i

PROSEDUR PENDISTRIBUSIAN BAHAN BAKAR MINYAK KE SPBU

WILAYAH SURAKARTA DI PT. PERTAMINA PATRA NIAGA

DEPOT BOYOLALI

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

ALDINO KRISNA PUTRA

D1514006

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINITRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2017

ii

PERSETUJUAN

PROSEDUR PENDISTRIBUSIAN BAHAN BAKAR MINYAK KE SPBU

WILAYAH SURAKARTA DI PT. PERTAMINA PATRA NIAGA

DEPOT BOYOLALI

Disusun Oleh :

ALDINO KRISNA PUTRA

D1514006

Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pembimbing,

Drs. Sakur, SU

NIP. 194902051980121001

iii

PENGESAHAN

PROSEDUR PENDISTRIBUSIAN BAHAN BAKAR MINYAK KE SPBU

WILAYAH SURAKARTA DI PT. PERTAMINA PATRA NIAGA

DEPOT BOYOLALI

Disusun Oleh :

ALDINO KRISNA PUTRA

D1514006

Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari :

Tanggal :

Tim Penguji Nama Tanda tangan

1. Penguji 1 Drs. Sonhaji, M.Si ………………..

2. Penguji 2 Drs. Sakur, SU ..……………….

Mengetahui,

Dekan, Kepala Program Studi,

Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni , M.Si Drs. Ali, M.Si

NIP. 196108251986012001 NIP. 195408301985031002

iv

PERNYATAAN

Nama : Aldino Krisna Putra

N I M : D1514006

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul ”PROSEDUR

PENDISTRIBUSIAN BAHAN BAKAR MINYAK KE SPBU WILAYAH

SURAKARTA DI PT. PERTAMINA PATRA NIAGA DEPOT BOYOLALI”

adalah betul-betul karya sendiri. hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir

tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya

bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang

saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, Mei 2017

Yang Membuat Pernyataan,

Aldino Krisna Putra

v

MOTTO

Tak perlu iri dengan orang-orang yang memiliki cerita indah di masa lalu,

Tak perlu malu jika tak memiliki apapun untuk dibanggakan hari ini,

karena kita masih punya masa depan untuk diperjuangkan mulai dari

sekarang. (penulis)

vi

PERSEMBAHAN

Tugas Akhir ini penulis persembahkan kepada:

1. Allah SWT. yang telah memberikan berkah

dan hidayah-Nya.

2. Bapak, Ibu, Kakak, dan Saudaraku yang telah

memberikan doa, dukungan, dan semangat.

3. Sahabat-sahabatku yang telah memberikan

motivasi.

4. Almamater yang saya banggakan.

vii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirabbil’alamin, atas berkah dan rahmat yang diberikan oleh

ALLAH S.W.T. saya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul

“Prosedur Pendistribusian Bahan Bakar Minyak ke SPBU Wilayah Surakarta di

PT. Pertamina Patra Niaga Depot Boyolali”. Segala petunjuk dan hidayah-Nya

mampu memberikan jalan dan membangkitkan semangat untuk menyelesaikan

penulisan Tugas Akhir ini. Saya menyadari bahwa selama saya menulis Tugas

Akhir ini saya telah dibantu oleh beberapa orang yang dengan ikhlas menolong

tanpa pamrih. Untuk itu pada kesempatan ini saya ingin mengucapkan terima

kasih kepada:

1. Keluarga saya terutama bapak dan ibu yang telah memberikan doa dan

semangat kepada saya selama penulisan Tugas Akhir ini karena hal yang

paling berharga bagi saya adalah doa dari kedua orangtua.

2. Drs. Sakur, SU, selaku pembimbing Tugas Akhir ini yang telah sabar dalam

memberikan arahan dan masukan untuk perbaikan dalam Tugas Akhir ini.

3. Drs. Ali, MSi, selaku Kepala Program Studi Diploma III Manajemen

Administrasi yang telah memberikan persetujuan dan ijin selama saya

melakukan kegiatan magang maupun pengajuan Tugas Akhir ini.

