PROSEDUR OPERASIONAL BAKUKegiatan 5 Surat Keluar Dicap, Dicatat di Buku Agenda surat keluar dan...

BAGIAN UMUM

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI 2018

BAGIAN UMUM

UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI


SURAT MASUK

NO. POB/UMUM/001

BAGIAN UMUM



BAGIAN UMUM

Kode :

POB/UMUM /001

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku : 2 Januari 2018

SURAT MASUK Nomor Revisi : 1

3

BAGIAN UMUM



SURAT MASUK

NO. POB/UMUM /001

Legalisasi

Disiapkan oleh: Tanda Tangan: Tanggal: Lian Purnama Sari, SE _________________ ________________ Diperiksa oleh: Tanda Tangan: Tanggal: Putra Kirana, SE Kasubag RT, TU, BMN _________________ ________________

Disahkan oleh: Tanda Tangan: Tanggal: Efrion, SE,. MM Kepala Bagian Umum _________________ ________________

Status Dokumen

Nomor Salinan/ Distribusi


BAGIAN UMUM

Kode :

POB/UMUM /001



4

SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN

Tanggal Catatan Perubahan Alasan Perubahan


BAGIAN UMUM

Kode :

POB/UMUM /001



5

A. Tujuan

Menyelenggarakan kegiatan pengelolaan surat agar setiap informasi yang masuk dapat diterima, didokumentasikan, disampaikan dan ditindak lanjuti dengan cepat dan tepat serta memastikan bahwa proses kegiatan pengelolaan surat masuk dapat berjalan dengan efektif, konsisten, memenuhi standar baku dan sistematis. Dalam pengelolaan surat masuk diharapkan dapat pula memenuhi ketentuan dengan mengakomodasi kepentingan Universitas Maritim Raja Ali Haji, memenuhi ketentuan yang berlaku dan dapat dijadikan alat bukti yang sah dikemudian hari.

B. Ruang Lingkup

Prosedur ini mencakup pengelolaan dan proses kegiatan menjadi efektif dan sistematis.

C. Pengertian/Definisi

(1) Surat Masuk adalah informasi yang diterima melalui surat yang disampaikan dari pihak internal maupun pihak eksternal, baik dari individu, lembaga atau organisasi lainnya.

(2) Perguruan tinggi adalah satuan pendidikan yang menyelenggarakan pendidikan tinggi yang dapat berbentuk akademi, politeknik, sekolah tinggi, institut. atau universitas.

(3) Pencatatan Surat Masuk adalah catatan surat masuk yang berisi nomor urut, tanggal terima, tanggal surat, nomor surat, hal surat , identitas pengirim, unit kerja tujuan, dan nama tujuan surat. catatan surat masuk disusun berdasarkan urutan nomor dan tanggal terima.

D. Referensi

(1) Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tanggal 30 April 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;

(2) Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;

(3) Peraturan Presiden Republik Indonesia No. 53 tahun 2011 tentang Pendirian Universitas Maritim Raja Ali Haji

(4) Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Riset, Tekonologi, dan Pendidikan Tinggi

(5) Peraturan Rektor Universitas Maritim Raja Ali Haji No. 02/UN53.0/HK.00.15/2013 tentang Pedoman Tata Persuratan di Lingkungan Universitas Maritim Raja Ali Haji


BAGIAN UMUM

Kode :

POB/UMUM /001



6

E. Ketentuan Umum

(1) Universitas Maritim Raja Ali Haji adalah Perguruan Tinggi Negeri.

(2) Sistem Perkantoran Eletronik adalah serangkaian perangkat dan prosedur

elektronik yang berfungsi mempersiapkan, mengumpulkan, mengolah,

menganalisis, menyimpan, mengirimkan atau menyebar informasi untuk

aktifitas perkantoran dan tata usaha di lingkungan Universitas Maritime Raja

Ali Haji.

(3) Surat Masuk adalah surat yang diterima dari pihak eksternal untuk pimpinan

Universitas Maritim Raja Ali Haji atau pimpinan unit kerja lainnya

dilingkungan Universitas Maritim Raja Ali Haji atau surat yang diterima oleh

pimpinan unit kerja di Universitas Maritim Raja Ali Haji dari Pimpinan

Universitas Maritim Raja Ali Haji atau Pimpinan unit kerja lainnya di

Universitas Maritim Raja Ali Haji

(4) Disposisi adalah perintah atau informasi dari atasan kepada bawahan dalam

menindaklanjuti surat masuk

(5) Penelusuran Surat yang selanjutnya disebut Penelurusan surat adalah

system yang disediakan untuk menelusuri dan memantau proses aliran surat

masuk secara elektronik dan memastikan diproses dengan benar.

(6) Surat elektronik Universitas Maritim Raja Ali Haji yang selanjutnya disebut

email Universitas Maritim Raja Ali Haji adalah alamat dan aplikasi surat

eletronik pada system informasi elektronik Universitas Maritim Raja Ali Haji.

