Progressive Disciplinary Skills for Leaders and Supervisors

Jakarta, April 12, 2016

PENDIDIKAN :

S1 Ilmu Tanah Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya , Malang, Jawa Timur.

PENGALAMAN KERJA :

Sebagai praktisi perbankan sejak tahun 1990 sampai dengan 2006 , mulai dari Account Officer sampai Training and Development Manager pada salah satu bank nasional terkemuka . Selesai berkarya di perbankan melanjutkan aktifitas sebagai praktisi HR (asuransi, koran, distributor, leasing) sekaligus sebagai konsultan dan trainer.

AKTIVITAS SAAT INI :

Konsultan, Fasilitator & Trainer di bidang perbankan & non perbankan, meliputi topik : Human Resources, Selling Skill, Banking Operational, Coaching, Presentation, Communication & Negotiation, dan sebagainya

KLIEN / PESERTA TRAINING :

Bank : BNI, BRI, BTN, Asbanda, BJB, B Jateng, BTPN, dllNon bank : E & Y, BPN, TPL, Media Group, e-Commerce, dll

PRYANGGANA DASADJATIPROFESSIONAL FACILITATOR

DISIPLIN KARYAWAN

TUJUAN DISIPLIN KARYAWANDisiplin karyawan

Sebuah alat yang digunakan oleh para manajer untuk meningkatkan kinerja yang buruk dan menegakkan perilaku yang sesuai untuk memastikan tempat kerja yang produktif dan aman

TUJUAN DISIPLIN KARYAWAN Menghilangkan perilaku yang tidak

pantas Menciptakan situasi "win-win" untuk

manajer dan bawahan Tidak untuk menimbulkan dendam atau

keinginan “menghilangkan” karyawan bermasalah

TUJUAN DISIPLIN KARYAWANMengabaikan disiplin memiliki

konsekuensi: Efek negatif pada produktivitas dan

semangat kerja Kesulitan dalam menegakkan standar

lama diabaikan nanti

EMPAT KESALAHAN YANG SERING DIBUAT MANAGER SAAT MENDISIPLINKAN KARYAWAN

Ketika tindakan pendisiplinan gagal, biasanya itu karena manajer telah melakukan salah satu dari empat kesalahan berikut

KESALAHAN 1

Mengabaikan perilaku yang tidak dapat diterima dengan harapan bahwa :

Tidak ada orang lain akan melihatItu akan hilang dengan sendirinya, dan / atauKaryawan akhirnya akan pergi berlalu begitu

saja

KESALAHAN 2

Mengumpulkan daftar kejadian (kesalahan) dengan harapan bahwa ketika diakumulasikan mereka (karyawan) akan mendapatkan hukuman yang lebih besar

KESALAHAN 3

Menerapkan aturan secara inkonsisten (tidak “fair”)

KESALAHAN 4

Menerapkan hukuman secara tidak konsisten

Progressive Discipline

proses menggunakan langkah atau tindakan yang semakin serius seiring kegagalan karyawan memperbaiki

masalah setelah diberi kesempatan yang wajar untuk melakukannya

Prinsip yang mendasari disiplin progresif adalah dengan menggunakan tindakan serius yang diperlukan untuk memperbaiki situasi yang tidak diinginkan. Meningkatkan keseriusan tindakan

dilakukan hanya jika kondisi ini tidak mengalami perbaikan

Keuntungan program Progressive Discipline

Menggunakan disiplin progresif dapat membantu Anda mendapatkan karyawan kembali ke jalur prestasinya

Disiplin progresif juga membantu Anda menghindari konsekuensi dari kemungkinan tidak termonitornya masalah di lingkungan kerja

Menggunakan disiplin progresif secara tepat akan membantu perusahaan Anda terhindar dari masalah hukum membuat karyawan tahu apa yang Anda harapkan, rasa keadilan, konsisten, dan obyektif dalam menerapkan disiplin, untuk menyertakan karyawan dalam proses perbaikan, dan untuk mendokumentasikan tindakan dan keputusan Anda dengan benar

Seven Steps of Progressive Discipline

Step 1: Kumpulkan InformasiAnda perlu tahu apa yang sebenarnya terjadi sebelum Anda dapat memutuskan bagaimana untuk mengatasinya.

