Proposal SisfoKampus_PERTIBA (OK)

8/6/2019 Proposal SisfoKampus_PERTIBA (OK)

1/14

PROPOSAL

APLIKASI TERPADU MANAJEMEN KAMPUS

TOTAL SOLUTION SMART SISFOKAMPUS

Sistem yang tumbuh dan berkembang

Disusun oleh :

IT STMIK ATMA LUHUR

ULTRASMART SOLUTIONS TEAM

Oktober 2010

Pangkalpinang Bangka Belitung


2/14

Proposal SisfoKampus untuk Perguruan Tinggi

Pangkalpinang, 25 Oktober 2010

No Ref : 0135/US/ADM/X/10/PW

Perihal : Pena waran Implementasi Smart SisfoKampus

Kepada Yth.Bapak Sanyo

Di Tempat

Terima kasih atas kesempatan bagi kami, IT STMIK Atma Luhur UltraSmart Solutions

Team untuk memperkenalkan aplikasi Smart SisfoKampus. Sehubungan dengan

kebutuhan Sistem Informasi Akademik di Perguruan Tinggi Ilmu Hukum Bangka, dengan

ini kami sampaikan proposal lengkap untuk Bapak pelajari.

IT STMIK Atma Luhur UltraSmart SolutionsTeam adalah team IT yang berpengalaman

dalam penyediaan solusi teknologi informasi yang berfokus pada sistem informasi

manajemen perguruan tinggi dengan menggunakan framework base. Smart

SisfoKampus adalah Solusi yang tepat dan cerdas untuk meningkatkan efisiensi dalam

manajemen perguruan tinggi yang terdiri dari pengelolaan manajemen penerimaan

mahasiswa baru (PMB), akademik, Dosen, mahasiswa, dan pelaporan untuk DIKTI(EPSBED). Modul modul yang terdapat dalam sisFoKampus merupakan modul

operasional yang sudah diterapkan (applicable) dan sudah teruji oleh perguruan tinggi

secara nasional baik untuk perguruan tinggi negeri dan swasta.

Besar harapan kami untuk dapat memberikan solusi yang optimal kepada institusi yang

Bapak pimpin dan kelola.

Terima kasih.

Hormat kami,

Hadi Santoso , S.Kom.IT Manager

2


3/14


DAFTAR ISI

PENDAHULUAN ....................................................................................4

PENGERTIAN KAMI TERHADAP PERGURUAN TINGGI .......................... 4

TEKNOLOGI SMART SISFOKAMPUS ......................................................5

........................................................................................................... 6

KEUNGGULAN SMART SISFOKAMPUS ..................................................7

APLIKASI SMART SISFOKAMPUS ........................................................7

1. MODUL ADMINISTRASI SISTEM............................................................................... 8

2. MODUL ADMINISTRASI MASTER............................................................................... 8

3. MODUL PENERIMAAN MAHASISWA BARU.................................................................... 8

4. MODUL ADMINISTRASI AKADEMIK............................................................................ 9

5. MODUL KEPALA AKADEMIK.................................................................................... 9

6. MODUL ADMINISTRASI KEUANGAN............................................................................ 9

7. MODUL KEPALA KEUANGAN................................................................................... 9

8. MODUL DOSEN.................................................................................................. 9

9. MODUL ADMINISTRASI DOSEN................................................................................ 9

10. MODUL MAHASISWA......................................................................................... 9

11. MODUL ALUMNI............................................................................................ 10

12. MODUL KEUANGAN. ........................................................................................ 10

13. MODUL PENGISIAN NILAI................................................................................ 10

LINGKUP PEKERJAAN ........................................................................10

INVESTASI IMPLEMENTASI SMART SISFOKAMPUS ........................... 12

RENCANA IMPLEMENTASI ..................................................................13

TERMIN PEMBAYARAN .......................................................................13

PENUTUP ...........................................................................................14

3


4/14


Pendahuluan

Penggunaan Sistem Informasi dalam manajemen perguruan tinggi dewasa ini tidak

hanya digunakan sebagai pendukung dalam proses penyelenggaraan pendidikan tinggi

saja, namun peran Sistem Informasi telah bergeser menjadi kebutuhan yang harus

dimiliki agar dapat memenangkan persaingan di iklim kompetisi yang semakin ketat.

