Project Scope Management

Buku Panduan Project Management Institute-USA

1

5. PROJECT SCOPE MANAGEMENT

Meliputi proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek meliputi semua pekerjaan yang diperlukan, dan hanya pekerjaan yang diperlukan, menyelesaikannya secara sukses.

Hal ini terutama yang terkait dengan penjelasan dan pengendalian dari apa yang termasuk atau apa yang tidak termasuk didalam proyek.

Proses ini terkait dengan masing masing proses lain pada knowledge areas.

2

Proses ini terkait dengan masing masing proses lain pada knowledge areas.

Setiap proses bisa melibatkan usaha dari satu atau lebih orang atau group individu (tergantung kebutuhan proyek). Setiap terjadi proses minimal sekali pada setiap proyek dan terjadi dalam sekali atau lebih pada fase proyek jika proyek dibagi menjadi beberapa fase.

Terminologi Scope pada proyek dapat mengacu pada :

Product Scope : Fitur dan fungsi yang memiliki karakteristik suatu produk, jasa, atau hasil.

Project Scope : Pekerjaan yang memerlukan penyelesaian untuk menghasilkan suatu

produk, jasa atau hasil dengan fitur dan fungsi khusus.

PMBOK p. 103

Section 3:

Chapter 5 : Project Scope Management

PMBOK – PMI ed 2004

5.1 Scope Planning PMBOK p. 107-108

3

5.2 Scope Definition

5.3 Create WBS

5.4 Scope Verification

5.5 Scope Control

PMBOK p. 103

PMBOK p. 109-112

PMBOK p. 112-118

PMBOK p. 118-119

PMBOK p. 119-122

PROJECT SCOPE MANAGEMENT

Overview

5.1 Scope Planning1 Inputs

.1. Enterprise environmental factors

.2. Organizational process assests

3. Project Charter

4. Preliminary Project scope statement

.5. Project Management Plan.

2 Tools and Technniques

.1. Expert Judgment

.2. Templates, Forms, standards

3 Outputs

.1. Project scope management plan

5.2 Scope Definition1 Inputs

.1. Organizationals process assests

.2. Project charter

.3. Preliminary project scope statement


.5. Approved change requests


.1. Product Analisys

.2. Alternative identification

.3. Expert judgment

.4. Stakeholder analysis

.3 Outputs

.1. Project scope statement

.2. Requested changes

5.3 Create WBS1 Inputs

.1. Organizational process assets





.1. Work breakdown structure

templetes

.2. Decomposition

3 Outputs


(updates)

.2. Work breakdown structure

.3. WBS dictionary5.4 Scope Verification

4



(updates)

.3. WBS dictionary

.4. Scope baseline


(updates)


5.4 Scope Verification1 Inputs


.2 WBS dictionary


.4. Deliverables


.1. Inpection

3 Outputs

.1. Accepted deliverables


.3. Recommended corrective acctions

5.5 Scope Control1 Inputs


.2. WBS

.3. WBS dictionary


.5. Performance reports


.7. Work performance information


.1. Change control system

.2. Variance analysis

.3. Replanning

.4. Configuration management system

3 Outputs

.1. Project scope statement (update)

.2. WBS (updates)

.3. WBS dictionary (updates)

.4. Scope baseline (updates)


.6. Recommended corrective action

.7. organizational process assets

(updates)

.8. Project management plan (updates)

PMBOK p. 103

Organizational

Process Assets

Enterprise

Environmental

Factors

Project Charter Project Management PlanScope

Planning

5.1

(3.2.2.2)

Project Scope Management Plan

Develop Project

Management Plan

4.3

(3.2.2.1)

Project Scope Statement

Project Scope Management Plan (updates)

Approved Changes Requests

Approved Corrective Actions

Develop Project

Charter 4.1 (3.2.1.1)

Preliminary Project Scope

StatementDvelop Preliminary

Project Scope

Statement 4.2

(3.2.1.2)

Requested Changes

Scope

Definition

5.2

(3.2.2.3)

Create WBS

5.3

(3.2.2.4)

Approved Changes Requests

Requested Changes

5

Project Scope Management Process Flow Diagram

Direct & Manage

Project Execution 4.4 (3.2.3.1)

Performance

Reporting 10.3

(3.2.4.9)

Close Project 4.7

(3.2.5.1)

Work Performance Information

Scope Control

5.5

(3.2.4.4)

Deliverables

Performance Reports

Integrated Change

Control 4.6 (3.2.4.2)

Accepted Deliverables

Recommended Corrective Actions

Requested Changes

Recommended Corrective Actions

Project Management Plan (updates)

Project Scope Statement (updates)

WBS (updates)

WBS Dictionary (updates)

Scope Baseline (updates)Organizational Process Assets

(updates)

Scope

Verification

5.4

(3.2.4.3)

Requested Changes

Project Scope Statement (updates)

WBS

WBS Dictionary

Project Scope Management Plan (updates)

Scope Baseline

PMBOK p. 106

5. 1. SCOPE PLANNING

Penjelasan dan pengelolaan Scope proyek yang akan mempengaruhi kesuksesan proyek secara keseluruhan.

