PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN2.docx

8/10/2019 PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN2.docx

1/15

PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN

PENYUSUNAN PEDOMAN LAYANAN KONSULTASI ARAH

PENGEMBANGAN KOTA YANG BERWAWASAN LINGKUNGAN

YANG DIAJUKAN OLEH MASYARAKAT

Oleh :

IDA WARASTUTI

NIP. 19760214 199503 2 001

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV

PEMERINTAH PROVINSI RIAU

DILINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BENGKALIS

ANGKATAN III TAHUN 2014

KERJASAMA

BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI RIAU

DENGAN

BADAN DIKLAT PEGAWAI KAB. BENGKALIS


2/15


3/15

3

Garis sempadan dan jarak bebas

minimum bangunan gedung yangdiizinkan

Koefisien dasar bangunan yang

diizinkan;

Koefisien lantai bangunan yang

diizinkan;

Koefisien daerah hijau yang

wajibkan;

Jaringan utilitas kota; dan

Keterangan lainnya yang terkait

- Dalam memperoleh layanan konsultasi

tersebut setiap masyarakat mengajukan

surat permohonan kepada Dinas Tata

Kota, Tata Ruang dan Pemukiman

Kabupaten Bengkalis sesuai format

yang ada, berdasarkan permohonan

tersebut Dinas Tata Kota, Tata Ruang

dan Pemukiman Kabupaten Bengkalis

menerbitkan surat keterangan rencana

kabupaten sesuai dengan lokasi

pemohon.

Sponsor Nama : SUGENG SANTOSO, S.T

Jabatan : Kepala Bidang Tata Kota

Project Leader Nama : IDA WARASTUTI

Jabatan : Kepala Seksi Pelayanan Tata Kota

Sumber Daya Tim a. Sumber Daya

Manusia

1. Kepala Dinas

2. Sekretaris

3. Kepala Bidang


4/15

4

Tata Ruang

4. Kepala Seksi

Pengendalian

Tata Ruang

5. Kepala Bidang

Tata Bangunan

6. Kepala Sub

Bagian

Penyusunan

Program

7. Staf Seksi

Pelayanan Tata

Kota

8. Staf Sekretariat

b. Purundang-

undangan

Seluruh peraturan

perundang-undangan

yang diperlukan

untuk menjadi dasar

hukum pelaksanaan

proyek perubahan

c. Sarana dan

prasarana

Sarana yang tersedia

dalam menunjang

proyek perubahan

seperti ruang rapat

dan printer.

d. Anggaran Anggaran dibutuhkan

untuk membiayai

semua tahapan

pelaksanaan proyek

perubahan


5/15

5

2.0 LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)

Dinas Tata Kota, Tata Ruang dan Pemukiman Kabupaten Bengkalisdibentuk atas dasar Peraturan Daerah Nomor 03 Tahun 2012

tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah. Struktur organisasi

Dinas Tata Kota, Tata Ruang dan Pemukiman Kabupaten Bengkalis

terdiri Sekretariat yang membawahi 3 (tiga) sub bagian, Bidang Tata

Kota, Bidang Tata Bangunan, Bidang Pemukiman dan Pengendalian

Lingkungan dan Bidang Tata Ruang yang masing-masing Kepala

Bidang membawahi 3 (tiga) Seksi. Seksi Pelayanan Tata Kota

berada pada Bidang Tata Kota yang mempunyai tugas

menyelenggarakan, melaksanakan, penyiapan, kebijakan,

koordinasi, pembinaan, perencanaan, pelayanan, pengadilan,

pengawasan dan evaluasi serta pelaporan bidang Tata Kota,

sedangkan salah satu fungsi Bidang Tata Kota adalah pelaksanaan

pelayanan, pengadilan dan pengawasan dan penataan kota.