Secara internal, penggunaan Sistem Informasi yang dapat mengeliminasi proses

bisnis, mudah digunakan, terintegrasi dari hulu ke hilir dan mengotomasi proses yang

masih dilakukan secara manual dapat menciptakan efisiensi dan efektifitas pada

institusi. Secara eksternal, penggunaan Sistem Informasi dapat digunakan sebagai

senjata dalam bersaing dalam mendapatkan keunggulan bersaing dari para pesaing

pada industri yang sama.

Perguruan Tinggi Ilmu Hukum Bangka Business di Indonesia membutuhkan Sistem

Informasi Akademik terinregrasi dalam meningkatkan pelayanannya kepada

mahasiswa. Sebagai sekolah yang berbasiskan bisnis, maka Perguruan Tinggi Ilmu

Hukum Bangka perlu melakukan upgrading terhadap Sistem Informasi yang dimiliki

dengan menyesuaikan kebutuhan dan trend pasar saat ini.

Pengertian Kami Terhadap Perguruan Tinggi

Saat ini setiap organisasi dituntut untuk dapat memberikan nilai tambah (value

added) yang maksimal bagi pemilik usaha, karyawan dan masyarakat (stakeholder).

Perguruan tinggi sebagai salah satu organisasi yang bergerak pada penyediaan

pendidikan bagi masyarakat juga dituntut untuk memberikan pelayanan yang optimal

kepada masyarakat.

Permasalahan yang sering timbul dalam manajemen di perguruan tinggi diantaranya

adalah :

Komputerisasi SIM Kampus yang tidak terintegrasi utuh.

Kesulitan dalam pembuatan laporan evaluasi (EPSBED).

Tidak adanya standar prosedur operasi yang baku.

Kesulitan dalam monitoring keuangan mahasiswa.

Kesulitan dalam manajemen beasiswa.

Mekanisme Penerimaan Mahasiswa Baru.

4


5/14


Mekanisme Registrasi Mahasiswa.

Pelayanan Administrasi Mahasiswa dan Dosen.

Manajemen Kurikulum dan Mata kuliah.

Manajemen Program dan Ruang Kelas.

Manajemen Ujian dan Tugas Mahasiswa.

Manajemen Keuangan Mahasiswa

Manajemen internal Perguruan Tinggi.

Inefisiensi dalam Proses Kartu Rencana Studi Mahasiswa.

Inefisiensi dalam Proses Kartu Hasil Studi Mahasiswa.

Komputerisasi Laporan (Ijasah, Absensi, KHS, KRS, dll).

IT STMIK Atma Luhur UltraSmart Solutions Team sebagai pengembang sistem

informasi yang berpengalaman dalam pengembangan sistem akademik, memberikan

solusi untuk meningkatkan kinerja perguruan tinggi dengan pemanfaatan teknologi

informasi yang tepat guna. sistem infomasi manajemen perguruan tinggi yang telah

kami kembangkan dan sudah teruji dengan nama SMART SISFOKAMPUS.

SMART SISFOKAMPUS adalah terobosan baru dan cerdas dalam penerapan

teknologi informasi untuk komputerisasi manajemen Institusi Pendidikan dengan

pendekatan bertumbuh dan berkembang sebagai sarana untuk meningkatkan efisiensi

dan efektivitas dalam operational perguruan tinggi di Indonesia.

Teknologi Smart SisfoKampus

IT STMIK Atma Luhur UltraSmart Solutions Team sebagai developer system telah

berpengalaman mengembangkan sistem informasi khususnya di institusi pendidikan.