F. Prosedur

NO URAIAN KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

REKTOR/ WR I/ WR II/ Ka.BUPK/ Ka.BAKK

KABAG KASUBBAG PELAKSANA

ADM/SEKRETARIAT JASA EKSPEDISI KELENGKAPAN

WAKTU (dalam menit)

OUTPUT KET

1 Penyampaian surat yang datang melalui jasa ekspedisi;

Surat, jasa ekspedisi Disesuaikan Surat diterima

2 Surat diterima dengan menanda tangani tanda penerimaan, dicatat di komputer di Folder surat masuk, memphoto Copy surat masuk selanjutnya lengkapi lembar disposisi;

Komputer, mesin photo copy dan lembar disposisi

15 Tanda terima

3 Menerima surat, mengisi lembar disposisi sesuai perihal surat;

Lembar disposisi 20 Disposisi

4 Menelaah perintah pimpinan sesuai disposisi, selanjutnya didisposisikan kembali sesuai dengan tupoksi kasubag;


5 Memerintahkan kepada pelaksana administrasi sesuai perihal surat untuk dilaksanakan/dibuatkan surat balasan;


6 Membuat surat, ditanda tangani, didistribusikan, pengarsipan dan apabila surat bersipat permohonan maka dilengkapi sesuai permintaan;

Komputer, Printer, ATK

30 Surat balasan

7 Proses distribusi. Jasa ekspedisi 15 Tanda terima

(1) Rincian prosedur:

Kegiatan 1 Jasa Ekspedisi mengantarkan surat masuk kepada pengelola/ staf bagian umum.

Kegiatan 2 Staf/ Pengelola surat masuk menandatangani tanda terima Surat yang diterima, dicatat di komputer di Folder surat masuk lalu memphoto Copy surat masuk selanjutnya lengkapi dengan lembar disposisi;

Kegiatan 3 Rektor/ WR I/ WR II/ Ka.BUPK/ Ka.BAKK Menerima surat, mengisi lembar disposisi sesuai perihal surat;

Kegiatan 4 Menelaah perintah pimpinan sesuai disposisi, selanjutnya di disposisikan kembali sesuai dengan tupoksi kasubag;

Kegiatan 5 Memerintahkan kepada pelaksana administrasi sesuai perihal surat untuk dilaksanakan/dibuatkan surat balasan; Kegiatan 6 Membuat surat, ditanda tangani, didistribusikan, pengarsipan dan apabila surat bersipat permohonan maka dilengkapi sesuai permintaan

Kegiatan 7 Proses distribusi

BAGIAN UMUM



SURAT KELUAR

NO. POB/ UMUM /002

BAGIAN UMUM


BAGIAN UMUM



SURAT KELUAR

NO. POB/ UMUM / 002

Legalisasi

Disiapkan oleh: Tanda Tangan: Tanggal: Suraya Nasrah, S.Pd _________________ ________________ Diperiksa oleh: Tanda Tangan: Tanggal: Putra Kirana, SE Kasubag RT,TU, BMN _________________ ________________

Disahkan oleh: Tanda Tangan: Tanggal:

Efrion, SE Kabag Umum _________________ ________________

Status Dokumen



BAGIAN UMUM Kode : POB/UMUM/002

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku : 2Januari 2018

SURAT KELUAR Nomor Revisi :

2







3

A. Tujuan

Menyelenggarakan kegiatan Pengelolaan Surat agar setiap informasi yang keluar dapat diterima, didokumentasikan, disampaikan dan ditindak lanjuti dengan cepat dan tepat serta memasyikan bahwa proses kegiatan pengelolaan surat Keluar dapat berjalan dengan efektif, konsisten, memenuhi standar baku dan sistematis. Dalam pengelolaan Surat Keluar diharapkan dapat pula memenuhi ketentuan dengan mengakomodasi kepentingan Universitas Maritim Raja Ali Haji, memenuhi ketentuan yang berlaku dan dapat dijadikan alat bukti yang sah dikemudian hari.

B. Ruang Lingkup

Prosedur ini mencakup pengelolaan dan proses kegiatan menjadi Efektif dan Sistematis.


(1) Surat Keluar adalah informasi yang tulis melalui surat keluar yang disampaikan dari pihak Internal ke pihak Eksternal, kepada individu, lembaga atau organisasi lainnya

(2) Perguruan Tinggi adalah satuan pendidikan yang menyelenggarakan pendidikan tinggi yang dapat berbentuk akademi, politeknik, sekolah tinggi, institut. atau universitas.

(3) Pencatatan Surat Keluar adalah surat keluar yang berisi nomor surat, tanggal surat, hal surat, unit kerja tujuan, dan nama pengirim disusun berdasarkan uruitan yang sistematis.

D. Referensi

(1) Undang-undang Nomor 14 tahun 2008 tanggal 30 April 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;

(2) Undang-undang Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan tinggi;

(3) Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 53 tahun 2011 tentang Pendirian Universitas maritim Raja Ali Haji

(4) Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Kementerian riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi;

(5) Peraturan Rektor Universitas Maritim Raja Ali Haji Nomor 02/UN53.0/HK.00.15/2013 tentang Pedoman Tata Persuratan di Lingkungan Universitas Maritim Raja Ali Haji





4

E. Ketentuan Umum

(1) Universitas Maritim Raja Ali Haji adalah Perguruan Tinggi.

(2) Sistem Perkantoran Elektronik adalah serangkaian perangkat dan prosedur

elektronik yang berfungsi mempersiapkan, mengumpiulkan , mengolah,

menganalisis, menyimpan, mengirimkan atau menyebar informasi untuk

aktifitas perkantoran dan Tata Usaha di lingkungan Unviversitas Maritim Raja

Ali Haji.

(3) Surat keluar adalah informasi yang tulis melalui surat keluar yang disampaikan dari pihak Internal ke pihak Eksternal, kepada individu, lembaga atau organisasi lainnya atau

(4) Disposisi adalah perintah atau informasi dari atasan kepada bawahan dalam

menindaklanjuti surat (5) Penelusuran Surat yang selanjutnya disebut Penelusuran Surat adalah

system yang disediakan untuk menelusuri dan memantau proses aliran surat.

