Project Time Management.docx
-
Upload
aldiano-fdem -
Category
Documents
-
view
543 -
download
62
description
Transcript of Project Time Management.docx
MAKALAH MANAJEMEN PROYEK
(Project Time Management)
Disusun Oleh:
Adhitya Pratama (111080245)
Milsa Fitria Dewi (111100161)
Ratih Kusuma Wardhani (111110022)
Akalily Mardhiyya (111110060)
Ifan Fadlina Anhar (111110098)
Fahry Adnantya (111111341)
Aldiano F D E M (111118025)
Project Time Management
Definisi Project Time Management
Tahapan mendefinisikan proses-proses yang perlu dilakukan selama proyek berlangsung
berkaitan dengan penjaminan agar proyek dapat berjalan tepat waktu dengan tetap
memperhatikan keterbatasan biaya serta penjagaan kualitas produk atau servis atau hasil unik
dari proyek
Secara keseluruhan tahapan-tahapan dalam project time management bisa dilihat dari diagram
berikut ini
1. DEFINE ACTIVITIES
Mengidentifikasi aktifitas khusus atau secara spesifik yang harus dilakukan oleh
anggota tim proyek.
1.1 INPUTS
a. Scope Baseline
Penyampaian proyek, kendala, dan asumsi dasar didokumentasikan dalam lingkup
proyek yang dipertimbangkan secara eksplisit saat mendefinisikan aktivitas.
b. Enterprise Enviromental Factors
Faktor eksternal atau internal yang mempengaruhi keberhasilan suatu proyek
c. Organizational Process Assets
Berisi perencanaan yang berhubungan dengan kebijakan prosedur dan pedoman
d. Work Breakdown Structure ( WBS )
Input utama untuk menjadwalkan definisi aktifitas
e. WBS Dictionary
Berisi jadwal definisi aktifitas
f. Project Management Plan
Rencana management proyek berisi perencanaan jadwal kegiatan dan rencana
proyek lingkup management
1.2 TOOLS AND TECHNIQUES
a. Decomposition
Mendefinisikan output akhirnya sebagai aktifitas bukan penyampaian
b. Templates
Daftar kegiatan standar dari proyek yang sebelumnya
c. Rolling Wave Planning
Perencanaan suatu pekerjaan yang harus diselesaikan dalam waktu dekat
d. Expert Judgment
Anggota tim proyek atau ahli yang berpengalaman dan terampil
e. Planning Component
Komponen perencanaan untuk menguraikan cabang dan WBS ke paket pekerjaan
Ada 2 Planning Component :
Control Akun : Titik control management, di tempatkan dengan dipilih
dari WBS diatas tingkat paket
Paket Perencanaan : Komponen WBS dibawah control akun tapi diatas
paket pekerjaan. Komponen ini digunakan untuk mengetahui isi
perencanaan pekerjaan yang tidak ada dijadwal
1.3 OUTPUTS
a. Activity List
Aktivitas yang akan dimasukan ke dalam jadwal proyek yang mencakup nama
aktifitas, no / identitas aktifitas, deskripsi singkat
Dibuat berdasarkan WBS dan WBS Dictionary
Sebaiknya dibuat berdasarkan standar atau template activity list yang telah
biasa digunakan oleh organisasi yang bersangkutan
b. Activity Atributes
Menyediakan informasi yang lebih banyak tentang setiap aktifitas, seperti:
Identitas aktivitas, kode aktivitas, deskripsi aktivitas, aktivitas
pendahulunya, aktivitas yang mengikutinya, relasi logis antar aktivitas,
hal yang mempercepat dan yang mungkin memperlambat aktivitas,
sumber daya yang dibutuhkan, tantangan dan hambatan serta asumsi
Orang yang bertanggungjawab mengeksekusi suatu pekerjaan
Area geografis atau tempat pekerjaan harus dilakukan
Tipe aktivitas, misalnya apakah suatu aktivitas harus dikerjaan dengan
pembagian dan bertahap atau merupakan satu kesatuan pekerjaan yang
dapat berdiri sendiri
c. Milestone List
Daftar peristiwa yang menjadi penanda selesainya suatu pekerjaan,
misalnya tanggal, produk yang dihasilkan, laporan, dan lain-lain
Berguna dalam membuat tujuan jadwal dan memantau perkembangan
proyek
Misalnya penyelesaian penandatanganan dokumen oleh customer dan
penyelesaian produk – produk spesifik
d. Request Change
Proses definisi aktifitas dapat menghasilkan perubahan yang diminta yang
dapat mempengaruhi laporan proyek lingkup dan WBS, diproses untuk review
melalui proses control perubahan yang terintegrasi.