Untuk melaksanakan fungsi pelayanan, Kepala Bidang Tata Kota

dibantu oleh Kepala Seksi Pelayanan Tata Kota yang mempunyai

tugas pemberian pelayanan konsultasi arah pengembangan kota

yang berwawasan lingkungan yang diajukan oleh masyarakat,

swasta dan instansi terkait sebagaimana diatur dalam Peraturan

Bupati Bengkalis Nomor 69 Tahun 2012 tentang Tugas Pokok dan

Fungsi serta Rincian Tugas pada Dinas Tata Kota, Tata Ruang dan

Pemukiman Kabupaten Bengkalis.

Berdasarkan kondisi yang ada pelaksanaan tugas pemberian

pelayanan konsultasi arah pengembangan kota yang berwawasan

lingkungan yang diajukan oleh masyarakat, swasta dan instansi

terkait belum terlaksana dengan baik sehingga masyarakat belum

dapat menikmati jasa layanan tersebut. Layanan konsultasi arah

pengembangan kota dimaksudkan agar masyarakat mendapat

informasi tentang rencana kabupaten dalam rangka pelaksanaan

pembangunan.


6/15

6

Informasi ini biasanya dibutuhkan pada saat masyarakat akan

mendirikan bangunan gedung, sehingga pendirian bangunan gedung

tersebut tidak menyalahi peraturan dan ketentuan yang berlaku yang

berakibat pada pembongkaran. Selama ini keterangan rencana

kabupaten tidak pernah diberikan secara tertulis dalam bentuk surat

keterangan rencana kabupaten namun sebagian isi keterangan

tercantum dalam berita acara pemeriksaan dokumen rencana teknis

izin mendirikan bangunan gedung. Belum dilaksanakannya layanan

konsultasi tentang keterangan rencana kabupaten disebabkan belum

adanya regulasi yang mengatur tentang kewajiban pemerintah

Daerah memberikan keterangan rencana kabupaten.

Peraturan yang mengatur tentang kewajiban Pemerintah Daerah

memberikan keterangan rencana kabupaten adalah Undang-Undang

Nomor 28 Tahun 2002 tentang Bangunan Gedung dan Peraturan

Pemerintah Nomor 36 Tahun 2005 tentang Peraturan Pelaksanaan

Undang-undang Nomor 28 Tahun 20002 tentang Bangunan Gedung.

Namun untuk melaksanakan peraturan perundang-undangan

tersebut di daerah, Pemerintah Daerah diwajibkan untuk membuat

Peraturan Daerah tentang Bangunan Gedung. Berdasarkan amanat

Undang-undang tersebut Pemerintah Kabupaten Bengkalis melalui

Dinas Tata Kota, Tata Ruang dan Pemukiman Kabupaten Bengkalis

telah menyusun Rancangan Peraturan Daerah tentang Bangunan

Gedung yang salah satu pasalnya memuat tentang kewajiban

Pemerintah Kabupaten Bengkalis memberikan keterangan rencana

kabupaten kepada masyarakat yang akan mendirikan bangunan.

Rancangan Peraturan Daerah tentang Bangunan Gedung

direncanakan ditetapkan menjadi Peraturan Daerah pada tahun

2014.


7/15

7

Layanan konsultasi keterangan rencana kabupaten harus

dilaksanakan setelah Rancangan Peraturan Daerah tentang

Bangunan Gedung disahkan menjadi Peraturan Daerah. Agar

aparatur Seksi Pelayanan Tata Kota dapat memberikan keterangan

rencana kabupaten dengan baik perlu dibuat suatu pedoman

layanan konsultasi.