Step 2: Nilai keseriusan masalahBagaimana masalah karyawan yang mempengaruhi perusahaan? Sangat penting untuk menentukan jawaban atas pertanyaan ini sebelum Anda menerapkan disiplin

Step 3: Tentukan bagaimana meresponTitik kritis disiplin progresif adalah respon proporsional: dalam memilih ukuran disiplin yang mencerminkan seberapa serius masalah ini

Step 4: Persiapkan pembicaraan dengan karyawanRencanakan matang pertemuan Anda, sehingga Anda tidak merespon secara emosional - dan Anda siap untuk menjelaskan masalah dan mengapa harus berubah

Seven Steps of Progressive Discipline

Step 5: Bertemu dengan karyawanDisinilah persiapan Anda terpaparkan dengan gamblang,, sebuah sesi yang membuka jalan bagi perbaikan

MENGENAL KARAKTER ORANG

TIPE KEPRIBADIAN

OrientasiPadaTugas

Cenderung cepat memutuskan

OrientasiPada

hubungan

(Compliance / Analis)

(Dominance / Penggerak) (Influence / Ekspresif)

(Steadiness / Teman )

I

SC

D

Cenderung lambat memutuskan

PROFIL KARAKTER DINDIKATOR OBSERVASI UNTUK ORANG BERKARAKTER “D”

Extrovert / Introvert ExtrovertOrientasi Tugas / Orang TugasFokus ( Lebih menyukai) HasilGestur Banyak gerakan, terutama gerakan

tanganDekorasi Ruang Kerja Meja Besar, Jam Tangan Besar,

PenghargaanKomunikasi Telephone Langsung to the point dan singkat,

jarang berbasa - basi

Ekspresi TemperamentalGaya berpakaian Cenderung berwarna gelapCara berjalan Cenderung cepat dan fokus pada tujuan

MENGHADAPI D Komunikasi :

Langsung ke tujuan dan sederhana

Fokus pada hasil, jangan proses

Persiapan yang cukup, ada fakta

Jangan : Buang waktu Bangun hubungan

personal Memerintah Pertanyaan yang retorik

PROFIL KARAKTER IINDIKATOR OBSERVASI UNTUK ORANG BERKARAKTER “I”

Extrovert / Introvert ExtrovertOrientasi Tugas / Orang OrangFokus ( Lebih menyukai) KESENANGANGestur Banyak gerakan, termasuk ekspresi

wajahDekorasi Ruang Kerja Dekoratif, Banyak menampilkan foto

dengan selebrity

Komunikasi Telephone Senang berbasa-basi dan bicara kesana-kemari, banyak topik

Ekspresi Selalu optimisGaya berpakaian Mengoleksi berbagai warna dan berani

memadukanCara berjalan Cenderung cepat tetapi memperhatikan

orang-orang yang ditemui

MENGHADAPI I Komunikasi :

Bangun hubungan Dukung ide mereka,

perhatian Beri pujian

Jangan : Bersikap dingin, acuh

tak acuh Berpegang pada fakta,

menghakimi Berdebat, Menantang

PROFIL KARAKTER SINDIKATOR OBSERVASI UNTUK ORANG BERKARAKTER “S”

Extrovert / Introvert IntrovertOrientasi Tugas / Orang OrangFokus ( Lebih menyukai) KepercayaanGestur Sedikit gerakan tanganDekorasi Ruang Kerja Dibuat senyaman layaknya rumah,

banyak aksesoris, foto – foto keluarga

Komunikasi Telephone Hangat dan bersahabatEkspresi Cenderung tanpa ekspresiGaya berpakaian Cenderung berwarna netralCara berjalan Cenderung lambat dan berkesan rendah

diri

MENGHADAPI S Komunikasi :

Sok Akrab Tulus Halus, jangan

mengancam Bersikap normal saja

Jangan : Langsung ke pokok

persoalan Memaksa mereka

membuat keputusan Debat tentang fakta Meninggalkan mereka

tanpa dukungan

PROFIL KARAKTER CINDIKATOR OBSERVASI UNTUK ORANG BERKARAKTER “C”