(6) Surat elektronik Universitas Maritim Raja Ali Haji yang selanjutnya disebut email Universitas Marirtim Raja Ali Haji adalah alamat dan aplikasi surat elektronik pada system informasi elektronik Universitas Maritim Raja Ali Haji

F. Prosedur

NO URAIAN KEGIATAN

PELAKSANA MUTU BAKU

REKTOR/ WR I/ WR II/ Ka.BUPK/ Ka.BAKK

KABAG KASUBBAG PELAKSANA

ADM/SEKRETARIAT JASA EKSPEDISI KELENGKAPAN

WAKTU (dalammenit)

OUTPUT KET

1 Draf surat sesuai dengan perhalnya

Surat, jasaekspedisi Disesuaikan Suratditerima

2 Koreksi draft surat

Komputer, mesin photo copy danlembardisposisi

15 Tandaterima

3 Draft surat dikonsulkan untuk mendapat persetujuan

Lembardisposisi 20 Disposisi

4 Penandatangan surat

Lembardisposisi 15 Disposisi

5 Pencatatan di buku surat keluar dan pengarsipan Lembardisposisi 15 Disposisi

6 Distribusi surat Komputer, Printer, ATK

30 Suratbalasan

7 Proses distribusi. Jasaekspedisi 15 Tandaterima


Kegiatan 1 Staf/ Pengelola surat keluar membuat surat sesuai perihal surat

Kegiatan 2 Staf/ Pengelola surat keluar mengisi nomor surat keluar menandatangani tanda terima surat keluar, dicatat di buku agenda surat keluar.

Kegiatan 3 Pimpinan memeriksa Surat yang akan dikirimkan.

Kegiatan 4 Rektor/ WR I/ WR II. Ka.BUPK/ Ka.BUPK menandatangani surat yang akan dikirimkan

Kegiatan 5 Surat Keluar Dicap, Dicatat di Buku Agenda surat keluar dan diarsipkan.

Kegiatan 6 Surat di Distribusikan oleh Jasa ekspedisi dengan membawa Form Tanda Terima surat keluar. Isi form Tanda terima surat adalah Ditujukan, Nomor Surat, Hal, Nama Penerima, No Telpon dan Tandatangan Penerima Surat.

Kegiatan 7 Proses distribusi

BAGIAN UMUM



PENGURUS DAN PENYIMPAN BARANG MILIK NEGARA

NO. POB/ UMUM/003

BAGIAN UMUM


BAGIAN UMUM


PROSEDUR OPERASIONAL BAKU PENGURUS DAN PENYIMPAN BARANG MILIK NEGARA

NO. POB/ UMUM/003

Legalisasi

Disiapkan oleh: Tanda Tangan: Tanggal: Zainur Isman Pengurus dan Penyimpan Barang BMN _________________ ________________ Diperiksa oleh: Tanda Tangan: Tanggal: Putra Kirana,SE. M.Ak Kasubag Umum _________________ ________________


Efrion, SE. MM Kabag Umum _________________ ________________

Status Dokumen





PENGURUS DAN PENYIMPANAN BARANG MILIK NEGARA

Nomor Revisi : 1

2







Nomor Revisi : 1

3

A. Tujuan

Pedoman kerja Penatausahaan Barang Milik Negara di lingkungan Biro Umum Pegawai dan Keuangan (BUPK) Universitas Maritim Raja ali Haji, ini bertujuan untuk mewujudkan tertib administrasi dan mendukung terwujudnya tertib pengelolaan BMN dan pelaporannya.

B. Ruang Lingkup

Pedoman kerja penatausahaan Barang Milik Negara berlaku untuk seluruh pelaksanaan penatausahaan Barang Milik Negara pada Sub Bagian Perlengkapan Biro Umum Pegawai dan Keuangan Universitas Maritim Raja Ali Haji.


(1) Barang milik negara adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara atau perolehan lainnya yang sah.

(2) Pengelola barang milik negara (pengelola) adalah pejabat yang berwenang dan bertanggung jawab melakukan koordinasi pengelolaan barang milik Negara (BMN) Tingkat kuasa pengguna barang di lingkungan Universitas Maritim Raja Ali Haji. Pelaksana fungsi koordinasi ini adalah di Unit kerja pemegang barang di tiap Fakultas dan UPT.

(3) Pembantu pengelola barang milik negara selanjutnya (pembantu pengelola) adalah pejabat yang bertanggungjawab mengkoordinir penyelenggaraan pengelolaan barang milik negara yang ada pada satuan kerja di lingkungan universitas Maritim Raja Ali Haji.

(4) Pengguna barang milik negara (pengguna) adalah pejabat pemegang kewenangan penggunaan barang milik negara. Pejabat ini melekat pada diri pemegang barang BMN. Selaku pengguna barang, Pemegang Barang akan membuat laporan tentang perubahan dan nilai barang.

(5) Penyimpan barang milik negara adalah pegawai yang diserahi tugas untuk menerima, menyimpan, dan memgeluarkan barang.

(6) Pengurus barang milik negara adalah pegawai yang diserahi tugas untuk mengurus barang negara dalam proses pemakaian yang ada di setiap satuan kerja.

(7) Perencanaan kebutuhan adalah kegiatan merumuskan rincian kebutuhan barang milik negara untuk menghubungkan pengadaan barang yang telah lalu dengan keadaan yang sedang berjalan sebagai dasar dalam melakukan tindakan pemenuhan kebutuhan yang akan dating.





Nomor Revisi : 1

4

(8) Pengadaan adalah kegiatan untuk melakukan pemenuhan kebutuhan barang.

(9) Pemeliharaan adalah kegiatan atau tindakan yang dilakukan agar semua barang milik negara selalu dalam keadaan baik dan siap untuk digunakan secara berdaya guna dan berhasil guna.

(10) Pengamanan adalah kegiatan tindakan pengendalian dalam pengurusan

barang milik negara dalam bentuk fisik, administratif dan tindakan upaya

hukum.

(11) Penggunaan adalah kegiatan yang dilakukan oleh pengguna/kuasa pengguna dalam mengelola dan menata usaha kan barang milik negara sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang bersangkutan.

(12) Pemanfaatan adalah pendayagunaan barang milik negara yang tidak dipergunakan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi dalam bentuk sewa, pinjam pakai, kerjasama pemanfaatan, bangun guna serah dan bangun serah guna dengan tidak mengubah status kepemilikan.

(13) Inventarisasi adalah kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, dan

pelaporan hasil pendataan barang milik negara.

(14) Penilaian adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan

pada data/fakta yang obyektif dan relevan dengan menggunakan

metode/teknis tertentu untuk memperoleh nilai barang milik negara. Untuk

mengakui nilai aset dari hasil penilaian ini, secara akuntansi harus dilakukan

penjurnalan dengan mendebit Aset Tetap dan mengkredit Ekuitas Dana.

(15) Standarisasi sarana dan prasarana kerja Universitas adalah pembakuan

ruang kantor, perlengkapan kantor, kendaraan dinas dan lain-lain barang

yang memerlukan standarisasi. Standardisasi ini berkaitan dengan

penyusunan SPM (Standar Pelayanan Minimal) dan Analisis Standar Belanja

(ASB).

D. Referensi

1. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara,

2. PP Nomor 6 Tahun 2006 jo. PP 38/2008 tentang Penatausahaan Barang Milik Negara/Daerah (BMN/D)

3. Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 2014 Tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah.





Nomor Revisi : 1

5

4. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 78 Tahun 2014 Tentang Tata Cara Pelaksanaan Penghapusan Barang Milik Negara.

5. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 29 Tahun 2010 Tentang Penggolongan dan Kodefikasi Barang Milik Negara.

E. Ketentuan Umum

(1) Menginventarisasi segala bentuk barang milik negara yang ada di lingkungan Universitas Raja Ali Haji, Baik barang yang masih layak di gunakan ataupun yang sudah tidak bisa di gunakan selayaknya.

(2) Menerima dan mencatat barang milik negara sesuai dari apa yang di belanjakan dan di butuhkan oleh Universitas Maritim Raja ali Haji.

(3) Melaporkan kepada kepala Sub Bagian Perlengkapan Biro Umum Pegawai dan Keuangan hasil dari inventarisasi barang milik negara di lingkungan Universitas Maritim Raja Ali haji.

(4) Mendistribusikan barang milik negara kepada pihak penyimpan dan pengurus barang milik negara di tingkat unit, fakultas dan UPT sesuai permintaan dan kebutuhan di tiap-tiap unit kerja.

(5) Menyimpan dan memelihara barang milik negara Universitas Maritim Raja Ali Haji yang belum terpakai atau yang belum di distribusikan ke tiap-tiap unit kerja. Dan juga barang yang sudah terpakai dengan catatan tidak bisa di pergunakan lagi atau rusak.

(6) Pengarsipan bertujuan untuk mewujudkan tertib administrasi dan mendukung terwujudnya tertib pengelolaan BMN dan pelaporannya.

F. Prosedur

(1) Diagram Prosedur PENGURUS DAN PENYIMPAN BARANG MILIK NEGARA

USER FAKULTAS/LEMBAGA/UNIT/UPT

Umum, RT, BMN

.

Mulai

Disposisi

permintaan barang

BMN

-Distribusi

-BAST

Catat Aset LANCAR

Pelaporan

Selesai

Cek

Barang

1

b

a

li

k

a

n

2

2

b

a

li

k

a

n

3

b

a

li

k

a

n

1

b

4

b

a

li

k

a

n 5

b

a

li

k

a

n


Kegiatan1 Memproses surat permintaan barang yang telah di disposisikan oleh kasubag Biro Umum Pegawai dan Keuangan.

Kegiatan 2 Memeriksa barang sesuai permintaan yang di ajukan oleh tiap-tiap unit kerja. Apabila barang yang di butuhkan tidak ada atau kosong pengajuan di kembalikan kepada pemohon. Apabila barang yang dibutuhkan ada di teruskan ke pendistribusian ke pemohon.

Kegiatan 3 Mendistribusikan barang milik negara ke tiap-tiap unit kerja sesuai dengan kebutuhan dan permintaan. Sebagai bukti di buat Berita Acara Serah Terima barang.

Kegiatan 4 Mencatat aset lancar dan aset tetap. Mencatat barang yang telah di distribusikan ke tiap-tiap unit kerja.

Kegiatan 5 Pelaporan stock opname pada setiap akhir bulan sebagai acuan pengajuan pengadaan dan kebutuhan barang milik negara.

BAGIAN UMUM UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI


PENGELOLAAN BARANG MILIK NEGARA

NO. POB/UMUM/004

BAGIAN UMUM





PENGELOLAAN BARANG MILIK NEGARA Nomor Revisi : 1

3

BAGIAN UMUM UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI


PENGELOLAAN BARANG MILIK NEGARA

NO. POB/UMUM/004

Legalisasi

Disiapkan oleh: Tanda Tangan: Tanggal: Lian Purnama Sari, SE _________________ ________________ Diperiksa oleh: Tanda Tangan: Tanggal: Putra Kirana, SE Kasubag RT, TU, BMN _________________ ________________

Disahkan oleh: Tanda Tangan: Tanggal: Efrion, SE,. MM Kepala Bagian Umum _________________ ________________

Status Dokumen






4







5

A. TUJUAN (1) Menertibkan Pengelolaan barang milik negara UMRAH sesuai dengan peraturan yang

berlaku. (2) Mewujudkan kesamaan presepsi dan langkah dalam pengelolaan barang dengan sistem

pengadministrasian yang terpusat.

(3) Kesempurnaan pengurusan dan pengawasan terhadap pengelolaan UMRAH (4) Tercapainya pengawasan yang efektip terhadap kekayaan barang milik UMRAH

B. RUANG LINGKUP

Semua barang bergerak maupun tidak bergerak baik yang berasal dari kekayaan negara yang

telah dipisahkan dan ditetapkan sebagai kekayaan awal UMRAH sebagai penyertaan modal

pemerintah, serta kekayaan lainnya yang dibeli, diperoleh atau yang dihasilkan dari dana

APBN atau diluar APBN sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.

C. DESKRIPSI Pengelolaan barang adalah bagian dari kegiatan penatausahaan barang dalam sistem

manajemen pengelolaan barang di lingkungan UMRAH. Kegiatan pengelolaan meliputi

pencatatan, pembukuan, opname fisik dan pelaporan yang wajib dilakukan dalam rangka tertib

administrasi dalam mengelola barang, sekaligus memberikan pelayanan berupa data dan

informasi secara benar, cepat, tepat dan akurat serta dapat dipertanggungjawaban yang dapat

digunakan sebagai bahan informasi dalam perencanaan dan penganggaran, informasi sebagai

bahan untuk pengadaan,sebagai petunjuk dalam rangka pemeliharaan, perawatan dan

sebagai bahan informasi mengenai kondisi barang.

D. ISTILAH (1) Pengelola Barang/PB adalah pejabat yang berwenang dan bertanggungjawab

menetapkan kebijakan dan pedoman dalam pengelolaan barang/Rektor.

(2) Kuasa Pengelola Barang/KPB adalah pejabat yang berwenang dan bertanggung jawab

melakukan pengelolaaan barang berdasarkan kebijakan dan pedoman yang telah

ditetapkan oleh Pengelola Barang/Wakil Rektor Bidang Administrasi.

(3) Pengguna Barang/PB adalah pejabat yang berwenang dan bertanggungjawab terhadap

penggunaan Barang/Kepala Biro.





6

(4) Kuasa Pengguna Barang/KPB adalah : Kepala satuan kerja di lingkungan UMRAH atau

pejabat yang ditunjuk untuk menggunakan dan bertanggungjawab terhadap barang yang

berada dalam penguasaannya.

5. Pengelolaan adalah kegiatan untuk melaukan perhitungan, pencatatan, penilaian, dan

pendaftaran terhadap semua barang berdasarkan aturan yang berlaku.

6. Pelaporan adalah kegiatan setelah dilakukannya opname fisik barang atau setelah

proses kegiatan pengedaan yang harus ditindaklanjuti dengan memberikan laporan

berupa data dan informasi

E. REFERENSI

(1) UU No. 17 Tahun2003 TentangKeuanganNegara;

(2) UU No. 1 Tahun2004 TentangPerbendaharaanNegara;

(3) UU No. 15 Tahun2004 TentangPemeriksaanPengelolaandan

TanggungJawabKeuanganNegara;

(4) PPNo.27 Tahun 2014 tentang PengelolaanBarang Milik Negara/Daerah;

(5) PMK No. 120/PMK.06/2007 tentangPenatausahaanBarangMilik Negara;

(6) PMK No. 244/PMK.06/2012jo 52/PMK.06/2016tentang Tata Cara Pelaksanaan

Pengawasan dan Pengendalian Barang Milik Negara;

(7) PMK No. 246/PMK.06/2014 jo PMK 87/PMK.06/2016 tentang Tata cara Penggunaan BMN.





7

Berhasil

Gagal

F. PROSEDUR

USER /PPK

FAKULTAS/LEMBAGA/UNIT/UPT

Unit Layanan Pengadaan Panitia Penerima Hasil

Pekerjaan

Umum, RT, BMN

Mulai

Dokumen Kebutuhan

Proses PBJ

Lelang

Proses BAST

Distribusi

BAST

Pelaporan

Pencatatan Aset

Pemanfaatan

Selesai





8

Rincian prosedur:

1. Pengajuan barang dari Unit kerja di lingkungan UMRAH (User,PPK, Fakultas, Lembaga,

UPT)

2. Proses pengadaan Baranhg dan Jasa yang dilaksanakan oleh Unit Pelayanan Teknis, jika

berhasil diserahkan ke Panitia Penerima Hasil Pekerjaan, Lelang gagal dokumen

diserahkan lembali ke PPK.

3. Proses berhasil, Panitia Penerima Hasil Pekerjaan Membuat Berita Acara Serah Terima

Kebagian Umum/Rumah tangga/BMN.

4. Selanjutnya bagian Umum/Rumah Tangga/BMN mencatat barang yang diserahkan oleh

Panitia Penerima Hasil Pekerjaan yang dilakukan oleh Operator BMN.

5. Selanjutnya dari bagian Rumah tangga mendistribusikan barang kepada user sesuai

dengan dokumen kebutuhan.

6. Setelah selesai pendistribusian bagian BMN membuat pelaporan terhadap segala transaksi

yang terjadi yang dilaksanakan oleh Operator BMN.

