baik, demikian sebaliknya.
Umumnya system pengawasan tradisional melibatkan kegiatan monitoring yang bersifat
eksternal, kinerja karyawan akan diawasi oleh atasannya, sedangkan kinerja bagian
keuangan akan diawasi oleh orang-orang yang berada diluar bagian keuangan yang
bertugas untuk melakukan wasdal terhadap kinerja keuangan, missal oleh auditor.
Dalam system wasdal tradisional ini ada tiga pendekatan yaitu :
a. Pengawasan diagnostic, adalah wasdal yang dilakukan oleh manajer
(setelah standar ditetapkan )apakah standar dapat dicapai atau belum.
Bila belum tercapai manajer berwenang untuk menganalisis berbagai
factor yang menyebabkannya kemudian mengambil keputusan untuk
memperbaikinya sehingga standar dapat tercapai.
b. Pengawasan berdasarkan batasan-batasan, adalah wasdal yang dilakukan
melalui penerapan aturan dan prosedur, yang dengan aturan/prosedur tsb
keseluruhan anggota dan pihak terkait dengan perusahaan akan
menyesuaikan diri dengan aturan/prosedutr dimaksud dalam
menjalankan seluruh aktivitasnya yang terkait dengan perusahaan.
Aturan tsb dapat berupa SOP, kode etik para pekerja dll.
c. Pengawasan interaktif, adalah wasdal yang dilakukan oleh manajer yang
secara interaktif dan terus menerus melakukan komunikasi dengan
karyawan secara personal mengenai berbagai hal yang terkait dengan
pekerjaan yang dilakukan. Dengan demikian manajer akan mengetahui
apakah jalannya perusahaan sudah mencapai standar yang diinginkan
atau belum.
Ad 2. SISTEM PENGAWASAN BERDASARKAN KOMITMEN.
Berbeda dengan pendekatan system wasdal secara tradisional, pendekatan wasdal
berdasarkan komitmen lebih menekankan fungsi wasdal dari sisi internal daripada
eksternal.Oleh karena itu, system ini mendasarkan system wasdal kepada kesadaran dari
setiap individu atau karyawan akan apa yang terbaik yang seharusnya ditunjukkan oleh
mereka dalam setiap pekerjaan yang mereka lakukan. Dalam hal ini introspeksi diri lebih
dominan dalam menjalankan fungsi wasdal dibandingkan pengawasan eksternal.
Modul 27 Dabisman- Proses Pengendalian Page 10
Meskipun hal ini relatif sulit untuk dilaksanakan dalam praktik, namun introspeksi
diri atau wasdal mandiri oleh setiap individu karyawan diyakini akan mampu
mempertahankan sistem pengawasan dalam jangka panjang, karena para karyawan akan
terbiasa dengan budaya kerja yang produktif dan independent, sehingga berbagai standar
kinerja perusahaan akan diupayakan untuk dicapai oleh karyawan bukan karena oleh
keterpaksaan, melainkan atas kesadaran bahwa perusahaan juga merupakan milik
karyawan yang harus diperbaiki terus menerus, sehingga dapat menjadi yang terbaik.
Berbagai pendekatan dapat dilakukan dalam membangun sistem wasdal
berdasarkan komitmen ini , antara lain dengan menerapkan suatu system keyakinan
tertentu dalam budaya kerja perusahaan atau juga melalui berbagai upaya yang
“memaksa” karyawan untuk membiasakan diri dengan tanggung jawab dan introspeksi
diri, diantaranya mungkin dengan pemberian kepercayaan dan kewenangan dalam
berbagai jenis aktivitas yang diberikan pada karyawan. Dengan demikian diharapkan para
karyawan akan terbiasa untuk berinisiatif, inovatif, bertanggung jawab sekaligus juga
melakukan koreksi terhadap diri sendiri sekiranya ada berbagai penyimpangan yang
barangkali dilakukann.
--------------------------------------
Modul 27 Dabisman- Proses Pengendalian Page 11