1

13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)

Proposal Teknis SIMPEG DAERAH SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN

Desain Sistem Evaluasi Kinerja

Tugas UAS ICT Human Resource Management

Eko Boedijanto, M.T

Oleh : Yudha Yudhanto (13.52.0511)

Dimas Prasetyo Utomo (13.52.0507) Andang Wijanarko (13.52.0487)

MAGISTER TEKNIK INFORMATIKA STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

2014

2

13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)

DAFTAR ISI PROPOSAL TEKNIS SIMPEG

1. PENDAHULUAN 3

2. SASARAN 4

3. LANDASAN TEORI 4

4. PERANCANGAN 5

5. DATABASE 14

6. USER INTERFACE 19

3

13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)

PROPOSAL TEKNIS

SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN

Yudha Yudhanto[1], Dimas Prasetyo Utomo[2], Andang Wijanarko[3]

MTI STIMIK AMIKOM Yogyakarta Jl. Ring Road Utara, Condong Catur, Sleman, Yogyakarta – Indonesia

E-mail : yyudhanto@yahoo.com[1], dimas_irm06@yahoo.com[2], andank.po@gmail.com [3]

SIMPEG atau Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian adalah sebuah aplikasi yang ditujukan

untuk melakukan pengelolaan data kepegawaian dengan rancangan yang user friendly sesuai

kebutuhan. Pengelolaan data Kepegawaian merupakan suatu proses vital dan strategis yang harus

diperhatikan dalam memenuhi kebutuhan akan informasi data pegawai yang cepat, tepat,

akuntabel, dan up to date. SIMPEG ini dapat menjadi solusi untuk dapat mewujudkan pengelolaan

data pegawai sehingga efisien dan efektif.

1. PENDAHULUAN

Sistem Informasi Kepegawaian sangat penting dalam memberikan pelayanan kepada seluruh

personalia yang ada karena pegawai merupakan asset penting penyelenggaraan system

pemerintahan yang perlu dikelolah dengan baik.

Pengelolaan pegawai yang baik dalam lingkup kecil akan meningkatkan kinerja pegawai dan dalam

lingkup yang lebih besar, akan membawa perbaikan kinerja perusahaan atau pemerintah secara

keseluruhan. Mengingat perlunya pengolahan data pegawai tersebut, maka peningkatan kualitas

pengolahan kepegawaian melalui implementasi Sistem Informasi Menejemen Kepegawaian

merupakan salah satu prioritas.

4

13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)

2. SASARAN

Kegiatan pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian ini bertujuan untuk

meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan data Kepegawaian dengan rincian sebagai

berikut :

a) Meningkatkan efisiensi, efektifitas, kecepatan dan kualitas layanan terkait dengan

Kepegawaian.

b) Mempercepat penyeragaman dan pembentukan database Kepegawaian, menunjang

transparansi pengelolaan Kepegawaian.

c) Menunjang akuntabilitas kepada para rekanan yang bekerja sama maupun instansi terkait

dalam menyajikan informasi yang dapat menunjang tingkat pencapaian tujuan dan sasaran

yang telah ditetapkan dalam Renstra.

d) Memudahkan kerja bagi petugas operasional dalam memasukkan data, karena program

yang ada didesain dengan memaksimalkan otomatisasi sistem.

e) Meningkatkan kualitas dan kecepatan proses penyusunan berbagai laporan yang

dibutuhkan baik untuk kepentingan internal maupun laporan-laporan yang dibutuhkan oleh

pihak eksternal.

f) Memudahkan dan mempercepat pencarian dan penampilan informasi di bidang pengelolaan

Kepegawaian, untuk kepentingan pengambilan keputusan.

3. LANDASAN TEORI

Landasan teori adalah sumber-sumber teori yang digunakan oleh peneliti sebagai landasan teoritis

dalam pengembangan aplikasi. Semua acuan yang digunakan dalam penelitian ini berdasarkan

pada teori yang didapat dan melalui penelitian yang dilakukan di lapangan dalam hal ini pada Dinas

BKD. Beberapa landasan teori yang di gunakan dalam penelitian ini akan dijelaskan pada

penjelasan berikut.

