Project Time Management.docx

40
MAKALAH MANAJEMEN PROYEK (Project Time Management) Disusun Oleh: Adhitya Pratama (111080245) Milsa Fitria Dewi (111100161) Ratih Kusuma Wardhani (111110022) Akalily Mardhiyya (111110060) Ifan Fadlina Anhar (111110098) Fahry Adnantya (111111341) Aldiano F D E M (111118025)

description

tugas kelas manpro

Transcript of Project Time Management.docx

Page 1: Project Time Management.docx

MAKALAH MANAJEMEN PROYEK

(Project Time Management)

Disusun Oleh:

Adhitya Pratama (111080245)

Milsa Fitria Dewi (111100161)

Ratih Kusuma Wardhani (111110022)

Akalily Mardhiyya (111110060)

Ifan Fadlina Anhar (111110098)

Fahry Adnantya (111111341)

Aldiano F D E M (111118025)

Page 2: Project Time Management.docx

Project Time Management

Definisi Project Time Management

Tahapan mendefinisikan proses-proses yang perlu dilakukan selama proyek berlangsung

berkaitan dengan penjaminan agar proyek dapat berjalan tepat waktu dengan tetap

memperhatikan keterbatasan biaya serta penjagaan kualitas produk atau servis atau hasil unik

dari proyek

Secara keseluruhan tahapan-tahapan dalam project time management bisa dilihat dari diagram

berikut ini

Page 3: Project Time Management.docx

1. DEFINE ACTIVITIES

Mengidentifikasi aktifitas khusus atau secara spesifik yang harus dilakukan oleh

anggota tim proyek.

1.1 INPUTS

a. Scope Baseline

Penyampaian proyek, kendala, dan asumsi dasar didokumentasikan dalam lingkup

proyek yang dipertimbangkan secara eksplisit saat mendefinisikan aktivitas.

b. Enterprise Enviromental Factors

Faktor eksternal atau internal yang mempengaruhi keberhasilan suatu proyek

c. Organizational Process Assets

Page 4: Project Time Management.docx

Berisi perencanaan yang berhubungan dengan kebijakan prosedur dan pedoman

d. Work Breakdown Structure ( WBS )

Input utama untuk menjadwalkan definisi aktifitas

e. WBS Dictionary

Berisi jadwal definisi aktifitas

f. Project Management Plan

Rencana management proyek berisi perencanaan jadwal kegiatan dan rencana

proyek lingkup management

1.2 TOOLS AND TECHNIQUES

a. Decomposition

Mendefinisikan output akhirnya sebagai aktifitas bukan penyampaian

b. Templates

Daftar kegiatan standar dari proyek yang sebelumnya

c. Rolling Wave Planning

Perencanaan suatu pekerjaan yang harus diselesaikan dalam waktu dekat

d. Expert Judgment

Anggota tim proyek atau ahli yang berpengalaman dan terampil

e. Planning Component

Komponen perencanaan untuk menguraikan cabang dan WBS ke paket pekerjaan

Ada 2 Planning Component :

Control Akun : Titik control management, di tempatkan dengan dipilih

dari WBS diatas tingkat paket

Paket Perencanaan : Komponen WBS dibawah control akun tapi diatas

paket pekerjaan. Komponen ini digunakan untuk mengetahui isi

perencanaan pekerjaan yang tidak ada dijadwal

1.3 OUTPUTS

a. Activity List

Aktivitas yang akan dimasukan ke dalam jadwal proyek yang mencakup nama

aktifitas, no / identitas aktifitas, deskripsi singkat

Page 5: Project Time Management.docx

Dibuat berdasarkan WBS dan WBS Dictionary

Sebaiknya dibuat berdasarkan standar atau template activity list yang telah

biasa digunakan oleh organisasi yang bersangkutan

b. Activity Atributes

Menyediakan informasi yang lebih banyak tentang setiap aktifitas, seperti:

Identitas aktivitas, kode aktivitas, deskripsi aktivitas, aktivitas

pendahulunya, aktivitas yang mengikutinya, relasi logis antar aktivitas,

hal yang mempercepat dan yang mungkin memperlambat aktivitas,

sumber daya yang dibutuhkan, tantangan dan hambatan serta asumsi

Orang yang bertanggungjawab mengeksekusi suatu pekerjaan

Area geografis atau tempat pekerjaan harus dilakukan

Tipe aktivitas, misalnya apakah suatu aktivitas harus dikerjaan dengan

pembagian dan bertahap atau merupakan satu kesatuan pekerjaan yang

dapat berdiri sendiri

c. Milestone List

Daftar peristiwa yang menjadi penanda selesainya suatu pekerjaan,

misalnya tanggal, produk yang dihasilkan, laporan, dan lain-lain

Berguna dalam membuat tujuan jadwal dan memantau perkembangan

proyek

Misalnya penyelesaian penandatanganan dokumen oleh customer dan

penyelesaian produk – produk spesifik

d. Request Change

Proses definisi aktifitas dapat menghasilkan perubahan yang diminta yang

dapat mempengaruhi laporan proyek lingkup dan WBS, diproses untuk review

melalui proses control perubahan yang terintegrasi.

Page 6: Project Time Management.docx

2. SEQUENCE ACTIVITIES

Sequences activities Merupakan sebuah proses dalam proyek yang bertujuan

untuk mendefinisikan dan mendokumentasikan hubungan antar aktivitas dalam suatu

proyek.

Sequnce activities mencakup :

Peninjauan kembali aktivitas-aktivitas yang harus dikerjakan dan menentukan

ketergantungannya satu dengan yang lain

Page 7: Project Time Management.docx

Ketergantungan atau hubungan antar aktivitas terkait dengan pengurutan aktivitas

atau tugas-tugas proyek

Harus ditentukan ketergantungan antar aktivitas untuk kepentingan critical path

analysis

Terdapat 3 bagian dalam sequence activities, yaitu input, tools & techniques, dan

output.

2.1 INPUT

a. Activity List

Merupakan tabulasi aktivitas yang akan dimasukkan ke jadwal proyek, mencakup:

Nama aktivitas

Nomor atau identitas aktivitas

Deskripsi singkat tentang aktivitas

Kriteria Dalam pembuatan Activity List:

Dibuat berdasarkan WBS dan WBS Dictionary

Project Deliverables,hambatan dan asumsi yang tertera dalam scope statement

juga menjadi bahan pertimbangan ketika membangun Activity List

Sebaiknya dibuat berdasarkan standar/template activity list yang telah biasa

digunakan oleh organisasi yang bersangkutan

b. Activity Attribute

Menyediakan informasi yang lebih banyak tentang setiap aktivitas, misalnya

tentang aktivitas sebelumnya, aktivitas sesudahnya, relasi logis, kebutuhan

sumberdaya, hambatan-hambatan, tanggal final, dan asumsi-asumsi terkait

aktivitas yang ada dalam proyek. Biasanya dalam sebuah Activity attribute

terkandung :

Identitas aktivitas, kode aktivitas, deskripsi aktivitas, aktivitas pendahulunya,

aktivitas yang mengikutinya, relasi logis antar aktivitas, hal yang

mempercepat dan yang mungkin memperlambat aktivitas, sumber daya yang

dibutuhkan, tantangan dan hambatan serta asumsi

Orang yang bertanggungjawab mengeksekusi suatu pekerjaan

Page 8: Project Time Management.docx

Area geografis atau tempat pekerjaan harus dilakukan

Tipe aktivitas, misalnya apakah suatu aktivitas harus dikerjaan dengan

pembagian dan bertahap atau merupakan satu kesatuan pekerjaan yang dapat

berdiri sendiri

c. Milestones List

Merupakan daftar peristiwa yang menjadi penanda selesainya suatu pekerjaan,

misalnya tanggal, produk yang dihasilkan, laporan, dsb. Milestone List Berguna

dalam monitoring kemajuan proyek.

d. Project Scope Statement

Merupakan acuan semua pekerjaan yang termasuk harus dikerjakan dalam rangka

menghasilkan produk proyek, beserta proses-proses yang dilakukan untuk

membuat produk yang dimaksud. Project Scope Management atau Batasan

Proyek mendefinisikan apa yang akan dikerjakan atau apa yang tidak akan

dikerjakan dalam sebuah proyek.

e. Organizational Process asset

Dapat mempengaruhi proses urutan kegiatan tetapi tidak terbatas pada file proyek

dari basis pengetahuan perusahaan digunakan untuk

2.2 TOOLS AND TECHNIQUES

a. Presedence Diagramming Method

Page 9: Project Time Management.docx

PDM adalah metode yang digunakan di CPM untuk membangun sebuah jadwal

proyek diagram jaringan yang menggunakan kotak atau persegi panjang, disebut

sebagai node,untuk mewakili kegiatan, dan menghubungkan mereka dengan

panahyang menunjukkan hubungan logis yang ada di antara mereka.

b. Dependency Determination

Mandatory dependencies : Sejalan dengan sifat pekerjaan yang akan

dilakukan dalam proyek, sering disebut juga hard logic

Discretionary dependencie: : Ditentukan oleh tim proyek, sering disebut soft

logic dan harus digunakan dengan hati-hati karena kemungkinan akan

membatasi pilihan penjadwalan yg sesudahnya

External dependencies : mencakup hubungan antara aktivitas proyek dan

aktivitas non proyek

c. Schedule Network Template

Membuat standarisasi Template jaringan diagram jadwal dapat digunakan untuk

mempercepat penyusunanaktivitas jaringan proyek.

2.3 OUTPUT

a. Project Schedule Network Diagram

Merupakan gambaran skematis yang mempresentasikan Jadwal kegiatan Proyek

beserta ketergentungan yang ada dari setiap aktivitas dalam sebuah proyek.

Page 10: Project Time Management.docx

b. Project Document Update

Dalam Dokumen sebuah Proyek harus selalu diperbaruhi, misalnya saja:

Daftar Aktivitas

Atribut Aktivitas

Risk Register

3. ESTIMATE ACTIVITY RESOURCES

Proses estimasi jumlah sumber daya yang akan digunakan dalam suatu aktivitas

dalam proyek.

Page 11: Project Time Management.docx

3.1 INPUTS

a. Activity List

Activity list adalah mengidentifikasikan schedule kegiatan untuk sumberdaya

yang dilakukan estimasi

b. Activity Attributes

dikembangkan sepanjang proses activity definition , memberikan data sebagai

masukan utama untuk mengestimasi sumberdaya yang dibutuhkan pada setiap

shedule kegiatan yang ada di daftar kegiatan.

c. Resource Calendar

Kalendar/penanggalan sumberdaya gabungan untuk dokumenproyek secara harian

dan hari tidak bekerja ditetapkantanggalnya, baik material atau personel

yang aktif maupun yang idle.

Project resource calendar biasanya mengidentifikasikansumberdaya khusus yang

digunakan pada hari libur danperiode ketersediaanya.Juga mengidentifikasi

jumlah/kuantitas dari masing-masing ketersediannya sumberdaya selama

periode ketersediaan.

d. Enterprise Environtmental Factors

Suatu proses yang berguna untuk mengetahui ketersediaan infrastructure

sumberdaya.

e. Organizational Process Assets

memberikan kebijakan kepada organisasi terkait dengan Staffing, dan sewa atau

beli apa yang dibutuhkan termasuk alat. Jika tersedia, informasi proyek lama yang

hampir mirip yang terkait dengan jenis kebutuhan sumberdaya yang dubutuhkan

direview.

f. Project Management Plan

Schedule Management plan adalah bagian komponen dari Project Management Plan

dipakai dalam activity resources estimating.

Page 12: Project Time Management.docx

3.2 TOOLS & TECHNIQUES

a. Expert Judgement

Sering diperlukan untuk menilai sumberdaya yang terkait sebagai masukan pada

proses ini. Individu atau kelompok orang dengan spesialisasi pengetahuan dalam

perencanaan sumberdaya dan estimating dapat disiapkan sebagai tenaga ahli

b. Alternatives Analysis

Banyak schedule activities mempunyai beberapa alternatif metode dalam

memenuhi persyaratan proyek. Termasuk dalam menggunakan berbagai tingkat

kemampuan/keandalan sumberdaya, berbagai ukuran atau jenis mesin peralatan,

berbagai peralatan (manual atau automatis), dan keputusan untuk membeli atau

membuat terkait dengan sumberdaya

c. Published Estimating Data

Beberapa perusahaan secara rutin mengeluarkan kepada publik suatu informasi

terbaru dari harga satuan produksi dan satuan biaya sumberdaya untuk tenaga

kerja, material dan peralatan di berbagai letak geograpis suatu negara.

d. Bottom-up estimating

Ketika suatu schedule activity tidak bisa diestimate dengan tingkat

yang masuk akal, pekerjaan pada schedule activity dibagi lebih rinci. Sumberdaya

yang diperlukan pada tingkat paling bawah diestimate dan estimasi tersebut

kemudian dikumpulkan kedalam total quantity disetiap schedule

activity resources (dari bawah keatas).

Diantara schedule activity mungkin tidak atau belum

memiliki ketergantungan yang bisa berdampak pada penerapan dan penggunaan

sumberdaya.Jika ada ketergantungan, pola penggunaan sumberdaya tercermin

dalampersyaratan estimasi schedule activity dan didokumentasikan.

e. Project Management Software

Memiliki kemampuan untuk membantu dalam perencanaan, pengorganisasian,

dan mengelola penyatuan sumberdaya, pengembangan estimasisumberdaya.

Tergantung kerumitan dari perangkat lunaknya, resource breakdown structures ,

ketersediaan sumberdaya dan satuan sumberdaya yang bisa digambarkanseperti

juga berbagai resource calendars.

Page 13: Project Time Management.docx

3.3 OUTPUTS

a. Activity Resource Requirements

Mengidentifikasi jenis dan jumlah sumber daya yang diperlukan untuk setiap

kegiatan di paket pekerjaan.

b. Activity Atributes (updates)

Jenis dan kuantitas dari sumberdaya yang diperlukanuntuk setiap schedule

activity itu dikumpulkan kedalam activity attribute.

c. Resource Breakdown Stucture

Resource Breakdown Stucture adalah hirarki struktur dari sumber daya yang

diidentifikasi berdasarkan kategori sumber daya dan tipe sumber daya.

d. Project Document Updates

Proyek dokumen yang dapat diperbaharui, tetapi tidak terbatas pada:

Activity List

Activity Attributes

Resoures Calendars

e. Requested Changes

Proses Activity resources Estimating bisa menghasilkan permintaan perubahan

untuk menambah atau mengurangi schedule activity yang telah direncanakan sesuai

daftar aktifitas.Permintaan perubahan diproses untuk mereview dan

mendisposisikan melalui proses Integrated Change Control

Page 14: Project Time Management.docx

4. ESTIMATE ACTIVITY DURATION

Setelah membahas tentang estimasi aktifitas resources , telah didapat prakiraan

jumlah sumber daya yang dibutuhkan selama pengerjaan proyek yang disajikan dalam

bentuk hirarki sesuai dengan tipenya. Bagian kali ini akan dibahas kapan resource

tersebut akan digunakan sesuai dengan aktifitas aktifitas dalam proyek.

Page 15: Project Time Management.docx

Demi menyelesaikan waktu pengerjaan proyek yang sesuai, perlu adanya

penghitungan durasi untuk menyelesaikan aktifitas aktifitas yang terlampir dalam WBS.

Durasi aktifitas diselesaikan menurut ketersediaan sumber daya manusia , kalender

resource , kebutuhan sumber daya source lainnya. Dalam hal ini, activity resource

requirement , resource calendars, activity attributes sebagai input yang akan

mempengaruhi durasi tiap tiap aktifitas proyek.

Dalam hal estimasi durasi ini, yang penting adalah mempertimbangkan upaya

kerja dan jumlah ketersedian sumber daya. Tentunya urutan pengerjaan aktifitas juga

disesuaikan dengan kalender projek.

4.1 INPUTS

a. Activity list

b. Activity attributes

c. Activity resource requirements

Bagian ini mempengaruhi pada durasi aktifitias karena sumber ketersediaan

kualitas sumber daya yang ada. Contohnya jika pekerja yang mempunyai jam

terbang sedikit akan memperlambat pengerjaan aktifitas.

d. Resource calendar

Bagian ini terdiri dari kalender waktu yang membagi dalam tipe, ketersediaan dan

kemampuan sumber daya manusia. Contohnya dalam pengerjaan sebuah aktifitas

yang sama dikerjaan oleh staff senior dan staff junior, yang mana staff junior

lebih membutuhkan waktu yang lama dalam pengerjaan.

e. Project scope statement

f. Enterprise environmental factors

g. Organizational process assets

4.2 TOOLS & TECHNIQUES

a. Expert judgment

Keputusan oleh seorang ahli dengan mengandalkan pengalaman proyek serupa

sebelumnya.

Page 16: Project Time Management.docx

b. Analogous estimating

Cara estimasi ini dengan memanfaatkan parameter parameter dari proyek lain

yang serupa, seperti : ukuran, biaya, durasi, beban. Sehingga tidak perlu

mengkaji ulang jika dirasa aktifitas yang akan dilakukan ternyata sudah pernah

dilakukan dan ada datanya. Hanya menyesuaikan beberapa parameter saja.

Cara ini dianggap minim biaya dan waktu, namun cukup riskan jika estimasi tidak

cukup akurat karena hanya mengandalkan data historical dari proyek sebelumnya

yang serupa. Apalagi resiko berpotensi tinggi jika cara ini diterapkan dalam

semua estimasi aktifitas proyek.

c. Parametric estimating

Cara estimasi ini lebih ditekankan pada perhitungan parameter parameter seperti

cara di atas. Hanya saja perhitungan hasil parameter ini lah yang akan menjadi

hasil estimasi nanti. Contohnya saja, ada aktifitas pembuatan tembok dari batu

bata. Tiap pekerja mampu menyelesaikan 2 m2 per jam, jika luas tembok adalah

100 m2 maka dibutuhkan 50 jam untuk menyelesaikannya.

Dengan adanya penghitungan, cara ini dianggap lebih akurat apalagi jika

diterapkan ke semua aktifitas dalam proyek.

d. Three-point estimates

Ada 3 jenis yang cara estimasi untuk hal ini :

Most likely (tm)

Durasi aktifitas yang didasarkan pada jumlah ketersedian sumber daya,

produktifitas, dan dengan mempertimbangkan factor factor resiko yang akan

terjadi.

Optimistic (to)

Estimasi yang didasarkan pada kerja optimum sebuah aktifitas (tidak adanya

hambatan).

Pesimistic (tp)

Estimasi yang didasarkan pada resiko resiko yang akan terjadi pada aktifitas

berpotensi menunda durasi pengerjaan proses sebagaimana mestinya.

Page 17: Project Time Management.docx

Te : Waktu rata rata dari ketiga estimasi

te= tm+4 tm+tp6

e. Reserve analysis

Cara ini lebih ditekankan pada penanggulangan preventif jika pada suatu aktifitas

terjadi hambatan yang memperlambat pengerjaan proyek, maka dihitung waktu

tambahan untuk menyelesaikannya.

4.3 OUTPUTS

a. Activity duration estimates

Setelah menghitung durasi aktifitas aktifitas, didapat waktu tetap dan waktu

toleransi nya.

Contoh : 3 minggu ± 2 hari mengindikasikan bahwa paling tidak dibutuhkan 14

hari untuk dan tidak lebih dari 17 hari waktu pengerjaan.

b. Project document updates

5. DEVELOP SCHEDULE

Develop Schedule adalah proses menganalisis urutan kegiatan, jangka

waktu kegiatan, kebutuhan sumber daya, dan masalah penjadwalan untuk membuat

jadwal proyek. Dengan memasukkan kegiatan, jangka waktu, dan sumber daya ke dalam

alat penjadwalan maka kita akan memperoleh jadwal dengan tanggal yang sudah

direncanakan untuk menyelesaikan kegiatan proyek. Pengembangkan jadwal proyek

dapat diterima dengan proses yang berulang-ulang. Hal itu untuk menentukan awal dan

akhir tanggal yang direncanakan untuk kegiatan proyek. Pengembangan jadwal

memerlukan review dan revisi perkiraan durasi dan perkiraan sumber daya untuk

membuat jadwal proyek yang disetujui yang dapat berfungsi sebagai dasar untuk melihat

kemajuan suatu proyek.

Page 18: Project Time Management.docx

5.1 INPUT

a. Activity List

Daftar aktivitas menyeluruh termasuk semua jadwal aktivitas yang dibutuhkan

dalam suatu proyek.

Page 19: Project Time Management.docx

b. Activity Attributes

Deskripsi kegiatan dengan mengidentifikasi beberapa komponen yang

berhubungan dengan setiap aktivitas.

c. Project Schedule Network Diagram

Tampilan skematik dari aktifitas proyek dan hubungan logic yang bergantung

kepada aktifitasnya.

d. Activity Resource Requirement

Suatu identifikasi dan uraian jenis dan kuantitas dari sumberdaya yang dibutuhkan

pada setiap jadwal aktivitas.

e. Project Resource Calendar 

Mengidentifikasikan sumber daya khusus yang akan digunakan dan periode

ketersediaanya.

f. Activity Duration Estimates

Waktu pembebanan yang digunakan untuk menyelesaikan suatu aktifitas, seperti

periode waktu pengerjaan dalam suatu aktifitas.

g. Project Scope Statement

Memberikan pemahaman umum dari ruang lingkup proyek kepada pemangku

kepentingan proyek. Terdiri dari asumsi dan constraint yang bisa berdampak pada

pengembangan project schedule.

Asumsi : Faktor yang terkait dengan jadwal, didokumentasikan, dipakai untuk

tujuan pengembangan jadwal, dan disesuaikan menjadi lebih benar, nyata atau

pasti.

Constraint : Faktor yang akan membatasi pilihan dari project management

team  pada waktu melakukan schedule network analysis.

h. Enterprise Environmental Factors

Enterprise environmental factors pada develop schedule ini tidak terbatas, alat

penjadwalan hanya dapat digunakan dalam pengembangan jadwal proyek ini.

i. Organisasional Proses Asset

Organisasional proses asset dalam develop schedule ini sangat bergantung pada

pengembangan jadwalnya, namun untuk metodology penjadwalan dan kalendar

penjadwalan disini tidak terbatas.

Page 20: Project Time Management.docx

5.2 TOOLS & TECHNIQUES

a. Schedule network analysis

Suatu teknik yang menghasilkan project schedule. Dengan membuat model

jadwal dan berbagai teknik analysis, seperti CPM, CCM, What if-analysis,

Resource leveling untuk menghitung early dan late start dan finish dates.

Program Evaluation and Review Technique (PERT)

Adalah teknik analisis network diagram yang dapat digunakan untuk

mengestimasi durasi proyek dimana terdapat ketidakpastian yang tinggi

mengenai estimasi durasi aktivitas individual. PERT juga menggunakan

estimasi probabilitas waktu yang digunakan berdasarkan estimasi durasi

aktivitas optimistic, most likely, and pessimistic.

b. Critical pat method

Mengkalkulasikan langkah-langkah aktivitas proyek secara logis (deterministis)

dalam suatu jaringan kerja. Melalui jalur kritis dapat diketahui melalui jalur yang

mana proyek dapat dilaksanakan secara optimal. Cara pembuatan CPM, yaitu :

AOA(Activity On Arrow)

AON(Activity On Node)

Contoh :

Page 21: Project Time Management.docx

c. Critical chain method

Teknik analisis jaringan jadwal proyek yang memodifikasi jadwal proyek dengan

menghitung dan mempertimbangkan terbatasnya sumber daya yang ada.

d. Resource leveling

Analisis matematika yang sering menghasilkan jadwal awal yang memerlukan

lebih banyak sumber daya selama berjangka waktu tertentu dari yang tersedia,

atau membutuhkan perubahan tingkat sumber daya yang tidak terkelola.

e. What-if scenario analysis

Analisis dari sebuah pertanyaan “apa yang akan dilakukan jika situasi

digambarkan oleh skenario ‘x’ terjadi?“ Suatu network analysis dilakukan

menggunakan model jadwal untuk menghitung scenario yang berbeda. Seperti

keterlembatan pengiriman komponen, perpanjangan waktu pelaksanaan, atau

memperkenalkan faktor luar, seperti serangan atau perubahan dalam proses

perijinan.

f. Adjusting leads and lags

Ketergantungan antara keakuratan perkiraan dengan suatu proyek apakah lebih

cepat atau lebih lambat , ada delay atau tidak.

g. Schedule compression

Mempercepat waktu project dengan tanpa mengubah atau mengganti bagian dari

proyek tersebut, untuk menemukan jadwal yang memaksa dalam menyelesaikan

proyek, jatuh tempo.

Crashing : Biaya dan jadwal proyek dianalisis untuk menentukan cara untuk

memperoleh jumlah kompresi terbesar sehingga biaya tambahan menjadi

minimal.

Fast Tracking : Melakukan aktifitas secara bersamaan dan berurutan , namun

hal ini sering menghasilkan pengerjaan ulang dan resiko cenderung sering

terjadi.

h. Scheduling tool

Alat bantu dalam penjadwalan yaang terdapat di dalam menginput aktifitas ialah

diagram jaringan, durasi aktifitas dan sumber daya.

Page 22: Project Time Management.docx

5.3 OUTPUTS

a. Project Schedule

Jadwal yang ditetapkan sebagai acuan dalam proses penyelesaian proyek.

Milestones

Adalah peristiwa penanda yang mempunyai durasi nol. Kriteria SMART

dalam membuat milestones, yaitu :

Specific

Measurable

Assignable

Realistic

Time-framed

Gantt charts

Menampilkan jadwal proyek dengan format standar, yaitu dengan

menampilkan daftar aktivitas beserta tanggal awal dan akhirnya dalam format

kalender. Simbol-simbolnya :

A black diamond: milestones or significant events on a project with zero

duration

Page 23: Project Time Management.docx

Thick black bars: summary tasks

Lighter horizontal bars: tasks

Arrows: dependencies between task

b. Schedule baseline

Page 24: Project Time Management.docx

Versi spesifik jadwal proyek yang dikembangkan dari analisis jaringan, versi

spesifik dari jadwal analysis jaringan, schedule baseline ini akan diterima dan

dilaksanakan oleh jadwal team manajemen proyek dengan standard waktu dimulai

dan waktu selesai proyek.

c. Schedule Data

Data jadwal proyek yang didalamnya minimal terdapat jadwal utama, jadwal

aktivitas, aktivitas atribut, dan dokumentasi dari selruh asumsi dan batas yang

telah diidentifikasi

d. Project Document Update

Activity Resource Requirements

Resource leveling dapat memberikan efek dalam perkiraan dalam perencanaan

dari tipe dan kuantitas sumber daya yang diminta.

Activity Attributes

Meliputi persyaratan sumberdaya yang direvisi dan yang terkait dengan

persetujuan perubahan yang ditimbulkan oleh proses Develop Schedule.

Project Calendars

Kalender untuk masing-masing proyek dapat menggunakan unit kalender

yang berbeda sebagai dasar untuk penjadwalan proyek.

Risk Register

Daftar resiko mungkin perlu diperbarui untuk mencerminkan peluang atau

ancaman yang dirasakan melalui asumsi penjadwalan.

6. SCHEDULE CONTROL

Schedule control adalah proses dimana memonitor status dari project untuk

mengetahui update dari progres proyek tersebut serta mengatur perubahan jadwal proyek

dari garis dasarnya.

Page 25: Project Time Management.docx

Schedule control dapat diperhatikan meliputi :

Menentukan status terakhir dari proyek tersebut

Mempengaruhi faktor-faktor yang dapat merubah schedule proyek

Menentukan bahwa project schedule telah berubah

Mengatur perubahan yang sudah terjadi

Page 26: Project Time Management.docx

Banyak hal yang harus dilakukan dalam control schedule seperti : menerapkan

proses proyek, mengawasi dan melaporkan kinerja proyek, memastikan kesesuaian antara

proses dengan standar yang dijabarkan dalam rencana kualitas, menyesuaikan rencana

proyek untuk mengawasi dan mengontrol perkembangan proyek, melaporkan dan

mengeksalasi resiko dan isu-isu proyek, mengelola sumber daya teralokasi berdasarkan

cakupan yang dinyatakan dari proyek, mendokumentasikan implentasi hasil monitoring

dan control implementasi proyek.

Adanya perubahan-perubahan didalam proyek dikarenakan kurangnya

kemampuan dalam mendefinisikan aktivitas-aktivitas proyek termasuk urutan

pelaksanaannya, kurang akurasinya dalam menentukan durasi/waktu aktivitas, dan

lemahnya kinerja SDM pelaksana proyek sehingga menyebabkan adanya keterlambatan

dalam pengerjaannya

Schedule control dapat dibagi menjadi 3 bagian, yakni : Input, Tools and

Techniques, dan Output.

6.1 INPUTS

a. Project Management Plan

Berisikan tentang schedule management plan dan schedule baseline. Schedule

management plan mendeskripsikan bagaimana schedule tersebut dapat dirubah

dan diatur, sedangkan schedule baseline digunakan untuk membandingkan

dengan kondisi sebenarnya jika terdapat perubahan, tindak korektif atau

pereventif jika perlu.

b. Project Schedule

Merupakan langkah langkah atau kegiatan apa saja yang harus dilakukan. Ini juga

termasuk bagaimana team akan memonitor project schedule dan mengatur

perubahan setelah baseline schedule disetujui.

c. Work performance

Informasi tentang kinerja proyek, apakah proyek tersebut sudah dimulai, kinerja

dari pekerja, dan proyek yang sudah selesai.

Page 27: Project Time Management.docx

d. Organizational Process Assets

Mempengaruhi proses control schedule Seperti formal dna informal schedule

control yang berhubungan dengan kebijakan, prosedur, dan pedoman, schedule

control tools, memonitor dan melaporkan metoda yang digunakan.

6.2 TOOLS & TECHNIQUES

a. Performance Review

Mengukur, membandingkan, dan menganalisis schedule performance, seperti

tanggal dimana proyek dimulai dan berakhir, persentase penyelesaian proyek, dan

durasi waktu dari kinerja proyek. Hal terpenting dari schedule performance ialah

jika terdapat variasi schedule yang membutuhkan tindakan korektif.

Misalnya, delay yang terdapat di beberapa aktifitas bukan di critical path yang

dapat membuat pengaruh terhadap keseluruhan jadwal proyek, sedangkan jika

terdapat delay di critical maka harus di kerjakan dengan segera. Mengukur,

membandingkan, dan menganalisis schedule performance, seperti tanggal dimana

proyek dimulai dan berakhir, persentase penyelesaian proyek, dan durasi waktu

dari kinerja proyek. Hal terpenting dari schedule performance ialah jika terdapat

variasi schedule yang membutuhkan tindakan korektif. Misalnya, delay yang

terdapat di beberapa aktifitas bukan di critical path yang dapat membuat pengaruh

terhadap keseluruhan jadwal proyek, sedangkan jika terdapat delay di critical

maka harus di kerjakan dengan segera.

b. Variance Analysis

Pengukuran schedule performance (SV, SPI) yang di gunakan untuk menilai

besarnya variasi dengan dasar jadwa semula. Total float variansi juga merupakan

komponen perencanaan yang penting mengevaluasi project time management.

Salah satu aspek penting dari project schedule control menentukan penyebab dan

derajat variansi relatif dari schedule baseline dan memutuskan apakah tindak

korektif atau preventif yang harus dilakukan.

c. Project Management Software

Digunakan untuk menyediakan penjadwalan yang dapat digunakan untuk melacak

antara jadwal perencanaan dengan jadwal sebenarnya, dan dapat meramalkan efek

Page 28: Project Time Management.docx

perubahan dari project schedule.

d. Resource Leveling

Mengoptimasi distribusi kerja diantara sumber daya. Sehingga sumber daya yang

ada digunakan secara optimal.

e. What-if scenario analysis

Digunakan untuk mereview berbagai skenario untuk membawa skenario ke dalam

urutan rencana.

f. Adjusting leads and lags

Menyesuaikan pekerjaan yang sudah selesai dan pekerjaan yang belum selesai

terhadap urutan rencana.

g. Schedule Compression

Merupakan cara mempersingkat project schedule tanpa merubah project scope.

Ada dua teknik yaitu :

Crashing

Teknik mengkompresi schedule dengan melihat biaya dan pertukaran jadwal

yang dianalisis untuk menentukan bagaimana memperoleh jumlah terbesar

dari kompresi untuk dana tambahan yang paling sedikit.

Fast tracking

Teknik mengkompresi schedule dengan melihat fase atau aktivitas normal

yang dapat dikerjakan secara berurutan maupun secara paralel. Contoh :

membangun fondasi bangunan sebelum meneyelesaikan gambar arsitektur.

Fast tracking hanya dapat bekerja jika aktivitas dapat dikerjakan bersamaan

untuk mempersingkat durasi.

h. Scheduling Tools

Alat untuk memperbaharui dan menyusun kedalam schedule untuk mendapatkan

aktual progres dari proyek tersebut dan dapat mengetahui kapan proyek akan

selesai.

6.3 OUTPUTS

a. Work Performance Measurement

Page 29: Project Time Management.docx

memperhitungkan nilai SV dan SPI untuk komponen WBS, khususnya work

package dan control account yang di dokumentasikan dan di informasikan kepada

stakeholders.

b. Organizational Process Update

Merupakan update data dari yang sebelumnya. Meliputi :

Penyebab perbedaan

Aksi korektif yang dipilih dan alasanya

Jenis pelajaran yang diajarkan di project schedule control

c. Change Request

Analisis perbedaan schedule, sepanjang terdapat review dari progress report, hasil

dari pengukuran performansi, dan modifikasi terhadap project schedule dapat

menghasilkan perubahan permintaan schedule baseline dan/atau komponen dari

project management plan yang lain.

d. Project Management Plan Updates

Schedule baseline

Berhubungan dengan perubahan project scope, resource activity, or activity

duration estimates.

Schedule management plan

Dapat diperbaharui untuk mencerminkan perubahan dengan cara jadwal yang

dikelola.

Cost baseline

Dapat diperbaharui disebabkan dengan compression atau crashing techniques.

e. Project Document Update Meliputi :

Schedule data

Diagram jaringan proyek baru dapat dikembangkan agar dapat terlihat durasi

perkiraan yang dapat diterima dan modifikasi rencana kerja.

Project schedule

Schedule project yang diperbaharui akan dihasilkan dari schedule data untuk

mencerminkan perubahan schedule dan manage the project.