PROPOSAL PROYEKAPLIKASI SISTEM INFORMASI KOMUNIKASI ORGANISASI ON CAMPUSUIVERSITAS ISLAM SULTAN AGUNG BERBASIS WEB

Jenis Kegiatan:Pengembangan Cyber Organisasi Kampus

Disusun Oleh :

UNIVERSITAS ISLAM SULTAN AGUNG4 Juni 2014

Semarang, 4 Juni 2014

Hal : Proposal

Kepada Yth,Kepala Biro Sistem Informasi Universitas Islam Sultan Agung Di tempat

Dengan hormat,Alhamdulillah hirobbilalamin senantiasa dihaturkan kepada Allah SWT, karena berkat hidayah serta inayahnya kami bisa melakukan berbagai inovasi teknologi dalam pengembangan sebuah system. Ucapan terimakasih kepada pihak Universitas yang telah memberikan kesempatan untuk pengajuan proposal dalam proses pengembangan sebuah system infomasi . Tujuan melakukan pengembangan system informasi ini berpartisipasi mengembangkan system informasi sebagai sarana komuikasi dan interaksi oraganisasi antar fakultas yang notabennya masing-masing organisasi perfakultas kurang bekerjasama untuk membangun kegiatan-kegiatan mahasiswa dalam lingkupan seluruh universitas, jadi selama ini semua kegiatan mahasiswa yang sudah dikembangakan masih bersifat individualis perfakultas dalam satu universitas. Jadi dalam adanya system informasi ini diharapkan adanya komunikasi yang baik antar organisasi perfakultas dalam lingkupan satu universitas.Berdasarkan perkembnagan system yang sudah ada pada saai ini, akan dikembangakn sebuah aplikasi system informasi organisasi on campus untuk Universitas Islam Sultan Agung. Untuk membuat sebuah apliakasi system informasi tersebut dibuat seperti dalam bentuk webbase dengan menggunakan bahasa java dan php karena user interfacenya bisa diakses lewat handphone dan PC.Demikian proyek pengembangan system informasi yang kami tawarkan, jika bapak atau ibu berminat dengan proposal penawaran kami, kami tunggu kabar baik bapak atau ibu melalui email atau telephone yang sudah tersedia 10 hari kedepan setelah penerimaan proposal. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terimakasih.

Hormat KamiTim pengembang

Daftar IsiLatar BelakangSekolah tak bisa dipisahkan dari kegiatan-kegiatan siswanya, begitupun sekolah tinggi yang tidak dapat dipisahkan dengan segudang aktifitas mahasiswa-mahasiswanya. Dalam konteks Universitas itu terdiri beberapa fakultas dimana di dalamnya terdapat banyak jenis lembaga pengembangan minat dan bakat untuk menampung kreatifitas mahasiswa. Dalam kasus ini, banyak lembaga yang mengadakan berbagai acara untuk menunjang kegiatan external mahasiswa, tetapi sering kali kurang peminat di dalam kampus sendiri, dan kurangnya komunikasi antar lembaga yang menyebabkan promote acara juga kurang maksimal di dalam kampus itu sendiri. Contoh lain, perihal surat menyurat yang terlalu berbelit-belit dalam penyampaiannya juga menjadi salah satu kendala dalam kelancaran acara.Universitas islam Sultan Agung merupakan salah satu perguruan tinggi swasta di Kota Semarang. Perguruan Tinggi yang membangun dunia cyber untuk menunjang kegiatan mahasiswa dibidang akademik ini tidak sertakan pula pengembangan dunia system informasi teknologi untuk menunjang kreatifitas eksternal mahasiswa di dalam kampus.Dengan menganalisa gejala-gejala permasalahan tersebut, sapat disimpulkan mengenai suatu peluang pengembangan sebuah aplikasi komunikasi organisasi on campus yang diterapkan pada perguruan tinggi ini. Aplikasi tersebut berbentuk web base yang berisi kegiatan-kegiatan acara seluruh lembaga mahasiswa yang terdapat di kampus. Tidak hanya tampilan kegiatan saja, di aplikasi ini juga akan disediakan jendela untuk discus antar mahasiswa, ktitik saran untuk menunjang lancarnya kegiatan serta jendela untuk kegiatan surat menyurat baik antar lembaga dan terhadap birorektorat. Aplikasi ini dibangun dengan 2 bahasa yaitu bahasa PHP dan Java sehingga akan memunculkan 2 tampilan yaitu tampilan di handphone serta PC. Tampilan user interface yang friendly membuat semua mahasiswa dapat mengakses lebih mudah dengan didukungnya jaringan internet yang memadai sehingga dapat diakses dimanapun dalam lingkupan kampus Unissula.Pengembangan system ini dimaksutkan untuk meningkatkan kelancaran kegiatan-kegiatan lembaga di dalam kampus, mempermudah komunikasi baik antar lembaga dan biro rektorat serta sebagai sarana discus juga untuk mengembangkan ide kreatifitas mahasiswa serta mendukung Unissula menjadi perguruan tinggi yang tidak hanya perguruan tinggi berbasis cyber learning juga menjadi perguruan tinggi berbasis teknologi infomasi kedepannya.