Pedoman layanan konsultasi disusun berdasarkan asas-asas umum

pemerintahan yang baik. Asas-asas umum yang digunakan dalam

pemberian layanan konsultasi sebagaimana tercantum dalam

Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik

antara lain sebagai berikut :

a. Kepentingan umum, layanan konsultasi diberikan kepada

masyarakat yang memerlukan.

b. Kepastian hukum, memberikan kepastian hak dan kewajiban baik

kepada pengguna layanan maupun pemberi layanan.

c. Persamaan perlakuan, dalam memberikan layanan tidak

membedakan suku, ras, agama, golongan, gender, dan status

ekonomi.

d. Keprofesinalan, pelaksana pelayanan harus mempunyai

kompetensi yang sesuai dengan bidang tugas.

e. Keterbukaan, setiap pengguna layanan dapat dengan mudah

mengakses dan memperoleh informasi yang diinginkan.

f. Akuntabilitas, proses penyelenggaraan pelayanan dapat

dipertanggungjawabkan.

g. Kecepatan, kemudahan, keterjangkauan, pelayanan yang

diberikan dilakukan secara cepat, mudah dan terjangkau.

Berdasarkan latar belakang diatas, maka judul, fokus dan lokus

dalam penyusunan proyek perubahan adalah Penyusunan

Pedoman Layanan Konsultasi Arah Pengembangan Kota Yang

Berwawasan Lingkungan Yang Diajukan Oleh Masyarakat.


8/15

8

3.0 TUJUAN

Tujuan Jangka PendekTersusunnya pedoman Layanan Konsultasi Arah Pengembangan

Kota Yang Berwawasan Lingkungan Yang Diajukan Oleh

Masyarakat menjadi dasar Seksi Pelayanan Tata Kota dalam

melaksanakan tugas pemberian layanan konsultasi sehingga dapat

memberikan kepuasan kepada masyarakat.

Tujuan Jangka Menengah

Masyarakat dapat berkonsultasi tentang arah pengembangan kota

kepada Seksi Pelayanan Tata Kota secara langsung maupun secara

elektronik melalui website.

4.0 MANFAAT

Dengan tersusunnya pedoman layanan konsultasi menjadi panduan

bagi pegawai Seksi Pelayanan Tata kota dalam memberikan

pelayanan konsultasi arah pengembangan kota yang berwawasan

lingkungan yang diajukan oleh masyarakat.

5.0 RUANG LINGKUP

Dalam penyusunan pedoman layanan konsultasi terdapat

seperangkat kegiatan meliputi :

1. Melakukan konsultasi dengan Kepala Bidang Tata Kota dan

diskusi dengan staf Seksi Pelayanan Tata Kota terkait rencana

aksi perubahan mengenai Penyusunan Pedoman Layanan

Konsultasi Arah Pengembangan Kota Yang Berwawasan

Lingkungan Yang Diajukan Oleh Masyarakat.

2. Melakukan rapat koordinasi dan konsultasi bersama stakeholder

terkait dalam rangka membangun tim efektif untuk menyusun

Pedoman Layanan Konsultasi Arah Pengembangan Kota Yang

Berwawasan Lingkungan Yang Diajukan Oleh Masyarakat.


9/15

9

3. Membentuk tim penyusun Penyusunan Pedoman Layanan

Konsultasi Arah Pengembangan Kota Yang Berwawasan

Lingkungan Yang Diajukan Oleh Masyarakat.

4. Menyusun pedoman Layanan Konsultasi Arah Pengembangan

Kota Yang Berwawasan Lingkungan Yang Diajukan Oleh

Masyarakat

6.0 OUTPUT KUNCI (KEY PROJECT DELIVERADLES)

Nama Deskripsi

1. Keputusan Kepala Dinas

Tata Kota, Tata Ruang

dan Pemukiman

Kabupaten Bengkalis

tentang pembentukan Tim

Penyusunan Pedoman

Layanan Konsultasi Arah

Pengembangan Kota Yang

Berwawasan Lingkungan.

Mengupayakan Keputusan Kepala

Dinas tentang pembentukan tim

penyusun, tugas dan tanggung

jawab tim penyusun.

2. Tersusunnya dokumen

pedoman layanan

Konsultasi Arah

Pengembangan Kota Yang

Berwawasan Lingkungan

Tersedianya pedoman bagi pegawai

Seksi Pelayanan Tata Kota untuk

memberikan layanan konsultasi

arah pengembangan kota.