A. SIMPEG

Sistem informasi menejemen kepegawaian (Simpeg), merupakan sistem terpadu, yang

meliputi pendataan pegawai,pengolahan data prosedur, tata kerja, sumber daya manusia

dan teknologi komputer untuk menghasilkan sistem informasi yang cepat lengkap dan

akurat dalam rangka mendukung kegiatan administrasi pegawai. Simpeg juga merupakan

sebuah perangkat lunak yang membantu dalam mengorganisir data dalam proses akuisisi,

eksekusi hingga retrivasi data yang akan memudahkan dalam penyebaran, integrasi hingga

analisis bagi pengambilan keputusan bidang sumber daya manusia pada suatu instansi.

5

13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)

Secara spesifik tujuan dari pengembangan suatu aplikasi Simpeg adalah untuk mendukung

integritas data,kemudahan pengaksesan, dan kemudahan pengelolahan sehingga dapat

mendukung kelancaran fungsi dalam bidang administrasi yang efektif dan efisien.

Fungsi utama dari simpeg itu sendiri antara lain untuk menunjang dan mempercepat proses

pengajuan promosi.

B. Perundang-undangan

Undang-Undang sebagai dasar beberapa kebijakan dalam sistem ini adalah :

- Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang pokok-pokok Kepegawaian

- Kepmendagri NO.49/1985 tentang komputerisasi Aplikasi Kepegawaian di lingkungan

Depdagri dan Pemda

- Kep Mendagri NO.45/1992 Tentang pokok-Pokok Kebijaksanaan SIMDAGRI/SIMDA

- Kep Mendagri NO.140/1997 Tentang rencana induk pembangunan dan pengembangan

SIMDAGRI/SIMDA.

- Kep Mendagri NO.17/2000 TENTANG Sistem Informasi manajeman Kepegawaian

- Keputusan Kepala BKN NO.7 Tahun 2002Pegawai Negri Sipil (PUPNS)

- Kep Mendagri NO.7 Tahun 2005 Tentang Pedoman Penilaian Calon SEKDA Provinsi

dan Kab/Kota serta Eselon di lingkungsn Kab/kota

- UU Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN)

4. PERANCANGAN

1) TAHAP PERTAMA : ANALISIS KEBUTUHAN Analisis Kebutuhan merupakan tahap awal yang menjadi dasar pembuatan aplikasi sistem

informasi dimana developer dan klien bertemu dan menentukan tujuan umum, kebutuhan yang

diketahui dan gambaran bagian-bagian yang akan dibutuhkan berikutnya. Kelancaran proses

pembuatan software dan kelengkapan fitur software sangat tergantung pada hasil analisis ini.

Analisis di lakukan kepada pihak-pihak yang bersangkutan langsung dengan proses bisnis pada

kantor Dinas XXX.

Analisis kebutuhan juga berupa analisis pada:

a) Data induk pegawai diantaranya yaitu lokasi kerja, identitas pegawai, pengalaman kerja,

pengangkatan sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS), pengangkatan sebagai Pegawai

Negeri Sipil (PNS), pangkat terakhir, kenaikan gaji berkala, pendidikan terakhir, jabatan terakhir;

b) Data Riwayat yang berisi kepangkatan, riwayat jabatan, riwayat pendidikan umum, riwayat

pendidikan dan pelatihan dalam jabatan, riwayat keluarga, tanda jasa atau penghargaan data

6

13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)

mutasi pegawai, riwayat penugasan, riwayat penilaian prestasi pegawai, riwayat hukuman dan

disiplin pegawai;

c) Data Mutasi Pegawai yang berisi tentang mutasi pengangkatan sebagai PNS, mutasi pangkat,

mutasi kenaikan gaji berkala, mutasi pendidikan, mutasi daftar penilaian prestasi pegawai,

mutasi hukuman dan disiplin pegawai, mutasi jabatan, mutasi tanda jasa atau penghargaan,

mutasi non aktif atau pemberhentian, mutasi pensiun, mutasi keluarga. Pada tahapan analisa ini

juga analisis akan di lakukan bagi administrator yang akan mengelolah seluruh data yang

terdapat pada lingkungan Kantor Dinas XXX.