BAGIAN UMUM



BARANG PERSEDIAAN

NO. POB/ UMUM/005

BAGIAN UMUM


BAGIAN UMUM



BARANG PERSEDIAAN

NO. POB/ UMUM/005

Legalisasi

Disiapkan oleh: Tanda Tangan: Tanggal:

Nurhayat, S.sos

Tim Pengembang Pekerjaan _________________ ________________

Diperiksa oleh: Tanda Tangan: Tanggal:

Putra Kirana, SE, M.Ak

Sekretaris _________________ ________________


Efrion, SE, MM

Ketua _________________ ________________

Status Dokumen





BARANG PERSEDIAAN Nomor Revisi : 1

3

A. Tujuan

Memberikan panduan pada Bagian Umum khususnya bagian persediaan untuk

pengelolaan barang persediaan di Universitas Maritim Raja Ali Haji.

B. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku untuk lingkup kerja Universitas Maritim Raja Ali Haji

khususnya Bagian Umum.


1. Perguruan tinggi adalah satuan pendidikan yang menyelenggarakan

pendidikan tinggi yang dapat berbentuk akademi, politeknik, sekolah tinggi,

institut. atau universitas.

2. Universitas Maritim Raja Ali Haji sebagai perguruan tinggi menyelenggarakan

pendidikan akademik dan/atau pendidikan vokasi dalam sekelompok disiplin

ilmu pengetahuan, teknologi, dan/atau seni dan jika memenuhi syarat dapat

menyelenggarakan pendidikan profesi.

3. Bagian Umum melalui Kepala Bagian Umum diteruskan ke Kasubag. Umum,

Rumah Tangga dan Barang Milik Negara adalah satuan kerja yang dibentuk

oleh rektor dan diberi tugas pelayanan barang persediaan di Universitas

Maritim Raja Ali Haji.

4. Aset lancar adalah aset yang diharapkan segera untuk dapat direalisasikan

atau dimiliki untuk dipakai atau dijual dalam waktu 12 bulan sejak tanggal

pelaporan. Barang milik negara yang masuk kategori aset lancar adalah

barang persediaan.

5. Barang persediaan adalah aset lancar dalam bentuk barang atau

perlengkapan yang dimasukan untuk mendukung kegiatan operasional

pemerintah, dan barang-barang yang dimaksudkan untuk dijual dan atau

diserahkan dalam rangka pelayanan kepada masyarakat.

6. Barang persediaan dapat diakui pada saat : potensi manfaat ekonomi masa

depan diperoleh dan mempunyai nilai atau biaya yang dapat diukur dengan

andal, diterima dan hak kepemilikannya atau penguasaannya berpindah

dengan sumber yang digunakan sebagai pengakuan perolehan persediaan

adalah faktur, kuitansi, atau berita acara serah terima.

7. Barang persediaan disajikan di neraca pada bagian aset lancar, satuan kerja

melaksanakan stock opname persediaan yang dilakukan setiap semester.

Berdasarkan hasil stock opname tersebut selanjutnya dilakukan penyesuaian

data nilai persediaan.





4

D. Referensi

1. Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang pendidikan tinggi

2. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 53 Tahun 2011 tentang

Pendirian Universitas Maritim Raja Ali Haji.

3. Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 181/PMK.06/2016

tentang Penatausahaan Barang Milik Negara.

E. Ketentuan Umum

1. Pimpinan unit mengajukan permohonan kebutuhan barang persediaan ke

Kepala Bagian Umum.

2. Pengajuan kebutuhan barang persediaan harus diketahui oleh Kepala

Bagian Umum.

3. Penyerahan barang persediaan harus dilengkapi dengan berita acara serah

terima melalui pengurus dan penyimpan barang milik negara tingkat

Universitas.

4. Pendataan barang persediaan atau stock opname harus dilaksanakan

setiap akhir bulan dan dilakukan oleh pengurus dan penyimpan barang

milik negara tingkat Universitas serta dikoordinasikan dengan operator

persediaan.





5

F. Prosedur Pengelolaan Barang Persediaan

ALUR PROSEDUR PENGELOLAAN BARANG PERSEDIAAN

USER /PPK FAKULTAS/LEMBAGA/UNIT/UPT

Unit Layanan Pengadaan Panitia Penerima

Hasil Pekerjaan

Sub. Bagian

Umum, RT, BMN

Mulai

Dokumen

Kebutuhan

Berhasil

Stock

Opname

Input

Masuk

Pelaporan

Distribusi

BAST

Input

Keluar

Proses PBJ

Lelang

Gagal

Proses

BAST

Selesai

Penerima

Barang





6

Keterangan

1. Pengajuan barang dari Unit kerja di lingkungan UMRAH (User,PPK, Fakultas,

Lembaga, UPT)

2. Proses pengadaan Barang dan Jasa yang dilaksanakan oleh Unit Layanan

Pengadaan, jika berhasil diserahkan ke Panitia Penerima Hasil Pekerjaan, Lelang

gagal dokumen diserahkan lembali ke PPK.

3. Proses berhasil, Panitia Penerima Hasil Pekerjaan Membuat Berita Acara Serah

Terima Kebagian Umum/Rumah Tangga/BMN.

4. Selanjutnya Bagian Umum/Rumah Tangga/BMN mencatat barang yang

diserahkan oleh Panitia Penerima Hasil Pekerjaan yang dilakukan oleh Operator

Persediaan sebagai barang masuk.

5. Selanjutnya dari bagian Rumah tangga mendistribusikan barang kepada user

sesuai dengan dokumen kebutuhan.

6. Berita acara serah terima diberikan ke operator persediaan untuk dimasukan

kedalam aplikasi sebagai barang keluar.

7. Pada akhir bulan Penyimpan dan pengelola BMN universitas dan operator

persediaan melakukan stock opname barang persediaan.