Extrovert / Introvert IntrovertOrientasi Tugas / Orang TugasFokus ( Lebih menyukai) Prosedur / ProsesGestur Sedikit cenderung tidak adaDekorasi Ruang Kerja Tabel-tabel, struktur, proses bisnis,

rumus-rumus, buku peraturan, dan dekorasi yang memiliki fungsi

Komunikasi Telephone To the point dengan banyak pertanyaan yang cenderung mendetail

Ekspresi CurigaGaya berpakaian Cenderung berwarna gelap, modis,

matching dan rapiCara berjalan Cenderung lambat dan menganalisa

lingkungan sekitar

MENGHADAPI C Komunikasi :

Persiapan, Teratur Langsung ke tujuan Gunakan waktu, tetap

gigih Sediakan bukti yang

kuat

Jangan : Tidak teratur Mengacaukan proses

pengambilan keputusan Berbasa-basi

COACHING SKILL1. Effective

Listening

2. Asking Powerful question

3. Empowering coachee

4. Inspiring coachee

5. Giving Feedback

Effective Listening1. “Leave the seat ”“Open the

door”—Reverse role, Open Minded

3. Avoiddistraction and

disruption

6. Ask question and rephrase the Sentence.

2. “Close your own voice”——Putaway judgment - opinion

4. Listen to thespoken and

unspoken

5. Listen toemotion andrespond to it

7. Be aware of our own spoken words and body language

EFFECTIVE COMMUNICATIONHow You Deliver is As Important As What You Deliver

VOCAL(Contribution

s: 38%)

What you hearToneClarityVerbal Expressions WordsWhat you see

and feelFacial Expressions

DressingsPostures

Eye ContactGestures

VISUAL(contribution

s: 55%)

VERBAL(contribution

s: 7%)

Albert Mehrabian - UCLA

A Future oriented

2. Powerful Positive oriented

Open questions To seek obstacles

To seek driving force

G.R.O.W. MODEL

• What do we want to achieve?G – Goal

• What is the reality now ? Is it in the way to success?R – Reality

• What paths - ways can we take to help achieve our goals?

O – Options

• What actions and timeline will we agree on to move forward?

W – Wrap up(Will power)

GROW Model for Coaching

Raise

Awareness

Generate responsibility

Develop self-motivation

The GROW Model

• Commit to action• Identify possible obstacles

• Make steps specific and define timing• Agree support

Wrap up

Options• Cover the full range of options

• Agree topic for discussion• Agree specific objective of session• Set long-term aim if appropriate

Goal

Reality• Invite self-assessment

• Offer specific examples or feedback• Invite suggestions from the coachee• Offer suggestions carefully• Ensure choices are madeIS&C Indonesia - April 2008

• Discard irrelevant history

27

THE GROW MODEL

WILL•What are you going to do as a result of this discussion? When?•What obstacles do you anticipate and how you will overcome them?•What kind of support will you need?•How committed are you to do this?•When do we need to talk again?

OPTIONS•How can we got there?•How could you move on?•What else could you have done?•How could we guarantee success in the future

REALITY•What is the current situation? •How do others see this situation?•What have you tried?•What did work and why?•What did not work and why?

GOAL•What would you like to discuss?•What is the issue?•What do you want to focus?

G RO

W

3. Coaching Coachee

What made us better ?

Empowering CoacheeWho is the owner in your career?

SOP Model

Ownership

strength

passion

What strengths took you here?

What field have you found yourpassion?

(Source: Jenny Zhang)

THE POWER OF POSITIVE WORDS1. Lanjutkan2. Jangan menyerah3. Saya yakin kamu bisa4. Kamu pasti bisa5. Saya percaya kamu6. Tim percaya kepadamu7. Kamu sudah tepat8. Progres yang bagus9. Jangan gentar10. Jangan ragu11. Semua akan baik-baik saja

4. INSPIRING COACHEE

My definition of leadership is communicating to people their worth and potential so clearly that they are inspired to

see it in themselves.