Setiap proyek memerlukan kehati hatian dalam menyeimbangkan penggunaan peralatan, sumber data, metodologi, prosedur dan proses, dan lain faktor untuk memastikan bahwa usaha yang telah dilakukan dalam kegiatan scoping adalah setaraf dengan ukuran proyek, kompleksitas, dan kepentingannya.

6

Project scope management plan : adalah suatu alat perencanaan yang menjelaskan bagaimana tim menggambarkan scope proyek, mengembangkan project scope statement secara rinci dan bagaimana mengendalikan scope proyek. Yang diawali dari analisis informasi yang terdapat pada project charter(4.1), preliminary project scope statement (4.2), Project management planyang telah mendapatkan persetujuan/versi terbaru(4.3), Historical information yang terdapat pada Organizational process assets (4.1.1.4) dan yang terkait dengan Enterprise environmental factors (4.1.1.3)

PMBOK p. 107

.1. Enterprise environmental factorsyang akan berdampak pada bagaimana scope dikelola al:

5. 1. SCOPE PLANNING INPUTSInputs :



3. Project Charter4. Preliminary Project

scope statement.5. Project Management

Plan.

� Organizational or company culture and culture

� Governmental or industry standards (e.g. regulatory agency

regulations, product standards, quality standards, and

workmanship standards)

� Infrastructure (e.g., existing facilities and capital equipment)

7

�

PMBOK p. 83

� Existing human resources (e.g., skiils, disciplines, and knowledge, such as design, development, legal, contracting, and purchasing)

� Personnel administration (e.g., hiring and firing guidelines, employee performance reviews, and training records)

� Company work authorization system� Marketplace conditions� Stakeholder risk tolerances� Commercial databases (e.g., standardized cost estimating data,

industry risk study information, and risk databases)� Project management information systems (e.g., an automated tool suite, such as a

scheduling sofware tool, a configuration management system, an information collection and distribution system, or webinterface to other online automated system)

.2. Organizational process assests (1-4)






Plan.

� Organization’s process and procedures for conducting work:

� Organizational standard processes, such as standards, policies(e.g., safety and health policy, and project management policy), standard product and project life cycles, and quality policy and procedurs (e.g., process audits, improvement targets, checklists, and standardized process definitions for use in the organization).

8

� Standardized guidelines, work instructions, proposal evaluation criteria, and performance measurement criteria.

� Templates (e.g., risk templates, work breakdown structure tamplates, and project schedule network diagram templates).

� Guideline and criteria for tailoring the organization’s set of standard processes to satisfy the specific needs of the project.

� Organization communication requirements (e.g., specific communication technology available, allowed communication media, record retention, and security requirements).

PMBOK p. 84







Plan.

� Project closure guidelines or requirements (e.g., final project audits, project evaluations, product validations, and acceptance criteria)

� Financial controls procedures (e.g., time reporting, required expenditure and disbursement reviews, accounting codes, and standard contract provitions)

� Issue and defect management procedures defining issue and defect controls,

9

� Issue and defect management procedures defining issue and defect controls, issue and defect identification and resolution, and action item tracking.

� Change control procedures, including the steps by which official company standards, policies, plans, and procedurs or any project documents will be modified, and how any changes will be approved and validated.

� Risk control procedurs, including risk categories, probability definition and impact, and probability and impact matrix.

� Procedures for approving and issuing work authorizations.







Plan.

� Organizational corporate knowledge base for storing and

retrieving information:

� Process measurement database use to collect and make available measurement data on processes and products.

10

PMBOK p. 85

measurement data on processes and products.

� Project files (e.g., scope, cost, schedule, and quality baselines, performance measurement baseline, project calendars, project schedule network diagrams, risk registers, planned response actions, and define risk impact)

� Historical information and lesson learned knowledge base (e.g., project records, ad document, all projet closure information and documentation, information about both the results of previous project selection decisions and previous project performance information, andinformation from the risk management effort).







Plan.

� Issue and defect management database containing issue and defect status, control information, issue and defect resolution, and action item results

� Configuration management knowledge base containing the versions and baselines of all official company standards, policies, procedures, and any project documents

11

documents

� Financial database containing information such as labor hours, incurred costs, budgets, and any project cost overruns

.3. Project Charter ( 4.1) (1-2)

• A market demand (e.g., a car company authorizing a project to build more fuel-






Plan.

� Suatu dokumen formal yang memberikan hak kepada proyek.

� Memberikan kewenangan dan tanggung jawab kepada

Manajer Proyek.