2. SEQUENCE ACTIVITIES
Sequences activities Merupakan sebuah proses dalam proyek yang bertujuan
untuk mendefinisikan dan mendokumentasikan hubungan antar aktivitas dalam suatu
proyek.
Sequnce activities mencakup :
Peninjauan kembali aktivitas-aktivitas yang harus dikerjakan dan menentukan
ketergantungannya satu dengan yang lain
Ketergantungan atau hubungan antar aktivitas terkait dengan pengurutan aktivitas
atau tugas-tugas proyek
Harus ditentukan ketergantungan antar aktivitas untuk kepentingan critical path
analysis
Terdapat 3 bagian dalam sequence activities, yaitu input, tools & techniques, dan
output.
2.1 INPUT
a. Activity List
Merupakan tabulasi aktivitas yang akan dimasukkan ke jadwal proyek, mencakup:
Nama aktivitas
Nomor atau identitas aktivitas
Deskripsi singkat tentang aktivitas
Kriteria Dalam pembuatan Activity List:
Dibuat berdasarkan WBS dan WBS Dictionary
Project Deliverables,hambatan dan asumsi yang tertera dalam scope statement
juga menjadi bahan pertimbangan ketika membangun Activity List
Sebaiknya dibuat berdasarkan standar/template activity list yang telah biasa
digunakan oleh organisasi yang bersangkutan
b. Activity Attribute
Menyediakan informasi yang lebih banyak tentang setiap aktivitas, misalnya
tentang aktivitas sebelumnya, aktivitas sesudahnya, relasi logis, kebutuhan
sumberdaya, hambatan-hambatan, tanggal final, dan asumsi-asumsi terkait
aktivitas yang ada dalam proyek. Biasanya dalam sebuah Activity attribute
terkandung :
Identitas aktivitas, kode aktivitas, deskripsi aktivitas, aktivitas pendahulunya,
aktivitas yang mengikutinya, relasi logis antar aktivitas, hal yang
mempercepat dan yang mungkin memperlambat aktivitas, sumber daya yang
dibutuhkan, tantangan dan hambatan serta asumsi
Orang yang bertanggungjawab mengeksekusi suatu pekerjaan
Area geografis atau tempat pekerjaan harus dilakukan
Tipe aktivitas, misalnya apakah suatu aktivitas harus dikerjaan dengan
pembagian dan bertahap atau merupakan satu kesatuan pekerjaan yang dapat
berdiri sendiri
c. Milestones List
Merupakan daftar peristiwa yang menjadi penanda selesainya suatu pekerjaan,
misalnya tanggal, produk yang dihasilkan, laporan, dsb. Milestone List Berguna
dalam monitoring kemajuan proyek.
d. Project Scope Statement
Merupakan acuan semua pekerjaan yang termasuk harus dikerjakan dalam rangka
menghasilkan produk proyek, beserta proses-proses yang dilakukan untuk
membuat produk yang dimaksud. Project Scope Management atau Batasan
Proyek mendefinisikan apa yang akan dikerjakan atau apa yang tidak akan
dikerjakan dalam sebuah proyek.
e. Organizational Process asset
Dapat mempengaruhi proses urutan kegiatan tetapi tidak terbatas pada file proyek
dari basis pengetahuan perusahaan digunakan untuk
2.2 TOOLS AND TECHNIQUES
a. Presedence Diagramming Method
PDM adalah metode yang digunakan di CPM untuk membangun sebuah jadwal
proyek diagram jaringan yang menggunakan kotak atau persegi panjang, disebut
sebagai node,untuk mewakili kegiatan, dan menghubungkan mereka dengan
panahyang menunjukkan hubungan logis yang ada di antara mereka.
b. Dependency Determination
Mandatory dependencies : Sejalan dengan sifat pekerjaan yang akan
dilakukan dalam proyek, sering disebut juga hard logic
Discretionary dependencie: : Ditentukan oleh tim proyek, sering disebut soft
logic dan harus digunakan dengan hati-hati karena kemungkinan akan
membatasi pilihan penjadwalan yg sesudahnya
External dependencies : mencakup hubungan antara aktivitas proyek dan
aktivitas non proyek
c. Schedule Network Template
Membuat standarisasi Template jaringan diagram jadwal dapat digunakan untuk
mempercepat penyusunanaktivitas jaringan proyek.
2.3 OUTPUT
a. Project Schedule Network Diagram
Merupakan gambaran skematis yang mempresentasikan Jadwal kegiatan Proyek
beserta ketergentungan yang ada dari setiap aktivitas dalam sebuah proyek.
b. Project Document Update
Dalam Dokumen sebuah Proyek harus selalu diperbaruhi, misalnya saja:
Daftar Aktivitas
Atribut Aktivitas
Risk Register
3. ESTIMATE ACTIVITY RESOURCES
Proses estimasi jumlah sumber daya yang akan digunakan dalam suatu aktivitas
dalam proyek.
3.1 INPUTS
a. Activity List
Activity list adalah mengidentifikasikan schedule kegiatan untuk sumberdaya
yang dilakukan estimasi
b. Activity Attributes
dikembangkan sepanjang proses activity definition , memberikan data sebagai
masukan utama untuk mengestimasi sumberdaya yang dibutuhkan pada setiap
shedule kegiatan yang ada di daftar kegiatan.
c. Resource Calendar
Kalendar/penanggalan sumberdaya gabungan untuk dokumenproyek secara harian
dan hari tidak bekerja ditetapkantanggalnya, baik material atau personel
yang aktif maupun yang idle.
Project resource calendar biasanya mengidentifikasikansumberdaya khusus yang
digunakan pada hari libur danperiode ketersediaanya.Juga mengidentifikasi
jumlah/kuantitas dari masing-masing ketersediannya sumberdaya selama
periode ketersediaan.
d. Enterprise Environtmental Factors
Suatu proses yang berguna untuk mengetahui ketersediaan infrastructure
sumberdaya.
e. Organizational Process Assets
memberikan kebijakan kepada organisasi terkait dengan Staffing, dan sewa atau
beli apa yang dibutuhkan termasuk alat. Jika tersedia, informasi proyek lama yang
hampir mirip yang terkait dengan jenis kebutuhan sumberdaya yang dubutuhkan
direview.
f. Project Management Plan
Schedule Management plan adalah bagian komponen dari Project Management Plan
dipakai dalam activity resources estimating.
3.2 TOOLS & TECHNIQUES
a. Expert Judgement
Sering diperlukan untuk menilai sumberdaya yang terkait sebagai masukan pada
proses ini. Individu atau kelompok orang dengan spesialisasi pengetahuan dalam
perencanaan sumberdaya dan estimating dapat disiapkan sebagai tenaga ahli
b. Alternatives Analysis
Banyak schedule activities mempunyai beberapa alternatif metode dalam
memenuhi persyaratan proyek. Termasuk dalam menggunakan berbagai tingkat
kemampuan/keandalan sumberdaya, berbagai ukuran atau jenis mesin peralatan,
berbagai peralatan (manual atau automatis), dan keputusan untuk membeli atau
membuat terkait dengan sumberdaya
c. Published Estimating Data
Beberapa perusahaan secara rutin mengeluarkan kepada publik suatu informasi
terbaru dari harga satuan produksi dan satuan biaya sumberdaya untuk tenaga
kerja, material dan peralatan di berbagai letak geograpis suatu negara.
d. Bottom-up estimating
Ketika suatu schedule activity tidak bisa diestimate dengan tingkat
yang masuk akal, pekerjaan pada schedule activity dibagi lebih rinci. Sumberdaya
yang diperlukan pada tingkat paling bawah diestimate dan estimasi tersebut
kemudian dikumpulkan kedalam total quantity disetiap schedule
activity resources (dari bawah keatas).
Diantara schedule activity mungkin tidak atau belum
memiliki ketergantungan yang bisa berdampak pada penerapan dan penggunaan
sumberdaya.Jika ada ketergantungan, pola penggunaan sumberdaya tercermin
dalampersyaratan estimasi schedule activity dan didokumentasikan.
e. Project Management Software
Memiliki kemampuan untuk membantu dalam perencanaan, pengorganisasian,
dan mengelola penyatuan sumberdaya, pengembangan estimasisumberdaya.
