UNIVERSITAS INDONESIA

PROGRAM VOKASI

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI PERKANTORAN DAN SEKRETARI

OUTLINE TUGAS AKHIR

PROSEDUR PENGADAAN BARANG ( MATERIAL GARMEN) DI PT HOJEON

LIMITED INDONESIA

Disusun oleh :

JOE RESTYANNE

1206286494

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Ahli Madya Administrasi

Perkantoran dan Sekretari

DEPOK

TAHUN 2015

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Prosedur harus mendapat perhatian yang serius dalam manajemen administrasi perkantoran.

Setiap uraian pekerjaan harus didukung oleh prosedur kerja yang baik. Sistem informasi

manajemen dibakukan dalam prosedur. Sistem informasi manajemen yang baik akan efektif

dan efisien jika didukung prosedur yang baik. Kegiatan administrasi perkantoran harus

mempunyai pola kerja yang baik sehingga menunjang tercapinya tujuan organisasi yang

didukung dengan pencatatan tertulis mengenai langkah-langkah yang harus dilakukan dalam

mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Kegiatan pengadaan pada PT. Hojeon Ltd. Indonesia melibatkan lebih dari satu pihak karena

material yang dibutuhkan dalam kegiatan pengadaan juga diperlukan autorisasi oleh pihak

atasan kantor terkait persetujuan dan pendanaan kebutuhan akan material. Karena bekerja

sama dengan banyak perusahaan lainnya dalam pemenuhan permintaan, akan sangat

diperlukan prosedur yang efisien dan pas agar rangkaian alur kegiatan beserta penanggung

jawab dapat ditinjau untuk mengurangi risiko kerugian yang terjadi bagi perusahaan.

Dalam pelaksanaan pengadaan dilapangan banyak perusahaan yang kehilangan peluang

untuk mengikat pembeli karena kesalahan prosedur dalam pembuatan Purchase Order (PO)

yang berdampak pada gagalnya PO tersebut. Ada beberapa sebab mengapa PO ditolak / gagal

antara lain :

1. Harga tidak sepakat.

2. Kapasitas tidak tercukupi.

3. Sistem pembayaran tidak sepakat.

4. Waktu penyelesaian pesanan sempit.

5. Kesulitan desain yang diminta tidak dapat terpenuhi.

6. Syarat penyerahan barang tidak ada kata sepakat.

Sebagai cara untuk memenuhi permintaan konsumen dan menghindari kegagalan dalam

kerjasama, maka diperlukan pemahaman terhadap prosedur pengadaan barang sehingga

apabila terjadi kesalahan dapat ditinjau pada skema prosedur tersebut.

Berdasarkan latar belakang di atas penulis mengangkat judul “Prosedur Pengadaan Barang

(Material Garmen) di PT Hojeon Limited Indonesia”

1.2 Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui prosedur dalam proses pengadaan barang serta

dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Ahli Madya Administrasi

Perkantoran dan Sekretari pada Program Vokasi Universitas Indonesia.

1.3 Manfaat Penelitian

Memberikan sumbangan pengetahuan mengenai prosedur pengadaan barang bagi

perkembangan disiplin ilmu administrasi dan sekretaris, serta menjadi referensi untuk

penelitian selanjutnya terkait dengan pengadaan barang.

1.4 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis merumuskan permasalahan penelitian

sebagai berikut : “Bagaimana prosedur pengadaan barang ( material garmen ) untuk under

armour oleh PT. Hojeon Ltd. Indonesia”

1.5 Batasan Masalah

Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis hanya membatasi pada masalah prosedur pengadaan

khususnya pada pengadaan material garmen untuk Under Armour yang dilakukan oleh PT.

Hojeon Ltd. Indonesia.

1.6 Metode Penelitian

Suatu penelitain pada dasarnya adalah mencari dan mendapatkan data yang selanjutnya

dilakukan penyusunan dalam bentuk laporan hasil penelitian. Supaya hasilnya dapat

dipertanggung jawabkan secara ilmiah, maka perlu adanya metode penelitian.

Metode penelitian merupakan cara atau langkah sebagai pedoman untuk memperoleh

pengetahuan dan memahami obyek yang menjadi sasaran dari masalah tersebut adalah terdiri

dari :

1.6.1 Teknik Pengumpulan Data

1.6.1.1 Observasi

Nasution (Sugiyono, 2010) menyatakan bahwa “observasi adalah dasar semua ilmu

pengetahuan”. Para peneliti hanya dapat bekerja berdasarkan data, yaitu fakta mengenai

dunia kenyataan yang diperoleh melalui observasi.

Berdasarkan definisi di atas, maka penulis dapat simpulkan bahwa observasi adalah

pengamatan yang dilakukan oleh orang dengan sengaja dan sistematis untuk memperoleh

data yang selanjutnya akan diproses untuk kebutuhan penelitian penulis.

Menurut Danial (2009) jika dilihat dari pekerjaannya maka observasi dapat dikategorikan

menjadi : observasi langsung, observasi partisipatif, dan observasi tidak langsung.

1.6.1.2 Wawancara

Moleong (2010) mengungkapkan bahwa:

“Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu percakapan itu dilakukan

dengan dua belah pihak yaitu pewawancara (interviewer) yang mengajukan

pertanyaan dan terwawancara (interviewee) yang memberikan jawaban atas

pertanyaan itu.”