� Dikeluaran sebelum proyek mulai perencanaan

� Sebagai hasil dari sbb:

PROJECT

12

• A market demand (e.g., a car company authorizing a project to build more fuel-efficient cars in response to gasoline shortages)

• A business need (e.g., a training company authorizing a project to create a new course to increase its revenues)

• A customer request (e.g., an electric utility authorizing a project to build a new substation to serve a new industrial park)

• A technological advance (e.g., an electronic firm authorizing a new project to develop a faster, cheaper, and smaller laptop after advances in computer memory and electronic technology)

• A legal requirement (e.g., a paint manufacturer authorzing a project to establish guidelines for handling toxic materials)

• A social need (e.g., non governmental organization in a developing country authorizing a project to provide potable water systems, latrines, sanitation education to communities suffering from high rates of colera)

PMBOK p. 81

PROJECT

CHARTER






Plan.


� Memperhatikan beberapa informasi sebagai berikut :

� Requirement that satisfy customer, sponsor, and other stakeholder needs, wants and expectations.

13

PMBOK p. 82

wants and expectations.� Business needs, high-level project description, or product requirements that

the project is undertaken to address.� Projet purpose or justification.� Assigned project manager and autority level.� Summary milestone schedule.� Stakeholder influences.� Functional organizations and their participation� Organizational, environmental and external assumptions and constraint.� Business case justifying the project, including return on investment. (RoI).� Summary budget







Plan.

Business need :Need to be communicated to project team : (example) :

� To gain and increase the profit� First step to get into a new market� Increasing customer satisfaction� To full fill a specific people needs.

14

� To full fill a specific people needs.

� To use the approved budget

� To use organizational resources

� To find project resources

� To negotiate with appointed vendor

Sample of Project Manager Authority






Plan.

.4. Preliminary Project Scope Statement (4.2):

Project Scope Statement adalah definisi dari proyek yaitu apa yang diperlukan dalam menyelesaikan proyek.

Project scope statement meliputi :

� Project & Product Objectives

� Product or service requirements and characteristics

� Product acceptance criteria

� Project boundaries

15

PMBOK p. 86


� Project requirements and deliverables

� Project constraints

� Project assumptions

� Initial project organization

� Initial defined risks

� Schedule milestones

� Initial WBS

� Order of magnitude cost estimate

� Project configuration management requirements

� Approval Requirements






Plan.

.5. Project Management Plan (4.3):

Prosesnya meliputi tindakan yang diperlukan untuk menjelaskan, mengintegrasi dan mengkoordinasikan semua sub sub perencanaan kedalam project management plan. Project management plan berisi sangat tergantung pada pengetrapannya dan kompleksitasnya proyek. Hasil proses project management plan selalu diupdate dan direvisi melalui Integrated Change Control Process.

Project Management Plan menjelaskan bagaimana proyek dilaksanakan, dimonitor dan dikendalikan dan ditutup.

16

PMBOK p. 86

dilaksanakan, dimonitor dan dikendalikan dan ditutup.

Project Management plan mendokumentasikan kumpulan output planning processes dari Planning Process Group dan meliputi :

� The project management processes selected by the project team.

� The level of implementation of each selected process.

� The descriptions of the tools and techniques to be used for accomplishing those processes.






Plan.

.5. Project Management Plan (4.3):

� How the selected processes will be used to manage the specific

project, including the dependencies and interactions among those

processes, and the essential inputs and outputs.

� How work will be executed to acomplish the project objectives.

� How changes will be monitored and controlled.

� How configuration management will be performed.

17

PMBOK p. 88

� How configuration management will be performed.

� How integrity of the performance measurement baselines will be

maintened and used.

� The need and techniques for communication among

stakehgolders.

� The selected project life cycle and, for multi-phase projects, the

associated project phases.

� Key management reviews for content, extent, and timing to

facilitate addressing open issues and pending decisions.






Plan.

.5. Project Management Plan (4.3):Project Management Plan bisa diringkas atau dibuat rinci, dan bisa dikombinasikan pada satu atau lebih sub sub perencanaan dan komponen lain. Sub sub perencanaan meliputi , tetapi tidak terbatas pada:

� Project scope management plan

� Schedule management plan

� Cost management plan

� Quality management plan

Process improvement plan

18

PMBOK p. 89

� Process improvement plan

� Staffing management plan

� Communication management plan

� Risk management plan

� Procurement management plan

� Milestone list

� Resources calendar

� Schedule baseline

� Cost Baseline

� Quality baseline

� Risk register

Tools & Techniques.1. Expert Judgment.2. Templates, Forms,

standards

.1. Expert Judgment

Expert Judgmentadalah Pertimbangan dari tenaga ahli sebagai (masukan) yang sering digunakan untuk menilai pada suatu proses seperti halnya keahlian. Mungkin berasal dari kelompok lain atau secara individu dengan pendidikan atau pengetahuan khusus dan tersedia dari banyak sumber daya.

5. 1. SCOPE PLANNING TOOLS & TECHNIQUES

19

. .2. Templates, Forms, standards : Tamplate meliputi WBS Tamplate, Scope Management plan Tamplate, dan Project scope change control forms

pengetahuan khusus dan tersedia dari banyak sumber daya.Pertimbangan terkait dengan bagaimana kesetaraan proyek yang telah mengelola scope tersebut digunakan untuk pengembangan project scope management plan.

PMBOK p. 108

Project Scope Management Plan

Memberikan petunjuk bagaimana project scope dijelaskan,

didokumentasikan, diverifikasi, dikelola dan dikendalikan

oleh team manajemen proyek.

� Komponen dari project scope management plan meliputi :

�Suatu proses dalam menyiapkan detail project scope statement berdasarkan preliminary project scope statement.

5. 1. SCOPE PLANNING OUTPUTSOutputs


20

�Suatu proses berpeluang menciptakan WBS dari detail project scope statement, dan menetapkan bagaimana WBS akan di pelihara dan di setujui.

�Suatu proses penetapan bagaimana verifikasi secara formal dan persetujuan terhadap completed project deliverable akan diperoleh

�Suatu proses pengendalian bagaimana request or changesdari detail project scope statement akan diproses. Proses ini secara langsung berhubungan dengan integrated changes control process.

Scope Definition

5. 2. SCOPE DEFINITION

Persiapan yang sangat kritis dalam merinci project scope statementterhadap kesuksesan proyek dan membangun sepanjang hasil proyek, asumsi, dan batasan batasannya di dokumentasikan dari initiasi proyek didalam preliminary project scope statement.

Sepanjang perencanaan, project scope digambarkan dan diuraikan dengan ketegasan yang lebih besar sebab informasi tentang project lebih dikenal. Kebutuhan, keinginan, dan ekspektasi stakeholder dianalisis dan diubah menjadi persyaratan.

21

dianalisis dan diubah menjadi persyaratan.

Asumsi dan batasan batasan dibutuhkan dan dianalisis untuk melengkapinya.

PMBOK p. 109

.1. Organizationals process assests 4.1.1.4 p 84

.2. Project charter 4.1 p.81Jika project charter tidak digunakan didalam organisasi, kemudian membandingkan dengan kebutuhan informasi yang diperoleh atau dikembangkan, dan digunakan untuk mengembangkan project scope statement.

.3. Preliminary project scope statement 4.2 p.86Jika preliminary project scope statement tidak digunakan didalam organisasi, kemudian membandingkan dengan informasi, termasuk product scope description, yang akan

5. 2. SCOPE DEFINITION INPUTSInputs :

.1. Organizationals process assests

.2. Project charter

.3. Preliminary project scope statement



22

informasi, termasuk product scope description, yang akan digunakan untuk mengembangkan project scope statementsecara rinci.

.5. Approved change requests 4.4.1.4 p. 92Didokumentasikan, diberikan hak atas perubahan untuk memperluas contract project scope. Approved change requests dapat juga merubah kebijakan, project management plan, procedures, quality, costs, budgets atau merevisi schedule. Perubahan sering diidentifikasi dan disetujui pada pekerjaan yang sedang berjalan.

.4. Project Scope Management Plan 5.1.3.1 p.108

PMBOK p. 109

.1. Product Analysis p 110Setiap aplikasi area mempunyai satu atau lebih metoda yang disetujui untuk menterjemahkan tujuan proyek kedalam tangible deliverables dan persyaratannya. Product analysis seperti product breakdown, system analysis,

system engineering, value engineering, value analysis dan

functional analysis.

5. 2. SCOPE DEFINITION TOOLS & TECHNIQUES


Tools & Techniques


.2. Alternative identification.3. Expert judgment.4. Stakeholder analysis

value engineering, value analysis dan functional analysis :

VE : Suatu usaha yang terorganisir yang diarahkan untuk

23

PMBOK p. 110

VE : Suatu usaha yang terorganisir yang diarahkan untuk menganalisa fungsi dari suatu bagian atau sistem dengan maksud mencapai fungsi ynag diperlukan dengan biaya seminimal mungkin untuk memilikinya, konsisten dengan ketentuan untuk penampilan, keandalan, kwalitas dan pemeliharaan.

Sinonim dengan nilai, analisa nilai dan manajemen nilai.

Nilai (worth) : Nilai adalah biaya terendah yang diperlukan untuk menyediakan fungsi yang diperlukan

.2. Alternatives Identification p. 110

.3. Expert Judgment p.110

Mengidentifikasi beberapa alternatif adalah cara yang digunakan untuk membangkitkan perbedaan pendekatan dalam melaksanakan pekerjaan pada proyek.

Berbagai cara dan teknik dalam manajemen umum digunakan disini, biasanya digunakan brainstorming dan lateral thingking



Tools & Techniques



24

.3. Expert Judgment p.110Setiap aplikasi area memiliki seorang ahli dimana dapat digunakan untuk mengembangkan porsi dari project scope statement yang rinci.

PMBOK p. 110

Mengidentifikasikan pengaruh dan peminat dari berbagai stakeholder dan dokumen yang mereka butuhkan, inginkan, dan interprestasikan.

Analysis kemudian memilih, membuat prioritas, menghitung kebutuhan, keinginan, dan interprestasi untuk menciptakan persyaratan persyaratan.

Interprestasi yang tidak dapat di hitung seperti customer


.4. Stakeholder Analysis p.110


Tools & Techniques



25

Interprestasi yang tidak dapat di hitung seperti customer satisfaction adalah subyektif dan memerlukan suatu risiko yang tinggi dalam penyelesaian secara sukses.

Minat para stakeholder baik itu positif maupun negatif akan mempengaruhi pelaksanaan dan penyelesaian proyek dan mereka mungkin juga menggunakan pengaruh pada proyek dan deliverablenya.

PMBOK p. 110

Outputs.1. Project scope

statement.2. Requested changes.3. Project scope

management plan (updates)

.1. Project scope statement p.110

� Project objectives

� Product scope description

� Project requirements


� Project deliverables

Menjelaskan secara detail project deliverables dan persyaratan pekerjaan yang dibutuhkan untuk menciptakan deliverables tersebut. Detail project scope statement termasuk :

5. 2. SCOPE DEFINITION OUTPUTS

26

PMBOK p. 110

� Product acceptance criteria

� Project constraints

� Project assumptions

� Initial project organization

� Initial defined risks

� Schedule milestones

� Fund limitation

� Cost estimate

� Project configuration management requirements

� Project specifications

� Approval Requirements






CONSTRAINT ASSUMPTIONS

Please discuss !!!!Please discuss !!!!

27

PMBOK p. 111

Rp

adalah faktor yang digunakan untuk maksud perencanaan yang dianggap sementara sebagai yang benar, riil, atau pasti.

yaitu faktor yang akan membatasi tim manajemen proyek dalam menentukan pilihan; sebagai contoh adalah penentuan maksimum jangka waktu kegiatan yang diinginkan.

.2. Requested changes p.112 Requested changes pada project management plan dan sub sub rencana dikembangkan sepanjang Scope Definition process.Requested changes diproses untuk meriview dan memberikan disposisi melalui proses Integrated Change Control.




.3. Project scope management plan (updates)


28

PMBOK p. 112

Project scope management plan suatu komponen dari

project management plan, mungkin perlu diupdate termasuk approved change requests yang dihasilkan dari proses project’s Scope Definition.

Create WBS

5. 3. CREATE WBS

WBS adalah suatu hirarki dari susunan komponen Proyek/total lingkup proyek yang dipecah dengan mengelompokkan menjadi lebih kecil yang menggambarkan suatu deliverable proyek yang dilaksanakan oleh tim proyek.

WBS menyajikan pekerjaan yang ditetapkan pada project scope statement yang telah disetujui.

Beberapa komponen WBS membantu stakeholder didalam mengamati

29

Beberapa komponen WBS membantu stakeholder didalam mengamati deliverable proyek ( 4.4.3.1)

� Pekerjaan yang tidak termasuk di dalam WBS adalah di luar lingkup proyek.

� Biasanya ditunjukkan dalam bentuk Chart/ bagan. � Jenis pada tingkatan terendah dari WBS adalah dikenal sebagai paket pekerjaan (work package)

PMBOK p. 112

Inputs : .1. Organizational process

assets.2. Project scope statement.3. Project scope management

plan.4. Approved change requests

.1. Organizationals Process Assests 4.1.1.4

.2. Project Scope Statement 5.2.3.1

.3. Project Scope Management Plan 5.2.1.4

.4. Approved Change Requests 4.4.1.4

5. 3. CREATE WBS INPUTS

30

.4. Approved Change Requests 4.4.1.4

PMBOK p. 113

.1. Work breakdown structure templetes

Tools & Techniques.1. Work breakdown structure

templetes.2. Decomposition

Meskipun setiap proyek adalah unik, suatu WBS dari proyek yang lalu bisa dan

sering digunakan sebagai tamplate untuk proyek baru, karena beberapa proyek yang lalu akan menyerupai proyek yang lain sampai taraf tertentu.

Contoh hal-hal yang diperlukan untuk menyusun work breakdown structure pada proyek konstruksi adalah :

5. 3. CREATE WBS TOOLS & TECHNIQUES

31

proyek konstruksi adalah :

• Dokumen tender ( Gambar , Spesifikasi , persyaratan ,Surat perjanjian , addenda)

• Informasi Informasi yang diperoleh dari survey lokasi proyek

• Rencana metode pelaksanaan

• Pengalaman & pengetahuan cost engineer , untuk proyek sejenis

PMBOK p. 113


Tools & Techniques.1. Work breakdown structure

templetes.2. Decomposition


TOTAL PROGRAM

PROJECT

MANAGERIAL LEVEL

LEVEL 1

LEVEL 2PROJECT PROJECT PROJECT

32

TASK

SUB TASK

WORK PACKAGE

LEVEL OF EFFORT

TECHNICAL LEVEL

LEVEL 3

LEVEL 4

LEVEL 5

LEVEL 6

TASK TASK

SUB TASK SUB TASK

WORK PACKAGE

WORK PACKAGE

LEVEL OF EFFORT

LEVEL OF EFFORT

.2. Decomposition Tools & Techniques


.2. Decomposition


Adalah merinci proyek deliverables ke dalam komponen lebih kecil, yang dapat dikendalikan sampai ke pekerjaan dan deliverables ditetapkan ke tingkatan paket pekerjaan.Paket pekerjaan adalah tingkatan yang paling rendah dalam WBS, dan yang pokok di mana biaya dan jadwal pekerjaan dapat diperkirakan secara realistis.