4. Keluarga besar PT. Pertamina Patra Niaga Depot Boyolali yang telah

memberikan pengetahuan dan pengalaman yang sangat berharga bagi saya

selama saya melakukan kegiatan magang. (Pak Dwi, Bang Yos, Mas Araf,

Mas Yudha, Mas Ilham, Mbak Vita, Mbak Sarah, Mbak Riefa, Mbak Tanti

dan Bang Jek).

5. Sahabat-sahabat saya tercinta yang telah memberikan semangat dan motivasi

kepada saya sehingga saya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Adhi,

Lufty, Danang, Ari, Ajeng, Septian, Ratna, dan teman- teman lainnya yang

tidak bisa saya sebutkan satu per satu.

6. Keluarga besar Diploma III Manajemen Administrasi Fisip Uns angkatan

2014 yang telah menjadi teman baik dan dekat saya selama perkuliahan.

viii

7. Semua dosen Diploma III Manajemen Administrasi Fisip UNS yang pernah

memberikan perkuliahan kepada saya sehingga saya mendapatkan ilmu yang

akan berguna di masa yang akan datang.

Penulis menyadari bahwa penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari

kesempurnaan, maka dari itu saya membutuhkan bantuan dari berbagai pihak

untuk memberikan kritik maupun saran yang bersifat membangun sangat

diharapkan. Oleh karena itu saya mengucapkan banyak terima kasih kepada nama

yang tidak bisa disebutkan yang telah membantu saya menyempurnakan

kekurangan Tugas Akhir ini. Semoga nantinya Tugas Akhir ini dapat memberikan

pengetahuan yang bermanfaat bagi semua pihak terutama tentang Prosedur

Pendistribusian Bahan Bakar Minyak ke SPBU Wilayah Surakarta di PT.

Pertamina Patra Niaga Depot Boyolali.

Surakarta, Mei 2017

Penulis

ix

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL i

PERSETUJUAN ii

PENGESAHAN iii

PERNYATAAN iv

MOTTO v

PERSEMBAHAN vi

KATA PENGANTAR vii

DAFTAR ISI ix

DAFTAR GAMBAR xi

DAFTAR BAGAN xii

DAFTAR TABEL xiii

DAFTAR LAMPIRAN xiv

ABSTRAK xv

BAB I PENDAHULUAN 1

A. Latar Belakang Masalah 1

B. Perumusan Masalah 5

C. Tujuan Pengamatan 5

D. Manfaat Pengamatan 6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN 8

A. Tinjauan Pustaka 7

1. Prosedur 8

2. Distribusi 12

3. Bahan Bakar 21

4. SPBU 25

B. Metode Pengamatan 26

1. Lokasi Pengamatan 26

2. Jenis Pengamatan 26

3. Teknik Pengumpulan Data 27

x

BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN 29

A. Gambaran Umum Perusahaan 29

1. Sejarah Perusahaan 30

2. Bidang Usaha 31

3. Arti Logo Perusahaan 34

4. Visi dan Misi Perusahaan 35

5. Kantor Unit Pemasaran 37

6. Profil Perusahaan 38

7. Struktur Organisasi dan Tugas Jabatan 40

B. Deskripsi Keadaan Kantor 47

1. Jumlah Pekerja 47

2. Jenis Pekerja 47

3. Jam Kerja 47

4. Penerimaan Pekerja 48

5. Sistem Penggajian 48

6. Sistem Aplikasi Perusahaan 48

BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN 49

A. Kegiatan Perusahaan Dalam Proses Distribusi 49

B. Prosedur Pendistribusian Bahan Bakar Minyak ke SPBU 54

BAB V PENUTUP 69

A. Kesimpulan 69

B. Saran 72

Daftar Pustaka 73

Lampiran – Lampiran 74

xi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Perjalanan Perusahaan PT. Pertamina Patra Niaga 31