Wawancara merupakan sebuah dialog yang dilakukan oleh pewawancara dengan

memberikan pertanyaan yang berkaitan dengan masalah yang akan diteliti untuk memperoleh

informasi dari responden yang di wawancara. Wawancara merupakan satu teknik

pengumpulan data dengan cara lisan terhadap informan, dengan menggunakan pedoman

wawancara yang telah disediakan.

Esterberg (Sugiyono, 2009) memaparkan bahwa

“a meeting of two persons to exchange information and idea through question and

responses, resulting in communication and joint construction of meaning about a

particular topic”.

Wawancara adalah merupakan pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan ide melalui

tanya jawab, sehingga dapat dikonstruksikan makna dalam suatu topik tertentu.

Danial (2009) mendefinisikan bahwa “wawancara adalah teknik mengumpul data dengan

cara mengadakan dialog, tanya jawab antara peneliti dan responden secara sungguh-

sungguh”. Seperti yang diungkapkan Kelinger (Danial, 2009) “the interview is perhaps the

most ubiquitous method of obtaining information from people”. Artinya interview mungkin

metode yang ada dimana-mana digunakan untuk memperoleh informasi dari masyarakat.

Lincoln and Guba (Sugiyono, 2009) mengemukakan ada tujuh langkah dalam penggunaan

wawancara untuk mengumpulkan data dalam penelitian kualitatif, yaitu:

1. Menetapkan kepada siapa wawancara itu akan dilakukan

2. Menyiapkan pokok-pokok masalah yang akan menjadi bahan pembicaraan

3. Mengawali atau membuka alur wawancara

4. Melangsungkan alur wawancara

5. Mengkonfirmasikan ikhtisar hasil wawancara dan mengakhirinya

6. Menuliskan hasil wawancara ke dalam catatan lapangan

7. Mengidentifikasi tindak lanjut hasil wawancara yang telah diperoleh.

1.6.2 Teknik Analisis Data

1.6.3 Subjek dan Lokasi Penelitian

Data yang diperoleh secara langsung dari sumbernya. Data ini diperoleh dengan cara

wawancara langsung pada PT. Hojeon Ltd. Indonesia khususnya pada bagian merchandiser,

kepala pengadaan, dan staf atau karyawan PT. Hojeon Ltd. Indonesia.

1.7 Kerangka Teori

1.7.1 Pengertian Prosedur

1.7.2 Pengadaan Barang

1.7.3 Prosedur Pengadaan

1.8 Sistematika Penulisan

Penyusunan dalam tugas akhir ini terbagi menjadi beberapa bab sebagai berikut :

Bab 1 – Pendahuluan

Bab ini berisi uraian mengenai latar belakang, tujuan tugas akhir, manfaat tugas akhir,

rumusan masalah, batasan masalah, metodologi pengerjaan tugas akhir, dan sistematika

penulisan. Bab ini juga menjelaskan mengenai konsep-konsep yang berkaitan dengan

pembuatan tugas akhir. Pemahaman terhadap konsep-konsep tersebut akan sangat membantu

dalam pengumpulan data dan informasi, analisis data serta pembuatan desain sistem yang

nantinya akan dibahas dalam tugas akhir ini.

Bab 2 – Gambaran Umum Perusahaan

Bab ini mendeskripsikan profil perusahaan yang meliputi sejarah perusahaan, visi dan misi

perusahaan, struktur organisasi perusahaan, produk perusahaan, organisasi dan manajemen

perusahaan serta uraian tugas bagian merchandiser dalam perusahaan tempat penelitian

dilaksanakan.

Bab 3 – Pembahasan

Bab ini menjabarkan data atau informasi setelah diolah, dianalisis, ditafsirkan, dikaitkan

dengan kerangka teoritik yang dituangkan dalam BAB II sehingga jelas bagaimana data hasil

penelitian dapat menjawab permasalahan dan tujuan pembahasan dalam kerangka teoritik

yang telah dikemukakan terdahulu.

Bab 4 – Penutup

Bab ini berisi tentang kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan tugas akhir ini beserta

saran-saran untuk perbaikan ataupun pengembangan selanjutnya.

BAB 2 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Perusahaan

2.2 Visi dan Misi Perusahaan

2.3 Struktur Organisasi Perusahaan

2.4 Produk Perusahaan

2.5 Organisasi dan Manajemen Perusahaan

2.6 Uraian Tugas Bagian Merchandiser

BAB 3 HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1 Pengadaan Material oleh Merchandiser untuk Under Armour periode…

3.2 Prosedur Dalam Pengadaan Barang

3.3 Masalah Masalah Dalam Proses Pengadaan Barang

BAB 4 PENUTUP

4.1 Kesimpulan

4.2 Saran

DAFTAR PUSTAKA

Danial, Endang dan Nanan Wasriah (2009) Metode Penulisan Karya Ilmiah. Bandung:

UniversitasLaboratorium Pendidikan Kewarganegaraan.

Moleong, Lexy J. (2010). Metodologi Penelitian Kualitatif (Edisi Revisi). Bandung: PT.

UniversitasRemaja Rosdakarya.

Nasution, S. (1996) Metode Penelitian Naturalistik Kualitatif. Bandung: Tarsito.

Sugiyono. (2009). Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta.