1. Judul

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPENGURUSAN KERJA PRAKTEK (KP) MAHASISWA BERBASIS WEB PADA FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAKARTA.

2. Latar Belakang Masalah

Dalam dunia modern saat ini, penyajian informasi yang cepat dan akurat serta

pelayanan yang mudah merupakan kebutuhan yang sangat penting. Tidak terkendali

dengan pelaksanaan KP di fakultas ilmu komputer universitas pembangunan nasional

“veteran” Jakarta. Selama ini penyimpanan data-data mahasiswa pelaksanaan KP masih

disimpan dilemari penyimpanan dan laporan masih mengandalkan buku laporan. Hal

tersebut tentu tidak efektif jika sewaktu-waktu data di butuhkan dan KP dilaksanakan di

luar daerah. Untuk itu perlu dicari alternative solusi yang dapat mengatasi masalah

tersebut.

Sebagai jurusan yang mendalami ilmu komputer, istilah web tentu tidak asing lagi

bagi mahasiswa fakultas ilmu komputer. Web merupakan system pengaksesan informasi

yang dapat menampilkan data, kapan dan dimana saja dengan cepat dan murah. Melihat

banyaknya manfaat dari penggunaan web, tentu tidak salah jika di buat suatu system

informasi berbasis web yang dapat mengatur pelaksanaan KP, sebagai salah satu

alternatif solusi untuk mengatasi masalah yang ada. Sehingga pelaksanaan KP menjadi

lebih mudah dan terkoordinir tanpa hambatan waktu dan jarak.

Dari uraian latar belakang di atas, maka penulis menulis tugas akhir berjudul

“PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPENGURUSAN KERJA PRAKTEK

(KP) MAHASISWA PADA FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS

PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAKARTA.

3. Perumusan Masalah

Dalam penyimpanan data-data mahasiswa dari mulai proses pengisian alamat

perusahaan/ organisasi,pencetakan surat pengantar dari kampus yang masih manual dan

kurang efektif , pemilihan dosen pembimbing Kerja Praktek Mahasiswa, penyerahan

hasil laporan kerja Praktek,dan penentuan jadwal sidang Kerja Praktek mahasiswa.

4. Tujuan Penulisan

Tujuan dari penulisan proposal seminar ini adalah untuk memenuhi salah satu

persyaratan kurikulum program studi Sistem Informasi jenjang Strata 1 (S-1) sebagai

syarat akademik pada Fakultas Ilmu Komputer Universitas Pembangunan Nasional

“Veteran” Jakarta.

Tujuannya untuk memberikan solusi pemecahan permasalahan dalam pelaksanaan

kegiatan kerja praktek mahasiswa agar lebih terarah dan terkoordinir dengan lebih baik

dan lebih efektif.

5. Luaran Yang Diharapkan

Luaran yang diharapkan dari program ini untuk memudahkan pelaksanaan Kerja

Praktek di Fakultas Ilmu Komputer Universits Pembangunan Nasional ”Veteran” Jakarta

agar lebih terkomputerisasi dan terkoordinir dengan lebih efektif dan efisien.

6. Manfaat Penelitian

Program ini digunakan untuk meningkatkan fasilitas pelaksanaan kerja praktek di

Fakultas Ilmu Komputer Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jakarta . Dalam

hal ini mahasiswa tidak perlu menunggu lama sampai berhari-hari untuk mendapatkan

surat pengantar kerja praktek dari kampus. Program mampu bekerja secara otomatis

untuk mencetak Surat Pengantar Kerja Praktek berdasarkan status permohonan kerja

praktek yang telah di setujui oleh koordinator.

7. Tinjauan Pustaka

1. Teori Dasar

Kerja praktek merupakan salah satu mata kuliah wajib di fakultas ilmu komputer,

terutama di jurusan teknik informatika dan sistem informasi. Mata kuliah ini baru dapat

diambil oleh seorang mahasiswa jika telah lulus mata kuliah syarat, dengan nilai yang

telah di tentukan dan dilaksanakan selama kurang lebih tiga bulan pada suatu organisasi

atau perusahaan.

Dalam kegiatan kerja praktek, mahasiswa diarahkan agar mampu memahami

berbagai masalah yang berkaitan dengan bidang informatika dan mempraktekkan

pengetahuan yang dimiliki dengan menganalisa serta merancang aplikasi berbasis

komputer.

Selama pelaksanaan kerja praktek, mahasiswa melaporkan perkembangan

kegiatan kerja praktek mereka kepada dosen pembimbing minimal 1 kali setiap 2

minggu. Penilaian akan diberikan oleh pembimbing, setelah mahasiswa selesai

melaksanakan kewajiban dan menyerahkan laporan serta form evaluasi dari perusahaan.

Sistem informasi kerja praktek berbasis web dibuat dengan tujuan untuk

memudahkan pelaksanaan kerja praktek di fakultas ilmu komputer. Proses pendaftaran,

pencetakan surat pengantar, laporan hasil kerja praktek, jadwal sidang kerja praktek dan

penilaian kerja praktek yang selama ini masih dilakukan secara manual, dapat dilakukan

setiap saat.

Koordinator dapat melihat informasi kerja praktek yang dibutuhkan, seperti data

dan statistik perusahaan tempat pelaksanaan kerja praktek, laporan hasil kerja praktek

hingga daftar nilai mahasiswa hasil kerja praktek tersebut. Dan proses pencetakan surat

pengantar dan pendaftaran pun menjadi lebih efektif karena tidak memakan waktu yang

lama.

Pada system ini menggunakan metoda Digram UML, dimana Unified Modeling

Language (UML) itu sendiri merupakan system arsitektur yang bekerja dalam OOAD

dengan satu bahasa yang konsisten untuk menentukan, visualisasi, mengkontruksi, dan

mendokumentasikan artifact yang terdapat dalam system software. Salah satu software

yang digunakan adalah Rational Rose.

Berikut ini ilmu yang mendasari perancangan system informasi kerja praktek

mahasiswa berbasis web.

2. Definisi Konsep

1. Sistem Informasi

Sistem informasi adalah aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari suatu

organisasi: operasi, instalasi, dan perawatan komputer, perangkat lunak, dan data. Sistem

Informasi Manajemen adalah kunci dari bidang yang menekankan finansial dan personal

manajemen.

Difinisi lain dari Sistem Informasi ;

a. Sistem Informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur dan

atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi

yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan

b. Sistem Informasi adalah Proses yang menjalankan fungsi mengumpulkan, memproses,

menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk kepentingan tertentu

kebanyakan SI dikomputerisasi.

c. Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai

keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan

menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi

diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan

akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain,

fleksibel, efektif dan efisien.

2. Analisa Sistem Informasi

Analisa Sistem (Sistem Analys) adalah penguraian dari suatu sistem informasi

yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk

mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-

kesempatan ,hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan

sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. ( Anita Nusantari, Arif Djunaidy,

Analisa dan Desain Pengembangan Sistem Informasi Perpustakaan Universitas X,

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi II Hal : 15 )

Analisa sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (Sistem Planning) dan

sebelum tahap perancangan sistem (Sistem design). Tujuan dari analisa sistem adalah

menganalisa sistem untuk menemukan kelemahan-kelemahan sehingga dapat diusulkan

perbaikannya .Pada analisa sistem ruang lingkup tugasnya adalah lebih terinci (detail),

penelitian yang dilakukan oleh analis sistem adalah penelitian terinci. Dalam tahap

analisa sistem terdapat langkah-langkah dasar yang dilakukan oleh analis sistem yaitu

sebagai berikut:

Identifikasi, yaitu mengidentifikasi masalah

Mengerti, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada

Analisis, yaitu menganalisa sistem

Laporan, yaitu membuat laporan hasil analisa

3. Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem dapat berarti menyusun atau merancang sistem yang baru

untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau dapat berarti memperbaiki

sistem yang sedang berjalan agar dapat mengatasi permasalahan yang ada. Dan ada

beberapa metode untuk mengembangkan sebuah sistem untuk dapat memecahkan sebuah

masalah atau kebutuhan informasi yang terjadi dalam sistem yang lama salah satunya

yaitu SDLC ( System Development Life Cycle ). (Martin, Merle P. Analysis And Design of

Business Information Sytems, Macmillan Publishing Company : Hal 15 )

Ada beberapa tahapan dalam Siklus Hidup Pengembangan Sistem / System Development

Life Cycle (SDLC), yaitu :

a. Perencanaan Sistem

Merupakan pedoman untuk melakukan pengembangan sistem yang bertujuan untuk

merencanakan sistem yang akan dibangun atau dikembangkan nantinya.

b. Analisa Sistem

Merupakan uraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya

dengan tujuan untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalan,

kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang ada dan kebutuhan yang diharapkan

sehingga dapat diusulkan sebuah perbaikan-perbaikannya.

Analisa Sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu informasi yang utuh ke

dalam bagian – bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan

mengevaluasi permasalahan – permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan

kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan – perbaikannya.

Jadi tujuan dari analisa sistem adalah menganalisa sistem untuk menemukan kelemahan –

kelemahannya sehingga dapat diusulkan perbaikan dari sistem yang berjalan. Langkah –

langkah dasar dalam analisa sistem, yaitu:

2) Mengidentifikasi masalah

Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap

analisa sistem. Mengidentifikasikan masalah dan penyebab timbulnya masalah

tersebut pada sistem yang berjalan. Karena permasalahan tidak akan muncul dengan

sendirinya dan dipastikan adanya faktor – faktor yang menyebabkan masalah itu

muncul.

3) Memahami sistem yang berjalan dan membatasinya

Dalam menganalisa sebuah sistem kita harus tahu mengenai proses dari sistem

tersebut dan sampai batas mana sistem tersebut akan kita bahas lebih dalam lagi.

Cara memahami sistem dengan mempelajari secara rinci bagaimana sistem yang

beroperasi.

4) Memberikan alternatif untuk menyelesaikan masalah.

Setelah memahami dari sistem yang kita pilih dan mempelajari secara rinci

bagaimana sistem tersebut berjalan, maka kita dapat memberikan beberapa alternatif

untuk menyelesaikan ataupun mengurangi permasalahan yang terjadi dan agar

mencapai sasaran / tujuan yang telah direncanakan.

5) Memilih salah satu alternatif terbaik yang telah diidentifikasikan sebelumnya.

Dari alternatif yang diberikan/diusulkan maka pilihlah alternatif yang paling terbaik

yang dapat memberikan hasil dan manfaat yang seoptimal mungkin dan

mengurangi/menghilangkan permasalahan yang telah diidentifikasikan sebelumnya.

6) Implementasi sistem

Alternatif yang telah dipilih, akan diimplementasikan dalam sistem yang berjalan.

6) Jika mungkin, akan diadakan evaluasi masalah dari perubahan yang kita buat dalam

sistem.

a) Rancangan Sistem

Dapat diartikan sebagai berikut :

o Tahap setelah analisis dari sirkulasi pengembangan sistem

o Pendefinisian dan kebutuhan-kebutuhan fungsional

o Persiapan untuk rancang bangun implementasi

o Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk

o Dapat merupakan gambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau

pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang

utuh dan berfungsi.

o Termasuk mengatur konfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak

dan perangkat keras dari sistem tersebut.

b) Implementasi Sistem

Merupakan tahap peletakan sistem baru untuk dapat dioperasikan. Beberapa

tahapan dalam implementasi ini adalah :

Pemilihan dan pelatihan personil

Pemilihan tempat dan instlasi perangkat keras dan perangkat

lunak

Pemrograman dan pengetasan program

Pengetesan sistem

Konversi sistem

7) Perawatan dan Pengembangan Sistem

Perlunya perawatan sistem agar sistem tetap berjalan sesuai dengan yang diharapkan

dan selama perawatan tersebut sistem perlu dikembangkan sesuai dengan

perkembangan teknologi dan kebutuhan organisasi demi kelangsungan sistem di masa

depan.

PHP

PHP merupakan singkatan dari “ Hypertext Preprocessor”.PHP dapat

diintegrasikan (embedded) ke dalam web server, atau dapat berperan sebagai program

CGI yang terpisah. Karakteristik yang paling unggul dan paling kuat dalam PHP adalah

lapisan integrasi database (database integration layer). Database yang didukung PHP

adalah: Oracle, Adabas-D, Sybase, FilePro, mSQL, Velocis, MySQL, Informix, Solid,

dBase, ODBC, Unix dbm, dan PostgreSQL (Schwendiman, 2008)

4. My SQL

MySQL adalah sebuah perangkat lunak iasm manajemen basis data SQL (bahasa

Inggris: database management system) atau DBMS yang multithread, multi-user, dengan

sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. MySQL AB membuat MySQL tersedia sebagai

perangkat lunak gratis dibawah lisensi GNU General Public License (GPL), tetapi

mereka juga menjual dibawah lisensi komersial untuk kasus-kasus dimana

penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan GPL. Tidak sama dengan proyek-proyek

seperti Apache, dimana perangkat lunak dikembangkan oleh komunitas umum, dan hak

cipta untuk kode sumber dimiliki oleh penulisnya masing-masing, MySQL dimiliki dan

disponsori oleh sebuah perusahaan komersial Swedia MySQL AB, dimana memegang

hak cipta iasm atas semua kode sumbernya. (Friando Stefanus,2009)