Analisis juga dilakukan pada analisis kebutuhan fungsional. Dalam perancangan aplikasi ini

membutuhkan sebuah rancangan proses yang mendukung aplikasi. Aplikasi ini dirancang untuk

jangka waktu yang lama, karena itu dibutuhkan metode desain berorientasi objek untuk menyusun

rancangan aplikasi ini menjadi komponen komponen yang mudah dikebangkan dan dapat

digunakan ulang.

Oleh karena itu dalam proses awal perancangan aplikasi terdiri dari beberapa komponen antara

lain:

1. Terdapat 3 (tiga) aktor utama yang akan berinteraksi pada aplikasi ini yaitu Kepala Dinas

XXX, Pegawai XX, Administrator;

2. Terdapat beberapa proses dalam perancangan aplikasi, antara lain proses tambah data pada aplikasi, proses penyimpanan data, proses pengolahan data, proses edit data, proses hapus data;

3. Peran masing-masing aktor antara lain:

a) Administrator, adalah pengguna yang mempunya hak penuh dalam mengakses

aplikasi ini, sehingga diperlukan log in terlebih dahulu sebelum mendapatkan

fasilitas-fasilitas sebagai administrator. Seorang administrator bertanggung jawab

secara penuh pada system ini. Administrator dapat melakukan input data, edit data serta hapus data pada aplikasi. Administrator, juga dapat melakukan pengelolahan

pada data user system, kelola pada data pegawai, kelola pangkat dan golongan

pegawai, jabatan pegawa, keloloa pengumuman, kelola data cuti pegawai dan

mengelola data mutasi kepegawaian;

b) Kepala dinas, adalah pengguna yang mempunyai hak dibawah administrator dalam

mengakses aplikasi ini. Kepala dinas memerlukan log in terlebih dahulu sebelum

mendapatkan layanan-layanan sebagai kepala dinas. Kepala Dinas juga dapat

melakukan inputan tetapi tidak dapat melakukan pengeditan data, dan Kepala Dinas

dapat pula melihat proses penilaian kinerjapegawai, melihat data pegawai, melihat

proses absensi, melihat proses pemberian cuti, melihat proses mutasi;

c) Pegawai, adalah pengguna yang memiliki hak dibawah Administrator dan Kepala

dinas. Pegawai memerlukan log in terlebih dahulu untuk mendapatkan akses ke

aplikasi ini. Pegawai hanya dapat melakukan proses perubahan user id dan nama,

melihat pangkat dan golongan, melihat jabatan, melihat data absen, melihat data

7

13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)

riwayat cuti, melihat riwayat pekerjaan, melihat riwayat pendidikan dan pelatihan,

melihat data keluarga, melihat pengumuman yang di umumkan oleh Dinas XXX;

4. Masing-masing aktor terhubung ke setiap proses yang di kerjakan dan juga saling

terkoneksi dengan proses lain yang terhubung dengannya.

