Proposal Project Charter

Perancangan Sistem Penerimaan Pengunjung

di Kalbis Institute

Disusun Oleh:

Damas Angga Pramudya 2013100495

Dirga Abi Nugraha 2013100712

Mohammad Ilham Septiyono 2013100602

Pramudhiya Airlangga 2013100598

Pengontrolan Dokumen

Informasi Dokumen

INFORMASI

ID Dokumen P-0001

Pemilik DokumenDamas Angga Pramudya; Dirga Abi Nugraha; Mohammad Ilham

Septiyono; Pramudhiya Airlangga

Tanggal Diterbitkan 20/01/2017

Tanggal Terakhir Disimpan 20/01/2017

Nama FileProposal Project Charter Perancangan Sistem Penerimaan

Pengunjung di Kalbis Institute – 1

History Dokumen

VERSI TANGGAL TERBIT PERUBAHAN

[1.0] [20/01/2017] [Tidak ada perubahan]

Pengesahan Dokumen

JABATAN NAMA TANDA TANGAN TANGGAL

Project SponsorKalbis Institute

Project Review Group Mohammad Ilham

Septiyono

Project Manager© Damas Angga

Pramudya

Quality ManagerDirga Abi Nugraha

i

DAFTAR ISI

1. RINGKASAN EKSEKUTIF.................................................................................................................1

2. LATAR BELAKANG.......................................................................................................................1

2.1 SEJARAH...................................................................................................................................1

2.2 KEBUTUHAN..............................................................................................................................2

3. PROPOSAL.................................................................................................................................3

3.1 VISI DAN MISI............................................................................................................................3

3.2 PROJECT DELIVERABLES...............................................................................................................4

3.3 TIMEFRAME...............................................................................................................................5

3.4 SUMBER DAYA...........................................................................................................................5

3.5 BIAYA.......................................................................................................................................6

3.6 OWNERSHIP..............................................................................................................................7

3.7 LAPORAN..................................................................................................................................7

3.8 RISIKO & ISSUES.........................................................................................................................8

3.9 IMPLIKASI..................................................................................................................................9

3.10 KRITERIA SUKSES PROYEK...........................................................................................................10

3.11 PENGESAHAN...........................................................................................................................10

4. APPENDIX...............................................................................................................................11

4.1 DOKUMENTASI PENDUKUNG.......................................................................................................11

ii

1. Ringkasan Eksekutif

Kalbis Institute didirkan pada tahun 2011 yang beralamat di jalan pulomas selatan kav. 22

Jakarta Timur. Kalbis merupakan institusi yang masih berkembang dalam dunia pendidikan. Kalbis

masih meningkatkan layanan dalam hal keamanan untuk civitas akademik dan pengunjung. Hal ini

terkait dengan sistem penerimaan tamu/guest yang ingin berkunjung ke dalam gedung Kalbis

Institute. Seiring dengan perkembangannya, banyaknya mahasiswa dan pengunjung yang datang ke

Kalbis, maka dibutuhkan sistem penerimaan tamu/guest yang efisien tanpa mengurangi tingkat

keamanan yang diberikan kepada setiap tamu.

Seiring dengan perkembangannya, Kalbis Institute harus meningkatkan sistem keamanan

penerimaan tamu/guest yang dapat meningkatkan efisiensi dan memudahkan memantau

mahasiswa dan pengunjung yang datang. Maka perancangan sistem yang akan dibuat harus

memungkinkan data setiap tamu/guest dapat tersimpan secara sistematis sehingga setiap

pengunjung yang datang ke Kalbis Institute dapat diketahui identitasnya.

Proses perancangan sistem ini membutuhkan beberapa komponen dan sumber daya yang

diperlukan seperti swing gate, RFID Card, komputer, jaringan intranet, tim proyek, dan bagian

manajemen keuangan. Secara umum, proyek perancangan sistem ini membutuhkan biaya sekitar

Rp. 100.000.000 (serratus juta rupiah). Diharapkan dengan adanya sistem ini, Kalbis Institute dapat

meningkatkan manajemen pelayanan dalam keamanan penerimaan pengunjung/guest.

2. Latar Belakang

2.1 Sejarah

Kalbis Institute didirkan pada tahun 2011 yang beralamat di jalan pulomas selatan kav. 22

Jakarta Timur. Kalbis merupakan institusi yang masih berkembang dalam dunia pendidikan. Seiring

dengan perkembangannya, Kalbis harus meningkatkan sistem keamanan penerimaan tamu/guest

yang dapat meningkatkan efisiensi dan memudahkan memantau mahasiswa dan pengunjung yang

datang. Maka perancangan sistem yang akan dibuat harus memungkinkan data setiap tamu/guest

dapat tersimpan secara sistematis sehingga setiap pengunjung yang datang ke Kalbis Institute dapat

diketahui identitasnya.

Hingga saat ini, Kalbis Institute masih menggunakan sistem penerimaan tamu secara manual

yakni dengan memberikan kartu identitas (KTP atau SIM) kepada petugas keamanan/security dan

1

ditukarkan dengan kartu visitor. Hal itu mengakibatkan sering terjadinya tidak efisiensi penukaran

kartu identitas dengan kartu visitor karena pengunjung harus mengeluarkan kartu identitas tersebut.

Di sisi lain, jika pengunjung tidak membawa kartu identitas maka diharuskan untuk mengisi formulir

data diri di buku jurnal. Akibatnya sering terjadi antrian yang lama untuk mendapatkan kartu visitor.

Dan untuk pengunjung yang belum memiliki kartu identitas (balita atau dibawah 17 tahun)

dipersilahkan masuk secara otomatis. Jika tidak ditindaklanjuti maka akan mengancam keamanan di

dalam gedung Kalbis Institute karena tidak adanya pencatatan data pengunjung tersebut. Oleh

sebab itu, manajemen pelayanan keamanan Kalbis Institute harus meningkatkan sistem keamanan

pengunjung yang lebih efisien dan dapat dipantau secara keseluruhan.

2.2 Kebutuhan

Dalam suatu perancangan sistem, tentu akan mengalami masalah yang akan menghambat

proses perancangan. Pada proyek ini, masalah yang dihadapi adalah sistem penerimaan pengunjung

yang dilakukan masih secara manual. Sistem sebelumnya mengakibatkan kurangnya efisiensi dan

tingkat keamanan civitas akademika yang ada di dalam Kalbis Institute.

Fasilitas dan layanan teknologi informasi sangat diperlukan dalam proses penerimaan

pengunjung. Kebutuhan yang diperlukan dalam proyek perancangan sistem ini adalah berupa sistem

informasi penerimaan pengunjung yang dapat mengelola data pengunjung secara keseluruhan.

Selain itu, dibutuhkan swing gate,komputer dan RFID Card untuk dapat melakukan proses

perancangan sistem tersebut. Seiring dengan berjalannya sistem yang baru, proses penerimaan

pengunjung akan menjadi lebih efektif dan efisien dalam hal waktu penerimaan dan meningkatkan

keamanan untuk penerimaan pengunjung yang semakin lama semakin bertambah.

Sistem penerimaan pengunjung menjadi solusi dari masalah yang sampai saat ini ada pada

Kalbis Institute tersebut. Sistem yang dihasilkan dapat memudahkan resepsionis dalam mengelola

data pengunjung yang akan masuk ke dalam gedung Kalbis Institute. Selain itu, dengan adanya

sistem ini diharapkan dapat meningkatkan keamanan di dalam gedung Kalbis Institute dan

memudahkan pemantauan pengunjung secara keseluruhan.

Sistem ini mencangkup proses penerimaan pengunjung, melakukan penyimpanan data

pengunjung secara keseluruhan. Bagian resepsionis dapat mengolah data dari memasukkan data

hingga memperbarui data pengunjung. Sedangkan pihak kepala kemanan/security hanya dapat

melihat laporan mengenai siapa saja pengunjung yang datang ke Kalbis Institute.