Dalam pengembangan aplikasi Smart SisfoKampus metode teknologi informasi &

komunikasi yang digunakan adalah sebagai berikut:

1. Multi-Platform. Kami mengembangkan piranti lunak yang multi-platform.

Pengguna dapat memilih platform operating system mau pun hardware sesuai

dengan pertimbangan internal pengguna. Piranti lunak kami dapat berjalan di

Sistem Operasi: MS Windows Family, Linux Distribution (Mandrake, RedHat, SuSe,

Slackware), Novell Netware, Solaris, Mc OS X, Unix (and clone). Juga untuk

platform hardware dengan prosesor: Intel, AMD, VIA/Cyrix, SPARC, dll.

5


6/14


2. Thin Client. Untuk menekan biaya implementasi, kami mewujudkan sistem

informasi kami dengan konsep thin-client. Dengan demikian workstation atau PC

client dapat menggunakan spesifikasi yang relatif rendah yang hanya diinstall OS

dan browser internet saja.

3. Framework & Modular. Kami telah memiliki pustaka (library) fungsi yang

membentuk framework. Dengan framework ini, siklus pengembangan dapat

dipangkas sehingga akan menghemat waktu pengembangan. Selain itu sistem

didesain dengan konsep modular sehingga kelak dapat ditambahkan modul baru.

Perubahan modul juga dapat dilakukan dengan cepat tanpa perlu mengganggu

kerja dan fungsi modul lain.

4. Scalable. Aplikasi kami memiliki tingkat skalabilitas tinggi. Dalam arti kemampuan

menyimpan data dan skalabilitas fungsi dapat ditingkatkan sewaktu-waktu sesuai

dengan perkembangan.

5. Availability. Data dapat dipublikasikan lewat internet sehingga informasi dapat

diakses dari mana pun dan kapan pun.

6. Reliable. Dengan pemilihan platform OS, hardware dan network yang sesuai,

sistem dapat berjalan dengan handal.

6


7/14


Keunggulan Smart SisfoKampus

Smart SisfoKampus memiliki keunggulan sebagai berikut :

1. Smart SisfoKampus sudah terbukti dan teruji (proven and tested) dapat

diimplementasi dengan baik di Universitas, akademi, sekolah tinggi, politeknik,

institut, dan Diklat sekalipun.

2. Smart SisfoKampus menjamin terintegrasinya program Dikti sehingga laporan

tidak dibuat secara double entry dan tepat waktu. Smart SisfoKampus

memberikan kemudahan dengan memberikan fasilitas eksport import.

3. Smart SisfoKampus dapat dijalankan di beberapa platform umum. Targetnya

adalah: Keluarga MS Windows dan beberapa distribusi GNU/Linux. Dengan

adanya beberapa pilihan ini, pengguna Smart SisfoKampus dapat memilih

platform tertentu berdasarkan pertimbangan mereka sendiri.

4. Aplikasi dapat berfungsi baik dengan tuntutan hardware yang tidak spesifik

dengan spesifikasi relatif rendah. Dengan demikian pengguna dapat

memanfaatkan piranti keras yang umum yang tersedia di pasaran dengan

spesifikasi yang umum dengan harga yang relatif terjangkau.

5. Top Manajemen dapat dengan mudah mendapatkan informasi mengenai semua

aktivitas terjadi di dalam universitas secara real time sehingga memudahkan

untuk pengambilan keputusan.

6. Menyediakan training center sebagai wadah untuk pelatihan dan workshop,

sekaligus untuk menjamin layanan purna jual.

7. Memiliki panduan dan manual yang lengkap sehingga mudahkan untuk

mengoperasikan sesuai dengan level akses dan modul.

Aplikasi Smart SisfoKampus

Secara garis besar aplikasi Smart SisfoKampus ini memiliki 8 modul besar dan dapat

dikembangkan sesuai dengan kebutuhan klien (untuk paket total solutions).