4. INSPIRING COACHEE

Learn – scrutinize about strength and qualities of the coachee

Let coachee do his/her SWOT and evaluate together Communicate clearly the strength and good qualities of the

coachee Motivate and support coachee to concentrate and give big

effort to work on his/her strength /qualities (change and personal development)

Be as role model and walk the talk.

5. Giving Feedback

What feedback do we need?

Giving FeedbackClear

SpecificNeutralTiming

Non-judgmentalBased on observation

Best wishes

What feedback do we need? Tips:

Tell a StoryAsk for Permission:

“May I give you a feedback?”

ROLE PLAY – COACHING PRACTICES

One group consist of 3 people, 1 coach-mentor, 1 coachee and 1 observers

1. Please choose the roles ( coach-mentor, coachee and observer) and choose the scenario 1 or 2

2. Start to coach using GROW3. If you finished your coaching, please start with

second round, change the roles and the scenario too

4. Sharing your coaching experiences to other group after that.

PERFORMANCE COACHING (SCENARIO1)COACH

You have challenge to coach your Coachee. Your Coachee has problem in leading his/her

team member, he/she is just new in the position.

Around 40 % of his/her team member do not follow his/her instruction.

Please coach him/her using GROW

PERFORMANCE COACHING (SCENARIO1)COACHEE

You are since 3 months in your new position, you have problem in leading your team.

You feel that around 40 % of your team member do not follow your instruction and guidance

Your team member some of them more experienced than you in technical aspect and time of service

You are challenged to improve it, and you want to discuss and look for the solution with your coach

CAREER COACHING (SCENARIO2)COACH

You have challenge to coach your team member. Your coachee has problem with in presentation skill,

he/she is nervous and not focused in delivering his/her result to the audiences.

You have sent him/her to the training 2 months ago but the change can not be seen

Please coach him/her using GROW

CAREER COACHING (SCENARIO 2)COACHEE

You are good performer, but have problem in delivering your result in the big meeting.

You are still nervous and not focused in delivering your work to your boss and other big meeting, although you have prepared it well.

You see your coach as good speaker and you want to change your self.

You have a time now to discuss it with your coach, use the time to look for best solution

OBSERVERYou are observer, you have to evaluate the process

of coaching using GROW. Please evaluate the discussion-coaching step by

step – use GROW. Evaluate about the opening, rapport, questioning,

from the coach Evaluate the reaction and answer etc from

coachee -coachee Give your opinion how to improve clearly.

Progressive Discipline Steps After Coaching

Written Warning (Surat Peringatan)Setelah pertemuan ini, persiapkan peringatan tertulis. Yang terdiri atas informasi, tanggapan, dan komitmen yang dibuat dalam diskusi Suspension (Skorsing)Catatan tertulis dari suspensi (skorsing) disiapkan setelah diskusi dengan karyawan. Ini menentukan tanggal awal dan akhir, menekankan bahwa itu adalah peringatan terakhir, menyatakan alasannya, dan diberikan kepada karyawan pada awal suspensi sehingga alasan untuk tidak bekerja dipahami dengan jelas Termination (PHK)Ini adalah langkah terakhir dari sistem disiplin progresif dan digunakan ketika langkah-langkah sebelumnya belum mencapai hasil yang diinginkan

Seven Steps of Progressive Discipline

Step 6: DokumentasikanAda banyak alasan penting mengapa Anda harus membuat keputusan disiplin secara tertulis. Sangat diperlukan jika masalah nantinya harus berakhir di pengadilan

Step 7: Tindak lanjutTujuan akhir dari disiplin adalah untuk memperbaiki masalah dan meningkatkan kinerja karyawan. Anda harus sering memeriksa pada status rencana tindak lanjut dan bekerja sama dengan karyawan untuk memastikan hasil yang positif

Kebanyakan perusahaan besar menggunakan beberapa bentuk disiplin progresif, meskipun mereka tidak selalu menyebutnya dengan nama itu.

Apakah mereka disebut program positif disiplin, rencana peningkatan kinerja, prosedur tindakan perbaikan, atau judul lainnya, sistem ini semua sama di inti mereka, meskipun mereka mungkin bervariasi dalam rincian.

Semua didasarkan pada prinsip bahwa respon disiplin perusahaan harus sesuai dan proporsional dengan perilaku karyawan