Tergantung kerumitan dari perangkat lunaknya, resource breakdown structures ,
ketersediaan sumberdaya dan satuan sumberdaya yang bisa digambarkanseperti
juga berbagai resource calendars.
3.3 OUTPUTS
a. Activity Resource Requirements
Mengidentifikasi jenis dan jumlah sumber daya yang diperlukan untuk setiap
kegiatan di paket pekerjaan.
b. Activity Atributes (updates)
Jenis dan kuantitas dari sumberdaya yang diperlukanuntuk setiap schedule
activity itu dikumpulkan kedalam activity attribute.
c. Resource Breakdown Stucture
Resource Breakdown Stucture adalah hirarki struktur dari sumber daya yang
diidentifikasi berdasarkan kategori sumber daya dan tipe sumber daya.
d. Project Document Updates
Proyek dokumen yang dapat diperbaharui, tetapi tidak terbatas pada:
Activity List
Activity Attributes
Resoures Calendars
e. Requested Changes
Proses Activity resources Estimating bisa menghasilkan permintaan perubahan
untuk menambah atau mengurangi schedule activity yang telah direncanakan sesuai
daftar aktifitas.Permintaan perubahan diproses untuk mereview dan
mendisposisikan melalui proses Integrated Change Control
4. ESTIMATE ACTIVITY DURATION
Setelah membahas tentang estimasi aktifitas resources , telah didapat prakiraan
jumlah sumber daya yang dibutuhkan selama pengerjaan proyek yang disajikan dalam
bentuk hirarki sesuai dengan tipenya. Bagian kali ini akan dibahas kapan resource
tersebut akan digunakan sesuai dengan aktifitas aktifitas dalam proyek.
Demi menyelesaikan waktu pengerjaan proyek yang sesuai, perlu adanya
penghitungan durasi untuk menyelesaikan aktifitas aktifitas yang terlampir dalam WBS.
Durasi aktifitas diselesaikan menurut ketersediaan sumber daya manusia , kalender
resource , kebutuhan sumber daya source lainnya. Dalam hal ini, activity resource
requirement , resource calendars, activity attributes sebagai input yang akan
mempengaruhi durasi tiap tiap aktifitas proyek.
Dalam hal estimasi durasi ini, yang penting adalah mempertimbangkan upaya
kerja dan jumlah ketersedian sumber daya. Tentunya urutan pengerjaan aktifitas juga
disesuaikan dengan kalender projek.
4.1 INPUTS
a. Activity list
b. Activity attributes
c. Activity resource requirements
Bagian ini mempengaruhi pada durasi aktifitias karena sumber ketersediaan
kualitas sumber daya yang ada. Contohnya jika pekerja yang mempunyai jam
terbang sedikit akan memperlambat pengerjaan aktifitas.
d. Resource calendar
Bagian ini terdiri dari kalender waktu yang membagi dalam tipe, ketersediaan dan
kemampuan sumber daya manusia. Contohnya dalam pengerjaan sebuah aktifitas
yang sama dikerjaan oleh staff senior dan staff junior, yang mana staff junior
lebih membutuhkan waktu yang lama dalam pengerjaan.
e. Project scope statement
f. Enterprise environmental factors
g. Organizational process assets
4.2 TOOLS & TECHNIQUES
a. Expert judgment
Keputusan oleh seorang ahli dengan mengandalkan pengalaman proyek serupa
sebelumnya.
b. Analogous estimating
Cara estimasi ini dengan memanfaatkan parameter parameter dari proyek lain
yang serupa, seperti : ukuran, biaya, durasi, beban. Sehingga tidak perlu
mengkaji ulang jika dirasa aktifitas yang akan dilakukan ternyata sudah pernah
dilakukan dan ada datanya. Hanya menyesuaikan beberapa parameter saja.
Cara ini dianggap minim biaya dan waktu, namun cukup riskan jika estimasi tidak
cukup akurat karena hanya mengandalkan data historical dari proyek sebelumnya
yang serupa. Apalagi resiko berpotensi tinggi jika cara ini diterapkan dalam
semua estimasi aktifitas proyek.
c. Parametric estimating
Cara estimasi ini lebih ditekankan pada perhitungan parameter parameter seperti
cara di atas. Hanya saja perhitungan hasil parameter ini lah yang akan menjadi
hasil estimasi nanti. Contohnya saja, ada aktifitas pembuatan tembok dari batu
bata. Tiap pekerja mampu menyelesaikan 2 m2 per jam, jika luas tembok adalah
100 m2 maka dibutuhkan 50 jam untuk menyelesaikannya.
Dengan adanya penghitungan, cara ini dianggap lebih akurat apalagi jika
diterapkan ke semua aktifitas dalam proyek.
d. Three-point estimates
Ada 3 jenis yang cara estimasi untuk hal ini :
Most likely (tm)
Durasi aktifitas yang didasarkan pada jumlah ketersedian sumber daya,
produktifitas, dan dengan mempertimbangkan factor factor resiko yang akan
terjadi.
Optimistic (to)
Estimasi yang didasarkan pada kerja optimum sebuah aktifitas (tidak adanya
hambatan).
Pesimistic (tp)
Estimasi yang didasarkan pada resiko resiko yang akan terjadi pada aktifitas
berpotensi menunda durasi pengerjaan proses sebagaimana mestinya.
Te : Waktu rata rata dari ketiga estimasi
te= tm+4 tm+tp6
e. Reserve analysis
Cara ini lebih ditekankan pada penanggulangan preventif jika pada suatu aktifitas
terjadi hambatan yang memperlambat pengerjaan proyek, maka dihitung waktu
tambahan untuk menyelesaikannya.
4.3 OUTPUTS
a. Activity duration estimates
Setelah menghitung durasi aktifitas aktifitas, didapat waktu tetap dan waktu
toleransi nya.
Contoh : 3 minggu ± 2 hari mengindikasikan bahwa paling tidak dibutuhkan 14
hari untuk dan tidak lebih dari 17 hari waktu pengerjaan.
b. Project document updates
5. DEVELOP SCHEDULE
Develop Schedule adalah proses menganalisis urutan kegiatan, jangka
waktu kegiatan, kebutuhan sumber daya, dan masalah penjadwalan untuk membuat
jadwal proyek. Dengan memasukkan kegiatan, jangka waktu, dan sumber daya ke dalam
alat penjadwalan maka kita akan memperoleh jadwal dengan tanggal yang sudah
direncanakan untuk menyelesaikan kegiatan proyek. Pengembangkan jadwal proyek
dapat diterima dengan proses yang berulang-ulang. Hal itu untuk menentukan awal dan
akhir tanggal yang direncanakan untuk kegiatan proyek. Pengembangan jadwal
memerlukan review dan revisi perkiraan durasi dan perkiraan sumber daya untuk
membuat jadwal proyek yang disetujui yang dapat berfungsi sebagai dasar untuk melihat
kemajuan suatu proyek.
5.1 INPUT
a. Activity List
Daftar aktivitas menyeluruh termasuk semua jadwal aktivitas yang dibutuhkan
dalam suatu proyek.
b. Activity Attributes
Deskripsi kegiatan dengan mengidentifikasi beberapa komponen yang
berhubungan dengan setiap aktivitas.
c. Project Schedule Network Diagram
Tampilan skematik dari aktifitas proyek dan hubungan logic yang bergantung
kepada aktifitasnya.
d. Activity Resource Requirement
Suatu identifikasi dan uraian jenis dan kuantitas dari sumberdaya yang dibutuhkan
pada setiap jadwal aktivitas.
e. Project Resource Calendar
Mengidentifikasikan sumber daya khusus yang akan digunakan dan periode
ketersediaanya.
f. Activity Duration Estimates
Waktu pembebanan yang digunakan untuk menyelesaikan suatu aktifitas, seperti
periode waktu pengerjaan dalam suatu aktifitas.
g. Project Scope Statement
Memberikan pemahaman umum dari ruang lingkup proyek kepada pemangku
kepentingan proyek. Terdiri dari asumsi dan constraint yang bisa berdampak pada
pengembangan project schedule.
Asumsi : Faktor yang terkait dengan jadwal, didokumentasikan, dipakai untuk
tujuan pengembangan jadwal, dan disesuaikan menjadi lebih benar, nyata atau
pasti.