Gambaran umum dari modul aplikasi Smart Sisfokampus seperti tergambar di bawah

ini :

7


8/14


9/14


4. Modul Administrasi AkademikModul ini adalah modul untuk pengelolaan operasional bidang akademik. Tugas-tugas ini meliputi: Penentuan kalendar akademik, ubah status mahasiswa,penjadwalan kuliah, penjadwalan ruang, administrasi KRS mahasiswa, absensi

mahasiswa dan dosen, penundaan mata kuliah dan nilai mahasiswa, penjadwalanujian, administrasi tugas akhir, data kelulusan mahasiswa, pencetakan formulir

absensi, pencetakan KHS, pencetakan kartu mahasiswa, pencetakan kartupenyetaraan, pencetakan nilai mahasiswa, pencetakan pengawas ujian,

pencetakan transkrip nilai, pencetakan transkrip sementara, pencetakan karturealisasi perkuliahan, pencetakan laporan kehadiran mahasiswa, dan sebagainya.

5. Modul Kepala AkademikModul ini adalah modul khusus untuk kepala akademik dengan tugas-tugas yang

meliputi: pengelolaan kurikulum, pengelolaan tahun akademik, pengelolaan matakuliah berdasarkan semester/cawu dan berdasarkan jenis mata kuliah,pengelolaan prasyarat mata kuliah, pengelolaan master jumlah maksimum SKS

berdasarkan IPS, dispensasi KRS, edit mata kuliah mahasiswa, pembuatanpassword dosen untuk file nilai secara otomatis, rekapitulasi data mahasiswa,monitor IPK/IPS mahasiswa, pembuatan surat keputusan mengajar, dan

sebagainya.

6. Modul Administrasi KeuanganModul ini adalah modul untuk pengelolaan keuangan mahasiswa, yang meliputi:sub-modul pembayaran, sub-modul pengembalian, dan lain-lain. Dengan adanyamodol ini, bagian keuangan akan dengan mudah melakukan memonitoring setiapmahasiswa.

7. Modul Kepala KeuanganModul ini adalah modul khusus untuk kepala keuangan. Yang meliputi: setuplaporan kewajiban, laporan kewajiban, setup master BPP Pokok, setup programBPP Pokok, setup master biaya, administrasi master keuangan mahasiswa, proses

keuangan, laporan mahasiswa belum lunas, laporan penerimaan, laporanpengembalian, dan lain-lain

8. Modul DosenModul ini adalah modul khusus untuk dosen, yang meliputi: melihat jadwal

mengajar per dosen, pemberian nilai mahasiswa, penundaan nilai mata kuliahmahasiswa, sub-modul perwalian, sub-modul pembimbingan tugas akhir

mahasiswa, lihat jadwal ujian dan jaga ujian, cetak nilai mahasiswa.

9. Modul Administrasi DosenModul ini adalah modul untuk mengelola dosen dan atributnya. Modul ini meliputi:pengelolaan jabatan organisasi, pengelolaan master dosen, setup honor per

program, sub-modul honor dosen, rekapitulasi honor dosen, rekapitulasi kehadirandosen, evaluasi dosen, perincian dosen pembimbing, dan lain-lain.

10. Modul MahasiswaModul ini adalah modul khusus untuk mahasiswa. Modul ini meliputi: lihat jadwal

kuliah, lihat kalendar akademik, proses registrasi ulang mahasiswa, pengisianKRS, lihat KHS, lihat jadwal ujian, lihat riwayat Index Prestasi Kumulatif, riwayatmata kuliah yang telah diambil, lihat riwayat keuangan mahasiswa.

9


10/14


11. Modul AlumniModul ini adalah modul untuk mengelola alumni. Modul ini meliputi: sub-modulpengelolaan alumni, tempat kerja, dan wadah untuk marketing bagi perguruantinggi.

12. Modul Keuangan.Modul ini adalah modul untuk mengelola penerimaan pembayaran dari mahasiswasekaligus untuk menerima status pembayaran kepada para mahasiswa.

13. Modul Pengisian NilaiModul ini adalah modul untuk membantu para dosen untuk memberikan nilai ujiansecara cepat tanpa perlu melakukan double entry. Proses pengisian dapatdilakukan secara online ataupun dengan menggunakan disket sebagai mediauntuk upload data.

Lingkup Pekerjaan

Adapun lingkup pekerjaan yang ditawarkan untuk pengembangan SisfoKampus pada

Perguruan Tinggi Ilmu Hukum Bangka ini meliputi :

1. Melakukan Analisis Laporan

2. Kustomisasi Aplikasi meliputi proses :

a. Proses Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB)

- PMB offline

b. Proses Akademik Mahasiswa Baru

- Registrasi Mahasiswa Baru

- Orientasi Pengenalan Kampus

- Pembagian Kelas

- Set Dosen penasehat

- Penjadwalan Kuliah

- KRS Mahasiswa

- Presensi Dosen dan Mahasiswa

- Penjadwalan UTS dan UAS

- Cetak Kartu UTS dan UAS

- Penilaian

- Transkrip Nilai

10


11/14


c. Proses Akademik Mahasiswa Lama

- Registrasi Mahasiswa Baru

- Orientasi Pengenalan Kampus

- Pembagian Kelas

- Set Dosen penasehat

- Penjadwalan Kuliah

- KRS Mahasiswa

- Presensi Dosen dan Mahasiswa

- Penjadwalan UTS dan UAS

- Cetak Kartu UTS dan UAS

- Penilaian

- Transkrip Nilai

d. Manajemen Remedial

e. Manajemen Praktek Kerja

f. Manajemen Tugas Akhir

g. Manajemen Komprehensif

h. Utility

i. Administrasi System

j. Laporan

3. User Training penggunaan Sisfokampus

4. Pendampingan implementasi dan garansi selama 1 (satu) bulan.

11


12/14


Investasi Implementasi Smart SisfoKampus

Perincian investasi implementasi Smart SisfoKampus (as is) yang kami tawarkan

sesuai dengan lingkupan pekerjaan di atas adalah sebagai berikut :

No. Lingkup pekerjaan Nilai (Rp)

1.

Jasa Pengembangan Sistem informasi akademik :

Perancangan, kustomisasi, pengembangan, dan

implementasi modul Aplikasi Smart Sisfo Kampus untuksetiap program studi yang ada.

Melakukan pelatihan intensif (workshop) bersertifikat

dan pendampingan kepada tim counterpartklien selamamasa implementasi.

Membuatkan Buku Panduan (manual user) Aplikasi

Smart SisfoKampus.

190.000.000

TOTAL 190.000.000

Terbilang: # Seratus Sembilan Puluh Juta Rupiah #

Catatan :

1. Harga belum termasuk PAJAK dan tidak termasuk perangkat keras, lisensioperating system (jika ada).

2. Harga berlaku selama 2 (dua) minggu sejak tanggal surat penawaran ini.

12


13/14


Rencana Implementasi

Rencana implementasi Smart SisfoKampus dapat digambarkan sebagai berikut :

No URAIAN PEKERJAANMONTH I MONTH II MONTH III

M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12

FASE I : Inisiasi

1 Penandatanganan

Kontrak kerja 35%

2 Kick Off Meeting

3 Requirement Gathering

4 Verifikasi SystemRequirement (BAP 1 dan

2) 30% FASE II : Pengembangan

Aplikasi

5 Kustomisasi Aplikasi

(Coding)

6 User Acceptance Testdan Bugs Fixing 30%

7 Error & Bugs Fixing

TAHAP III : Implementasi

dan Training

8 User Training

9 Instalasi

10 Go-Live 5%11 Closing

Termin Pembayaran

Termin pembayaran dilakukan sesuai dengan progress pekerjaan yang tercantum

dalam rencana implementasi. Termin pembayaran dibagi menjadi 4 tahap pembayaran

sebagai berikut :

13


14/14


a. Pembayaran 1 (DP) : 35% (Kontrak)

b. Pembayaran 2 : 30% (Verifikasi Area Kustomisasi)c. Pembayaran 3 : 30% (User Acceptance Test)

d. Pembayaran 4 : 5% (Closing)

Penutup

Demikian proposal ini kami buat untuk Perguruan Tinggi. Besar harapan kami untuk

dapat memberikan solusi yang tepat sekaligus menjadi mitra yang profesional dalam

pengembangan perguruan Tinggi. Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.

14

Proposal SisfoKampus_PERTIBA (OK)

Documents

Transcript of Proposal SisfoKampus_PERTIBA (OK)