7.0 PENTAHAPAN (MILESTONE)

No. Tahap Utama Waktu

A. Jangka pendek (8 minggu)

1. Pembuatan SK Kadis tentang Tim

Penyusun Pedoman

Oktober 2014

(Minggu ke-1)

2. Melakukan rapat koordinasi dengan stake Oktober 2014


10/15

10

holder (Minggu ke-1)

3. Menghimpun data dan informasi tentangpenyusunan pedoman layanan konsultasi

dari para narasumber

November 2014(Minggu ke-1 dan

ke-3)

4. Penyusunan pedoman layanan konsultasi November 2014

(Minggu ke-4 dan

ke-5)

Desember 2014

(Minggu ke-6, ke-

7 dan ke-8)

B. Jangka Menengah

Memberikan layanan konsultasi arah

pengembangan kota yang berwawasan

lingkungan kepada masyarakat yang

membutuhkan tahun 2015

8.0 TATA KELOLA PROYEK

Struktur :

Deskripsi

Sponsor

Kepala Bidang

Tata Kota

Project Leader

Kasi Pelayanan

Tata Kota

Tim PenyusunSekretariat

Umum

CoachDrs. Saharisir, M. Pd


11/15

11

Sponsor :

1. Sebagai pembimbing dan pengawas Project Leader (PL).

2. Memberikan dukungan penuh kepada PL dalam

mengimplementasikan proyek perubahan.

3. Memberikan dukungan PL dalam mendayagunakan seluruh

potensi sumber daya yang diperlukan dalam melakukan

implementasi proyek perubahan.

4. Memberikan bimbingan PL dalam mengatasi kendala yang

muncul selama proses implementasi berlangsung.

5. Berperan sebagai inspirator bagi peserta diklat.

Project Leader :

1. Melakukan eksekusi keseluruhan tahapan yang telah dirancang

dalam yang telah dirancang dalam dokumen pelaksanaan PP

dengan mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki.

2. Mengambil inisiatif dalam dialog dengan mentor dan coach.

3. Melaporkan progress implementasi PP kepada coach minimal

satu minggu sekali.

4. Mengacu rumusan milestones dalam rancangan proyek sebagai

dasar pencapaian target perubahan.

5. Menggerakkan seluruh elemen stakeholders terkait (internal dan

eksternal).

6. Mengembangkan instrumen monitoring dan melakukan

perekaman terhadap setiap progress yang dihasilkan.

7. Menyusun laporan proyek perubahan ke dalam sebuah deskripsi

utuh mulai dari proses penyusunan rancangan proyek sampai

dengan hasil/capaian dari implementasi proyek perubahan

(deskripsi dan analisis terhadap critical path dan strategi

mengatasi kendala yang muncul)

Coach :

1. Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan PL selama


12/15

12

Laboratorium Kepemimpinan.

2. Mengembangkan instrumen monitoring dan perekaman terhadap

progress yang dilaporkan PL.

3. Menginformasikan progress yang dicapai PL kepada

penyelenggara diklat.

4. Melakukan monitoring secara reguler terhadap kegiatan PL

selama tahap Laboratorium Kepemimpinan melalui media

teknologi informasi (IT).

5. Memberikan feedback terhadap laporan progress implementasi

proyek perubahan yang disampaikan PL minimal seminggu

sekali.

6. Melakukan intervensi bila PL mengalami permasalahan selama

tahapan Laboratorium Kepemimpinan.

Tim Penyusun :

1. Menyusun pedoman layanan konsultasi arah pengembangan

kota yang berwawasan lingkungan yang diajukan oleh

masyarakat.

2. Kepala Bidang Tata Ruang dan Kasi Pengendalian Tata Ruang

sebagai narasumber.

Sekretariat Umum :

1. Membantu secara administrasi proyek perubahan.

2. Mempersiapkan jadwal koordinasi, rapat dan pendukungnya.

3. Membantu pelaksanaan, pengumpulan dan pengolahan serta

penyusunan laporan.

9.0 ANGGARAN

Jumlah Deskripsi

Belanja Bahan Pakai Habis Rp.

500.000,00

Belanja bahan pakai habis

digunakan untuk pembelian alat

tulis kantor dalam rangka


13/15

13

pembuatan surat keputusan

Kepala Dinas tentang

pembentukan tim penyusun dan

dalam rangka penyusunan

pedoman layanan konsultasi.

Belanja makan dan minum rapat

Rp. 600.000,00

Belanja makan dan minum rapat

digunakan untuk pembelian

snack pada saat rapat-rapat

dalam rangka pelaksanaan

proyek perubahan

10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER

No. Deskripsi

1. Kepala Dinas yang mempunyai kewenangan membuat Surat

Keputusan dan sebagai pengarah

2. Sekretaris mempunyai kewenangan dalam proses legalitas

Surat Keputusan dan penyusunan anggaran

3. Kepala Bidang Tata Ruang bertindak sebagai narasumber

4. Kepala Seksi Pengendalian Tata Ruang (sarjana planologi)

bertindak sebagai narasumber

5. Kepala Bidang Tata Kota, Kepala Bidang Tata Bangunan,

Kepala Seksi Pelayanan Tata Kota dan staf Seksi Pelayanan

Tata Kota mempunyai tugas untuk menyusun dokumen

pedoman layanan konsultasi.

6. Kepala Sub Bagian Penyusunan Program membantu dalam

perumusan kegiatan pembuatan website Dinas Tata Kota,

Tata Ruang dan Pemukiman.

7. Staf Tata Usaha Sekretariat membantu pelaksanaan kegiatan.

8. Kepala Badan Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan

Terpadu dan Camat se Kabupaten Bengkalis yang


14/15

14

berwewenang menerbitkan Surat Izin Mendirikan Bangunan

9. Kepala UPT Dinas Tata Kota, Tata Ruang dan Pemukimanyang berwenang melakukan pemeriksaan dokumen teknis di

kecamatan.

10. Masyarakat yang akan mendirikan bangunan.

11. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH

No. Deskripsi

1. Komitmen Tim Penyusun untuk menyelesaikan proyek

perubahan sesuai dengan jadwal.

2. Kepala Bidang Tata Ruang yang baru dilantik belum

menguasai rencana detail tata ruang.

12. RESIKO

No. Deskripsi

1. Penyusunan pedoman layanan konsultasi dapat terhambat

pelaksanaanya karena kurangnya pengetahuan dan

keterampilan pegawai. Oleh sebab itu bantuan teknis dari

narasumber sangat penting dalam penyusunan pedoman ini.

13. KRITERIA KEBERHASILAN

1. Terbitnya Surat Keputusan Kepala Dinas Tata Kota Tata Ruang

dan Pemukiman Kabupaten Bengkalis tentang Tim Penyusun

pedoman layanan konsultasi arah pengembangan kota yang

berwawasan lingkungan yang diajukan oleh masyarakat (1

dokumen).

2. Tersusunnya pedoman layanan konsultasi arah pengembangan

kota yang berwawasan lingkungan yang diajukan oleh

masyarakat (100%).


15/15

15

3. Tersedianya dokumen pedoman layanan konsultasi bagi

masyarakat yang akan mendirikan bangunan.

14. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN

1. Adanya dukungan dari sponsor (Kepala Bidang Tata Kota).

2. Adanya komitmen dan dukungan dari seluruh stakeholder untuk

melakukan perubahan.

3. Tersedianya sarana yang mendukung terlaksananya proyek

perubahan.

15. DISETUJUI

Bengkalis, 17 Oktober 2014

Project Sponsor :

Kepala Bidang Tata Kota

SUGENG SANTOSO, S.T, M.T

NIP. 19721028 200312 1 003

PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN2.docx

Documents

Transcript of PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN2.docx