1

2

LEMBAR PENGESAHAN

PROPOSAL SEMINAR BEASISWA (SAMBA) 2015

PEMBURU BEASISWA ENGLISH CLUB (PBEC) MALANG

Assalamualaikum Wr. Wb.

Dengan menyebut nama Allah Yang Maha Esa. Maka dengan ini menyatakan bahwa Term of

Reference (TOR) SAMBA 2015 PEMBURU BEASISWA ENGLISH CLUB (PBEC)

MALANG disahkan pada:

Tempat : Home Theatre Fakultas Humaniora UIN Maulana Malik Ibrahim

Malang

Hari/Tanggal : Sabtu, 10 Oktober 2015

Waktu : 07.00-14.30 WIB.

SAMBA 2015

PEMBURU BEASISWA ENGLISH CLUB (PBEC) MALANG

Periode 2015

Ketua Sekretaris

M. Ken Adi Irwansyah

Firmanda Taufiq

3

A. LATAR BELAKANG

Sebagai komunitas sosial yang bergerak untuk memajukan pendidikan, terutama

bagi para anak muda Indonesia yang ingin melanjutkan ke perguruan tinggi, baik di

kampus dalam negeri ataupun luar negeri, maka kami mengadakan acara yang selanjutnya

diberi nama SEMINAR BEASISWA (SAMBA) 2015.

Rangkaian acara yang dibuat untuk memberikan wawasan, informasi dan

pengalaman tentang berburu beasiswa, meraih beasiswa di kampus dalam negeri amupun

luar negeri. Sebagai komunitas sosial, yang notabene anggotanya mayoritas mahasiswa

ini, nantinya ikut andil dalam hal kemajuan pendidikan bangsa Indonesia dan

berkontribusi dalam kancah dunia. Rasanya semangat saja belum bisa mewakili tanpa

didasari pengorbanan, pengalaman dan kreativitas untuk berpikir dan bergerak maju.

Sehingga nantinya acara ini menghasilkan sebuah inovasi dan aktualisasi aktif yang

kreatif, inovatif dan apresiatif.

Maka untuk itulah, Pemburu Besiswa English Club (PBEC) Malang membuat

sebuah rangkaian acara, yang mengedepankan tentang sebuah perjuangan, informasi yang

aktual berkaitan dengan beasiswa baik dalam negeri maupun luar negeri dan pengalaman

dari penerima beasiswa yang telah menjalani proses kuliah, terutama di kampus luar

negeri.

B. NAMA KEGIATAN

Rangkaian acara yang akan dilaksanakan ini dikemas dalam kegiatan yang

bernama SEMINAR BEASISWA (SAMBA) 2015

C. TEMA KEGIATAN

Adapun tema yang diusung dalam kegiatan SAMBA 2015 ini ialah Soar High

and Keep Extraordinary, sebagai wujud upaya untuk memberikan fasilitas dan media

informasi serta pengalaman terkait beasiswa dalam negeri maupun luar negeri.

4

D. PANITIA

Ketua : M. Ken Adi Irwansyah

Sekretaris : Firmanda Taufiq

Bendahara : Ika

Sie Acara : Hesti, Adib, Nana, Syifa, Shodiq

Sie Perlengkapan : Sugeng, Aida

Sie Konsumsi : Tiwi, Wulan

Sie Humas : Irwin, Luluk, Mifta, Sundarai

Sie Publikasi dan Dokumentasi : Awi, Tika

E. PEMATERI SEMINAR

1. Pak Yusri Fajar, M.A (Awardee DAAD Germany)

2. Pak Teguh Hadi Saputro (Grantee of Directorate General of Higher

Education (DGHE) of Indonesia Scholarship

for Master Program Overseas)

3. Nafis Azmi Amrullah, S.Pd (Awardee LPDP Malang)

4. Imam Faqihudin (Awardee LPDP Malang)

5

F. WAKTU & TEMPAT KEGIATAN

Kegiatan ini akan dilaksanakan pada:

Waktu Nama Acara Pengisi Acara Tempat

07.00-07-15 Registrasi acara

MC

Home Theatre

Fakultas

Humaniora UIN

Maulana Malik

Ibrahim Malang

08.00-08.15 Pembukaan dan sambutan dari

ketua pelaksana Ken Adi

08.15-09.00 Materi 1

Why Scholarship is Important

Pemateri , Sie

Acara, MC

09.00-09.30 Sesi tanya jawab materi 1 Acara, MC

09.30-10.00 Break. Live Accoustic. -

10.00-12.00 Materi 2

Pernak-pernik Persiapan Beasiswa

Pemateri , Sie

Acara, MC

12.00-13.00 Ishoma -

13.00-14.00 Lanjutan materi 2 Pemateri 2, Sie

Acara, MC

14.00-14.30 Games + Penutup MC

G. TARGET KEGIATAN

1. Seluruh masyarakat, terutama para generasi muda yang ingin melanjutkan kuliah ke

jenjang yang lebih tinggi, baik S1, S2 maupun jenjang S3.

2. Memberikan wawasan, informasi dan pengalaman kepada para mahasiswa Perguruan

Tinggi se-Indonesia dan para pemburu beasiswa untuk mendapatkan informasi terkait

beasiswa dalam negeri maupun luar negeri.

3. Mengenalkan PBEC Malang kepada masyarakat, terutama para mahasiswa

khususnya, sebagai komunitas sosial yang bergerak dalam pendidikan, khususnya

berkaitan dengan informasi beasiswa.

6

H. SASARAN KEGIATAN

Kegiatan ini ditujukan untuk semua masyarakat Indonesia, terutama mahasiswa yang

ingin melanjutkan kuliah ke jenjang yag lebih tinggi, baik dalam negeri maupun luar

negeri.

I. OUTPUT KEGIATAN

Kegiatan dapat diselenggarakan secara efektif, dengan indikator sebagai berikut:

1. Panitia dan peserta kegiatan dapat berpartisipasi aktif dalam menyukseskan

kegiatan tersebut.

2. Tersedianya laporan kegiatan dan keuangan secara tertulis selambat-lambatnya dua

minggu setelah pelaksanaan kegiatan.

3. Terselenggaranya acara dengan sukses dan lancar tanpa ada kendala suatu apapun.

Kegiatan dapat diselenggarakan secara efisien, dengan indikator sebagai berikut:

1. Terselenggaranya kegiatan sesuai dengan waktu (jadwal) yang telah direncanakan.

2. Terselenggaranya kegiatan berdasarkan dana (budget) yang telah dialokasikan oleh

panitia, kecuali terdapat kebutuhan yang mendesak atau tak terduga diluar yang

telah dianggarkan.

7

J. ANGGARAN BIAYA DAN KEBUTUHAN

1. Anggaran dan Kebutuhan Sie. Publikasi dan Dokumentasi (PDD)

No. Kebutuhan Harga

Satuan Banyaknya Jumlah Keterangan

1 Poster 5.000/lembar 10 50.000 Kertas A3 Jasmine

2 Banner 14.000/meter 1 84.000 23meter

3 Sertifikat 4000/lembar 75 300.000

Kertas A3 linen,

perlembar dijadikan

untuk 2 orang peserta

4 Ex-Banner 15.000 1 15.000 Ukuran 60160cm

5 Tiket 3.500 8 28.000

-Ukuran Tiket: 2cm

-Ukuran kertas Art

Paper 210 A3

-Perlembar Art Paper:

21 tiket

6 Stempel 40.000 1 40.000 Tanpa bantalan

7 Poster Coming

Soon - - - Via media sosial

Lain-lain

8 Double Tape 3.000 2 6.000 Sebagai perekat wrist

band ticket

9 Bantalan

Stempel 5.000 1 5.000

10 Tinta Stempel 13.000 1 13.000 Sebagai pelengkap

stempel

11

Spidol

Permanent

Marker

6.000 1 6.000 Untuk ttd Executive

Director di sertifikat

Total 547.000

8

2. Anggaran dan Kebutuhan Sie Konsumsi

No Keperluan Jumlah Harga satuan Total

1. Konsumsi untuk

panitia

33 Rp 10.000 Rp 330.000

2. Konsumsi pemateri

seminar

10 Rp 30.000 Rp 300.000

3. Konsumsi peserta

Seminar Beasiswa

200 Rp 8.500 Rp 1.700.000

4. Aqua botol sedang 20 buah Rp 3.700 Rp 74.000

5. Nu green tea 10 Rp 6.000 Rp. 60.000

6. Aqua gelas 7 dus Rp 17.000 Rp 161.000

Total Rp 2. 625.000

3. Anggaran dan Kebutuhan Sie Perlengkapan

No. Keperluan Jumlah Harga satuan Total

1. LCD proyektor (12 jam) 1 set Rp 120.000 Rp 120.000

2. Sound system (kapasitas

500 - 2000 watt) 2 set Rp 400.000 Rp 400.000

3. Mic kabel + kable 10

meter (1 hari) 2 Rp 25.000 Rp 50.000

3. Mic wireless isi 2 +

baterai (1 hari)