Analisis selanjutnya juga dilakukan pada analiss terhadap kebutuhan non fungsional. Beberapa

kebutuhan lainnya yang diperlukan dalam pengembangan system informasi kepegawaian adalah

adanya kebutuhan yang berkaitan dalam mendukung aplikasi. Analisa kebutuhan ini lebih

ditujuakan pada kebutuhan akan software dan hardware yang akan di gunakan dalam perancangan

aplikasi. Dalam perancangan aplikasi sistem informasi ini, software dan hardware yang akan

digunakan sangat mendukung dalam membangun system aplikasi ini. Daftar kebutuhan perangkat

lunak (software) dan perangkat keras (hardware) pada penelitian ini digunakan dalam percobaan

dalam merancang aplikasi sistem informasi pada Kantor Dinas XXX. Kebutuhan perangkat lunak

dan perangkat keras dapat dilihat dalam tabel 1(satu) dan tabel 2 (dua) berikut ini:

Kebutuhan Perangkat Keras

Kebutuhan Spesifikasi

Processor

RAM

Hardisk

Dual Core

1 GB

80 GB

Kebutuhan Perangkat Lunak

Kebutuhan Spesifikasi

Web server

UML Designer

Tools View Designer

Tools Text Editor

Web Browser

XAMPP server

Visual Paradigm

Adobe Photoshop CS4

Netbeans

Mozila Firefox

2) TAHAP KEDUA : PERANCANGAN

Tahap selanjutnya adalah membuat perancangan yang berfokus pada penyajian

penyusunan proses data, aliran proses, dan hubungan antar data yang paling optimal untuk

menjalankan proses bisnis dan memenuhi kebutuhan sesuai dengan hasil analisis

kebutuhan.

Proses perancangan menggunakan diagram UML yang meliputi use case diagram, activity

diagram, sequence diagram.

2.1.USE CASE DIAGRAM Dalam sebuah use case diagram mempresentasikan sebuah interaksi antara aktor dan

system. Seorang user melakukan login terlebih dahulu kedalam sistem. Pemilihan log in

akan menentukan hak akses dari seorang user. Terdapat 3 (tiga) hak akses yaitu: aktor

sebagai administrator, aktor sebagai kepala dinas, aktor sebagai pegawai kantor XXX.

Dapat dijelaskan seperti pada tampilan dibawah ini:

8

13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)

Gbr. Use Case Diagram

9

13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)

2.2 ACTIVITY DIAGRAM Activity diagram adalah suatu proses yang menggambarkan aliran aktivitas didalam sistem baik

secara sequential maupun bercabang dan juga objek yang melakukan aktivitas maupun menerima

aktivitas. Activity diagram dari aktor administrator, aktor pegawai dan aktor sebagai kepala dinas

dapat dilihat pada gambar berikut ini:

2.2.1 Activity Diagram ; Administrator

10

13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)

2.2.2. Activity Diagram : Pegawai 2.2.3. Activity Diagram : Kepala Dinas

11

13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)

2.3. SEQUENCE DIAGRAM Sequence diagram adalah diagram yang menunjukan aliran kerja secara terperinci dari aktifitas

diagram yang dilakukan sesuai dengan urutan waktu yang terjadi pertama kali dan kejadian yang

akan terjadi selanjutnya. Sequence diagraam terdiri atas dimensi vertikal (waktu) dan dimensi

horisontal (objek-objek yang terkait). Sequence diagram biasa digunakan untuk menggambarkan

skenario atau rangkaian langkah yang dilakukan sebagai tanggapan dari sebuah event untuk

menghasilkan output tertentu. Berikut adalah gambar dari sequence digram yang menunjukan

proses alir kerja pada sistem yang telah dirancang:

12

13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)

13

13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)

14

13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)

5. DATABASE

Tabel yang dihasilkan sebanyak 11 yakni :

1. Administrator

2. Kadinas

3. Pegawai

4. Absensi

5. Jabatan

6. Keluarga

7. Cuti

8. Kepangkatan

9. Pekerjaan

10. Penilaian

11. Halaman

Detailnya Tabel adalah sebagai berikut :

1. TABEL ADMINISTRATOR

Field Type idaministrator Int (2) Nama Varchar (50) Jabatan Varchar (20) password Varchar (20)

2. TABEL KADINAS

Field Type idkadinas Int (2) Nama Varchar (50) Jabatan Varchar (50) password Varchar (32)