2

Sistem ini dilakukan dengan metode/pendekatan prototyping. Tim proyek akan melakukan

perancangan sistem hingga menghasilkan sebuah aplikasi dari sistem penerimaan pengunjung di

Kalbis Institute. Setelah proyek ini selesai dilaksanakan, maka akan diadakan pelatihan untuk bagian

resepsionis dan keamanan sehingga dapat mengoperasikan sistem yang baru dengan baik dan

berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

3. Proposal

3.1 Visi dan Misi

Adapun visi Kalbis Institute, yakni:

Menjadi perguruan tinggi pilihan di bidang sains, teknologi dan bisnis, menghasilkan lulusan

berkualitas dan siap terap, serta berorientasi pada inovasi, kewirausahaan dan globalisasi.

Selain itu terdapat beberapa misi dari Kalbis Institute, antara lain:

1. Menyelenggarakan kegiatan pendidikan tinggi di bidang sains, teknologi dan bisnis yang

ditunjang oleh penerapan teknologi informasi dan sistem manajemen mutu.

2. Menyediakan sarana dan lingkungan yang kondusif bagi pelaksanaan kegiatan

pembelajaran yang efektif dan efisien sehingga dapat menghasilkan lulusan, trampil,

kreatif dan inovatif.

3. Mengembangkan karakter yang baik, jiwa kepemimpinan dan kewirausahaan, serta

kemampuan softskill peserta didik.

4. Menjaga keterkaitan/relevansi seluruh kegiatan pendidikan dengan kebutuhan

pembangunan sosial-ekonomi dan industri secara global.

5. Memberi kontribusi dalam meningkatkan kualitas hidup masyarakat melalui kegiatan

penelitian terapan dan pengabdian kepada masyarakat.

3

3.2 Project Deliverables

Berikut ini merupakan produk project deliverables dalam merancang sistem penerimaan

pengunjung di Kalbis Institute:

PROJECT DELIVERABLES

TITLE DESKRIPSI CATATAN

Kartu

Pengunjung

Kartu yang diberikan oleh resepsionis kepada

pengunjung baru untuk memudahkan

pemantauan pengunjung.

Diberikan kepada setiap

pengunjung (selain civitas

akademik Kalbis Institute)

Sistem

penerimaan

pengunjung

Sistem baru yang digunakan oleh pihak Kalbis

Institute untuk menerima dan memantau

pengunjung baru secara keseluruhan.

Sistem keamanan penerimaan

pengunjung yang akan diterapkan

pada Kalbis Institute.

Swing Gate Gerbang masuk untuk para pengunjung gedung

Kalbis Institute.

Terletak di Lobby Utama Kalbis

Institute

4

3.3 Timeframe

Berikut ini merupakan Project Plan dalam perancangan sistem penerimaan pengunjung di

Kalbis Institute berdasarkan perhitungan dengan menggunakan model COCOMO pada lampiran.

3.4 Sumber Daya

Berikut ini adalah sumber daya yang dibutuhkan untuk merancang sistem penerimaan

pengunjung di Kalbis Institute:

SUMBER DAYA PROYEK

TIPE JUMLAH CATATAN

Tim Proyek 3 Orang 1 orang manajer proyek

1. orang analis

1 orang desainer dan programmer

Komputer 3 Unit Jenis komputer yang dibutuhkan adalah HP 20-2315D

AIO PC

5

Gerbang Masuk

(Security Gate)

4 Unit Jenis gerbang yang dibutuhkan adalah Security

Automatic Swing Gate Turnstile With Entrance Security

Systems

RFID Card 100 Unit Menggunakan label RFID terdiri atas mikrochip silikon

dan antenna.

Tali ID Card 100 Unit Jenis tali id card yang digunakan adalah lanyard necklace

bahan polyester

3.5 Biaya

Berikut adalah daftar rencana pengeluaran biaya dari perancangan sistem penerimaan pengunjung di Kalbis Institute:

No Uraian Unit Satuan Harga/Unit Jumlah1

Manajer Proyek 1 Unit 20.000.000,00Rp 20.000.000,00Rp Anggota Proyek 2 Unit 7.000.000,00Rp 14.000.000,00Rp

34.000.000,00Rp 2

Security Automatic Swing Gate Turnstile With Entrance Security Systems

4 Unit 10.800.000,00Rp 43.200.000,00Rp

RFID Card 100 Unit 4.500,00Rp 450.000,00Rp Tali ID Card 100 Unit 3.000,00Rp 300.000,00Rp HP 20-2315D AIO PC 3 Unit 5.400.000,00Rp 16.200.000,00Rp Meja 3 Unit 700.000,00Rp 2.100.000,00Rp Bangku 3 Unit 200.000,00Rp 600.000,00Rp

62.850.000,00Rp 3

Biaya Kirim Swing Gate 1 Unit 2.500.000,00Rp 2.500.000,00Rp Biaya Kirim Meja dan Bangku 1 Unit 300.000,00Rp 300.000,00Rp

2.800.000,00Rp 4

Biaya Tak Terduga 1 Unit 350.000,00Rp 350.000,00Rp 350.000,00Rp

100.000.000,00Rp

Total

Total Biaya Pengiriman

Biaya Tak Terduga

Perlengkapan

Total Rencana PengeluaranTotal

RENCANA PENGELUARAN

Tim Proyek

Total

6

Anggaran untuk keseluruhan proyek adalah Rp 100.000.000. Untuk keuntungan dalam sistem

ini tidak dalam bentuk materi (uang/investasi) akan tetapi dengan penungkatan pelayanan

keamanan untuk pengunjung gedung Kalbis Institute.

3.6 Ownership

Berikut adalah daftar bagian-bagian yang bertanggung jawab atas berlangsungnya proyek

perancangan sistem penerimaan pengunjung di Kalbis Institute:

PROJECT OWNERSHIP

JABATAN NAMA RINCIAN KONTAK

Project Sponsor Kalbe Institute Jl. Pulomas Selatan kav.22,

Jakarta Timur 13210

Telp. (021) 4788-3900

Fax. (021) 4788-3651

info@kalbis.ac.id

Project Customer Art of Bete: Design Production [email: infokita@artofbete.com;

telepon: +62821875648]

Project Manager Damas Angga Pramudya [email: info@ damas .com ;

telepon: +6289694553552]

3.7 Laporan

Berikut ini adalah laporan perencanaan pelaksanaan proyek perancangan sistem penerimaan

pengunjung di Kalbis Institute:

WAKTU DESKRIPSI STAKEHOLDER PROYEK

2 Januari 2017 Penandatanganan MoU Sponsorship.

Penandatanganan kontrak kerja.

Kalbis Institute; Art of Bete:

Design Production; Damas Angga

Pramudya

1 Maret 2017 Briefing awal proyek. Art of Bete: Design Production;

7

Damas Angga Pramudya

3 Maret –

20 Juni 2017

Proses pengerjaan proyek Art of Bete: Design Production;

Damas Angga Pramudya

5 April 2017 Penyediaan sumber daya yang

dibutuhkan.

Art of Bete: Design Production

21 Juni 2017 Laporan akhir proyek Kalbis Institute; Art of Bete:

Design Production; Damas Angga

Pramudya

5 – 6 Juni 2017 Ujicoba sistem Art of Bete: Design Production;

Damas Angga Pramudya

7 - 15 Juni 2017 Evaluasi proyek Kalbis Institute; Art of Bete:

Design Production; Damas Angga

Pramudya

22 Juni 2017 Tutup proyek Kalbis Institute; Art of Bete:

Design Production; Damas Angga

Pramudya

3.8 Risiko & Issues

Berikut adalah risiko yang dapat dihasilkan dari perancangan sistem penerimaan pengunjung

di Kalbis Institute serta skala yang dapat dihasilkan dari masing-masing risiko.

RISIKO PROYEK

RISIKO DETAIL SKALA

Tim Proyek (Programmer) Kemampuan programmer

yang tidak dapat membuat

sistem sesuai permintaan

user.

Medium

Gerbang Masuk (Swing Gate) Alat tidak dapat beroperasi

dengan baik/mengalami

kerusakan pada sensor.

Medium

Sistem Bermasalah Pada saat diimplementasikan High

8

sistem tidak dapat digunakan

dengan baik dikarenakan

kesalahan program

RFID Card Kartu mengalami error, tidak

dapat mengirimkan sensor.

Medium

Berikut adalah Issues dari manajemen proyek perancangan sistem penerimaan pengunjung di

Kalbis Institute serta skala Impact yang dihasilkan dari masing-masing Issues tersebut.