Step decomposisi :1. Mengidentifikasi deliverables pokok dari

proyek2. Susun dan mengorganisir WBS 3. Merinci WBS mulai tingkatan paling atas

ke dalam komponen tingkat yang lebih

WBS

33

ke dalam komponen tingkat yang lebih rendah, dengan mengambil langkah jika ada keterbatasan biaya dan waktu dapat dikembangkan sesuai tingkatan.

4. Mengembangkan dan membuat kode identifikasi ke komponen WBS

5. Memverifikasi ketepatan dari pembagian elemen

Level 1

WBS Level 2

WBS Level 3

WBS Level 3

WBS Level 3

WBS Level 2

WBS Level 3

WBS Level 3

WBS Level 3

WBS Level 2

WBS Level 3

WBS Level 3

WBS Level 3

PMBOK p. 115

Rooling wave planning:Yang akan dikerjakan lebih dahulu dibreakdown lebih detailp. 114

.2. Work breakdown structure (WBS)

.1. Project Scope Statement (updates)Jika hasil change request dari proses create WBS disetujui, maka project scope statement di update meliputi adanya persetujuan perubahan.


statement (updates).2. Work breakdown

structure.3. WBS dictionary.4. Scope baseline.5. Project scope



5. 3. CREATE WBS OUTPUTS

34

PMBOK p. 117

OBS, WBS, BOQ, BOM, RBSJangan terkecoh dengan jenis breakdown yang lain yang digunakan sebagai informasi proyek seperti :

Organizational Breakdown Structure

(OBS) :

Procurement

Noah’s Ark Project

Ship Navigation Crew

Project Activity

Project Activity

Work Breakdown Structure (WBS) :

Bill of Quantity (BOQ)

Bill of Material (BOM)

Project Activity

Short by Row Mat

Short by Site

Short by Fab/Sub

Resources Breakdown Structure (RBS) :

35

Earned Value PM p.83

General

Manager

Procurement

Manufacturing

Engineering

Ship Structure

Navigation equipment

Crew Training

Activity

Multifunctional Team Control Account Plans

(CAPs)

Risk Breakdown Structure (RBS)

Technical External

Requirements Subcontractor & Suppliers

Project Dependencies

Estimating

Organizational Project management

Project

36

PMBOK p. 244

Technology

Complexity & Interface

Performance & Reliability

Quality

Regulatory

Market

Customer

Weather

Resources

Founding

Prioritization

Planning

Controlling

Communication

.4. Scope baseline

.3. WBS dictionary :Dokumen yang dihasilkan pada waktu proses menciptakan WBS disebut WBS dictionary termasuk :Code of account identifier, a statement of work, responsible organization, list of schedule mailestones. Informasi lain adalah contract information, quality requirements, dan technical references untuk memberikan memfasilitasi kinerja pekerjaan.Informasi lain untuk maksud pengendalian account dengan menggunakan cost code.


statement (updates).2. Work breakdown

structure.3. WBS dictionary.4. Scope baseline.5. Project scope



5. 3. CREATE WBS OUTPUTS

37

.4. Scope baseline Approved detail project scope statement dan yang terkait dengan WBS dan WBS dictionary adalah scope baseline untuk proyek.

Scope Verification

.5. Project scope management plan (updates)Jika hasil Change request disetujui dari proses Create WBS, kemudian Project scope management plan perlu di update meliputi persetujuan perubahan.

PMBOK p. 117

.6. Requested changes Permintaan perubahan terhadap project scope statement dan komponennya

mungkin dapat ditimbulkan dari proses Create WBS dan diproses untuk mereview dan persetujuan melalui proses Integrated change control.

5. 4. SCOPE VERIFICATION

Adalah proses dari memperoleh persetujuan secara formal terhadap lingkup proyek dari stakeholders. Hal ini memerlukan me review deliverables untuk memastikan bahwa semua telah diselesaikan dengan tepat dan dengan memuaskan.

Utamanya adalah perhatian terhadap persetujuan deliverables

38

deliverables

PMBOK p. 117

Inputs : .1. Project scope statement.2 WBS dictionary.3. Project scope management

plan.4. Deliverables


.3. WBS dictionary


.4. Deliverablesproyek deliverables adalah sesuatu yang unique, variable product,

5. 4. SCOPE VERIFICATION INPUTS

39

proyek deliverables adalah sesuatu yang unique, variable product, result or capability dalam melaksanakan jasa atau layanan .Yaitu pekerjaan yang telah selesai (jadi) secara penuh atau secara

parsial (tergantung persyaratan)

PMBOK p. 117

.1. InspectionTools & Techniques

.1. Inspection

Termasuk kegiatan seperti mengukur, menguji, dan menghitung untuk menentukan apakah pekerjaan dan deliverable sesuai dengan persyaratan dan kriteria diterimanya hasil produk.

Inspection dengan berbagai cara juga dapat disebut review, product review, audits, dan walkthroughs.

5. 4. SCOPE VERIFICATION Tools & Techniques

40

Contoh Review Design : Perencanaan yang kadaluarsa

: Pembiayaan yang terbatas

: Keterbatasan sumberdaya

PMBOK p. 119

.1. InspectionTools & Techniques

.1. Inspection

5. 4. SCOPE VERIFICATION Tools & Techniques

Audit berbasis risiko :

• Pendekatan baru didalam audit (Thomas E Bayer-1999), kata “Audit” cukup membuat orang merasa tertekan.

• Perbedaan antara Audit tradisional dengan Audit berbasis risiko adalah : Type / Jenis risiko yang sedang dinilai, Bagaimana penilaian risiko digunakan didalam melaksanakan audit.

• Menurut pengertian umum pendekatan audit tradisional terfokus hanya pada

41

• Menurut pengertian umum pendekatan audit tradisional terfokus hanya pada risiko kita sebagai Auditor didalam merencanakan audit : Kontrol risiko, Risiko deteksi, Risiko yang melekat (faktor yang mempengaruhi kondisi keuangan organisasi, dan yang menyulitkan proses dan kontrol).

- Auditor menemui yang diaudit untuk memeriksa laporan keuangan, mereka duduk berhadapan seperti orang main catur, masing masing melihat medan permainannya.

• Audit berbasis risiko lebih maju dan terfokus tidak hanya risiko audit tetapi juga risiko bisnis pelanggan.

- Auditor duduk bersebelahan dengan yang diaudit, sekarang yang diaudit merasa memiliki partner, menyatu karena keduanya memandang bisnis dengan perspektif yang sama.

.1. Accepted deliverablesDokumen deliverables yang sudah lengkap dan telah disetujui. Yang belum disetujui juga didokumentasikan dengan alasan mengapa tidak dapat disetujui.Scope Verification yaitu termasuk dokumen penunjang yang diterima dari Customer atau sponsor

dan persetujuan project deliverables daristakeholders.

Outputs.1. Accepted

deliverables.2. Requested changes.3. Recommended

corrective acctions


5. 4. SCOPE VERIFICATION OUTPUTS

42

.2. Requested changesPermintaan perubahan mungkin ditimbulkan dari proses Scope Verification dan diproses untuk meriview dan menentukan posisi kembali melalui proses Integrated Change Control

.3. Recommended corrective acctions 4.5.3.1. p.96 Rekomendasi yang didokumentasikan, yang diperlukan untuk membawa harapan kinerja proyek mendatang sesui dengan project management plan.

Scope Control

PMBOK p. 119

5. 5. SCOPE CONTROL

Project Scope Control adalah terkait dengan pengaruh faktor yang menciptakan perubahan project scope dan pengendalikan dampak dari perubahan tersebut.

Scope control memastikan bahwa semua permintaan perubahan dan rekomendasi tindak lanjut diproses melalui proses Integrated Change Control.

Juga digunakan untuk mengelola perubahan yang aktual ketika

43

Juga digunakan untuk mengelola perubahan yang aktual ketika perubahan terjadi dan di integrasikan dengan proses pengendalian yang lain.

Adanya perubahan yang tidak terkendali sering mengacu sebagai project scope creep.

Perubahan adalah tidak bisa diacuhkan, dengan demikian mengamanatkan beberapa bentuk dari proses pengendalian perubahan.

PMBOK p. 119

Inputs : .1. Project scope statement.2. WBS.3. WBS dictionary.4. Project scope management

plan.5. Performance reports.6. Approved change requests.7. Work performance

information

.1. Project scope statementSepanjang terkait dengan WBS dan WBS Dictionary5.3, menggambarkan project’s scope baseline dan product scope.

.3. WBS dictionary 5.3.3.3 p. 117

.4. Project scope management plan 5.1.3.1 p. 108

.2. WBS 5.3.3.2 p.117

5. 5. SCOPE CONTROL INPUTS

44

.4. Project scope management plan 5.1.3.1 p. 108

.5. Performance reportsMemberikan informasi kinerja proyek seperti deliverable internyang telah diselesaikan

.6. Approved change requestsSuatu Approved change request (4.4.1.4 p.92 ) dampak dariproject scope adalah suatu modifikasi terhadap project scope baseline , seperti yang dijelaskan pada approved project scope statement, WBS dan WBS dictionary.