3. TABEL PEGAWAI

Field Type idpegawai Int (6) nama_lengkap Varchar (50) tmp_lahir Varchar (30)

15

13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)

tgl_lahir date jenkel enum agama enum stts_kawin enum jml_anak Int (2) pendidikan enum almt_jalan Varchar (100) almt_rtrw varchar (10) almt_kelurahan Varchar (30) almt_kecamatan Varchar (30) almt_kabkota Varchar (30) telp Varchar (15) nip_lama Varchar (9) nip_baru Varchar (18) tmt_masuk date tmt_pns date stts_pegawai enum ikatan_pegawai enum idpagol Varchar (2) jabatan Enum unit_kerja Varchar (50) usernamae Varchar (20) Password Varchar(20)

4. TABEL ABSENSI PEGAWAI

Field Type Idabsensi Int (5) idpegawai text tgl_absensi date absen enum keterangan Vachar (50)

5. TABEL JABATAN PEGAWAI

Field Type idjabatan Int (5) idpegawai Varchar (6) Jabatan Enum

16

13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)

tmt_jabatan Date tgl_sk Date no_sk Varchar (30)

6. TABEL KELUARGA PEGAWAI

Field Type idkeluarga Int (5) idpegawai Varchar (6) nama_lengkap Varchar (50)

tmp_lahir Varchar (30) tgl_lahir Date pendidikan enum status enum

7. TABEL CUTI PEGAWAI

Field Type idcuti Int (5) idpegawai Varchar (6) alasan Varchar (50)

tgl_mulai Date tgl_selesai Date alamat_kontak Varchar (100) tlp_kontak Varchar (15)

8. TABEL KEPANGKATAN PEGAWAI

Field Type idkepangkatan Int (5) idpegawai Varchar (6) idpagol Varchar (2)

tmt_pagol Date tgl_sk Date no_sk varchar(30)

17

13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)

9. TABEL PEKERJAAN PEGAWAI

Field Type idpekerjaan Int (5) idpegawai Varchar (6) tgs_pekerjaan Varchar (50)

tgs_pegawai Date tmt_pekerjaan Date tgl_sk Date no_sk Varchar (30)

10. TABEL PENILAIAN PEGAWAI

Field Type idpenilaian Int (5) idpegawai varchar (6) tahun varchar(4)

unsur_kesetiaan varchar(2) unsur_prestasi varchar (2) unsur_tanggungjwb varchar (2) unsur_ketaatan varchar (2) unsur_kejujuran varchar (2) unsur_kerjasama varchar (2) unsur_prakarsa varchar (2) unsur_kepemimpinan int (2)

11. TABEL HALAMAN

Field Type idhalaman int (1) home text berita_terbaru text

visi_misi text tupoksi text kontak_kami text

18

13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)

19

13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)

6. USER INTERFACE

Aplikasi yang dirancang merupakan aplikasi yang bersifat web-based. Berikut adalah rancangan

tampilan antarmukanya :

1. TAMPILAN HOMEPAGE/UTAMA

20

13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)

2. TAMPILAN HALAMAN UTAMA PROFIL

3. TAMPILAN HALAMAN UTAMA PEGAWAI

21

13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)

4. TAMPILAN HALAMAN LOGIN

5. TAMPILAN HALAMAN AKUN ADMINISTRATOR

22

13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)

6. TAMPILAN HALAMAN DAFTAR PEGAWAI ADMINISTRATOR

7. TAMPILAN HALAMAN TAMBAH DATA PEGAWAI ADMINISTRATOR

23

13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)

8. TAMPILAN HALAMAN AKUN KEPALA DINAS

24

13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)

9. TAMPILAN HALAMAN DAFTAR PEGAWAI PADA AKUN KADINAS

10. TAMPILAN HALAMAN AKUN PEGAWAI

25

13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)

11. TAMPILAN HALAMAN PERSONALISASI AKUN PEGAWAI