PROJECT ISSUES

ISSUE DETAIL IMPACT

Kemampuan komputasi

resepsionis

Kesalahan resepsionis dalam

menginputkan data

pengunjung

High

Kebutuhan sumber daya fisik

yang tidak memadai

Tidak tersedianya komputer

dan RFID Card yang sesuai

dengan spesifikasi

High

Kurangnya info kepada

pengunjungan terhadap

sistem keamanan

penerimaan yang baru

Pengunjung sulit memahami

alur sistem yang baru

Medium

3.9 Implikasi

Tim proyek melakukan perancangan sistem dan pengembangan sistem secara berkala. Pihak

eksternal dapat membantu dalam proyek ini untuk dapat berkontribusi secara nyata dan

meningkatkan keamanan di dalam gedung Kalbis Institute. Salah satu keuntungan yang dihasilkan

dari penerapan sistem ini adalah tingkat kepercayaan pengunjung gedung Kalbis Institute meningkat

dan pelayanan terhadap pengunjung dapat berkembang menjadi lebih baik lagi.

9

3.10 Kriteria Sukses Proyek

Berikut merupakan kriteria sukses yang dihasilkan dari proyek tersebut, antara lain:

1. Sistem penerimaan pengunjung gedung Kalbis Institute dapat digunakan dan berjalan

dengan baik.

2. Menurunkan lama waktu antrian penerimaan pengunjung Kalbis Institute sebesar 70%

dalam satu periode (1 bulan).

3. mengurangi anggaran yang dikeluarkan untuk penyediaan dokumen pengunjung (buku

jurnal).

4. Tingkat penerimaan pengunjung baru lebih cepat sebesar 80%.

5. Mengurangi redundansi data pengunjung pasien hingga 100%.

3.11 Pengesahan

Project Sponsor

Kalbis Institute

Name: Ir. Sablin Yusuf, Msc., McompSc.

Position: Rektor Kalbis Institute

Date: 20 /01 /2017

Customer

Art of Bete: Design Production

Name: Mohammad Ilham Septiyono

Position: CEO

Date:20 /01 / 2017

10

4. Appendix

4.1 Dokumentasi Pendukung

Perhitungan WBS menggunakan model COCOMO:

Hitung UAF

Low Average High TotalILF 0 X 7 = 0 1 X 10 = 10 0 X 15 = 0 = 10EIF 2 X 5 = 10 0 X 7 = 0 0 X 10 = 0 = 10EI 0 X 3 = 0 2 X 4 = 8 0 X 6 = 0 = 8EO 0 X 4 = 0 0 X 5 = 0 1 X 7 = 7 = 7EQ 0 X 3 = 0 1 X 4 = 4 0 X 6 = 0 = 4

Total UAF = 39

Hitung TDI (Total Degrees Influence)

General System Characteristic DOI1 Data Communcations 32 Distributed Data Processing 33 Performance 34 Heavily Used Configuration 25 Transaction rate 26 Online Data Entry 27 End User Efficiency 28 Online Update 29 Complex Processing 1

10 Reusability 111 Installation Ease 112 Operational Ease 213 Multiple Sites 214 Facilitate Change 1

Total Degrees Influence (TDI) 27

Hitung VAF (Value Adjustment Factor)

VAF= (TDI*0,01)+0,65= (27*0,01)+0,65= 0,92

11

Hitung FP (Function Point)

FP= UAF * VAF= 39 * 0,92= 35,88

Hitung KDSI

Javaa LOC= FP * LOC= 35,88 * 53= 1901,64

Hitung Effort - Organic

Person Month

= 2,4 * (KDSI)^1,05= 2,4 * (1,90)^1,05= 4,71

Hitung Duration – Organic

Duration= 2,5 * (Effort)^0,38= 2,5 * (4,71)^0,38= 4,51 month

Hitung Heuristic

Planning = 1/3 * Duration = 1/3 * 4,51 = 1,50 monthCoding = 1/6 * Duration = 1/6 * 4,51 = 0,75 monthComponent Test = 1/4 * Duration = 1/4 * 4,51 = 1,13 monthSystem Test = 1/4 * Duration = 1/4 * 4,51 = 1,13 month

Total = 4,51 month

Hitung People Required

PR= Effort/Duration= 4,71 / 4,51= 1,05 people

12