Constraint : Faktor yang akan membatasi pilihan dari project management
team pada waktu melakukan schedule network analysis.
h. Enterprise Environmental Factors
Enterprise environmental factors pada develop schedule ini tidak terbatas, alat
penjadwalan hanya dapat digunakan dalam pengembangan jadwal proyek ini.
i. Organisasional Proses Asset
Organisasional proses asset dalam develop schedule ini sangat bergantung pada
pengembangan jadwalnya, namun untuk metodology penjadwalan dan kalendar
penjadwalan disini tidak terbatas.
5.2 TOOLS & TECHNIQUES
a. Schedule network analysis
Suatu teknik yang menghasilkan project schedule. Dengan membuat model
jadwal dan berbagai teknik analysis, seperti CPM, CCM, What if-analysis,
Resource leveling untuk menghitung early dan late start dan finish dates.
Program Evaluation and Review Technique (PERT)
Adalah teknik analisis network diagram yang dapat digunakan untuk
mengestimasi durasi proyek dimana terdapat ketidakpastian yang tinggi
mengenai estimasi durasi aktivitas individual. PERT juga menggunakan
estimasi probabilitas waktu yang digunakan berdasarkan estimasi durasi
aktivitas optimistic, most likely, and pessimistic.
b. Critical pat method
Mengkalkulasikan langkah-langkah aktivitas proyek secara logis (deterministis)
dalam suatu jaringan kerja. Melalui jalur kritis dapat diketahui melalui jalur yang
mana proyek dapat dilaksanakan secara optimal. Cara pembuatan CPM, yaitu :
AOA(Activity On Arrow)
AON(Activity On Node)
Contoh :
c. Critical chain method
Teknik analisis jaringan jadwal proyek yang memodifikasi jadwal proyek dengan
menghitung dan mempertimbangkan terbatasnya sumber daya yang ada.
d. Resource leveling
Analisis matematika yang sering menghasilkan jadwal awal yang memerlukan
lebih banyak sumber daya selama berjangka waktu tertentu dari yang tersedia,
atau membutuhkan perubahan tingkat sumber daya yang tidak terkelola.
e. What-if scenario analysis
Analisis dari sebuah pertanyaan “apa yang akan dilakukan jika situasi
digambarkan oleh skenario ‘x’ terjadi?“ Suatu network analysis dilakukan
menggunakan model jadwal untuk menghitung scenario yang berbeda. Seperti
keterlembatan pengiriman komponen, perpanjangan waktu pelaksanaan, atau
memperkenalkan faktor luar, seperti serangan atau perubahan dalam proses
perijinan.
f. Adjusting leads and lags
Ketergantungan antara keakuratan perkiraan dengan suatu proyek apakah lebih
cepat atau lebih lambat , ada delay atau tidak.
g. Schedule compression
Mempercepat waktu project dengan tanpa mengubah atau mengganti bagian dari
proyek tersebut, untuk menemukan jadwal yang memaksa dalam menyelesaikan
proyek, jatuh tempo.
Crashing : Biaya dan jadwal proyek dianalisis untuk menentukan cara untuk
memperoleh jumlah kompresi terbesar sehingga biaya tambahan menjadi
minimal.
Fast Tracking : Melakukan aktifitas secara bersamaan dan berurutan , namun
hal ini sering menghasilkan pengerjaan ulang dan resiko cenderung sering
terjadi.
h. Scheduling tool
Alat bantu dalam penjadwalan yaang terdapat di dalam menginput aktifitas ialah
diagram jaringan, durasi aktifitas dan sumber daya.
5.3 OUTPUTS
a. Project Schedule
Jadwal yang ditetapkan sebagai acuan dalam proses penyelesaian proyek.