Rumusan MasalahAplikasi ini dibuat untuk menunjangnya komunikasi antar lembaga dalam suatu kampus, sehingga semua kegiatan yang diadakan dalam satu lembaga dapat dikerjakan bersama atau dapat ditunjang dalam satu kampus, sehingga kegiatan yang dihasilkan semakin berhasil dalam pelaksanaannya, yang sebelumnya suatu promote kegiatan kurang walaupun itu dalam cakupan satu kampus, serta surat menyurat antar lembaga dan ke biro rektorat masih terlalu manual dalam penyampaiannya sekarang dengan adanya aplikasi yang kita kembangkan dapat membantu untuk melancarkan suatu kegiatan serta dapat dikembangakan kembali aspirasi para mahasiswa. Aplikasi ini berbentuk web base dengan 2 interface yaitu pada tampilan handphone dan tampilan PC yang penggunanya diperuntukan oleh semua anggota yang terlibat dalam suatu organisasi di semua fakultas dalam cangkupan kampus. System ini dibangun menggunakan beberapa software ;1. Coding pemrograman menggunakan bahasa PHP dan Java2. Database menggunakan MySql3. Tampilan system informasi menggunakan Macromedia Dreamweaver 8 Batasan MasalahBatasan masalah dari perumusan masalah diatas adalah sebagai berikut :1. Membahas tentang proses :a. Surat menyurat yang langsung terkoneksi ke e-mail resmi masing-masing lembaga yang ada di kampus, baik perlembaga maupun biro rektorat.b. Media promote acara yang akan dilaksanakanc. Media discus perlembaga d. Summary kegiatan yang sudah berlangsung2. Sistem informasi berbasis web base yang penggunanya hanya diperuntukan semua mahasiswa kampus yang aktif dalam organisasi.Pada proposal ini kami tim pengembang ingin memberikan batasan masalah. Dalam membangun system informasi komunikasi organisasi on campus yitu hanya pembuatan aplikasi web. Aplikasi ini ditujukan untuk berlangsungnya komunikasi yang baik dalam perorganisasian baik lembaga perfakultas maupun lembaga pusat dan tidak menutup kemungkinan lembaga biro rektorat secara online dan mudah diakses oleh mahasiswa.Ruang Lingkup Proyek SistemProyek system informasi komunikasi organisasi on campus yang akan dikembangkan memiliki beberapa ruang lingkup yang harus dikerjakan yaitu sebagai berikut :1. Menganalisis setiap jobdes-jobdes dan kegiatan tahunan per lembaga2. Mendesain system utama aplikasi system informasi komunikasi organisasi on campus3. Pembuatan aplikasi system informasi organisasi on campus4. Pemeliharaan system pada aplikasi yang akan dibuat5. Dokumentasi system pada aplikasi yang telah dibuatMenerapkan serta melakukan percobaan system informasi ini sampai dengan penerapan system informasi dapat berjalan dengan baik dan segera diimplementasikan pada cyber kampus.

Modul Pengembangan1. Modul kegiatan 2. Modul discus3. Modul surat-menyurat4. Modul saran kritik5. Modul pengorganisasian6. Modul promote kegiatanManfaat Pengembangan SistemManfaat dari pengembangan system ini adalah sebagai berikut :1. Meningkatkan kerjasama antar lembaga perfakultas dan lembaga pusat biro rektorat2. Memudahkan mahasiswa menyampaikan inspirasi dan aspirasi dalam forum sehingga lebih leluasa dalam penyampaian3. Lebih mudah mendapatkan pengembangan kegiatan dalam forum discus4. Lembaga lain dapat belajar organisasi juga kepada lembaga lain 5. Mempermudah melakukan promote kegiatan dalam lingkupan kampus

Tujuan Perancangan ProyekTujuan dirancangnya proyek system informasi komunikasi organisasi on campus antara lain :1. Terbentuknya kerjasama untuk melaksanakan kegiatan kampus2. Proses organisasi dapat dilakukan dengan melalui media handphoen atau PC sehingga mudah diakses oleh mahasiswa dan pemeliharaannya lebih mudah