8. Metodologi

a. Pendekatan

Pendekatan yang digunakan dalam metode penelitian ini adalah metode kualitatif, dimana

metode tersebut dilakukan dengan cara obserfasi langsung yang model kegiatannya

digunakan dalam merancang sistem informasi ini dengan menggunakan model SDLC

( System Developmen Life Cycle ), yang di dokumentasikan dengan Diagram Alir Data

( data flow diagram ). Model SDLC yang digunakan hanya sampai pada tahap

perancangan. Berikut ini diagram metode penelitian.

Gambar 1. Metode Penelitian

b. Objek Penelitian

Yang menjadi objek penelitian adalah Bagian Akademik Universitas Pembangunan

Nasional “Veteran” Jakarta dari sana kita akan mengupas bagaimana Sistem Informasi

Kepengurusan Kerja Praktek Mahasiswa ini dapat memenuhi kebutuhan pengguna /

stakeholder di Bagian Akademik Fakultas Ilmu Komputer pada Universitas Pembangunan

Nasional “Veteran” Jakarta.

c. Teknik Pengumpulan Data

a. Wawancara

Dalam teknik pengumpulan data ini digunakan teknik wawancara untuk

mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Wawancara dilakukan dengan nara sumber

yang dapat memberikan informasi secara jelas dan tepat. Sebelum melakukan

wawancara dilakukan persiapan-persiapan pertanyaan yang sesuai dengan

permasalahan yang diteliti, meskipun demikian terdapat pertanyaan-pertanyaan diluar

persiapan untuk melengkapi informasi yang dibutuhkan.

b. Observasi

Dalam hal teknik pengumpulan data dilakukan juga observasi untuk mengetahui

secara jelas kebutuhan sistem yang ingin dirancang, selain itu obserfasi juga dapat

bermanfaat untuk mengetahui secara jelas permasalah yang terjadi.

c. Kepustakaan

Kepustakaan ini dilakukan untuk mendapatkan data pendukung yang ada

kaitannya dengan pengumpulan data, konsep atau model maupun prosedur yang

digunakan pada sistem yang ingin dibangun. Studi ini juga dimaksudkan untuk

mempelajari kasus-kasus yang sering terjadi pada penerapan suatu sistem yang

berkaitan dengan permasalahan yang ada.

d. Teknik Analisa Data

Data yang didapatkan harus dikelompokan untuk mengkaji dan mempermudah

dalam pembuatan laporan, sehingga dapat menyelesaikan rumusan masalah yang

ada.

9. Jadwal Kegiatan

Pelaksanaan akan diawali dengan kegiatan persiapan penelitian, kemudian dilanjutkan

dengan pelaksanaan penelitian yang terdiri dari kegiatan analisis sistem, kegiatan

perancangan sistem baru. Setelah perancangan sistem informasi yang baru telah

dihasilkan sesuai dengan kebutuhan pengguna, maka akan dibuat laporan penelitian

untuk dipaparkan sebagai hasil penelitian.

Penelitian ini akan dilaksanakan dalam waktu enam bulan, dengan perincian kegiatan

penelitian sebagai berikut:

DAFTAR PUSTAKA

Anita Nusantari, Arif Djunaidy, 2008, Analisa dan Metoda Desain Sistem, Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi II.

Pemrograman PHP. Retrieved June 5, 2007, from :http://www.ilmukomputer.com/

PHP Manual En. (2006). The PHP Documentation Group - PHP Manual. ZendTechnologies,Ltd.

Amarullah, A. (2004). Tutorial Pembelajaran PHP dan MySQL. PDF ebook.

http://www.ee.its.ac.id/lang-in/kerja-praktek, 15 januari 2012

PROPOSAL SEMINAR TEKNOLOGI INFORMASI

“PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KERJA PRAKTEK (KP) MAHASISWA BERBASIS WEB PADA FAKULTAS ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAKARTA”

Di Usulkan oleh :

Yuli Asnawati

208.512.027

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”

JAKARTA

JANUARI 2012