2 Rp. 15.000,- Rp 200.000

4. Lain-lain Rp 500.000

Total Rp 1.270.000

9

4. Anggaran Biaya Pemateri

Estimasi Total Anggaran Dana

No. Seksi Total Dana

1. Sie Pubdekdok Rp 547.000

2. Sie Konsumsi Rp 2.625.000

3. Sie Perlengkapan Rp 1.270.000

4. Anggaran Pemateri Rp 1.600.000

Total Rp 5.442.000

No. Keperluan Jumlah Harga satuan Total

1. Honorarium Pemateri 4 orang Rp 400.000 Rp 1.600.000

Total Rp. 1.600.000

10

K. SPONSORSHIP

Berikut ini adalah bentuk-bentuk tawaran kerjasama yang panitia tawarkan kepada

pihak sponsor dengan fasilitas yang ditawarkan sebagai timbal balik berupa kesempatan

mempromosikan usaha atau produk melalui pemasangan logo dan atau nama perusahaan

pada media promosi.

KLASIFIKASI SPONSOR

1. Sponsor Utama

Adalah pihak yang bersedia menanggung biaya kekurangan 50% dari nilai rencana

kegiatan dan atau menanggung setidak-tidaknya pada anggaran konsumsi atau

publikasi acara SAMBA 2015 dengan kompensasi yang didapat sebagai berikut :

a. Branding perusahaan pada backdrop panggung utama

b. Branding pada media promo yang dipergunakan dengan rincian media promo

- Banner

- Poster

- Media Cetak

- Media Elektronik

- Trailer Promo Media Sosial

c. Branding pada kit panitia dan peserta : Tanda panitia dan peserta

d. Piagam penghargaan

e. Panitia tidak menerima sponsor dari brand lain dengan produk sejenis

11

2. Sponsor Pendukung Class I

Adalah pihak yang bersedia menanggung biaya sekurangnya 30% dari nilai rencana

kegiatan dan atau menanggung untuk biaya atas :

- 75% Beaya publikasi, atau

- 75% Beaya konsumsi

Kompensasi yang didapat :

a. Branding pada Media Promo yang dipergunakan peserta (ukuran maksimal dari

brand sponsor utama), dengan rincian media promo :

- Banner

- Poster

- Media Cetak

- Media Elektronik

- Trailer Promo Media Sosial

b. Branding pada kit panitia dan peserta : Tanda panitia dan peserta

c. Piagam penghargaan

3. Sponsor Pendukung Class II

Adalah pihak yang bersedia menanggung biaya sekurangnya 15% dari nilai rencana

kegiatan dan atau menanggung untuk biaya atas :

- 50% Beaya publikasi, atau

- 50% Beaya konsumsi

Kompensasi yang didapat :

a. Branding pada Media Promo yang dipergunakan peserta (ukuran maksimal dari

brand sponsor utama), dengan rincian media promo :

- Banner

- Poster

- Media Cetak

- Media Elektronik

- Trailer Promo Media Sosial

b. Branding pada kit panitia dan peserta : Tanda panitia dan peserta

c. Piagam penghargaan

12

L. PERATURAN PERJANJIAN

Perjanjian antara panitia dan sponsor diatur dengan hal-hal sebagai berikut :

1. Partisipasi dilakukan dengan menandatangani surat pernyataan

2. Pelunasan uang muka kontrak minimal 50% dari nilai kontrak dibayar saat

penandatanganan kontrak

3. Pelunasan maksimal 1 minggu setelah pembayaran uang muka.

a. Bila butir 3 diatas tidak dipenuhi, maka kami berhak mencantumkan sponsor senilai

uang muka yang dibayarkan dan tidak dapat ditarik kembali

b. Panitia tidak melayani pembatalan sponsor dengan alasan apapun

Ketentuan Ketentuan sponsorship

1. Tarif sponsor yang tercantum di depan sudah termasuk beaya desain, beaya produksi,

biaya pemasangan dan pajak reklame.

2. Syarat-syarat pembayaran :

a. Pembayaran pertama lunas atau minimal 50% dari nilai kontrak, dilakukan pada

saat penandatanganan kontrak

b. Pembayaran kedua sebesar sisanya, paling lambat 1 minggu setelah pembayaran di

muka

c. Jika sampai pada tanggal kesepakatan bersama pembayaran belum dilunasi, maka

panitia berhak mencantumkan iklan sesuai nilai yang dibayarkan

d. Pembayaran dilakukan melalui serah terima langsung pada tempat dan waktu yang

telah disepakati oleh kedua belah pihak.

3. Perjanjian kontrak dapat dilakukan antara pembawa proposal dan penanggungjawab

iklan. Hal-hal lain yang belum diatur diatas dapat dibicarakan dengan pembawa

proposal.