Solusi Yang Diusulkan1. Mudah digunakan dehgan berbagai fasilitas menu yang terintegrasi mulai dari kegiatan mahasiswa, forum discus, dll2. Praktis dan cepat3. Fungsional dan efektif4. Jaminan pemeliharaan yang mudah, murah dan praktis

Hal Yang DiharapkanMenghasilkan beberapa laporan atau hasil print out yang dibutuhkan, antara lain :1. Surat menyurat yang dikirim 2. Keanggotaan organisasi setiap lembaga3. Random kegiatan yang akan diselenggarakan4. Promosi dalam bentuk softfile5. Ticket acara (jika ada HTM acara)6. Laporan kedanaan7. Laporan pertanggungjawaban

Waktu Pelaksanaan ProyekKegiatan&waktu pelaksanaanBulan 1Bulan 2Bulan 3Bulan 4Bulan 5Bulan 6Bulan 7

Analis kebutuhan

Design program

Pemrograman

Pengujian

Instalasi

Pelatihan

Pemeliharaan

Dokumentasi

Biaya PengerjaanNoPerincianBiaya (Rupiah)

1Kesekretariatan5.000.000

2Hardware30.000.000

3Software Aplikasi40.000.000

4Koneksi Jaringan10.000.000

5Beban Listrik12.000.000

6Sewa Tempat15.000.000

7Gaji Programmer20.000.000

8Gaji Analis70.000.000

9Gaji Desain18.000.000

10Gaji Humas15.000.000

11Biaya lain-lain40.000.000

12Anggaran Pubdepdok10.000.000

Total250.000.000

Tenaga PelaksanaUntuk mengembangkan system informasi komunikasi organisasi on campus Universitas Islam Sultan Agung berbasis web site maka dibutuhkan tim pengembang yang kompeten di bidangnya masing-masing, antara lain sebagai berikut :1. Project Manager: a. Sofia Murtianib. Ayundha Mc. Artariawati

2. System Analis:M.Latif.M

3. Graphich:Wahyu Risgiyanto4. Programmer:a. Wa Ode Kanartianingsihb. Nungki Novantic. Septi5. Humas:a. Nur Rizki Ab. Tyas Dyah I

6. Pubdekdok: Catur Andi

MetodologiMetedologi merupakan elemen yang paling mendasar dari suatu proses bisnis. Berikut ini adalah suatu metodologi untuk merealisasikan proyek. Aplikasi system informasi komunikasi organisasi on campus berbasis web site tahapannya adalah sebagai berikut :1. Analis KebutuhanMempelajari proses-proses dan identifikasi data-data yang dibutuhkan dalam perancangan suatu aplikasi informasi percetakan berbasis web site. Sehingga dapat memenuhi kebutuhan dan kemudahan dalam hal ini utnuk meningkatkan pelayanan efesiensi dan keputusan.2. Desain FungsiMelakukasn desain system secara detail, mulai dari Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD), desain fitur, desain table, relasi table dan sebagainya sehingga membentuk system lengkap sesuai dengan fungsi-fungsi bisnis yang dikehendaki.3. PemrogramanMelakukan coding untuk merealisasikan desain fungsi yang telah dibuat. Lama pengerjaan, kerumitan dan jumlah baris coding menentukan besar kecilnya harga aplikasi yang dibuat.4. Pengujian Melakukan beberapa testing dengan uji perilaku (behavior testing), focus terhadap input dan output serta testing terhadap fungsional system.5. InstalasiMengganti system lama dengan menempatkan system baru yang telah dibuat, jika hasil dari suatu proses pengujian sudah sesuai dengan fungsinya.6. PelatihanSebelum aplikasi program dijalankan/dikunjungi oleh user, pihak developer proyek perangkat lunak bertanggung jawab melatih calon user yang hendak mengoperasikan program aplikasi yang telah dibuat. Pihak pengembang juga berkewajiban memberikan informasi yang benar dan terbuka sehingga tidak menyulitkan para pengguna apliasi selajutnya.7. PemeliharaanProyek perangkat lunak tidak bisa sekali begitu saja setelah diserahterimakan, tetapi masih berlanjut hingga tenggang waktu yang cukup untuk memastikan bahwa produk perangkat lunak yang telah diserahkan tersebut bisa beroperasi dengan baik dan tidak ada kendali yang berarti.8. DomuntasiDalam sebuah proyek bisa terdiri dari beberapa dokumen. Dokumen dibuat untuk melihat kemajuan proyek yang sedang dikembangkan, sebagai referensi untuk bug bila terjadi kendala, sehingga pedoman operasional dan sebagainya.

Kelayakan HukumSecara hokum, seluruh peranglat lunak software maupun hardware termasuk prosedur-prosedur yang akan digunakan tidak menyalahi ketentuan yang berlaku di Negara Indonesia serta ketetntuan perusahaan.