Milestones
Adalah peristiwa penanda yang mempunyai durasi nol. Kriteria SMART
dalam membuat milestones, yaitu :
Specific
Measurable
Assignable
Realistic
Time-framed
Gantt charts
Menampilkan jadwal proyek dengan format standar, yaitu dengan
menampilkan daftar aktivitas beserta tanggal awal dan akhirnya dalam format
kalender. Simbol-simbolnya :
A black diamond: milestones or significant events on a project with zero
duration
Thick black bars: summary tasks
Lighter horizontal bars: tasks
Arrows: dependencies between task
b. Schedule baseline
Versi spesifik jadwal proyek yang dikembangkan dari analisis jaringan, versi
spesifik dari jadwal analysis jaringan, schedule baseline ini akan diterima dan
dilaksanakan oleh jadwal team manajemen proyek dengan standard waktu dimulai
dan waktu selesai proyek.
c. Schedule Data
Data jadwal proyek yang didalamnya minimal terdapat jadwal utama, jadwal
aktivitas, aktivitas atribut, dan dokumentasi dari selruh asumsi dan batas yang
telah diidentifikasi
d. Project Document Update
Activity Resource Requirements
Resource leveling dapat memberikan efek dalam perkiraan dalam perencanaan
dari tipe dan kuantitas sumber daya yang diminta.
Activity Attributes
Meliputi persyaratan sumberdaya yang direvisi dan yang terkait dengan
persetujuan perubahan yang ditimbulkan oleh proses Develop Schedule.
Project Calendars
Kalender untuk masing-masing proyek dapat menggunakan unit kalender
yang berbeda sebagai dasar untuk penjadwalan proyek.
Risk Register
Daftar resiko mungkin perlu diperbarui untuk mencerminkan peluang atau
ancaman yang dirasakan melalui asumsi penjadwalan.
6. SCHEDULE CONTROL
Schedule control adalah proses dimana memonitor status dari project untuk
mengetahui update dari progres proyek tersebut serta mengatur perubahan jadwal proyek
dari garis dasarnya.
Schedule control dapat diperhatikan meliputi :
Menentukan status terakhir dari proyek tersebut
Mempengaruhi faktor-faktor yang dapat merubah schedule proyek
Menentukan bahwa project schedule telah berubah
Mengatur perubahan yang sudah terjadi
Banyak hal yang harus dilakukan dalam control schedule seperti : menerapkan
proses proyek, mengawasi dan melaporkan kinerja proyek, memastikan kesesuaian antara
proses dengan standar yang dijabarkan dalam rencana kualitas, menyesuaikan rencana
proyek untuk mengawasi dan mengontrol perkembangan proyek, melaporkan dan
mengeksalasi resiko dan isu-isu proyek, mengelola sumber daya teralokasi berdasarkan
cakupan yang dinyatakan dari proyek, mendokumentasikan implentasi hasil monitoring
dan control implementasi proyek.
Adanya perubahan-perubahan didalam proyek dikarenakan kurangnya
kemampuan dalam mendefinisikan aktivitas-aktivitas proyek termasuk urutan
pelaksanaannya, kurang akurasinya dalam menentukan durasi/waktu aktivitas, dan
lemahnya kinerja SDM pelaksana proyek sehingga menyebabkan adanya keterlambatan
dalam pengerjaannya
Schedule control dapat dibagi menjadi 3 bagian, yakni : Input, Tools and
Techniques, dan Output.
6.1 INPUTS
a. Project Management Plan
Berisikan tentang schedule management plan dan schedule baseline. Schedule
management plan mendeskripsikan bagaimana schedule tersebut dapat dirubah
dan diatur, sedangkan schedule baseline digunakan untuk membandingkan
dengan kondisi sebenarnya jika terdapat perubahan, tindak korektif atau
pereventif jika perlu.
b. Project Schedule
Merupakan langkah langkah atau kegiatan apa saja yang harus dilakukan. Ini juga
termasuk bagaimana team akan memonitor project schedule dan mengatur
perubahan setelah baseline schedule disetujui.
c. Work performance
Informasi tentang kinerja proyek, apakah proyek tersebut sudah dimulai, kinerja
dari pekerja, dan proyek yang sudah selesai.
d. Organizational Process Assets
Mempengaruhi proses control schedule Seperti formal dna informal schedule
control yang berhubungan dengan kebijakan, prosedur, dan pedoman, schedule
control tools, memonitor dan melaporkan metoda yang digunakan.
6.2 TOOLS & TECHNIQUES
a. Performance Review
Mengukur, membandingkan, dan menganalisis schedule performance, seperti
tanggal dimana proyek dimulai dan berakhir, persentase penyelesaian proyek, dan
durasi waktu dari kinerja proyek. Hal terpenting dari schedule performance ialah
jika terdapat variasi schedule yang membutuhkan tindakan korektif.
Misalnya, delay yang terdapat di beberapa aktifitas bukan di critical path yang
dapat membuat pengaruh terhadap keseluruhan jadwal proyek, sedangkan jika
terdapat delay di critical maka harus di kerjakan dengan segera. Mengukur,
membandingkan, dan menganalisis schedule performance, seperti tanggal dimana
proyek dimulai dan berakhir, persentase penyelesaian proyek, dan durasi waktu
dari kinerja proyek. Hal terpenting dari schedule performance ialah jika terdapat
variasi schedule yang membutuhkan tindakan korektif. Misalnya, delay yang
terdapat di beberapa aktifitas bukan di critical path yang dapat membuat pengaruh
terhadap keseluruhan jadwal proyek, sedangkan jika terdapat delay di critical
maka harus di kerjakan dengan segera.
b. Variance Analysis
Pengukuran schedule performance (SV, SPI) yang di gunakan untuk menilai
besarnya variasi dengan dasar jadwa semula. Total float variansi juga merupakan
komponen perencanaan yang penting mengevaluasi project time management.
Salah satu aspek penting dari project schedule control menentukan penyebab dan
derajat variansi relatif dari schedule baseline dan memutuskan apakah tindak
korektif atau preventif yang harus dilakukan.
c. Project Management Software
Digunakan untuk menyediakan penjadwalan yang dapat digunakan untuk melacak
antara jadwal perencanaan dengan jadwal sebenarnya, dan dapat meramalkan efek
perubahan dari project schedule.
d. Resource Leveling
Mengoptimasi distribusi kerja diantara sumber daya. Sehingga sumber daya yang
ada digunakan secara optimal.
e. What-if scenario analysis
Digunakan untuk mereview berbagai skenario untuk membawa skenario ke dalam
urutan rencana.
f. Adjusting leads and lags
Menyesuaikan pekerjaan yang sudah selesai dan pekerjaan yang belum selesai
terhadap urutan rencana.
g. Schedule Compression
Merupakan cara mempersingkat project schedule tanpa merubah project scope.
Ada dua teknik yaitu :
Crashing
Teknik mengkompresi schedule dengan melihat biaya dan pertukaran jadwal
yang dianalisis untuk menentukan bagaimana memperoleh jumlah terbesar
dari kompresi untuk dana tambahan yang paling sedikit.
Fast tracking
Teknik mengkompresi schedule dengan melihat fase atau aktivitas normal
yang dapat dikerjakan secara berurutan maupun secara paralel. Contoh :
membangun fondasi bangunan sebelum meneyelesaikan gambar arsitektur.
Fast tracking hanya dapat bekerja jika aktivitas dapat dikerjakan bersamaan
untuk mempersingkat durasi.
h. Scheduling Tools
Alat untuk memperbaharui dan menyusun kedalam schedule untuk mendapatkan
aktual progres dari proyek tersebut dan dapat mengetahui kapan proyek akan
selesai.
6.3 OUTPUTS
a. Work Performance Measurement
memperhitungkan nilai SV dan SPI untuk komponen WBS, khususnya work
package dan control account yang di dokumentasikan dan di informasikan kepada
stakeholders.
b. Organizational Process Update
Merupakan update data dari yang sebelumnya. Meliputi :
Penyebab perbedaan
Aksi korektif yang dipilih dan alasanya
Jenis pelajaran yang diajarkan di project schedule control
c. Change Request
Analisis perbedaan schedule, sepanjang terdapat review dari progress report, hasil
dari pengukuran performansi, dan modifikasi terhadap project schedule dapat
menghasilkan perubahan permintaan schedule baseline dan/atau komponen dari
project management plan yang lain.
d. Project Management Plan Updates
Schedule baseline
Berhubungan dengan perubahan project scope, resource activity, or activity
duration estimates.
Schedule management plan
Dapat diperbaharui untuk mencerminkan perubahan dengan cara jadwal yang
dikelola.
Cost baseline
Dapat diperbaharui disebabkan dengan compression atau crashing techniques.
e. Project Document Update Meliputi :
Schedule data
Diagram jaringan proyek baru dapat dikembangkan agar dapat terlihat durasi
perkiraan yang dapat diterima dan modifikasi rencana kerja.
Project schedule
Schedule project yang diperbaharui akan dihasilkan dari schedule data untuk
mencerminkan perubahan schedule dan manage the project.