PROPOSAL REKONSTRUKSI ARSIP INAKTIF KEUANGAN PT JAPAN INDONESIA BASIC YOGYAKARTA

download PROPOSAL REKONSTRUKSI  ARSIP INAKTIF KEUANGAN  PT JAPAN INDONESIA BASIC YOGYAKARTA

If you can't read please download the document

  • date post

    25-Nov-2015
  • Category

    Documents

  • view

    226
  • download

    27

Embed Size (px)

description

ARSIP INAKTIF

Transcript of PROPOSAL REKONSTRUKSI ARSIP INAKTIF KEUANGAN PT JAPAN INDONESIA BASIC YOGYAKARTA

RANCANGAN KEGIATAN

12

1

REKONSTRUKSI ARSIP INAKTIF KEUANGAN

PT JAPAN INDONESIA BASIC YOGYAKARTA

Latar belakang

Tersedianya informasi yang cepat dan tepat sangat dibutuhkan untuk mendukung kemajuan organisasi. Arsip sebagai sumber informasi berfungsi sebagai alat ingatan, sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang diperlukan dalam kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuat laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Tanpa arsip tidak mungkin seseorang dapat mengingat segala macam dokumen dan catatan yang begitu rumit secara lengkap (Widjaja, 2000:7) Arsip harus dikelola dengan baik agar arsip tersebut dapat terjaga baik fisik maupun informasinya sehingga tidak akan ada arsip yang hilang dan akan mudah ditemukan bila sewaktu-waktu dibutuhkan.

Mengingat arti penting arsip maka perlu adanya sistem pengelolaan yang sistematis, efektif, dan efisien. Arti penting arsip bukan menjadi alasan untuk menyimpan seluruh arsip yang dimiliki oleh suatu instansi. Hanya arsip yang benar-benar memiliki nilai guna tinggi yang perlu disimpan secara permanen. Sedangkan untuk arsip yang tidak memiliki nilai guna yang tinggi, apabila telah habis retensi perlu untuk dilakukan pemusnahan.

Program penyusutan arsip berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) serta SE Kepala ANRI Nomor : SE/02/1983 tentang pedoman Umum untuk menentukan Nilai Arsip serta memperhatikan ketentuan-ketentuan yang ada dalam Peraturan Pemerintah Nomor : 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip bagi arsip-arsip yang berasal dari lembaga-lembaga pemerintah untuk arsip perusahaan berpedoman pada PP Nomor 88/1999 tentang pemusnahan dokumen perusahaan. Untuk arsip yang sudah dalam keadaan teratur secara teknis pelaksanaan penyusutan tidak ada keselitan yang berarti. Akan tetapi untuk arsip dalam keadaan tidak teratur (kacau) perlu adanya penataan terlebih dahulu.

Program penyusutan arsip akan dapat terlaksana dengan baik apabila didukung oleh pengelolaan arsip yang baik termasuk didalamnya pengelolaan arsip inaktif. Instansi-instansi yang memiliki arsip inaktif yang tidak tertata atau tidak teratur perlu melakukan rekonstruksi arsip, yaitu menata kembali arsip-arsip yang tidak teratur berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan. Agar arsip-arsip yang dimiliki tertata dengan baik, dan jika suatu saat arsip inaktif tersebut digunakan maka, dalam penemuan kembali akan lebih mudah dan cepat.

PT Japan Indonesia Basic sebagai perusahaan yang berkembang, tentu menghasilkan arsip yang terbilang cukup banyak, agar tidak terjadi akumulasi arsip-arsip yang semakin banyak. Maka perlu segera diadakan rekonstruksi arsip inaktif.

Setelah dilakukan survai arsip pada tanggal 8 November 2013, terdapat arsip-arsip keuangan yang perlu direkonstruksi sebanyak 900 meter liniar (ML) atau setara dengan 75 m3.