8. Hasil stock opname kemudian disesuaikan dengan data aplikasi persediaan

kemudian dibuat laporan barang persediaan.

BAGIAN UMUM



PEMELIHARAAN PERALATAN DAN MESIN

NO. POB/ UMUM/006

BAGIAN UMUM


BAGIAN UMUM


PROSEDUR OPERASIONAL BAKU PEMELIHARAAN PERALATAN DAN MESIN

NO. POB/ UMUM/006

Legalisasi

Disiapkanoleh: TandaTangan: Tanggal: Hardianto, SE Tim Penyusun POB _________________ ________________ Diperiksaoleh: TandaTangan: Tanggal: Putra Kirana, SE

_________________ ________________

Disahkanoleh: TandaTangan: Tanggal:

Efrion, SE, MM Kabag Umum _________________ ________________

Status Dokumen




PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal berlaku : 2 April 2018


Nomor Revisi : 1

2


Tanggal CatatanPerubahan AlasanPerubahan





Nomor Revisi : 1

3

A. Tujuan

(1) Memberikan panduan bagi pejabat berwenang untuk memberikan ijin pemeliharaan peralatan dan mesin.

(2) Memberikan panduan bagi pejabat/pegawai untuk mengetahui dan

melaksanakan tugas-tugas terkait dengan pemeliharan peralatan dan mesin.

B. RuangLingkup

Berlaku untuk lingkup kerja di Unit Bagian Umum Universitas Maritim Raja Ali Haji.


(1) Kasubbag Tata Usaha, Rumah Tangga, dan Barang Milik Negara adalah pejabat yang diangkat melalui SK Rektor dan ditugaskan sebagai Kasubbag Tata Usaha, Rumah Tangga, dan Barang Milik Negara.

(2) Komputer dan Laptop yang dimaksud adalah peralatan/mesin BMN yang digunakan oleh Dosen/Pegawai untuk melakukan pekerjaan.

(3) AC yang dimaksud adalah mesin pendingin BMN di setiap unit agar Dosen/Pegawai merasa nyaman dalam rungan dalam melakukan pekerjaan.

(4) Kendaraan Roda Empat adalah kendaraan operasional yang digunakan oleh pejabat yang berwenang dari Rektor dan jajarannya.

D. Referensi

Standar Internasional ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu - Persyaratan

E. KetentuanUmum

(1) Pemeliharaan peralatan dan mesin adalah usaha yang dilakukan dengan cara mengontrol, mengecek, dan memelihara semua peralatan yang dimiliki oleh Universitas Maritim Raja Ali Haji.

(2) Pemohon pemeliharaan peralatan dan mesin harus mengajukan permohonan berupa surat yang ditujukan kepada Kepala Bagian Umum.

(3) Pemohon yang diizinkan perbaikan peralatan dan mesin yaitu Dosen dan Pegawai.

(4) Bagi pemohon yang berasal dari Fakultas, UPT, peralatan dan mesin yang diizinkan berupa komputer, laptop, AC, kendaraan dinas roda 2 dan 4.

(5) Bagi pemohon yang akan perbaikan peralatan dan mesin yang sifatnya bertujuan untuk kegiatan kemahasiswaan (bukan untuk keperluan pribadi),





Nomor Revisi : 1

4

maka surat permohonan tersebut harus ditandatangani dan diketahui oleh Pembina atau Wakil Dekan II Bidang Umum dan Keuangan.

(6) Biaya-biaya yang timbul dari penggunaan peralatan BMN sepenuhnya dibebankan pada Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) .

F. Prosedur

(1) Diagram Prosedur Pemeliharaan Peralatan dan Mesin

Kegiatan Pemohon Bagian Umum Rekanan

Pemohon membuat surat permohonan service yang ditujukan kepada Kepala Bagian Umum Universitas Maritim Raja Ali Haji

Berdasarkan surat permohonan service dilakukan pendataan ke bagian umum agar mengontrol BMN dikemudian hari.

Setelah melakukan pendataan, seterusnya mensurvei kondidsi barang yang akan diperbaiki/diganti, kalau (Ya) BMN akan diantar ke rekanan dan segera dilakukan perbaikan jika kondisinya mengalami kerusakan/penggantian, setelah mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang, jika (Tidak) dilaporkan kembali ke unit bahwa kondisi BMN masih layak dipakai.

Tidak Ya

Dalam proses perbaikan pihak rekanan akan segera menginformasikan ke Bagian Umum bahwa BMN yang layak pakai atau tidak. Setelah perbaikan selesai Bagian Umum segera mengantar BMN ke unit masing-masing agar dapat digunakan kembali untuk operasional.

Tidak Ya

Mulai

Surat Permohonan

Service

Persetujuan

Pendataan

Databse

1

1

2

Laporan ke

Pemohon 3

BMN diantar

ke rekanan

5

Proses

Pengantaran

6

7

Selesai 8

4

BAGIAN UMUM



PEMINJAMAN DAN PENGGUNAAN RUANG/GEDUNG

NO. POB/ UMUM/007

BAGIAN UMUM


BAGIAN UMUM


PROSEDUR OPERASIONAL BAKU PEMINJAMAN DAN PENGGUNAAN RUANG/GEDUNG

NO. POB/ UMUM/007

Legalisasi

Disiapkanoleh: TandaTangan: Tanggal: Dwi Srimugi Rahayu, S.Sos. Staf Bagian Umum _________________ ________________ Diperiksaoleh: TandaTangan: Tanggal: Putra Kirana, SE. Kasubag TU, BMN/ RT _________________ ________________

Disahkanoleh: TandaTangan: Tanggal:

Efrion, SE Kabag Umum _________________ ________________

Status Dokumen




PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggalberlaku : 2 Januari 2018

PEMINJAMAN DAN PENGGUNAAN RUANG/ GEDUNG

Nomor Revisi : 1

2


Tanggal CatatanPerubahan AlasanPerubahan



PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggalberlaku : 2 Januari 2018

PEMINJAMAN DAN PENGGUNAAN RUANG/ GEDUNG

Nomor Revisi : 1

3

A. Tujuan 1. Memastikan bahwa melalui Bagian Umum dapat memberikan pelayanan

sarana dan prasarana sesuai dengan yang dibutuhkan oleh seluruh civitas akademika Universitas Maritim Raja Ali Haji kepada Mahasiswa, warga didalam Universitas Maritim Raja Ali Haji, warga diluar UMRAH (umum) untuk berbagai macam kegiatan baik dalam jam dinas maupun diluar jam dinas.

2. Sebagai POB bagi personil bagian umum dalam melaksanakan tugasnya.

B. RuangLingkup

Kegiatan Mahasiswa dan Universitas Maritim Raja Ali Haji dan peminjaman ruang/gedung beserta sarana dan prasarananya.


(1) Sarana Prasarana dan Fasilitas Umum Universitas Maritim Raja Ali Haji yang dapat digunakan untuk melayani mahasiswa, warga UMRAH, warga diluar UMRAH (Umum) pada berbagai macam kegiatan baik dalam jam dinas ataupun diluar jam dinas.

(2) Perguruan tinggi adalah satuan pendidikan yang menyelenggarakan pendidikan tinggi yang dapat berbentuk akademi, politeknik, sekolah tinggi, institute,atau universitas.

D. Referensi

(1) Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tanggal 30 April 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;

(2) Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;

(3) Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 53 Tahun 2011 tentang Pendirian Universitas Maritim Raja Ali Haji;

(4) PeraturanRektor Universitas Maritim Raja Ali Haji Nomor 02/UN53.0/HK.00.15/2013 tentang Pedoman Tata Persuratan dilingkungan Universitas Maritim Raja Ali Haji.

E. KetentuanUmum

(1) Auditorium tidak sedang digunakan

(2) mematuhi ketentuan penggunaan ruang/gedung Auditorium

F. ProsedurPeminjaman Ruang/gedung di Lingkungan Universitas Maritim Raja Ali Haji

Kegiatan Pengguna Kabag Umum Kasubag TU, BMN/RT Pengelola

Ruang/gedung

Persyaratan Waktu Output

Mengajukan surat permohonan3 hari sebelum kegiatan dengan surat resmi. Kalau Fakultas ditandatangani oleh Dekan, Wakil Dekan, atau Kabag TU yang ditujukan kepada Kabag Umum.

Surat Permohonan yang bersangkutan

Surat

Mendisposisikan surat tersebut kepada Kasubag TU, BMN/ RT.

Surat Permohonan yang Ybs

Disposisi

Mendisposisikan kepada pengelola ruang/gedung untuk dilakukan pengecekan jadwal kegiatan.

Disposisi Kabag Umum

Disposisi

Melakukan pengecekan kegiatan yang diajukan dengan kegiatan yang sudah terjadwal sebelumnya.

Ya Tidak

Disposisi Kasubag TU, BMN/ RT

Disposisi

Kasubag TU, BMN/ RT menyampaikan secara lisan atau mengisi disposisi untuk melakukan penjadwalan kembali.

Disposisi

Kasubag TU, BMN/ RT memberikan persetujuan pemakaian ruang/gedung .

Disposisi

Pengguna yang akan menggunakan ruang/gedung mengecekdan memastikan kembali pada H-1 penggunaan ruang/gedung pada Kasubag TU, BMN/RT yang tercatat pada papan pengumuman.

Pelaksanaan Kegiatan

Mulai

Selesai

(1) Rincianprosedur:

Kegiatan 1Kegiatan Rutin yaitu menerima surat resmi peminjaman ruangan 3 (hari) sebelum kegiatan dilaksanakan. Kalau Fakultas surat ditandatangani oleh Dekan, Wakil Dekan atau Kabag TU Fakultas. Kalau untuk pihak rektorat ditandantangani Kabag atau Kasubag.

Kegiatan 2Surat masuk tesebut di disposisikan ke Kabag Umum dan Kasubag TU, BMN/ RT.

Kegiatan 3Mendisposisikan kepada pengelola ruang/gedung untuk dilakukan pengecekan jadwal.

Kegiatan 4Melakukan pengecekan jadwal kegiatan yang diajukan dengan kegiatan yang sudah terjadwal sebelumnya.

Kegiatan 5Kasubag TU, BMN/RT menyampaikan secara lisan atau mendisposisikan untuk melakukan penjadwalan kembali.

Kegiatan 6Kasubag TU, BMN/ RT memberikan persetujuan pemakaian ruang/gedung .

Kegiatan 7Pengguna yang akan menggunakan ruang/gedung mengecek dan memastikan kembali pada H-1 penggunaan ruang/gedung pada Kasubag TU, BMN/ RT atau pengelola ruang/ruang/gedung yang tercatat pada papan pengumuman penggunaan ruang/gedung .

Kegiatan 8 Palaksanaan Kegiatan.

PROSEDUR OPERASIONAL BAKUKegiatan 5 Surat Keluar Dicap, Dicatat di Buku Agenda surat keluar dan...

Documents

Transcript of PROSEDUR OPERASIONAL BAKUKegiatan 5 Surat Keluar Dicap, Dicatat di Buku Agenda surat keluar dan...