PMBOK p. 120

Inputs : .1. Project scope statement.2. WBS.3. WBS dictionary.4. Project scope management

plan.5. Performance reports.6. Approved change requests.7. Work performance

information

.7. Work performance information 4.4.3.7 p.94

Informasi status kegiatan proyek yang sedang dilaksanakan. Informasi tersebut termasuk :

� Schedule progress showing status information

� Deliverable that have been completed and those not completed

� Schedule activities that have started and those that have been

finished

5. 5. SCOPE CONTROL INPUTS

45

finished

� Extent to which quality standards are being made

� Cost authorized and incurred

� Estimates to complete the schedule activities that have started

�Percent physically complete of the in-progress schedule activities

�Documented lessons learned posted to the lessons learned

knowledge base

�Resource utilization detail

PMBOK p. 94

Tools & Techniques.1. Change control system.2. Variance analysis.3. Replanning.4. Configuration management system


Didokumentasikan pada project scope management plan, yang menggambarkan prosedur dimana product scope dan project scope bisa dirubah.

System, termasuk dokumentasi, system tracking,kebutuhan tingkat persetujuan untuk memberikan kewenangan pada perubahan.

Changes control system ber integrasi dengan project management information system.

5. 5. SCOPE CONTROL TOOLS & TECHNIQUES

46


management information system.

Project performance measurement digunakan untuk menilai besarnya perbedaan (variasi)

Aspek penting dari project scope control termasuk menetapkan penyebab adanya perbedaan terhadap scope baseline dan memutuskan kemungkinan diperlukan corrective actions.

PMBOK p. 121

.3. ReplanningTools & Techniques



.3. Replanning


5. 5. SCOPE CONTROL TOOLS & TECHNIQUES

Persetujuan permintaan perubahan yang berdampak pada project scope dapat dilakukan modifikasi WBS dan WBS dictionary, project scope statement, dan project scope management plan.

Persetujuan permintaan perubahan ini akan mengakibatkan pembaharuan terhadap komponen project management plan

47

PMBOK p. 121


Formal configuration management system 4.3.2.2.menyajikan prosedur terhadap status deliverables dan menjamin bahwa permintaan perubahan project scope dan product scope secara menyeluruh disesuaikan dan didokumentasikan sebelum diproses melalui integrated change controls.

.1. Project scope statement (updates)Jika permintaan perubahan yang telah disetujui berdampak pada project scope, maka project scope statement direvisi dan dikeluarkan kembali untuk merefleksikan perubahan yang telah disetujui. Project scope statement yang telah di update menjadi project scope baseline baru untuk perubahan yang akan datang.

.2. WBS (updates)

Jika permintaan perubahan yang telah disetujui berdampak pada

project scope, maka WBS direvisi dan dikeluarkan kembali untuk merefleksikan perubahan yang telah disetujui.

Outputs.1. Project scope statement

(update).2. WBS (updates).3. WBS dictionary

(updates).4. Scope baseline (updates).5. Requested changes.6. Recommended corrective

action.7. organizational process

assets (updates).8. Project management

plan (updates)

5. 5. SCOPE CONTROL OUTPUTS

48

.3. WBS dictionary (updates)Jika permintaan perubahan yang telah disetujui berdampak pada project scope, maka WBS dicitionary direvisi dan dikeluarkan kembali untuk merefleksikan perubahan yang telah disetujui.

.4. Scope baseline (updates) 5.3.3.4. p. 117

untuk merefleksikan perubahan yang telah disetujui.

.5. Requested changesHasil dari pengendalian scope bisa menimbulkan permintaan

perubahan baru, yang mana diproses untuk mereview dan diposisikan kembali menurut proses Integrated Change Control.

plan (updates)

PMBOK p. 121

.7. organizational process assets (updates)Disebabkan adanya perbedaan/deviasi, alasan keterlambatan

.6. Recommended corrective actionRekomendasi tindak lanjut perbaikan adalah suatu tahap

memberikan rekomendasi untuk mendapatkan perkiraan kinerja proyek yang akan datang sesuai dengan project management plan dan project scope statement.

Outputs.1. Project scope statement

(update).2. WBS (updates).3. WBS dictionary

(updates).4. Scope baseline (updates).5. Requested changes.6. Recommended corrective

action.7. organizational process

assets (updates).8. Project management

plan (updates)

5. 5. SCOPE CONTROL OUTPUTS

49

Disebabkan adanya perbedaan/deviasi, alasan keterlambatan

diperlukan pilihan tindakan perbaikan. Dan jenis lain suatu pembelajaran dari pengendalian perubahan scope proyek didokumentasikan dan di update kedalam historical database dari organizational process assets.

.8. Project management plan (updates)Jika permintaan perubahan yang telah disetujui berdampak pada project scope, maka sesuai dengan komponen yang didokumentasikan dan cost baseline dari project management plan, direvisi dan keluarkan kembali untuk merefleksikan perubahan yang telah disetujui.

plan (updates)

PMBOK p. 122

Project Scope Management

Thank you

50

Project Scope Management

Documents

Transcript of Project Scope Management