Dasar Hukum dan Ketentuan Perundangan yang memayungi kegiatan ini adalah:

Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 tahun 2012.

Tujuan Kegiatan

Kegiatan ini bertujuan untuk:

Melakukan Rekonstruksi arsip

Menata arsip menurut prosedur penanganan arsip tidak teratur.

Memudahkan penyusutan

Setelah arsip tertata dengan segala kelengkapannya termasuk Daftar Arsip (DA), maka akan memudahkan dalam proses berikutnya dari siklus hidup arsip yaitu penyusutan arsip.

Menyelamatkan arsip

Tertatanya arsip akan memudahkan proses identifikasi dan penyelamatan arsip. Dengan DA akan diperoleh data yang berguna untuk melakukan penilaian dan penyelamatan arsip-arsip yang mempunyai nilai berkelanjutan.

Hasil Kegiatan

Hasil utama kegiatan ini adalah:

Arsip Dinamis inaktif yang tetata secara sistematis dan logis.

Setelah dilakukan rekonstruksi, arsip inaktif akan tertata secara teratur, sistematis dan logis sehingga akan memudahkan dalam pengelolaan, penemuan kembali apabila diperlukan, dan penyusutan.

Terciptanya DA

Tahapan akhir dari rekonstruksi arsip adalah terwujudnya Daftar Arsip (DA) yang bermanfaat sebagai database arsip keuangan yang telah direkonstruksi. DA yang disusun secara sistematis dan logis juga merupakan sarana penemuan kembali (finding aid) arsip pada saat arsip tersebut diperlukan. DA juga menjadi sarana utama untuk melakukan penilaian arsip dalam program penyusutan. Data yang tercantum dalam DA digunakan untuk menentukan apakah arsip-arsip tersebut akan dimusnahkan atau disimpan permanen sebagai arsip statis.

Pelaksanaan Kegiatan

Berdasarkan volume arsip keuangan yang mencapai 900 ML, dengan estimasi sumber daya manusia (SDM) sejumlah 5 (lima orang), standar rata-rata kemampuan perorang dalam menangani arsip perhari adalah 1 ML, maka diperlukan waktu 30 (tiga puluh) minggu untuk menyelesaikan proses rekonstruksi arsip keuangan tersebut.

Jadwal Kegiatan

Kegiatan

Waktu Pelaksanaan

Indikator Kerja

1. Survai Arsip

Terkumpulnya data fisik (volume, kondisi arsip dll.) dan lembaga pemilik arsip (provenance).

2. Pemilahan

Minggu 1- 11

Terpisahnya bahan yang dikategorikan sebagai arsip dan non arsip

3. Pemberkasan

Minggu 11- 13

Pengelompokan arsip berdasarkan permasalahan yang sama dan atau atas dasar filing system lain berdasarkan karakteristik arsip yang diberkaskan.

4. Deskripsi

Minggu 14- 20

Terjadi proses perekaman informasi dari fisik berkas arsip yang meliputi komponen-komponen penting arsip (a.l. isi informasi, kurun waktu penciptaan, volume, dll)

5. Pembungkusan

Minggu 21- 24

Seluruh berkas terlindungi oleh sampul/kising.

6. Pembuatan Skema

Minggu 24- 25

Tercipta sebuah desain penataan arsip yang sistematis dan logis.

7. Manuver Kartu

Minggu 26- 28

Terkelompokkannya hasil deskripsi yang sama berdasarkan sistem pemberkasan tertentu lengkap dengan penomoran definitif sebagai dasar penomoran pada bungkus/sampul, box, dan DA.

8. Manuver Berkas

Minggu 29

Terkelompokkannya fisik arsip berdasarkan hasil manuver kartu. Manuver berkas diikuti dengan penomoran definitif berkas yang dicantumkan pada sampul berkas.

9. Penataan dalam Box

Minggu 29

Tertatanya fisik arsip dalam box arsip secara sistematis berdasarkan urutan nomor definitif.

10. Pembuatan DA

Minggu 30

Terciptanya daftar arsip yang merupakan perekaman informasi arsip yang telah direkonstruksi. informasi DA disusun secara sistematis dan logis berdasarkan skema penataan arsip dan informasi dalam kartu deskripsi arsip yang telah dimanuver.

Keterangan Kegiatan

Survai Arsip

Survei arsip adalah kegiatan pengumpulan data dan informasi tentang kondisi arsip yang akan ditangani. Survei arsip dinamis inaktif dilakukan dengan menggunakan blangko survei. Blangko survei arsip digunakan untuk mencatat data dan informasi yang diperoleh dari tempat menyimpan arsip. Data-data yang harus dicatat dalam blangko survei arsip adalah

Lokasi penyimpanan arsip Asal arsip Kondisi fisik arsip Jenis fisik Kuantitas arsip Kurun waktu Jalan masuk arsip Penataan

Pemilahan Arsip

Pemilahan arsip dilakukan untuk membedakan antara arsip dan non arsip, yang berupa arsip diberkaskan, sedang non arsip dan duplikasi yang berlebihan dapat dimusnahkan.

Pemusnahan non arsip dan duplikasi yang berlebihan atas sepengetahuan Kepala Instansi atau Unit Kerja dengan dibuat laporannya dan disertai daftar non arsip / duplikasi yang dimusnahkan.

Pemberkasan Arsip

Pemberkasan arsip dimaksudkan untuk mengelompokkan atau menggabungkan arsip berdasarkan skema, dengan cara sebagai berikut :

Pemberkasan berdasarkan kesamaan ( rubric )Pemberkasan berdasarkan kesamaan Jenis ( seri )Pemberkasan berdasarkan kesamaan urusan ( dosir )Deskripsi Arsip

Deskripsi arsip merupakan kegiatan perekaman informasi setiap series arsip. Arsip yang telah diberkaskan dicatat kedalam kartu diskripsi / kartu pemerian dan dicantumkan :

Nama Instansi atau Unit Kerja Pencipta arsipKode penulis dan nomor urut kartuIsi informasi arsipTahun arsipKeterangan kondisi atau implikasi berkas (rusak, tembusan, foto copy, dsb)

Gambar kartu deskrepsi

15 cm

Nama Instansi Kode Penulis/ No urut

Isi / Uraian Masalah

Ket. Berkas Tahun Arsip

Pembuatan skema

Pembuatan skema pengaturan arsip digunakan sebagai dasar untuk penataan berkas dan penyusunan DPA. Skema disusun berdasarkan prinsip asal-usul dan atau prinsip aturan asli. Apabila skema tidak dapat disusun, maka skema disusun berdasarkan struktur organisasi sesuai periodesasi/ kurun waktu terciptanya arsip dan atau permasalahan sesuai dengan tugas dan fungsi instansi atau unit kerja. Jumlah arsip dan kondisi arsip dapat di ketahui melalui daftar ikhtisar arsip. Daftar ikhtisar arsip di gunakan untuk mengetahui prioritas penanganan, sarana, biaya dan tenaga. Prioritas penanganan arsip di utamakan arsip tahun tertua atau arsip yang kondisi fisiknya rusak. Sarana dan kebutuhan terdiri dari :

Kartu PemerianKertas pembungkusBoks arsipRak arsip atau roll o pack

Cara menghitung kebutuhan sarana penanganan arsip dinamis inaktif tidak teratur pada Instansi yang memiliki arsip sebanyak 1 m3 = 12 ml ( meter lari ) 1 ml = 100 cm,maka untuk menangani arsip sejumlah 12 ml diperlukan:

Kartu Pemerian:

Bahan dari HVS atau duplicator ukuran 10 x 15 cm (seperempat dari HVS )1 kartu pemerian digunakan untuk mendiskripsikan arsip rata-rata setebal 1cm1 kartu menang