Gambar 3.2 Logo PT. Pertamina Patra Niaga 34

Gambar 3.3 Struktur organisasi PT. Pertamina Patra Niaga 40

Gambar 4.1 Contoh Sales Order 55

Gambar 4.2 Format Pemesanan Via Sms 55

Gambar 4.3 Contoh Jadwal Pengiriman 58

Gambar 4.4 Contoh Shipment 62

Gambar 4.5 Contoh Kupon Own Use 63

Gambar 4.6 Contoh Loading Instruction 64

Gambar 4.7 Contoh Surat Jalan 66

xii

DAFTAR BAGAN

Bagan 4.1 Aplikasi MySAP dan SIOD 50

Bagan 4.2 Proses Transaksi Jual Beli BBM 51

Bagan 4.3 Perencanaan dan Penjadwalan Pengiriman 59

Bagan 4.4 Alur Distribusi BBM ke SPBU 68

xiii

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Penyaluran BBM Bulan Januari Tahun 2017 3

xiv

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Tugas Magang.

Lampiran 2 Surat Keterangan Selesai Magang.

Lampiran 3 Form Monitoring Magang Mingguan

Lampiran 4 Form Penilaian Magang.

Lampiran 5 Pedoman Wawancara.

Lampiran 6 Daftar SPBU Wilayah Surakarta.

Lampiran 7 Data Perolehan Ritase Bulan Januari 2017.

Lampiran 8 Gambar-gambar Kegiatan Operasional Distribusi.

xv

ABSTRAK

ALDINO KRISNA PUTRA. D1514006. PROSEDUR PENDISTRIBUSIAN

BAHAN BAKAR MINYAK KE SPBU WILAYAH SURAKARTA DI PT.

PERTAMINA PATRA NIAGA DEPOT BOYOLALI. Program Studi Diploma

III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas

Sebelas Maret Surakarta 2017, 74 halaman.

PT. Pertamina Patra Niaga Depot Boyolali adalah anak perusahaan dari

PT. Pertamina (Persero) yang bergerak di sektor hilir mudik minyak dan gas

bumi. Perusahaan ini melayani penyaluran bahan bakar ke SPBU maupun ke

industri di wilayah Surakarta. PT. Pertamina Patra Niaga Depot Boyolali juga

bertanggung jawab atas pengelolaan armada berupa mobil tangki dan juga

pengelolaan sumber daya manusia yang berkaitan dengan proses distribusi serta

penjadwalan penyaluran bahan bakar.

Tujuan pengamatan ini adalah untuk mengetahui prosedur pendistribusian

bahan bakar ke SPBU dari mulai pemesanan hingga penyaluran. Metode

pengamatan yang digunakan adalah metode deskriptif kualitatif yang bertujuan

agar memperoleh data yang relevan sesuai dengan yang ada di lapangan. Teknik

pengumpulan data menggunakan metode observasi, wawancara, pengkajian

dokumen, dan pengambilan gambar langsung yang berhubungan dengan proses

pendistribusian bahan bakar minyak ke SPBU.

Hasil pengamatan menunjukkan bahwa prosedur pendistribusian bahan

bakar minyak ke SPBU wilayah Surakarta telah menunjukkan sebuah proses yang

sistematis dengan mengutamakan aspek ketepatan dan keamanan. Tahapan

prosedur ini meliputi pemeriksaan dokumen, pemeriksaan keamanan, pemeriksaan

kesehatan, hingga pemeriksaan kualitas produk. Kegiatan operasional distribusi

dibantu dengan sebuah sistem aplikasi yang telah mampu memenuhi kebutuhan

data perusahaan. Semua tahapan ini telah mewujudkan sebuah prosedur yang

sistematis dengan memperhatikan segala aspek tersebut sehingga proses

pendistribusian di PT. Pertamina Patra Niaga Depot Boyolali sampai sejauh ini

tidak menimbulkan masalah yang berdampak signifikan bagi perusahaan.

Kata Kunci: Prosedur, PT. Pertamina Patra Niaga, Distribusi BBM

xvi