SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATANINSAN CENDEKIA MEDIKAProsedur Mutu Sistem

Ketidaksesuaian, Tindakan Perbaikan Dan Pencegahan (04)

1. TUJUAN Prosedur ini untuk memastikan bahwa penyebab penyimpangan yang berulangulang ataupun yang berpotensi menimbulkan penyimpangan implementasi sistem penjaminan mutu segera dikoreksi dan dilakukan tindakan pencegahannya. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup semua pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan dalam kegiatan pelayanan yang diperlukan dalam rangka efektivitas implementasi sistem penjaminan mutu di STIKes ICME, yang dimulai dari menerbitkan rekapitulasi temuan masalah, melakukan tindakan koreksi dan pencegahan, mengadakan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM), dan rekomendasi penyelesaian masalah ke unit terkait. 3. DEFINISI 3.1. Inisiator adalah semua pihak yang terlibat dalam pelayanan di STIKes ICME yang menemukan atau menerima permasalahan implementasi sistem mutu dan melaporkannya ke Ketua Unit Mutu Program Studi (KaUMPP) untuk diselesaikan 3.2. Layanan adalah seluruh jenis kegiatan yang dilakukan untuk memenuhi hak-hak stakeholder (pihak-pihak yang berkepentingan) 3.3. Formulir Pemohonan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (PTPP) adalah lembar isian yang digunakan untuk menuliskan permasalahan yang dilaporkan oleh inisiator 3.4. Person In Charge (PIC) adalah pihak yang ditunjuk oleh atasan langsung dari unit terkait untuk melaksanakan tugas perbaikan

4. REFERENSI 4.1. Manual Mutu STIKes ICME4.2. Peraturan-peraturan dari Dikti 4.3. Sistem Penjaminan Mutu Dikti

5. DISTRIBUSI 5.1. Pimpinan STIKes5.2. Pimpinan LPMI dan LP3M5.3. Pimpinan unit 5.4. Pimpinan prodi 5.5. QAC Ketua Unit Mutu Prodi (KaPMP) 5.6. Dosen 5.7. Tata Usaha (TU) STIKes/prodi

6. PROSEDUR 6.1. Ketentuan Umum 6.1.1. Ketua LPMI bertanggung jawab untuk memastikan bahwa tindakan perbaikan dan pencegahan sudah dilakukan dengan baik berdasarkan hasil RTM sebelumnya 6.1.2. KaPMP memastikan bahwa permintaan PTPP yang masuk sudah ditindaklanjuti oleh PIC dari unit kerja yang bertanggung jawab 6.1.3. Untuk setiap tindakan perbaikan yang menyebabkan terjadinya perubahan pada dokumen mutu (Manual Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, dan Formulir), KaPMP harus mengkoordinasikan dengan ketua LPMI6.1.4. KaPMP menyediakan Formulir PTPP di lingkungan kerja masing-masing serta di tempat-tempat tertentu yang menjadi tanggung jawabnya 6.1.5. QAC bertugas melakukan kajian status PTPP yang telah diterima dari KaPMP yang belum terselesaikan 6.1.6. QAC mengkaji status usulan perbaikan dari unit yang akan distandarkan baik secara kuantitas maupun secara kualitas 6.1.7. Untuk penyimpangan yang ditemukan berulang kali atau mempunyai potensi untuk terjadi lagi harus dibahas dalam RTM 6.1.8. Apabila tindakan koreksi ataupun pencegahan yang diambil mempengaruhi sistem mutu yang ada, maka dokumen mutu terkait harus diubah seperlunya

6.2. Ketentuan Khusus 6.2.1. PTPP dapat juga dikeluarkan oleh pimpinan universitas eksternal (pengguna lulusan ataupun pihak ekternal lainnya) apabila ada: keluhan/umpan balik dari pengguna lulusan, masalah kritis dalam operasional, akumulasi masalah-masalah kecil yang sering terjadi dan berulang, ketidaksesuaian hasil audit mutu internal, kondisi-kondisi yang menyebabkan proses sistem mutu tidak efektif, atau masalah-masalah lain yang dinilai strategis 6.2.2. Apabila waktu penanganan keluhan melebihi 7 X 24 jam, maka unit kerja terkait harus mengkoordinasikan ke ketua LPMI6.2.3. Hal-hal yang bersifat spesifik yang belum diatur dalam prosedur ini akan diatur dalam dokumen mutu tersendiri

6.3. Prosedur 6.3.1. Inisiator yang menemukan atau menerima keluhan harus segera mencatat keluhanke dalam Formulir PTPP 6.3.2. Inisiator segera meneruskan temuannya kepada KaPMP 6.3.3. KaPMP merekapitulasi PTPP yang dituliskan dalam Formulir Rekapitulasi TemuanMasalah dengan cara menuliskan: No-PTPP/Bulan-Tahun-Unit (Contoh: 001-PTPP/IX-2010-Farmasi) 6.3.4. KaUMP menyerahkan PTPP kepada pimpinan unit yang terkait 6.3.5. Pimpinan unit menganalisis persoalan dan menentukan akar masalah, dari aspekmanusia, metode kerja, sarana dan prasarana yang tersedia, dan faktor penyebabnya 6.3.6. Pimpinan unit menetapkan tindakan perbaikan untuk menanggulangi masalah yangtelah terjadi, menentukan kapan estimasi penyelesaiannya, serta melakukan tindakan perbaikan langsung atau menunjuk PIC untuk melakukan tindakantersebut 6.3.7. Berdasarkan identifikasi akar masalah, pimpinan unit penerima PTPP tindakan pencegahan untuk mencegah terulangnya masalah yang sama 6.3.8. Pimpinan unit atau PIC yang ditunjuk melaksanakan tindakan koreksi, perbaikan, dan tindakan pencegahan sesuai dengan sistem panjaminan mutu yangtelah ditetapkan 6.3.9. KaPMP atau pimpinan unit dari PIC memonitor pelaksanaan tindakan koreksitindakan perbaikan, dan tindakan pencegahan 6.3.10. Atasan langsung unit yang melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan melaporkan hasil monitoring kepada KaPMP 6.3.11. Jika dalam jangka waktu lebih dari 7 x 24 jam tindakan perbaikan tidak berjalanefektif, KaPMP melaporkan PTPP ke ketua LPMI6.3.12. KaPMP menutup PTPP apabila tindakan koreksi, tindakan perbaikan, tindakan pencegahan efektif 6.3.13. Ketua LPMI menganalisis seluruh laporan PTPP dari KaPMP sebagai dalam RTM yang dilaksanakan minimal 6 bulan sekali 6.3.14. RTM memberi rekomendasi penyelesaian permasalahan PTPP yang terselesaikan kepada unit terkait

6.4. Alur Kerja

7. ARSIP 7.1. Formulir PTPP/CPAR 7.2. Formulir Rekapitulasi Temuan Masalah

8. LAMPIRAN 8.1. Formulir PTPP 8.2. Formulir Rekapitulasi Temuan Masalah

Disahkan Oleh :Ketua STIKES

Dr. M. Zainul Arifin, Drs., M.kesDiperiksa Oleh :Ketua LPMI

Arif Wijaya, S.Kp., M.KepDi Persiapkan Oleh :Sekretaris LPMI

Iswan Soris, SP